Työnkulut I: Hyödyllisiä perustietoja

Yleistä

Tiedosto, jossa on työnkulkukuvake

Käytetäänkö sinun organisaatiossasi Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustoa? Käytättekö sivustossa tiedostokirjastoja tiedostojen jakamiseen? Jos käytätte, kannattaa opetella käyttämään työnkulkuja. Työnkulut ovat erilaisia tarkistuksia varten laadittuja automatisoituja prosesseja. Tässä sarjan ensimmäisessä kurssissa tutustutaan perusteisiin.

Etkö ole hankkinut vielä 2007 Officea? Lataa ilmainen 60 päivän kokeiluversio tai osta nyt.

Tämän kurssin jälkeen osaat

  • hyödyntää työnkulkua työtovereidesi kanssa

  • käyttää työnkulun perustoimintoja: aloittaa työnkulun, osallistua työnkulkuun ja niin edelleen

  • aloittaa Hyväksyntä-työnkulun, jonka avulla voit lähettää tiedostosi muiden hyväksyttäväksi.

Kurssi sisältää seuraavat osat:

  • Yksi omaan tahtiin opiskeltava kurssi.

  • Lyhyt testi jokaisen oppitunnin jälkeen. Testituloksia ei arvioida.

  • Pikaopas, jonka saat mukaasi kurssin jälkeen.

Osaat lisätä, muokata ja kuitata ulos SharePoint-kirjaston tiedostoja tai olet käynyt läpi kurssit SharePoint-asiakirjakirjastot I: Johdanto tiedostojen jakamiseen ja SharePoint-asiakirjakirjastot II: Kaikki uloskuittaamisesta.

Käytetäänkö sinun organisaatiossasi Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustoa? Käytättekö sivustossa tiedostokirjastoja tiedostojen jakamiseen? Jos käytätte, kannattaa opetella käyttämään työnkulkuja. Työnkulut ovat erilaisia tarkistuksia varten laadittuja automatisoituja prosesseja. Tässä sarjan ensimmäisessä kurssissa tutustutaan perusteisiin.

Lisätietoja tästä kurssista on Tavoitteet- ja Tietoja tästä kurssista -kohdissa sekä sisällysluettelossa. Aloita ensimmäinen oppitunti valitsemalla Seuraava.

Perustietoja työnkuluista

Person asking if everyone has reviewed a file, people responding with different answers: "Dunno," I think so," No," "Sure"

Palautteen seuranta voi olla hankalaa.

Onko sinulle koskaan käynyt näin? Tiettyjen ihmisten olisi tarkistettava tiedostosi, joten jaat heille siitä paperikopion tai lähetät sen heille sähköpostin liitteenä. Aikaa kuluu, etkä enää muistakaan, kuka on tarkistanut sen ja kuka ei. Ja jos he ovat kommentoineet sisältöä tai tehneet siihen muutoksia, et voi tarkastella kaikkia muutoksia samassa paikassa.

Tämän prosessin hallintaan on parempikin tapa, SharePoint Server 2007 -sivuston työnkulut.

Työnkulun kuvaus

Työnkulun vuokaavio: alku, nuoli, asiakirjaa pitävä henkilö, nuoli, asiakirjaa pitävä henkilö, nuoli, asiakirjaa pitävä henkilö, nuoli, valmistumismerkinnät

Työnkulun yleiskuva.

Mitä työnkulku tarkoittaa? SharePoint-tiedostokirjastossa työnkulku on automatisoitu prosessi, joka ohjaa tiedostojen tarkistamista. Tarkistettavan tiedoston omistaja aloittaa työnkulun. Halutut tarkistajat saavat automaattisesti ilmoituksen tarkistettavasta tiedostosta. Jos joku unohtaa tarkistaa, järjestelmä lähettää muistutusviestin. Kun kaikki on valmista, työnkulun yhteenveto kootaan WWW-sivulle, josta voi tarkistaa, ketkä ovat olleet prosessissa osallisina.

