Työpöytätietokannan tietojen suodattaminen

Kun haluat käyttää suodatinta, napsauta hiiren kakkospainikkeella kenttää tai ohjausobjektia, jota haluat käyttää suodattamiseen, ja valitse sitten suodatuskomento pikavalikon alaosasta. Jos haluat käyttää tiettyä arvoa suodattimen perustana, valitse arvo, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten suodatuskomento. Suodatusvaihtoehdot vaihtelevat käytettävän kentän tietotyypin mukaan. Suodatusvaihtoehdot näyttävät tältä, kun valittuna on tekstikenttä, jonka arvona on hello world:

Pikavalikko ja sen tekstin suodatusvaihtoehdot

Suodattimien avulla voit näyttää lomakkeessa, raportissa, kyselyssä tai taulukossa vain tietyt tietueet tai tulostaa raportista, taulukosta tai kyselystä vain haluamasi tietueet. Suodatinta käyttämällä voit rajoittaa näkymässä näytettäviä tietoja muuttamatta itse kyselyn, lomakkeen tai raportin rakennetta.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten suodattimia käytetään, tallennetaan ja poistetaan Access-tietokannassa. Lisätietoja suodattamisesta Access-sovelluksessa on blogikirjoituksessa Tietojen suodattaminen Access 2013 -sovelluksessa. Lisää yleistä tietoa Access-sovelluksista on artikkelissa Access-sovelluksen luominen.

Tämän artikkelin sisältö

Tietoja suodattamisesta

Suodattimen käyttötapoja

Siirtyminen tietojen suodatetun ja suodattamattoman näkymän välillä

Suodattimen poistaminen

Suodattimen tallentaminen ja käyttäminen automaattisesti

Tietoja suodattamisesta

Näytettyjen tietojen rajoittaminen on tietokannan perustoiminto, ja suodattaminen on eräs tapa toteuttaa se. Joissakin tapauksissa kysely on kuitenkin parempi vaihtoehto. Jos päätät käyttää suodatinta, voit valita erilaisista suodatustavoista: yleisimmät suodattimet, suodatus valinnan mukaan ja suodatus lomakkeen mukaan.

Milloin kannattaa käyttää kyselyä?

Joissakin tapauksissa kysely soveltuu paremmin näytettävien tietojen rajoittamiseen kuin suodattaminen. Kyselyn luominen kestää hieman kauemmin. Se edellyttää muun muassa kyselyn suunnittelua ja taulukoiden lisäämistä. Kun kysely on luotu, käytössäsi on tietolähde, jota voit käyttää tietojen jakamiseen lomakkeisiin, raportteihin, muihin kyselyihin tai mihin tahansa tietolähdettä käyttävään toimintoon. Harkitse kyselyn käyttämistä seuraavissa tapauksissa:

  • Aiot käyttää samaa rajoitettua tietojoukkoa toistuvasti uudelleen ja mahdollisesti usean objektin kanssa. Suodatin voidaan tallentaa, poistaa ja ottaa uudelleen käyttöön, mutta suodatinta ei voi käyttää muun kuin sen objektin kanssa, jolle se luotiin.

  • Haluat sisällyttää useita vaihtoehtoja samanaikaisesti (useita vaihtoehtoisia ehtojoukkoja). Vaikka tämä onkin mahdollista lomakkeen mukaan tehtävässä suodatuksessa, kyselyssä näet kaikki vaihtoehtoiset ehtojoukot samanaikaisesti. Suodata lomakkeen mukaan -toiminnossa ne näkyvät eri välilehdissä.

Suodattimet tukevat useita tietotyyppejä

Käytettävissä on useita suodatintyyppejä, joista osa toimii vain tietyn tietotyypin kanssa, kun taas toiset toimivat useiden tietotyyppien kanssa. Käytettävät suodattimet vaihtelevat suodatettavan kentän tyypin ja arvojen mukaan. Seuraavassa kuvassa on esitetty päivämäärä-/aikatietojen yleisimmät suodattimet.

