Työnkulun esimerkki: tehtävän luominen keskustelukohteesta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Ryhmäsi käyttää Ryhmän keskustelu -luetteloa yhteisten ongelmien ratkaisemiseen. Usein keskustelussa syntyy ongelma tai työkohde, jota ryhmän jäsenen on seurattava. Haluat luoda helposti tehtäväkohteen ryhmän keskustelukohteesta. Päätät luoda työnkulun, jotta ryhmä voi luoda yhdellä napin painalluksella Ryhmän keskustelu -luettelossa tehtävän Tehtävät-luetteloon. Luotu tehtävä sisältää automaattisesti tiedot siihen liittyvistä keskustelukohteista, ja tehtävä lähetetään automaattisesti alkuperäisen keskustelukohteen luoneelle henkilölle. Tämän helpon prosessin ansiosta ei tule sekaannusta siitä, kuka omistaa tehtävän tai mitä keskustelukohteita tehtävään liittyy.

Ryhmän jäsen luo esimerkiksi keskustelukohteen Ryhmän keskustelu -luetteloon ja kirjoittaa Aihe-kenttään Projektisuunnitelman luominen. Pitkän keskustelun aikana huomaat, että keskustelun alla on toimintokohde. Napsautat Ryhmän keskustelu -luettelon kohdetta, valitset Työnkulut-komennon ja käynnistät sitten suoritettavan työnkulun valitsemalla Käynnistä. Työnkulku luo Tehtävät-luetteloon tehtävän, joka lähetetään sille ryhmän jäsenelle, joka alun perin loi keskustelukohteen, ja tehtävän nimeksi tulee Projektisuunnitelman luominen.

Vaikka tässä esimerkissä käytetään Ryhmän keskustelu -luetteloa, voit luoda samalla tavalla vastaavanlaisia työnkulkuja sivuston minkä tahansa luettelon tai kirjaston kohteille, kunhan varmistat, että liität työnkulun siihen luetteloon tai kirjastoon, josta haluat työnkulun käynnistettävän.

Lisätietoja työnkuluista on artikkelissa Johdanto SharePoint-työnkulku.

Tärkeää: Jos haluat luoda työnkulun, sivuston on oltava palvelimessa, jossa on käytössä Windows SharePoint Services 3.0 tai Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Tämän artikkelin sisältö

Ennen aloittamista

Työnkulun suunnitteleminen

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin suunnittelet työnkulun, sinun on tehtävä sivustoon, luetteloon tai kirjastoon tarvittavat muutokset tai mukautukset. Muutokset ja mukautukset voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Työnkulku liittyy aina vain yhteen SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon. Sivustossa on oltava vähintään yksi luettelo tai kirjasto, ennen kuin luot työnkulun. Jos sivustossa ei ole luetteloita, ohjelma pyytää luomaan luettelon työnkulun luomisen yhteydessä.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa mukautettuja sarakkeita tai asetuksia, sinun on tehtävä muutokset, ennen kuin luot työnkulun, jotta mukautetut sarakkeet ja asetukset ovat käytettävissä työnkulun suunnitteluikkunassa.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa sellaisia luettelo- tai kirjastotoimintoja, jotka eivät ole oletusarvon mukaan käytössä, kuten Sisällön hyväksyntä, sinun on otettava kyseiset toiminnot käyttöön, ennen kuin suunnittelet työnkulun.

Huomautus: Työnkulkutoiminto on luotu Microsoft Windows Workflow Foundationilla, joka on Microsoft Windowsin osa. Tietokoneessa ja palvelimessa on oltava asennettuna Workflow Foundationin sama versio. Kun luot työnkulun ensimmäistä kertaa, ohjelma voi pyytää asentamaan Workflow Foundationin.

Tässä esimerkissä käytetään Ryhmän keskustelu -luetteloa, joka sisältyy oletusarvon mukaan Ryhmän sivusto -malliin.

Sivun alkuun

Työnkulun suunnitteleminen

Jos sivustossa on keskustelualue, kuten ryhmäsivuston Ryhmän keskustelu -luettelo, voit alkaa käyttää työnkulun suunnittelutoimintoa.

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Avaa sivusto.

  2. Etsi ja valitse Sivuston avaaminen -valintaikkunassa se SharePoint-sivusto, johon haluat luoda työnkulun, ja valitse sitten Avaa.

  3. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Työnkulku.

    Näkyviin tulee Työnkulun suunnittelu -valintaikkuna.

  4. Kirjoita tämän työnkulun nimi -ruutuun tehtävän luominen.

    Sivuston käyttäjät näkevät tämän nimen tarkastellessaan selaimella Työnkulun tila- ja Työnkulut-sivuja.

  5. Valitse Mihin SharePoint-luetteloon työnkulku liitetään? -luettelosta Ryhmän keskustelu.

    Kun ryhmän jäsenet tarkastelevat Jaetut asiakirjat -kirjastoa, he näkevät tässä työnkulussa uuden sarakkeen, jonka nimi on Tehtävän luominen. Tämä sarake ilmaisee kunkin kohteen työnkulun tilan, esimerkiksi sen, onko työnkulku käynnistetty tai valmis.

  6. Tee Valitse työnkulun aloitusasetukset luettelon Jaetut asiakirjat kohteille -kohdassa seuraavat toimet:

    • Valitse Salli työnkulun manuaalinen käynnistäminen kohteesta -valintaruutu.

    • Poista Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohde luodaan -valintaruudun valinta.

    • Poista Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohdetta muutetaan -valintaruudun valinta.

