Työnkulun aloituslomakkeen luominen

Haluat ehkä, että työnkulkusi kerää tietoja henkilöltä, joka aloittaa sen, jotta tietoihin voidaan viitata myöhemmin työnkulussa. Kuvitellaan esimerkiksi, että suunnittelet työnkulun, joka määrittää tiedoston tarkistustehtävän. Joissakin tällaisissa työnkuluissa kannattaa ehkä määrittää aina automaattisesti tarkistustehtävä samalle osallistujalle ja käyttää määräpäivän laskemiseen aina samaa kaavaa. Haluat kuitenkin omassa työnkulussasi, että työnkulun manuaalisesti aloittava henkilö määrittää sekä tarkistajan että määräpäivän. Voit määrittää tämän lisäämällä mukautettuja kenttiä työnkulun aloituslomakkeeseen ja edellyttämällä, että työnkulku aloitetaan manuaalisesti.

Työnkulku ja aloituslomakkeen tiedot

Voit käyttää myös aloituslomakkeessa annettuja parametreja siten, että työnkulku sisällyttää tai poistaa määrättyjä toimenpiteitä tai vaiheita tai valitsee vaihtoehtoisten haarojen väliltä. Voit vaihtoehtoisesti määrittää työnkulun kopioimaan tiedot aloituslomakkeesta nykyiseen luettelokohteeseen, jossa toissijainen työnkulku voi viitata niihin.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten aloituslomake toimii. Artikkelissa on esimerkkejä ja ohjeita aloituslomakkeiden määrittämiseen eri tarkoituksia varten.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Aloituslomakkeen ominaisuudet

Aloituslomakkeen kenttien eri tyypit

Oletusarvot ja niiden käyttö

Esimerkki 1: nykyisen työnkulun tiedot

Esimerkki 2: ohje, jonka perusteella nykyinen työnkulku ohittaa tai sisällyttää vaiheen tai toiminnon

Esimerkki 3: toissijaisen työnkulun tiedot

Muiden arvojen määrittäminen tai päivittäminen nykyisessä luettelokohteessa

Parametrin käyttäminen dynaamisena työnkulun muuttujana

Aloituslomakkeen ominaisuudet

Aloituslomake on sivu, joka esitetään aina, kun henkilö aloittaa työnkulun manuaalisesti. Oletusarvoinen aloituslomake on erittäin yksinkertainen. Se sisältää vain työnkulun nimen ja kaksi painiketta: Aloitus ja Peruuta.

Yksinkertainen oletustyönkulun aloituslomake

Voit luoda yksinkertaisen lomakkeen tältä pohjalta lisäämällä lomakekenttiä. Näitä kenttiä käyttämällä työnkulun aloittanut henkilö voi antaa tietoja, jotka työnkulku tarvitsee prosessien suorittamiseen.

Aloituslomakkeessa voi olla haluttu määrä lomakekenttiä. Seuraavassa lomakkeessa on kentät, joilla määritetään tarkistaja ja määräpäivä.

Aloituslomake, johon on lisätty Tarkistaja- ja Määräpäivä-kentät

Office SharePoint Designer 2007 näyttää aloituslomakkeen .aspx-sivuna kyseisen työnkulun kansiossa. Aloituslomakkeen tiedostonimi on sama kuin työnkulun nimi.

Kansioluettelossa näkyvä työnkulun .aspx-sivu

Aloituslomake liitetään sivuston oletusperustyylisivuun ja se sisältää tietolomakkeen työnkulun WWW-osan työnkulun vuorovaikutusta varten. Aloituslomakkeen asettelua ja ulkoasua voi mukauttaa. Voit esimerkiksi liittää erilaisen perussivun tai muokata tyylejä. Lomakkeessa näkyvien kenttien vaihtamiseen tai kentän muodon tai oletusarvojen muuttamiseen on kuitenkin käytettävä Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunaa työnkulun suunnittelutyökalussa. Tällaisia muutoksia ei voi tehdä lomakekenttiin muokkaamalla tietolomakkeen WWW-osaa.

