Ulkoisten tietojen noutaminen Microsoft Queryn avulla

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Voit noutaa tietoja ulkoisista lähteistä Microsoft Queryn avulla. Kun käytät Microsoft Queryä tietojen noutamiseen yrityksen tieto kannoista ja tiedostoista, sinun ei tarvitse kirjoittaa uudelleen tietoja, jotka haluat analysoida Excelissä. Voit myös päivittää Excel-raportit ja-yhteenvedot automaattisesti alkuperäisestä lähde tieto kannasta aina, kun tieto kantaan päivitetään uusia tietoja.

Microsoft Queryn avulla voit muodostaa yhteyden ulkoisiin tieto lähteisiin, valita tietoja ulkoisista lähteistä, tuoda tiedot laskenta taulukkoon ja päivittää tarvittavat tiedot, jotta laskenta taulukon tiedot pysyvät synkronoituina ulkoisiin lähteisiin kuuluvien tietojen kanssa.

Tieto kanta tyypit, joita voi käyttää     Voit noutaa tietoja useista erityyppisistä tieto kannoista, kuten Microsoft Office Accessista, Microsoft SQL Serveristä ja Microsoft SQL Serverin OLAP-palveluista. Voit myös noutaa tietoja Excel-työkirjoista ja teksti tiedostoista.

Microsoft Officessa on ohjaimet, joiden avulla voit noutaa tietoja seuraavista tieto lähteistä:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-toimittaja )

  • Microsoft Office Accessia

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradoksi

  • Teksti tiedosto tieto kannat

Voit käyttää myös muiden valmistajien ODBC-ohjaimia tai tieto lähde ohjaimia hakeaksesi tietoja tieto lähteistä, joita ei ole lueteltu tässä, mukaan lukien muuntyyppiset OLAP-tieto kannat. Lisä tietoja ODBC-ohjaimesta tai tieto lähde ohjaimesta, jota ei ole lueteltu tässä, on tieto kannan dokumentaatiossa tai ota yhteyttä tieto kannan toimittajaan.

Tietojen valitseminen tieto kannasta     Haet tietoja tieto kannasta luomalla kyselyn, joka on kysymys, joka kysytään ulkoiselle tieto kannalle tallenne tuista tiedoista. Jos tiedot esimerkiksi tallennetaan tieto kantaan, haluat ehkä tietää tietyn tuotteen myynti luvut alueittain. Voit noutaa osan tiedoista valitsemalla vain sen tuotteen ja alueen tiedot, jonka haluat analysoida.

Microsoft Queryn avulla voit valita haluamasi tieto sarakkeet ja tuoda vain kyseiset tiedot Exceliin.

Laskenta taulukon päivittäminen yhdellä toiminnolla     Kun sinulla on ulkoisia tietoja Excel-työkirjassa, kun tieto kanta muuttuu, voit päivitä tietoja analyysin päivittämiseksi tarvitsematta luoda uudelleen Yhteenveto raportteja ja-kaavioita. Voit esimerkiksi luoda kuukausittaisen myynti yhteenvedon ja päivittää sen kuukausittain, kun uudet myynti luvut tulevat näkyviin.

Microsoft Queryn tieto lähteiden käyttö     Kun olet määrittänyt tieto lähteen tietylle tieto kannalle, voit käyttää sitä aina, kun haluat luoda kyselyn, joka valitsee ja hakee tietoja tieto kannasta – tarvitsematta kirjoittaa kaikkia yhteys tietoja uudelleen. Microsoft Query käyttää tieto lähdettä yhteyden muodostamiseen ulkoiseen tieto kantaan ja näyttää, mitkä tiedot ovat käytettävissä. Kun olet luonut kyselyn ja palauttanut tiedot Exceliin, Microsoft Query tarjoaa Excel-työkirjan sekä kysely-että tieto lähde tietoja, jotta voit muodostaa yhteyden tieto kantaan uudelleen, kun haluat päivittää tiedot.

Kaavio Queryn tietolähteiden käyttämisestä

Tietojen tuominen Microsoft Queryn avulla     Jos haluat tuoda ulkoiset tiedot Exceliin Microsoft Queryn avulla, noudata seuraavia perusvaiheita, jotka kuvataan tarkemmin seuraavissa kohdissa.

