Työkirjan kahden version vertailu Spreadsheet Comparen avulla

Jos muilla henkilöillä on oikeus muokata työkirjaasi, saatat joutua miettimään, kuka muutoksen on tehnyt tai mitä tarkkaan ottaen on muutettu. Microsoft Spreadsheet Compare kertoo vastaukset etsimällä tehdyt muutokset ja korostamalla ne.

Tärkeää:  Spreadsheet Compare on saatavilla vain Office Professional Plus 2013- ja Office 365 ProPlus -versioiden mukana.

  1. Avaa Spreadsheet Compare.

  2. Valitse vasemmassa alaruudussa ne toiminnot, esimerkiksi kaavat, solujen muotoilut tai makrot, jotka haluat sisällyttää työkirjojen vertailuun. Vaihtoehtona on myös Valitse kaikki.

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Compare Files (Vertaile tiedostoja).
    Vertaile tiedostoja

  4. Siirry Compare Files (Vertaile tiedostoja) -valintaikkunan Compare (Vertaile) -riville ja etsi työkirjan aiempi versio selaamalla Selaa . Tietokoneeseen tai verkkoon tallennettujen tiedostojen lisäksi voit hakea verkkosivustoon tallennettuja työkirjoja antamalla kyseisen sivuston osoitteen.

    Vertaa tiedostoja -komento

  5. Hae Compare Files (Vertaile tiedostoja) -valintaikkunan To (Kohteeseen) -rivillä se versio, jota haluat verrata aiempaan versioon selaamalla Selaa .

    Huomautus:  Voit verrata kahta samannimistä tiedostoa, jos ne on tallennettu eri kansioihin.

  6. Suorita vertailu valitsemalla OK.

Huomautus:  Jos näyttöön tulee viesti ”Työkirjan avaaminen ei onnistu”, työkirja saattaa olla suojattu salasanalla. Valitse OK ja anna salasana. Lue lisätietoja siitä, miten salasanat ja Spreadsheet Compare toimivat yhdessä.

Vertailun tulokset näkyvät kahdessa ruudukossa. Vasemmanpuoleinen työkirja vastaa tiedostoa, joka valittiin kohdassa Compare (Vertaile) ja oikeanpuoleinen sitä, joka valittiin kohdassa To (Kohteeseen). Tiedot näkyvät omassa osiossaan kahden ruudukon alapuolella. Muutokset on korostettu eri väreillä muutoksen tyypin mukaan.

Vertailun tulokset

Tulosten tulkitseminen

  • Rinnakkaisessa ruudukossa verrataan kunkin tiedoston laskentataulukkoa toisen tiedoston laskentataulukkoon, alkaen kunkin tiedoston vasemmanpuoleisesta laskentataulukosta. Vaikka laskentataulukko olisi piilotettu työkirjassa, se näytetään ja otetaan mukaan vertailuun Spreadsheet Comparessa.

  • Jos solut ovat liian kapeita eikä solun sisältö näy, valitse Resize Cells to Fit (Sovita solut kokoon).
    Solujen koon muuttaminen

  • Eroavuudet korostetaan joko solun täyttövärillä tai tekstin fontin värillä eroavuuden tyypin mukaan. Esimerkiksi solut, joilla on määritetty arvo (ei kaavaa), muotoillaan rinnakkaisessa ruudukossa vihreällä täyttövärillä ja tulosten luettelossa vihreällä fontilla. Värien merkitys on selitetty vasemmassa alaruudussa.

Muita tapoja käyttää vertailutuloksia

Jos haluat tallentaa tulokset tai analysoida niitä toisaalla, voit viedä ne Excel-tiedostoon tai kopioida ja liittää ne toiseen ohjelmaan, esimerkiksi Microsoft Wordiin. Voit myös tarkastella jokaisen laskentataulukon solumuotoiluja tarkassa kuvassa. Tämä näkymä on samankaltainen kuin Excelin näkymä.

  • Voit viedä tulokset helppolukuiseen Excel-tiedostoon. Valitse Aloitus > Export Results (Vie tulokset).

  • Kopioi ja liitä tulokset toiseen ohjelmaan valitsemalla Aloitus > Copy Results to Clipboard (Kopioi tulokset leikepöydälle).

  • Tarkastele solumuotoiluja työkirjassa valitsemalla Aloitus > Show Workbook Colors (Näytä työkirjan värit).

Muita syitä vertailla työkirjoja

  • Oletetaan, että organisaatiossasi on tarkoitus tehdä tilintarkastus. Sinun on pystyttävä seuraamaan kuukausittaisia tai vuosittaisia muutoksia tärkeissä työkirjoissa. Seuraamalla muutoksia voit havaita ja korjata virheet ennen tilintarkastajaa.

  • Laskentataulukoiden sisältöjen vertailun lisäksi Spreadsheet Compare soveltuu myös VBA (Visual Basic for Applications) -koodissa olevien eroavuuksien tarkasteluun. Tulokset näytetään ikkunassa, jossa voit tarkastella eroavaisuuksia rinnakkain.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×