Mitä tiedoston tarkistamiseen sitten tarkkaan ottaen kuuluu? Se vaihtelee valitun työnkulun mukaan. Valitse Seuraava, niin saat lisätietoja.

Kolme työnkulkua

Hyväksyntää kysyvä sähköpostiviesti, palautetta pyytävä sähköpostiviesti, allekirjoituksia pyytävä sähköpostiviesti

Kolme käytettävissä olevaa työnkulkua

Kun tallennat tiedoston SharePoint Server 2007 -sivustoon, voit valita yhden kolmesta työnkulusta:

1. Hyväksyntä-työnkulku: Tämä työnkulku pyytää kaikkia hyväksymään tiedoston. Tämän työnkulun avulla voit esimerkiksi pyytää yrityksen vastuuhenkilöiltä hyväksynnän esitykselle, jonka aiot pitää.

2. Palautteen pyytäminen -työnkulku: Tämä työnkulku kerää palautetta. Jos esimerkiksi olet laatimassa uusia yrityksen menettelytapaohjeita, voit tällä tavoin kerätä sitä varten palautetta eri osastoilta. Voit sitten tehdä palautteen mukaiset muutokset lopulliseen version ennen sen virallista hyväksyntää.

3. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku. Tämä työnkulku kerää käyttäjiltä digitaaliset allekirjoitukset. Tätä kannattaa käyttää esimerkiksi, jos haluat jonkun allekirjoittavan kuluraportin tai kehityskeskusteluraportin.

Hyväksyntä-työnkulku

Tiedostokirjasto lähettää sähköpostiviestin kolmelle tarkistajalle

Tiedosto Hyväksyntä-työnkulussa

Kolmesta työnkulusta yksinkertaisin on Hyväksyntä-työnkulku. Aloitamme tämän kurssin siitä. Siten voimme esitellä muutamia perusseikkoja ennen kahden monipuolisemman työnkulun esittelyä. (Kaksi muuta työnkulkua esitellään tämän sarjan kursseissa II ja III.)

Miten Hyväksyntä-työnkulku sitten toimii? Kun aloitat työnkulun tiedostokirjaston tiedostosta, tapahtuu seuraavaa:

1. Järjestelmä lähettää sähköpostiviestin ensimmäiselle hyväksyjälle. SharePoint-sivustossa tätä viestiä kutsutaan tehtäväksi, sillä viesti näkyy vastaanottajalle työnkulun tehtävänä, jossa pyydetään hyväksymään tiedosto. Hyväksyminen tapahtuu napsauttamalla Hyväksy-painiketta. (Kerromme tästä painikkeesta lisää myöhemmin.)

2. Sen jälkeen seuraava käyttäjä saa saman tehtävän ja napsauttaa Hyväksy-painiketta.

3. Sitten viimeinen vastaanottaja saa tehtävän. Kun hän napsauttaa Hyväksy-painiketta, työnkulku on valmis.

Tärkeintä on muistaa, että kukin tehtävä lähetetään yhdelle vastaanottajalle kerrallaan etukäteen määritetyssä järjestyksessä. Jos yksi vastaanottaja jättää tiedoston hyväksymättä, se voi estää seuraavaa vastaanottajaa saamasta tehtävää. Voit kuitenkin määrittää määräajan, jonka kuluttua työnkulku lähettää muistutusviestin. Tarvittavat toimet esitellään jäljempänä olevassa animaatiossa.

Huomautus Microsoft Office Outlook -käyttäjille    Työnkulun tehtävät eivät ole sama asia kuin Outlookin tehtävät, joiden avulla voit pitää kirjaa omista tehtävistäsi. Ne ovat eri asia.

