Usein kysyttyjä kysymyksiä tavoitettavuudesta, yhteyshenkilöistä ja pikaviestinnästä

Näissä usein kysytyissä kysymyksissä on vastaukset useimmin esitettyihin tavoitettavuutta, yhteyshenkilöitä ja pikaviestintää koskeviin kysymyksiin.

Artikkelin sisältö

Kysymyksiä tavoitettavuudesta

Miten voin poistaa Lyncin poissa-vastauksen?

Miksen voi asettaa tilakseni Näy poistuneena?

Miten voin asettaa tavoitettavuustilan asetukset?

Voinko luoda mukautetun tavoitettavuustilan?

Missä valikot ovat?

Kysymyksiä yhteyshenkilöistä

Miten voin lisätä sisäisen yhteyshenkilön yhteystietoluetteloon?

Miten voin lisätä liitetyn organisaation ulkopuolisia yhteyshenkilöitä yhteystietoluetteloon?

Miten voin lisätä liittämättömän organisaation ulkopuolisia yhteyshenkilöitä yhteystietoluetteloon?

Mitkä ovat yleisten yhteyshenkilöiden kanssa tuettuja viestintämuotoja?

Miten voin löytää organisaation sisäiset yhteyshenkilöt?

Miten voin estää yhteyshenkilöitä ottamasta minuun yhteyttä Lyncin kautta?

Miten voin poistaa yhteyshenkilöitä yhteystietoluettelosta?

Miten minut voidaan lisätä edustajien luetteloon tai poistaa siitä?

Voinko järjestää yhteyshenkilöt sijainnin, osaston tai muun ehdon mukaan?

Miten voin luoda ryhmän?

Mitä yhteyshenkilön tilan vieressä oleva punainen tähti tai asteriski tarkoittaa?

Kysymyksiä pikaviestinnästä

Miten voin korostaa pikaviesti-ilmoitusten ääniä niin, että pikaviestipyynnöt eivät jää huomaamatta?

Mistä voin löytää pikaviestikeskustelujen sekä vastaamattomien Lync-puhelujen tai pikaviestipyyntöjen tallenteet?

Millaisia tietoja voin kopioida ja liittää pikaviestiin?

Miten voin käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta Lyncin pikaviesteissä?

Miten voin asettaa ilmoituksen ilmoittamaan minulle, kun tietty yhteyshenkilö on käytettävissä?

Miten voin muuttaa pikaviestin fontit?

Miten voin poistaa pikaviesti-ilmoitusten äänet käytöstä?

Sivun alkuun

Kysymyksiä tavoitettavuudesta

Miten voin poistaa Lyncin poissa-vastauksen?

Jos Lync-tilisi on synkronoitu Microsoft Exchange Server -palvelimen kautta Outlook-kalenteriin, poissaoloviesti näkyy Lyncissä, kun otat käyttöön poissa-vastauksen Microsoft Outlookissa. Jos haluat poistaa poissaoloviestin näyttämisen Lyncissä, sinun on poistettava poissa-vastaus Outlookissa:

  • Valitse Outlookissa Tiedosto-välilehti ja napsauta sitten Automaattiset vastaukset -paneelissa Poista käytöstä-painiketta.

Huomautus:  Poissa-vastauksen poistuminen Lync-näytöstä voi kestää enintään 30 minuuttia sen jälkeen, kun se on poistettu käytöstä Outlookissa.

Sivun alkuun

Miksen voi asettaa tilakseni Näy poistuneena?

Jotkin organisaatiot poistavat Näy poistuneena -tilan, koska se voi häiritä tavoitettavuuden ennustettavuutta. Jos esimerkiksi useat henkilöt käyttävät tätä tilaa, tavoitettavuuden arvo Lyncissä vähenee huomattavasti. Muista, että voit estää keskeytykset käyttämällä tietosuojatasoja. Jos et esimerkiksi halua, että useat henkilöt häiritsevät sinua, voit asettaa tilaksesi Älä häiritse. Voit kuitenkin antaa tietyille henkilöille oikeuden keskeyttää sinut lisäämällä heidät työryhmään.

Sivun alkuun

Miten voin asettaa tavoitettavuustilan asetukset?