      Kun valitset tämän asetuksen, Työnkulut-komento on käytettävissä kaikissa luettelon kohteissa. Voit käynnistää Tehtävän luominen -työnkulun missä tahansa keskustelukohteessa valitsemalla kohteen, valitsemalla valikosta Työnkulut, kaksoisnapsauttamalla käynnistettävää työnkulkua ja valitsemalla sitten Käynnistä.

      Työnkulun suunnittelun ensimmäinen sivu

  7. Valitse Seuraava.

  8. Valitse Toiminnot ja valitse sitten luettelosta Luo luettelokohde.

    Jos haluamasi toiminto ei ole näkyvissä luettelossa, valitse Lisää toimintoja, valitse haluamasi toiminto ja valitse sitten Lisää.

  9. Valitse Luo kohde luetteloon -toiminnossa tämä luettelo.

  10. Valitse Uuden kohdan luominen luetteloon -valintaikkunan Luettelo-ruudusta Tehtävät, koska uusi kohde on tarkoitus luoda siihen.

    Huomautus: Tämä toiminto luo tehtäväkohteen, mutta – toisin kuin Kerää tietoja käyttäjältä -toiminto – se ei keskeytä työnkulkua siksi aikaa, kun tehtävä on kesken.

    Kenttä- ja Arvo-kohdissa voit lisätä, poistaa tai muokata kenttiä, jotka ovat näkyvissä luomassasi uudessa luettelokohteessa. Koska haluat uuden luettelokohteen Otsikko-kentän sisältävän Ryhmän keskustelu -kohteen tietoja, napsauta kyseistä kenttää ja määritä se etsimään ja näyttämään keskustelukohteen tietoja.

  11. Valitse Kenttä-kohdasta Otsikko (*) ja valitse sitten Muokkaa.

  12. Valitse näytön tietojen sidonta Painikkeen kuva Arvon määrittäminen -valintaikkuna.

    Arvon määrittäminen -valintaikkuna

  13. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunan Lähde-luettelosta Nykyinen kohde. Valitse Kenttä-luettelosta Aihe.

    Nyt työnkulku näyttää uuden tehtävän otsikkokentässä nykyisen keskustelukohteen Aihe-kentän tiedot.

    Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkuna

  14. Valitse OK kaksi kertaa.

    Nyt haluat työnkulun lähettävän uuden tehtävän automaattisesti henkilölle, joka on luonut tehtävään liittyvän keskustelukohteen.

  15. Valitse Uuden kohdan luominen luetteloon -valintaikkunassa Lisää, koska haluat lisätä kentän uuteen tehtävään, jonka työnkulku luo.

  16. Valitse Arvon määrittäminen -valintaikkunan Aseta kenttä -luettelosta Vastuuhenkilö.

    Arvon määrittäminen -valintaikkuna

  17. Tämä arvo-kohdassa Näytä tietojen sidonta Painikkeen kuva .

  18. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunan Lähde-luettelosta Nykyinen kohde. Valitse Kenttä-luettelosta Tekijä.

    Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkuna

  19. Valitse kaksi kertaa OK.

    Uuden kohdan luominen luetteloon -valintaikkuna

    Työnkulku luo tehtävän, jonka otsikko on sama kuin se ryhmän keskustelukohteen aihe, josta tehtävä on luotu, ja tehtävä lähetetään automaattisesti sille henkilölle, joka on alun perin luonut tehtävään liittyvän keskustelun.

  20. Napsauta Uuden kohdan luominen luetteloon -valintaikkunan OK-painiketta.

    Työnkulun suunnittelu näyttää vaiheen 1 toiminnon

    Nyt olet saanut valmiiksi säännön, joka luo tehtävän, kun joku käynnistää manuaalisesti työnkulun Ryhmän keskustelu -luettelon kohteesta.

  21. Voit tarkistaa työnkulun virheiden varalta ennen Työnkulun suunnittelu -toiminnon sulkemista valitsemalla Tarkista työnkulku.

    Jos työnkulussa on virhe, hyperlinkin väri muuttuu ja virheellisen parametrin eteen ja perään tulee tähti. Lisäksi Työnkulun vaiheet -kohtaan tulee näkyviin virheen symboli jokaisen virheellisen vaiheen kohdalle.

  22. Tallenna työnkulku valitsemalla Valmis.

Painike tulee näkyviin SharePoint-sivuston Ryhmän keskustelu -luettelon sisältävälle sivulle. Ryhmän jäsenet voivat käynnistää työnkulun manuaalisesti napsauttamalla painiketta.

Voit testata työnkulkua siirtymällä selaimella Ryhmän keskustelu -luetteloon ja luomalla uuden kohteen. Huomaa, että oletusarvon mukaan Aihe-kenttä on pakollinen. Kun olet tallentanut uuden kohteen, valitse keskustelukohde luettelosta ja valitse sitten valikosta Työnkulut. Valitse Työnkulut-sivulla Tehtävän luominen -työnkulku ja valitse sitten Käynnistä. Siirry nyt selaimella Tehtävät-luetteloon. Koska olet luonut keskustelukohteen, luettelossa tulisi nyt olla tehtävä, joka sisältää Aihe-kenttään kirjoittamasi tiedot.

Voit halutessasi lisätä työnkulkuun toisen vaiheen, jossa suoritetaan toinen toiminto, kun uusi tehtävä merkitään valmiiksi. On mahdollista aloittaa yksivaiheisesta työnkulusta ja siihen myöhemmin uusia vaiheita, jotta se soveltuu paremmin monimutkaiseen liiketoimintaprosessiin.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×