Ulkoisten tietoalueiden ja niiden ominaisuuksien hallinta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Ulkoisen tietoalueen ominaisuuksia muuttamalla voit säädellä, mitä tietoja laskentataulukkoon tuodaan ulkoisesta tietoalueesta, esimerkiksi tietokannasta, WWW-kyselystä tai tekstitiedostosta.

Valitse haluamasi toimet

Lisätietoja ulkoisten tietoalueiden ja ominaisuudet

Ulkoisen tietoalueen etsiminen

Ulkoisen tietoalueen nimen muuttaminen

Ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen

Ulkoisen tietoalueen ja sen pohjana olevan kyselyn kopioiminen

Uusien tietojen lisäämistavan määrittäminen ulkoiseen tietoalueeseen

Tietojen muotoilun ja asettelun määrittäminen

Kaavojen kopioiminen, kun ulkoinen tietoalue laajenee

Ulkoisen tietoalueen tietojen lukitseminen

Kenttien nimien mukauttaminen ulkoisessa tietoalueessa

Ulkoisen tietoalueen poistaminen

Lisätietoja ulkoisista tietoalueista ja ominaisuuksista

Ulkoinen tietoalue (jota kutsutaan myös kyselytaulukoksi) on määritetty nimi tai taulukon nimi, joka määrittää laskentataulukkoon tuotavien tietojen sijainnin. Kun muodostat yhteyden ulkoisiin tietoihin, Excel luo automaattisesti ulkoisen tietoalueen. Ainoa poikkeus tästä on ulkoisiin tietoihin yhteydessä olevat Pivot-taulukkoraportit. Ne eivät käytä ulkoisia tietoalueita. Excelissä voit muotoilla ja asetella ulkoista tietoaluetta tai käyttää sitä laskutoimituksissa aivan samoin kuin muitakin tietoja.

Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet

Ulkoisella tietoalueella on tietojen hallintaan käytettäviä lisäominaisuuksia (niitä ei pidä sekoittaa yhteyden ominaisuuksiin), joilla voi esimerkiksi säädellä, säilyvätkö solujen muotoilut ja sarakkeiden leveydet. Voit muuttaa näitä ulkoisen tietoalueen ominaisuuksia valitsemalla Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet. Sitten voit tehdä haluamasi muutokset seuraavasti:

  • Jos kyseessä on Microsoft Queryllä ja ohjatulla tietoyhteyden muodostamisella luotu ulkoinen tietoalue, käytä Ulkoisten tietojen ominaisuudet ‑valintaikkunaa.

  • Jos kyseessä on ulkoinen tietoalue, joka on luotu tuodusta tekstitiedostosta tai HTML-tietoja noutavasta WWW-kyselystä, käytä Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet ‑valintaikkunaa.

  • Jos kyseessä on ulkoinen tietoalue, joka on luotu XML-tietoja noutavasta WWW-kyselystä, käytä XML-määrityksen ominaisuudet ‑valintaikkunaa.

Mallien käyttäminen ulkoisten tietoalueiden kanssa

Jos haluat jakaa yhteenvedon tai raportin, joka perustuu ulkoiset tiedot, antaa muille käyttäjille ulkoisen tietoalueen sisältävän työkirjan tai voit luoda raporttimalli. raporttimalli voit tallentaa yhteenvedon tai raportin ilman ulkoisia tietoja niin, että tiedosto on pienempi. Ulkoisia tietoja haetaan, kun käyttäjä avaa raporttimallin.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietoalueen etsiminen

  1. Valitse laskentataulukko, jonka haluat etsiä ulkoinen tietoalue.

  2. Valitse kaavariviNimi-ruudunvieressä olevaa nuolta ja valitse ulkoinen tietoalue, jonka haluat nimi.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietoalueen nimen muuttaminen

  1. Valitse Kaavat-välilehden Määritetyt nimet -ryhmässä Nimien hallinta.

    Excelin valintanauhan kuva

  2. Valitse muutettava nimi Nimien hallinta ‑valintaikkunasta ja valitse sitten Muokkaa. Voit myös kaksoisnapsauttaa nimeä.

  3. Kirjoita viittauksen nimi Muokkaa nimeä ‑valintaikkunan Nimi-ruutuun.

Huomautus: Sulje-painike vain sulkee Nimien hallinta ‑valintaikkunan. Jo tehdyt muutokset tulevat voimaan, vaikket napsauta Sulje-painiketta.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen

Voit muuttaa Microsoft Queryllä, WWW-kyselystä tai ohjatulla tietoyhteyden muodostamisella luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevaa kyselyä.

