Työnkulun luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 -järjestelmän avulla voit suunnitella työnkulkuja, joilla voit lisätä sivustoosi tai sovellukseesi sovelluslogiikkaa ilman, että joudut kirjoittamaan mukautettua koodia. Työnkulun suunnittelun avulla voit luoda sääntöjä, jotka liittävät Microsoft SharePoint -luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehtoja ja toimintoja niin, että luetteloiden tai kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.

Voit esimerkiksi suunnitella työnkulkuja yrityksesi yritysprosessien, kuten asiakirjojen arvioinnin, hyväksymisen ja arkistoinnin automatisoimiseksi. Voit myös luoda nopeasti työnkulkuja, jotka huolehtivat työryhmäsi toimipisteen rutiininomaisista prosesseista, kuten ilmoitusten lähettämisestä tai tehtävien luomisesta.

Tässä artikkelissa esitetään joitakin keskeisimpiä suunnittelunäkökohtia sekä perustoimintaohjeet, joiden avulla pääset alkuun. Viimeinen osa sisältää linkkejä täydellisiin työnkulkuesimerkkeihin.

Lisätietoja työnkuluista on artikkelissa Johdanto SharePoint-työnkulku.

Tärkeää: Jos haluat luoda työnkulun, sivuston on oltava palvelimessa, jossa on käytössä Windows SharePoint Services 3.0 tai Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Tämän artikkelin sisältö

Miten työnkulun laskeminen vaiheet?

Ennen aloittamista

Työnkulun suunnitteleminen

Ehdotettu seuraavat vaiheet

Miten työnkulku arvioi vaiheita?

Työnkulun vaiheen voi kuvitella sivuksi työnkulun suunnitteluikkunassa, joka ryhmittelee joukon toisiinsa liittyviä ehtoja ja toimintoja. Kaikki sivun ehdot ja toiminnot tarkistetaan ja käsitellään samalla kertaa. Kun työnkulku käynnistetään (joko manuaalisesti tai automaattisesti), ohjelma tarkistaa kullekin vaiheelle luodut ehdot ja suorittaa sitten työnkulun suunnitteluikkunassa valitsemasi toiminnot. Yksi työnkulun vaihe voi suorittaa haluamasi määrän toimintoja. Se voi esimerkiksi lähettää sähköpostiviestin tai luoda, kopioida, siirtää tai poistaa luettelokohteen.

Kun luot useampia vaiheita sisältävän työnkulun, on keskeistä harkita tapaa, jolla kunkin työnkulun vaiheen toiminnot ja ehdot ryhmitellään. Yhden vaiheen säännöt käsitellään loppuun saakka ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä, joten samaan vaiheeseen kannattaa ryhmitellä kaikki säännöt, jotka vaikuttavat haluamasi toiminnon tai toimintojen suorittamiseen.

Sinun on myös suunniteltava työnkulku niin, että jokainen vaihe seuraa loogisesti edeltävää vaihetta. Jos työnkulku on esimerkiksi riippuvainen työnkulun osallistujan vastauksesta, työnkulkuun on sisällyttävä kaikkien mahdollisten vastausten edellyttämät ehdot ja toiminnot.

Kun suunnittelet työnkulun, on tärkeää ymmärtää, miten työnkulku käsittelee kunkin vaiheen. Vaihe suoritetaan seuraavasti:

  • Jos vaihe sisältää vain toimintoja, joilla ei ole ehtoja, työnkulku suorittaa kyseiset toiminnot aina.

  • Jos vaiheessa on ehdollisia haaroja ja jokaisessa haarassa on ehto, työnkulku suorittaa toiminnon vain, kun jonkin haaran ehto täyttyy. Jos minkään haaran ehto ei täyty, työnkulku siirtyy oletusarvon mukaan seuraavaan vaiheeseen.

  • Jos vaiheessa on ehdollisia haaroja ja jokaisessa muussa paitsi viimeisessä haarassa on ehto, työnkulku suorittaa toiminnon vain, kun jonkin haaran ehto täyttyy. Jos mikään ehto ei täyty, työnkulku suorittaa viimeisen haaran toiminnon, jolla ei ole ehtoa.

