Tyhjän taulukkonäkymän avaaminen

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka uusi, tyhjä taulukkonäkymä avataan Microsoft Office Access 2007 -ohjelmassa. Artikkelissa kerrotaan myös, kuinka rakenteessa tapahtuvaa selausta käytetään. Tämä on uusi ominaisuus, jonka avulla taulukkonäkymästä voidaan suunnitella suuria osia visuaalisesti käyttämättä taulukon suunnittelua.

Artikkelin sisältö

Tietoja tyhjien taulukkonäkymien avaamisesta

Tyhjän taulukkonäkymän luominen uuteen tietokantaan

Tyhjän taulukkonäkymän lisääminen aiemmin luotuun tietokantaan

Malliin perustuvan taulukkonäkymän lisääminen aiemmin luotuun tietokantaan

Liite- tai OLE-objekti-tietotyypin määrittäminen

Hakukentän lisääminen taulukkonäkymään

Uuden taulukkonäkymän yhdistäminen muuhun tietokantaan

Kentän tietotyypin vaihtaminen

Taulukkonäkymän kenttien hallinta

Tietotyyppien määrittäminen Accessissa syötettäessä tietoja manuaalisesti

Tietotyyppien määrittäminen Accessissa liitettäessä tietoja

Tietoja tyhjien taulukkonäkymien avaamisesta

Taulukkonäkymässä taulukon sisältämät tiedot tai kyselyn palauttamat tulokset esitetään visuaalisesti. Taulukkonäkymä muistuttaa Microsoft Office Excel 2007 -laskentataulukoita, mutta joissakin tilanteissa se toimii eri tavalla. Taulukkonäkymän kuhunkin kenttään voidaan esimerkiksi lisätä vain yksi tietue, ja kenttään on yleensä syötettävä tietyntyyppisiä tietoja, kuten päivämääriä ja kellonaikoja tai Kyllä/Ei-arvoja. Myös kentän koolla tai tietojen pituudella saattaa olla rajoituksia. Office Excel 2007 -ohjelmassa tällaisia rajoituksia ei ole oletusarvon mukaan. Esimerkiksi joihinkin tekstikenttiin voidaan syöttää enintään 256 merkkiä.

Taulukkonäkymän uudet ominaisuudet

Office Access 2007 -taulukon luominen on yksinkertaisempaa. Nyt voit avata tyhjän taulukkonäkymän (taulukon) ja suorittaa useimmat sellaisista suunnittelutehtävistä, jotka oli aiemmin mahdollista tehdä vain käyttämällä taulukon suunnittelua. Esimerkiksi kun olet luonut uuden taulukkonäkymän, voit määrittää tietotyypin useimmille uuden taulukon kentille syöttämällä tiedot manuaalisesti tai liittämällä tiedot kenttiin. Jos syötät tyhjään kenttään esimerkiksi päivämäärän, Access valitsee kentälle Pvm./klo-tietotyypin. Jos kirjoitat esimerkiksi nimen, Access käyttää kentässä Teksti-tietotyyppiä, ja niin edelleen.

Voit myös määrittää kenttien nimet tai muuttaa niitä käyttämättä taulukon suunnittelua ja voit lisätä uusia kenttiä kirjoittamalla tekstiä ruudukon vasemmalla tai oikealla puolella (kieliasetusten mukaan) olevaan tyhjään sarakkeeseen. Lisäksi voit lisätä kenttiin näyttömuotoja käyttämällä muotoilukomentoja, kuten Lihavoi ja Kursivoi. Aiemmin tässä tehtävässä oli käytettävä taulukon suunnittelua.

Huomautus: Vaikka Accessin avulla taulukon luominen on nopeampaa ja helpompaa, taulukoiden on kuitenkin noudatettava tietokantojen rakennesääntöjä.

Lisätietoja näistä säännöistä on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Tyhjän taulukkonäkymän avaaminen

Kun avaat tyhjän taulukkonäkymän, lisäät uuden, tyhjän taulukon tietokantaan. Tyhjää taulukkonäkymää ei voi avata luomatta uutta taulukkoa. Kun Access on ladannut uuden taulukkonäkymän, noudata seuraavia ohjeita:

  • Voit kirjoittaa kullekin kentälle nimen tai voit hyväksyä Accessin antamat oletusnimet.

  • Voit syöttää kenttiin tietoja manuaalisesti tai voit liittää tietoja. Kenttien tietotyyppiä ei enää tarvitse määrittää ensin, sillä Access päättelee tietotyypin syöttämiesi tietojen perusteella. Jos kirjoitat esimerkiksi nimen uuden taulukon ensimmäiseen kenttään, Access määrittää kentälle Teksti-tietotyypin. Jos kirjoitat seuraavaan kenttään päivämäärän, Access määrittää kentälle Pvm./klo-tietotyypin ja niin edelleen. Lisätietoja Accessin määrittämistä tietotyypeistä on jäljempänä tämän artikkelin kohdissa Tietotyyppien määrittäminen Accessissa syötettäessä tietoja manuaalisesti ja Tietotyyppien määrittäminen Accessissa liitettäessä tietoja.

    Huomautus: Joitakin tietotyyppejä ei voi määrittää kentälle vain liittämällä tietoja. Esimerkiksi Liite- tai OLE-objekti-tietotyyppejä ei voi määrittää liittämällä tiedosto tyhjään kenttään. Myöskään hakukenttää ei voi luoda liittämällä tietojen luettelon kenttään. Lisätietoja näiden tietotyyppien käyttämisestä on jäljempänä tämän artikkelin kohdissa Liite- tai OLE-objekti-tietotyypin määrittäminen ja Hakukentän lisääminen taulukkonäkymään.