Työnkulun tila -sivu

Työnkulun tila -sivu, jolla näkyy kolmen tarkistajan valmiit tehtävät

Työnkulun tila -sivu

Kun työnkulku on valmis, sen toimien yhteenveto näkyy Työnkulun tila -sivulla. Sivulla näkyy kukin tehtävä sekä tehtävän tila ja tulos. Työnkulun aloittaja saa nämä tiedot myös sähköpostiviestinä, kun työnkulku on valmis.

Työnkulun tila -sivu on yksi työnkulkujen tärkeimmistä hyödyistä. Miksi? Siksi, että siitä voi tarvittaessa myöhemmin tarkistaa, onko tiedosto hyväksytty asianmukaisesti.

Huomautus    Myös Palautteen pyytäminen- ja Allekirjoitusten pyyntö -työnkulkuun kuuluu Työnkulun tila -sivu.

Miltä työnkulku näyttää?

[Untitled] Osoitin napsauttaa Hyväksyntä-työnkulun linkkiä

Animaatioesimerkki Hyväksyntä-työnkulusta

Miten työnkulku aloitetaan ja miten siihen kuuluvat ihmiset toteuttavat tehtävänsä? Tässä esimerkki. Työntekijä on tehnyt esityksen seuraavaa yhtiökokousta varten. Siinä on mukana tärkeitä ilmoitusasioita. Hän tallensi esityksen tiedostokirjastoon ja antoi sille nimen Yhtiökokous. Ennen esityksen julkaisemista se on kuitenkin vielä hyväksytettävä kolmella vastuuhenkilöllä.

Jos haluat nähdä, miten Hyväksyntä-työnkulku aloitetaan ja miten se näkyy hyväksyjille, napsauta kuvan yläpuolella olevaa Toista-painiketta. Animaatiossa esitettävä työnkulku koskee PowerPoint 2007:ää, mutta prosessi on sama Word 2007:ssä ja Excel 2007:ssä.

Animaation kuvaus:

Osoitin liikkuu tiedoston kohdalla, napsauttaa nuolta ja valitsee sitten Työnkulut

Osoitin napsauttaa Hyväksyminen-linkkiä, määrittää vastaanottajien sähköpostiosoitteet, kirjoittaa viestin, määrittää määräajan ja napsauttaa Aloita-painiketta.

Ensimmäinen vastaanottaja saa sähköpostiviestin, napsauttaa viestin linkkiä, tarkistaa tiedoston ja valitsee sitten Muokkaa tehtävää.

Kaksi muuta vastaanottajaa tekee samoin.

Tiedostokirjastossa tiedoston Hyväksyminen-sarakkeessa lukee Hyväksytty ja Työnkulun tila -sivulla lukee, että kaikki kolme tehtävää ovat valmiit.

Kommentit

Työnkulun tila -sivu, jolla näkyy kaikkien kolmen tarkistajan kommentit

Kommentit tulevat näkyviin Työnkulu tila -sivun alareunaan.

Ennen Hyväksy-painikkeen napsauttamista hyväksyjät voivat kirjoittaa lyhyen tiedostoa koskevan kommentin. Mihin kommentit tulevat näkyviin? Ne tulevat näkyviin Työnkulun tila -sivun alareunaan Työnkulun historia -osaan.

Hylkääminen

Työnkulu tila -sivu, jossa näkyy yksi hylätty tehtävä

Vaikka joku hylkää tiedoston, tehtävä on silti valmis

Huomasit ehkä, että animaatiossa näkyi myös painike tiedoston hylkäämistä varten. Tässä kuvassa näkyy, että yksi tarkistajista hylkäsi tiedoston, koska hänen mielestään diassa 2 on virhe.

On syytä muistaa, että tehtävä on kaikesta huolimatta Valmis, vaikka se onkin hylätty.

Jos joku hylkää tiedostosi, tee tiedostoon halutut muutokset ja aloita Hyväksyntä-työnkulku uudelleen — jos tiedosto vaatii yksimielisen hyväksynnän.