Määritä aika (käyttämätön tila), jonka kuluttua tilaksesi vaihtuu Poistumassa tai Poistunut, jos et halua käyttää oletusasetuksia.

Jos haluat määrittää tavoitettavuustilasi asetukset:

  1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta ja valitse sitten Tila.

  2. Jos haluat määrittää ajan, jonka kuluttua tavoitettavuustilaksesi muuttuu Poistumassa, napsauta ylä- ja alanuolia.

  3. Jos haluat määrittää ajan, jonka kuluttua tavoitettavuustilaksesi muuttuu Poistunut, napsauta ylä- ja alanuolia.

  4. Hallitse yleistä tilaa napsauttamalla vastaavaa painiketta (hylkää tai hyväksy oletusasetukset) ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Voinko luoda mukautetun tavoitettavuustilan?

Et. Lyncin tavoitettavuustilat ovat ennalta määritettyjä eikä niitä voi lisätä. Voit kirjoittaa huomautuksen Lyncin pääikkunan yläreunaan, jos haluat antaa tietoja siitä, missä olet tai mitä teet. Napsauta vain huomautuksen näyttöaluetta ja korvaa sitten parhaillaan näkyvissä oleva huomautus omallasi.

Sivun alkuun

Missä valikot ovat?

Useat Lyncin valikot tulevat näkyviin, kun napsautat pientä alanuolta (esimerkiksi pääikkunan Asetukset-painikkeen vieressä olevaa alanuolta). Voit avata päävalikon myös seuraavasti:

  • Jos haluat saada Lyncin pääikkunan valikon näkyviin, paina Alt-näppäintä tai napsauta Asetukset-painikkeen vieressä olevaa Näytä valikko -nuolta.

  • Jos haluat näyttää keskusteluikkunan valikon, paina Alt-näppäintä.

  • Jos haluat, että valikkorivi näkyy pysyvästi pääikkunassa, paina Alt-näppäintä ja valitse sitten Näytä valikkorivi.

  • Jos haluat, että valikkorivi näkyy pysyvästi keskusteluikkunassa, paina Alt-näppäintä, valitse Näytä ja valitse sitten Näytä valikkorivi.

Jos haluat saada myös yhteyshenkilöiden, ryhmien ja kohteiden toistuvien tehtävien valikot näkyviin, napsauta kohteita hiiren kakkospainikkeella.
Sivun alkuun

Kysymyksiä yhteyshenkilöistä

Miten voin lisätä sisäisen yhteyshenkilön yhteystietoluetteloon?

Jos haluat lisätä sisäisen yhteyshenkilön yhteystietoluetteloon:

  1. Hae henkilöä nimen, sähköpostin, sähköpostialiaksen tai puhelinnumeron mukaan. Kun haku on suoritettu, hakua vastaavien henkilöiden luettelo tulee näkyviin.

  2. Selaa hakutulosten luetteloa, kunnes tulet sen henkilön kohdalle, jonka haluat lisätä luetteloon. Kaksoisnapsauta yhteyshenkilön yhteystietokorttia ja valitse sitten Lisää yhteystietoluetteloon. Napsauta Lisää-painikkeen alanuolta.

  3. Jos olet määrittänyt yhteyshenkilöiden ryhmiä tai luokkia, näiden ryhmien luettelot tulevat näkyviin. Valitse yhteystietoryhmä, johon haluat sijoittaa yhteyshenkilön.

  4. Jos et ole määrittänyt ryhmiä, mutta haluaisit määrittää niitä, valitse Lisää uuteen ryhmään ja kirjoita sitten uuden luotavan ryhmän nimi.

Sivun alkuun

Miten voin lisätä liitetyn organisaation ulkopuolisia yhteyshenkilöitä yhteystietoluetteloon?

Koska Lync 2010- ja Microsoft Lync Server 2010 -tietoliikenneohjelmisto tukee liittämistä (yhdistämistä) muiden organisaatioiden kanssa, voit lisätä näiden organisaatioiden yhteyshenkilöt yhteystietoluetteloosi ja pitää heihin yhteyttä käyttämällä mitä tahansa kummankin organisaation tukemaa viestintämuotoa. Pyydä tukihenkilökuntaa määrittämään, liitetäänkö henkilön organisaatio omaan organisaatioosi.