Mikä on tieto lähde?     Tieto lähde on tallennettu joukko tietoja, joiden avulla Excel ja Microsoft Query voivat muodostaa yhteyden ulkoiseen tieto kantaan. Kun käytät Microsoft Queryä tieto lähteen määrittämiseen, anna tieto lähteelle nimi ja kirjoita sitten tieto kannan tai palvelimen nimi ja sijainti, tieto kannan tyyppi sekä kirjautumistietosi ja Sala sanasi. Tietoihin sisältyy myös OBDC-ohjaimen tai tieto lähde ohjaimen nimi, joka on ohjelma, joka muodostaa yhteyden tietyntyyppiseen tieto kantaan.

Voit määrittää tieto lähteen Microsoft Queryn avulla seuraavasti:

  1. Valitse tiedot -väli lehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muista lähteistäja valitse sitten Microsoft Querystä.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Voit määrittää tieto kannan, teksti tiedoston tai Excel-työkirjan tieto lähteen valitsemalla tieto kannat -väli lehden.

    • Jos haluat määrittää OLAP-kuution tieto lähteen, valitse OLAP-kuutiot -väli lehti. Tämä väli lehti on käytettävissä vain, jos suoritit Microsoft Queryn Excelistä.

  3. Kaksoisnapsauta _Lt_new Data Source>.

    -tai-

    Valitse _Lt_new Data Source>ja valitse sitten OK.

    Luo uusi tieto lähde -valinta ikkuna tulee näkyviin.

  4. Kirjoita vaiheessa 1 nimi, jonka avulla tieto lähde tunnistetaan.

  5. Napsauta vaiheessa 2 tieto lähteenä käyttämäsi tieto kanta tyypin ohjainta.

    Huomautukset: 

    • Jos Microsoft Queryn mukana asennetut ODBC-ohjaimet eivät tue ulkoista tieto kantaa, jota haluat käyttää, sinun on hankittava ja asennettava Microsoft Office-yhteensopiva ODBC-ohjain kolmannelta osapuolelta, kuten valmistajan tieto kannan. Pyydä asennus ohjeet tieto kannan toimittajalta.

    • OLAP-tieto kannoissa ei tarvita ODBC-ohjaimia. Kun asennat Microsoft Queryn, ohjaimet asennetaan tieto kantoihin, jotka on luotu käyttämällä Microsoft SQL Server Analysis Servicesiä. Jos haluat muodostaa yhteyden muihin OLAP-tieto kantoihin, sinun on asennettava tieto lähteen ohjain ja asiakas ohjelmisto.

  6. Valitse Yhdistäja anna tarvittavat tiedot, jotta voit muodostaa yhteyden tieto lähteeseen. Tieto kantoihin, Excel-työkirjoihin ja teksti tiedostoihin liittyvät tiedot määräytyvät valitsemasi tieto lähde tyypin mukaan. Sinua saatetaan pyytää antamaan kirjautumisnimi, sala sana, käyttämäsi tieto kannan versio, tieto kannan sijainti tai muut tieto kannan tyyppiä koskevat tiedot.

    Tärkeää: 

    • Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole näitä kaikkia elementtejä. Vahva salasana: Y6dh!et5. Heikko salasana: Talo27. Salasanassa on hyvä olla vähintään kahdeksan merkkiä. Vielä parempi on käyttää vähintään 14 merkin pituista tunnuslausetta.

    • Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.

  7. Kun olet kirjoittanut tarvittavat tiedot, palaa Luo uusi tieto lähde -valinta ikkunaan valitsemalla OK tai viimeistelyn .

  8. Jos tieto kannassa on taulu koita ja haluat tietyn taulukon näkyvän automaattisesti ohjatussa kyselyn luomisessa, valitse vaiheen 4 valinta ruutu ja valitse sitten haluamasi taulukko.

  9. Jos et halua kirjoittaa kirjautumisnimeäsi ja Sala sanaasi, kun käytät tieto lähdettä, valitse Tallenna käyttäjä tunnus ja sala sana tieto lähde määrityksessä -valinta ruutu. Tallennettua Sala sanaa ei salata. Jos valinta ruutua ei ole käytettävissä, tarkista tieto kannan järjestelmänvalvojalta, voiko tämä vaihto ehto olla käytettävissä.

    Tietoturvahuomautus: Vältä kirjautumistietojen tallentamista, kun luot yhteyden tietolähteisiin. Nämä tiedot voidaan tallentaa pelkkänä tekstinä, ja tunkeilija voi käyttää tietoja ja vaarantaa tietolähteen turvallisuuden.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, tieto lähteen nimi tulee näkyviin Valitse tieto lähde -valinta ikkunaan.

