Ulkoisten tietojen sarakkeiden käyttäminen Word-asiakirjassa

Ulkoisten tietojen sarakkeiden käyttäminen Word-asiakirjassa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tarkkojen ja ajan tasalla olevien tietojen käyttäminen yritystiedostoissa on vaivatonta. Voit käyttää tietoja ulkoisesta lähteestä Microsoft Word 2013 -asiakirjassa Microsoft SharePointin ulkoisten tietojen sarakkeiden ja Wordin sisältöohjausobjektien avulla. Voit esimerkiksi luoda tiedostokirjastoon vakioasiakkaan sopimuspohjan, joka sisältää tietoja, kuten asiakkaan ja yrityksen nimen ja puhelinnumeron, jotka tallentuvat liiketoiminta-alueen (LOB) tietokantaan (esimerkiksi SAP tai Dynamics CRM).

Lisätietoja on artikkelissa sisällön ulkoisten tietojen etsiminen ja Tiedosto- tai lomakekirjastolle tiedostomallin määrittäminen.

Sisältö

Ennen aloittamista

Lisätietoja rakenteisista asiakirjoista

Ulkoisen tietosarakkeiden luominen luetteloon tai kirjastoon

Ulkoisten tietojen näyttämiseen sisältöohjausobjekteissa Word-mallin luominen

Word-asiakirjan luominen ja tietojen lisääminen

Ennen aloittamista

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen    Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

Määrittää SharePoint-palveluiden ja -tilien    Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen Yhdistämispalvelut ja Suojattu säilöpalvelu.

Suojatun säilöpalvelun määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: selvittää parhaan käyttötilan määrittäminen ulkoisen tietolähteen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.

Yritystietopalvelujen määrittäminen    Järjestelmänvalvoja on varmistettava, että käyttäjä, joka luo ulkoisen sisällön tyypin on käyttöoikeuksien yritystietojen yhdistämisen metatietosäilössä ja että asianmukaiset käyttäjät voivat käyttää ulkoisen sisältötyypin, joka perustuu ulkoisen luettelon.

Ulkoisen sisältötyypin luominen    Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.

Varmista, että Office-tuotteet ovat käyttövalmiina    Synkronoi ulkoisia tietoja Office-tuotteiden kanssa, sinulla on Windows 7 tai uudempi versio ja seuraavista maksuttomista ohjelmistotuotteista, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 OData V3: lle asiakastietokoneessa (jos se on tarpeen, sinua kehotetaan automaattisesti ohjelmistoon). Varmista myös, että Office-asennusvaihtovaihtoehdolla, Yritystietopalveluiden    on käytössä (tämä on oletusarvo). Tämä vaihtoehto asentaa Business Connectivity Services Client Runtimen joka toimii seuraavasti: välimuistiin ja ulkoisten tietojen synkronointi, yhdistää Yritystietojen ulkoiset sisältötyypit, näyttää ulkoisten kohteiden valitsimella Office-tuotteiden ja suorittaa mukautettujen ratkaisujen sisällä Office-tuotteita.

Sivun alkuun

Lisätietoja rakenteisista asiakirjoista

Rakenteisissa asiakirjoissa on määrätty, missä asiakirjan kohdassa voi esiintyä sisältöä, millaista sisältöä asiakirjassa voi olla ja voiko sisältöä muokata. Rakenteisia asiakirjoja ovat esimerkiksi:

  • lakiasiakirja, jonka sisältämän lakikielen rakennetta ei saa muokata

  • liiketoimintaehdotuksen kansilehti, johon tekijä lisää otsikon, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja nimen

  • lasku, joka sisältää automaattisesti ajan tasalla olevat asiakastiedot.

Word 2013:n rakenteisen asiakirjan voi luoda sisältöohjausobjektien avulla ja määrittää sisällölle kiinteän sijainnin, määrittää sisällön tyypin (esim. teksti, päivämäärä tai kuva), käyttää väriä sisällön korostamiseen ja muokata värejä. Lisäksi sisältöohjausobjektit voi automaattisesti linkittää vastaaviin ulkoisten tietojen sarakkeisiin.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeiden luominen luetteloon tai kirjastoon

Huomautus:  Ulkoisten tietojen sarakkeen luomiseen vaaditaan vähintään Osallistuja-oikeustaso luettelossa tai kirjastossa.

