Työryhmän siirtäminen verkkoon Windows SharePoint Services -teknologialla

Ohjeet koskevat seuraavia:

Microsoft Windows® SharePoint® Services -tekniikka

Tuntuuko seuraava tilanne tutulta?

  • Työryhmäsi on voitava kommunikoida ja jakaa tiedostoja ja ideoita.

  • Organisaatiosi haluaa siirtyä pois papereista, puheluista, sähköpostiviesteistä ja jaetuista kansioista online-yhteistyöhön, jossa käytetään Windows SharePoint Services -teknologiaa.

  • Sinulla on uusi SharePoint-sivusto, jonka omistat, mutta et tiedä tarkkaan, mitä pitäisi tehdä.

Jos tilanteesi on kuvatun kaltainen, yrität siirtää työryhmän verkkoon. Työryhmän siirtäminen verkkoon voi kuulostaa monimutkaiselta, eikä aloituskohdan valitseminen ole välttämättä helppoa. Pääset alkuun seuraavasti työryhmän siirtämisessä verkkoon SharePoint-sivuston avulla.

Vaihe 1: Sivuston hankkiminen

Yritykselläsi saattaa jo olla sivusto valmiina käytettäväksi. Jos näin on, aloita kyseisestä sivustosta. Jos sivustoa ei ole, sinun on luotava sivusto ennen kuin voit siirtää sisällön verkkoon. Kun luot sivuston, joustavin vaihtoehto on käyttää ryhmäsivustomallia. Malli sisältää kaikki oletusarvoiset luettelo- ja kirjastotyypit, joten valinnanvaraa on eniten.

Jos sivustoa ei vielä ole, luo sivusto jollakin seuraavista tavoista.

  • Ylätason verkkosivuston luominen omatoimisen sivuston luomisen avulla

    Toimintaohjeet

    1. Siirry sivustokokoelman pääsivustoon.

      Huomautus: Tämä ilmoitus näkyy vain pääsivustossa sivustokokoelmalle, joka on näennäispalvelimen pääkansiossa. Jos olet muussa sivustokokoelmassa, linkki ei näy. Kokeile seuraavaa toimenpidettä, Sivuston luominen toisessa SharePoint-sivustossa.

      Jos olet alisivustossa, siirry pääsivustoon valitsemalla yläosan linkkipalkista valitse Ylöspäin: pääsivuston_nimi. Toista tämä vaihe, kunnes pääset pääsivustoon.

    2. Valitse pääsivuston aloitussivulla Ilmoitukset.

    3. Valitse ilmoitus, jonka otsikko on Omatoiminen sivustonluonti.

      Huomautus: Jos ilmoitus ei ole luettelossa, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jotta saat Omatoiminen sivustonluonti -sivun osoitteen (URL).

    4. Napsauta viestin tekstiosassa Luo verkkosivusto -sivulle johtavaa linkkiä.

    5. Kirjoita Otsikko ja kuvaus ‑kohtaan uuden sivuston nimi ja kuvaus.

    6. Kirjoita verkkosivuston osoitteen kohtaan verkko-osoite (URL), jonka kautta käyttäjät pääsevät uuteen sivustoon.

      Osoitteen ensimmäinen osa annetaan sinulle valmiina.

    7. Kirjoita Sähköpostiosoite-kohtaan sähköpostiosoite, johon haluat saada sivustoa koskevat ilmoitukset.

    8. Valitse Kieli-osasta uudessa verkkosivustossa käytettävä kieli.

    9. Valitse OK.

    10. Valitse mallivalintasivulla ryhmäsivuston malli ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Jotta nämä vaiheet toimivat, omatoimisen sivustonluonnin on oltava käytössä ja sinulla on oltava riittävät oikeudet käyttää omatoimista sivustonluontia.

