Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa

Suodatin on hyödyllinen mekanismi, jolla voit valita nähtäväksi tietyt tietueet. Voit suodatin luetteloissa ja raporteissa näkyvät tiedot hyödyllisten tietojen tuottamiseen, joiden mukaan yrityksenne voi toimia. Voit esimerkiksi suodattaa Asiakkaat postitoimipaikan mukaan -oletusraportissa olevat tiedot siten, että raportissa näkyvät vain asiakkaat, joiden tila on aktiivinen ja joiden luokitus on Erinomainen. Voit tallentaa tämän suodatetun luettelon ja käyttää sitä soittoluettelona, suoramainonnan osoiteluettelona (markkinointiaktiviteetti) tai asiakkaisiin yhteyttä ottavan myyntihenkilön luettelona. Lisätietoja markkinointitoimenpiteistä: Tuotteiden ja palveluiden markkinointi Business Contact Managerin avulla.

Tässä artikkelissa kuvataan, miten suodattimia voi käyttää mukautettujen välilehtien, markkinointitoimenpiteiden vastaanottajaluetteloiden sekä hakuraporttien tai viestintätapahtumien tietueiden luomisessa vain haluttujen tietojen näyttämiseen.

Sisältö

Luetteloiden tietojen suodattaminen

Raporttien tietojen suodattaminen

Tallennetun suodattimen avaaminen

Suodattamisen kumoaminen

Perus- ja erikoissuodattimien käyttö

Sivun alkuun

Luetteloiden tietojen suodattaminen

Voit suodattaa asiakkaiden, työyhteyshenkilöiden, projektien ja muiden tietueiden luetteloita, joita on monissa Business Contact Manager for Outlook -ohjelman osissa:

Myynti, Markkinointi, Projektinhallinta ja Yhteystietojen hallinta -työtilat sisältävät suodatettavia luetteloita olemassa olevissa välilehdissä sekä mahdollisesti luomiasi mukautettuja välilehtiä.

  • Voit suodattaa markkinointiaktiviteetti -tietueissa olevia vastaanottajaluetteloita.

  • Yksittäisissä tietueissa voit suodattaa viestintätapahtumien luettelon.

Voit käyttää suodatusta vain haluamiesi tietueiden näyttämiseen, esimerkiksi vain työyhteyshenkilöt, joiden luokitus on erinomainen, tai kaikki asiakkaat Minnesotassa.

Huomautus   Luetteloita ei voi suodattaa siirtymisruudun Yritystietueet-kansiosta käsin.

Tämän artikkelin sisältö

Luettelon muokkaaminen suodattimella

Uuden välilehden luominen suodatetulla luettelolla

Viestintähistorialuettelon suodattaminen

Markkinointiaktiviteettien vastaanottajaluettelon suodattaminen

Sivun alkuun

Luettelon muokkaaminen suodattimella

Voit muuttaa välilehdissä näkyviä tietoja Business Contact Manager for Outlook -työtiloissa luomalla luettelolle suodattimen. Suodattimet koskevat kaikkia luettelon tietueita sekä luetteloon lisättäviä uusia tietueita.

Voit tarkistaa, onko välilehdessä oleva luettelo suodatettu, napsauttamalla välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Muokkaa. Jos luetteloa on muokattu, Muokkaa välilehteä -valintaikkunassa olevan Suodatin-painikkeen vieressä lukee Suodatin käytössä (katso kuvaa).

välilehti, jossa on suodatin käytössä

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Markkinointi.

    • Projektinhallinta.

  2. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

  3. Valitse Suodatin-ryhmässä Suodatin suodatinpainike.

    Vihje   Valintanauhan Suodatin-ryhmä sisältää valmiita suodattimia, kuten Vastuuhenkilö ja Aktiivinen. Napsauta suodattimen nimeä ja sitten tietoja, jotka haluat nähdä tuloksissa. Suodatin-ryhmän vaihtoehdot voivat vaihdella valitun työtilan tai tietuetyypin mukaan. Esimerkiksi Myyntivaiheet-suodatin on käytettävissä vain Mahdollisuus-tietueissa.

  4. Suodatin-valintaikkunassa voit tehdä seuraavia toimia:

Valittava kohde:

Sen jälkeen voit tehdä seuraavasti:

Perussuodatin-välilehti

Napsauta vaihtoehtoja, jotka haluat sisällyttää suodatettuihin tuloksiin, ja poista niiden kohteiden valinnat, jotka haluat jättää pois.

Suodattimen lisäasetukset -välilehti

Voit luoda yhden tai useampia kyselyitä tulosten suodattamiseen.

Tulosten tarkastelu -välilehti

Tarkastele suodatusvalintojesi tuloksia. Voit poistaa luettelosta jonkin kohteen poistamalla sen valintaruudun valinnan.

