Työyhteyshenkilöiden etäkäyttö: synkronoinnin käyttäminen Business Contact Managerissa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos käytät Outlookia mobiililaitteella tai tarkistat sähköpostisi kirjautumalla Office Outlook Web Accessiin (OWA), tiedät, että omien ja yrityksen tietojen helposta käyttämisestä myös toimiston ulkopuolella on paljon hyötyä. Voit nyt käyttää Business Contact Manager for Outlook -työyhteyshenkilöitäsi matkapuhelimella, OWA:lla, Windows Live -tilillä tai SharePoint-sivustolla samalla tavalla kuin käytät Outlook-, Windows Live- ja SharePoint-yhteystietojasi.

Tässä artikkelissa kerrotaan synkronoinnin määrittämisestä ja käyttämisestä. Synkronoinnin ansiosta voit käyttää työyhteyshenkilöitä Internetin kautta. Lisäksi artikkelissa kerrotaan tietueiden etäkäytöstä, synkronoinnin lopettamisesta sekä eri tietokantaan siirtymisen seurauksista synkronoinnin ollessa käytössä.

Lisätietoja kaikkien yritystietojen käyttämisestä missä tahansa on artikkelissa Business Contact Managerin käyttäminen offline-tilassa.

Toimintaohjeet

Miksi työyhteyshenkilöt kannattaa synkronoida?

Miten synkronointi toimii?

Esimerkki: myyntimatka

Työyhteyshenkilöiden määrittäminen Internetissä käytettäviksi

Synkronointikansion valitseminen

Työyhteyshenkilöiden synkronointikansion vaihtaminen

Työyhteyshenkilöiden synkronoinnin lopettaminen

Business Contact Manager -tietueiden luominen yhteystietotietueista

Miten eri tietokantaan siirtyminen vaikuttaa synkronointiin?

Tietokannan vaihtaminen työyhteyshenkilöitä synkronoitaessa

Toisesta tietokannasta tuotujen synkronoitujen työyhteyshenkilöiden poistaminen

Sivun alkuun

Miksi työyhteyshenkilöt kannattaa synkronoida?

Kun synkronoit (tai niin sanotusti peilaat) Business Contact Manager for Outlook -työyhteyshenkilösi, voit käyttää niitä etäyhteyden kautta, kuten muitakin yhteystietoluetteloita. Jos esimerkiksi suunnittelet myyntimatkaa uusien tuotteiden esittelemiseksi asiakkaille ja sinun on käytettävä asiakkaiden tietoja Internetin kautta samalla tavalla kuin muitakin yhteyshenkilöitä, voit määrittää synkronoitavat työyhteyshenkilöt.

Huomautus:  Jos sinun on otettava mukaasi kaikki yritystiedot, ei pelkästään työyhteyshenkilöitä, katso lisätietoja artikkelista Business Contact Managerin käyttäminen offline-tilassa.

Jos haluat määrittää työyhteyshenkilöiden etäkäytön, valitse Outlook-yhteystietojen kansiotyyppi, jota käytät OWA:ssa tai mobiililaitteessa ollessasi poissa toimistolta. Voit valita Outlookista Outlook-yhteystietokansion, Windows Live -yhteystietokansion, SharePoint-yhteystietokansion tai minkä tahansa luomasi mukautetun yhteystietokansion.

Miten synkronointi toimii?

Synkronoinnissa työyhteyshenkilösi kopioidaan valitsemaasi Outlook-yhteystietokansioon. Molemmat tietuetyypit näkyvät yhteystietoluettelossa, jota käytät ollessasi toimiston ulkopuolella. Työyhteyshenkilö-tietueet on merkitty työyhteyshenkilökuvakkeella Synkronoitujen yrityksen yhteystietojen kuvake . Synkronoinnin jälkeen voit käyttää työyhteyshenkilöitä Internetin kautta samalla tavalla kuin Outlook-yhteystietoja.

