Työnkulun esimerkki: kuluraportin lähettäminen tarkistettavaksi

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Ryhmäsi täyttää kerran kuukaudessa kuluraportit, jotka ovat Microsoft Office InfoPath 2007 -ohjelmalla luotuja lomakkeita. Ryhmä täyttää ja tallentaa lomakkeet SharePoint-sivuston lomakekirjastoon. Kun kulut ylittävät tietyn summan, haluat ohjelman lähettävän automaattisen huomautuksen henkilölle, jonka on määrä tarkistaa raportti. Voit automatisoida tämän prosessin nopeasti yksivaiheisen työnkulun avulla.

Yksi Office InfoPath 2007 -ohjelman hyvistä ominaisuuksista on mahdollisuus määrittää käsiteltävän lomakkeen kentät näkymään lomakekirjaston sarakkeina. Kun määrität lomakkeen kentän näkymään lomakekirjaston sarakkeena, ylennät kyseisen kentän. Kentän ylentäminen on käytännöllistä, kun haluat tarkastella lomakkeiden tärkeitä tietoja tarvitsematta avata kutakin lomaketta erikseen. Lisäksi ylentämällä lomakkeen tiedot lomakekirjaston sarakkeiden tiedoiksi mahdollistat sääntöjen luomisen kyseisten tietojen perusteella työnkulun suunnitteluikkunassa. Ylentämällä lomakkeen kokonaiskulut sarakkeeksi voit luoda työnkulun, joka lähettää kuluraportin tarkistettavaksi, kun kokonaiskulut ylittävät tietyn summan.

Lisätietoja työnkuluista on artikkelissa Johdanto SharePoint-työnkulku.

Tärkeää: Jos haluat luoda työnkulun, sivuston on oltava palvelimessa, jossa on käytössä Windows SharePoint Services 3.0 tai Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Tämän artikkelin sisältö

Ennen aloittamista

Työnkulun suunnitteleminen

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin suunnittelet työnkulun, sinun on tehtävä sivustoon, luetteloon tai kirjastoon tarvittavat muutokset tai mukautukset. Muutokset ja mukautukset voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Työnkulku liittyy aina vain yhteen SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon. Sivustossa on oltava vähintään yksi luettelo tai kirjasto, ennen kuin luot työnkulun. Jos sivustossa ei ole luetteloita, ohjelma pyytää luomaan luettelon työnkulun luomisen yhteydessä.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa mukautettuja sarakkeita tai asetuksia, sinun on tehtävä muutokset, ennen kuin luot työnkulun, jotta mukautetut sarakkeet ja asetukset ovat käytettävissä työnkulun suunnitteluikkunassa.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa sellaisia luettelo- tai kirjastotoimintoja, jotka eivät ole oletusarvon mukaan käytössä, kuten Sisällön hyväksyntä, sinun on otettava kyseiset toiminnot käyttöön, ennen kuin suunnittelet työnkulun.

Huomautus: Työnkulkutoiminto on luotu Microsoft Windows Workflow Foundationilla, joka on Microsoft Windowsin osa. Tietokoneessa ja palvelimessa on oltava asennettuna Workflow Foundationin sama versio. Kun luot työnkulun ensimmäistä kertaa, ohjelma voi pyytää asentamaan Workflow Foundationin.

Lomakkeen julkaiseminen ja lomakekirjaston luominen

Tässä esimerkissä tarvitset lomakekirjaston, johon tallennat lomakkeet, ja sinun on ylennettävä tietyt lomakkeen kentät lomakekirjaston sarakkeiksi. Office InfoPath 2007 -ohjelmassa on erittäin helppoa julkaista lomake, ylentää kenttiä ja luoda lomakekirjasto. Kaikki tämä onnistuu käyttämällä ohjattua julkaisutoimintoa (valitsemalla Tiedosto-valikosta Julkaise).