Microsoft Queryllä luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen

  1. Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjalla olevaa kyselyä haluat muuttaa.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  3. Valitse Yhteyden ominaisuudet Ominaisuudet: Ulkoisen ominaisuudet -valintaikkunassa.

  4. Napsauta Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritys-välilehteä napsauta sitten Muokkaa kyselyä.

Lisätietoja kyselyjen muodostamisesta ja muokkaamisesta Microsoft Queryssä on Microsoft Queryn ohjeessa.

Tuodusta tekstitiedostosta luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen

  1. Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjana olevaa kyselyä haluat muuttaa.

  2. Napsauta Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässä Yhteydet.

    Excelin valintanauhan kuva

  3. Valitse Työkirjan yhteydet ‑valintaikkunassa Ominaisuudet.

  4. Napsauta Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritys-välilehteä napsauta sitten Muokkaa kyselyä.

  5. Valitse Tuo tekstitiedosto ‑valintaikkunassa Tuo.

  6. Tee muutokset tuotuun tekstitiedostoon ohjatussa tekstin tuomisessa ja valitse sitten Valmis.

    Lisätietoja tekstitiedostojen tuomisesta on artikkelissa Tekstitiedostojen tuominen tai vieminen.

WWW-kyselystä luodun ulkoisen tietoalueen pohjana olevan kyselyn muuttaminen

  1. Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjalla olevaa kyselyä haluat muuttaa.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  3. Valitse Työkirjan yhteydet ‑valintaikkunassa Ominaisuudet.

  4. Napsauta Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa Määritys-välilehteä napsauta sitten Muokkaa kyselyä.

  5. Tee muutokset WWW-kyselyyn Muokkaa WWW-kyselyä ‑valintaikkunassa ja valitse sitten Valmis.

Lisätietoja WWW-kyselyjen luomisesta on artikkelissa Ulkoisten tietojen noutaminen WWW-sivusta.

Ohjatulla tietoyhteyden luomisella ulkoisen tietoalueen pohjana olevan luodun kyselyn muuttaminen

  1. Napsauta jotakin sen ulkoisen tietoalueen solua, jonka pohjalla olevaa kyselyä haluat muuttaa.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  3. Valitse Yhteyden ominaisuudet Ominaisuudet: Ulkoisen ominaisuudet -valintaikkunassa.

  4. Valitse Yhteyden ominaisuudet ‑valintaikkunan Määritys-välilehti.

  5. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Komennon laji ‑ruudusta Taulukko ja muuta sitten Komennon teksti ‑ruudussa arvoksi haluamasi taulukon, näkymän tai kyselyn nimi.

    • Valitse Komennon laji ‑ruudusta SQL tai Oletus ja muokkaa sitten SQL-lausetta Komennon teksti ‑ruudussa.

      Huomautus: Sen mukaan, miten yhteys on määritetty, Komennon laji ‑valintaikkuna ei ehkä ole käytettävissä (se näkyy himmeänä).

Sivun alkuun

Ulkoisen tietoalueen ja sen pohjana olevan kyselyn kopioiminen

  1. Napsauta kaavarivillä nuolta, joka on Nimiruudun vieressä, ja valitse sitten kopioitavan ulkoisen tietoalueen nimi.

    Jos kyseessä on Excel-taulukko, valitse alueen nimi ja valitse sitten taulukon otsikot painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+A.

    Jos haluat ottaa mukaan sarakeotsikot tai kaavat, jotka eivät kuulu ulkoiseen tietoalueeseen, valitse kopioitavat sarakeotsikot tai kaavat sisältävät solut. Napsauta nuolta, joka on kaavarivillä Nimiruudun vieressä, ja valitse sitten kopioitavan ulkoisen tietoalueen nimi.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmästä Kopioi.

    Excelin valintanauhan kuva

  3. Siirry työkirjaan, johon haluat liittää tämän ulkoisen tietoalueen.

  4. Valitse kohdealueyläsolu.

    Voit varmistaa, että ulkoiset tiedot ei korvaa olemassa olevia tietoja, varmista, että laskentataulukon ei ole tietoja, valitse tai oikealla puolella, jota napsauttamalla solua.

  5. Napsauta Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmässä Liitä.

Huomautus: Jos kopioit vain osan ulkoisen tietoalueen, pohjana kysely ei kopioida ja kopioiduissa tiedoissa ei voi päivittää.

Sivun alkuun

Uusien tietojen lisäämistavan määrittäminen ulkoiseen tietoalueeseen

Voit määrittää, miten Excel käsittelee tietojen päivityksen yhteydessä palautettavaa erikokoista tietojoukkoa.