  • Jos kentälle määritetty tietotyyppi tarvitsee myöhemmin vaihtaa, voit käyttää Accessin työkaluja.

Rakennesääntöjen vaikutus taulukkonäkymiin

Kun avaat taulukkonäkymän ja aloitat sen täyttämisen, muista, että relaatiotietokannat perustuvat tiettyihin rakennesääntöihin, joita on noudatettava taulukkonäkymien luonnissa. Sääntöjen ansiosta tietokannat toimivat oikein, ja ne auttavat varmistamaan, että tietokannasta voidaan noutaa oikeat tiedot. Tässä artikkelissa ei käsitellä rakennesääntöjä.

Jos et ole perehtynyt tietokantojen rakennesääntöihin lue artikkeli Tietokannan suunnittelun perusteet.

Perusavaimen lisääminen uusiin taulukkonäkymiin

Oletusarvon mukaan Access luo kaikille uusille taulukkonäkymille Tunnus-nimisen perusavainkentän ja määrittää kentän tietotyypiksi Laskuri. Oletusarvon mukaan Access myös piilottaa kentän taulukkonäkymässä, mutta voit tuoda Tunnus-kentän näyttöön milloin tahansa napsauttamalla mitä tahansa sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Näytä sarakkeet ja tuomalla sitten piilotetun kentän näyttöön käyttämällä Näytä sarakkeet -valintaikkunaa. Seuraavassa kuvassa on Näytä sarakkeet -valintaikkuna uutta taulukkoa varten:

Näytä sarakkeet -valintaikkuna

Voit myös tarkastella Tunnus-kenttää ja muita piilotettuja kenttiä avaamalla taulukon rakennenäkymään – ja myös tarkastellessasi taulukon kenttien luetteloa Kenttäluettelo-ruudussa. Lisätietoja tehtäväruudun käyttämisestä on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Uuden taulukkonäkymän yhdistäminen muuhun tietokantaan.

Sivun alkuun

Tyhjän taulukkonäkymän luominen uuteen tietokantaan

Kun sinun täytyy luoda yksinkertainen tietokanta, kuten yhteyshenkilöiden luettelo, voit luoda uuden tietokannan tyhjän taulukkonäkymän avulla. Office Access 2007 -versiossa se on nopeampaa ja helpompaa kuin aiemmissa versioissa, koska sinun ei tarvitse luoda uutta taulukkoa käyttämällä rakennenäkymää. Muista, että käyttämällä taulukkonäkymää voit suorittaa kaikki taulukoiden suunnittelutoimet lukuun ottamatta hakukentän luomista. Lisätietoja hakukentän lisäämisestä taulukkoon on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Hakukentän lisääminen taulukkonäkymään.

Uuden taulukon luominen uuteen tietokantaan

  1. Käynnistä Access ja valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -ruudun Uusi tyhjä tietokanta -kohdasta Tyhjä tietokanta.

  2. Kirjoita uuden tietokannan nimi Tyhjä tietokanta -kohdan Tiedostonimi-ruutuun. Jos haluat muuttaa uuden tietokannan sijaintia, napsauta kansiokuvaketta. Kun olet valmis, valitse Luo.

    Access luo uuden tietokannan ja avaa taulukkonäkymään Taulukko1-nimisen taulukon seuraavasti:

    Uusi, tyhjä taulukko uudessa tietokannassa

  3. Kaksoisnapsauta taulukkonäkymässä ensimmäistä sarakeotsikkoa (värillistä solua, jossa lukee Lisää uusi kenttä) ja kirjoita kentän nimi.

  4. Napsauta seuraavaa sarakeotsikkoa tai sijoita kohdistus seuraavaan otsikkoon käyttämällä nuolinäppäimiä ja kirjoita sitten kentän nimi. Toista nämä toimet, kunnes olet nimennyt taulukon kentät.

  5. Syötä tiedot kentän nimen alapuolella olevaan ensimmäiseen tyhjään soluun.

    Access määrittää kentän tietotyypin syöttämiesi tietojen perusteella. Jos syötät esimerkiksi päivämäärän, Access määrittää kentälle Pvm./klo-tietotyypin.

    Tärkeää: Muista, että kentän pitäisi sisältää vain yhdentyyppisiä tietoja. Esimerkiksi päivämääräkenttä ei saa sisältää asiakkaiden nimiä eikä hintakenttä puhelinnumeroita.

    Lisätietoja Accessin määrittämistä tietotyypeistä on jäljempänä tämän artikkelin kohdissa Tietotyyppien määrittäminen Accessissa syötettäessä tietoja manuaalisesti ja Tietotyyppien määrittäminen Accessissa liitettäessä tietoja.

  6. Valitse Tallenna.

    Pikanäppäin  Paina CTRL+S.

    Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  7. Kirjoita uuden taulukon nimi Taulukon nimi -kenttään ja valitse OK.

    Huomautukset: 

    • Kun Access luo taulukon, se lisää Tunnus-nimisen perusavainkentän ja määrittää sen tietotyypiksi Laskuri. Access myös piilottaa kentän oletusarvon mukaan. Jos haluat nähdä kentän, napsauta mitä tahansa sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Näytä sarakkeet ja tuo sarake sitten näyttöön käyttämällä Näytä sarakkeet -valintaikkunaa.

      TAI

      Napsauta taulukon tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

    • Voit vaihtaa tai poistaa perusavaimen vain avaamalla taulukon rakennenäkymään. Lisätietoja on artikkelissa Perusavaimen lisääminen, asettaminen, vaihtaminen tai poistaminen.

    • Jos olet Accessin uusi käyttäjä etkä ole perehtynyt tietokannan suunnitteluun etkä tiedä, miksi perusavaimia tarvitaan, lue artikkeli Tietokannan suunnittelun perusteet.

