Työnkulun esimerkki: ilmoitusviestin lähettäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Katso uusimmat tiedot hälytysten ilmoituksen luominen ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen. Jos käytät SharePoint Online luetteloita, voit myös luoda ilmoituksen sähköpostitse ja muiden lähteiden kulkee avulla. Saat lisätietoja, Lisää työnkulun lisääminen luetteloon SharePoint Onlinessa.

Huomautus: Tässä aiheessa liittyviä SharePoint 2007: n vain.

Päivitetty 12 joulukuussa 2016

Lisätietoja työnkuluista on artikkelissa Johdanto SharePoint-työnkulku.

Tärkeää: Työnkulun luominen sivustoon on sijaittava Windows SharePoint Services 3.0 tai Microsoft Office SharePoint Server 2007-palvelimessa.

Toimet ennen aloittamista

Ryhmäsi säilyttää yhteiskäytössä olevat asiakirjat Jaetut asiakirjat -kirjastossa ja tarkistaa Vastuuhenkilö-sarakkeesta, kuka on asiakirjan vastuuhenkilö. Sen sijaan, että kaikki jäsenet tarkistaisivat jatkuvasti ryhmäsivustosta, onko heille määritetty uusia asiakirjoja, haluat luoda työnkulun, joka lähettää automaattisesti sähköpostiviestin ryhmän jäsenille, jotka saavat uusia asiakirjoja. Voit tehdä tämän nopeasti luomalla yksivaiheisen työnkulun.

Saatat ajatella, että varoituskin riittäisi? Varoitukset sopivat monenlaiseen käyttöön. Voit esimerkiksi vastaanottaa varoituksen, kun kohde lisätään tai sitä muokataan. Et kuitenkaan voi määrittää varoitusta koskemaan vain jonkin tietyn sarakkeen tietynlaista muutosta. Lisäksi varoituksen avulla ei voi luoda sähköpostiviestiä, joka kertoisi vastaanottajalle tarkalleen, mitä hänen on tehtävä.

Ennen kuin suunnittelet työnkulun, sinun on tehtävä sivustoon, luetteloon tai kirjastoon tarvittavat muutokset tai mukautukset. Muutokset ja mukautukset voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Työnkulun liittyy aina yksi SharePoint luetteloon tai kirjastoon. Sivustosi on oltava vähintään yhden luettelon tai kirjaston, ennen kuin luot työnkulun. Luetteloita ei ole sivustossa, jos ohjelma pyytää luomaan kerroksen, kun luot työnkulun.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa mukautettuja sarakkeita tai asetuksia, sinun on tehtävä muutokset, ennen kuin luot työnkulun, jotta mukautetut sarakkeet ja asetukset ovat käytettävissä työnkulun suunnitteluikkunassa.

  • Jos haluat käyttää työnkulussa sellaisia luettelo- tai kirjastotoimintoja, jotka eivät ole oletusarvon mukaan käytössä, kuten Sisällön hyväksyntä, sinun on otettava kyseiset toiminnot käyttöön, ennen kuin suunnittelet työnkulun.

Huomautus: Työnkulkutoiminto on luotu Microsoft Windows Workflow Foundationilla, joka on Microsoft Windowsin osa. Tietokoneessa ja palvelimessa on oltava asennettuna Workflow Foundationin sama versio. Kun luot työnkulun ensimmäistä kertaa, ohjelma voi pyytää asentamaan Workflow Foundationin.

Sarakkeen lisääminen asiakirjakirjastoon

Tässä esimerkissä käytetään Jaetut asiakirjat -kirjastoa, joka on oletusarvon mukaan näkyvissä ryhmäsivustossa. Sinun on kuitenkin lisättävä Jaetut asiakirjat -kirjastoon Vastuuhenkilö-sarake, koska kyseinen sarake ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä kirjastossa.

  1. Siirry selaimella Jaetut asiakirjat -kirjastoon.

    Vihje: Valitse kansioluettelosta Jaetut asiakirjat ja paina sitten F12-näppäintä.

  2. Valitse kirjaston työkaluriviltä Asetukset ja valitse sitten Lisää sarakkeita sivustosarakkeista.

  3. Valitse Käytettävissä olevat sivustosarakkeet -kohdasta Vastuuhenkilö ja valitse sitten Lisää.

  4. Valitse OK.

    Kun tarkastelet Jaetut asiakirjat -kirjastoa selaimella, Vastuuhenkilö-sarake tulee näkyviin kirjastoon.

  5. Sulje selain.

Sivun alkuun

Työnkulun suunnitteleminen

Kun olet määrittänyt Jaetut asiakirjat -kirjaston oikean sarakkeen, olet valmis käyttämään Työnkulun suunnittelu -toimintoa.

  1. Aloita te000130294: ssä.

  2. Valitse Tiedosto-valikosta Avaa sivusto.

  3. Etsi ja valitse Sivuston avaaminen -valintaikkunassa se SharePoint-sivusto, johon haluat luoda työnkulun, ja valitse sitten Avaa.

  4. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Työnkulku.

    Näkyviin tulee Työnkulun suunnittelu -valintaikkuna.

  5. Kirjoita tämän työnkulun nimi -ruutuun Tehtävästä.

    Sivuston käyttäjät näkevät tämän nimen tarkastellessaan selaimella Työnkulun tila- ja Työnkulut-sivuja.

