Työnteon helpottaminen tavoitettavuustietojen avulla

Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa sinua pitämään yhteyttä henkilöihin, jotka ovat sinulle tärkeitä, ja niihin, jotka ovat työsi loppuun saattamisen kannalta tärkeitä.

Sisältö

Tavoitettavuustilan esittäminen

Tavoitettavuustietojen muuttaminen

Tämänpäiväisestä tilanteesta viestiminen

Oman sijainnin asettaminen

Yhteyden pitäminen sinulle tärkeisiin ihmisiin

Henkilöiden etsiminen

Kiinnitä usein käytetyt yhteyshenkilöt

Ryhmien luominen henkilöille, joihin olet yhteydessä säännöllisesti

Ryhmän luominen

Henkilöiden lisääminen ryhmään

Pikaviestin lähettäminen

Uusien osallistujien kutsuminen pikaviestikeskusteluun

Kiireisen työtoverin löytäminen

Yhteyshenkilön merkintä

Yhteyshenkilön käyttämien viestintätapojen tarkistaminen

Yhteyshenkilön sijainnin tarkistaminen

Yhteyshenkilön kalenterin tarkistaminen

Jokapäiväisen viestinnän tasalla pysyminen

Sähköpostin lähettäminen yhteyshenkilölle

Tapaamisen ajoittaminen

Vastaamattomien keskustelukutsujen tarkistaminen

Häiritsevien keskeytysten välttäminen

Älä häiritse -tilan asettaminen

Tavoitettavuustilan esittäminen

Microsoft® Lync™ 2010 -tietoliikenneohjelmisto määrittää tavoitettavuutesi automaattisesti toimiesi tai Microsoft® Outlook® -kalenterin perusteella, mutta halutessasi voit myös määrittää sijainnin tai lisätä huomautuksen kertoaksesi toimistasi muille käyttäjille tarkemmin.

Tavoitettavuustietojen muuttaminen

  • Avaa Lync 2010, valitse Lyncin pääikkunassa nimesi alla oleva tavoitettavuusvalikko ja valitse sitten toinen tila, kuten Palaan pian.

Lync-tavoitettavuustila

Seuraavassa taulukossa esitellään eri tavoitettavuustilat sekä kerrotaan, mitä kukin tila tarkoittaa ja miten se asetetaan.

Tavoitettavuustila

Kuvaus

Lyncin tavoitettavuustila Käytettävissä Käytettävissä

Olet online-tilassa ja sinuun voi ottaa yhteyttä. Automaattinen tai käyttäjän asettama.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Varattu

Olet varattu etkä halua, että sinua häiritään. Automaattinen (jos käyttäjä on Outlook-kalenteriin merkityssä neuvottelussa) tai käyttäjän asettama.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Puhelu käynnissä

Sinulla on käynnissä Lync-puhelu (kahdenvälinen puhelu) etkä halua, että sinua häiritään. Automaattinen.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Kokouksessa

Olet kokouksessa (Lyncin tai Outlookin mukaan) etkä halua, että sinua häiritään. Automaattinen.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Neuvottelupuhelu käynnissä

Sinulla on käynnissä Lync-neuvottelupuhelu (Lync-kokous, jossa on ääniyhteys) etkä halua, että sinua häiritään. Automaattinen.

Lyncin tavoitettavuustila Älä häiritse Älä häiritse

Et halua, että sinua häiritään. Näet keskusteluilmoitukset vain, jos ne tulevat omaan Työryhmääsi kuuluvilta käyttäjiltä. Käyttäjän asettama.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Palaan pian

Olet poistumassa tietokoneen äärestä hetkeksi. Käyttäjän asettama.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Poistunut

Tietokoneesi on ollut käyttämättä tietyn ajan (oletuksena 5 minuutin ajan; kestoa voidaan muuttaa.) Automaattinen.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Ei töissä

Et ole töissä, eikä sinuun voi ottaa yhteyttä. Käyttäjän asettama.

Lync-tavoitettavuustila Offline-tilassa Offline-tilassa

Et ole kirjautunut sisään. Jos olet estänyt tiettyjä käyttäjiä näkemästä tavoitettavuustietojasi, tilasi on heille offline. Automaattinen.

Lyncin tavoitettavuustila Tuntematon Tuntematon

Tavoitettavuustilaa ei tiedetä. Tavoitettavuustilasi voi näkyä tuntemattomana henkilöille, jotka eivät käytä Lynciä pikaviestiohjelmanaan. Automaattinen.

Tämänpäiväisestä tilanteesta viestiminen

  • Napsauta Lyncin pääikkunassa nimesi yläpuolella olevaa muistilappua ja kirjoita sitten ilmoitus, kuten "Työskentelen kotona" tai "Olen kiireinen – lähetä mieluiten pikaviesti".