Sivun alkuun

Tyhjän taulukkonäkymän lisääminen aiemmin luotuun tietokantaan

Kun lisäät uuden taulukkonäkymän (taulukon) aiemmin luotuun tietokantaan, uusi taulukko on erillään, kunnes yhdistät siihen aiemmin luotuja taulukoita. Oletetaan, että sinun tarvitsee seurata valtion laitoksen tekemiä tilauksia. Lisäät sitä varten myyntitietokantaan taulukon, jonka nimi on Valtion yhteyshenkilöt. Jotta voisit täysin käyttää hyväksi relaatiotietokantoja, esimerkiksi tietyn yhteyshenkilön tekemien tilausten etsinnässä, sinun täytyy luoda uuden taulukon ja tilaustiedot sisältävän taulukon (tai taulukoiden) välille yhteys.

Lisätietoja tietokantojen suunnittelemisesta ja taulukoiden yhteyksistä on artikkeleissa Tietokannan suunnittelun perusteet ja Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Muista myös, että liite- tai OLE-objektikentät on lisättävä uuteen taulukkoon manuaalisesti käyttämällä joko Tietotyyppi-luetteloa (Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä) tai käyttämällä taulukon suunnittelua. Jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Liite- tai OLE-objekti-tietotyypin määrittäminen kerrotaan, kuinka näitä tyyppejä olevat kentät lisätään.

Taulukkonäkymän lisääminen tietokantaan

  1. Avaa tietokanta, jota haluat muuttaa.

  2. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko.

    Accessin valintanauhan kuva

    Access lisää uuden, tyhjän taulukon ja avaa sen taulukkonäkymään.

    Aiemmin luotuun tietokantaan lisätty uusi taulukkonäkymä

  3. Kaksoisnapsauta taulukkonäkymässä ensimmäistä sarakeotsikkoa (värillistä solua, jossa lukee Lisää uusi kenttä) ja kirjoita kentän nimi.

  4. Napsauta seuraavaa kenttää tai aseta kohdistus seuraavaan kenttään käyttämällä nuolinäppäimiä ja kirjoita kentän nimi. Toista tämä, kunnes olet nimennyt taulukon kentät.

  5. Syötä tiedot kentän nimen alapuolella olevaan ensimmäiseen tyhjään soluun.

    Access määrittää kentän tietotyypin syöttämiesi tietojen perusteella. Jos syötät esimerkiksi päivämäärän, Access määrittää kentälle Pvm./klo-tietotyypin.

    Jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Tietotyyppien määrittäminen Accessissa syötettäessä tietoja manuaalisesti on lisätietoja tietotyypeistä, jotka Access määrittää, kun syötät tietoja.

  6. Valitse Tallenna.

    Pikanäppäin  Paina CTRL+S.

    Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  7. Kirjoita uuden taulukon nimi Taulukon nimi -kenttään ja valitse OK.

Sivun alkuun

Malliin perustuvan taulukkonäkymän lisääminen aiemmin luotuun tietokantaan

Tyhjien taulukoiden lisäksi Office Access 2007 -ohjelmassa on myös malliin perustuvien taulukoiden joukko. Jokainen malliin perustuva taulukko vastaa Office Access 2007 -ohjelman tietokantamallia. Voit esimerkiksi lisätä taulukon, joka on suunniteltu hyväksymään omaisuus-, yhteyshenkilö- tai seurantatietoja. Malliin perustuvien taulukoiden avulla voidaan luoda pieniä tietokantoja aiempaa nopeammin, koska kenttiä ei tarvitse nimetä eikä tietotyyppejä määrittää.

Kun jatkat ohjeen lukemista, muista, että malliin perustuva taulukko voidaan lisätä vain aiemmin luotuun tietokantaan.

Malliin perustuvan taulukon lisääminen tietokantaan

  1. Avaa tietokanta, jota haluat muuttaa.

  2. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukkomallit ja valitse sitten luettelosta jokin käytettävissä olevista malleista.

    Accessin valintanauhan kuva

    Access avaa uuden taulukon taulukkonäkymään. Jokainen uuden taulukon kenttä sisältää nimen ja tietotyypin, ja voit syöttää tietoja heti tekemättä muita toimia.

  3. Syötä tiedot.

  4. Valitse Tallenna.

    Pikanäppäin  Paina CTRL+S.

    Näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  5. Kirjoita uuden taulukon nimi Taulukon nimi -kenttään ja valitse OK.

Sivun alkuun

Liite- tai OLE-objekti-tietotyypin määrittäminen

Kun uusi taulukko luodaan käyttämällä taulukkonäkymää, useimmat tietotyypit voidaan määrittää syöttämällä kentän ensimmäiselle riville tietoja. Tätä tapaa ei kuitenkaan voida käyttää Liite- ja OLE-objekti-tietotyyppien määrittämisessä. Nämä tietotyypit on määritettävä manuaalisesti käyttämällä Taulukkonäkymä-välilehden Määritä tietotyyppi -luetteloa tai taulukon suunnittelua. Seuraavassa kerrotaan, kuinka tietotyypit määritetään käyttämällä kumpaakin näistä tavoista.

Määritä tietotyyppi -luettelon käyttäminen

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  2. Valitse uusi kenttä.

    Oletusarvon mukaan uudet kentät ovat joko taulukkonäkymän oikealla tai vasemmalla puolella (Windowsin aluekohtaisten ja kieliasetusten mukaan), ja otsikkona on Lisää uusi kenttä.

    Uusi kenttä taulukkonäkymässä

    Huomautus: Uusi kenttä täytyy valita. Aiemmin luodun kentän tietotyypiksi ei voi vaihtaa Liite- tai OLE-objekti-tyyppiä.