Suodattaminen päivämääräkentän mukaan

1. Päivämäärä-/aikatietojen yleisimmät suodattimet

2. Kaikki jakson päivämäärät -suodatin on käytettävissä vain päivämäärä-/aikatiedoissa. Se ohittaa päivämääräarvojen päivä-ja vuosiosan.

Suodattimen käyttäminen uudelleen

Jos tallennat objektin, jossa on suodatin, suodatin on käytettävissä, kun avaat objektin seuraavan kerran. Voit määrittää SuodataLadattaessa-ominaisuuden ohjaamaan, käytetäänkö suodatinta, kun objekti avautuu.

Jos haluat käyttää suodatinta uudelleen muiden tietokantaobjektien kanssa, voit tallentaa sen kyselynä.

Sivun alkuun

Suodattimen käyttötapoja

Käytettävissä on kolme pääasiallista suodatustapaa:

  • Yleiset suodattimet    – Yleisimpien suodattimien avulla voit helposti valita tietyt suodatettavat arvot tiedoista ja lisätä sisäisiä vertailusuodattimia, kuten Sisältää.

  • Suodata valinnan mukaan    – Tämä menetelmä toimii hyvin, jos näet arvon, jota haluat käyttää suodattimena.

  • Suodata lomakkeen mukaan – Jos haluat käyttää useita suodattimia samanaikaisesti, Suodata lomakkeen mukaan -menetelmä helpottaa prosessin hallintaa.

Yleisimmät suodattimet

Yleisimmät suodattimet on määritetty valmiiksi useimmille tietotyypeille, ja ne mahdollistavat kyseisen tietotyypin perussuodatuksen. Kun suodatat päivämäärä-/aikatietoja, voit esimerkiksi jättää pois tietyn päivämäärän jälkeiset päivämäärät Ennen-suodattimen avulla.

Huomautus:  Yleiset suodattimet toimivat yhdessä kentässä kerrallaan. Jos haluat suodattaa useita kenttiä tai ohjausobjekteja, voit suodattaa jokaisen erikseen tai käyttää erikoissuodatusta.

Yleisten suodattimien käyttäminen    Napsauta suodatettavan kentän otsikkoa. Yleisimmät suodattimet näkyvät näyttöön tulevan pikavalikon alaosassa.

Yleisimmät päivämääräsuodattimet
Päivämäärä-/aikatietojen yleisimmät suodattimet

1. Jos haluat suodattaa tiettyjen arvojen mukaan, käytä valintaruutuluetteloa. Luettelossa näkyvät kaikki ne arvot, jotka on tällä hetkellä tallennettu kentässä.

2. Jos haluat suodattaa arvoalueen mukaan, napsauta vertailusuodatinta ja määritä tarvittavat arvot.

Yleisen suodattimen käyttövihjeitä

  • Jos haluat suodattaa luettelosta vain yhden tai muutaman arvon, poista ensin (Valitse kaikki) -valintaruudun valinta ja valitse sitten haluamasi arvot.

  • Voit suodattaa tyhjäarvot (näyttää tietueet, joiden suodatettavissa kentissä ei ole tietoja), poista (Valitse kaikki) -valintaruudun valinta ja valitse sitten (Tyhjät)-kohdan vieressä oleva valintaruutu.

  • Voit käyttää yleismerkkejä, jotta yleinen suodatin löytää laajempia tuloksia. Esimerkiksi yleismerkki (*) vastaa mitä tahansa merkkijonoa. Voit esimerkiksi käyttää Yhtä kuin -suodatinta Etunimi-kentässä ja kirjoittaa suodatinmerkkijonoksi Miche*l*, jotta löydät kaikki Michele-nimen erilaiset kirjoitusmuodot (Michelle, Michel jne.).

  • Jos haluat käyttää yleismerkkiä suodattimessa sellaisenaan (ei yleismerkkinä), kirjoita merkki hakasulkeisiin.

Miksi yleisimmät suodattimet eivät ole näkyvissä?

Yleisimmät suodattimet eivät ole käytettävissä seuraavissa tilanteissa:

  • Tyyppikohtaisia suodattimia ei ole käytettävissä Kyllä/Ei-, OLE-objekti- ja liitekentissä.

