Ulkoisten tietojen noutaminen Microsoft Queryn avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Queryn avulla voit hakea tietoja ulkoisista lähteistä. Microsoft Queryn avulla voit noutaa tietoja tietokannoista ja tiedostoista, sinun ei tarvitse kirjoittaa uudelleen tietoja, jotka haluat analysoida Excelissä. Voit myös päivittää Excel-raportteja ja yhteenvetoja automaattisesti tietokannasta alkuperäisen tietolähteen aina, kun tietokanta on päivitetty uusilla tiedoilla.

Valitse haluamasi toimet

Lisätietoja Microsoft Query

Yhteyden muodostaminen tietolähteen

Ohjatun kyselyn luomisen avulla voit määrittää kyselyn

Excelin tietojen käsitteleminen

Microsoft Queryn toimintojen opetteleminen

Microsoft Queryn avulla voit muodostaa yhteyden ulkoisiin tietolähteisiin, valita tietoja näistä ulkoisista lähteistä, tuoda tiedot laskentataulukkoon ja tarvittaessa päivittää tiedot, jolloin laskentataulukon tiedot pysyvät synkronoituina ulkoisten lähteiden tietojen kanssa.

Tietokannat, joihin voit muodostaa yhteyden      Voit hakea tietoja monista tietokannoista. Tällaisia ovat esimerkiksi Microsoft Office Access-, Microsoft SQL Server- ja Microsoft SQL Server OLAP Services -tietokannat. Voit hakea tietoja myös Excel-työkirjoista ja tekstitiedostoista.

Microsoft Office antaa ohjaimet, joiden avulla voit noutaa tietoja seuraaviin tietolähteisiin:

  • Microsoft SQL Server -analyysipalvelut (OLAP-toimittaja)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • tekstitiedostotietokannat

Voit käyttää myös ODBC-ohjaimet tai muiden valmistajien tietojen lähteen ohjaimet tietojen hakemiseen tietolähteistä, joita ei ole lueteltu tässä, mukaan lukien muut OLAP-tietokannat. Saat lisätietoja asentamisesta ODBC-ohjain tai tietolähdettä, jota ei ole tässä luettelossa tietokannan ohjeista tai tietokannan toimittajalta.

Tietojen valitseminen tietokannasta       Voit noutaa tietokannasta tietoja luomalla kyselyn, jolla tarkoitetaan ulkoiseen tietokantaan tallennettuja tietoja koskevaa kysymystä. Jos esimerkiksi tietoja on tallennettu Access-tietokantaan, haluat ehkä tietää tietyn tuotteen myyntiluvut alueittain. Voit noutaa osan tiedoista valitsemalla ainoastaan ne tuotetta ja aluetta koskevat tiedot, joita haluat analysoida.

Microsoft Queryn avulla voit valita tarvitsemasi sarakkeet ja tuoda vain niiden tiedot Exceliin.

Taulukon päivittäminen yhdellä toiminnolla      Jos olet hakenut ulkoisia tietoja Excel-työkirjaan, tietokannan muuttuessa voit työkirjan tiedot päivitä päivittää myös analyysin niin, että yhteenvetoraportteja ja -kaavioita ei tarvitse luoda uudelleen. Voit esimerkiksi luoda kuukausittaisen myynnin yhteenvedon ja päivittää sen kerran kuukaudessa, kun uudet myyntiluvut saapuvat.

Tietolähteiden käyttäminen Queryssä      Kun olet määrittänyt tietylle tietokannalle tietolähteen, voit halutessasi luoda kyselyn tietojen valitsemiseksi ja noutamiseksi tästä tietokannasta. Sinun ei siis tarvitse kirjoittaa yhteyden muodostamiseksi tarvittavia tietoja uudelleen. Microsoft Queryn avulla tietolähde muodostaa yhteyden ulkoiseen tietokantaan ja näyttää käytettävissä olevat tiedot. Kun olet luonut kyselyn ja palauttanut tiedot Exceliin, Microsoft Query tuo Excel-työkirjaan sekä kyselyn että tietolähteen tiedot, jolloin voit muodostaa tietokantayhteyden uudelleen halutessasi päivittää tiedot.

Kaavio Queryn tietolähteiden käyttämisestä

Tietojen tuominen Microsoft Queryn avulla     Jos haluat tuoda ulkoisia tietoja Exceliin Microsoft Queryn avulla, toimi seuraavasti. Kukin vaihe on kuvattu tarkemmin seuraavissa osissa.