Synkronointi päivittää Business Contact Manager -tietokanta -tietueisiin kaikki muutokset, jotka teet Internetin kautta. Lisäksi synkronointi päivittää synkronoituihin tietueisiin kaikki tietueisiin tietokannassa tehdyt muutokset. Kaikki päivitykset tehdään taustalla, joten ne eivät häiritse töitäsi.

Huomautus: Kun lopetat työyhteyshenkilöiden synkronoinnin, ne poistetaan automaattisesti Outlook-, SharePoint- ja Windows Live -kansiostasi tai muusta synkronoidusta yhteystietokansiosta.

Sivun alkuun

Esimerkki: myyntimatka

Käyt myyntimatkalla asiakkaan luona. Saat tietoosi, että hankintajohtaja Jari Kantee ei enää työskentele kyseisessä yrityksessä, vaan hänet on korvannut uusi hankintajohtaja, Liisi Pyysalo. Haluat tämän vuoksi poistaa Jarin tietueen työyhteyshenkilöistä ja luoda uuden tietueen Liisille. Kirjaudu Outlook Web Accessiin, napsauta Jarin tietuetta ja poista se. Valitse seuraavaksi Uusi, kirjoita Liisin tiedot ja tallenna sitten uusi tietue.

Muutaman minuutin kuluttua muutokset kopioidaan työtietokoneesi Outlookiin. Jari Kantee poistetaan Outlookin yhteystietokansiosta ja hänen tietueensa siirretään Business Contact Manager for Outlookin Poistetut-kansioon. Liisi Pyysalo lisätään Outlookin yhteystietokansioon, mutta hänen tietueensa on Outlook-yhteyshenkilö, ei työyhteyshenkilötietue. Ainoastaan aiemmin luodut työyhteyshenkilötietueet synkronoidaan. Et voi luoda uusia työyhteyshenkilötietueita Internetissä.

Kun palaat myyntimatkalta, voit määrittää Liisi Pyysalon työyhteyshenkilöksi. Ohjeet tähän ovat tämän artikkelin kohdassa Business Contact Manager -tietueiden luominen yhteystietotietueista.

Jos haluat ottaa kaikki yritystietueet mukaasi matkalle, voit määrittää tietokannan käytettäväksi kannettavassa tietokoneaseessa, jonka otat mukaasi. Lisätietoja kaikkien yritystietojen käyttämisestä missä tahansa on artikkelissa Business Contact Managerin käyttäminen offline-tilassa.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilöiden määrittäminen Internetissä käytettäviksi

Jotta voit käsitellä työyhteyshenkilöiden tietoja missä tahansa, siirrä tai kopioi työyhteyshenkilötietueet yksitellen kansioon, jonka avulla käytät yhteystietoja etäyhteyden kautta. Tämän seurauksena menetät kuitenkin Business Contact Manager for Outlook -tietueisiin liitetyt tiedot sekä synkronoinnin edut. Aina kun muutat tietuetta, sinun tehtävä samat muutokset tietueen toiseen kopioon manuaalisesti, olipa se tietokannassa tai Internetissä kopioiduissa tietueissa.

Sen sijaan, että toimisit edellä kuvatulla tavalla, voit lisätä työyhteyshenkilösi Outlookin yhteystietokansioon, jolloin ne ovat käytettävissäsi Internetin kautta, kun käytät Outlook Web Accessia tai mobiililaitetta. Kun työyhteyshenkilöiden synkronointi on käytössä, voit päivittää yhteyshenkilötietueen yhdessä paikassa, sillä muutokset synkronoidaan saman tietueen toiseen versioon, olipa se sitten tietokannassa tai Internetissä.

Työyhteyshenkilöiden synkronointitoiminto kopioi työyhteyshenkilöt valitun tyyppiseen yhteystietokansioon ja jättää alkuperäiset tietueet Business Contact Manager -tietokantaan. Työyhteyshenkilö-tietueiden tiedot synkronoidaan molempiin sijainteihin automaattisesti päivityksen jälkeen riippumatta siitä, miten käytä tietueita.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Microsoft Outlook Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + F.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Business Contact Manager Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + B.