Jos haluat lisätä organisaation ulkopuolisia yhteyshenkilöitä, noudata seuraavia ohjeita:

  1. Kirjoita Lyncin pääikkunan hakukenttään yhteyshenkilön sähköpostiosoite.

  2. Vie hiiren osoitin hakutulosten päälle ja lisää yhteyshenkilö napsauttamalla Lisää yhteystietoluetteloon -painiketta (+). Voit myös napsauttaa hakutulosta hiiren kakkospainikkeella ja valita Lisää yhteystietoluetteloon -kohdan.

Sivun alkuun

Miten voin lisätä liittämättömän organisaation ulkopuolisia yhteyshenkilöitä yhteystietoluetteloon?

Jos haluat lisätä yhteyshenkilön, joka ei ole liitetyn organisaation jäsen, yritä lisätä hänen nimensä sekä koti- tai matkapuhelinnumeronsa tai muut numeronsa Outlook-yhteystietoihin. Sen jälkeen voit soittaa yhteyshenkilön puhelinnumeroihin Lyncin avulla. Pikaviestintä, videopuhelut ja ääni/video-kokoukset eivät ehkä kuitenkaan toimi oikein.

Sivun alkuun

Mitkä ovat yleisten yhteyshenkilöiden kanssa tuettuja viestintämuotoja?

Lyncin avulla voit lähettää ja vastaanottaa pikaviestejä henkilöiltä, joilla on tili MSN-verkossa ja AOL:n tai Yahoo!:n Windows Live -verkossa. Yleisten yhteyshenkilöiden kanssa voi viestiä vain pikaviesteillä. Tiedostonsiirto, Lync (VoIP) -puhelut, videopuhelut sekä ääni/video-kokoukset eivät ehkä toimi oikein.

Sivun alkuun

Miten voin löytää organisaation sisäiset yhteyshenkilöt?

Voit etsiä yhteyshenkilöitä kahdella tavalla:

  • etsi nimen tai numeron mukaan

  • etsi hakusanan mukaan.

Lisätietoja yhteyshenkilön etsimisestä on kohdassa Käytä Lync 2010 hakua.

Sivun alkuun

Miten voin estää yhteyshenkilöitä ottamasta minuun yhteyttä Lyncin kautta?

Vaikka nimesi ja sähköpostiosoitteesi näkyvät vielä estetyille yhteyshenkilöille, he eivät voi tavoittaa sinua Lyncin kautta. Jos haluat estää yhteyshenkilön Lyncissä:

  • Napsauta estettävää yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella, valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse sitten Estetyt yhteyshenkilöt.

Sivun alkuun

Miten voin poistaa yhteyshenkilöitä yhteystietoluettelosta?

Jos haluat poistaa yhteystiedon yhteystietoluettelosta:

  • Napsauta poistettavaa yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Poista yhteystietoluettelosta.

Miten minut voidaan lisätä edustajien luetteloon tai poistaa siitä?

  • Jos haluat, että sinut lisätään edustajaluetteloon tai poistetaan siitä, sinun on pyydettävä luettelon omistajaa tekemään muutos. Kukin Lync-käyttäjä luo edustajaluettelon ja ylläpitää sitä.

  • Jos haluat luoda oman edustajaluettelon tai muokata sitä, napsauta Lyncin pääikkunan Asetukset-painiketta, valitse Soitonsiirto ja napsauta sitten ikkunan alareunassa olevaa Muokkaa edustajajäseniä -linkkiä. Voit lisätä, poistaa ja/tai muuttaa edustajien käyttöoikeuksia.

Sivun alkuun

Voinko järjestää yhteyshenkilöt sijainnin, osaston tai muun ehdon mukaan?

Kyllä. Voit tehdä tämän luomalla uuden ryhmän tarvitsemasi luokan mukaan. Voit esimerkiksi luoda ryhmän nimeltä Pääkonttorin henkilöstö ja lisätä yhteyshenkilöitä tähän ryhmään.

Sivun alkuun

Miten voin luoda ryhmän?