  1. Yhteyden muodostaminen tietolähteen.

  2. Käytä ohjattua kyselyn kysely.

  3. Excelin tietojen käsitteleminen.

Sivun alkuun

Yhdistäminen tietolähteeseen

Tietolähde      Tietolähteellä tarkoitetaan tallennettua tietojoukkoa, jonka avulla Microsoft Excel ja Microsoft Query muodostavat yhteyden ulkoiseen tietokantaan. Tietolähde on tallennettu joukko tietoja, joiden avulla Excel ja Microsoft Query voivat muodostaa yhteyden ulkoiseen tietokantaan. Kun määrität tietolähteen Microsoft Queryssä, annat tietolähteelle nimen ja kirjoitat sitten tietokannan tai palvelimen nimen ja sijainnin, tietokantalajin, käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tietolähteessä on myös ODBC-ohjaimen tai tietolähteen ohjaimen nimi. Tietolähteen ohjain on ohjelma, joka muodostaa yhteyksiä tietyntyyppisiin tietokantoihin.

Jos haluat määrittää tietolähteen Microsoft Queryn avulla, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmästä Muista lähteistä ja valitse sitten Microsoft Querystä.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat määrittää tietokannalle, tekstitiedostolle tai Excel-työkirjalle tietolähteen, valitse Tietokannat-välilehti.

    • Voit määrittää OLAP-kuution tietolähteen, valitse OLAP-kuutioissa -välilehti. Tämä välilehti on käytettävissä vain, jos suoritit Microsoft Queryn Excelistä.

  3. Kaksoisnapsauta <Uusi tietolähde>.

    -tai-

    Valitse <Uusi tietolähde> ja sitten OK.

    Näkyviin tulee Luo uusi tietolähde -valintaikkuna.

  4. Kirjoita vaiheessa 1 nimi, jota käytetään tietolähteen tunnistamiseen.

  5. Valitse vaiheessa 2 ohjain tietolähteenä käyttämällesi tietokannalle.

    Elleivät Microsoft Queryn yhteydessä asennettavat ODBC-ohjaimet tue ulkoista tietokantaa, jota haluat käyttää, sinun on hankittava ja asennettava Microsoft Office -yhteensopiva ODBC-ohjain muulta toimittajalta, esimerkiksi tietokannan valmistajalta. Asennusohjeet saat tietokannan toimittajalta.

    Huomautus: OLAP-tietokannat eivät edellytä ODBC-ohjainten käyttöä. Kun asennat Microsoft Queryn, ohjaimet asennetaan tietokannoille, jotka on luotu Microsoft SQL Server -analyysipalvelujen avulla. Jos haluat muodostaa yhteyden muihin OLAP-tietokantoihin, sinun pitää asentaa tietolähteen ohjain ja työasemaohjelmisto.

  6. Valitse Yhdistä ja kirjoita sitten tiedot, jotka tarvitaan yhteyden muodostamiseksi tietokantaan. Jos kyseessä on tietokanta, Excel-työkirja tai tekstitiedosto, tarvittavat tiedot määräytyvät valitsemasi tietolähteen mukaan. Joudut ehkä kirjoittamaan käyttäjätunnuksen, salasanan, käyttämäsi tietokannan version, tietokannan sijainnin tai muuta tietokantatyypille ominaista tietoa.

    Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä tekijöitä. Vahva salasana: Y6dh!et5. Heikko salasana: House27. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkin mittainen. Vielä parempi on käyttää vähintään 14 merkin pituista tunnuslausetta.

    Salasanan muistaminen on kuitenkin hyvin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.

  7. Kun olet kirjoittanut pyydetyt tiedot, valitse OK tai Valmis. Luo uusi tietolähde -valintaikkuna palaa näyttöön.

  8. Jos haluat tietyn taulukon näkyvän automaattisesti Ohjattu kyselyn luominen tietokannassa on taulukoita, valitse vaiheessa 4-ruutu ja valitse sitten taulukon, jossa haluat.

  9. Jos et halua kirjoittaa kirjautumisnimeäsi ja salasanaasi, kun käytät tietolähdettä, valitse Tallenna käyttäjätunnus ja salasana tietolähdemääritykseen -valintaruutu. Excel ei salaa tallennettua salasanaa. Jos valintaruutua ei voi valita, tarkista tietokannan järjestelmänvalvojalta, voidaanko tämä vaihtoehto ottaa käyttöön.

    Tietoturvahuomautus : Vältä kirjautumistietojen tallentamista, kun luot yhteyden tietolähteisiin. Nämä tiedot tallennetaan ehkä selväkielisenä tekstinä, jolloin ulkopuoliset vahinkoa aiheuttavat käyttäjät voivat päästä tietoihin käsiksi ja vaarantaa tietolähteen turvallisuuden.