  3. Jos olet lisäämässä OLE-objektikenttää, kaksoisnapsauta otsikkoriviä ja kirjoita kentän nimi. Muussa tapauksessa siirry suoraan seuraavaan vaiheeseen, koska kun lisäät liitekentän, otsikkorivi muuttuu paperiliitinkuvakkeeksi.

  4. Napsauta otsikon alapuolella olevaa ensimmäistä tyhjää tietoriviä.

  5. Napsauta Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän Tietotyyppi --luettelon (ryhmässä ylhäällä olevan luettelon) vieressä olevaa alanuolta ja valitse joko OLE-objekti tai Liite.

    Tietotyyppien luettelo

    Jos valitset Liite-tietotyypin, otsikkorivi muuttuu paperiliitinkuvakkeeksi seuraavasti: Uusi taulukon kenttä, jonka tietotyypiksi on määritetty Liite

  6. Tallenna tekemäsi muutokset.

  7. Jos haluat lisätä uuteen kenttään tietoja, kaksoisnapsauta ensimmäistä tyhjää riviä ja etsi tiedot käyttämällä Liitteet-valintaikkunaa.

    Lisätietoja tiedostojen liittämisestä tietokantaan on artikkelissa Tiedostojen ja kuvien liittäminen tietokannan tietueisiin.

Taulukon rakennenäkymän käyttäminen

  1. Napsauta muutettavaa taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Valitse Kentän nimi -sarakkeesta tyhjä rivi ja kirjoita uuden kentän nimi.

    Huomautus: Uusi kenttä täytyy valita. Aiemmin luodun kentän tietotyypiksi ei voi vaihtaa Liite- tai OLE-objekti-tyyppiä.

  3. Napsauta Tietotyyppi-sarakkeessa uuden kentän nimen vieressä olevaa alanuolta ja valitse luettelosta joko OLE-objekti tai Liite.

  4. Tallenna tekemäsi muutokset.

Tietoja tiedostojen liittämisestä taulukkonäkymän tietueisiin on artikkelissa Tiedostojen ja kuvien liittäminen tietokannan tietueisiin.

Sivun alkuun

Hakukentän lisääminen taulukkonäkymään

Hakukenttä on toinen ominaisuus, joka on määritettävä uutta taulukkonäkymää varten manuaalisesti. Hakukentässä arvojen joukko näkyy luettelona. Aina kun valitset kohdan Access-tietokannan avattavasta luetteloruudusta, käytät hakuluetteloa. Voit luoda kahdenlaisia hakuluetteloita.

  • Taulukkoon perustuvat luettelot     noutavat muista taulukoista arvoja käyttämällä kyselyjä. Kysely on uuden taulukkonäkymän pohjana olevassa taulukossa. Luo taulukkoon perustuva luettelo silloin, kun tarvitse arvoja, jotka ovat muualla tietokannassa. Oletetaan esimerkiksi, että ylläpidät tietokantaa asiakastukea varten. Seurantakohteiden tiedot ovat yhdessä taulukossa, mutta kohteita käsittelevät henkilöt ovat toisessa taulukossa, ja tämän taulukon tiedot muuttuvat usein. Kun käytät taulukkoon perustuvaa luetteloa, sinun ei tarvitse kirjoittaa pitkää nimiluetteloa manuaalisesti ja saat uusimmat tiedot. Voit täyttää taulukkoon perustuvan luettelon käyttämällä taulukon tietoja tai toisen kyselyn palauttamia tietoja.

  • Arvoihin perustuvat luettelot     ovat suhteellisen lyhyitä luetteloita kohteista, joita käytetään vain yhdessä paikassa tietokannassa. Oletetaan esimerkiksi, että käytät Accessia tallentaessasi ja ylläpitäessäsi yrityksen omaisuustietoja. Voit luoda Ehto-nimisen (tai jonkin samantapaisen) hakukentän ja antaa käyttäjien valita luettelosta arvon, kuten Hyvä, Keskinkertainen, Huono ja niin edelleen. Luo arvoluettelot kirjoittamalla kohteiden luettelo suoraan uuden taulukkonäkymän pohjana olevaan taulukkoon.

Kun lisäät taulukkoon perustuvan hakuluettelon uuteen taulukkonäkymään, Access luo yhteyden uuden taulukkonäkymän pohjana olevan taulukon ja sen taulukon välille, josta hakukenttä ottaa tiedot. Tuloksena olevasta hakukentästä tulee myös viiteavain – sarake, jonka arvot vastaavat toisen taulukon perusavaimen arvoja. Jos olet Accessin uusi käyttäjä ja tarvitset lisätietoja yhteyksistä, perusavaimista ja viiteavaimista, lue artikkeli Tietokannan suunnittelun perusteet.

Voit lisätä arvoihin perustuvan tai taulukkoon perustuvan hakuluettelon käyttämällä ohjattua toimintoa tai luomalla sen manuaalisesti taulukon suunnittelunäytössä. Ohjattu toiminto on nopein ja helpoin tapa luoda hakukenttä, joten tässä kerrotaan ohjatun toiminnon käyttämisestä.

Hakukentän lisääminen taulukkonäkymässä

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmästä Hakusarake.

    Ohjattu hakukentän luominen käynnistyy.

  3. Tee jompikumpi seuraavista toimista:

    • Taulukkoon perustuvan luettelon luominen    

      1. Valitse Haluan, että kohteen hakusarake arvot haetaan taulukosta tai kyselystä ja valitse sitten Seuraava.

      2. Valitse Näkymä-kohdassa vaihtoehto, valitse tuloksena olevasta luettelosta taulukko tai kysely ja valitse sitten Seuraava.

