Työnkulun haun määrittäminen

Hakujen ansiosta dynaamiset tiedot näkyvät työnkulussa. Kun työnkulku suoritetaan, työnkulun haut voivat hakea tietoja eri tietolähteistä, kuten luetteloista, kirjastoista ja työnkulun tiedoista. Hakujen avulla sivuston käyttäjät voivat saada mukautetun käyttökokemuksen.

Tässä artikkelissa on käsitteellisiä tietoja hauista ja lisäksi tässä kerrotaan, miten työnkulun hakuja voidaan määrittää. Annamme myös vinkkejä hakujen käsittelyyn ja hakujen yksilöintiin.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Tietojen sidonta ja haut

Hakujen käyttäminen mukautetun käyttökokemuksen luomiseen

Miksi tunnukset ovat hyödyllisiä?

Miten haku toimii?

Arvon hakeminen nykyisestä kohteesta

Arvon hakeminen työnkulun tiedoista

Arvon hakeminen luettelosta tai kirjastosta määrittämällä kenttä ja arvo suodatusehdoiksi

Vinkkejä hakuarvojen yksilöintiin

Tietoja hauista

Tietojen sidonta ja haut

Tietojen sidonta mahdollistaa työnkulun haut. Tietojen sidonta on Microsoft ASP.NET -tekniikan ominaisuus, jota on hyödynnetty Office SharePoint Designer 2007 -sovelluksessa. Tietojen sidonnan avulla tietoja voi linkittää tietokannan eri tietolähteiden välillä. Office SharePoint Designer 2007 -sovelluksen työnkulkujen tietojen sidonnan avulla voit hakea tietoja, kuten muuttujia ja aloitusparametreja, eri tietolähteistä, kuten luetteloista, kirjastoista ja työnkulun tiedoista. Työnkulun haut hakevat tietoja tietolähteestä työnkulun suorittamisen aikana ja haettuja tietoja voidaan käyttää jonkin muun työnkulkutoiminnon suorittamiseen. Haut luovat yhteyden tietolähteen ja työnkulun välille.

Voit lisätä haun nykyiseen kohteeseen, työnkulun tietoihin ja muihin SharePoint-luetteloihin ja -kirjastoihin.

Voit lisätä haun...

Kuvaus

Nykyiseen kohteeseen

Tarkoittaa kohdetta, joka aloitti työnkulun nykyisen esiintymän. Kun valitset tämän vaihtoehdon, voit valita arvon kohteesta, jota työnkulku parhaillaan suorittaa.

Työnkulun tietoihin

Tarkoittaa työnkulun muuttujaa, joka on osa työnkulun nykyistä esiintymää. Kun valitset tämän vaihtoehdon, voit käyttää nykyisen työnkulun muuttujia ja aloitusparametreja.

Muihin luetteloihin ja kirjastoihin

Voit hakea tietoja myös nykyisen SharePoint-sivuston muista luetteloista ja kirjastoista.

Sivun alkuun

Hakujen käyttäminen mukautetun käyttökokemuksen luomiseen

Hakujen avulla sivuston käyttäjät voivat saada mukautetun käyttökokemuksen. Oletetaan esimerkiksi, että olet sisällön tekijä, joka lähettää asiakirjoja ryhmäsivuston Jaetut asiakirjat -kirjastoon. Haluat, että työnkulku lähettää automaattisen sähköpostiviestin oikealle tarkistajalle, aina kun asiakirja ladataan. Voit luoda mukautetun käyttökokemuksen lisäämällä hakuja työnkulun sähköpostiviestiin. Tämä tarkoittaa sitä, että työnkulku lähettää automaattisesti sähköpostia oikealle tarkistajalle, kun asiakirja ladataan, ja asiakirjan nimi on sähköpostiviestin tekstiosassa.

Seuraavassa kuvassa on korostettu muutamia sähköpostiviestin kohtia, joissa hakuja voidaan käyttää.

Mahdollisia hakujen lisäämisalueita korostava sähköpostiviesti

Kun korostetut kohdat on korvattu hauilla, sähköpostiviesti näyttää seuraavanlaiselta.

Haut sisältävä sähköpostiviesti

Huomaa, miltä hakumerkinnät näyttävät sähköpostiviestin tekstiosassa. Kun olet määrittänyt haun, se näkyy muodossa [%Tietolähde:Kentän nimi%] siinä kohdassa, johon lisäsit haun. Jos määritit haun siten, että tietolähde on Jaetut asiakirjat ja kenttä, josta haluat hakea arvon, on Tarkistajan nimi, hakumerkintä näkyy muodossa [%Jaetut asiakirjat:Tarkistajan nimi%].