Tallenna suodatin -painike

Voit tallentaa kaikki valintasi nimetyksi suodattimeksi, jota voit käyttää uudelleen. Kirjoita luomallesi suodattimelle nimi ja valitse Tallenna.

Avaa suodatin -painike

Valitse ja käytä aiemmin tallennettua suodatinta luetteloosi.

OK-painike

Käytä suodatinta tarkastelemaasi luetteloon ja sulje Suodatin-valintaikkuna.

Huomautus   Sekä suodattimen perus- että lisäasetuksia käytetään tuloksiisi, joten on mahdollista, että suodatat tahattomasti pois kaikki tietueet. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatin-välilehdessä vain Aktiiviset tietueet, mutta valitset Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä vain Passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei näy mitään tietueita.

Lisätietoja Perussuodatin- ja Suodattimen lisäasetukset -välilehtien käyttämisestä on jäljempänä tässä artikkelissa kohdassa Perus- ja erikoissuodattimien käyttö.

Sivun alkuun

Uuden välilehden luominen suodatetulla luettelolla

Joskus et ehkä halua nähdä kaikkia tietyn tyyppisiä tietueita työtilan välilehdessä. Esimerkiksi myyjä voi haluta nähdä vain asiakkaat, joiden luokitus on hyvä tai erinomainen, tai tietyn osavaltion myyntialueen työyhteyshenkilöt. On helppoa luoda tietuetyypille uusi välilehti ja suodattaa sitten välilehden luettelo niin, että siinä näkyvät vain halutut tiedot.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Markkinointi.

    • Projektinhallinta.

  2. Napsauta muokattavan työtilan luetteloruudussa Luo uusi välilehti -kuvaketta uuden välilehden luominen.

  3. Kirjoita välilehdelle kuvaava nimi Luo uusi välilehti -valintaikkunassa.

    Luo uusi välilehti -valintaikkuna

  4. Napsauta Kohdelaji-luettelossa nuolta saadaksesi näkyviin luettelon tietuetyypeistä, joita voit lisätä, ja napsauta sitten jotakin tietuetyyppiä.

    Kohdelaji-luettelo sisältää asiakkaiden ja työyhteyshenkilöiden oletustietuetyypit sekä mahdolliset mukautetut tietuetyypit. Lisätietoja tietuetyyppien mukauttamisesta on kohdassa Tietuetyyppien ja luetteloiden luominen ja mukauttaminen.

  5. Napsauta Suodatin-painiketta.

  6. Napsauta Suodatin-valintaikkunassa ehtoja, joita haluat käyttää välilehden tietojen suodattamisessa artikkelin Luettelon muokkaaminen suodattimella ohjeiden mukaisesti.

  7. Valitse OK.

    Uusi välilehti luodaan ja sijoitetaan luetteloruudussa olevien muiden välilehtien oikealle puolelle. Voit siirtää välilehden vetämällä haluamaasi kohtaan.

Sivun alkuun

Viestintähistorialuettelon suodattaminen

Voit suodattaa yksittäisiä tietueita sisältäviä viestintähistorialuetteloita, jotta saat näkyviin vain haluamasi viestintähistoriakohteet.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Markkinointi.

    • Projektinhallinta.

  2. Valitse työtilassa välilehti, jossa avattava tietue sijaitsee.

  3. Avaa tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

  4. Valitse valintanauhanNäytä-ryhmässä Historia.

  5. Valitse Näytä-välilehti.

  6. Valitse valintanauhan Suodatin-ryhmässä Suodatin.

    Vihje   Suodatin-ryhmä sisältää valmiita suodattimia, jotka vaihtelevat valitsemasi tietuetyypin mukaan. Jos haluat käyttää jotakin näistä suodattimista, napsauta suodattimen nimeä ja valitse sitten vaihtoehto tulosten tarkentamiseen.

  7. Suodatin-valintaikkuna avautuu, ja siinä näkyvät kaikki viestintähistoriakohteiden tyypit, jotka voidaan linkittää valitsemaasi tietuetyyppiin.

  8. Valintaikkunassa voit tehdä seuraavia toimia:

Valittava kohde:

Sen jälkeen voit tehdä seuraavasti:

Perussuodatin-välilehti

Valitse vaihtoehdot, jotka haluat sisällyttää suodatettuihin tuloksiin, ja poista pois jätettävien kohteiden valinnat. Voit valita muita tuloksiin sisällytettäviä tietueita napsauttamalla niitä tai kirjoittamalla niiden nimet Sisällytä viestintähistoria kohteesta -osassa (katso alla olevaa kuvaa). Näitä valintoja käytetään yhdessä Suodattimen lisäasetukset -välilehden valintojen kanssa.