Jos haluat luoda ryhmän:

  • Avaa Lync ja napsauta yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella jotakin ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteyshenkilöt), valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä ryhmä.

  • Voit lisätä käyttäjiä uuteen ryhmään etsimällä yhteyshenkilön, osoittamalla hakutuloksissa yhteyshenkilön nimeä ja valitsemalla sitten plus-merkin (+). Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilöä hakutuloksissa, valita sitten Lisää yhteystietoluetteloon ja lopuksi ryhmän nimen.

Sivun alkuun

Mitä yhteyshenkilön tilan vieressä oleva punainen tähti tai asteriski tarkoittaa?

Yhteyshenkilön tilan vieressä oleva punainen asteriski osoittaa, että henkilö on poistanut poissa-vastauksen Outlookissa.
Sivun alkuun

Kysymyksiä pikaviestinnästä

Miten voin korostaa pikaviesti-ilmoitusten ääniä niin, että pikaviestipyynnöt eivät jää huomaamatta?
Ellet ole määrittänyt ilmoituksia siten, että ne eivät näy Älä häiritse -tilassa, Lync lähettää sinulle oletusarvoisesti sekä visuaalisen ilmoituksen (näytön oikeassa alakulmassa) että äänimerkin aina, kun joku yrittää tavoittaa sinua pikaviestillä. Pikaviestipyyntö voi joskus kuitenkin jäädä huomaamatta. Näin voi käydä esimerkiksi, kun käytät useita näyttöjä tai kun ilmoitusääni ei ole tarpeeksi kovalla tai se on pois käytöstä.

Jos haluat varmistaa, että pikaviesti-ilmoitukset eivät jää huomaamatta, kokeile seuraavia toimia:

  1. Määritä näyttö siten, että Lync on aina edustalla, kun se käynnistyy: Napsauta vain Asetukset-painiketta, valitse Työkalut ja valitse sitten Aina päällimmäisenä.

  2. Jos käytössäsi on useita näyttöjä, siirrä Lyncin pääikkuna aina käytössäsi olevaan näyttöön.

  3. Varmista, että tietokoneesi kaiuttimien sekä muiden äänilaitteiden äänet ovat tarpeeksi kovalla.

  4. Varmista, että Lync on määritetty lähettämään äänimerkkejä: Napsauta vain Asetukset-painiketta, valitse Soittoäänet ja äänet, valitse Toista äänet Lyncissä (esimerkiksi saapuvien puheluiden ja pikaviesti-ilmoitusten soittoäänet) ja varmista, että paneelin muita valintaruutuja ei ole valittu.

  5. Kannattaa valita oletusasarvoista ilmoitusääntä erottuvampi ja korostetumpi ilmoitusääni. Näin kuulet saapuvan viestin ilmoituksen paremmin. Tee silloin seuraavat toimet:

  6. Napsauta Asetukset-painiketta, valitse Soittoäänet ja äänet, napsauta Ääniasetukset-painiketta ja sitten Äänet-välilehteä.

  7. Vedä Ohjelmatapahtumat-näytön paneelin liukusäädin Microsoft Lync 2010:n luetteloihin.

  8. Valitse Saapuva pikaviesti. Ikkunan alareunassa olevassa Äänet-näytössä lukee COMMUNICATOR_iminvite.

  9. Napsauta sen vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta ja kuuntele luettelon muita ääniä.

  10. Kun löydät äänen, jota haluat käyttää pikaviesti-ilmoituksissa, valitse Käytä. (Ohjelmatapahtumat-näytön paneelissa lukee Saapuva pikaviesti, ja Äänet-paneelissa näkyy valitsemasi wav-tiedoston nimi.) Valitse OK. (Voit tallentaa tähän tarkoitukseen myös oman .wav-tiedoston ja valita sen pikaviesti-ilmoitukseksi selaamalla.)

Sivun alkuun

Mistä voin löytää pikaviestikeskustelujen sekä vastaamattomien Lync-puhelujen tai pikaviestipyyntöjen tallenteet?