Aloittajan viestit

1 - Viesti, jossa lukee: Hyväksyminen on alkanut, Tarkista työnkulun tila; 2 - Viesti, jossa lukee: Hyväksyntä on valmis, Kaksi hyväksynyttä, yksi hylännyt, Tarkista työnkulun tila

Kaksi viestiä, jotka työnkulun aloittaja saa

Animaatiossa näytettiin, miten työnkulku aloitetaan ja miten tarkistajat toteuttavat tehtäviä sähköpostiviestien avulla. Myös työnkulun aloittaja saa kaksi erityistä sähköpostiviestiä:

1. Viesti, jossa kerrotaan, että työnkulku on alkanut.

2. Kun kaikki ovat saaneet tehtävänsä valmiiksi, aloittaja saa sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että työnkulku on valmis. Viestissä kerrotaan myös, ketkä tarkistajista ovat hyväksyneet ja ketkä hylänneet tiedoston. 

Kummankin viestin lopussa on linkki, jota napsauttamalla voi avata Työnkulun tila -sivun. Ensimmäisen viestin linkistä voi tarkistaa, kuka on tehnyt tehtävänsä ja kuka ei. Jälkimmäisen viestin linkistä pääset Työnkulun tila -sivulle tarkistamaan, onko joku hylännyt tiedoston.

Peruuttaminen

Työnkulun tila -sivu, jolla Peruuta tämä työnkulku -linkki näkyy korostettuna

Työnkulun peruuttaminen

Entä jos työnkulku on peruutettava? Ehkä tiedosto ei ollutkaan aivan niin valmis kuin luulit. Jos haluat peruuttaa työnkulun, valitse Työnkulun tila -sivulta Peruuta tämä työnkulku. Työnkulku pysähtyy ja tarkistajat saavat viestin, että työnkulku on peruutettu.

Tehtävät, sekä valmiit että keskeneräiset, jäävät näkyviin tilasivulle sen varalta, että tietoja tarvitaan myöhemmin.

Tarvittavat osat

Avattu PowerPoint-tiedosto, jonka sanomapalkissa näkyy Muokkaa tehtävää -painike

Tätä painiketta ei ehkä näy.

Kuten olet huomannut, Muokkaa tehtävää -painikkeesta on paljon hyötyä työnkulun tehtävien suorittamisessa. Jos työnkulkuun kuuluvat käyttäjät eivät näe tätä painiketta omassa Word 2007-, Excel 2007- tai PowerPoint 2007 -ohjelmassaan, he ovat ehkä poistaneet sanomapalkin käytöstä. Sanomapalkin voi ottaa uudelleen käyttöön Näytä-välilehdessä.

Jos painiketta ei vieläkään näy, tehtävän voi määrittää valmiiksi suoraan SharePoint-sivustossa WWW-selaimen kautta. Tarkat toimintaohjeet kerrotaan kurssin lopussa olevassa Pikaoppaassa.

Miksei Muokkaa tehtävää -painike tule näkyviin? Koska se on käytettävissä vain seuraavien ohjelmistopakettien kanssa:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

Se on käytettävissä myös Word 2007:n, Excel 2007:n ja PowerPoint 2007:n erillisversioiden kanssa. Se ei kuitenkaan ole käytettävissä muiden Office-ohjelmistopakettien, esimerkiksi Microsoft Office Standard 2007:n, kanssa.

Tarvittavat osat (jatkoa)

Office SharePoint Server 2007 -ruutu

Tuote, jota tarvitaan työnkulkujen käyttämiseen

Kannattaa myös muistaa, että näissä kursseissa käsiteltyjä työnkulkuja voi käyttää vain SharePoint Server 2007 -sivuston tiedostokirjastoon tallennetuissa tiedostoissa. Miten tiedät, onko käytössäsi SharePoint Server 2007? Tämä on yleinen kysymys. Yritä aloittaa Hyväksyntä-työnkulku animaatiossa kuvatulla tavalla. Jos työnkulun aloittamisen mahdollistava vaihtoehto tulee näkyviin, työnkulkua voi käyttää. Jos vaihtoehto ei tule näkyviin, kysy palvelimesta vastaavalta henkilöltä tai yrityksen IT-osastolta, miten saat tässä kuvatut työnkulut käyttöösi.

