Toimistosta poissaoloajan lisääminen työtovereiden Outlookin kalentereihin

Voit helposti merkitä ajan tilaksi ”varattu” tai ”poissaolo” Outlook-kalenterissa. Entäpä jos et käytä Office 365:tä eikä sinulla ole kalenterin jakamista käytössä, mutta sinun on ilmoitettava tavoitettavuustietosi toimiston työtovereillesi? Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit lisätä mukautettuja koko päivän kestäviä kokouspyyntöjä työtovereiden kalentereihin ilman, että se vaikuttaa heidän kalentereissaan käytettävissä olevaan vapaa-aikaan.

Loma-ajan ajoittaminen kokouspyynnön kanssa on kaksivaiheinen prosessi. Kerro ensin työtovereillesi poissaolostasi lisäämällä loma-aika heidän kalentereihinsa. Merkitse sitten loma omaan kalenteriisi.

Vaihe 1: Loma-ajan lisääminen työtovereiden kalentereihin

Kun merkitset ajan tilaksi ”poissaolo” kalenteriisi, työtoverisi näkevät sen, kun he yrittävät ajoittaa kokousta kanssasi. Eikö olisi kuitenkin kätevää, jos voisit ilmoittaa kaikille kerralla poissaolostasi etukäteen ilman, että se vaikuttaa heidän vapaa/varattu-tilaansa tai kuormittaa heidän kalentereitaan? Voit tehdä tämän määrittämällä tiedot näkymään työtovereiden kalentereissa koko päivän kestävänä tapahtumana. Tämä tapahtuma näytetään kuitenkin vapaa-aikana toisin kuin normaali koko päivän kestävä tapahtuma, jonka tilana on yleensä ”varattu”. Se ei vaikuta työtovereidesi vapaa/varattu-tavoitettavuuteen.

Huomautus: Kokouspyyntöjä lähetetään Outlook-käyttäjien välillä. Jotta voit tarkastella muiden henkilöiden aikatauluja, kun kirjoitat kokouspyyntöjä Outlookissa, organisaatiosi on käytettävä Microsoft Exchange Serveriä.

  1. Napsauta kalenterin Aloitus-välilehdessä Uusi kokous.

    Pikanäppäin Voit luoda uuden kokouspyynnön painamalla CTRL + SHIFT + Q.

  2. Kirjoita kuvaus Aihe-ruutuun ja kirjoita halutessasi sijainti Sijainti-ruutuun.

  3. Valitse Aloitusaika- ja Lopetusaika-luetteloista aika, jolloin olet poissa toimistosta. Lomapäivien kohdalla tämä koskee yleensä koko päivää. Valitse tässä tapauksessa Koko päivän kestävä tapahtuma -valintaruutu.

    Huomautus: Outlook käyttää oletusarvoisesti ajoittamiseen tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa toimiston poissaoloaikasi eri aikavyöhykkeen perusteella, napsauta Asetukset‑ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  4. Napsauta Asetukset-ryhmän Näytä muodossa -kohdassa Vapaa avattavasta luettelosta. Jos olet jo määrittänyt, että tämä on koko päivän kestävä tapahtuma, Näytä muodossa -asetukseksi määritetään automaattisesti Vapaa.

    Tärkeää: 

    • Varmista, että Näytä muodossa -asetukseksi on määritetty Vapaa. Tällä tavoin kokouspyynnön vastaanottajat voivat hyväksyä kokouspyynnön ja lisätä loma-ajan kalenteriinsa, mutta se ei varaa mitään aikaa heidän kalenterissaan. Vastaanottajan kalenterissa näytetään yhä ajoituksessa vapaa tavoitettavuus loma-aikanasi.

    • Kun valitset koko päivän kestävää tapahtumaa, tapahtuman aloitusaika on keskiyöllä. Jotta työtoverisi eivät saa ilmoituksia kummallisina aikoina, määritä Muistutus-asetukseksi Ei mitään.

  5. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

  6. Lisää tarkoitetut vastaanottajat Vastaanottaja-riville.

  7. Jos ilmoitat henkilöille toistuvista ajoista, jolloin olet poissa toimistosta, napsauta Asetukset‑ryhmässä Toistuminen, valitse toistumiskaava ja napsauta sitten OK.

  8. Napsauta Lähetä.

Kun lähetät tämän kokouspyynnön, jossa Näytä muodossa -asetuksena on Vapaa, tapahtuma näkyy työtovereidesi Outlook-kalenterissa päivän ensimmäisenä kohtana. Kyse on visuaalisesta muistutuksesta, joka ei varaa mitään työaikaa.

Huomautus: Jos et valitse Koko päivän kestävä tapahtuma, tapahtuma näkyy aikaruudukossa eikä päivän ensimmäisenä kohtana. Se on kuitenkin yhä merkitty vapaa-ajaksi.