  • Sivuston luominen toisessa SharePoint-sivustossa

    Toimintaohjeet

    1. Valitse ylälinkkipalkista Luo.

    2. Valitse verkkosivujen luettelosta Sivustot ja työtilat.

    3. Kirjoita Otsikko ja kuvaus ‑kohtaan uuden sivuston nimi ja kuvaus.

    4. Kirjoita verkkosivuston osoitteen kohtaan verkko-osoite (URL), jonka kautta käyttäjät pääsevät uuteen sivustoon.

      Osoitteen ensimmäinen osa annetaan sinulle valmiina.

    5. Määritä Käyttöoikeudet-kohdassa, käytetäänkö sivustossa samoja tilejä ja sivustoryhmätietoja kuin nykyisessä verkkosivustossa.

    6. Valitse Luo.

    7. Valitse mallivalintasivulla ryhmäsivuston malli ja valitse sitten OK.

      Huomautus: Jos otat käyttöön yksilölliset käyttöoikeudet, pääsivuston käyttäjätilien ja sivustoryhmien kopio säilyy alisivustossa. Voit sen jälkeen poistaa tarpeettomat tilit ja sivustoryhmät sekä lisätä uusia tarpeen mukaan. Alisivusto säilyttää samat sivustoryhmän asetukset anonyymeille (vieras) käyttäjille kuin pääsivustossa, ellet määritä eri sivustoryhmää.

    Huomautus: Näiden vaiheiden suorittaminen edellyttää, että olet sivustoryhmän jäsen, jolla on alisivuston luontioikeudet. Alisivuston luontioikeus sisältyy oletusarvoisesti Järjestelmänvalvoja-sivustoryhmään.

Vaihe 2: Ryhmän tarpeiden selvittäminen

Sivuston luominen on nopea prosessi, mutta sivuston sisällön päättäminen kestää jonkin aikaa. Ryhmän jäsenenä todennäköisesti tiedät, mitä tietoja ryhmäsi käyttää ja missä tiedot ovat. Käytä jonkin verran aikaa sen arvioimiseen, mitä käytössä on ja mitä verkkoon halutaan laittaa.

Tietoja, joiden laittamista verkkoon kannattaa harkita:

  • Tiedostot (projektitiedostot, suunnitelmat, ehdotukset, esitykset, tarjoukset – käytännössä kaikki, mitä ryhmän pitää lukea tai käyttää).

  • Ryhmän aikataulut (lomakalenterit, henkilökohtaiset työ- ja loma-aikataulut, projektiaikataulut jne.). Voit kirjata jaetut tapahtumat sivustoon ja tarkastella niitä Kalenteri-näkymässä.

  • Yhteystiedot (työryhmän jäsenet, kumppanit, asiakkaat, toimittajat ja tavarantoimittajat jne.). Voit luoda erilliset yhteystietoluettelot sisäisille ja ulkoisille yhteystiedoille tai sekoittaa ne käyttämällä lajittelu- ja suodatuskenttiä.

  • Tehtävät tai toimeksiannot (kuka tekee mitäkin?).

  • Usein käytettyjä linkkejä muihin sivustoihin (esimerkiksi muihin asiaan liittyvien projektien tai ryhmien sivustoihin).

  • Tärkeät ilmoitukset tai uutiset, jotka on saatava koko ryhmän tietoon.

Nämä ovat vain esimerkkejä tiedoista, joita verkossa voidaan tarvita. Tarkista ryhmältä, mitä tietoja tarvitaan. Jos ryhmä luettelee tietoja, jotka eivät vastaa SharePoint-sivustosi valmiita luetteloita, voit lisätä tiedot luomaasi mukautettuun luetteloon.

Vaihe 3: Sivuston rakentaminen

Siirtyminen verkkoon edellyttää ryhmän työskentelytapojen muuttamista. Jotta muutos onnistuu, ryhmälle on luotava houkutteleva, järjestelmällinen ja (ennen kaikkea) merkityksellinen sivusto.

Huomautus: Tässä osassa olevien vaiheiden suorittaminen edellyttää, että olet on verkkosuunnittelijoiden tai järjestelmänvalvojien sivustoryhmän jäsen.