Vastaamalla seuraavan testin kysymyksiin voit varmistua siitä, että olet ymmärtänyt kurssimateriaalin. Vastauksesi ovat luottamuksellisia, ja testituloksia ei arvioida.

Jos käytät työnkulkua tiedostokirjastossa, mitä se tavallisesti tekee?

Lähettää tiedoston tarkistettavaksi yrityksen jokaiselle työntekijälle.

Väärin.Yritä uudelleen.

Helpottaa tiedoston tarkistusprosessia lähettämällä tiedoston linkin sähköpostitse.

Oikein. Organisaation IT-asiantuntija voi tarjota työnkulkuja myös muihin tarkoituksiin, mutta oletusarvoisesti tiedostokirjaston työnkulut lähettävät tiedostoja tarkistettavaksi.

Se ohjaa käyttäjiä kirjastosta toiseen, jotta he voivat tarkistaa tiedoston.

Väärin. Ihmiset ovat kyllä tärkeitä työnkulussa, mutta ei tässä mielessä. Yritä uudelleen.

Se auttaa lähettämään tiedoston tarkistettavaksi sähköpostia käyttämättä.

Väärin. Useimmissa tapauksissa tarkistajat saavat sähköpostiviestin, joka pyytää tekemään tehtävän, esimerkiksi hyväksymään tiedoston. Työnkulun aloittajan ei tarvitse lähettää viestejä, mutta itse työnkulku kyllä käyttää sähköpostia. Yritä uudelleen.

Mitkä kolme työnkulkua tässä sarjassa esitellään?

Hyväksyntä, Nimien kerääminen, Osoitteiden kerääminen

Väärä vastaus. Hyväksyntä on kyllä yksi, mutta kaksi muuta eivät oikein täsmää. Yritä uudelleen.

Hyväksyntien kerääminen, Allekirjoitusten pyyntö, Palautteen pyytäminen

Melkein, mutta ei aivan. Yksi näistä on väärä. Yritä uudelleen.

Hyväksyntä, Nimien kerääminen, Allekirjoitusten pyyntö

Ikävä kyllä vastaus on väärä. Kaksi näistä on oikein, mutta yksi ei. Yritä uudelleen.

Hyväksyntä, Palautteen pyytäminen, Allekirjoitusten pyyntö

Kyllä, juuri näin. Nämä kolme työnkulkua esitellään tässä kurssisarjassa. Kurssilla II käsitellään Palautteen pyytäminen ja kurssilla III Allekirjoitusten pyyntö.

Kun jollekin annetaan työnkulun tehtävä, miltä se näyttää?

Se näyttää pieneltä tarralapulta, jossa on toimintaohjeita.

Väärin. Se ei näytä tuolta. Yritä uudelleen.

Se näyttää sähköpostiviestiltä. Viestissä on toimintaohjeita.

Oikein, tehtävä näyttää vastaanottajasta tältä.

Se näyttää pieneltä leiketaululta, jossa näkyy tehtävän vieressä valintamerkki.

Vastaus ei ole oikein. Yritä uudelleen.

Se näkyy asiakirjan vieressä omassa sarakkeessaan.

Väärä vastaus. Tiedoston vieressä tosin on usein uusi sarake, jossa näkyy työnkulun yleistilanne. Yritä uudelleen.

Mistä voit tarkistaa, kuka on tehnyt työnkulun tehtävänsä?

Itse asiakirjasta

Väärin. Valmiit tehtävät eivät näy tiedostossa. Yritä uudelleen.

Tiedoston vieressä näkyvästä sarakkeesta kirjastossa

Väärä vastaus. Tiedoston vieressä tosin on usein uusi sarake, jossa näkyy työnkulun yleistilanne. Yritä uudelleen.