Vaihe 2: Loma-ajan varaaminen kalenterissa

Jos noudatit edellisen kohdan vaiheita, lähettämäsi kokouspyyntö merkittiin vapaa-ajaksi, jotta se ei varaa muiden henkilöiden kalentereiden aikaa. Aika on kuitenkin merkitty myös vapaaksi omassa kalenterissasi. Sinun on nyt luotava muita tapaamisia itsellesi siten, että muut näkevät, ettet ole tavoitettavissa määrittämäsi aikana.

Yleinen virhe on avata kokouspyynnön kohde kalenterissa ja muuttaa Näytä muodossa -asetukseksi Vapaa-tilasta Poissaolo-tilaksi alkuperäisen pyynnön lähettämisen jälkeen. Tässä tapauksessa päivitys lähetetään kuitenkin kaikille, joille lähetit kokouspyynnön. Sen seurauksena Vapaa-tila muutetaan Poissaolo-tilaksi, mikä kumoaa kaikki vaiheet sen välttämiseksi. Sinun on luotava tapaamisen kaksoiskappale kalenteriin muuttamalla Näytä muodossa -asetuksen tilaksi Poissaolo.

Kun muut käyttävät Outlook-kalenteria kokousten ja muiden tapahtumien ajoittamiseen, he näkevät tavoitettavuutesi, jollet olet muuttanut kalenterisi käyttöoikeuksia tämän estämiseksi. Tapaamisten, kokousten ja tapahtumien Näytä muodossa -asetuksena on yleensä Varattu. Voit myös luoda kohteita, joiden Näytä muodossa -asetuksena on Poissaolo. Kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, vastaavat kohteita, joiden asetuksena on Varattu, eli sinun ei odoteta olevan tavoitettavissa tähän aikaan. Nämä kaksi tyyppiä eroavat toisistaan visuaalisesti: kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, näkyvät violettina, ja kohteet, joiden asetuksena on Varattu, on merkitty sinisellä väriteemalla. Tämä ulkoasun ero auttaa korostamaan, miksi et ole tavoitettavissa. Pystyt ehkä esimerkiksi siirtämään ristiriitaisen Varattu-kohteen, mutta et ehkä pysty tai halua muuttaa Poissaolo-kohdetta, kuten lomaasi.

  1. Napsauta kalenterin Aloitus-välilehdessä Uusi tapaaminen.

  2. Kirjoita Aihe-ruutuun poissaolosi nimi.

  3. Napsauta Aloitusaika- ja Lopetusaika-kohdissa päivämääriä, jolloin poissaolosi alkaa ja loppuu.

  4. Valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

  5. Muuta Näytä muodossa -asetukseksi Poissaolo.

  6. Napsauta Tallenna ja sulje.

Huomautus: Haluat ehkä poistaa (vain kalenterista) alkuperäisen kokouspyynnön, jonka lähetit muille henkilöille. Tai voit jättää sen kalenteriisi, jotta voit sen avulla helposti lähettää päivityksen tai peruutuksen, jos suunnitelmasi muuttuvat.

Vaihe 1: Loma-ajan lisääminen työtovereiden kalentereihin

Kun merkitset ajan tilaksi ”poissaolo” kalenteriisi, työtoverisi näkevät sen, kun he yrittävät ajoittaa kokousta kanssasi. Eikö olisi kuitenkin kätevää, jos voisit ilmoittaa kaikille kerralla poissaolostasi etukäteen ilman, että se vaikuttaa heidän vapaa/varattu-tilaansa tai kuormittaa heidän kalentereitaan? Voit tehdä tämän määrittämällä tiedot näkymään työtovereiden kalentereissa koko päivän kestävänä tapahtumana. Tämä tapahtuma näytetään kuitenkin vapaa-aikana toisin kuin normaali koko päivän kestävä tapahtuma, jonka tilana on yleensä ”varattu”. Se ei vaikuta työtovereidesi vapaa/varattu-tavoitettavuuteen.

Huomautus: Kokouspyyntöjä lähetetään Outlook-käyttäjien välillä. Jotta voit tarkastella muiden henkilöiden aikatauluja, kun kirjoitat kokouspyyntöjä Outlookissa, organisaatiosi on käytettävä Microsoft Exchange Serveriä.

  1. Osoita Tiedosto-valikossa Uusi ja napsauta sitten Kokouspyyntö.

    Pikanäppäin Voit luoda uuden kokouspyynnön painamalla CTRL + SHIFT + Q.

  2. Kirjoita kuvaus Aihe-ruutuun ja kirjoita halutessasi sijainti Sijainti-ruutuun.

  3. Valitse Aloitusaika- ja Lopetusaika-luetteloista aika, jolloin olet poissa toimistosta. Lomapäivien kohdalla tämä koskee yleensä koko päivää. Valitse tässä tapauksessa Koko päivän kestävä tapahtuma -valintaruutu.

    Huomautus: Outlook käyttää oletusarvoisesti ajoittamiseen tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa poissaoloaikasi toimistosta erilaisen aikavyöhykkeen mukaan, napsauta Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  4. Napsauta Asetukset-ryhmän Näytä muodossa -kohdassa Vapaa avattavan luettelon ruudusta. Jos olet jo määrittänyt, että tämä on koko päivän kestävä tapahtuma, Näytä muodossa -asetukseksi määritetään automaattisesti Vapaa.