Aloita sivuston rakentaminen oletussivustosta ja

mukauta sitä.

Voit mukauttaa oletuskohteita ryhmän tarpeiden mukaan. Haluatko, että tapahtumat näkyvät kalenterissa? Hyvä! Vaihda kalenterinäkymään.

Voit mukauttaa aloitussivua, jotta siinä näkyy organisaatiosi logo, tai käyttää teemaa, jolla voit lisätä mukautettua ilmettä koko sivustoon. Voit yksittäisissä luetteloissa lisätä tai poistaa sarakkeita ja näyttää vain haluamasi tiedot. Jos esimerkiksi haluat, että yhteystietoluettelo sisältää sekä sisäiset että ulkoiset kumppanit, voit lisätä sarakkeen sisäinen/ulkoinen. Voit myös muuttaa luettelon näkymiä siten, että se sisältää vain käyttämäsi sarakkeet tai näyttää tiedot ryhmän kannalta merkityksellisemmällä tavalla. Voit esimerkiksi muuttaa tapahtumaluettelon näkymään kalenterimuodossa luettelon sijaan.

  • Aloitussivulla olevan kuvan vaihtaminen

    Toimintaohjeet

    1. Valitse sivustosi aloitussivulla Muokkaa jaettua sivua, osoita kohtaa Muokkaa jaettuja Web-osia ja valitse sitten Sivuston kuva.

    2. Kirjoita sivuston kuvan työkaluruudunKuvan linkki -kenttään käytettävän kuvatiedoston täydellinen verkko-osoite ja valitse sitten OK.

  • Teeman lisääminen

    Valittavana on useita erilaisia teemoja. Esimerkiksi Kompassi-teema näyttää tältä:

    Kompassi-teeman esikatselu

    Sonora-teema puolestaan näyttää tältä:

    Sonora-teeman esikatselu

    Toimintaohjeet

    1. Valitse ylälinkkipalkista Sivuston asetukset. Valitse sivuston asetusten sivun Mukauttaminen-osasta Käytä teemaa sivustossa.

    2. Valitse teema Käytä teemaa verkkosivulla -sivulta ja valitse sitten Käytä.

  • Sarakkeen lisääminen tai muuttaminen

    Toimintaohjeet

    1. Valitse luettelon, tiedostokirjaston tai keskustelupalstan näyttävältä sivulta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    2. Muokkaa saraketta Sarakkeet-osassa napsauttamalla sarakkeen nimeä. Jos haluat lisätä sarakkeen, valitse Lisää uusi sarake.

    3. Täytä lomake ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Jotakin tietotyyppejä ei voida muuntaa saraketyyppiä vaihdettaessa. Jos esimerkiksi muutat useita tekstirivejä sisältävän sarakkeen numerosarakkeeksi, tekstitieto menetetään.

  • Sarakkeen poistaminen

    Toimintaohjeet

    1. Valitse luettelon, tiedostokirjaston tai keskustelupalstan näyttävältä sivulta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    2. Napsauta poistettavan sarakkeen nimeä Sarakkeet-osan Sarake (muokkaa napsauttamalla) -luettelossa.

    3. Valitse sivun alaosasta Poista.

    Tiettyjä valmiita sarakkeita, kuten otsikkoa, ei voi poistaa.

  • Oletusnäkymän muuttaminen uuden sarakkeen lisäämiseksi

    Toimintaohjeet

    1. Valitse luettelon näyttävältä sivulta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    2. Napsauta Näkymät-osassa näkymän nimeä (esimerkiksi yhteystietoluettelossa oletusnäkymä on Kaikki yhteystiedot) Näkymä (muokkaa napsauttamalla) -sarakkeessa.