Suodattimen lisäasetukset -välilehti

Voi luoda yhden tai useampia kyselyitä tulosten suodattamista varten. Näitä valintoja käytetään yhdessä Perussuodatin-välilehden valintojen kanssa.

Tulosten tarkastelu -välilehti

Tarkastele suodatusvalintojesi tuloksia. Voit poistaa luettelosta jonkin kohteen poistamalla sen valintaruudun valinnan.

Tallenna suodatin -painike

Voit tallentaa kaikki valintasi nimetyksi kyselyksi, jota voit käyttää uudelleen. Kirjoita suodattimelle nimi ja valitse Tallenna.

Avaa suodatin -painike

Valitse ja käytä aiemmin tallennettua kyselyä suodatettuihin tuloksiin.

OK-painike

Käytä suodatinta tarkastelemaasi luetteloon ja sulje Suodatin-valintaikkuna.

viestintähistorian suodatuksen nimiosio
Tässä Suodatin-valintaikkunan osassa voit lisätä viestintähistoriakohteita muista yhteystiedoista.

Huomautus   Kaikki suodatusvalinnat häviävät, kun suljet suodattamasi luettelon. Jos aiot käyttää luomaasi suodatettua näkymää uudelleen, tallenna se nimetyksi suodattimeksi. Lisätietoja suodattimien käyttämisestä uudelleen on jäljempänä tässä artikkelissa, kohdassa Suodattimen avaaminen.

Sivun alkuun

Markkinointiaktiviteetin vastaanottajaluettelon suodattaminen

  1. Napsauta siirtymisruudussa Business Contact Manager -painiketta.

  2. Näytä työtila valitsemalla Markkinointi.

  3. Napsauta työtilassa päivitettävän markkinointiaktiviteetin tyypin välilehteä.

  4. Avaa markkinointiaktiviteetin tietue kaksoisnapsauttamalla aktiviteetin nimeä.

    Huomautus   Vain sellaisia markkinointiaktiviteetteja voi suodattaa, joita ei ole aloitettu tai käynnistetty.

  5. Valitse Vastaanottajaluettelo-kohdasta Tarkasta ja suodata. Suodatin-valintaikkuna avautuu ja näkyviin tulee Tulosten tarkastelu -välilehti.

  6. Valintaikkunassa voit tehdä seuraavia toimia:

Valittava kohde:

Sen jälkeen voit tehdä seuraavasti:

Perussuodatin-välilehti

Napsauta vaihtoehtoja, jotka haluat sisällyttää suodatettuihin tuloksiin, ja poista niiden kohteiden valinnat, jotka haluat jättää pois.

Suodattimen lisäasetukset -välilehti

Voit luoda yhden tai useampia kyselyitä tulosten suodattamista varten. Voit esimerkiksi luoda luettelon, joka sisältää vain Kaliforniassa sijaitsevat liidit, valitsemalla Osavaltio/provinssi (työ) ja sitten Kalifornia.

Tulosten tarkastelu -välilehti

Tarkastele suodatusvalintojesi tuloksia. Voit poistaa luettelosta jonkin kohteen poistamalla sen valintaruudun valinnan.

Tallenna suodatin -painike

Voit tallentaa kaikki valintasi nimetyksi kyselyksi, jota voi käyttää uudelleen. Tallennettuja suodattimia voi käyttää vastaanottajaluettelon luomiseen toista markkinointiaktiviteettia varten.

Avaa suodatin -painike

Valitse ja käytä aiemmin tallennettua kyselyä suodatettuihin tuloksiin.

OK-painike

Käytä suodatinta tarkastelemaasi luetteloon ja sulje Suodatin-valintaikkuna.

Huomautus   Sekä suodattimen perus- että lisäasetuksia käytetään tuloksiisi, joten on mahdollista, että suodatat tahattomasti pois kaikki tietueet. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatin-välilehdessä vain Aktiiviset tietueet, mutta valitset Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä vain Passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei ole mitään tuloksia.

Sivun alkuun

Raporttien tietojen suodattaminen

Voit valita tietyt tietueet suodattamalla raporttien tietoja yritystietueisiin syöttämiesi tietojen perusteella. Kun luot ja otat käyttöön suodattimen, Business Contact Manager for Outlook käy läpi Business Contact Manager -tietokanta ja palauttaa vain ne tietueet, jotka sisältävät suodattimessa määrittämäsi tiedot.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Oletusraportin avaaminen

      1. Valitse siirtymisruudussa Business Contact Manager.

      2. Valitse valintanauhan Raportit-välilehti ja valitse sitten ryhmä, joka sisältää avattavan raportin tyypin. Jos esimerkiksi haluat nähdä raportin työyhteyshenkilöistä, valitse Yhteystietojen hallinta -ryhmästä Työyhteyshenkilöt.

