Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
SharePointissa voit hallinnoida tietueita arkistoissa tai samassa tiedostosäilössä kuin aktiivisia tiedostojakin.
Yleistä
Ennen tietueiden hallinnointiratkaisujen tekemistä sinun tulisi suunnitella asiaa järjestelmänvalvojiesi kanssa. Lisätietoja tietueiden hallintaratkaisuista löytyy Katso myös -osasta.
Tietuekeskussivusto toimii arkistona, johon tiedostot kopioidaan silloin, kun niistä tulee tietueita. Se, oliko tiedosto tietue vai ei, määritetään sen perusteella, sijaitsiko se tietuearkistossa vai jossain muualla.
Paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta on vaihtoehto tavanomaiselle prosessille, jossa kopioidaan tai siirretään tietueita toiseen paikkaan ja lisätään siellä tietueeseen suojaus- ja säilytysominaisuuksia. Voit hallita tietueita paikallaan, mikä tarkoittaa, että voit jättää tiedoston sivustossa entiseen paikkaansa, määritellä sen tietueeksi ja lisätä tähän tietueeseen tarvittavat suojaus-, säilytys- ja poistamisominaisuudet.
Yhdistelmämenetelmä on myös mahdollinen. Voit esimerkiksi pitää tietueet paikallaan aktiivisten tiedostojen kanssa kahden vuoden ajan ja sitten siirtää ne tietuearkistoon, kun projekti on valmis.
Tietuekeskus
Tietuekeskukseen voidaan lähettää sisältöä kaikkialta yrityksestä ja se voidaan sitten ohjata oikeaan paikkaan, josta se ottaa oikeat käyttöoikeudet ja käytännöt, kuten vanhentumis- ja valvontatoimet.
Metatieto, eli tieto tiedoista, on tärkeässä asemassa tiedon hallinnassa ja sen hakemisessa. Ominaisuudet, kuten sisältötyypit, sisällönjärjestäminen ja näennäiskansiot tukevat metatietojen käyttämistä.
Tietuekeskuksen ominaisuuksiin kuuluu:
-
Tiedostotunniste Jokaiselle tiedostolle voidaan määrittää yksilöllinen tunniste, joka pysyy tiedoston mukana silloinkin, kun se on arkistoitu. Tämän avulla tietueisiin voidaan viitata helposti tunnisteella riippumatta siitä, missä tiedosto milloinkin sijaitsee.
-
Monivaiheinen säilytys Säilytyskäytännöissä voi olla monta vaihetta, joiden avulla voit määrittää tiedoston koko elinkaaren yhtenä käytäntönä (esim. uusi sopimukset joka vuosi ja poista seitsemän vuoden päästä)
-
Yksittäiset valvontaraportit Voit luoda mukautetun valvontaraportin yksittäisestä tietueesta.
-
Hierarkkiset tiedostosuunnitelmat Voit luoda laajoja hierarkisia kansiorakenteita ja hallinnoida jokaisen hierarkiassa olevan kansion säilytystä erikseen (tai asettaa ne perimään pääkansioista).
-
Tiedostosuunnitelmaraportti Voit luoda kohteiden määrän näkyvät tiedoston-palvelupaketin rollup olevia säilytyskäytäntöjä suunnitelman kunkin solmun sekä kunkin vaiheen tilaraporttien. Taksonomia ja keskitetyt sisältötyypit: arkisto on kuluttajille yritystason taksonomian ja varmistaa, että yhdenmukaisuutta ja konteksti siirtoon yhteiskäytön välilyöntejä ja arkisto välillä sisältötyypit. Olemme voidaan puhuminen usein lisätietoja Microsoftin 2010 luokituksen sijoitukset tulevaisuudessa viestit.
-
Taksonomia ja keskitetyt sisältötyypit Arkisto käyttää koko yhtiön laajuisia taksonomioita ja sisältötyyppejä varmistaen näin yhdenmukaisuuden ja kontekstin säilymisen yhteistyötilan ja arkiston välillä. Kerromme enemmän vuoden 2010 taksonomiasijoituksistamme myöhemmissä viesteissä.
-
Sisällönjärjestäminen Tietueiden reititin voi käyttää metatietoja ohjatakseen saapuvat tiedostot oikeaan paikkaan hierarkkisessa tiedostosuunnitelmassa. Sen avulla voit esimerkiksi määrittää sääntöjä, jotka koskevat lähetettyä sisältöä, kuten "Jos ostosopimus on merkitty Alpha-projektiin kuuluvaksi, lähetä se Alpha-sopimukset-alikansioon ja käytä kohteeseen kyseisen kansion säilytysasetuksia."