Huomautus: Hakumerkinnässä ei näy hakasulkeita [ ] eikä prosenttimerkkiä % sähköpostiviestin Vastaanottaja-, Kopio- ja Aihe-riveillä.

Kun asiakirja ladataan Jaetut asiakirjat -kirjastoon, tarkistaja saa automaattisen sähköpostiviestin, joka sisältää ladatun asiakirjan nimen. Kun työnkulku suoritetaan, haut hakevat tietoja eri tietolähteistä, ja kyseiset tiedot näkyvät sähköpostiviestissä.

Mahdollisia hakujen lisäämisalueita korostava sähköpostiviesti

Sivun alkuun

Miksi tunnukset ovat hyödyllisiä?

Voit ajatella SharePoint-luetteloa tai -kirjastoa taulukkona. Jokainen taulukko koostuu riveistä ja sarakkeista.

Jotta työnkulun haku voi hakea tietyn arvon luettelosta, sinun on määritettävä kenttä (eli sarake) ja kohde (eli rivi).

Työnkulun haku voi hakea arvon mistä tahansa nykyisen sivuston luettelosta tai kirjastosta, mutta se tarvitsee aina seuraavat tiedot: mikä kenttä (sarake) ja mikä kohde (rivi).

Tehtäväluettelo

Jos relaatiotietokannat, kuten Office Access 2007 tai Microsoft SQL Server, ovat sinulle tuttuja, voit ajatella jokaista sivuston luetteloa ja kirjastoa erillisenä taulukkona tietokannassa.

Jokaisessa luettelossa ja kirjastossa on tunnussarake, joka toimii perusavaimena. Tietokannan perusavain on taulukon kenttä (tai kenttäjoukko), joka on kunkin rivin yksilöllinen tunniste.

Tunnussarake täyttää kaikki hyvän perusavaimen ehdot, sillä se:

  • Yksilöi kunkin rivin.

  • Ei ole koskaan tyhjä tai nolla.

  • Ei koskaan muutu.

Näet tunnussarakkeen, kun lisäät sen mihin tahansa luettelon tai kirjaston näkymään.

Useissa SharePoint-luetteloissa näkyvä tunnussarake

Koska tunnus on minkä tahansa luettelon tai kirjaston perusavain, siitä on hyötyä erityisesti työnkulun hauissa tietyn kohteen (tai rivin) yksilöimisessä, kuten myöhemmissä esimerkeissä esitetään.

Sivun alkuun

Miten haku toimii?

Kuten edellisessä osassa kerrottiin, jos relaatiotietokannat ovat sinulle tuttuja, voit ajatella jokaista sivuston luetteloa ja kirjastoa erillisenä taulukkona tietokannassa.

Itse asiassa luettelojen ja kirjastojen tiedot tallennetaan SQL Serverin taulukoihin. (Vaikka ei olekaan teknisesti mahdollista, että jokainen luettelo ja kirjasto vastaisi erillistä taulukkoa tietokannassa, tämä ajatusmalli soveltuu hyvin työnkulun hakuihin.)

Jos relaatiotietokannat ovat sinulle tuttuja, haun määrittäminen muistuttaa kyselyjen suorittamista tietokannassa. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on seuraava haku.

Näytehaku

Haussa lukee ”Valitse tehtäväluettelostaTila-kentän arvo, jossa tehtäväkohteen tunnus vastaa Tehtäväkohteen tunnuksen muuttujaan tallennettua tunnusta työnkulun tässä esiintymässä”.

Voit lukea edellisen haun seuraavasta SQL-kyselystä. SQL-kyselyissä käytetään avainsanaa VALITSE tietojen hakemiseen määritetystä taulukosta, tai tässä tapauksessa tietystä luettelosta tai kirjastosta.

Esimerkki 1: haun ja SQL-kyselyn yhtäläisyys

— TAI —

Esimerkki 2: haun ja SQL-kyselyn yhtäläisyys

Sivun alkuun

Arvon hakeminen nykyisestä kohteesta

Yleisin hakutyyppi on kentän arvon hakeminen nykyisestä kohteesta.