Sivun alkuun

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin suunnittelet työnkulun, sinun on tehtävä sivustoon, luetteloon tai kirjastoon tarvittavat muutokset tai mukautukset. Muutokset ja mukautukset voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Työnkulku liittyy aina vain yhteen SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon. Sivustossa on oltava vähintään yksi luettelo tai kirjasto, ennen kuin luot työnkulun. Jos sivustossa ei ole luetteloita, ohjelma pyytää luomaan luettelon työnkulun luomisen yhteydessä.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa mukautettuja sarakkeita tai asetuksia, sinun on tehtävä muutokset, ennen kuin luot työnkulun, jotta mukautetut sarakkeet ja asetukset ovat käytettävissä työnkulun suunnitteluikkunassa.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa sellaisia luettelo- tai kirjastotoimintoja, jotka eivät ole oletusarvon mukaan käytössä, kuten Sisällön hyväksyntä, sinun on otettava kyseiset toiminnot käyttöön, ennen kuin suunnittelet työnkulun.

Huomautus: Työnkulkutoiminto on luotu Microsoft Windows Workflow Foundationilla, joka on Microsoft Windowsin osa. Tietokoneessa ja palvelimessa on oltava asennettuna Workflow Foundationin sama versio. Kun luot työnkulun ensimmäistä kertaa, ohjelma voi pyytää asentamaan Workflow Foundationin.

Sivun alkuun

Työnkulun suunnitteleminen

Työnkulun suunnittelun perusvaiheet ovat aina samat: ensin määritetään työnkulku ja sitten luodaan säännöt valitsemalla ehdot ja toiminnot.

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Avaa sivusto.

  2. Etsi ja valitse Sivuston avaaminen -valintaikkunassa se SharePoint-sivusto, johon haluat luoda työnkulun, ja valitse sitten Avaa.

  3. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Työnkulku.

    Näkyviin tulee Työnkulun suunnittelu -valintaikkuna.

    Työnkulun suunnittelutyökalun ensimmäinen sivu

  4. Kirjoita Anna työnkululle nimi -ruutuun työnkulun nimi.

    Sivuston käyttäjät näkevät tämän nimen tarkastellessaan selaimella Työnkulun tila- ja Työnkulut-sivuja. Uusien työnkulkujen nimiksi tulee oletusarvon mukaan Työnkulku 1, Työnkulku 2 ja niin edelleen.

  5. Valitse jokin vaihtoehto Mihin SharePoint-luetteloon työnkulku liitetään? -luettelosta.

    Työnkulun suunnittelu, jossa näkyy käytettävissä olevat luettelot, joihin työnkulku voidaan liittää

    Työnkulku on liitettävä SharePoint-luetteloon tai asiakirjakirjastoon. Työnkulun osallistujat voivat käynnistää työnkulun siihen liitetystä luettelosta. Jos haluat esimerkiksi työnkulun käynnistyvän, kun Jaetut asiakirjat -kirjaston kohde luodaan tai sitä muutetaan, valitse kyseinen kirjasto. Työnkulkuun liitetystä luettelosta voi tarkistaa työnkulun tilan ja historian tai käynnistää työnkulun manuaalisesti.

    Huomautus: Työnkulut, jotka käynnistyvät automaattisesti kohteen luomisen tai muuttamisen seurauksena, voivat jumittua ikuiseen silmukkaan, mikä on estettävä. Jos työnkulku käynnistyy esimerkiksi kohteen muuttumisen seurauksena, sen ei tule muuttaa sen luettelon kohdetta, johon se on liitetty. Työnkulun, joka käynnistyy kohteen luomisen seurauksena, ei tule luoda kohdetta siihen luetteloon, johon se on liitetty. Tämä on huomioitava myös käytettäessä useita työnkulkuja. Oletetaan, että Työnkulku A on liitetty Luettelo A:han ja Työnkulku B on liitetty Luettelo B:hen. Molemmat työnkulut käynnistyvät automaattisesti, kun uusi kohde luodaan. Työnkulku A luo kohteen Luettelo B:hen ja Työnkulku B luo kohteen Luettelo A:han. Tällaisessa tilanteessa syntyy ikuinen silmukka. Tämän voi välttää parhaiten huomioimalla, mitä työnkulkuja on jo käytössä niissä luetteloissa tai kirjastoissa, joihin uusi työnkulku luo kohteita tai joiden kohteita se muuttaa.