Lyncin henkilökohtaisen viestin muuttaminen

Oman sijainnin asettaminen

  • Lyncin pääikkunassa tavoitettavuustilasi alapuolella Lync näyttää sijaintisi sen mukaan, mihin verkkoon olet kytkeytyneenä. Voit tehdä tästä sijainnista ymmärrettävämmän nimeämällä sen esimerkiksi "Työpaikaksi" tai "Kodiksi". Yhteyshenkilöt, joille haluat kertoa sijaintisi, ymmärtävät siten paremmin, missä olet. Tietoja tietosuojatason muokkaamisesta löytyy kohdasta Hallinnoi tavoitettavuustietojasi.

Lyncin Näytä sijainti

Sivun alkuun

Yhteyden pitäminen sinulle tärkeisiin ihmisiin

Voit luoda yhteystietoluettelosi niin, että viestintäsi helpottuu ja voit nähdä sinulle tärkeimpien ihmisten tavoitettavuus- ja yhteystiedot. Helpoin tapa löytää henkilöitä, olivat he sitten yhteystietoluettelossasi tai eivät, on etsiä heitä hakuruudun avulla. Nimen tai puhelinnumeron lisäksi voit käyttää hauissa myös muita hakusanoja, joita yhteyshenkilö on saattanut mainita profiilissaan. Jos hakuruudun alapuolella näkyy Taito-painike, voit tehdä hakuja taitojen tai osaamisalueiden perusteella.

Jotta yhteystietoluettelosi järjestäminen olisi helpompaa, Lync pitää automaattisesti yllä Usein käytetyt yhteyshenkilöt -luetteloa, johon kuuluvat ne 10 henkilöä, joiden kanssa keskustelet useimmin. Tärkeimmät yhteyshenkilöt voi myös "kiinnittää" tämän yhteyshenkilöryhmän alkuun, josta ne voi avata nopeasti. Lync 2010 esitäyttää kiinnitettyyn luetteloon oman työryhmän jäsenet.

Henkilöiden etsiminen

  • Kirjoita henkilön nimi Lyncin pääikkunassa olevan yhteystietoluettelon hakuruutuun. Tulokset ilmestyvät ruudun alle.

Yhteyshenkilön hakeminen

Kiinnitä usein käytetyt yhteyshenkilöt

  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa tai hakutuloksissa olevaa yhteyshenkilöä ja valitse sitten Kiinnitä usein käytettyihin yhteyshenkilöihin.

Communicator

Sivun alkuun

Ryhmien luominen henkilöille, joihin olet yhteydessä säännöllisesti

Haluatko lähettää pikaviestin kokonaiselle ryhmälle? Luomalla ryhmän jokaiselle tiimille, jonka kanssa työskentelet, voit nähdä milloin tahansa, ketkä tiimin jäsenet ovat käytettävissä, tai ottaa yhteyttä koko tiimiin.

Ryhmän luominen

  • Napsauta Lyncin pääikkunan yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella jonkin ryhmän nimeä (esimerkiksi Usein käytetyt yhteyshenkilöt), valitse Luo uusi ryhmä ja nimeä ryhmä.

Luo uusi ryhmä -painike valittuna (napsautettu hiiren kakkospainikkeella olemassa olevan ryhmän nimeä)

Henkilöiden lisääminen ryhmään

  • Tee yhteystietoluettelossa jokin seuraavista toimista:

    • Vedä yhteyshenkilöt ryhmään.

    • Etsi yhteyshenkilöä hakutoiminnolla, napsauta sitten hakutuloksissa hiiren kakkospainikkeella haluamaasi henkilöä, valitse Lisää yhteystietoluetteloon ja napsauta sitten luomasi ryhmän nimeä.

Pikaviestin lähettäminen

  1. Tee yhteystietoluettelossa jokin seuraavista toimista:

    • Lähetä pikaviesti yhteyshenkilölle napsauttamalla hänen nimeään hiiren kakkospainikkeella. Lähetä pikaviesti ryhmälle napsauttamalla ryhmän nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Lähetä pikaviesti.

  2. Kirjoita viestisi avautuvan keskusteluikkunan viestin kirjoituskenttään ja paina sitten Enter-näppäintä.

Uusien osallistujien kutsuminen pikaviestikeskusteluun

  • Valitse keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikosta Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla.

Lyncin Kutsu henkilöitä

Voit lisätä keskusteluun osallistujia myös vetämällä yhteyshenkilöitä tai ryhmiä yhteystietoluettelosta keskusteluikkunaan.

Vihje:  Voit lisätä yhteyshenkilöitä, jotka eivät kuulu organisaatioosi, valitsemalla Kutsu sähköpostilla. Vastaanottaja voi liittyä keskusteluun napsauttamalla sähköpostiviestissä olevaa linkkiä riippumatta siitä, onko hänellä Lync asennettuna.