Tärkeää: Jos mukautat tietolomakkeen WWW-osan asettelua ja ulkoasua (eli teet muutoksia esitysmuotoon toimintojen sijasta), tällaiset muutokset menetetään aina, kun työnkulku käännetään uudelleen. Asettelu- ja ulkoasumukautukset, jotka teet .aspx-sivun muihin osiin, säilyvät.

Jos luot lomakekentän käyttämällä Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunaa ja muutat myöhemmin kyseisen kentän muotoa, näkyviin saattaa tulla seuraava varoitus.

Varoitus nykyisen kentän muotoilutyypin muuttamisesta

Jos teet muutoksia aloituslomakkeen kenttiin ja käännät työnkulun sen jälkeen uudelleen, työnkulun käynnissä olevat esiintymät toimivat edelleen, mutta ne voivat viitata vain uudessa lomakkeessa käytettävissä oleviin tietoihin ja tietomuotoihin. Jos poistat kentän tai muokkaat sitä (esimerkiksi nimeät sen uudelleen tai muutat sen muotoa) ja työnkulun käynnissä oleva esiintymä yrittää viitata tietoihin, jotka ovat joko odottamattomassa muodossa tai puuttuvat kokonaan, työnkulkuvirhe ilmenee. Tämän takia on tärkeää, ettet tee muutoksia, jotka poistavat, nimeävät uudelleen tai muulla tavalla muuttavat lomakekenttiä, joihin tällä hetkellä käynnissä olevat työnkulun esiintymät saattavat viitata.

Voit määrittää työnkulun kopioimaan aloituslomakkeen kentän tiedot luettelokohteen kenttään. Kun ensisijaisen työnkulun aloittava henkilö voi esimerkiksi määrittää aloituslomakkeessa asiakirjan tarkistustehtävän määräpäivän, ensisijainen työnkulku voi kopioida kyseisen päivämäärän nykyisen kohteen Määräpäivä-kenttään, jonka kautta toissijainen työnkulku voi viitata kyseiseen päivämäärään määräpäivämuistutusten lähettämistä varten. Tässä tapauksessa on tärkeää varmistaa, että aloituslomakkeessa annetut ja luettelokohteen kenttään kopioidut tiedot eivät muutu, kun toissijaisen työnkulun on voitava viitata niihin. Tämä on erityisen tärkeää pitää mielessä, jos toissijainen työnkulku pysähtyy määrätyksi ajaksi tai odottaa tiettyä ajankohtaa.

Sivun alkuun

Aloituslomakkeen kenttien eri tyypit

Seuraavassa kuvassa on esimerkki aloituslomakkeen kenttien eri tyypeistä.

Aloituslomake, jossa on yksi kutakin kentän tyyppiä

1. Yksi tekstirivi

2. Useita tekstirivejä

3. Numero

4. Kyllä/Ei (valintaruutu)

5. Vaihtoehto (valikko) valintanappeina

6. Päivämäärä ja aika

7. Vaihtoehto (valikko) avattavana valikkona

Valitse kullekin luotavalle parametrille oikea kenttätyyppi:

  • Yksi tekstirivi   Käytä tätä kenttätyyppiä, kun kyseessä on lyhyt vapaamuotoinen tekstivastaus.

  • Useita tekstirivejä   Käytä tätä kenttätyyppiä, kun kyseessä on vapaamuotoinen tekstivastaus, jonka pituutta ei ole rajoitettu.

  • Numero   Tämä kenttätyyppi on tarkoitettu vain numeroarvoille. Älä lisää pilkkuja oletusarvoon.

  • Päivämäärä ja aika    Tälle kenttätyypille voi valita kolme oletusarvoa (tyhjä kenttä, kohteen luontiajankohdan päivämäärä ja aika tai määrittämäsi päivämäärä ja aika) ja kaksi näyttömuotoa (vain päivämäärä tai päivämäärä ja aika).