    3. Valitse Sarakkeet-osassa uuden sarakkeen nimen vieressä oleva Näytä-valintaruutu.

    4. Valitse sivun alaosasta OK.

  • Kalenterinäkymän luominen luettelolle

    Tapahtumaluettelo käyttää oletusarvoisesti kalenterinäkymää, joten kyseiselle luettelolle ei tarvitse luoda kalenterinäkymää. Jos haluat luoda kalenterinäkymän muulle luettelolle, joka sisältää päivämäärän ja kellonajan, voit tehdä sen helposti.

    Kalenterinäkymä näyttää tältä:

    Kalenterinäkymä

    Toimintaohjeet

    1. Valitse luettelon näyttävältä sivulta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    2. Valitse Näkymät-osasta Luo uusi näkymä.

    3. Luettelonimi: Valitse Luo näkymä -sivulta Kalenterinäkymä.

    4. Täytä lomake ja määritä, mihin sarakkeisiin kalenteri perustuu ja miten tiedot näytetään (päivä-, viikko- tai kuukausinäkymä). Valitse sitten OK.

      Peruskalenteri- ja Peruskalenteri seuraavalla aikavälillä -luettelot luodaan vetämällä päivämäärä- ja aikatietoja sisältäviä sarakkeita. Esimerkiksi yhteystietoluettelo sisältää oletusarvoisesti kaksi saraketta, joissa on päivämäärätietoja: Muokattu ja Luotu. Voit perustaa kalenterin toiseen näistä sarakkeista tai näyttää sarakkeen arvojen aikavälin.

Luo se!

Jos oletuskohteet eivät riitä, voit luoda muita kohteita tarpeen mukaan. Voit luoda mukautettuja luetteloita, lisää tiedostokirjastoja, alisivustoja erikoisprojekteille ja niin edelleen. Esimerkiksi:

  • Tarvitsetko useita kalentereita? Luo uusi! Voit luoda sivustoon uusia esiintymiä mille tahansa oletusarvoiselle luettelolle tai kirjastolle.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse sivuston ylälinkkipalkista Luo.

    2. Napsauta luotavan luettelon nimeä.

    3. Täytä lomake ja valitse sitten Luo.

  • Onko tarpeen näyttää tietoja, jotka eivät sovi vakioluetteloon? Luo mukautettu luettelo.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse sivuston ylälinkkipalkista Luo.

    2. Valitse mukautettujen luetteloiden osiosta Mukautettu luettelo.

    3. Täytä lomake ja valitse sitten Luo.

    4. Valitse Luettelon_nimi-sivun Toiminnot-osasta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    5. Luo luettelossa tarvittavat sarakkeet valitsemalla Sarakkeet-osassa Lisää uusi sarake. Voit sen jälkeen valita Näkymät-luettelosta Kaikki kohteet ja lisätä sarakkeet kyseiseen näkymään.

  • Tarvitsetko kokonaisen verkkosivun? Luo verkko-osasivu, joka sisältää mukautetun HTML-koodin ja luettelotiedot.

    Valittavana on useita verkko-osasivun asetteluja. Esimerkiksi asettelu Oikea sarake, Ylätunniste, Alatunniste, Ylärivi, 3 saraketta tuottaa alueita sisältävän sivun, joka näyttää tältä:

    Verkko-osasivun asettelu

    Toimintaohjeet

    1. Valitse sivuston ylälinkkipalkista Luo.

    2. Valitse verkkosivujen luettelosta Verkko-osasivu.

    3. Täytä lomake ja valitse sitten Luo.

      Huomautus: Verkko-osasivut luodaan tiedostokirjastojen sisällä. Voit silti linkittää verkko-osasivuun mistä tahansa, vaikka pikakäynnistyspalkista, jos mukautat pikakäynnistyspalkkia Windows SharePoint Services -teknologian kanssa yhteensopivassa verkkosivueditorissa (esimerkiksi Microsoft Office FrontPage 2003:ssa). Lisätietoja on jäljempänä tässä artikkelissa kohdassa Pikakäynnistyspalkin mukauttaminen.