Nykyisen kohteen haku

Haussa lukee ”Valitse nykyisestä kohteesta Nimi-kentän arvo”. Tämä haku on helppo tehdä, sillä sinun on määritettävä vain kenttä (sarake). Kohteeksi (riviksi) on määritetty nykyinen kohde. Toisin sanoen valittavissa on vain yksi rivi. Tästä syystä tämäntyyppistä hakua kutsutaan joskus yksinkertaiseksi hauksi.

Nykyisen kohteen haku noutaa määrittämäsi sarakkeen arvon

Sivun alkuun

Arvon hakeminen työnkulun tiedoista

Kuten edellisessä osassa kerrottiin, arvon hakeminen nykyisestä kohteesta on aina yksinkertainen haku, sillä riviksi on määritetty nykyinen kohde ja sinun on määritettävä vain sarake (tai kenttä).

Vastaavasti haku työnkulun tiedoista (eli työnkulun muuttujiin ja aloitusparametreihin tallennetuista tiedoista) on myös yksinkertainen haku, sillä jokainen muuttuja voi sisältää vain yhden arvon. Muuttujaan tallennettu arvo voi muuttua työnkulun eri esiintymissä ja arvo saattaa muuttua myös jossain työnkulun vaiheessa, jos työnkulussa esimerkiksi käytetään Aseta työnkulun muuttuja -toimintoa muuttujan arvon muuttamiseen. Mutta muuttuja sisältää aina vain yhden arvon, joten haku työnkulun tiedoista on aina yksinkertainen.

Haku työnkulun muuttujan nimetyn tehtäväkohteen tunnukseen

Voit ajatella työnkulun tiedot piirustuslehtiössä, joka sisältää joukon sijainteja, joihin työnkulku kirjoittaa ja tallentaa tietoja. Nämä sijaintijoukot muodostavat vain yhden ”rivin”, sillä kukin sijainti (muuttuja tai parametri) sisältää vain yhden arvon.

Työnkulun muuttujat piirustuslehtiön kaltaisessa sijainnissa

Kun tämä työnkulun esiintymä valmistuu, piirustuslehtiöön kirjoitetut arvot poistetaan ja työnkulun seuraava esiintymä tallentaa omat arvot välimuistiin.

Sivun alkuun

Arvon hakeminen luettelosta tai kirjastosta määrittämällä kenttä ja arvo suodatusehdoiksi

Kun haluat hakea arvon kohteesta soveltamalla suodatusehtoja luetteloon, jossa nykyinen kohde on, tai eri luetteloon, haun valintaikkuna laajenee.

Arvon hakeminen jostakin muusta luettelosta

Miksi se laajenee? Valintaikkunan yläosassa määritetään kiinnostuksen kohteena olevan arvon kenttä (sarake). Koska haluat soveltaa suodatusehtoja, sinun on myös määritettävä kiinnostuksen kohteena olevan arvon kohde (rivi). Tunnistat yksilöllisen rivin valitsemalla kentän, jonka arvoja voidaan käyttää suodatusehtoina luettelon suodattamiseen yhteen riviin. Tässä haussa on esimerkiksi tiedettävä, mistä kohteesta (riviltä) haluat arvon. Valintaikkunan yläosassa määritetään sarake. Nyt tarvitset rivin.

Tehtävän tila korostettuna

Sivun alkuun

Käytä staattista arvoa suodatusehtona

Yksinkertaisemmassa, ja yleensä myös vähemmän hyödyllisessä, hakutyypissä annetaan staattinen arvo (eli literaali) kiinnostuksen kohteena olevan kohteen tai rivin etsimiseksi. Esimerkiksi tämä haku menee tehtäväluetteloon ja valitsee Suositus-kentän arvon ensimmäisestä tehtäväkohteesta, jossa Suositus-kentän arvo on ”Hylkää”.

Esimerkki hausta, joka noutaa staattisen arvon

Kun valitset OK, näet seuraavan varoituksen.

Varoitusikkuna, joka ilmoittaa, että haun noutamat arvot eivät ole yksilöiviä

Mitä tämä tarkoittaa? Useiden tehtäväluettelon kohteiden Suositus-kentän arvona voi olla ”Hylkää”, kuten seuraavassa kuvassa esitetään, joten haku löytää useita ehdot täyttäviä kohteita. Tässä tapauksessa haku noutaa Suositus-kentän arvon tehtäväluettelon ensimmäisestä kohteesta, jossa Suositus = Hylkää, tässä esitetyllä tavalla.