  • Vaihtoehto (valikko)    Tämä kenttätyyppi voi näkyä lomakkeessa joko avattavana valikkona tai valintanappeina. Kummassakin tapauksessa vain yksi luettelon kohde voidaan valita kerralla.

  • Kyllä/Ei (valintaruutu)    Jos et määritä tämän tyypin kentille oletusarvoa, oletusarvoksi määritetään Kyllä.

Jos oletusarvo on määritetty, se näkyy kaikkien kenttätyyppien kohdalla lomakkeessa.

Seuraavassa on joitakin aloituslomakkeen käsittelyssä huomioon otettavia seikkoja:

  • Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen    Valtaosa tällä hetkellä käytettävissä olevista aloituslomakkeen kenttätyypeistä sisältää tällä hetkellä vain vähän tietojen kelpoisuuden tarkistamista tai sitä ei ole lainkaan. Ei esimerkiksi ole mahdollista määrittää Päivämäärän ja aika -kenttää tarkistamaan, onko annettu päivämäärä nykyisen päivän jälkeen. (Voit tietysti sisällyttää työnkulkuun vaiheen, joka testaa, onko annettu päivämäärä määritetyllä aikavälillä. Jos näin ei ole, työnkulku lähettää eroista sähköpostiviestin henkilölle, joka aloitti työnkulun. Sen jälkeen työnkulku pysähtyy.) Tietojen kelpoisuuden tarkistamisen matalin taso on kentissä Yksi tekstirivi, Useita tekstirivejä ja Numero. Ne hyväksyvät minkä tahansa merkinnän, joka ei ylitä merkkirajaa. (Vaikka Numero hyväksyy oletusarvoksi vain numeerisia arvoja, se hyväksyy sekä numero- että tekstiarvoja henkilöltä, joka aloittaa työnkulun ja täyttää aloituslomakkeen.) Vahvin tietojen kelpoisuuden tarkistus on Vaihtoehto (valikko) -kentällä. Siinä työnkulun aloittavan henkilön on valittava jokin lomakkeessa määritetyistä, valmiiksi muotoilluista vaihtoehdoista.

  • Kenttäkuvaukset ja ohjeet    Aloituslomakkeen yksittäisissä kentissä ei ole tilaa kentän kuvaukselle tai tietojen täyttöohjeille. Voit kuitenkin lisätä koko aloituslomakkeen kuvaukset ja ohjeet (muun muassa ohjeet siitä, missä kentissä on oltava arvo ja mitkä kentät voi jättää tyhjäksi) muokkaamalla .aspx-sivua. Varmista, että lisäät kuvaukset ja ohjeet tietolomakkeen WWW-osan ulkopuolelle, jotta ne eivät katoa, kun työnkulku käännetään uudelleen.

  • Käytettävissä olevien kenttien alue    Koska aloituslomaketta ei ole liitetty luettelokohteeseen – toisin kuin mukautetussa tehtävälomakkeessa, joka on liitetty tehtäväluettelon kohteeseen – aloituslomakkeessa ei ole käytettävissä yhtä paljon lomakekenttätyyppejä kuin mukautetussa tehtävälomakkeessa.

Sivun alkuun

Oletusarvot ja niiden käyttö

Kun suunnittelet aloituslomaketta, voit valita, onko kussakin määrittämässäsi parametrissa valmiina oletusarvo. Jos annat parametrille oletusarvon ja työnkulun aloittava henkilö ei korvaa sitä toisella arvolla, työnkulku käyttää oletusarvoa.

Jos työnkulun oikea toiminta edellyttää, että parametrille on annettu arvo, oletusarvo kannattaa määrittää. Esimerkiksi tiedoston tarkistuksen työnkulkuesimerkissä voit määrittää aloituslomakkeessa oletusarvoisen tarkistajan ja prioriteettitason.