Ohjatun kyselyn luomisen käyttäminen useimpiin kyselyihin     Ohjatun kyselyn luomisen avulla on helppo valita ja koota yhteen tietoja tieto kannan eri tauluista ja kentistä. Ohjatulla kysely toiminnolla voit valita taulut ja kentät, jotka haluat sisällyttää. Sisäliitos (kysely toiminto, joka määrittää, että kahden taulukon rivit yhdistetään samojen kenttä arvojen perusteella) luodaan automaattisesti, kun ohjattu toiminto tunnistaa perusavainkentän yhdessä taulukossa ja saman nimen sisältävän kentän toisessa taulukossa.

Voit myös käyttää ohjattua toimintoa tulos sarjan lajitteluun ja yksinkertaisen suodatuksen tekemiseen. Ohjatun toiminnon viimeisessä vaiheessa voit halutessasi palauttaa tiedot Exceliin tai tarkentaa kyselyä Microsoft Queryssä. Kun olet luonut kyselyn, voit suorittaa sen joko Excelissä tai Microsoft Queryssä.

Voit käynnistää ohjatun kyselyn luomisen suorittamalla seuraavat vaiheet.

  1. Valitse tiedot -väli lehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muista lähteistäja valitse sitten Microsoft Querystä.

  2. Varmista Valitse tieto lähde -valinta ikkunassa, että Luo ja muokkaa kyselyitä ohjatulla kyselyn luomis toiminnolla -valinta ruutu on valittuna.

  3. Kaksoisnapsauta tieto lähdettä, jota haluat käyttää.

    -tai-

    Valitse tieto lähde, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

Muuntyyppisten kyselyjen käsitteleminen suoraan Microsoft Queryssä     Jos haluat luoda monimutkaisemman kyselyn kuin Ohjattu kyselyn luominen-toiminnon avulla, voit työskennellä suoraan Microsoft Queryssä. Microsoft Queryn avulla voit tarkastella ja muuttaa kyselyjä, jotka aloitat ohjatun kyselyn luomisen avulla, tai voit luoda uusia kyselyitä käyttämättä ohjattua toimintoa. Voit työskennellä suoraan Microsoft Queryssä, kun haluat luoda kyselyitä, jotka toimivat seuraavasti:

  • Tiettyjen tietojen valitseminen kentästä     Suuressa tieto kannassa haluat ehkä valita joitain kentän tietoja ja jättää pois tiedot, joita et tarvitse. Jos tarvitset esimerkiksi tietoja kahdesta tuotteesta, jotka sisältävät tietoja useista tuotteista, voit käyttää ehto-tietoja vain haluamiesi kahden tuotteen tietojen valitsemiseen.

  • Tietojen noutaminen eri ehtojen perusteella aina, kun suoritat kyselyn     Jos haluat luoda saman Excel-raportin tai-yhteenvedon useista samoista ulkoisista tiedoista, kuten kunkin alueen erillinen myynti raportti, voit luoda parametrikysely. Kun suoritat parametri kyselyn, sinulta kysytään arvoa, jota käytetään ehtona, kun kysely valitsee tietueet. Parametri kysely voi esimerkiksi pyytää antamaan tietyn alueen ja voit käyttää tätä kyselyä uudelleen kunkin alueellisen myynti raportin luomi seksi.

  • Tietojen liittäminen eri tavoilla     Ohjatun kyselyn luomisen luomat sisäliitokset ovat yleisin liitos tyyppi, jota käytetään kyselyjen luomisessa. Joskus haluat kuitenkin käyttää toisenlaista liitos tyyppiä. Jos sinulla on esimerkiksi tuote myynti tietojen taulukko ja asiakas tietojen taulukko, sisäliitos (ohjatun kyselyn luomisen luoma tyyppi) estää asiakas tietueiden noutamisen asiakkaille, jotka eivät ole tehneet ostoa. Microsoft Queryn avulla voit yhdistää nämä taulut niin, että kaikki asiakas tietueet noudetaan, sekä niiden asiakkaiden myynti tiedot, jotka ovat tehneet ostoksensa.

Käynnistä Microsoft Query suorittamalla seuraavat vaiheet.

  1. Valitse tiedot -väli lehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muista lähteistäja valitse sitten Microsoft Querystä.

  2. Varmista Valitse tieto lähde -valinta ikkunassa, että kyselyjen luominen ja muokkaaminen ohjatulla kysely toiminnolla -valinta ruutu on tyhjä.