Sivun alkuun

Kiireisen työtoverin löytäminen

Lync ei ainoastaan näytä käyttäjän tilaa (kuten Käytettävissä, Varattu tai Poissa), vaan ilmoittaa myös tämän sijainnin ja auttaa päättämään, miten henkilöön on parasta ottaa yhteyttä. Voit esimerkiksi "merkitä" yhteyshenkilön, jolloin Lync ilmoittaa sinulle heti, kun tämä henkilö tulee Käytettävissä-tilaan. Tiedät voivasi silloin lähettää hänelle pikaviestin tai käydä hänen toimistossaan.

Yhteyshenkilön merkintä

  • Napsauta yhteyshenkilöä Lyncin pääikkunan yhteystietoluettelossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten.

Communicator

Yhteyshenkilön käyttämien viestintätapojen tarkistaminen

  1. Avaa yhteyshenkilön yhteystietokortti viemällä hiiren osoitin Yhteystietoluettelossa hänen kuvansa päälle.

  2. Kortin alaosassa näet viestintätavat, joita tämä henkilö käyttää, kuten sähköposti ja pikaviestit. Voit ottaa yhteyttä henkilöön napsauttamalla jotain näistä painikkeista.

Communicator

Yhteyshenkilön sijainnin tarkistaminen

  • Avaa yhteyshenkilön laajennettu yhteystietokortti viemällä hiiren osoitin yhteystietoluettelossa hänen kuvansa päälle ja napsauttamalla sitten oikeassa alakulmassa olevaa laajennusnuolta.

Yhteystietokortin laajennus

Yhteystietokortista näkyy yhteyshenkilön kulloinenkin sijainti (verkko, johon hän on kytkeytyneenä) sekä toimisto ja puhelinnumero.

Yhteyshenkilön kalenterin tarkistaminen

  1. Avaa laajennettu yhteystietokortti kaksoisnapsauttamalla henkilön kuvaa yhteystietoluettelossasi.

  2. Katso kohdan Kalenteri vieressä olevaa tietuetta.

Communicator

Sivun alkuun

Jokapäiväisen viestinnän tasalla pysyminen

Lync on integroitu tiiviisti Outlookiin. Sen lisäksi, että voit hallita pikaviestikeskustelujasi Lyncin kautta, voit myös lähettää sähköpostiviestejä ja Outlook-kokouspyyntöjä Lync-yhteyshenkilöillesi. Lisäksi sekä Lync että Outlook ilmoittavat, jos olet jättänyt vastaamatta keskustelukutsuihin.

Sähköpostin lähettäminen yhteyshenkilölle

  1. Vie hiiren osoitin Lyncin pääikkunan yhteystietoluettelossa yhteyshenkilön kuvan tai tavoitettavuuden ilmaisimen päälle. Yhteystietokortti avautuu, ja jos tähän henkilöön voi ottaa yhteyttä sähköpostitse, alaosaan ilmestyy sähköpostipainike.

  2. Napsauttamalla tätä painiketta voit avata uuden sähköpostiviestin Outlookissa.

Communicator

Tapaamisen ajoittaminen

  • Valitse yhteystietokortissa puhelinpainikkeen vieressä oleva asetusvalikko ja valitse sitten Ajoita tapaaminen.

Communicator

Vastaamattomien keskustelukutsujen tarkistaminen

  1. Napsauta Lyncin pääikkunan oikeassa alakulmassa olevaa vastaamattomien ilmoitusten kuvaketta ja tee sitten jokin seuraavista:

    • Avaa Outlookin Keskusteluhistoria-kansio valitsemalla Vastaamattomat keskustelukutsut.

  • Kuuntele viesti valitsemalla Uusi vastaajaviesti.

Communicator

Huomautus:  Valitse Lyncin – asetukset -valintaikkunassa Henkilökohtainen ja varmista, että Tallenna pikaviestikeskusteluni Outlookin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu on valittuna.

Lyncin Henkilökohtaisten asetusten määrittäminen

Sivun alkuun

Häiritsevien keskeytysten välttäminen

Kun haluat keskittyä johonkin keskeytyksettä, voit asettaa tilaksesi Älä häiritse. Muut käyttäjät näkevät, että et halua tulla häirityksi. Jos joku yrittää kutsua sinut pikaviestikeskusteluun, hänen kutsuaan ei toimiteta sinulle – paitsi jos kutsuja kuuluu sinun Työryhmääsi. Lisätietoja tästä saat alla olevasta ohjeesta.

Älä häiritse -tilan asettaminen

  • Napsauta Lyncin pääikkunassa nykyistä tilaasi ja valitse sitten Älä häiritse.

Lyncin asetus Älä häiritse

Huomautus:  Kaikki yhteyshenkilösi ovat oletusarvoisesti työtovereita. Jos haluat liittää tietyn henkilön Työryhmään saadaksesi häneltä keskustelukutsuja silloinkin, kun tilasi on Älä häiritse, napsauta yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa, valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse sitten Työryhmä. Jos haluat estää kaikilta käyttäjiltä tulevat kutsut Älä häiritse -tilan aikana, napsauta Asetukset-painiketta, valitse Ilmoitukset ja valitse sitten Älä näytä ilmoituksia.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×