        Jos haluat esimerkiksi käyttää taulukon arvoja hakukentässä, valitse Taulukot. Jos haluat käyttää kyselyä, valitse Kyselyt. Jos haluat nähdä tietokannan kaikkien taulukoiden ja kyselyjen luettelon, valitse Molemmat.

      3. Siirrä ne kentät, joiden haluat näkyvän hakuluettelossa, Käytettävissä olevat kentät -ruudusta Valitut kentät -ruutuun ja valitse sitten Seuraava.

      4. Voit valita edellisessä vaiheessa valitsemillesi kentille yhden tai useita lajitteluvalintoja. Valitse sen jälkeen Seuraava.

      5. Voit muuttaa hakuluettelon jokaisen sarakkeen leveyttä. Valitse sen jälkeen Seuraava.

      6. Voit kirjoittaa Minkä selitteen haluat antaa kohteelle hakusarake -kohdassa nimen muokkausruutuun.

      7. Voit valita Salli useita arvoja -valintaruudun.

        Jos valitset tämän vaihtoehdon, voit valita ja tallentaa luettelosta enemmän kuin yhden kohdan.

      8. Valitse Valmis. Jos Access kehottaa tallentamaan taulukon, valitse Kyllä.

        Access lisää hakukyselyn uuteen taulukkoon. Oletusarvon mukaan kysely noutaa määrittämäsi kentät sekä perusavaimen arvot lähdetaulukon osalta. Sen jälkeen Access määrittää hakukentän tietotyypin siten, että se vastaa lähdetaulukon perusavainkentän tietotyyppiä. Jos lähdetaulukon perusavainkenttä käyttää esimerkiksi Laskuri-tietotyyppiä, Access määrittää hakukentän tietotyypiksi Luku.

      9. Palaa taulukkonäkymään, siirry hakukenttään ja valitse luettelosta jokin kohta.

    • Arvoihin perustuvan luettelon luominen    

      1. Valitse Haluan määrittää arvot itse ja valitse sitten Seuraava.

      2. Kirjoita Sarakkeiden määrä -ruutuun luettelossa näkyvien sarakkeiden määrä, siirry ensimmäiseen tyhjään soluun ja kirjoita jokin arvo.

        Kun kirjoitat ensimmäisen arvon, solun alapuolelle tulee toinen tyhjä solu.

      3. Kun olet kirjoittanut ensimmäisen arvon, siirrä kohdistus seuraavaan soluun käyttämällä sarkain- tai alanuolinäppäintä ja kirjoita toinen arvo.

      4. Toista vaiheet 2 ja 3, kunnes olet luonut luettelon, ja valitse sitten Seuraava.

      5. Halutessasi voit kirjoittaa uuden kentän nimen. Valitse sen jälkeen Valmis.

Hakukentän lisääminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella uuden taulukkonäkymän pohjana taulukkoa ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Valitse muunnettava kenttä.

    TAI

    Valitse tyhjä rivi ja kirjoita uuden kentän nimi Kentän nimi -sarakkeeseen.

  3. Valitse Tietotyyppi-sarakkeen alanuolta ja valitse Ohjattu hakukentän luominen.

    Näyttöön tulee Ohjattu hakukentän luominen.

  4. Noudata edellisessä jaksossa olevia ohjatun toiminnon käyttämisen ohjeita.

Huomautus: Kun luot hakukentän, voit käyttää uutta moniarvoiseksi luetteloksi kutsuttua ominaisuutta. Lisätietoja moniarvoisista luetteloista ja niiden taustalla olevasta tekniikasta (moniarvoisiksi kentiksi kutsutusta ominaisuudesta) on artikkeleissa Useiden arvojen tallentamisen sallivan hakukentän lisääminen tai muuttaminen, Moniarvoisten kenttien ohje ja Useita arvoja tallentavan luettelon käyttäminen.

Sivun alkuun

Uuden taulukkonäkymän yhdistäminen muuhun tietokantaan

Oletusarvon mukaan uuden taulukkonäkymän tiedot pysyvät erillään tietokannan muista tiedoista, kunnes luot ainakin yhden yhteyden taulukkonäkymän pohjana olevan taulukon ja tietokannan muiden taulukoiden välille. Office Access 2007 -sovelluksessa yhteyksien luominen on aiempaa yksinkertaisempaa, koska nyt kentät voidaan vetää ja pudottaa tehtäväruudusta avoimeen taulukkonäkymään.

Voit luoda kahdenlaisia yhteyksiä käyttämällä tätä uutta tapaa.

  • Lisää uuden taulukkonäkymän pohjana olevaan taulukkoon viiteavainkenttä. Uusi taulukkonäkymä tulee yksi-moneen-yhteyden "moni"-puolelle.

  • Jaa uuden taulukkonäkymän perusavaimen arvot toisen taulukon kanssa. Uusi taulukkonäkymä tulee yksi-moneen-yhteyden "yksi"-puolelle.

Kun jompikumpi yhteyslaji luodaan, taulukkoon perustuva hakukenttä luodaan käyttämällä ohjattua hakukentän luomista. Seuraavassa kerrotaan, kuinka kumpikin yhteyslaji luodaan.

Tärkeää    Taulukoiden yhteyksien luominen edellyttää, että olet perehtynyt tietokannan suunnitteluun.

Lisätietoja tietokantojen suunnittelusta ja yhteyksistä on artikkeleissa Tietokannan suunnittelun perusteet, Perusavaimen lisääminen, määrittäminen tai muuttaminen, Taulukoiden yhteyksien opas ja Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Viiteavainkentän lisääminen uuteen taulukkonäkymään

  1. Jos uusi taulukko ei ole vielä taulukkonäkymässä, avaa se siihen kaksoisnapsauttamalla sitä siirtymisruudussa.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

    Näyttöön tulee Kenttäluettelo-tehtäväruutu, jossa on tietokannan muiden taulukoiden luettelo.