-
Näennäiskansiot : tiedoston palvelupaketti on ansiosta voit hallita säilö, mutta usein aika ei ole mitä, jota haluat käyttää siirtyminen ja löytää etsimäsi sisältöä. SharePoint 2010-tietuekeskuksen uusi ominaisuus nimeltä metatietopohjaiset siirtymispalkki, jonka avulla voit näyttää avaimen metatietoja kuin Näennäiskansiot käytetään:
Paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta
Paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta voidaan ottaa käyttöön missä tahansa sivustossa, ja mikä tahansa sivusto voidaan määrittää tietueiden hallintajärjestelmäksi. Toisin kuin tietuekeskuksessa, tämänkaltaisessa järjestelmässä voit säilyttää tietueita aktiivisten tiedostojen kanssa yhteistyötilassa.
Paikallaan tapahtuvan hallinnan avulla voit hallinnoida sisältöä yhteistyötiloissa. Tämän avulla tietyt SharePoint-tiedostot (tai blogit, wikit, verkkosivut ja luettelokohteet) voidaan määrittää tietueiksi. Järjestelmä voi estää kyseisten tiedostojen poistamisen tai muokkaamisen, jos tämä on organisaation tietuemääritelmän mukaan tarpeen.
Yhteistyötiloissa voit käyttää ominaisuuksia, kuten valvonta, säilytys, vanhentumiskäytännöt, raportointi, tietueiden työnkulut, eDiscovery ja lakisääteinen säilytys. Näiden avulla voit pitää huolen sekä tiedonhallinnasta että SharePointin käytettävyysarvosta loppuasiakkaille.
Tietueet voi määrittää tietueiksi manuaalisesti osana laajempaa työnkulkuprosessia tai ajoitettuna osana tiedoston säilytystä, esimerkiksi kahden vuoden päästä. Tärkeintä on, että tietueeksi määrittämisen jälkeen sisältö ei siirry arkistoon, vaan on samassa paikassa kuin ennenkin, jotta loppukäyttäjät löytävät sen ja voivat käyttää sitä.
Seuraavassa on muutamia paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan käyttämisestä koituvia lisäetuja:
-
Tietueita voidaan säilyttää ja hallita useissa sivustoissa.
-
Jos versiotiedot on otettu käyttöön, tietueiden versionhallinta on automaattista.
-
Sama haku voidaan kohdistaa sekä tietueisiin että aktiivisiin tiedostoihin.
-
Organisaatiossa voidaan entistä paremmin hallita tietueita ja niiden luomisoikeuksia.
Mitä ottaa huomioon ratkaisua suunnitellessa
Kun mietit, haluatko hallinnoida tietueita erillisessä tietuekeskuksessa vai samassa yhteistyösivustossa, jossa tiedostot luotiin, mieti vastauksia näihin kysymyksiin:
-
Onko yhteistyösivuston hallinnointitapa sopiva tietueiden hallintaan?
-
Vaaditaanko alallasi lainsäädännöllisesti, että tietueet on erotettava aktiivisista tiedostoista?
-
Voiko yhteistyösivuston järjestelmänvalvojan haltuun antaa sivuston, jossa on myös tietueita?
-
Saatat haluta tallentaa tietueita sivustoon, jossa on tiukemmat käyttövaatimukset kuin yhteistyösivustossa, tai sivustoon, josta otetaan varmuuskopioita erilaisella aikataululla.
-
Kuinka kauan yhteistyösivusto on käytössä? Jos tietueita pitää säilyttää kauemmin kuin projekti kestää, paikallaan hallittavien tietueiden hallinnointistrategia tarkoittaa, että sinun täytyy hallinnoida yhteistyösivustoa vielä sen jälkeen, kun sitä ei enää käytetä.
-
Tarvitseeko projektin jäsenten päästä usein käsiksi tiedostoihin sen jälkeen, kun niistä on tullut tietueita? Jos käytät paikallaan hallittavaa menetelmää, projektin jäsenet pääsevät käyttämään tiedostoja yhtä lailla riippumatta siitä, ovatko tiedostot aktiivisia tiedostoja vai tietueita.
-
Ovatko organisaatiosi tietueiden hallinnoijat vastuussa vain tietueista vai kaikesta tiedosta, riippumatta siitä, ovatko tiedostot aktiivisia tiedostoja vai tietueita? Jos tietueiden hallinnoijat ovat vastuussa vain virallisista tietueista, erillinen tietuekeskus saattaa helpottaa heidän työtään.