Microsoft Lync 2010 -tietoliikenneohjelmisto tallentaa oletusarvoisesti kaikki saapuvat ja lähtevät keskustelut Microsoft Outlookin Keskusteluhistoria-kansioon. Näin voit tarkastella aiempia keskustelujasi.

Jos haluat nähdä uusimmat sata tähän kansioon lisättyä Lync-keskustelua:

  • Napsauta Lyncin pääikkunassa hakuruudun yläpuolella olevaa Keskustelut-painiketta.

Jos haluat nähdä koko kansion:

  • Napsauta ikkunan alareunassa olevaa Näytä lisää Outlookissa -linkkiä.

    Huomautukset:  Jos keskustelujasi ei tallenneta tähän Outlook-arkistoon ja haluat määrittää arkiston tulevia keskusteluja varten, noudata seuraavia ohjeita:

    1. Varmista, että käytössäsi on Microsoft Office Outlook 2007 tai Microsoft Outlook 2010.

    2. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta ja valitse sitten Henkilökohtainen.

    3. Napsauta Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -painiketta ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Millaisia tietoja voin kopioida ja liittää pikaviestiin?

Voit kopioida ja liittää tekstiä, taulukoita ja linkkejä muista Microsoft Office -tuotteista suoraan Lyncin pikaviestiin. Et voi liittää kuvia (näyttökuvat, valokuvat jne.) suoraan pikaviestiin, mutta voit liittää ne luonnoslehtiöön ja näyttää ne muille:

  • Valitse pikaviestinnän keskusteluikkuna, valitse Jaa, valitse Uusi luonnoslehtiö ja napsauta luonnoslehtiön alareunassa olevaa Lisää kuva -painiketta. Selaa sitten näytettävän kuvan kohdalle ja kaksoisnapsauta sitä.

Sivun alkuun

Miten voin käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta Lyncin pikaviesteissä?

Lyncissä ei ole valmista oikeinkirjoituksen tarkistusta, koska Lyncin on tarkoitus olla nopea ja epävirallinen viestintätapa. Jos tietyn pikaviestin keskustelun oikeinkirjoituksen tarkistaminen on tärkeää, voit kopioida ja liittää tekstin pikaviestiin Microsoft Word -asiakirjasta, jonka oikeinkirjoitus on tarkistettu.
Sivun alkuun

Miten voin asettaa ilmoituksen ilmoittamaan minulle, kun tietty yhteyshenkilö on käytettävissä?

Napsauta Lyncin pääikkunan yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella yhteyshenkilön nimeä ja valitse sitten Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.
Sivun alkuun

Miten voin muuttaa pikaviestin fontit?

Jos haluat muuttaa tietyn kirjoittamasi pikaviestin fonttia, tyyliä, kokoa tai väriä:

  • Kirjoita viesti, korosta muutettava teksti, napsauta pikaviestin luomisalueella Fontti-painiketta ja tee valintasi Fontti-ikkunassa.

Jos haluat muuttaa kaikkien pikaviestien oletusfonttitietoja:

  • Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta, valitse Yleiset, valitse Muuta fontti ja valitse sitten oletusfontti, fonttityyli, fonttikoko ja fontin väri. Muutokset koskevat vain lähettämiäsi pikaviestejä, eivät saapuvia pikaviestejä.

Sivun alkuun

Miten voin poistaa pikaviesti-ilmoitusten äänet käytöstä?

Voit ohjata Lynciä olemaan soittamatta pikaviestien ja/tai puhelimen ääni-ilmoituksia, kun tavoitettavuustilasi on Älä häiritse. Voit myös ohjata Lynciä ilmoittamaan sinulle vain silloin, kun henkilö, joka yrittää ottaa sinuun yhteyttä, on tietosuojatasoltaan työryhmäsi jäsen.

Jos haluat tarkastella tai säätää asetuksia:

  • Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta ja valitse sitten Ilmoitukset.

Jos haluat ottaa äänimerkit käyttöön:

  • Napsauta Lyncin pääikkunassa olevaa Asetukset-painiketta, valitse Soittoäänet ja äänet ja poista sitten valinta (Soita äänet Lync 2010:ssä (mukaan lukien saapuvien hälytysten ja pikaviestien ilmoitukset) -valintaruudusta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×