  3. Laajenna sen taulukon merkintä, jota haluat käyttää.

  4. Vedä perusavainkenttä Kenttäluettelo-ruudusta avoimeen taulukkonäkymään ja pudota kenttä taulukkonäkymän kahden kentän väliin. Hiiriosoitin muuttuu I-palkiksi, kun valitset sallitun pudotuskohdan.

    Kentän vetäminen kenttäluettelosta ja pudottaminen kahden sarakkeen väliin

    Kun olet pudottanut uuden kentän, ohjattu hakukentän luominen käynnistyy.

  5. Siirry seuraavaan vaiheeseen ja suorita prosessi loppuun.

Yhteyden luominen käyttämällä ohjattua hakukentän luomista

  1. Siirrä ne kentät, joiden haluat näkyvän hakuluettelossa, Käytettävissä olevat kentät -ruudusta Valitut kentät -ruutuun ja valitse sitten Seuraava.

  2. Voit valita edellisessä vaiheessa valitsemillesi kentille yhden tai useita lajitteluvalintoja. Valitse sen jälkeen Seuraava.

  3. Voit muuttaa hakuluettelon jokaisen sarakkeen leveyttä. Valitse sen jälkeen Seuraava.

  4. Voit kirjoittaa Minkä selitteen haluat antaa kohteelle hakusarake -kohdassa nimen muokkausruutuun.

  5. Voit valita Salli useita arvoja -valintaruudun.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, voit valita ja tallentaa luettelosta enemmän kuin yhden kohdan.

  6. Valitse Valmis. Jos Access kehottaa tallentamaan taulukon, valitse Kyllä.

    Access lisää hakukyselyn uuteen taulukkoon. Oletusarvon mukaan kysely noutaa määrittämäsi kentät sekä perusavaimen arvot lähdetaulukon osalta. Sen jälkeen Access määrittää hakukentän tietotyypin siten, että se vastaa lähdetaulukon perusavainkentän tietotyyppiä. Jos lähdetaulukon perusavainkenttä käyttää esimerkiksi Laskuri-tietotyyppiä, Access määrittää hakukentän tietotyypiksi Luku.

Perusavaimen lisääminen uudesta taulukkonäkymästä toiseen taulukkoon

  1. Jos uusi taulukkonäkymä on avoinna, sulje se.

  2. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, johon haluat lisätä uuden viiteavaimen.

  3. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

    Näyttöön tulee Kenttäluettelo-tehtäväruutu, jossa on tietokannan muiden taulukoiden luettelo mukaan lukien uusi taulukkonäkymä.

  4. Napsauta tehtäväruudussa uuden taulukkonäkymän merkinnän vieressä olevaa plusmerkkiä, vedä perusavainkenttä (kentän oletusnimi on Tunnus) tehtäväruudusta avoimeen taulukkonäkymään ja pudota se sopivaan paikkaan.

    Oletusarvon mukaan uusi kenttä on pudotettava kahden taulukkonäkymässä ennestään olevan kentän väliin. Hiiriosoitin muuttuu I-palkiksi, kun valitset sallitun pudotuskohdan.

    Kentän vetäminen kenttäluettelosta ja pudottaminen kahden sarakkeen väliin

    Kun olet pudottanut uuden kentän, ohjattu hakukentän luominen käynnistyy.

  5. Suorita ohjattu hakukentän luominen loppuun noudattamalla edellä olevia ohjeita.

Sivun alkuun

Kentän tietotyypin vaihtaminen

Kun luot taulukon taulukkonäkymässä, saatat huomata, että Access on valinnut väärän tietotyypin syöttämiesi tietojen perusteella. Jos kirjoitat esimerkiksi Yhdysvaltain postinumerosta vain viisi ensimmäistä numeroa, Access käyttää kentässä Luku-tietotyyppiä. Tällöin kenttään ei voi syöttää muunlaisia postinumeroita. Voit ratkaista ongelman vaihtamalla kentän tietotyypin.

Accessissa on kaksi tapaa vaihtaa tietotyyppi. Voit käyttää Taulukkonäkymä-välilehden komentoja tai voit käyttää taulukon suunnittelua. Seuraavassa kerrotaan, kuinka kumpaakin näistä tavoista käytetään.

Tärkeää    Kun tietotyyppi vaihdetaan, Access saattaa poistaa aiemmin syötettyjä tietoja. Jos vaihdat esimerkiksi tekstikentän tyypiksi Luku ja kenttä sisältää sekä kirjaimia että numeroita, Access poistaa aiemmin syötetyt tiedot, koska se ei voi suorittaa laskutoimituksia kirjaimilla.

Tietotyypin vaihtaminen käyttämällä valintanauhan komentoja

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  2. Valitse muutettava kenttä.

  3. Valitse vaihtoehto Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän yläosassa olevasta Määritä tietotyyppi -luettelosta.

    Huomautus: Valintanauha kuuluu Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä -käyttöliittymään.

  4. Jos Access kehottaa vahvistamaan muutoksen, valitse Kyllä vain, jos olet varma, että haluat jatkaa.

  5. Tallenna tekemäsi muutokset.

Tietotyypin vaihtaminen käyttämällä taulukon suunnittelua

  1. Napsauta muutettavaa taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta Tietotyyppi-saraketta ja valitse uusi tietotyyppi.

