Työskentele älykkäästi: online-kokouksen järjestäminen ja siihen osallistuminen

Voit järjestää Microsoft Lync Online -kokouksen käyttämällä Microsoft® Lync™ 2010:n online-kokous-apuohjelmaa Microsoft® Outlook®:ssa. Voit käyttää Lync Onlinea myös, kun haluat aloittaa ajoittamattoman kokouksen ja keskustella jostakin kiireisestä aiheesta.

Sisältö

Online-kokouksen järjestäminen

Kokouksen käyttöoikeus- ja esittäjäasetusten määrittäminen

Ajoittamattoman kokouksen aloittaminen pikakokousta käyttämällä

Ajoitettuun online-kokoukseen liittyminen

Ajoittamattomaan kokoukseen liittyminen

Kokouksen äänten yhdistäminen

Ääniyhteysasetuksen valitseminen Lync Onlinen ensimmäisellä käyttökerralla

Vakioääniasetuksen muuttaminen

Sellaisten henkilöiden kutsuminen, joilla ei ole Lynciä asennettuna

Online-kokouksen järjestäminen

Kun haluat luoda online-kokouksen kutsun, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Microsoft® Outlook®:n Kalenteri-kohdan Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi online-kokous (Microsoft® Outlook® 2010:ssä) tai Online-kokous (Microsoft® Office Outlook® 2007:ssä).

Outlookin valintanauhan kuva

  1. Kirjoita kokouspyynnön Vastaanottaja-ruutuun kokoukseen kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet puolipisteillä erotettuina.

  2. Kirjoita kokouspyynnön Aihe-ruutuun kokouksen aihe.

  3. (Valinnainen) Kirjoita Liity online-kokoukseen -linkin yläpuolella olevaan kokouspyynnön osaan lisätietoja kokouksesta.
    Älä muokkaa kokouspyynnössä valmiiksi olevia tekstejä. Muutoin osallistujat eivät välttämättä voi osallistua kokoukseen.

  4. (Valinnainen) Valitse kokouspyynnön Kokous-välilehden Näytä-ryhmästä Aikatauluavustaja. Varmista Aikatauluavustaja-toiminnolla, että kaikki ovat käytettävissä valitsemanasi aikana.

  5. Valitse kokouspyynnön Online-kokous-ryhmästä Kokousasetukset ja hyväksy vakioasetukset tai muuta niitä tarvittavalla tavalla.

Sivun alkuun

Kokouksen käyttöoikeus- ja esittäjäasetusten määrittäminen

Online-kokouksen vakioasetukset sopivat parhaiten pieniin kokouksiin tai jakamis- ja vuorovaikutusistuntoihin, joihin osallistuu vain oman organisaation työntekijöitä. Jos olet järjestelmässä online-kokousta, johon osallistuu henkilöitä organisaatiosi ulkopuolelta, tai kokous on normaalia suurempi, määritä seuraavat asetukset Online-kokouksen asetukset -valintaikkunan avulla:

  • Kenen tulee odottaa odotustila, ennen kuin hänen sallitaan osallistua kokoukseen? (Tämä on käytettävissä vain kokouksissa, joissa käytetään VoIP-ääntä.)

  • Kenellä tulee olla esittäjä käyttöoikeudet kokouksen aikana?

Kun haluat määrittää käyttöoikeuksien ja esittäjän asetukset, toimi seuraavasti:

  1. Valitse luomasi kokouspyynnön Kokous-välilehden Online-kokous-ryhmästä Kokousasetukset.

Kokouskutsun Kokousasetukset-painike

  1. Valitse Kokousasetukset-valintaikkunasta Mukauta tämän kokouksen esittäjiä ja kokoukseen pääsyä -valintaruutu.

  2. Valitse Käyttöoikeus- ja Esittäjä-kohdissa järjestettävän kokouksen kokoon ja tyyppiin sopivat vaihtoehdot. Lisäohjeita on tämän ohjeen lopussa olevissa näyttökuvissa ja taulukoissa.

  3. Saat kokouksen puhelinneuvottelutiedot näkyviin valitsemalla Ääni ja puhelin. Jos Ääni ja puhelin -vaihtoehto ei ole näkyvissä, kokouksissasi käytetään vain VoIP-ääntä eikä PSTN-puhelinneuvottelu ole käytössä organisaatiossasi. Pyydä lisätietoja IT-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeusasetuksilla voidaan määrittää, kenen on odotettava odotustila, ennen kuin esittäjä sallii hänen osallistua kokoukseen.