Jos työnkulussa on oltava muu kuin tyhjä arvo kentässä, jossa oletusarvoa ei voida käyttää turvallisesti tai soveltuvaa oletusarvoa ei ole, työnkulun ensimmäisenä vaiheena kannattaa testata, onko pakollinen kenttä tyhjä. Jos kenttä on tyhjä, työnkulku pysähtyy. Sitä ennen se kuitenkin lähettää työnkulun aloittaneelle henkilölle sähköpostiviestin, jossa selostetaan, että työnkulku on aloitettava uudelleen uutena esiintymänä ja tällä kertaa pakolliseen kenttään on annettava arvo.

Ainut parametrityyppi, jolla on aina oletusarvo, on Kyllä/Ei (valintaruutu) -parametri. Sen oletusarvo on aina joko Kyllä tai Ei.

Tärkeää: Jos määrität työnkulun käynnistymään automaattisesti etkä anna oletusarvoa vähintään yhdelle parametrille, seuraava viesti tulee näkyviin. Sillä muistutetaan, että tietyissä parametreissa olevat tyhjät arvot voivat estää työnkulun oikean toiminnan.

Varoitus oletusarvojen lisäämisestä automaattiseen käynnistykseen

Sivun alkuun

Esimerkki 1: nykyisen työnkulun tiedot

Jos käytät työnkulkua tehtävän määrittämiseen (esimerkkimme tiedoston tarkistustehtävän tavoin) ja haluat, että työnkulun aloittava henkilö voi valita henkilön, jolle tehtävä määritetään, lisää aloituslomakkeeseen parametri.

Tarkistaja-kentän lisääminen aloituslomakkeeseen

Tarkistaja-parametrin lisääminen:

  1. Varmista työnkulun suunnittelussa, että työnkulku voidaan aloittaa vain manuaalisesti (ei automaattisesti). Valitse sitten Aloitus.

    Uuden työnkulun asetukset sisältävä työnkulun suunnittelutyökalu

  2. Valitse Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunasta Lisää.

  3. Kirjoita Lisää kenttä -valintaikkunassa uuden kentän nimeksi Tarkistaja ja valitse sitten Tietotyyppi-ruutuluettelosta Vaihtoehto (valikko).

    Lisää kenttä -valintaikkuna ja sen valinnat

  4. Valitse Seuraava ja kirjoita Vaihtoehdot (kirjoita kukin vaihtoehto omalle riville) -ruutuun niiden tarkistajien sähköpostiosoitteet, jotka haluat esittää tämän parametrin vaihtoehtoina.

    Huomautus: Sähköpostiviestin lähettämisessä työnkulku voi käyttää joko toimialuenimi\käyttäjänimi-muotoa tai henkilön täydellistä sähköpostiosoitetta (esimerkiksi NORTHWINDTRADERS\Taina ja Taina@Northwindtraders.com toimivat työnkulun sähköpostiviestin Vastaanottaja- ja Kopio-riveillä).

  5. Määritä Oletusarvo-ruudussa tarkistaja, jota haluat käyttää, jos aloituslomaketta täyttävä henkilö ei muokkaa parametria.

    Tärkeää: Jos et anna oletusarvoa kentälle, jonka tiedot ovat pakollisia työnkululle, ja jos työnkulun aloittava henkilö ei anna arvoa kyseiseen kenttään, työnkulku ei toimi.

  6. Valitse Näytä-luettelosta joko Avattava valikko tai Valintanapit. (Tässä esimerkissä on valittu Valintanapit.)

    Lisää kenttä -valintaikkuna ja sen valinnat

  7. Valitse Valmis ja sitten Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunasta OK.

Työnkulun toiminnon määrittäminen käyttämään aloituslomakkeen parametria

Työnkulun määrittäminen tiedoston tarkistustehtävän määrittämiseksi aloituslomakkeessa määritetyille osallistujille:

  1. Valitse työnkulun suunnittelutyökalun sivulla Toiminnot kohdasta, joka vastaa tehtävän haluttua sijaintia. Valitse sitten haluamasi toiminto.