  6. Valitse Mihin SharePoint-luetteloon työnkulku liitetään? -luettelosta Jaetut asiakirjat.

    Kun ryhmän jäsenet tarkastelevat Jaetut asiakirjat -kirjastoa, he näkevät tässä työnkulussa uuden sarakkeen, jonka nimi on Huomautus tehtävästä. Tämä sarake ilmaisee kunkin kohteen työnkulun tilan, esimerkiksi sen, onko työnkulku käynnistetty tai valmis.

  7. Tee Valitse työnkulun aloitusasetukset luettelon Jaetut asiakirjat kohteille -kohdassa seuraavat toimet:

    • Poista Salli työnkulun manuaalinen käynnistäminen kohteesta -valintaruudun valinta.

    • Valitse Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohde luodaan -valintaruutu.

    • Valitse Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohdetta muutetaan -valintaruutu.

      Valitsemalla nämä asetukset varmistat, että työnkulku suoritetaan aina, kun kohde luodaan tai sitä muutetaan. Työnkulun suunnittelu -valintaikkunan ensimmäisen sivun tulisi nyt näyttää kuvan mukaiselta.

      Työnkulun suunnittelutyökalun ensimmäinen sivu

  8. Valitse Seuraava.

  9. Valitse Ehdot ja valitse sitten luettelosta Mukautettu ehto (Jaetut asiakirjat).

    Ehto Jos kenttä vastaa arvoa tulee näkyviin työnkulkuun.

    Tässä luettelossa on paljon valmiita ehtoja, mutta tässä tapauksessa tarvitaan ehto, jossa työnkulku lähettää viestin vain, kun tietyssä kentässä (tässä tapauksessa Vastuuhenkilö-kentässä) on tietty arvo (tässä tapauksessa ryhmään kuuluvan henkilön nimi). Tämä onnistuu luomalla mukautettu ehto.

  10. Valitse Jos kenttä vastaa arvoa -ehdossa Kenttä ja valitse sitten luettelosta Vastuuhenkilö.

  11. Valitse ehdossa Arvo.

    Näkyviin tulee Käyttäjien valitseminen -valintaikkuna. Haluat valita ryhmän jäsenen. Tämä onnistuu kirjoittamalla jäsenen nimen tai sähköpostiosoitteen ja valitsemalla Lisää tai valitsemalla käyttäjän luettelosta. Voit myös valita käyttäjiä Osoitekirjasta tai etsiä nimiä luettelosta tai luettelokohteesta.

  12. Kirjoita tai valitse käyttäjätunnus tai osoite, valitse Lisää ja valitse sitten OK.

  13. Valitse Toiminnot ja valitse sitten luettelosta Lähetä sähköposti.

    Jos haluamasi toiminto ei ole näkyvissä luettelossa, valitse Lisää toimintoja, valitse haluamasi toiminto ja valitse sitten Lisää.

  14. Valitse Lähetä tämä viesti sähköpostilla -toiminnossa tämä viesti ja täytä lomake kirjoittamalla viestin vastaanottaja, aihe ja teksti.

    Kirjoita Vastaanottaja-riville sama nimi tai osoite, jonka valitsit ehdossa.

  15. Valitse OK.

    Työnkulun suunnittelun toinen sivu, jolla näkyy ehto ja toiminto

    Nyt sinulla on sääntö, joka lähettää huomautuksen sähköpostiviestinä ryhmän jäsenelle, jos hänet määritetään jonkin Jaetut asiakirjat -kirjaston kohteen vastuuhenkilöksi. Entä jos asiakirjan vastuuhenkilöksi määritetään joku muu ryhmän jäsen? Seuraavaksi on luotava "muuten jos" -ehto kullekin ryhmään kuuluvalle henkilölle.

  16. Valitse Lisää ehdollinen 'Muuten jos' -haara.

    Ehdollinen haara lisätään työnkulkuun. Luo sama sääntö kullekin ryhmän jäsenelle toistamalla tämän ohjeen vaiheet 8–14.

  17. Lisää tarvittaessa sääntö kullekin ryhmän jäsenelle, joiden haluat saavan muistutuksen, kun heidät määritetään asiakirjan vastuuhenkilöksi, valitsemalla Lisää ehdollinen 'Muuten jos'-haara.

    Työnkulun suunnittelu näyttää ehdollisen haarautumisen säännöt

  18. Voit tarkistaa työnkulun virheiden varalta ennen Työnkulun suunnittelu -toiminnon sulkemista valitsemalla Tarkista työnkulku.

    Jos työnkulussa on virhe, hyperlinkin väri muuttuu ja virheellisen parametrin eteen ja perään tulee tähti. Lisäksi Työnkulun vaiheet -kohtaan tulee näkyviin virheen symboli jokaisen virheellisen vaiheen kohdalle.

  19. Tallenna työnkulku valitsemalla Valmis.

    Voit testata työnkulkua siirtymällä selaimella Jaetut asiakirjat -kirjastoon, luomalla uuden kohteen ja asettamalla Vastuuhenkilö-sarakkeeseen sellaisen henkilön, joka mainitaan työnkulun ehdossa. Tarkista, saako kyseinen henkilö luomasi huomautuksen.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×