Työnkulun arkistoraportti -sivulta

Väärin, sellaista sivua ei ole edes olemassa. Mutta olet jo lähellä. Yritä uudelleen.

Työnkulun tila -sivulta

Oikein! Hyvä! Tämän sivun avulla voi kirjata muistiin, kuka on ollut osallisena työnkulussa. Muista lisäksi, että aloittaja saa sähköpostiviestin, jossa on linkki tilasivulle.

Oikein vai väärin: Jos käytössäsi on Office Standard 2007, Muokkaa tehtävää -painike tulee näkyviin Word, Excel ja PowerPoint 2007:ssä.

Oikein

Väärä vastaus. Muokkaa tehtävää -painike ei tule näkyviin Office Standard 2007:ssä. Siihen tarvitaan Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 tai Office Ultimate 2007. Voit myös ostaa Word 2007:n, Excel 2007:n tai PowerPoint 2007:n erillisversion.

Väärin

Oikein. Siihen tarvitaan Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 tai Office Ultimate 2007. Voit myös ostaa Word 2007:n, Excel 2007:n tai PowerPoint 2007:n erillisversion.

Oikein vai väärin: Jos joku hylkää tiedoston Hyväksyntä-työnkulussa, heidän tehtäväänsä ei merkitä valmiiksi.

Oikein

Väärä vastaus. Jos joku hylkää tiedoston Hyväksyntä-työnkulussa, heidän tehtävänsä merkitään silti valmiiksi. Hehän kuitenkin tarkistivat tiedoston, vaikka tarkistuksen tulos ei ollutkaan työnkulun aloittajalle myönteinen.

Väärin

Oikea vastaus. Jos joku hylkää tiedoston Hyväksyntä-työnkulussa, heidän tehtävänsä merkitään valmiiksi.

Palaute

Pikaopas

Hyväksyntä-työnkulun aloittaminen

  1. Lataa tai tallenna Microsoft® Office Excel® 2007 -työkirja, Microsoft® Office PowerPoint® 2007 -esitys tai Microsoft® Office Word 2007 -tiedosto Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 -sivuston tiedostokirjastoon.

  2. Siirry tiedostokirjastoon WWW-selaimella. Siirrä osoitin tiedoston kohdalle, napsauta alanuolta ja valitse sitten Työnkulut.

  3. Napsauta Hyväksyntä-työnkulun linkkiä.

  4. Kirjoita kunkin tarkistajan sähköpostiosoite.

  5. Jos haluat lisätä jonkin viestin tai tehtävää koskevia lisäohjeita, kirjoita ne Kirjoita viesti, joka lähetetään pyynnön mukana -kohtaan.

  6. Kirjoita numero Määräpäivä-ruutuun ja valitse aikayksiköksi joko päivä(ä) tai viikko(a).

  7. Valitse Aloita.

Tehtävän valmistuminen

  1. Napsauta tehtävän sähköpostiviestissä Tehtävän suorittaminen -kohdassa näkyvää tiedoston linkkiä.

  2. Tarkista tiedosto.

  3. Jos haluat merkitä tehtävän valmiiksi, napsauta Muokkaa tehtävää -painiketta.

  4. Kirjoita lyhyt kommentti ja valitse joko Hyväksy tai Hylkää.

Työnkulun tehtävän suorittaminen, jos Muokkaa tehtävää -painiketta ei voi käyttää

  1. Napsauta tehtävän sähköpostiviestin alareunassa olevaa tätä-linkkiä.

  2. Selain avautuu ja tehtävän sivu tulee näkyviin.

  3. Kirjoita haluamasi kommentit ja valitse joko Hyväksy tai Hylkää.

Käyttö: SharePoint Server 2007, PowerPoint 2007, Excel 2007, Word 2007



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Tukiresurssit

Vaihda kieli