Työkirjojen tarkastaminen piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistamiseksi

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos Microsoft Excel -työkirjan sähköinen kopio on tarkoitus jakaa muille, työkirja kannattaa tarkastaa sellaisten piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla työkirjassa itsessään tai asiakirjan ominaisuuksissa (metatiedot). Piilotetuissa tiedoissa voi olla organisaatiota tai itse työkirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäviksi, joten piilotetut tiedot on usein hyvä poistaa ennen työkirjan jakamista.

Työkirjojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Excelin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Huomautus: Voit poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot työkirjoista lähettämäsi muille henkilöille. Jos työkirja on tallennettu Jaetun työkirjan suojaus, et voi poistaa kommentit, huomautukset, tiedoston ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot. Voit poistaa nämä tiedot jaetun työkirjan, kopioimista ja jaetun työkirjan poistaminen käytöstä.

Artikkelin sisältö

Piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

Tiedot, jotka asiakirjan tarkistamistoiminto löytää, muttei voi poistaa

Piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

Voit etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja työkirjoista. Työkirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen työkirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.

  1. Avaa työkirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

  2. Tallenna kopio alkuperäisestä työkirjastasi valitsemalla Tiedosto > Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten eri nimi Tiedostonimi-ruutuun.

    Tärkeää: Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen esityksen kopioon, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.

  3. Valitse alkuperäisessä työkirjassa Tiedosto > Tiedot.

  4. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

  5. Asiakirjan tarkastaminen -ruutuun tietuetyypeistä, jonka haluat tarkastaa piilotettujen valintaruudut. Saat lisätietoja yksittäisiä tarkastajien tietoja Asiakirjan tarkastaminen-toiminnon löytämät ja poistamat

  6. Valitse Tarkasta.

  7. Käy tarkastuksen Asiakirjan tarkastaminen -ruudussa tulokset.

  8. Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.

    Tärkeää: 

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita, joissa on tietoja, työkirjan kaavojen tulokset voivat muuttua. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuilla riveillä, sarakkeissa tai laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

    • Kommentit ja huomautukset-, Tiedoston ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot- ja Ylä- ja alatunnisteet -tietojen tarkastustoimintoja ei voi käyttää työkirjassa, joka on tallennettu jaettuna työkirjana (Tarkista > Jaa työkirja). Syynä tähän on se, että jaettujen työkirjojen yhteiskäyttö mahdollistetaan juuri henkilökohtaisten tietojen avulla. Voit poistaa nämä tiedot jaetusta työkirjasta kopioimalla työkirjan ja määrittämällä sen jakamattomaksi. Voit määrittää työkirjan jakamattomaksi valitsemalla ensin Tarkista > Jaa työkirja. Poista sen jälkeen Salli useamman kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset -valintaruudun valinta.

      Huomautus: Jakamisen poistaminen ei ole käytettävissä Microsoft Excel Starter 2010:ssä. Jos haluat poistaa jakamisen, sinulla on oltava Excelin täysi versio.

    • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Spreadsheet -muodossa (.ods) tallentamistasi laskentataulukoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat laskentataulukon tässä muodossa.

Sivun alkuun

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

Excel-työkirjaan voidaan tallentaa useita erityyppisiä piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot eivät välttämättä näy heti, kun tarkastelet työkirjaa Excelissä, mutta muut saattavat voida tarkastella tai noutaa tietoja.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita Excel lisää työkirjaan, jotta työkirjan käsitteleminen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Käyttäjä voi myös määrittää tietoja tarkoituksenmukaisesti piiloon.

Esimerkiksi seuraavat kohteet voivat olla piilotettujen tai henkilökohtaisten tietojen lähteitä työkirjoissa:

  • Kommentit ja käsinkirjoitetut huomautukset     Jos olet luonut työkirjan yhdessä muiden kanssa, työkirjassa voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsinkirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää työkirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja työkirjaan tehdyt muutokset.

  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Asiakirjan ominaisuudet, eli metatiedot, sisältävät tietoja työkirjaan, kuten tekijä, aihe ja otsikko. Asiakirjan ominaisuudet myös seuraavat tiedot, jotka määritetään automaattisesti Office-ohjelmissa, kuten henkilö, joka on viimeksi tallennettu työkirjaan, asiakirjan luontipäivämäärä, nimi ja tiedoston sijainti (Excel 2013- tai uudempi). Jos olet käyttänyt lisäominaisuuksia, asiakirjassa voi olla myös muunlaisia henkilökohtaisia tietoja (PII), kuten Sähköpostiotsikot, Lähetä tarkistukseen tiedot, Kiertolistat, tulostimen ominaisuuksia (esimerkiksi tulostimen polku ja suojatun tulostuksen tunnuskoodi) ja polun tietoja verkkosivujen julkaisemisen.