Lync-kokouksen käyttöasetukset

Seuraavassa taulukossa kuvataan kukin asetus yksityiskohtaisesti.

Käyttöasetus

Kuka odottaa odotustilassa

Milloin kannattaa valita tämä vaihtoehto

Vain järjestäjä (lukittu)

Kaikki

Et halua käyttäjien näkevän tiivistelmiä tai Microsoft® PowerPoint® -dioja ennen kokousta.

Omasta yrityksestä kutsutut henkilöt

Henkilöt, joilla ei ole tiliä yrityksen verkossa, ja henkilöt, joita ei ole kutsuttu

Parhaillaan käytävä keskustelu on arkaluontoinen tai luottamuksellinen.

Oman yritykseni henkilöt

Henkilöt, joilla ei ole tiliä yrityksen verkossa

Kaikilla osallistujilla on tili organisaatiosi verkossa.

Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia)

Ei kukaan (vakioehto)

Kutsut osallistujia yrityksen ulkopuolelta.

Puhelimella soittamalla liittyvät henkilöt ohittavat odotustilan

N/A

Tämän valintaruudun valinta on poistettu eikä se ole käytössä, kun kokous on "lukittu" (asetus 1), poistettu, mutta valittavissa asetuksilla 2 ja 3 ja valittuna vakioasetuksena, kun käyttörajoituksia ei ole olemassa (asetus 4, näkyy tässä).

Esittäjän asetuksilla voidaan määrittää, kenelle osallistujista annetaan automaattisesti esittäjä käyttöoikeudet kokousta järjestettäessä.

Esittäjän asetusten määrittäminen

Seuraavassa taulukossa kuvataan nämä asetukset yksityiskohtaisesti.

Esittäjän asetukset

Kuka on esittäjä

Milloin kannattaa valita tämä vaihtoehto

Vain järjestäjä

Vain kokoukset järjestävä henkilö

Esitykset, joissa osallistujien ei tarvitse olla vuorovaikutuksessa kokouksen sisältöön. Kokouksen aikana voidaan kuitenkin määrittää lisää esittäjiä.

Oman yritykseni henkilöt

Kaikki kutsutut henkilöt, joilla on tili yrityksen verkossa

Ryhmätyöistunnot, joissa kaikki osallistujat työskentelevät organisaatiossasi ja voivat jakaa ja muokata kokouksen sisältöä.

Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia)

Kaikki kutsutut henkilöt

Ryhmätyöistunnot sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole tiliä yrityksen verkossa.

Valitsemani henkilöt

Sinä ja valitsemasi osallistujat

Esitykset, joissa on useampi kuin yksi esittäjä.

Sivun alkuun

Ajoittamattoman kokouksen aloittaminen pikakokousta käyttämällä

 Kun haluat aloittaa ajoittamattoman kokouksen Pikakokous-komennon avulla, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Lyncin pääikkunassa olevaa Näytä valikko -nuolta Asetukset-kuvake ja valitse sitten Pikakokous.

Pikakokous-online-kokouksen tai -neuvottelupuhelun aloittaminen

  1. Valitse ryhmäkeskustelu-ikkunassa Henkilöasetukset-valikko Lyncin Henkilöasetukset-painike ja tee sitten jokin seuraavista toimenpiteistä:

    • Jos haluat kutsua yhteystietoluettelossa olevia henkilöitä, valitse Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla, valitse yksi tai useampia yhteystietoja ja valitse sitten OK.

    • Jos haluat kutsua henkilöitä lähettämällä sähköpostiviestin, valitse Sähköpostikutsu, kopioi kokoustiedot ja täytä sitten kokouspyyntö.

Sivun alkuun

Ajoitettuun online-kokoukseen liittyminen

Kun haluat liittyä ajoitettuun kokoukseen, toimi seuraavasti:

  1. Avaa Outlook-kalenterissa kokous, johon haluat liittyä.

  2. Valitse kokouskutsussa Liity online-kokoukseen.

Communicator

Sivun alkuun

Ajoittamattomaan kokoukseen liittyminen

Sinut voidaan kutsua ajoittamattomaan kokoukseen, Pikakokous-kokoukseen tai jo käynnissä olevaan kokoukseen:

  • Valitse tehtäväpalkin oikeassa reunassa olevalle ilmaisinalueelle ilmesyvästä ilmoituksesta Liity.