  • Tarvitseeko tiedostot järjestää? Luo tiedostokirjastoon kansioita, jotta toisiinsa liittyvät tiedostot ovat samassa paikassa.

    Tiedostokirjastojen kansiot näyttävät pitkälti samanlaisilta kuin kansiot tiedostojärjestelmässä:

    Tiedostokirjaston kansiot

    Toimintaohjeet

    1. Valitse muutettavan tiedostokirjaston työkaluriviltä Uusi kansio.

    2. Kirjoita Nimi-ruutuun uuden kansion nimi ja valitse Tallenna ja sulje.

  • Tarvitsetko sivuprojekteja? Luo niille alisivustoja.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse sivuston ylälinkkipalkista Luo.

    2. Valitse verkkosivujen luettelosta Sivustot ja työtilat.

    3. Täytä lomake ja valitse sitten Luo.

Järjestä uudelleen.

Voit mukauttaa aloitussivua ja näyttää vain tarvittavat tiedot. Aloitussivun oletusarvoista sisältöä ei tarvitse säilyttää, vaan voit näyttää ryhmälle tärkeitä tietoja. Aloitussivu on verkko-osasivu, joten sivun verkko-osia on helppo lisätä, poistaa ja järjestää uudelleen.

  • Verkko-osan lisääminen aloitussivulle

    Toimintaohjeet

    1. Napsauta sivustossa Sivuston asetukset -painiketta.

    2. Valitse sivuston asetusten sivun Mukauttaminen-osasta Mukauta aloitussivu.

    3. Etsi Lisää verkko-osia -ruudusta lisättävän luettelon, tiedostokirjaston tai muun kohteen verkko-osa.

    4. Napsauta lisättävän verkko-osan nimeä ja vedä se haluamaasi kohtaan aloitussivulla.

      Voit myös napsauttaa verkko-osan nimeä ja valita Lisää verkko-osia -ruudun Lisää kohteeseen -ruudusta alueen, jossa haluat verkko-osan näkyvän. Valitse sitten OK.

    5. Kun olet lisännyt haluamasi verkko-osat, napsauta Lisää verkko-osia -ruudun Sulje-painiketta sulkemispainike .

  • Verkko-osien siirtäminen aloitussivulla

    Toimintaohjeet

    1. Valitse aloitussivulla Muokkaa jaettua sivua ja valitse sitten Suunnittele tämä sivu, jotta pääset muokkaustilaan.

      Jos näet Muokkaa omaa sivua -sivun Muokkaa jaettua sivua -sivun sijasta, sinun on vaihdettava jaettuun näkymään. Valitse Muokkaa omaa sivua ja valitse sitten Jaettu näkymä. Jatka sen jälkeen näiden ohjeiden mukaisesti.

    2. Napsauta siirrettävän verkko-osan otsikkoriviä ja vedä verkko-osa uuteen paikkaan.

    3. Kun olet järjestänyt kaiken uudelleen, valitse Muokkaa jaettua sivua ja valitse sitten Suunnittele tämä sivu uudelleen, jotta pääset näyttötilaan.

  • Verkko-osan poistaminen aloitussivulta

    Toimintaohjeet

    1. Valitse aloitussivulla Muokkaa jaettua sivua ja valitse sitten Suunnittele tämä sivu, jotta pääset muokkaustilaan.

      Jos näet Muokkaa omaa sivua -sivun Muokkaa jaettua sivua -sivun sijasta, sinun on vaihdettava jaettuun näkymään. Valitse Muokkaa omaa sivua ja valitse sitten Jaettu näkymä. Jatka sen jälkeen näiden ohjeiden mukaisesti.

    2. Napsauta poistettavan verkko-osan otsikkorivillä verkko-osan valikkopainiketta WWW-osien valikkopainike ja valitse sitten Sulje.

      Huomautus: Muista napsauttaa Sulje-painiketta Poista-painikkeen sijasta.