  6. Valitse tämän luettelon kohteiden työnkulun aloitusasetukset-kohdassa Tee vähintään yksi seuraavista toimista:

    • Valitse Salli tämän työnkulun aloittaminen manuaalisesti kohteesta -valintaruutu.
      Tämä vaihtoehto lisää Työnkulut -komento luettelokohteen niin, että käyttäjät voivat valita komennon kohteen työnkulun käynnistäminen.

    • Valitse Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun luodaan uusi kohde -valintaruutu.

    • Valitse Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohdetta muutetaan -valintaruutu.

      Huomautus: Voit valita myös kaksi tai kolme asetusta, mutta sinun on valittava vähintään yksi asetus, jos haluat suorittaa työnkulun. Jos et valitse asetusta, voit suunnitella työnkulun ja valita sitten Valmis, mutta tällöin työnkulkua ei voi käynnistää. Voit myöhemmin avata työnkulun (Tiedosto-valikon Avaa työnkulku -komennolla), valita käynnistysasetuksen ja valita sitten Valmis. Tämä on kätevä tapa tallentaa työnkulku, jonka suunnittelu on kesken.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita Työvaiheen nimi -ruutuun työnkulun ensimmäisen vaiheen nimi.

    Työnkulun suunnittelun toinen sivu

    Nyt voit luoda työnkulun säännöt valitsemalla suoritettavat toiminnot ja ehdot, joiden on täytyttävä, jotta kyseiset toiminnot suoritetaan.

    Huomautus: Jokaisessa vaiheessa ei tarvitse olla ehtoja. Sinulla voi olla esimerkiksi vaiheita, jotka ovat vain suoritettavien toimintojen luetteloita. Jokaisessa vaiheessa voi olla enintään yksi ehdollinen haara, joka sisältää toiminnon, jota ei ole liitetty ehtoon. Tämä johtuu siitä, että ehdollinen haara, jossa ei ole ehtoa, on "Muuten jos" -ehtoja sisältävän haaran "Muuten"-haara. Jos ehto A on tosi, tee toimi B; muussa tapauksessa – muuten – tee toimi C. Tällaisessa tilanteessa ei voi olla enempää kuin yksi "Muuten"-haara, koska sen perässä olevia haaroja ei käsiteltäisi koskaan.

  9. Valitse kussakin ehdossa, jonka haluat määrittää, Ehdot ja valitse sitten ehto luettelosta. Toista tätä, kunnes olet määrittänyt kaikki haluamasi ehdot.

    Huomautus: Voit valita useita ehtoja. Jos teet näin, ehdot liitetään toisiinsa ja-operaattorilla, mikä tarkoittaa, että kaikkien ehtojen on täytyttävä, ennen kuin työnkulku suorittaa määritetyt toiminnot. Useat ehdot muodostavat etenevän suodattimen, jossa ehtojen järjestyksellä on merkitystä: ensimmäinen ehto tarkistetaan ensimmäiseksi. Voit siirtää ehtoa ylös- tai alaspäin ehtoluettelossa valitsemalla ehdon, napsauttamalla näkyviin tulevaa alaspäin osoittavaa nuolta ja valitsemalla sitten luettelosta joko Siirrä ehtoa ylöspäin tai Siirrä ehtoa alaspäin.

    Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmassa on useita ennalta määritettyjä ehtoja. Lisäksi voit luoda lisäehtoja ja mukautettuja ehtoja. Mukautettujen ehtojen avulla voit vertailla nykyisessä luettelossa olevan kentän arvoa. Lisäehtojen avulla voit vertailla yhtä arvoa toiseen arvoon. Näin voit vertailla missä tahansa luettelossa olevaa kenttää ja useiden lähteiden arvoja.

    Ehtoluettelo

  10. Kun olet lisännyt ehdon, napsauta kutakin hyperlinkkiä ja valitse vaadittujen parametrien arvot.

    Ehto saattaa sisältää esimerkiksi linkkejä, joilla valitaan luettelon kenttä, vertailuoperaattori ja arvo.

    Työnkulun suunnittelu mukautetuin ehdoin - vaihe 1

  11. Valitse kussakin suoritettavassa toiminnossa Toiminnot ja valitse sitten toiminto luettelosta. Toista tätä, kunnes olet määrittänyt kaikki haluamasi ehdot.