    Valitse tässä esimerkissä Määritä tehtävä.

  2. Valitse toiminnosta tehtäväkohde ja valitse sitten ohjatusta mukautetun tehtävän luomisestaSeuraava. Anna tehtävän nimeksi Tiedoston tarkistaminen.

  3. Kirjoita Kuvaus-ruutuun tehtävän ohjeet ja valitse sitten Valmis.

  4. Valitse toiminnosta nämä käyttäjät.

  5. Valitse Valitse käyttäjät -valintaikkunan Tai valitse olemassa olevista käyttäjistä ja ryhmistä -luettelosta Työnkulun hakeminen ja valitse sitten Lisää.

  6. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunasta seuraavat vaihtoehdot:

    • Lähde: Työnkulun tiedot

    • Kenttä: Aloitus: tarkistaja

  7. Valitse OK ja valitse uudelleen OK, jotta Valitse käyttäjät -valintaikkuna sulkeutuu.

Toiminto näyttää nyt seuraavanlaiselta.

Toiminto, jonka molemmat parametrit on määritetty

Käyttämällä aloituslomakkeen Tarkistaja-kenttää työnkulun aloittava henkilö voi nyt kertoa työnkululle, kenelle tehtävä annetaan.

Seuraavassa osassa opetellaan käyttämään aloituslomaketta sen määrittämiseen, suorittaako työnkulku määrätyn toiminnon tai toimintosarjan vai ei.

Sivun alkuun

Esimerkki 2: ohje, jonka perusteella nykyinen työnkulku ohittaa tai sisällyttää vaiheen tai toiminnon

Joskus työnkulussa on tarpeen suorittaa tai jättää suorittamatta määrätty luettelokohde kohteen tietojen perusteella. Käytössä voi olla esimerkiksi Uusi tiedosto -työnkulku, joka suoritetaan jokaiselle uudelle tiedostolle jaetussa tiedostokirjastossa. Toisaalta työnkulkuun sisältyvä Tarkista tiedosto -tehtävä halutaan suorittaa vain tietyille tiedostoille.

Lähetä tarkistettavaksi -kentän lisääminen aloituslomakkeeseen

Lähetä tarkistettavaksi -parametrin lisääminen:

  1. Varmista työnkulun suunnittelussa, että työnkulku voidaan aloittaa vain manuaalisesti (ei automaattisesti). Valitse sitten Aloitus.

    Uuden työnkulun asetukset sisältävä työnkulun suunnittelutyökalu

  2. Valitse Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunasta Lisää.

  3. Kirjoita Lisää kenttä -valintaikkunassa uuden kentän nimeksi Lähetä tarkistettavaksija valitse sitten Tietotyyppi-luettelosta Kyllä/Ei (valintaruutu).

  4. Valitse Seuraava ja määritä oletusarvo (jos et määritä arvoa, kentän oletusarvona on Kyllä).

    Lisää kenttä -valintaikkuna ja sen valinnat

  5. Valitse Valmis ja sitten Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunasta OK.

Ehdon lisääminen työnkulkuun

Jos haluat määrittää työnkulun käyttämään Lähetä tarkistettavaksi -arvoa sen määrittämiseksi, suoritetaanko nykyinen työnkulun vaihe (esimerkissä vaihe, jolle Tarkista tiedosto -tehtävä on määritetty):

  1. Valitse työnkulun suunnittelutyökalun sivulta, joka vastaa valintaruudulle määritettävää vaihetta, Ehdot ja valitse sitten Vertaa mitä tahansa tietolähdettä.

  2. Napsauta ehdon ensimmäistä arvoa ja valitse sitten Näytä tietosidonta Painikkeen kuva .

  3. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunasta seuraavat vaihtoehdot:

    • Lähde: Työnkulun tiedot

    • Kenttä: Aloitus: Lähettäminen tarkistettavaksi

  4. Valitse OK.

  5. Valitse ehdon toinen arvo ja valitse sitten luettelosta Kyllä.

Ehto näyttää nyt seuraavan kuvan mukaiselta.