  1. Siirry ensin SharePoint-sivustoon ja sitten luetteloon tai kirjastoon.

    Huomautus:  Ulkoiseen luetteloon ei voi lisätä ulkoisten tietojen saraketta.

  2. Valitse Luettelo tai Kirjasto > Luettelon asetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

  4. Kirjoita sarakkeen nimi, esimerkiksi Asiakas, ja valitse sitten Saraketyypit-kohdasta Ulkoiset tiedot.

  5. Valitse Ulkoinen sisältötyyppi -kohdasta Ulkoisen sisältötyypin valitsin ja valitse sitten haluamasi kohde ulkoisten sisältötyyppien luettelosta, esimerkiksi Customer.

  6. Päätä, miten haluat käsitellä ulkoiselle sisältötyypille määritettyjä toimintoja, tekemällä vähintään yksi seuraavista:

    • Jos haluat nähdä valikon, jossa on yksi tai useampi toiminto, valitse Näytä toimintovalikko.

    • Jos haluat, että ulkoinen tietosarake suorittaa valittaessa oletustoiminnon, valitse Linkitä tämä sarake ulkoisen sisältötyypin oletustoimintoon.

  7. Valitse Lisää sarake kaikkien näiden lisäkenttien näyttämistä varten ‑kohdasta Valitse kaikki kentät tai valitse vähintään yksi kenttänimi, kuten BusinessName tai BusinessPhone.

Sivun alkuun

Word-mallin luominen ulkoisten tietojen näyttämiseen sisältöohjausobjekteissa

  1. Valitse SharePoint-tiedostokirjastossa Kirjasto > Kirjaston asetukset.

  2. Valitse Yleiset asetukset -kohdasta Lisäasetukset.

  3. Valitse Tiedostomalli-kohdassa Mallin URL-osoite -ruudusta Muokkaa mallia.

  4. Kun Word 2013 on avautunut, Tiedoston tietoruudun voi näyttää tai piilottaa valitsemalla Kehittäjä-välilehden Mallit-ryhmässä Tiedoston tietoruutu ja valitsemalla tai poistamalla valinnan kohdasta Näytä aina asiakirjan tietoruutu tiedoston avaamisen ja ensimmäisen tallentamisen yhteydessä. Valinta vahvistetaan valitsemalla OK.

  5. Lisää vakioteksti, jonka haluat lisätä jokaiseen asiakirjaan.

    Voit esimerkiksi lisätä myyntiehdotuksissa aina esiintyvän pakollisen sopimustekstilausekkeen.

  6. Valitse Lisää-välilehden Teksti-ryhmästä Pikaosat, siirrä osoitin Asiakirjan ominaisuus -kohtaan ja napsauta ja vedä kukin ulkoisten tietojen sarakkeisiin perustuvista kentistä sisältöobjekteiksi tiedoston tekstiosaan.

    Napsauta ja vedä esimerkiksi seuraavat kohteet: CustomerName, BusinessName ja BusinessPhone.

  7. Valitse Tiedosto > Tallennaja sitten Lopeta Word 2013.

  8. Valitse SharePointin tiedostokirjaston Lisäasetukset-sivulta OK.

Sivun alkuun

Word-asiakirjan luominen ja tietojen lisääminen

  1. Valitse tiedostokirjastossa Tiedosto > Uusi tiedosto.

  2. Muokkaa vakiotekstiä tarvittaessa.

  3. Anna ulkoisen tiedon sarakkeeseen oikeat tiedot valitsemalla Ulkoisten kohteiden valitsimen sisältävä sisältöohjausobjekti.

    Jos esimerkiksi valitset asiakkaan nimen, Customer-, BusinessName- ja BusinessPhone-arvot täytetään automaattisesti.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna ja sulje sitten Word.

Ulkoisten tietojen sarakkeessa olevat arvot tallennetaan Word-asiakirjaan, ja ne näkyvät vastaavan ulkoisten tietojen sarakkeen arvona tallennetun asiakirjan kohdalla tiedostokirjastossa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×