Sivun alkuun

Kokouksen äänten yhdistäminen

Voit määrittää Lyncin yhdistämään kokouksen ääniosuuteen samalla tavalla joka kerta tai pyytämään sinua valitsemaan tavan.

Ääniyhteysasetuksen valitseminen Lync Onlinen ensimmäisellä käyttökerralla

Kun liityt Lync-kokoukseen tai neuvottelupuheluun ensimmäisen kerran, näyttöön ilmestyy Yhdistä kokouksen äänet -valintaikkuna.

Käytössäsi voi olla eri vaihtoehdot siitä riippuen, miten Lync on konfiguroitu organisaatiossasi.

Yhdistä kokouksen äänet -valintaikkuna

Kun haluat yhdistää kokouksen äänet, toimi seuraavasti:

  1. Valitse haluamasi asetus Yhdistä kokouksen äänet -valintaikkunasta. Lisätietoja on tämän ohjeen lopussa olevassa taulukossa.

  2. (Valinnainen) Valitse Älä näytä tätä uudelleen, kun haluat käyttää kyseistä ääniyhteysasetusta jokaisessa kokouksessa.

  3. Liity kokoukseen valitsemalla OK.

Yhdistä kokouksen äänet -vaihtoehto

Milloin kannattaa valita tämä vaihtoehto

Älä liitä ääniä

Soitat kokoukseen käyttämällä ACP:n antamaa puhelinnumeroa.

Käytä Lynciä (integroitu ääni ja video)

Käytät Lynciin sisäänrakennettua tietokoneen ääni- ja videointegrointia.

Soita minulle numeroon:

Haluat, että Microsoft® Lync™ Server 2010  -tietoliikenneohjelmisto soittaa sinulle. Voit määrittää uuden numeron tekstiruutuun tai käyttää jotain näytöllä näkyvistä numeroista. Nämä numerot ovat niitä, jotka olet lisännyt Lyncin Asetukset -valintaikkunan puhelinasetuksiin.

Vakioääniasetuksen muuttaminen

  1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta Lyncin Asetukset-painike .

  2. Valitse Lyncin asetukset -valintaikkunasta Puhelimet ja tee jokin seuraavista toimenpiteistä Neuvottelupuheluihin liittyminen -kohdan Yhdistä kokouksen äänet -ruudussa:

    • Jos haluat käyttää tietokoneen integroitua ääntä kokousten aikana, valitse Lync.

    • Jos haluat, että neuvottelupuhelun tarjoaja soittaa sinulle, valitse puhelinnumero luettelosta.

      Huomautus:  Tämä asetus ei ole käytettävissä Lync Onlinen nykyisessä versiossa.

    • Jos haluat soittaa kokoukseen puhelimella, valitse Älä yhdistä ääntä.

      Asetukset-valintaikkunan Puhelin-välilehti - Neuvottelupuheluihin liittyminen

  3. (Valinnainen) Valitse Neuvottelupuheluihin liittyminen -kohdassa Näytä ennen liittymistä kehote vahvistaa tai valita toinen äänilähde -valintaruutu. Valitse tämä asetus, jos sinun on muutettava ääniasetuksia usein.

Sivun alkuun

Sellaisten henkilöiden kutsuminen, joilla ei ole Lynciä asennettuna

Organisaatiosi sisä- ja ulkopuolella olevat henkilöt voivat liittyä Lync-kokoukseen tietokoneelta, vaikka siihen ei ole asennettu Lynciä.

Kun kutsumasi henkilö avaa kokouspyynnön ja napsauttaa Liity online-kokoukseen -linkkiä, hän näkee yhden tai useamman seuraavista vaihtoehdoista siitä riippuen, miten organisaatiosi tai kutsutun henkilön oman organisaation järjestelmä on konfiguroitu:

Liity-vaihtoehto

Vaihtoehtoinen kokousasiakasohjelma

Liity kokoukseen käyttämällä selainta

Microsoft® Lync™ -verkkosovellus

Tärkeää:  Lync-verkkosovelluksen käyttö edellyttää uusinta versiota Microsoft Silverlight -selainlaajennuksesta. Jos Silverlightia ei ole vielä asennettu, sen asentamiseen tarvitaan järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.

Lataa ja asenna Lync Attendee.

Lync 2010 Attendee

Käytä Communicatoria

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 tai Microsoft® Office Communicator 2007

Lisätietoja on osoitteessa Office.com olevan Lync Onlinen ohjeen kohdassa Liittyminen tietokoneelta Lync Onlinea asentamatta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×