Työnkulun vaihe, jossa näkyy ehto ja kaikki parametrit määritettyinä

Nyt aloituslomakkeen valintaruudun kautta työnkulun aloittava henkilö voi ilmoittaa työnkululle, suoritetaanko toiminnot seuraavassa vaiheessa.

Seuraavassa osassa opetellaan kopioimaan tiedot aloituslomakkeesta nykyiseen luettelokohteeseen, jotta toissijainen työnkulku voi viitata tietoihin.

Sivun alkuun

Esimerkki 3: toissijaisen työnkulun tiedot

Jos käytössäsi on toissijainen työnkulku, joka määrittää tehtäväluettelon avulla ensisijaisen työnkulun luomille tehtäville määräpäivät toisessa luettelossa (esimerkissä käytetään jaettua tiedostokirjastoa), voit määrittää tehtävälle määräpäivän ensisijaisen työnkulun aloituslomakkeen avulla. Lisätietoja toissijaisista työnkuluista on artikkelissa Toissijaisen työnkulun luominen.

Määräpäivätietojen kulku ensisijaisessa ja toissijaisessa työnkulussa

1. Ensisijaisen työnkulun aloittava henkilö asettaa määräpäivän.

2. Aloituslomake antaa määräpäivän ensisijaiselle työnkululle.

3. Ensisijainen työnkulku kopio määräpäivän nykyisen luettelokohteen Määräpäivä-kenttään.

4. Toissijainen työnkulku hakee määräpäivän tekemällä kyselyn luettelokohteelle.

5. Toissijainen työnkulku kopioi määräpäivän tehtäväkohteeseen.

Huomautukset: 

  • Jotta toissijainen työnkulku voi viitata alkuperäiseen luettelokohteeseen, jossa ensisijainen työnkulku suoritetaan, toissijaisen työnkulun on tiedettävä kyseisen alkuperäisen kohteen luettelokohdetunnus. Vain jonkin tehtäväluettelon tehtävätoiminnon luomat tehtäväkohteet tietävät kyseisen luettelokohteen tunnuksen, joka on tallennettu tehtäväluettelon Työnkulkukohteen tunnus -sarakkeeseen. Jos toissijainen työnkulku suoritetaan luettelossa, joka ei ole tehtäväluettelo mutta sen on viitattava alkuperäiseen kohteeseen, ensisijaisen työnkulun on tallennettava sen kohteen luettelokohteen tunnus, joka on käynnissä kohteessa, jonka se luo ja jossa toissijainen työnkulku suoritetaan. Voit määrittää tämän lisäämällä hakusarakkeen luetteloon, jossa toissijainen työnkulku suoritetaan. Viittaa kyseisessä hakusarakkeessa ensisijaisen työnkulun suorituksessa käytettävän luettelon tai kirjaston tunnussarakkeeseen. Kun sen jälkeen määrität ensisijaisen työnkulun luomaan kohteen luettelossa, jossa toissijainen työnkulku suoritetaan, kopioit ensisijaisen työnkulun nykyisen kohteen luettelokohteen tunnuksen toisen luettelon hakukenttään.

  • Jos et ole vielä lisännyt Määräpäivä-saraketta jaettuun tiedostokirjastoon, tee se ennen kuin suoritat tämän osion toimenpiteet. Jos haluat sisällyttää sarakkeeseen sekä päivämäärä- että aikatiedot, muista tehdä valinta Lisää sarakkeita -sivun Sarakkeiden lisäasetukset -osassa.

    Jos haluat, että Määräpäivä-kenttä ei näy lomakkeissa (kuten EditForm.aspx, joissa ihmiset voivat muuttaa kentän arvoa, voit piilottaa kentän lomakkeissa. Varmista tällöin, että sisältötyyppien hallinta on sallittu luettelossa tai kirjastossa (valitse luettelon asetussivulta Lisäasetukset). Piilota sitten Määräpäivä-kenttä erikseen kussakin sisältötyypissä (valitse luettelon asetussivulta sisältötyyppi, napsauta Määräpäivä-saraketta ja valitse sitten Piilotettu (ei näy lomakkeissa)). Huomaa, että voit piilottaa sarakkeen vain sisältötyypin mukaan. Et voi piilottaa sitä kerralla koko luettelossa tai kirjastossa.

