Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin

Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit synkronoida tiedot ulkoisen luettelon ja Microsoft Excelin välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajantasaisina. Haluat ehkä esimerkiksi ylläpitää tuotevarastoa luettelossa niin, että se on helppo jakaa ja päivittää, mutta tehdä aika ajoin myös varastoanalyysin Microsoft Excelissä.

Huomautus:  Ulkoista luetteloa ei voi synkronoida, jos sen versio on vanhempi kuin Excel 2013. Jos yrität niin tehdä, näyttöön tulee sanoma, jossa ilmoitetaan, että yhteyttä luetteloon ei voi muodostaa.

Lisätietoja on kohdassa Etsi tietoja ulkoiset tiedot.

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen    Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilöpalvelun. Lisätietoja näiden palvelujen käyttämisestä on artikkeleissa Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen SharePoint 2013:a varten ja Ulkoisen luettelon tekeminen SQL Azure -taulukosta yritystietopalvelujen ja suojatun säilön kanssa

Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen. Suojatun säilön kohdesovelluksen luominen tai muokkaaminen.

Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on käyttöoikeus yritystietojen yhdistämisen metatietovarastoon ja että asianmukaisilla käyttäjillä on käyttöoikeus siihen ulkoiseen sisältötyyppiin, johon ulkoinen luettelo perustuu. Lisätietoja on artikkelissa Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen SharePoint 2013:a varten.

Ulkoisen sisältötyypin luominen    Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.

Ulkoisen luettelon luominen    Käyttäjän on luotava ulkoiseen sisältötyyppiin perustuva ulkoinen luettelo ja tarpeen mukaan vähintään yksi ulkoisen luettelon näkymä.

Office-tuotteiden käyttövalmiuden varmistaminen    Ulkoisten tietojen synkronoiminen Office-tuotteiden kanssa edellyttää, että jokaisessa asiakastietokoneessa on käytössä vähintään Windows 7 ja seuraavat maksuttomat ohjelmistotuotteet: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 for OData V3.(Tarvittaessa saat automaattisesti kehotteen ladata ohjelmisto.) Varmista myös, että Office-asennusvaihtoehto Yritystietopalvelut on käytössä (oletusarvo). Tämä vaihtoehto asentaa yritystietopalvelujen suorituksenaikaisen asiakasohjelmiston, joka suorittaa seuraavat toimet: ulkoisten tietojen sijoitus välimuistiin ja synkronointi, yritystietojen määrittäminen ulkoisiin sisältötyyppeihin, ulkoisen kohdevalitsimen näyttäminen Office-tuotteissa ja mukautettujen ratkaisujen suorittaminen Office-tuotteissa.

Tietoja tarvittavien ohjelmistojen lataamisesta on seuraavassa artikkelissa: Ohjelmistot, joita ulkoisten tietojen käsitteleminen Office 2013:ssa edellyttää.

Yleisiä tietoja ulkoisten tietojen käyttäminen on ohjeaiheessa: Etsi tietoja ulkoiset tiedot.

Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin

  1. Siirry SharePoint-sivustoon, jossa luettelo sijaitsee.

  2. Valitse SharePoint-luettelon nimeä Pikakäynnistyksessä tai Asetukset-valikossa. Office 365:n Asetukset-painike , valitse Sivuston sisältö tai Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten haluamassasi luettelo-osassa luettelon nimi.

  3. Valitse Luettelo ja valitse sitten Vie Exceliin.

    Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä ulkoisissa luetteloissa. Järjestelmänvalvoja on kuitenkin voinut poistaa sen käytöstä.

  4. Jos ohjelma pyytää vahvistusta, valitse OK.

  5. Valitse Tiedoston lataaminen ‑valintaikkunassa Avaa.

  6. Jos ohjelma pyytää valitsemaan, otetaanko tietoyhteydet käyttöön tietokoneessa, ja yhteyttä SharePoint-sivuston tietoihin on mielestäsi turvallista käyttää, valitse Ota käyttöön.

Ohjelma luo Excel-taulukon, jossa on verkkokyselytiedostoon perustuva tietoyhteys. Ulkoisen taulukon sarakkeet määräytyvät käytössä olevan ulkoiseen luettelonäkymään. Viedyt ulkoiset tiedot määräytyvät ulkoisessa sisältötyypissä ja ulkoisessa luettelonäkymässä määritettyjen suodattimien sekä SharePoint-sivuston kieliasetusten mukaan. Sivurajoituksia ei oteta huomioon.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×