  • Arvoluettelot eivät ole käytettävissä muistiokentissä.

  • Yleiset suodattimet eivät ole käytettävissä muissa kuin taulukkonäkymässä, lomakenäkymässä, raporttinäkymässä ja asettelunäkymässä.

Suodatus valinnan mukaan

Jos haluat käyttää valittuun arvoon perustuvaa suodatinta, valitse valintanauhassa Aloitus ja valitse sitten Lajittele ja suodata -ryhmässä Valinta. Avattavassa luettelossa näkyvät käytettävissä olevat suodatusvaihtoehdot. Kuten yleisimmissä suodattimissa, valinnan mukaan suodattamisen vaihtoehdot vaihtelevat tietotyypin mukaan. Voit suodattaa valinnan mukaan myös napsauttamalla valittua arvoa hiiren kakkospainikkeella.

Suodata valinnan mukaan -valikko

Suodatus lomakkeen mukaan

Jos haluat suodattaa täyttämällä lomakkeen, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten Suodata lomakkeen mukaan. Kun käytät suodatusta lomakkeen mukaan, Access luo suodatettavan lomakkeen kaltaisen tyhjän lomakkeen, johon voit täyttää niin monta kenttää kuin haluat. Kun olet valmis, Access etsii vastaavat tietueet. Tämä on hyödyllistä, kun haluat suodattaa useiden kenttien arvojen mukaan. Seuraavassa kuvassa esitellään yksinkertainen versio lomakkeen mukaan suodatuksesta:

Suodata lomakkeen mukaan

Huomautus: Kun käytät suodatusta lomakkeen mukaan, et voi määrittää kenttien arvoja näiden kenttätyyppien avulla: moniarvoinen, Muistio, Hyperlinkki, Kyllä/Ei tai OLE-objekti.

Vaihtoehtoisten Suodata lomakkeen mukaan -arvojen lisääminen Tai-välilehden avulla

Jos haluat lisätä erilaisia arvojoukkoja suodatusta varten, valitse Suodata lomakkeen mukaan -lomakkeen alareunasta Tai-välilehti. Uusi tyhjä lomake avautuu suodatusta varten. Aina kun käytät Tai-välilehteä, Access luo uuden välilehden. Suodata lomakkeen mukaan -lomake sisältää aina yhden käyttämättömän Tai-välilehden. Kun lisäät useita arvojoukkoja lomakkeen mukaan suodatukseen, mitä tahansa joukkoa vastaavat tietueet näytetään. Toisin sanoen mitä enemmän Tai-välilehtiä käytetään, sitä enemmän tietoja suodatin sisältää.

Erikoissuodatus ja lajittelu

Joissakin tilanteissa haluat ehkä ottaa käyttöön suodattimen, jonka avulla voit tehdä enemmän kuin muilla suodatustavoilla. Voit esimerkiksi kirjoittaa suodatusehdot itse. Näissä tapauksissa voit käyttää Erikoissuodatus ja lajittelu -toimintoa, joka muistuttaa lomakkeen suunnittelutoimintoa.

  1. Avaa taulukko, kysely, lomake tai raportti johonkin seuraavista näkymistä: taulukko, lomake, raportti tai asettelu.

  2. Varmista, että näkymää ei ole vielä suodatettu. Varmista, että Ei suodatusta näkyy tietueiden siirtymispalkissa himmennettynä (ei ole käytettävissä). Jos tietueiden siirtymispalkki ei ole näkyvissä, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten Poista kaikki suodattimet (jos Poista kaikki suodattimet näkyy himmennettynä, suodattimia ei ole käytössä).

  3. Valitse valintanauhassa Aloitus, valitse Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetuksetja valitse sitten Erikoissuodatus ja lajittelu.

  4. Lisää ruudukkoon kentät, jotka haluat suodattaa.

  5. Määritä ehto kunkin kentän Ehdot-rivillä. Ehtoja käytetään siten kuin ne on määritetty, ja näyttöön tulevat vain Ehdot-rivin kaikkia ehtoja vastaavat tietueet. Jos haluat määrittää vaihtoehtoiset ehdot yhtä kenttää varten, kirjoita ensimmäinen ehto Ehdot-riville ja toinen ehto Tai-riville ja niin edelleen.