  3. Valitse Synkronoi ja valitse sitten Aloita työyhteyshenkilöiden synkronoiminen.

    Pikanäppäin Voit avata Synkronoi-valikon näppäinyhdistelmällä ALT + M

  4. Valitse Synkronointiasetukset-valintaikkunassa, minkä tyyppiseen Outlookin yhteystietokansioon työyhteyshenkilöt kopioidaan.

    Valittavissa olevat asetukset määräytyvät sen mukaan, millä ohjelmilla tai verkkosovelluksilla käytät tietoja etäyhteyden kautta. Lisätietoja kansion valitsemisesta on tämän artikkelin kohdassa Synkronointikansion valitseminen.

  5. Jos haluat tallentaa työyhteystiedot tiettyyn luokkaan Outlookin yhteystietokansiossa, pidä Luokka-valintaruutu valittuna ja valitse sitten haluamasi luokka. Jos et halua tallentaa työyhteyshenkilöitä tiettyyn luokkaan, poista valintaruudun valinta.

  6. Valitse OK.

    Työyhteyshenkilöt kopioidaan valittuun yhteystietokansioon. Ne synkronoidaan kahden kansion välillä automaattisesti.

    Työyhteyshenkilötietueissa näytetään työyhteyshenkilökuvake  Synkronoitujen yrityksen yhteystietojen kuvake . Sen perusteella erotat ne Outlook-yhteystiedoista.

Huomautus:  Kun lopetat työyhteyshenkilöiden synkronoinnin, ne poistetaan automaattisesti Outlookin yhteystietokansiosta.

Sivun alkuun

Synkronointikansion valitseminen

Kun aloitat synkronoinnin, sinua pyydetään valitsemaan kansio, joka sisältää Työyhteyshenkilö-tietueiden kopiot. Tämä on kansio, jonka avulla käytät yhteystietoja kannettavalla tietokoneella tai mobiililaitteella ollessasi toimiston ulkopuolella.

Huomautus:  Jos käytät mobiililaitetta, sen on oltava määritettynä synkronoimaan Outlook-yhteystietosi.

Synkronointiasetukset-valintaikkunan kansiot määräytyvät Outlook-asetusten sekä niiden ohjelmien tai verkkosovellusten mukaan, joilla käytät tietoja etäyhteyden kautta. Outlookin yhteystietokansiot voivat sisältää .pst-tiedostoja, .ost-tiedostoja, Windows Live -yhteystietoja ja SharePoint-yhteystietoja.

Seuraavassa on lueteltu ne yhteystietokansiotyypit, joilla työyhteyshenkilöitä voidaan synkronoida:

Microsoft Exchange -tili    Valitse tämä asetus, jos käytät sähköpostiasi Microsoft Exchange Server 2010 -tilillä. Työyhteyshenkilösi kopioidaan samaan kansioon, jota käytät Outlook-yhteystiedoille.

Outlook-datatiedosto (.pst):    Valitse tämä asetus, jos haluat kopioida työyhteyshenkilöt samaan kansioon, jolla käytät Outlook-yhteystietoja. Voit käyttää tätä asetusta, jos käytät yhteystietojasi matkapuhelimella tai Exchange-, POP- tai muun Internet-postitilin kanssa.

Windows Live -tili:    Valitse tämä asetus, jos haluat synkronoida työyhteyshenkilöt Windows Live -yhteystietojen kanssa, kun käytät Windows Live -yhteystietoja etätietokoneessa tai mobiililaitteessa.

SharePoint-yhteystietoluettelo: Valitse tämä asetus, jos käytät SharePointia ja käyttämässäsi SharePoint-sivustossa on yhteystietoluettelo. Työyhteyshenkilösi synkronoidaan SharePoint-yhteystietoluettelosi kanssa.

Muu yhteystietokansio: Valitse tämä asetus, jos olet luonut muun Outlookin yhteystietokansion, jota haluat käyttää työyhteyshenkilöiden synkronointiin.

Huomautukset: 

  • Voit synkronoida tiedot kerrallaan vain yhteen sähköpostitiliin ja yhteen yhteystietokansiotyyppiin.