Luettelo, jossa haun noutama ensimmäinen arvo on korostettuna

On olemassa tietyntyyppisiä tilanteita, joissa tarvitaan tämäntyyppistä hakua, erityisesti silloin, kun käsittelet mukautettuja luetteloita. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on mukautettu luettelo kunkin maantieteellisen alueen aluepäälliköistä tässä esitetyllä tavalla.

Aluepäälliköiden mukautettu luettelo

Oletetaan nyt, että työryhmäsi on koillisosassa, joten tämä on ainoa sinulle tärkeä alue. Työnkulkusi on liitetty eri luetteloon (ei aluepäälliköt) ja haluat työnkulun hakevan koillisosan ylemmän johtajan aluepäälliköiden luettelosta. Kun tallennat ihmiset mukautettuun luetteloon ja annat työnkulun hakea nämä tiedot, työnkulku voi hakea uusimmat tiedot aina dynaamisesti eikä sinun tarvitse avata ja muokata työnkulkua, aina kun aluepäällikkö vaihtuu. Hakusi tähän tarkoitukseen näyttäisi tällaiselta.

Ei-yksilöivän arvon haku mukautetussa luettelossa

Kun valitset OK, näet tämän varoituksen.

Varoitusikkuna, joka ilmoittaa, että haun noutamat arvot eivät ole yksilöiviä

Näet tämän varoituksen, koska luettelossa saattaa olla useampi kuin yksi kohde, jossa alueen arvo on Koillinen. Toisin kuin tunnus (määritetty aiemmin perusavaimeksi), arvo Koillinen ei ole välttämättä ainutkertainen, sillä voit lisätä useita kohteita luetteloon tällä arvolla. Voit kuitenkin turvallisesti ohittaa tämän varoituksen, koska omistat aluepäälliköiden luettelon ja tiedät, että käytettävissä on vain yksi kohde, jonka arvo alueelle on Koillinen. Näin ollen tiedät hakusi olevan yksilöllinen.

Toisin sanoen suodatusehtona käyttämäsi kenttä toimii kyseisen luettelon avaimena. Kun käytät tunnuskenttää avaimena, kyseiset arvot ovat määritelmänsä mukaisesti ainutkertaisia. Jos käytät jotakin muuta kenttää avaimena, kuten tässä esimerkissä aluetta, näet varoituksen, että kentän arvojen on oltava ainutkertaisia, jotta kenttä olisi hyödyllinen avain ja yksilöisi ainutkertaisen kohteen.

Toinen tavallinen tilanne on hakea arvo tietystä kohteesta, mikä on kuvattu seuraavassa osassa.

Sivun alkuun

Käytä työnkulun muuttujaa suodatusehtona

Kaikkein yleisin hakutyyppi on sellainen, että työnkulku luo kohteen esimerkiksi käyttämällä Kerää tietoja käyttäjältä -toimintoa tehtäväkohteen luomiseen tai Luo luettelokohde -toimintoa kohteen luomiseen missä tahansa luettelossa tai kirjastossa nykyisessä sivustossa.

Kun työnkulku luo kohteen, uuden kohteen tunnus tallennetaan muuttujaan.

luo luettelokohde työnkulun suunnittelussa

Kohteen tunnus on kokonaisluku, joka on aina yksilöllinen kyseisessä luettelossa tai kirjastossa. Tunnus toimii avaimen tapaan tietokantataulukossa.

Koska tunnus on aina yksilöllinen ja koska tunnus tallennetaan dynaamiseen muuttujaan, tunnuksen käyttäminen on paras ja yleisin tapa varmistaa, että käytät yksilöllistä arvoa haluamasi kohteen tunnistamiseen. Oletetaan esimerkiksi, että Kerää tietoja käyttäjältä -toiminto luo tehtävän, jonka tunnus tallennetaan muuttujaan nimeltä Tehtäväkohteen tunnus. Voit käyttää tätä muuttujaa haun yksilöintiin tässä esitetyllä tavalla.

Muuttujan haku

Kun valitset OK, et näe hakujen yksilöintiin liittyvää varoitusta, koska käytät tunnusta kiinnostuksen kohteena olevan kohteen (tai rivin) etsimiseen, ja tunnus on aina yksilöllinen.

Tehtäväkohteen tunnuksen muuttujan haku

Haussa lukee ”Valitse tehtäväluettelostaSuositus-kentän arvo, jossa tehtäväkohteen tunnus vastaa muuttujaan tallennettua tunnusta työnkulun tässä esiintymässä”. Toisin sanoen valintaikkunan yläosassa määritetään tavalliseen tapaan sarake. Ja valintaikkunan alaosassa määritetään yksilöllinen rivi. Tässä esimerkissä työnkulun tämä esiintymä on luonut tehtävän, jonka tehtäväluettelon tunnus on 5. Tehtäväkohteen tunnuksen muuttujaan tallennettu arvo on 5, joten haku siirtyy tehtäväluettelon riville 5.