Seuraavassa ohjeessa käytetään Office InfoPath 2007 -ohjelman valmista Kuluraportti-mallia ja ylennetään sitten kentät ohjatulla julkaisutoiminnolla ja luodaan SharePoint-sivustoon lomakekirjasto.

  1. Käynnistä Office InfoPath 2007.

  2. Kaksoisnapsauta Täytä lomake -valintaikkunassa kuluraportin esimerkkiä.

    Kuluraportti tulee näkyviin suunnittelutilaan. Lomakkeessa on jo kenttiä, jotka haluat ylentää lomakekirjaston sarakkeiksi: Nimi, Henkilötunnus ja Kulut yhteensä. Mallia käytetään sellaisenaan.

  3. Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä.

  4. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedoston nimi -ruutuun nimi ja valitse sitten Tallenna.

  5. Valitse Tiedosto-valikosta Julkaise.

    Näkyviin tulee Ohjattu julkaisutoiminto.

  6. Valitse Missä haluat julkaista lomakemallin? -kohdassa SharePoint-palvelimessa (InfoPath Forms Services ei ole pakollinen) ja valitse sitten Seuraava.

  7. Kirjoita SharePoint-sivuston osoite ja valitse sitten Seuraava.

  8. Valitse Mitä haluat julkaista? -kohdassa Asiakirjakirjasto ja valitse sitten Seuraava.

    Huomaa, että voit määrittää lomakkeen myös sisältötyypiksi. Saatat tarvita tätä asetusta, jos esimerkiksi haluat määrittää lomakemallin olemaan käytettävissä kaikissa portaalisivuston alisivustoissa.

  9. Valitse Mitä haluat tehdä seuraavaksi? -kohdassa Luo uusi asiakirjakirjasto ja valitse sitten Seuraava.

  10. Kirjoita Kuluraportit nimeksi, tiedostokirjaston kuvaus ja valitse sitten Seuraava.

  11. Valitse seuraavalla sivulla Lisää.

  12. Valitse Kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunan työntekijä-kansiosta nimi ja valitse sitten OK.

  13. Lisää (työntekijä-kansion) henkilötunnus-kenttä ja (kohteet-kansion) yhteensä-kenttä toistamalla edellinen vaihe kahdesti.

    Huomautus: Käytä Kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunassa oletusasetuksia kohdissa Sivustosarakeryhmä ja Sarakkeen nimi. Vaihtoehtoisesti voit yhdistää lomakkeen kentän sivustossa olevaan sarakkeeseen tai antaa sarakkeelle eri nimen kuin lomakkeen kentän nimen.

  14. Valitse Seuraava, tarkista tiedot ja valitse sitten Julkaise.

    Nyt olet luonut Kuluraportit-lomakekirjaston, jossa on työnkulun luomiseen tarvittavat sarakkeet. Selaimessa lomakekirjaston sarakkeiden tulisi näyttää kuvan mukaisilta.

    Lomakekirjasto, jossa näkyy kirjastossa sarakkeiksi ylennettyjä kenttiä

Sivun alkuun

Työnkulun suunnitteleminen

Kun olet määrittänyt lomakekirjaston oikeat sarakkeet, olet valmis käyttämään työnkulun suunnittelutoimintoa.

  1. Käynnistä Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Valitse Tiedosto-valikosta Avaa sivusto.

  3. Etsi ja valitse Sivuston avaaminen -valintaikkunassa se SharePoint-sivusto, johon haluat luoda työnkulun, ja valitse sitten Avaa.

  4. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Työnkulku.

    Näkyviin tulee Työnkulun suunnittelu -valintaikkuna.

  5. Kirjoita tämän työnkulun nimi -ruutuun Kuluraportin tarkistaminen.

    Sivuston käyttäjät näkevät tämän nimen tarkastellessaan selaimella Työnkulun tila- ja Työnkulut-sivuja.