  • Jos käytät mobiililaitetta, sen on oltava määritettynä synkronoimaan yhteystietosi.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilöiden synkronointikansion vaihtaminen

Voit synkronoida Työyhteyshenkilö-tietueita kerrallaan vain yhteen kansioon. Voit kuitenkin vaihtaa kansiota tarvittaessa, myös silloin, kun synkronoit jo toiseen kansioon. Jos haluat vaihtaa kansiota, muokkaa synkronointiasetuksia.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Microsoft Outlook Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + F.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Business Contact Manager Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + B.

  3. Valitse Synkronoi ja toimi seuraavasti:

    • Jos synkronoit työyhteyshenkilöitä tällä hetkellä kansioon, valitse Muuta asetuksia.

    • Jos et tällä hetkellä synkronoi työyhteyshenkilöitä, valitse Aloita työyhteyshenkilöiden synkronoiminen.

  4. Valitse Synkronointiasetukset-valintaikkunassa yhteystietokansio.

    Lisätietoja käytettävissä olevista asetuksista on tämän artikkelin kohdassa Synkronointikansion valitseminen.

  5. Jos haluat tallentaa työyhteystiedot tiettyyn luokkaan Outlookin yhteystietokansiossa, pidä Luokka-valintaruutu valittuna ja valitse sitten haluamasi luokka. Jos et halua tallentaa työyhteyshenkilöitä tiettyyn luokkaan, poista valintaruudun valinta.

  6. Valitse OK.

    Huomautus:  Kun valitset toisen kansion, kaikki synkronoidut työyhteyshenkilöt poistetaan aiemmasta kansiosta.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilöiden synkronoinnin lopettaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Microsoft Outlook Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + F.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Business Contact Manager Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + B.

  3. Valitse Synkronoi ja valitse sitten Pysäytä työyhteyshenkilöiden synkronoiminen.

    Pikanäppäin    Voit avata Synkronoi-valikon näppäinyhdistelmällä ALT + M

Kaikki synkronoidut Työyhteyshenkilö-tietueet poistetaan yhteystietokansiosta.

Sivun alkuun

Business Contact Manager -tietueiden luominen yhteystietotietueista

Vain Business Contact Manager -tietokannan aiemmin luodut Työyhteyshenkilö-tietuetyypit synkronoidaan. Kun synkronointi on käytössä, kaikki synkronoituun yhteystietokansioon luomasi uudet yhteyshenkilöt näkyvät vain Outlook-yhteystietoina, ellet myös kopioi tai siirrä niitä Business Contact Manager for Outlookiin.

Voit lisätä yhteyshenkilöitä minä tahansa Asiakas- tai Työyhteyshenkilö-tietuetyyppeinä sekä luominasi mukautettuina tietuetyyppeinä.

Huomautus:  Jos siirrät Outlook-yhteystiedon Business Contact Manager for Outlookiin Asiakas-tietueena, et voi enää synkronoida tätä tietuetta Internetissä käytettäväksi.

  1. Valitse siirtymisruudusta Yhteyshenkilöt.

  2. Napsauta yhteyshenkilöä, jonka haluat kopioida tai siirtää Business Contact Manager for Outlookiin.

  3. Valitse valintanauhan Työ-ryhmästä Luo tietue.

  4. Valitse luotavan tietueen tyyppi toimimalla seuraavasti:

    • Valitse Kopioi Business Contact Manageriin ja valitse sitten tietuetyyppi.

    • Valitse Siirrä Business Contact Manageriin ja valitse sitten tietuetyyppi.

Tietue luodaan automaattisesti. Jos haluat nähdä tietueen Business Contact Manager for Outlookissa, valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Yhteystietojen hallinta.

Sivun alkuun

Miten eri tietokantaan siirtyminen vaikuttaa synkronointiin?

Business Contact Manager for Outlookissa voidaan käyttää kerrallaan vain yhtä tietokantaa.