  3. Jos Access kehottaa vahvistamaan muutoksen, valitse Kyllä vain, jos olet varma, että haluat jatkaa.

  4. Tallenna tekemäsi muutokset.

Sivun alkuun

Taulukkonäkymän kenttien hallinta

Voit suorittaa erilaisia taulukonhallintatehtäviä napsauttamalla otsikkoriviä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla komennon näyttöön tulevasta pikavalikosta. Voit esimerkiksi lisätä kentän tiettyyn paikkaan, poistaa kentän tai nimetä sen uudelleen, näyttää tai piilottaa sarakkeen sekä käynnistää ohjatun hakukentän luomisen ja muuntaa sarakkeen hakukentäksi.

Pikavalikon komentojen käyttäminen

  • Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta komento.

    Seuraavassa kuvassa on pikavalikko:

    Taulukon kentän pikavalikko

Sivun alkuun

Tietotyyppien määrittäminen Accessissa syötettäessä tietoja manuaalisesti

Kun luot tyhjän taulukkonäkymän, Access määrittää tietotyypin jokaiselle kentälle, kun syötät kenttään ensimmäisen kerran tietoja. Seuraavassa taulukossa on lueteltu syötettävien tietojen eri tyypit ja Accessin käyttämät tietotyypit.

Huomautus: Liite- tai OLE-objekti-tietotyyppiä ei voi määrittää syöttämällä tyhjään kenttään tietoja. Näiden tietotyyppien määrittämisestä on tietoja edellä tämän ohjeen kohdassa Liite- tai OLE-objekti-tietotyypin määrittäminen.

Jos kirjoitat:

Office Access 2007 luo kentän, jonka tietotyyppi on:

Joonas

Teksti

Tekstilohko tai tekstiä ja numeroita; enemmän kuin 256 merkkiä.

Memo

Huomautus: Rich Text -muotoilua ei voi ottaa käyttöön käyttämällä rakenteessa tapahtuvaa selausta. Rich Text -muotoilun käyttöönotosta on tietoja artikkelissa Tietojen syöttäminen Rich Text -tekstiä tukevaan ohjausobjektiin tai sarakkeeseen tai Rich Text -tekstiä tukevan ohjausobjektin tai sarakkeen tietojen muokkaaminen.

http://www.contoso.com

Access tunnistaa seuraavat Internet-protokollat: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Huomautus: Access tunnistaa protokollan ja määrittää Hyperlinkki-tietotyypin vain, jos protokollan jäljessä ei ole välilyöntiä.

Hyperlinkki

50 000

Luku, Pitkä kokonaisluku

50 000

Luku, Pitkä kokonaisluku

50 000,99

Luku, Double

50000,389

Luku, Double

31.12.2006

Access muotoilee päivämäärä- ja aikatiedot Windowsin aluekohtaisten ja kieliasetusten perusteella.

Näytä, kuinka asetukset määritetään tai kuinka niitä muutetaan

Windows Vista:    

  1. Napsauta Käynnistä-painiketta Painikkeen kuva ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

  2. Jos käytät Ohjauspaneelissa oletusnäkymää, kaksoisnapsauta Aika-, kieli- ja alueasetukset -kohtaa.

    TAI

    Jos käytät klassista näkymää, kaksoisnapsauta

    Aluekohtaiset ja kieliasetukset -kohtaa.

    Näyttöön tulee Aluekohtaiset ja kieliasetukset -valintaikkuna.

  3. Napsauta Standardit ja muotoilut -kohdan Mukauta-painiketta.

    Näyttöön tulee Mukauta aluekohtaiset asetukset -valintaikkuna.

  4. Valitse välilehti, joka sisältää asetukset, joita haluat muuttaa, ja tee haluamasi muutokset. Jos haluat esimerkiksi muuttaa osan luvun muodosta tai koko luvun muodon, valitse Numerot-välilehti ja muuta haluamaasi asetusta. Jos tarvitset asetuksen ohjeita, napsauta Ohje-painiketta (?) ja napsauta sitten asetusta.

Microsoft Windows XP (perinteinen näkymä)    

  1. Napsauta Windowsin tehtäväpalkin Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

  2. Kaksoisnapsauta Ohjauspaneelissa Aluekohtaiset ja kieliasetukset.

    Näyttöön tulee Aluekohtaiset ja kieliasetukset -valintaikkuna.

  3. Napsauta Standardit ja muotoilut -kohdan Mukauta-painiketta.

    Näyttöön tulee Mukauta aluekohtaiset asetukset -valintaikkuna.

  4. Valitse välilehti, joka sisältää asetukset, joita haluat muuttaa, ja tee haluamasi muutokset. Jos haluat esimerkiksi muuttaa osan luvun muodosta tai koko luvun muodon, valitse Numerot-välilehti ja muuta haluamaasi asetusta. Jos tarvitset asetuksen ohjeita, napsauta Ohje-painiketta (?) ja napsauta sitten asetusta.

Microsoft Windows XP (luokiteltu näkymä)

  1. Napsauta Windowsin tehtäväpalkin Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

    Näyttöön tulee Ohjauspaneeli.

  2. Valitse Päivämäärä-, aika-, kieli- ja alueasetukset.

    Näyttöön tulee Päivämäärä-, aika-, kieli- ja alueasetukset -valintaikkuna.

  3. Valitse Muuta numeroiden, päivämäärän ja kellonajan esittämistapa.

    Näyttöön tulee Aluekohtaiset ja kieliasetukset -valintaikkuna.

  4. Napsauta Standardit ja muotoilut -kohdan Mukauta-painiketta.

    Näyttöön tulee Mukauta aluekohtaiset asetukset -valintaikkuna.

  5. Valitse välilehti, joka sisältää asetukset, joita haluat muuttaa, ja tee haluamasi muutokset. Jos haluat esimerkiksi muuttaa osan luvun muodosta tai koko luvun muodon, valitse Numerot-välilehti ja muuta haluamaasi asetusta. Jos tarvitset asetuksen ohjeita, napsauta Ohje-painiketta (?) ja napsauta sitten asetusta.