Määräpäivä-kentän lisääminen aloituslomakkeeseen

Määräpäivä-parametrin lisääminen:

  1. Valitse Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunasta Lisää.

  2. Kirjoita Lisää kenttä -valintaikkunassa uuden kentän nimeksi Määräpäivä ja valitse sitten Tietotyyppi-ruutuluettelosta Päivämäärä ja aika.

  3. Valitse Seuraava ja varmista, että Tyhjä oletusarvo -valintanappi on valittuna ja että Vain päivämäärä on valittuna Näyttömuoto-ruudussa.

    Lisää kenttä -valintaikkuna ja sen valinnat

  4. Valitse Valmis ja sitten Työnkulun aloitusparametrit -valintaikkunasta OK.

Kenttä lisätään aloituslomakkeeseen.

Aloituslomake, johon on lisätty Tarkistaja- ja Määräpäivä-kentät

Nykyisen kohteen määräpäivän asettaminen ensisijaisen työnkulun avulla

Työnkulun määrittäminen kopioimaan määräpäivän arvo aloituslomakkeesta nykyisen luettelokohteen Määräpäivä-kenttään:

  1. Valitse työnkulun suunnittelutyökalusta Toiminnot ja valitse sitten Aseta nykyisen kohteen kenttä.

    Jos toimintoa ei näy luettelossa, näet koko luettelon valitsemalla Lisää toimintoja.

  2. Valitse toiminnosta kenttä ja valitse sitten luettelosta Määräpäivä.

  3. Napsauta toiminnossa arvoa ja valitse sitten Näytä tietosidonta Painikkeen kuva .

  4. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunasta seuraavat vaihtoehdot:

    • Lähde: Työnkulun tiedot

    • Kenttä: Aloitus: määräpäivä

  5. Valitse OK.

Kun työnkulun aloittanut henkilö määrittää määräpäivän (tai määräpäivän ja ajan) aloituslomakkeessa, kyseinen arvo kopioidaan luettelokohdan Määräpäivä-sarakkeeseen.

Huomautus: Ensisijaisen työnkulun on suoritettava tämä toiminto ennen tehtävän määrittämistä, koska ensisijainen työnkulku pysähtyy välittömästi tehtävän määrittämisen jälkeen ja toissijainen työnkulku tekee määräpäivätietojen kyselyn, kun ensisijainen työnkulku on yhä pysähtyneenä.

Määräpäivän kopioiminen tehtäväkohteeseen toissijaisen työnkulun avulla

Toissijaisen työnkulun määrittäminen kopioimaan Määräpäivä-arvo jaetusta tiedostoluettelosta Tehtävät-luettelokohteeseen:

  1. Kun toissijainen työnkulku on avoinna työnkulun suunnittelutyökalussa, valitse tehtävälle asetettavan Määräpäivä-arvon vaiheen sivulta Toiminnot ja valitse sitten Aseta nykyisen kohteen kenttä.

  2. Valitse toiminnosta kenttä ja valitse sitten luettelosta Määräpäivä.

  3. Napsauta toiminnossa arvoa ja valitse sitten Näytä tietosidonta Painikkeen kuva .

  4. Valitse Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkunasta seuraavat vaihtoehdot:

    • Lähde: Jaetut asiakirjat

    • Kenttä: Määräpäivä

    • Kenttä: Jaetut asiakirjat: tunnus

    • Arvo: valitse Näytä tietosidonta Painikkeen kuva .

      Toinen Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Lähde: Nykyinen kohde

    • Kenttä: Työnkulun kohteen tunnus

  5. Valitse OK.

    Ensimmäinen Työnkulun haun määrittäminen -valintaikkuna näyttää nyt seuraavanlaiselta.