    3. Kun olet järjestänyt kaiken uudelleen, valitse Muokkaa jaettua sivua ja valitse sitten Suunnittele tämä sivu uudelleen, jotta pääset näyttötilaan.

  • Pikakäynnistyspalkin mukauttaminen

    Voit mukauttaa pikakäynnistyspalkkia Microsoft Office FrontPage 2003 -ohjelmalla tai muulla SharePoint-yhteensopivalla verkkosivueditorilla. Avaa FrontPagessa sivuston aloitussivu (default.aspx) ja valitse sitten jokin luokista (Tiedostot, Kuvat, Luettelot, Keskustelut, Kyselyt), jotta pääset lisäämään linkin. Lisätietoja on FrontPagen ohjejärjestelmän aiheessa Windows SharePoint Servicesin pikakäynnistyspalkin muuttaminen FrontPage 2003:lla.

Poista se!

Voit huoletta poistaa oletusarvoiset kohteet, joita et tarvitse. Eikö ilmoituksille ole tarvetta? Poista ne! Voit aina luoda uuden Ilmoitukset-luettelon myöhemmin, jos muutat mielesi.

Oletusluettelot on helppo luoda uudelleen Luo-sivun kautta. Voit siis poistaa tarpeettomat oletusluettelot ilman huolta siitä, tarvitsetko niitä myöhemmin. Muista, että tämä koskee vain oletusluetteloita (Linkit, Ilmoitukset, Yhteystiedot, Tapahtumat, Tehtävät ja Ongelmat). Luetteloita, joissa on jo tietoa, joita on mukautettu tai jotka ovat kokonaan mukautettuja, ei voi luoda helposti uudelleen, joten ole varovainen. Varmista aina ennen poistamista, että niitä ei enää tarvita edes jatkossa.

Huomautus: Jos haluat poistaa oletusluettelon, joka sisältää vähintään yhden kohteen, luettelo kannattaa ensin varmuuskopioida. Voit varmuuskopioida luettelon joko viemällä sen laskentataulukkoon tai tallentamalla sen luettelomallina sisällön kera. Lisätietoja luettelon tallentamisesta mallina on Windows SharePoint Servicesin ohjejärjestelmän aiheessa Luettelomallien hallinta.

  • Oletusluettelon poistaminen

    Toimintaohjeet

    1. Valitse poistettava luettelo aloitussivulta tai Tiedostot ja luettelot -sivulta.

    2. Varmista, että luettelossa ei ole tietoja.

      Huomautus: Oletusluettelot sisältävät usein yhden kohteen esimerkiksi tai aloituskohdan merkiksi. Esimerkiksi Ilmoitukset-luettelossa on kohde nimeltä Windows SharePoint Servicesin käytön aloittaminen. Kyseisen kohteen voi poistaa luettelon ohessa, koska se luodaan uudelleen, jos päätät luoda luettelon uudelleen. Ilmoitukset-luetteloa ja kaikkia sen ilmoituksia ei kannata poistaa, jos ryhmäsi jäsenet ovat luoneet ilmoituksia.

    3. Valitse Toiminnot‑luettelosta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    4. Valitse Mukauta luetteloa -nimisivun Yleiset asetukset -osasta Poista tämä luettelo.

    5. Valitse luettelon poiston vahvistusruudusta OK, jos haluat poistaa luettelon. Valitse Peruuta, jos haluat jättää sen sivustoosi.

    Windows SharePoint Services ei sisällä poiston peruutustoimintoa. Jos poistat mukautetun luettelon tai tietoja, kohteita tai tiedostoja luettelosta tai tiedostokirjastosta, luettelo tai tiedot katoavat ikuisiksi ajoiksi, ellei käytössäsi ole palvelinvarmuuskopiota, josta voit palauttaa tiedot.