Pvm./klo

31. joulukuuta, 2006

Huomautus: Access ei tunnista päivien nimiä (maanantai, tiistai ja niin edelleen) kelvollisena syötteenä Pvm./klo-tietotyypin valintaa varten. Kuukauden nimi on annettava.

Pvm./klo

10:50:23

Pvm./klo

10.50

Pvm./klo

17:50

Pvm./klo

12,50 €

Access tunnistaa Windowsin aluekohtaisissa ja kieliasetuksissa määritetyn valuuttasymbolin.

Näytä, kuinka asetukset määritetään tai kuinka niitä muutetaan

Windows Vista:    

  1. Napsauta Käynnistä-painiketta Painikkeen kuva ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

  2. Jos käytät Ohjauspaneelissa oletusnäkymää, kaksoisnapsauta Aika-, kieli- ja alueasetukset-kohtaa.

    TAI

    Jos käytät klassista näkymää, kaksoisnapsauta

    Aluekohtaiset ja kieliasetukset -kohtaa.

    Näyttöön tulee Aluekohtaiset ja kieliasetukset -valintaikkuna.

  3. Valitse Muotoilut-välilehden Nykyinen muoto -kohdasta Mukauta tätä muotoa.

    Näyttöön tulee Mukauta aluekohtaiset asetukset -valintaikkuna.

  4. Valitse Rahayksikkö-välilehti ja valitse Rahayksikön tunnus -luettelosta tunnus, jota haluat käyttää. Jos tarvitset asetuksen ohjeita, napsauta Ohje-painiketta (?) ja napsauta sitten asetusta.

Microsoft Windows XP (perinteinen näkymä)    

  1. Napsauta Windowsin tehtäväpalkin Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

    Näyttöön tulee Ohjauspaneeli.

  2. Kaksoisnapsauta Ohjauspaneelissa Aluekohtaiset ja kieliasetukset.

    Näyttöön tulee Aluekohtaiset ja kieliasetukset -valintaikkuna.

  3. Napsauta Standardit ja muotoilut -kohdan Mukauta-painiketta.

    Näyttöön tulee Mukauta aluekohtaiset asetukset -valintaikkuna.

  4. Valitse Rahayksikkö-välilehti ja valitse Rahayksikön tunnus -luettelosta tunnus, jota haluat käyttää. Jos tarvitset asetuksen ohjeita, napsauta Ohje-painiketta (?) ja napsauta sitten asetusta.

Microsoft Windows XP (luokiteltu näkymä)    

  1. Napsauta Windowsin tehtäväpalkin Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

    Näyttöön tulee Ohjauspaneeli.

  2. Valitse Päivämäärä-, aika-, kieli- ja alueasetukset.

    Näyttöön tulee Päivämäärä-, aika-, kieli- ja alueasetukset -valintaikkuna.

  3. Valitse Muuta numeroiden, päivämäärän ja kellonajan esittämistapa.

    Näyttöön tulee Aluekohtaiset ja kieliasetukset -valintaikkuna.

  4. Napsauta Standardit ja muotoilut -kohdan Mukauta-painiketta.

    Näyttöön tulee Mukauta aluekohtaiset asetukset -valintaikkuna.

  5. Valitse Rahayksikkö-välilehti ja valitse Rahayksikön tunnus -luettelosta tunnus, jota haluat käyttää. Jos tarvitset asetuksen ohjeita, napsauta Ohje-painiketta (?) ja napsauta sitten asetusta.

Valuutta

21,75

Luku, Double

123,00 %

Luku, Double

3,46E+03

Luku, Double

Sivun alkuun

Tietotyyppien määrittäminen Accessissa liitettäessä tietoja

Kun liität tietoja uuteen laskentataulukkoon, voit liittää yhteen tai useaan kenttään eri tietotyyppien yhdistelmiä tai yhteensopimattomia tietotyyppejä. Oletetaan esimerkiksi, että liität useita yhteystietosarakkeita ja että tiedot sisältävät eri maiden postinumeroita – tietueiden ja numeroiden yhdistelmän.

Kun liität tietoja, Access käsittelee jokaisen tietueen (sarakkeen jokaisen rivin) ja määrittää tietueiden tietotyypit. Sen jälkeen Access yrittää valita tietotyypin, jolla kaikki tiedot voidaan tallentaa menettämättä tai katkaisematta tietueita. Sen takia Access käyttää kentässä joskus laajaa tietotyyppiä.

Seuraavassa luettelossa on esimerkkejä Accessin tekemistä tietotyyppivalinnoista.

  • Kun Access havaitsee tietotyyppien yhdistelmän, se määrittää kentälle yleensä Teksti-tietotyypin, koska tekstikentät ovat joustavimpia.

  • Kun Access havaitsee yhdistelmän, jossa on numeroita ja yksi valuuttasymboli, Access määrittää tietotyypiksi Luku ja poistaa valuuttasymbolin. Siten käytettävissä ovat paremmat lajittelu- ja suodatusmahdollisuudet ja suurempi määrä koostefunktioita. Jos haluat tietoihin valuuttasymbolin, voit käyttää lukukentässä valuuttamuotoa tai voit muuntaa kentän Valuutta-tietotyypiksi.

  • Jos liität tietoja, joissa on erilaisia valuuttasymboleja, Access käyttää kentässä Teksti-tietotyyppiä ja säilyttää symbolit.

  • Jos liität tietoja, joissa on erilaisia näyttömuotoja (kuten 12/14/2005 ja 14.12.2005), Access käyttää Pvm./klo-tietotyyppiä ja yleistä päivämäärämuotoa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×