  1. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  2. Valitse Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet ‑valintaikkunan Jos tietoalueen rivien määrä muuttuu päivityksen yhteydessä ‑kohdasta jokin seuraavista:

    • Lisää soluja uusille tiedoille, poista käyttämättömät solut

      Huomautukset: 

      • Jos tietolähteeseen lisätään rivi tai rivejä, suoraan ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut siirtyvät alaspäin, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

      • Jos tietolähteestä poistetaan rivi tai rivejä, suoraan ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut siirtyvät ylöspäin, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

    • Lisää rivejä uusille tiedoille, tyhjennä käyttämättömät solut

      Huomautukset: 

      • Jos tietolähteeseen lisätään rivi tai rivejä, ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut siirtyvät alaspäin.

      • Jos tietolähteestä poistetaan rivi tai rivejä, ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

    • Kirjoita uudet tiedot vanhojen päälle, tyhjennä käyttämättömät solut.

      Huomautukset: 

      • Jos tietolähteeseen lisätään rivi tai rivejä, suoraan ulkoisen tietoalueen alapuolella olevat solut korvataan, mutta ulkoisen tietoalueen oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

      • Jos tietolähteestä poistetaan rivi tai rivejä, ulkoisen tietoalueen alapuolella ja oikealla puolella olevat solut eivät siirry.

Sivun alkuun

Tietojen muotoilun ja asettelun määrittäminen

  1. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  2. Tee Tietojen muotoilu ja asettelut ‑kohdassa seuraavat toimet:

    • Jos haluat ottaa kenttien nimet mukaan ensimmäiseksi riviksi, valitse Sisällytä kenttien nimet ‑valintaruutu.

      Huomautus: Tämä valintaruutu on käytettävissä vain, jos ulkoinen tietoalue on muunnettu Microsoft Office 2003 ‑ohjelmasta tai luotu ohjelmallisesti.

    • Jos haluat lisätä rivinumerot sisältävän sarakkeen, valitse Sisällytä rivinumerot ‑valintaruutu.

      Huomautus: Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä, jos kyseessä on tuotu tekstitiedosto, XML-tiedosto tai WWW-kysely.

    • Jos haluat säilyttää käyttämäsi solumuotoilut, valitse Säilytä solujen muotoilut ‑valintaruutu.

      Huomautus: Jos kyseessä on WWW-kysely, ohjelma poistaa tämän valinnan automaattisesti, jos valitset Asetukset-valintaikkunassa Koko HTML-muotoilu. Voit avata Asetukset-valintaikkunan Muokkaa kyselyä ‑valintaikkunasta.

    • Jos haluat säilyttää määrittämäsi sarakeleveydet, valitse Säädä sarakeleveys ‑valintaruutu.

    • Jos haluat säilyttää käyttämäsi sarakkeiden lajittelu-, suodatus- ja asetteluasetukset, valitse Säilytä sarakkeiden lajittelu, suodatus ja asettelu ‑valintaruutu.

      Huomautus: Jos kyseessä on WWW-kysely, tämä valintaruutu ei ole käytettävissä.

    • Jos haluat säilyttää käyttämäsi sarakkeiden suodatusasetukset, valitse Säilytä sarakkeiden suodatus ‑valintaruutu.

      Huomautus: Tämä valintaruutu on käytettävissä vain, jos kyseessä on XML-pohjainen WWW-kysely.

Sivun alkuun

Kaavojen kopioiminen, kun ulkoinen tietoalue laajenee

Huomautus: Seuraavat ohjeet koskevat vain ulkoisia tietoalueita, jotka on muunnettu Microsoft Office 2003 ‑ohjelmasta tai luotu ohjelmallisesti. Kaikki käyttöliittymässä luodut ulkoiset tietoalueet ovat Excel-taulukoita. Nämä taulukot laajenevat ja täyttävät lasketut sarakkeet automaattisesti, kun uusia rivejä lisätään.

  1. Anna kaava soluun, joka on ulkoisen tietoalueen ensimmäisen tietorivin vieressä.

    Huomautus: Ensimmäinen tietorivi on ulkoisen tietoalueen ensimmäinen tai toinen rivi sen mukaan, onko ensimmäisellä rivillä sarakeotsikot.

  2. Valitse solu ja kaksoisnapsauta täyttökahva Kopioi kaava ulkoisen tietoalueen kaikki rivit.

  3. Napsauta jotakin ulkoiset tietoalueen solua.

  4. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  5. Valitse Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet ‑valintaikkunassa Täytä alas tietosarakkeisiin liittyvät kaavat ‑valintaruutu.

    Huomautus: Jos ulkoisen tietoalueen kasvaa, kun olet päivitä, Excel kopioi vain kaavat, jotka ovat heti vieressä tai ulkoisen tietoalueen.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietoalueen tietojen lukitseminen

Ulkoisen tietoalueen lukitseminen säilyttää tiedot mutta ei niiden pohjana olevaa kyselyä, joten lukittua ulkoista tietoaluetta ei voi päivittää.