    Määritä työnkulun haku -valintaikkuna, jossa kaikki kohdat on valittu

    Haussa lukee "Siirry jaetussa tiedostokirjastossa Määräpäivä-sarakkeeseen, siirry sitten kirjastossa riville, jonka tunnus vastaa tehtäväluettelon nykyiseen kohteeseen tallennettua työnkulkukohteen tunnusta ja hae Määräpäivä-arvo kyseiseltä riviltä".

  6. Valitse OK.

Toiminto näyttää nyt joltakin seuraavanlaiselta.

Toiminto, jonka molemmat parametrit on määritetty

Kun nyt työnkulun aloittava henkilö käyttää aloituslomaketta määräpäiväarvon asettamiseen jaetun tiedostokirjaston nykyisessä kohteessa, tehtäväluetteloa käyttävä toissijainen työnkulku voi hakea kyseisen määräpäivän ja käyttää sitä määräpäivämuistutusten lähettämiseen ja muihin toimintoihin.

Voit käyttää tässä osassa käytettyjä perustoimintoja muiden arvojen asettamiseen tai päivittämiseen sekä nykyisessä kohteessa että tehtäväkohteessa.

Sivun alkuun

Muiden arvojen määrittäminen tai päivittäminen nykyisessä luettelokohteessa

Jos haluat asettaa tai päivittää muita arvoja nykyisessä luettelokohteessa käyttämällä työnkulun aloituslomakkeessa annettuja tietoja, voit käyttää samaa yleisprosessia kuin seuraavan artikkelin Esimerkki 3: toissijaisen työnkulun tiedot -osassa:

  1. Halutun tiedon parametrin lisääminen aloituslomakkeeseen.

  2. Määritä työnkulku kopioimaan aloituslomakkeen kenttään syötetty arvo nykyisen luettelokohteen soveltuvaan kenttään.

Voit sisällyttää ehtoja, joiden ohjeilla työnkulku kopioi tai ei kopioi arvoa tietyissä olosuhteissa tai tarkistaa arvon aloituslomakkeesta ja muuttaa sitten nykyisen kohteen kenttää muulla tavalla kuin vain kopioimalla aloituslomakkeen arvon siihen.

Työnkulku voi esimerkiksi tarkistaa aloituslomakkeen Ennakoitu budjetti -kenttään syötetyn arvon ja asettaa sitten Ennakoitu budjetti -kentän arvon nykyisessä kohteessa joko suuremmaksi tai pienemmäksi ennakoidun kulutason mukaan.

Suunnitellut kustannukset -arvon määrittävän muuten jos -haaran vaihe

Seuraavassa osassa saat tietoa siitä, miten työnkulku voi nollata aloituslomakkeessa annetut arvot käyttämällä aloituslomakkeen parametreja paikallisen työnkulun muuttujina.

Sivun alkuun

Parametrin käyttäminen dynaamisena työnkulun muuttujana

Työnkulun aloittavan henkilön aloituslomakkeessa määrittämät arvot voidaan korvata muilla arvoilla työnkulun ollessa käynnissä. Siten niitä voidaan käyttää paikallisina muuttujina työnkulussa.

Jos käytössä on parametri, jonka arvo saattaa muuttua työnkulun vaiheen mukaan – joko työnkulun tekemien laskutoimitusten tai työnkulkuun osallistuvien henkilöiden syötteen takia – työnkulku voi käyttää soveltuvissa tilanteissa Aseta työnkulun muuttuja -toimintoa arvon nollaamiseen.

Esimerkiksi seuraavassa kuvassa näkyy työnkulun vaiheen toiminto, joka on määritetty muuttamaan aloituslomakkeen arvoa dynaamisesti.

Työnkulun vaihe, jossa Määritä työnkulun arvo -toiminto on määritetty muuttamaan aloituslomakkeen määräpäiväarvoa

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×