Tehtäväluettelo

Sivun alkuun

Vinkkejä hakuarvojen yksilöintiin

Seuraavassa on muutamia vinkkejä työnkulun hakuihin:

  • Taattu tapa yksilöidä haku on käyttää luettelokohteen tunnusta vastaavan tunnuksen omaavan kohteen etsimiseksi. Jos tietotyypin Luettelokohteen tunnus muuttujia on jo liitetty nykyiseen työnkulkuun, käytä niitä haussa. Tunnistat Luettelokohteen tunnus -tietotyypin muuttujat napsauttamalla Muuttujat-painiketta työnkulun suunnittelutyökalussa. Kaikkien nykyiseen työnkulkuun liitettyjen muuttujien luettelo tulee näkyviin. Tarkista muuttujat, joiden tyyppi on Luettelokohteen tunnus.

  • Jos et jostakin syystä voi käyttää tunnuskenttää tai jos mikään luettelon yksittäinen kenttä ei voi toimia luettelon avaimena, voit yrittää käyttää luettelokohteen arvojen ketjutettua merkkijonoa, mikä voi yksilöidä luettelokohteen. Voit käyttää työnkulun Koosta dynaaminen merkkijono -toimintoa tämän merkkijonon luomiseen ja sen tallentamiseen muuttujaan. Sen jälkeen voit käyttää muuttujaa haussa yksilöllisen kohteen tunnistamiseksi luettelosta.

  • Kun luot sivuston luetteloita, voit luoda ylä-ja alatason suhteen tai yksi-moneen-yhteyden eri luetteloiden tietojen välille käyttämällä yhden luettelon hakusaraketta osoittamaan toisen luettelon tunnuskenttää. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on Luokat-luettelo ja Rekisteröinnit-luettelo, ja yhden luokan ja kyseisen luokan monien rekisteröintien välillä on yksi-moneen-yhteys. Voit lisätä Rekisteröinnit-luetteloon sarakkeen, joka on Kurssit-luettelon kyseisen luokan tunnuksen hakusarake. Jos työnkulku on käynnissä Rekisteröinnit-luettelossa, se voi etsiä liittyvän kohteen arvoja Luokat-luettelosta: Haussa lukee ”Valitse Luokat-luettelosta [minkä tahansa luettelon kentän] arvo, jonka Luokat-luettelon tunnus vastaa nykyisen kohteen hakukentän tunnusta”. Luetteloiden välisten tunnussuhteiden (käytännössä perusavaimen ja viiteavaimen suhteiden) luominen, aina kun se on mahdollista, helpottaa työnkulun hakuja. Tunnusten käyttäminen on myös helppo tapa yksilöidä hakuja.

Sivun alkuun

Tietoja hauista

Seuraavassa on muutamia seikkoja, jotka on hyvä tietää hauista:

  • Liitä työnkulku luetteloon, joka muistuttaa eniten pääluetteloa ja jossa on suurin piirtein kaikki tiedot, joita työnkulussa voidaan käyttää. Tällä tavalla voit käyttää hauissa enemmän nykyisen kohteen arvoja eikä sinun tarvitse luoda monimutkaisia hakuja arvojen hakemiseen muista luetteloista.

  • Kun haku ei löydä vastaavia tietoja, se palauttaa merkkijonon ?????. Jos esimerkiksi määrität työnkulun haun valitsemaan otsikkokentän arvon tehtäväluettelosta, jossa Määritetty käyttäjälle -kentän arvo on ”Jouni”, mutta ”Jounille” ei ole määritetty mitään tehtävää, haku palauttaa merkkijonon ?????. Voit ratkaista ongelman avaamalla tarvittavan haun ja muuttamalla suodatusehtoja siten, että kysely palauttaa vastaavan kohteen.

  • Kun haku havaitsee muuttujan, jossa ei ole tietoja, se palauttaa merkkijonon ****. Voit ratkaista ongelman avaamalla työnkulun ja varmistamalla, että muuttujalle on määritetty arvo (tai että se on alustettu).

  • Tyhjennä Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunan sisältö napsauttamalla Tyhjennä haku -painiketta kyseisessä valintaikkunassa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×