  • Ylä- ja alatunnisteet    Työkirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja.

  • Piilotetut rivit, sarakkeet ja laskentataulukot    Työkirjaan voidaan piilottaa rivejä, sarakkeita ja kokonaisia laskentataulukoita. Jos jaat piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita sisältävän työkirjan kopion, muut voivat tuoda ne näkyviin ja tarkastella niiden sisältämiä tietoja.

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet    Työkirjat, jotka on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Microsoft Windows SharePoint Services -kirjastoon, saattavat sisältää muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

  • Mukautetut XML-tiedot    Työkirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse tiedostossa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

  • Näkymätön sisältö    Työkirjoissa voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

  • Ulkoiset linkit    Työkirjoissa voi olla linkkejä muissa työkirjoissa oleviin tietoihin (ulkoisia linkkejä). Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjojen mukana, mutta nimet eivät ehkä ole näkyvissä.

  • Upotetut tiedostot tai objektit    Työkirjoissa voi olla upotettuja tiedostoja (kuten Office- tai tekstiasiakirja) tai upotettuja objekteja (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä.

  • VBA-makrot    Työkirjoissa voi olla makroja, VBA-moduuleja, COM- tai ActiveX-komponentteja, käyttäjälomakkeita tai käyttäjän määrittämiä funktioita (UDF), jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja.

  • Kohteet, joissa voi olla välimuistiin tallentuneita tietoja    Työkirjoissa voi olla välimuistiin tallentuneita Pivot-taulukoiden, Pivot-kaavioiden, osittajien, aikajanojen ja kuutiokaavojen tietoja, jotka eivät ehkä ole näkyvissä.

  • Excel-kyselyt    Työkirjoissa voi olla piilotettuja Excel-kyselyn kysymyksiä, jotka on kirjoitettu Excel Online ja tallennettu työkirjaan, mutta jotka eivät näy siinä.

  • Skenaariohallinnan skenaariot    Työkirjoissa voi olla skenaarioita, jotka on määritetty Skenaariohallinnan avulla. Näissä skenaarioissa voi olla välimuistiin tallentuneita tai piilotettuja tietoja.

  • Suodattimet    Työkirjoissa voi olla aktiivisia pikasuodattimia tai taulukkosuodattimia, joiden vuoksi välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja voi tallentua työkirjaan.

  • Piilotetut nimet    Työkirjoissa voi olla piilotettuja nimiä, jotka voivat olla piilotettujen tietojen lähteitä.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

Excelin Asiakirjan tarkastaminen -toiminto näyttää havaitsemiaan kohteita, joiden avulla voit poistaa Excel-työkirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavassa taulukossa on lueteltu eri tyyppisiä piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja, joita Asiakirjan tarkastustoiminto voi etsiä ja poistaa työkirjoista.

Huomautukset: 

  • Kaikki taulukossa luetellut Excel-ominaisuudet eivät ole tuettuja Microsoft Excel Starter 2010ssa. Lisätietoja Excel Starterissa käytettävissä olevista ominaisuuksista on artikkelissa Excel Starter -ominaisuuksien tuki.

  • Jos Asiakirjan tarkastaminen -toimintoon on lisätty mukautettuja tarkastusmoduuleja organisaatiossa, myös muunlaisia tietoja voi olla näkyvissä.

Näistä kohteista

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa seuraavat tiedot:

Kommentit ja huomautukset

  • Kommentit

  • Käsinkirjoitetut huomautukset

Huomautus: Excel Starter 2010 -sovelluksessa Asiakirjan tarkastaminen -toiminto poistaa vain huomautukset.

Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot

  • Asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu -välilehtien tiedot

  • (Excel 2013- tai uudempi versio) Tiedoston sijainti, kun valitset Poista kaikkiolemassa olevan tiedoston sijainnin poistetaan tiedostosta. Tiedoston sijainti ei on lisätty takaisin tiedostoa tallennettaessa, ennen kuin suljet Excel 2013: ssa tai sitä uudempi versio ja avaamalla se uudelleen.