    Tärkeää: 

    • Varmista, että Näytä muodossa -asetukseksi on määritetty Vapaa. Tällä tavoin kokouspyynnön vastaanottajat voivat hyväksyä kokouspyynnön ja lisätä loma-ajan kalenteriinsa, mutta se ei varaa mitään aikaa heidän kalenterissaan. Vastaanottajan kalenterissa näytetään yhä ajoituksessa vapaa tavoitettavuus loma-aikanasi.

    • Kun valitset koko päivän kestävää tapahtumaa, tapahtuman aloitusaika on keskiyöllä. Jotta työtoverisi eivät saa ilmoituksia kummallisina aikoina, määritä Muistutus-asetukseksi Ei mitään.

  5. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

  6. Lisää tarkoitetut vastaanottajat Vastaanottaja-riville.

  7. Jos ilmoitat henkilöille toistuvista ajoista, jolloin olet poissa toimistosta, napsauta Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Toistuminen, valitse toistumiskaavio ja napsauta sitten OK.

    Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Toistuva kokous ‑välilehdeksi.

  8. Napsauta Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Tapaaminen.

  9. Napsauta Lähetä.

Kun lähetät tämän kokouspyynnön, jossa Näytä muodossa -asetuksena on Vapaa, tapahtuma näkyy työtovereidesi Outlook-kalenterissa päivän ensimmäisenä kohtana. Kyse on visuaalisesta muistutuksesta, joka ei varaa mitään työaikaa.

Huomautus: Jos et valitse Koko päivän kestävä tapahtuma, tapahtuma näkyy aikaruudukossa eikä päivän ensimmäisenä kohtana. Se on kuitenkin yhä merkitty vapaa-ajaksi.

Vaihe 2: Loma-ajan varaaminen kalenterissa

Jos noudatit edellisen kohdan vaiheita, lähettämäsi kokouspyyntö merkittiin vapaa-ajaksi, jotta se ei varaa muiden henkilöiden kalentereiden aikaa. Aika on kuitenkin merkitty myös vapaaksi omassa kalenterissasi. Sinun on nyt luotava muita tapaamisia itsellesi siten, että muut näkevät, ettet ole tavoitettavissa määrittämäsi aikana.

Yleinen virhe on avata kokouspyynnön kohde kalenterissa ja muuttaa Näytä muodossa -asetukseksi Vapaa-tilasta Poissaolo-tilaksi alkuperäisen pyynnön lähettämisen jälkeen. Tässä tapauksessa päivitys lähetetään kuitenkin kaikille, joille lähetit kokouspyynnön. Sen seurauksena Vapaa-tila muutetaan Poissaolo-tilaksi, mikä kumoaa kaikki vaiheet sen välttämiseksi. Sinun on luotava tapaamisen kaksoiskappale kalenteriin muuttamalla Näytä muodossa -asetuksen tilaksi Poissaolo.

Kun muut käyttävät Outlook-kalenteria kokousten ja muiden tapahtumien ajoittamiseen, he näkevät tavoitettavuutesi, jollet olet muuttanut kalenterisi käyttöoikeuksia tämän estämiseksi. Tapaamisten, kokousten ja tapahtumien Näytä muodossa -asetuksena on yleensä Varattu. Voit myös luoda kohteita, joiden Näytä muodossa -asetuksena on Poissaolo. Kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, vastaavat kohteita, joiden asetuksena on Varattu, eli sinun ei odoteta olevan tavoitettavissa tähän aikaan. Nämä kaksi tyyppiä eroavat toisistaan visuaalisesti: kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, näkyvät violettina, ja kohteet, joiden asetuksena on Varattu, on merkitty sinisellä väriteemalla. Tämä ulkoasun ero auttaa korostamaan, miksi et ole tavoitettavissa. Pystyt ehkä esimerkiksi siirtämään ristiriitaisen Varattu-kohteen, mutta et ehkä pysty tai halua muuttaa Poissaolo-kohdetta, kuten lomaasi.

  1. Osoita Kalenteri-näkymässä Tiedosto-valikon Uusi-kohtaa ja napsauta sitten Tapaaminen.

  2. Kirjoita Aihe-ruutuun poissaolosi nimi.

  3. Napsauta Aloitusaika- ja Lopetusaika-kohdissa päivämääriä, jolloin poissaolosi alkaa ja loppuu.

  4. Valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

  5. Muuta Näytä muodossa -asetukseksi Poissaolo.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

Huomautus: Haluat ehkä poistaa (vain kalenterista) alkuperäisen kokouspyynnön, jonka lähetit muille henkilöille. Tai voit jättää sen kalenteriisi, jotta voit sen avulla helposti lähettää päivityksen tai peruutuksen, jos suunnitelmasi muuttuvat.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Outlook-kalenterin käyttämisen parhaat käytännöt

Kokouksen ajoittaminen muiden henkilöiden kanssa

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×