Suojaus

Jos olet sivuston järjestelmänvalvoja, olet vastuussa sivuston käyttöoikeuksien määrittämisestä. Voit määrittää, ketkä saavat lukea, lisätä ja muuttaa sivuston tietoja. Voit hallita sivuston käyttöoikeuksia lisäämällä sivuston jäseniä ja määrittämällä heille oikeudet, joko sivustoryhmien (joita käytetään käyttöoikeuden myöntämiseen koko sivustossa) kautta tai myöntämällä yksittäisiä oikeuksia määrättyyn luetteloon.

Sivuston suojauksessa huomioitavia asioita:

  • Mitä oikeuksia käyttäjät tarvitsevat sivustossa?

    Paras vaihtoehto on määrittää käyttäjille aluksi matalin mahdollinen käyttöoikeustaso (esimerkiksi Lukija-sivustoryhmä) ja myöntää sitten lisää oikeuksia (esimerkiksi Osallistuja- tai Verkkosuunnittelija-sivustoryhmät) käyttäjille, jotka todella tarvitsevat niitä. Lisää käyttäjiä ja myönnä heille oikeudet sivustoryhmien avulla.

    Toimintaohjeet

    1. Napsauta sivustossa Sivuston asetukset -painiketta.

    2. Valitse Hallinta-osiosta Hallitse käyttäjiä.

    3. Valitse Käyttäjien hallinta -sivulta Lisää käyttäjiä.

    4. Lisää käyttäjät ja määritä heidät sivustoryhmään ohjatun toiminnon vaiheiden mukaisesti.

  • Tarvitsevatko kaikki käyttäjät saman käyttöoikeustason kaikissa luetteloissa? Muista suojata arkaluontoiset tai rajoitetut tiedot.

    Jos sinulla on luettelo, johon vain joidenkin käyttäjien tulee päästä, rajoita luettelon käyttöoikeuksilla käyttäjiä, jotka voivat lukea luetteloa tai kirjoittaa siihen.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse luettelosivun Toiminnot‑luettelosta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    2. Valitse Mukauta luettelon_nimi -sivulla Muuta tämän luettelon käyttöoikeuksia.

    3. Tee Muuta käyttöoikeuksia: luettelon_nimi -sivulla jokin seuraavista:

      • Jos haluat lisätä määrätyt käyttöoikeudet omaavia käyttäjiä luetteloon, valitse Lisää käyttäjiä ja lisää käyttäjät sekä määritä heidän käyttöoikeutensa ohjatun toiminnon vaiheiden mukaisesti.

      • Jos haluat poistaa käyttäjän, valitse käyttäjän nimen vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Poista valitut käyttäjät.

      • Jos haluat muuttaa käyttäjän käyttöoikeuksia, valitse käyttäjän nimen vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Muokkaa valittujen käyttäjien käyttöoikeuksia.

  • Onko sivustossa tiedostokirjastoja, joissa uusi sisältö pitää hyväksyä ennen kuin se lisätään?

    Jos on, voit säädellä sisällön hyväksyntä -toiminnolla, mitä tiedostokirjastoon lisätään.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse tiedostokirjaston sivun Toiminnot‑luettelosta Muokkaa asetuksia ja sarakkeita.

    2. Valitse Mukauta luettelon_nimi -sivulla Muuta yleisiä asetuksia.

    3. Tiedostokirjaston asetuksissa: Valitse kirjaston nimisivun Sisällön hyväksyntä -osan Vaadi lähetettyjen kohteiden sisällön hyväksyminen -kohdasta Kyllä.

    4. Valitse OK.

Tavoitteenasi on tietää ja hallita sivuston käyttöä, joten varmista ennen käyttöönottoa, että olet lisännyt sivustoon oikeat henkilöt ja myöntänyt heille sopivat käyttöoikeudet.

Vaihe 4: Kokeileminen

Kun olet luonut sivuston, varmista, että se toimii haluamallasi tavalla. Lisää luetteloihin oikeita tai tilapäisiä tietoja. Lataa tiedosto tai kaksi. Katso, näkyvätkö tiedot halutulla tavalla. Poista turhat tiedot ja lisää puuttuvat tiedot. Siirtele osia aloitussivulla. Kokeile näkymiä. Ohjeita näihin tehtäviin on kohdassa Vaihe 3: Sivuston rakentaminen ja Windows SharePoint Servicesin ohjejärjestelmässä.