  • Sähköpostiotsikot

  • Kiertolistat

  • Tiedot tarkistukseen lähettämisestä

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet

  • Asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot

  • Sisältötyypin tiedot

  • Käyttäjänimi

  • Tulostimen polkutiedot

  • Skenaarioita koskevat kommentit

  • Verkkosivujen julkaisemisen tiedostopolku

  • Määritettyjen nimien ja taulukoiden nimien kommentit

  • Passiiviset ulkoiset tietoyhteydet

Ylä- ja alatunnisteet

  • Laskentataulukoiden ylätunnisteiden tiedot

  • Laskentataulukoiden alatunnisteiden tiedot

Piilotetut rivit ja sarakkeet

  • Piilotetut rivit

  • Tietoja sisältävät piilotetut sarakkeet

    Huomautukset: 

    • Jos työkirjassa on piilotettuja sarakkeita, joissa ei ole tietoja, ja ne sijaitsevat sellaisten sarakkeiden välissä, joissa on tietoja, myös kyseiset tyhjät sarakkeet löydetään ja poistetaan.

    • Jos työkirjan piilotetuilla riveillä tai sarakkeissa on tietoja, työkirjojen kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuilla riveillä tai sarakkeissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit tai sarakkeet näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

    • Asiakirjan tarkastustoiminto ei havaitse piilotettujen sarakkeiden muotoja, kaavioita, ohjausobjekteja, Microsoft ActiveX -objekteja ja -komponentteja, kuvia tai SmartArt-kuvia.

    • Piilotetut rivit tai sarakkeet poistetaan ei, jos ne ovat taulukon otsikkona-, luettelo ylä- tai pivot-taulukon. Näiden rivien ja sarakkeiden tulevat näkyviin.

Piilotetut laskentataulukot

  • Piilotetut laskentataulukot

    Huomautus: Jos työkirjan piilotetuissa laskentataulukoissa on tietoja, työkirjan laskujen tai kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut laskentataulukot näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

Mukautetut XML-tiedot

  • Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna työkirjassa

Näkymätön sisältö

  • Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi

    Huomautus: Asiakirjan tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Tiedot, jotka asiakirjan tarkistamistoiminto löytää, muttei voi poistaa

Asiakirjan tarkastustoiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Se ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.

Näistä kohteista

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää seuraavat tiedot:

Ulkoiset linkit

Linkit muissa työkirjoissa oleviin tietoihin. Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjan mukana, mutta nimet eivät näy siellä. Ulkoisia linkkejä ovat muun muassa ulkoiset viittaukset, joita käytetään seuraavissa kohteissa:

  • Laskentataulukon solut

  • Nimet

  • Objektit, kuten tekstiruudut tai muodot

  • Kaavion otsikot

  • Kaavion arvosarjat

Upotetut tiedostot tai objektit

Upotetut tiedostot (kuten Office- tai tekstiasiakirja) tai upotetut objektit (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä työkirjassa. Esimerkkejä objektilajeista:

  • Bittikarttakuvan objektit

  • Microsoft Kaava 3.0 -objektit

  • Microsoft Graph -kaavion objektit

  • Microsoft PowerPoint -esityksen objektit

  • Microsoft Visio -piirustusobjektit

  • Microsoft Word -asiakirjan objektit

  • OpenDocument-tekstiobjektit

VBA-makrot

Makro- tai VBA-kohteet, jotka saattavat sisältää piilotettuja tietoja työkirjassa. Näitä kohteita ovat

  • makrot, kuten Excel 4.0 -makrolomakkeet (XLM)

  • VBA-moduulit

  • COM- tai ActiveX-komponentit

  • käyttäjälomakkeet, kuten Excel 5.0 -lomakkeet

  • käyttäjän määrittämät funktiot (UDF)

BI-ominaisuudet, joiden tietoja on välimuistissa

BI-ominaisuudet, joissa voi olla välimuistissa olevia tietoja, jotka tallennetaan työkirjan mukana ja tietoja, jotka eivät ole näkyvissä. Asiakirjan tarkastustoiminto tarkistaa seuraavat kohteet, joissa voi olla pivot-välimuisti, osittaja-välimuisti tai kuutiokaavavälimuisti:

  • Pivot-taulukot ja pivot-kaaviot

  • Osittajat ja aikajanat

  • Kuutiokaavat

Excel-kyselyt

Excel-kyselyn kysymykset, jotka on luotu Excel Onlinessa ja tallennettu työkirjan mukana näkymättöminä.

Skenaariohallinnan skenaariot

Skenaariot, jotka on määritetty Skenaariohallinnassa ja voivat aiheuttaa välimuistissa olevien tai piilotettujen tietojen tallentumisen työkirjan mukana.

Suodattimet

Suodattimet, jotka voivat olla syynä siihen, että työkirjassa on välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja. Asiakirjan tarkastustoiminto tarkistaa mahdollisesti tietoihin käytetyt pikasuodattimet ja taulukkosuodattimet.

Piilotetut nimet

Työkirjassa olevat piilotetut nimet, jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×