  3. Kaksoisnapsauta tieto lähdettä, jota haluat käyttää.

    -tai-

    Valitse tieto lähde, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

Kyselyjen käyttäminen uudelleen ja jakaminen     Sekä ohjatussa kyselyn luomisessa että Microsoft Queryssä voit tallentaa kyselyt. dqy-tiedostona, jota voit muokata, käyttää uudelleen ja jakaa. Excel voi avata. dqy-tiedostoja suoraan, minkä ansiosta sinä tai muut käyttäjät voivat luoda lisää ulkoisia tieto alueita samasta kyselystä.

Tallennetun kyselyn avaaminen Excelistä:

  1. Valitse tiedot -väli lehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muista lähteistäja valitse sitten Microsoft Querystä. Valitse tieto lähde -valinta ikkuna tulee näkyviin.

  2. Valitse Valitse tieto lähde -valinta ikkunassa kyselyt -väli lehti.

  3. Kaksoisnapsauta tallennettua kyselyä, jonka haluat avata. Kysely näkyy Microsoft Queryssä.

Jos haluat avata tallennetun kyselyn ja Microsoft Query on jo avoinna, valitse Microsoft Queryn tiedosto -valikko ja valitse sitten Avaa.

Jos kaksoisnapsautat. dqy-tiedostoa, Excel avautuu, suorittaa kyselyn ja lisää sitten tulokset uuteen laskenta taulukkoon.

Jos haluat jakaa ulkoisiin tietoihin perustuvan Excel-yhteenvedon tai-raportin, voit antaa muille käyttäjille työkirjan, joka sisältää ulkoisen tieto välin, tai voit luoda malli-tiedoston. Mallin avulla voit tallentaa yhteenvedon tai raportin tallentamatta ulkoisia tietoja niin, että tiedosto on pienikokoisempi. Ulkoiset tiedot noudetaan, kun käyttäjä avaa raportti mallin.

Kun olet luonut kyselyn joko ohjatussa kyselyn luomisessa tai Microsoft Queryssä, voit palauttaa tiedot Excel-laskenta taulukkoon. Tiedoista tulee sitten ulkoinen tietoalue tai Pivot-taulukkoraportti, jotka voit muotoilla ja päivittää.

Noudettujen tietojen muotoilu     Excelissä voit käyttää työkaluja, kuten kaavioita tai automaattisia väli summia, esittämään ja esittämään yhteenvedon Microsoft Queryn noutamat tiedot. Voit muotoilla tietoja, ja muotoilut säilyvät, kun päivität ulkoisia tietoja. Voit käyttää omia sarake otsikoita kenttien nimien sijaan ja lisätä rivi numerot automaattisesti.

Excel voi muotoilla automaattisesti uusia tietoja, jotka kirjoitat alueelle, jotta ne vastaisivat edellä olevia rivejä. Excel voi myös kopioida automaattisesti kaavat, jotka on toistuvasti edellisten rivien kohdalla, ja laajentaa ne muihin riveihin.

Huomautus: Jotta muotoilut ja kaavat voidaan laajentaa koskemaan alueella olevia uusia rivejä, niiden on oltava vähintään kolmessa viidestä edeltävästä rivistä.

Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön (tai poistaa sen käytöstä) milloin tahansa:

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset.

    Valitse Excel 2007: Napsauta Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitse Excelin asetuksetja valitse sitten Advanced -luokka.

  2. Valitse muokkaus asetukset -kohdassa Laajenna tieto alue muotoiluja ja kaavoja- valinta ruutu. Voit poistaa automaattisen tieto alueiden muotoilun käytöstä poistamalla valinta ruudun valinnan.

Ulkoisten tietojen päivittäminen     Kun päivität ulkoisia tietoja, suoritat kyselyn, joka hakee määritykset vastaavat uudet tai muuttuneet tiedot. Voit päivittää kyselyn sekä Microsoft Queryssä että Excelissä. Excelissä on useita vaihto ehtoja kyselyjen päivittämiseen, kuten tietojen päivittämiseen aina, kun työkirja avataan ja se päivitetään automaattisesti tietyin väli ajoin. Voit jatkaa työskentelyä Excelissä, kun tietoja päivitetään, ja voit myös tarkistaa tilan tietojen päivittämisen aikana. Lisä tietoja on kohdassa yhdistettyjen (tuotujen) tietojen päivittäminen.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×