Kun olet tyytyväinen sivuston toimintaan, voit avata sen muille käyttäjille.

Vaihe 5: Sivuston avaaminen käyttäjille

Nyt on käyttöönoton aika. Tässä vaiheessa voit viimeistellä käyttäjien lisäämisen sivustoon ja myöntää heille tarvittavat käyttöoikeudet. Kun olet valmis, lähetä käyttäjille sähköpostiviesti (jos et ole vielä lisännyt käyttäjiä, voit lähettää sähköpostiviestin käyttämällä ohjattua Lisää käyttäjiä -toimintoa) ja ilmoita sivustosta käyttäjille. Kerro viestissä, missä uusi sivusto sijaitsee ja mitä sivustossa on odotettavissa. Mukautettu aloitussivusi on hyvä lähtökohta käyttäjille ja se sisältyy oletusarvoisesti Lisää käyttäjiä -sähköpostiviestiin.

Voit myös aloittaa palautteen keräämisen: Onko sivusto odotetun kaltainen? Onko se hyödyllinen? Käyttäjille kannattaa antaa palautemahdollisuus sivustossa, jotta he voivat kertoa tarpeistaan. Tapoja luoda palautesilmukka:

  • Luo palautelaatikko luettelon muodossa.

    Vihje: Luo mukautettu luettelo ja lisää siihen kentät Ehdottaja, Ehdotus ja Seuranta (tai Tila). Kutsu luetteloa palautelaatikoksi ja varmista, että se näkyy pikakäynnistyspalkissa.

  • Luo aloitussivulle palautelomake käyttämällä lomake-Web-osaa.

    Jos hallitset HTML:n ja JavaScriptin, voit ohjelmoida lomakkeen siten, että saat ilmoituksen automaattisesti tai ehdotukset kirjataan luetteloon.

  • Lisää palautteen sähköpostiosoite aloitussivulla.

    Lisää Sisällön muokkaus -Web-osalla teksti Ota yhteyttä: ja lisää sähköpostiosoitteeseen johtava hyperlinkki.

  • Kyselyn lähettäminen

    Pyydä käyttäjien mielipiteitä luomalla kysely Luo-sivulla. Anna kyselyn nimeksi Sivustopalaute ja lisää se pikakäynnistyspalkkiin, jotta se näkyy, kun käyttäjät tarkastelevat aloitussivua.

Palautetta ei välttämättä tule paljoa, mutta saatat silti yllättyä. Haluat myös kuulla, kun sisältöä on siirretty eikä sen linkki enää toimi tai jos käyttäjä ei löydä eilen lisäämääsi tiedostoa.

Vaihe 6: Pidä sivusto tuoreena

Voit rentoutua hetkeksi käyttöönoton jälkeen. Muista kuitenkin, että kaikki sivustot edellyttävät ylläpitoa. Ohessa on muutamia ehdotuksia sivuston pitämiseksi tuoreena:

  • Käy sivustossa säännöllisesti. Varmista, että aloitussivu sisältää kaikki tärkeät tiedot. Jos ryhmä on muuttunut (joko jäsenyydeltään tai käyttötarkoitukseltaan), varmista, että asia näkyy sivustossa.

  • Selvitä palautesilmukan avulla päivitettävä tai muokattava sisältö. Jos käyttäjät kysyvät jatkuvasti, kenen vastuulla on tiistain kokouksen tarjoilu, on ehkä syytä lisätä tiedosto Tarjoiluaikataulu.

  • Tarkastelemalla käyttöanalyysia näet, mitä sisältöä käytetään eniten ja mitä vähiten. Jos sisältöä ei ole käytetty kuuteen kuukauteen, pitääkö sisältö säilyttää vai voiko sen arkistoida?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×