    Jos haluamasi toiminto ei ole näkyvissä luettelossa, valitse Lisää toimintoja, valitse haluamasi toiminto ja valitse sitten Lisää.

    Toimintoluettelo

    Huomautus: Voit luoda ehtoon useita toimintoja. Jos teet näin, toiminnot suoritetaan joko yksi toisensa jälkeen (yhdistämällä ne "sitten"-komennolla) tai kaikki kerralla (yhdistämällä ne "ja"-komennolla). Voit muuttaa suoritustapaa peräkkäisen ja rinnakkaisen välillä napsauttamalla säännön oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta ja valitsemalla joko Suorita kaikki toiminnot peräkkäin tai Suorita kaikki toiminnot rinnakkain.

  12. Kun olet lisännyt toiminnon, napsauta kutakin hyperlinkkiä ja valitse vaadittujen parametrien arvot.

    Toiminto voi esimerkiksi sisältää linkin, jolla luodaan sähköpostiviesti.

    Työnkulun suunnittelun vaihe 1, jossa näkyy ehto ja toiminto

  13. Jos haluat lisätä ehdollisen haaran, valitse Lisää ehdollinen 'Muuten jos' -haara ja luo sitten toinen sääntö toistamalla vaiheet 9–12.

    Sääntö on joukko toisiinsa liittyviä ehtoja ja toimintoja, kuten aiemmasta kuvasta ilmenee. Kun ehto on tosi, työnkulku suorittaa ehtoon liitetyt toiminnot. Mitä jos ehto ei olekaan tosi? Lisäämällä ehdollisia haaroja voit määrittää lisäehtoja. Voit esimerkiksi luoda kolme eri ehtoa, jotka muuttavat asiakirjan tilaksi Hyväksytty, Hylätty tai Odottaa. Voit myös luoda Muuten-ehdon, jolloin työnkulku suorittaa toiminnon vain, jos mikään aiempi ehto ei ole täyttynyt. Jos haluat luoda Muuten-ehdon, vaiheen viimeisessä säännössä on oltava toiminto, jolla ei ole ehtoja. Työnkulku arvioi kaikki ehdot. Jos mikään niistä ei täyty, työnkulku suorittaa kaikki viimeisen haaran toiminnot, joilla ei ole ehtoja.

  14. Kun tämä työnkulun vaihe on valmis, valitse Seuraava.

  15. Luo lisää ehto- ja toimintojoukkoja toistamalla vaiheet 8–14 kunkin työnkulun vaiheen kohdalla.

    Huomioi vaiheita lisätessäsi, että kukin vaihe voi sisältää vain yhden 'Muuten jos' -ehtojen haaran, jossa kunkin haaran toiminnot suoritetaan vain, jos määritetty ehto täyttyy. Tässä tapauksessa lisävaiheita tarvitaan vain, kun

    • tarvitaan useita 'Muuten jos' -ehtojen haaroja

    • haaran lausekkeet on erotettava haaraan kuulumattomista lausekkeista.

  16. Voit tarkistaa työnkulun virheiden varalta ennen Työnkulun suunnittelu -toiminnon sulkemista valitsemalla Tarkista työnkulku.

    Jos työnkulussa on virhe, hyperlinkin väri muuttuu ja virheellisen parametrin eteen ja perään tulee tähti. Lisäksi Työnkulun vaiheet -kohtaan tulee näkyviin virheen symboli jokaisen virheellisen vaiheen kohdalle. Tarkista jokaisesta virheellisestä kohdasta, että parametrit on kirjoitettu oikein.

  17. Valitse Valmis. Työnkulku tallennetaan ja liitetään määrittämääsi luetteloon.

    Huomautus: Et voi muuttaa luetteloa, johon työnkulku liittyy, työnkulun tallentamisen jälkeen. Sen sijaan sinun on luotava uusi työnkulku ja liitettävä se haluamaasi luetteloon.

Sivun alkuun

Suositeltavat jatkotoimet

Kun ymmärrät keskeiset käsitteet ja suunnittelunäkökohdat, haluat ehkä suunnitella työnkulun tiettyä tarkoitusta varten. Linkkejä artikkeleihin, joissa esitetään täydelliset työnkulkuesimerkit, on Katso myös -osassa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×