  6. Valitse Mihin SharePoint-luetteloon työnkulku liitetään? -luettelosta Kuluraportit.

  7. Tee Valitse työnkulun aloitusasetukset luettelon Kuluraportit kohteille -kohdassa seuraavat toimet:

    • Poista Salli työnkulun manuaalinen käynnistäminen kohteesta -valintaruudun valinta.

    • Valitse Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohde luodaan -valintaruutu.

    • Valitse Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohdetta muutetaan -valintaruutu.

      Valitsemalla nämä asetukset varmistat, että työnkulku suoritetaan aina, kun ryhmän jäsen täyttää uuden kuluraportin tai muokkaa olemassa olevaa raporttia.

      Työnkulun suunnittelutyökalun ensimmäinen sivu

  8. Valitse Seuraava.

    Haluat luoda säännön, joka lähettää kuluraportin tarkistettavaksi, jos raportoidut kokonaiskulut ylittävät 500 euroa.

  9. Valitse Työnkulun suunnittelu -valintaikkunassa Ehdot ja valitse sitten luettelosta Lisäehto.

    Ehto Jos arvo vastaa arvoa tulee näkyviin työnkulkuun.

    Tässä luettelossa on monia valmiita ehtoja, mutta haluat luoda ehdon, jossa työnkulku lähettää viestin vain, kun tietty arvo (kokonaiskulut) on suurempi kuin tietty arvo (500). Tämä onnistuu lisäehdon avulla.

  10. Ehto, Jos arvo vastaa toista arvoa, valitse ensimmäinen arvo hyperlinkki ja valitse sitten näytön tietojen sidonta Painikkeen kuva .

  11. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunan Lähde-luettelosta Nykyinen kohde. Valitse Kenttä-luettelosta Yhteensä ja valitse sitten OK.

    Tämän valintaikkunan avulla voit etsiä arvon sivuston minkä tahansa luettelon tai kirjaston mistä tahansa kentästä ja käyttää kyseistä arvoa työnkulun säännössä. Tässä tapauksessa tarvitset luvun nykyisen kohteen Yhteensä-kentästä.

  12. Valitse työnkulun säännössä on yhtä suuri kuin ja valitse sitten luettelosta on suurempi kuin.

  13. Toisen arvon hyperlinkki ja kirjoita sitten 500.

  14. Valitse Toiminnot ja valitse sitten luettelosta Lähetä sähköposti.

    Jos haluamasi toiminto ei ole näkyvissä luettelossa, valitse Lisää toimintoja, valitse haluamasi toiminto ja valitse sitten Lisää.

  15. Valitse Lähetä tämä viesti sähköpostilla -toiminnossa tämä viesti ja täytä lomake kirjoittamalla viestin vastaanottaja, aihe ja teksti.

    Valitse vastaanottajaksi henkilö, jonka on määrä tarkistaa kuluraportti.

  16. Valitse OK.

    Työnkulun suunnittelun toinen sivu, jolla näkyy ehto ja toiminto

    Nyt olet luonut säännön, joka lähettää raportin oikean henkilön tarkistettavaksi, jos Kuluraportit-kirjastoon lisätään uusi tai muokattu raportti, jonka kokonaiskulut ovat yli 500 euroa.

  17. Voit tarkistaa työnkulun virheiden varalta ennen Työnkulun suunnittelu -toiminnon sulkemista valitsemalla Tarkista työnkulku.

    Jos työnkulussa on virhe, hyperlinkin väri muuttuu ja virheellisen parametrin eteen ja perään tulee tähti. Lisäksi Työnkulun vaiheet -kohtaan tulee näkyviin virheen symboli jokaisen virheellisen vaiheen kohdalle.

  18. Tallenna työnkulku valitsemalla Valmis.

    Voit testata työnkulun siirtymällä selaimella Kuluraportit-kirjastoon, luomalla uuden kohteen valitsemalla Täytä tämä lomake ja varmistamalla, että kirjoitat kuluiksi yli 500 euroa. Tallenna lomake lomakekirjastoon ja tarkista sitten, saako määritetty henkilö luomasi viestin.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×