Kun nämä vaiheet on suoritettu, tietolähteen nimi tulee Valitse tietolähde -valintaikkunaan.

Sivun alkuun

Kyselyn määrittäminen ohjatulla kyselyn luomisella

Ohjattu kyselyn luominen on käyttökelpoinen useimpien kyselyiden luomisessa     Ohjattu kyselyn luominen helpottaa tietojen valintaa ja kokoamista tietokannan taulukoista ja kentistä. Ohjatun kyselyn luomisen avulla voit valita ne taulukot ja kentät, jotka haluat sisällyttää kyselyyn. Sisäliitos (kyselytoiminto, joka määrittää, että kahden taulukon rivit yhdistetään samojen kenttäarvojen perusteella) luodaan automaattisesti, kun ohjattu toiminto tunnistaa perusavainkentän yhdessä taulukossa ja samannimisen kentän toisessa taulukossa.

Voit käyttää ohjattua toimintoa myös tulosjoukon lajitteluun ja yksinkertaisen suodatuksen tekemiseen. Ohjatun toiminnon viimeisessä vaiheessa voit palauttaa tiedot Exceliin tai jatkaa kyselyn rajaamista Microsoft Queryssä. Kun olet luonut kyselyn, voit suorittaa sen joko Excelissä tai Microsoft Queryssä.

Jos haluat käynnistää ohjatun kyselyn luomisen, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmästä Muista lähteistä ja valitse sitten Microsoft Querystä.

  2. Varmista Valitse tietolähde -valintaikkunassa, että Luo ja muokkaa kyselyitä ohjatulla kyselyn luomisella -valintaruutu on valittuna.

  3. Kaksoisnapsauta käytettävää tietolähdettä.

    -tai-

    Valitse käytettävä tietolähde ja valitse sitten OK.

Muiden kyselylajien luominen suoraan Microsoft Queryssä     Jos haluat luoda monimutkaisemman kyselyn kuin ohjattu kyselyn luominen mahdollistaa, voit työskennellä suoraan Microsoft Queryssä. Microsoft Queryn avulla voit tarkastella ja muuttaa sellaisia kyselyjä, joiden luomisen olet aloittanut ohjatun kyselyn luomisen avulla, tai voit luoda uusia kyselyitä ilman ohjattua luomista. Käytä Microsoft Queryä suoraan, kun haluat luoda seuraavia asioita suorittavia kyselyitä:

  • Tietyn tiedon valitseminen kentästä      Haluat ehkä valita suuresta tietokannasta osan jonkin kentän tiedoista ja jättää pois tiedot, joita et tarvitse. Jos esimerkiksi tarvitset kahden tuotteen tiedot sellaisesta kentästä, joka sisältää usean tuotteen tiedot, voit valita haluamasi kahden tuotteen tiedot ehto avulla.

  • Eri ehtoihin perustuvien tietojen hakeminen aina kyselyn suorittamisen yhteydessä      Jos haluat luoda saman Excel-raportin tai -yhteenvedon useilla samojen ulkoisten tietojen alueilla, esimerkiksi erillisen myyntiraportin jokaisella alueella, voit luoda parametrikysely. Suorittaessasi parametrikyselyn sinulta kysytään arvoa, jota käytetään ehtona tietueita valittaessa. Parametrikysely saattaa esimerkiksi pyytää kirjoittamaan jonkin tietyn alueen. Voit sitten käyttää tätä kyselyä uudelleen ja luoda kaikki alueellisen myynnin raportit sen perusteella.

  • Tietojen yhdistäminen eri tavoin     Ohjatun kyselyn luomisen luomat sisäliitokset ovat yleisin liitostyyppi kyselyjä luotaessa. Joskus on kuitenkin tarpeen käyttää erilaista liitostyyppiä. Jos sinulla on esimerkiksi tuotteen myyntitietotaulukko ja asiakastietotaulukko, sisäliitos (ohjatun kyselyn luomisen luoma liitostyyppi) estää asiakastietueiden noutamisen asiakkailta, jotka eivät ole tehneet ostoja. Microsoft Queryn avulla voit yhdistää nämä taulukot niin, että ostoja tehneiden asiakkaiden myyntitietojen lisäksi noudetaan kaikki muutkin asiakastietueet.

Jos haluat käynnistää Microsoft Queryn, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmästä Muista lähteistä ja valitse sitten Microsoft Querystä.