Excel-taulukon tietojen lukitseminen

  1. Valitse laskentataulukko, jossa olevasta Excel-taulukosta haluat poistaa tietoyhteyden.

  2. Napsauta kaavarivin Nimiruudun vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten sen ulkoisen tietoalueen nimi, jolta haluat poistaa tietoyhteyden. Tietoalue tulee valituksi.

  3. Valitse Työkalut-välilehden Ulkoiset taulukkotiedot ‑ryhmästä Poista linkitys. Tietoalue ja sen nimi säilyvät ennallaan, mutta yhteys poistetaan.

Alueen tietojen lukitseminen

Huomautus: Seuraavat ohjeet koskevat vain ulkoisia tietoalueita, jotka on muunnettu Microsoft Office 2003 ‑ohjelmasta tai luotu ohjelmallisesti. Kaikki käyttöliittymässä luodut ulkoiset tietoalueet ovat Excel-taulukoita. Nämä taulukot laajenevat ja täyttävät lasketut sarakkeet automaattisesti, kun uusia rivejä lisätään.

  1. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  2. Poista Kyselyn määritys ‑kohdasta Tallenna kyselyn määritys ‑valintaruudun valinta.

Huomautus: Kun tallennat työkirjan, Excel poistaa pohjana olevan kyselyn. Se ei kuitenkaan poista tallennettuja tietokantakyselytiedostoja (.dqy- tai .odc-tiedostoja). Jos tallensit kyselyn, kun loit sen ohjatulla kyselyjen luomistoiminnolla tai Microsoft Queryllä, kyselytiedosto on tallennettuna tietokoneeseesi ja voit hakea sillä ulkoiset tiedot uudelleen. Lisätietoja on Microsoft Queryn ohjeessa.

Sivun alkuun

Kenttien nimien mukauttaminen ulkoisessa tietoalueessa

Huomautus: Seuraavat ohjeet koskevat vain ohjatulla tietoyhteyden muodostamisella tai Microsoft Queryllä (eikä siis tuodusta tekstitiedostosta tai WWW-kyselystä) luotua, Microsoft Office 2003 ‑ohjelmasta muunnettua tai ohjelmallisesti luotua ulkoista tietoaluetta. Kaikki käyttöliittymässä luodut ulkoiset tietoalueet ovat Excel-taulukoita.

  1. Lisää tyhjä rivi ulkoisen tietoalueen yläpuolelle seuraavasti:

    • Valitse solu, jonka yläpuolelle haluat lisätä rivin. Napsauta sitten Aloitus-välilehden Solut-ryhmässä Lisää-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse Lisää taulukon rivejä. Koska olet valinnut yhden solun, nykyisen rivin yläpuolelle lisätään yksi rivi.

    • Napsauta sen rivin rivivalitsinta, jonka yläpuolelle haluat lisätä uuden rivin. Valitse sitten Aloitus-välilehden Solut-ryhmästä Lisää. Koska olet valinnut kokonaisen rivin, valitun rivin yläpuolelle lisätään yksi rivi.

  2. Kirjoita tyhjän rivin soluihin haluamasi otsikot.

  3. Napsauta jotakin ulkoiset tietoalueen solua.

  4. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet.

    Excelin valintanauhan kuva

  5. Poista Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet ‑valintaikkunan Tietojen muotoilu ja asettelut ‑ryhmästä Sisällytä kenttien nimet ‑valintaruudun valinta ja valitse sitten OK.

  6. Jos haluat poistaa nykyiset kenttien nimet ja Päivitä ulkoisen tietoalueen, napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua ja valitse sitten Päivitä tiedot Painikkeen kuva .

Huomautus: Kun noudat tiedot tietokannasta, kaikki Microsoft Queryssä sarakkeiden nimiin tehdyt muutokset säilyvät ulkoisessa tietoalueessa. Lisätietoja sarakkeiden nimien muuttamisesta kyselyssä on Microsoft Queryn ohjeessa.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietoalueen poistaminen

  1. Napsauta poistettavan ulkoisen tietoalueen sisältävää laskentataulukkoa.

  2. Napsauta kaavarivillä nuolta, joka on Nimiruudun vieressä, ja valitse sitten poistettavan ulkoisen tietoalueen nimi.

    Jos ulkoinen tietoalue on Excel-taulukko, voit valita koko taulukon painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+A.

  3. Jos haluat poistaa koko tietoalueen, paina DEL-näppäintä.

  4. Jos haluat poistaa pohjana olevan kyselyn, valitse Excelin antamassa kehotteessa Kyllä.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×