    Vihjeitä: 

    • Tai-rivin koko ehtojoukkoa käytetään vaihtoehtona Ehdot-rivin ehtojoukolle. Jos haluat käyttää jotakin ehtoa molemmissa ehtojoukoissa, kirjoita se sekä Ehdot- että Tai-riville. Saat suodatetut rivit näkyviin valitsemalla Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä.

    • Ehtoja voi opetella kirjoittamaan käyttämällä jotakin yleisimmistä suodattimista tai sellaista valintaan perustuvaa suodatinta, jonka tuottama tulos on lähellä haluamaasi. Kun suodatinta on käytetty näkymässä, tuo näkyviin Suodatin-objektivälilehti.

Suodatin-tiedostovälilehden erikoiskomennot

Suodatin-tiedostovälilehdessä on kaksi erikoiskomentoa. Kun napsautat hiiren kakkospainikkeella jotakin kohtaa välilehden rakenneruudukon yläpuolella, Lataa kyselystä- ja Tallenna kyselynä -komennot ovat käytettävissä pikavalikossa.

Suodattimen erikoisasetukset

Lataa kyselystä -komento lataa valitun kyselyn rakenteen ruudukkoon. Näin voit käyttää kyselyn ehtoja suodatusehtoina.

Tallenna kyselynä ‑komennolla voit tallentaa suodatusasetukset uutena kyselynä.

Sivun alkuun

Siirtyminen tietojen suodatetun ja suodattamattoman näkymän välillä

Jos haluat palata suodattamattomaan tietonäkymään, valitse tietueiden siirtymispalkissa Suodatettu.

Tietueiden siirtymispalkin suodatuksen vaihtopainike

Jos haluat siirtyä takaisin suodatettuun näkymään, valitse tietueiden siirtymispalkissa Suodattamaton.

Sivun alkuun

Suodattimen poistaminen

Voit poistaa suodattimen pysyvästi. Et voi ottaa uudelleen käyttöön poistettua suodatinta napsauttamalla Suodattamaton-painiketta. Suodatin on luotava uudelleen. Voit poistaa yhden suodattimen yhdestä kentästä tai kaikki suodattimet näkymän kaikista kentistä

  • Yhden suodattimen poistaminen    Napsauta suodatettua kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista suodatin kohteesta kentän nimi.

  • Kaikkien suodattimien poistaminen    Valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten Poista kaikki suodattimet.

Sivun alkuun

Suodattimen tallentaminen ja käyttäminen automaattisesti

Kun suljet taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin ja suodatin on käytössä, suodatin tallennetaan objektin kanssa. Kun objekti avataan seuraavan kerran, suodattamattomat tiedot tulevat näkyviin, mutta tallennettu suodatin on käytettävissä. Voit siirtyä suodatettuun näkymään valitsemalla tietueen siirtymispalkissa Suodattamaton. Jos haluat, että suodatinta käytetään, kun objekti avautuu, määritä SuodataLadattaessa-ominaisuuden arvoksi Kyllä.

Huomautus: SuodataLadattaessa-ominaisuuden asetusta käytetään vain ladattaessa objektia. Jos tämä ominaisuus asetetaan objektille rakennenäkymässä ja sen jälkeen siirrytään toiseen näkymään, järjestelmä ei käytä asetusta. Objekti on suljettava ja avattava uudelleen, jotta SuodataLadattaessa-ominaisuuden asetuksen muutokset tulisivat voimaan.

Suodattimen tallentaminen kyselynä

Voit tallentaa suodattimen kyselynä (jolloin voit käyttää sitä uudelleen muiden objektien kanssa) käyttämällä Erikoissuodatus ja lajittelu -toimintoa. Valitse valintanauhassa Aloitus, valitse Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten Erikoissuodatus ja lajittelu. Määritä suodatin haluamallasi tavalla, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tyhjää kohtaa Suodatin-välilehdessä ja valitse sitten Tallenna kyselynä.

Erikoissuodatus ja lajittelu -ruudun pikavalikko

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×