Jos sinun täytyy vaihtaa toiseen tietokantaan, voit tehdä sen myös silloin, kun työyhteyshenkilöiden synkronointitoiminto on käytössä. Kun valitset uutta tietokantaa, sinulta kysytään, miten haluat käsitellä sen tietokannan synkronoituja tietueita, jonka käytön olet lopettamassa. Valitse tässä tilanteessa seuraavista asetuksista itsellesi parhaiten sopiva:

  • Säilytä Outlookin yhteyshenkilöissä. Valitse tämä asetus, jos haluat säilyttää aiemmin synkronoidut yhteyshenkilöt Outlookin yhteystietokansiossa. Nämä yhteyshenkilötietueet säilyvät yhteystietokansiossa ja ne merkitään työyhteyshenkilökuvakkeella. Ne eivät näy uuden tietokannan Työyhteyshenkilöt-luettelossa, ellet lisää niitä sinne. Aikaisemmin luodun tietokannan tietueet eivät muutu.

Jos valitset tämän asetuksen, voit poistaa synkronoidut yhteyshenkilöt Outlookin yhteystietokansiosta myöhemmin. Ohjeet tähän ovat tämän artikkelin Toisesta tietokannasta tuotujen synkronoitujen työyhteyshenkilöiden poistaminen -kohdassa.

  • Poista Outlookin yhteyshenkilöistä. Valitse tämä asetus, jos haluat poistaa synkronoidut työyhteyshenkilöt Outlookin yhteystietokansiosta. Työyhteyshenkilöt säilyvät ennallaan aikaisemmin luodussa tietokannassa.

  • Tuo nykyiseen Business Contact Manager -tietokantaan. Valitse tämä asetus, jos haluat lisätä kaikki aikaisemmin synkronoidut Työyhteyshenkilö-tietueet uuteen tietokantaan työyhteyshenkilöinä. Tuotuihin työyhteyshenkilöihin tehdyt muutokset eivät vaikuta aikaisemmin luodun tietokannan tietueisiin.

    Huomautus:  Jos tuot työyhteyshenkilöt, synkronoituja työyhteyshenkilöitä ei poisteta Outlookin yhteystietokansiosta.

työyhteyshenkilön synkronoinnin valintaikkuna

Synkronointi otetaan automaattisesti käyttöön uudessa tietokannassasi.

Lisätietoja tietokantojen vaihtamisesta on artikkelissa uuden Business Contact Manager-tietokannan luominen tai valitseminen.

Sivun alkuun

Tietokannan vaihtaminen työyhteyshenkilöitä synkronoitaessa

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Microsoft Outlook Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + F.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Business Contact Manager Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + B.

  3. Valitse Tietokantojen hallinta ja valitse sitten haluamasi tietokanta-asetus.

    Pikanäppäin    Voit avata Tietokantojen hallinta -valikon näppäinyhdistelmällä ALT + D

  4. Noudata kohtien uuden Business Contact Manager-tietokannan luominen tai valitseminen muodostaa yhteyden uuteen tietokantaan.

  5. Jos yhteystietokansio sisältää jo toisesta Business Contact Manager -tietokannasta synkronoituja työyhteyshenkilöitä, näyttöön avautuu Työyhteyshenkilöiden synkronointi -valintaikkuna. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Säilytä Outlookin yhteyshenkilöissä

    • Poista Outlookin yhteyshenkilöistä

    • Tuo nykyiseen Business Contact Manager -tietokantaan.

  6. Valitse OK.

Sivun alkuun

Toisesta tietokannasta tuotujen synkronoitujen työyhteyshenkilöiden poistaminen

Jos toit työyhteyshenkilöt aiemmasta tietokannasta, saatat huomata, että sinulla on tarpeettomia Työyhteyshenkilö-tietueita. Voit poistaa nämä tietueet seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Microsoft Outlook Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + F.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti.

    Pikanäppäin    Voit avata Business Contact Manager Backstage -näkymän näppäinyhdistelmällä ALT + B.

  3. Valitse Synkronoi ja valitse sitten Poista Outlookista poistetut yhteyshenkilöt.

    Pikanäppäin    Voit avata Synkronoi-valikon näppäinyhdistelmällä ALT + M

Poistetut yhteyshenkilöt poistetaan tietokannasta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×