Työkirjojen tarkastaminen piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos Microsoft Office Excel -työkirjan sähköinen kopio on tarkoitus jakaa muille, työkirja kannattaa tarkastaa sellaisten piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla työkirjassa itsessään tai asiakirjan ominaisuuksissa (metatiedot). Piilotetuissa tiedoissa voi olla organisaatiota tai itse työkirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäviksi, joten piilotetut tiedot on usein hyvä poistaa ennen työkirjan jakamista.

Tässä artikkelissa käsitellään sitä, kuinka Excel-työkirjojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Microsoft Office Excel 2007 -sovelluksen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon avulla.

Huomautus: Voit poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot työkirjasta, jonka jaat muiden kanssa. Jos työkirja on tallennettu nimellä jaettuun työkirjaan (Tarkista -välilehti, Jaa työkirja -komento), et voi poistaa kommentit, huomautukset, tiedoston ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot. Jos haluat poistaa jaetun työkirjan tiedot, kopioi ensin ja poista työkirjan jakaminen.

Sisältö

Minkä tyyppisiä piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen työkirjoihin tallennetaan?

Millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen-toiminto löytää ja poistaa työkirjoista?

Miten voi etsiä ja poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot työkirjoista?

Millaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja työkirjoihin tallennetaan?

Excel-työkirjoihin voidaan tallentaa usean tyyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot eivät välttämättä ole suoraan näkyvissä, kun työkirjaa tarkastellaan Office Excel 2007 -sovelluksessa. Muut voivat kuitenkin usein etsiä ne tarkasteltaviksi.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita Office Excel 2007 lisää työkirjaan, jotta työkirjan käsitteleminen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Käyttäjä voi myös määrittää tietoja tarkoituksenmukaisesti piiloon.

Excel-työkirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

  • Kommentit ja käsin kirjoitetut huomautukset    Jos olet luonut työkirjan yhdessä muiden kanssa, työkirjassa voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsin kirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää työkirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja työkirjaan tehdyt muutokset.

  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot    Asiakirjan ominaisuudet, eli metatiedot, sisältävät tietoja työkirjaan, kuten tekijä, aihe ja otsikko. Asiakirjan ominaisuudet myös lisätä tiedot, jotka määritetään automaattisesti Office-ohjelmissa, kuten viimeksi tallentanut työkirjan ja asiakirjan luontipäivämäärä lisättävän henkilön nimi. Jos olet käyttänyt lisäominaisuuksia, asiakirjassa voi olla myös muunlaisia henkilökohtaisia tietoja (PII), kuten sähköpostiviestin otsikon, Lähetä tarkistukseen tiedot, Kiertolistat, tulostimen polkujen ja Web-sivujen julkaiseminen tiedostojen polkutiedot.

  • Ylä- ja alatunnisteet    Excel-työkirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja.

  • Piilotetut rivit, sarakkeet ja laskentataulukot    Excel-työkirjassa rivit, sarakkeet ja kokonaiset laskentataulukot voivat olla piilossa. Jos jaat piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita sisältävän työkirjan kopion, muut voivat tuoda ne näkyviin ja tarkastella niiden sisältämiä tietoja.

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet    Jos työkirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimen sijaintiin, työkirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja. Esimerkiksi asiakirjatyötilasivusto ja Microsoft Windows SharePoint Services -pohjainen kirjasto ovat asiakirjanhallinnan palvelimen sijainteja.

  • Mukautetut XML-tiedot    Työkirjoissa voi olla mukautettuja XML-tietoja, joita ei näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

  • Näkymätön sisältö    Työkirjassa voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

Sivun alkuun

Millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa työkirjoista?

Office Excel 2007 -sovelluksen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit poistaa Excel-työkirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavissa taulukoissa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa Excel-työkirjoista.

Huomautus: Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa tarkastusmoduuleja lisäämällä, voit mahdollisesti tarkastaa työkirjat myös muunlaisten tietojen varalta.

Office Excel 2007

Tarkastavan toiminnon nimi:

Etsittävä ja poistettava kohde:

Kommentit ja huomautukset

  • Kommentit

  • käsin kirjoitetut huomautukset.

Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot

  • asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu-välilehtien tiedot

  • sähköpostin otsikkotiedot

  • kiertolistat

  • tiedot tarkistukseen lähettämisestä

  • asiakirjapalvelimen ominaisuudet

  • asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot

  • sisältötyypin tiedot

  • käyttäjänimi

  • tulostimen polkutiedot

  • skenaarioita koskevat kommentit

  • Web-sivujen julkaisemisen tiedostopolku

  • määritettyjen nimien ja taulukoiden nimien kommentit

  • passiiviset ulkoiset tietoyhteydet.

Ylä- ja alatunnisteet

  • laskentataulukoiden ylätunnisteiden tiedot

  • laskentataulukoiden alatunnisteiden tiedot.

Piilotetut rivit ja sarakkeet

  • piilotetut rivit

  • tietoja sisältävät piilotetut sarakkeet.

    Huomautukset: 

    • Jos työkirjassa on piilotettuja sarakkeita, joissa ei ole tietoja, ja ne sijaitsevat sellaisten sarakkeiden välissä, joissa on tietoja, myös kyseiset tyhjät sarakkeet löydetään ja poistetaan.

    • Jos työkirjan piilotetuissa riveissä tai sarakkeissa on tietoja, työkirjojen kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa riveissä tai sarakkeissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit tai sarakkeet näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

    • Asiakirjan tarkastaminen ei löydä piilotettujen sarakkeiden muotoja, kaavioita, ohjausobjekteja, Microsoft ActiveX -objekteja ja -komponentteja, kuvia tai SmartArt-kuvia.

Piilotetut laskentataulukot

  • piilotetut laskentataulukot.

    Huomautus: Jos työkirjan piilotetuissa laskentataulukoissa on tietoja, työkirjojen kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut laskentataulukot näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

Mukautetut XML-tiedot

  • mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna työkirjassa.

Näkymätön sisältö

  • objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

    Huomautus: Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Sivun alkuun

Kuinka piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot etsitään ja poistetaan työkirjoista?

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla voit etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja Excel-työkirjoista, jotka on luotu Office Excel 2007 -sovelluksella ja sen aiemmilla versioilla. Työkirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen työkirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.

  1. Avaa työkirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

  2. Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , Tallennanimellä ja kirjoita sitten nimi Tiedostonimi -ruutuun Tallenna kopio alkuperäisestä työkirjastasi.

    Tärkeää: Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen työkirjan kopiossa, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei aina voi palauttaa.

  3. Valitse alkuperäisessä työkirjassa Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitse Valmisteleja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

  4. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa, jonka haluat tarkastaa piilotettujen niiden valintaruudut. Saat lisätietoja yksittäisiä tarkastajien millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen-toiminto löytää ja poistaa työkirjoista?

  5. Valitse Tarkasta.

  6. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa.

  7. Valitse niiden löytyneiden piilotettujen sisältöjen vierestä Poista kaikki, jotka haluat poistaa työkirjasta.

    Tärkeää: 

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita, joissa on tietoja, työkirjan kaavojen tulokset voivat muuttua. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa riveissä, sarakkeissa tai laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

    • Kommentit ja huomautukset, tiedoston ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedotja ylä- ja alatunnisteiden tarkastajien ei voi käyttää työkirjan, joka on tallennettu nimellä jaettuun työkirjaan (Tarkista -välilehti, Jaettu työkirja -komento). Tämä johtuu siitä jaettujen työkirjojen käyttää henkilökohtaisia tietoja voit käsitellä saman työkirjan eri henkilöiden käyttöön. Jos haluat poistaa jaetun työkirjan tiedot, voit kopioida työkirjan ja lopettaa sen jakamisen. Jos haluat poistaa työkirjassa Tarkista -välilehden Valitse Jaetun työkirjan suojaus. Poista muokkaaminen -välilehden Salli useamman kuin yhden käyttäjän samanaikaisesti muutokset -valintaruudun valinta.

    • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument-laskentataulukon (.ods) tallennetaan laskentataulukoista, on suoritettava asiakirjan tarkastaminen-toiminto aina, kun tallennat laskentataulukon tässä muodossa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×