  2. Varmista Valitse tietolähde -valintaikkunassa, että Luo ja muokkaa kyselyitä ohjatulla kyselyn luomisella -valintaruutu on tyhjä.

  3. Kaksoisnapsauta käytettävää tietolähdettä.

    -tai-

    Valitse käytettävä tietolähde ja valitse sitten OK.

Kyselyiden jakaminen ja käyttäminen uudelleen      Sekä ohjatussa kyselyn luomisessa että Microsoft Queryssä voit tallentaa kyselysi .dqy-kyselytiedostoon, jota voit muokata, käyttää uudelleen ja jakaa. Excel pystyy avaamaan .dqy-tiedostot suoraan, joten samasta kyselystä voidaan luoda useita ulkoisia tietoalueita.

Jos haluat avata tallennetun kyselyn Excelistä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmästä Muista lähteistä ja valitse sitten Microsoft Querystä. Näkyviin tulee Valitse tietolähde -valintaikkuna.

  2. Valitse Valitse tietolähde -valintaikkunassa Kyselyt.

  3. Kaksoisnapsauta tallennettua kyselyä, jonka haluat avata. Kysely näkyy Microsoft Queryssä.

Jos haluat avata tallennetun kyselyn ja Microsoft Query on jo avoinna, valitse Microsoft Queryn Tiedosto-valikko ja valitse sitten Avaa.

Jos kaksoisnapsautat .dqy-tiedostoa, Excel avaa kyselyn, suorittaa sen ja lisää sitten tulokset uuteen laskentataulukkoon.

Jos haluat jakaa ulkoisiin tietoihin pohjautuvan Excel-yhteenvedon tai -raportin, voit joko antaa muille käyttäjille ulkoisen tietoalueen sisältävän työkirjan tai luoda malli. Mallin avulla voit tallentaa yhteenvedon tai raportin tallentamatta ulkoisia tietoja, mikä pienentää tiedoston kokoa. Ulkoiset tiedot noudetaan, kun käyttäjä avaa raporttimallin.

Sivun alkuun

Tietojen käsitteleminen Excelissä

Kun olet luonut kyselyn joko ohjatun kyselyn luomisen tai Microsoft Queryn avulla, voit palauttaa tiedot Excel -laskentataulukkoon. Excel muodostaa tiedoista ulkoinen tietoalue tai Pivot-taulukkoraportti, jota voit muotoilla ja päivittää.

Noudettujen tietojen muotoileminen     Excelissä voit esittää Microsoft Queryn noutamat tiedot kaavioiden tai automaattisten välisummien kaltaisten työkalujen avulla ja laatia yhteenvedon näistä tiedoista. Voit muotoilla tietoja, ja tekemäsi muutokset jäävät voimaan päivittäessäsi ulkoisia tietoja. Voit käyttää omia sarakeotsikoita kenttien nimien sijasta ja lisätä rivinumerot automaattisesti.

Excel voi muotoilla alueen loppuun kirjoittamasi uudet tiedot automaattisesti edeltävien rivien mukaan. Excel voi myös kopioida automaattisesti kaavat, jotka ovat toistuneet edellisillä riveillä, ja laajentaa ne uusille riveille.

Huomautus: Jotta muotoilut ja kaavat voidaan laajentaa alueen uusille riveille, niiden on esiinnyttävä vähintään kolmella viidestä edeltävästä rivistä.

Voit ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön (tai poistaa sen jälleen käytöstä) milloin tahansa:

  1. Valitse Microsoft Office -painike Office-painikkeen kuva , Excelin asetukset ja sitten Lisäasetukset-luokka.

  2. Jos haluat ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön, valitse Muokkaa-osasta Jatka tietoalueen muotoiluja ja kaavoja -valintaruutu. Jos haluat poistaa tietoalueen automaattisen muotoilun käytöstä, tyhjennä tämä valintaruutu.

Ulkoisten tietojen päivittäminen     Ulkoisten tietojen päivittäminen, kun suoritat kyselyn, joka vastaa määritysten uusia tai muutettuja tietojen hakemiseen. Voit päivittää kyselyn Microsoft Queryn ja Excelissä. Excelissä on useita vaihtoehtoja kyselyjen tietojen päivitys aina, kun työkirja avataan ja päivittäminen automaattisesti säännöllisin väliajoin. Voit jatkaa työskentelyä Excelissä tietojen päivittämisen ja voit myös tarkistaa tilan samalla, kun tiedot päivitetään. Lisätietoja on artikkelissa yhdistettyjen (tuotujen) tietojen päivittäminen.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×