      3. Napsauta suodatettavan raportin nimeä.

        Valintanauhan Raportit-välilehti

    • Tallennetun raportin avaaminen

      1. Valitse siirtymisruudussa Business Contact Manager.

      2. Valitse valintanauhan Raportit-välilehti.

      3. Valitse Avaa-ryhmästä Tallennetut raportit ja valitse sitten avattavan raportin tyyppi. Esimerkiksi jos olet tallentanut Työyhteyshenkilöt-raportin, valitse Työyhteyshenkilöt.

      4. Valitse Open Saved Reports (Avaa tallennettuja raportteja) -valintaikkunasta suodatettavan raportin nimi ja valitse sitten Avaa.

  2. Valitse raportin valintanauhan Lajittele ja suodata -ryhmästä Suodata.

  3. Tee Suodatin-valintaikkunassa jokin seuraavista toimista:

    • Valitse tai poista haluamasi asetukset Perussuodatin-välilehdessä. Lisätietoja perussuodattimen asetuksista on jäljempänä tässä artikkelissa, kohdassa Perussuodatin-välilehden käyttö.

    • Luo Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä kysely sisällytettävistä tiedoista. Lisätietoja ehtojen valitsemisesta ja erikoissuodattimen tai kyselyn luomisesta on jäljempänä tässä artikkelissa, kohdassa Suodattimen lisäasetukset -välilehden käyttö.

  4. Valitsemalla Tulosten tarkastelu -välilehden saat näkyviin luettelon tietueista, jotka sisältyvät raporttiin. Lisätietoja tuloksista on jäljempänä tässä artikkelissa, kohdassa Tulosten tarkastelu -välilehden käyttö.

  5. Ota suodatin käyttöön raportissa valitsemalla OK.

  6. Voit tallentaa suodattimen ja raportin uudelleenkäyttöä varten tekemällä toisen tai molemmat seuraavista toimista:

    • Tallenna raportti    Valitse Tallenna nimellä ja kirjoita raportille nimi.

    • Tallenna suodatin    Jos Suodatin-valintaikkuna ei ole auki, valitse valintanauhasta Suodatin. Valintaikkunassa näkyvät suodatusvalintasi. Valitse Tallenna suodatin ja kirjoita suodattimelle nimi.

      Huomautukset  

      • Raportin tallentaminen tallentaa vain raportin muodon.

      • Raportin tiedot päivittyvät aina, kun raportti avataan.

      • Jos olet tallentanut luomasi suodattimen, sitä voi käyttää uudelleen muissa saman tyyppisissä raporteissa.

      • Suodatin tallennetaan oletusarvoisesti Business Contact Manager -kyselyn (.bcmq) tiedostomuodossa.

Sivun alkuun

Tallennetun suodattimen avaaminen

Voit käyttää tallennettua suodatinta uudelleen avaamalla sen Suodatin-valintaikkunassa. Tallennettuja suodattimia voi käyttää vastaavien tulosten tuottamiseen eri tietojoukoista. Esimerkiksi jos olet luonut suodattimen, jolla saat näkyviin kaikki erääntyneen tilin viestintähistorian puhelulokit, voit käyttää samaa suodatinta toisessa luomassasi Asiakas-tyyppiin perustuvassa tietuetyypissä, kuten toimittajan tietuetyypissä. Voit käyttää luomaasi suodatinta kaikissa saman tyyppisissä tietueissa.

Halutessasi voit myös avata suodattimen muuttaaksesi ehtoja tai muokataksesi tuloksia.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Markkinointi.

    • Projektinhallinta.

  2. Voit avata Suodatin-valintaikkunan jollakin seuraavista tavoista:

    • Työtila-välilehdessä

    1. Valitse välilehti.

    2. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

    3. Valitse Suodatin-ryhmässä Suodatin.

    • Viestintähistorialuettelossa

    1. Avaa tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

    2. Valitse valintanauhanNäytä-ryhmässä Historia.

    3. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

    4. Valitse Suodatin-ryhmässä Suodatin.

    • Markkinointiaktiviteetin tietueessa   

      Voit muuttaa suodatinasetuksia vain markkinointiaktiviteeteissa, joita ei ole aloitettu.

      1. Avaa markkinointiaktiviteetin tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

      2. Valitse Vastaanottajien luettelo -kohdasta Review and Filter (Tarkasta ja suodata).

      • Raportissa

      1. Valitse työtilan valintanauhasta tai Aloituskeskus-ikkunasta Raportit-välilehti.

      2. Valitse valintanauhan Avaa-ryhmästä Tallennetut raportit ja valitse sitten avattavan raportin tyyppi. Esimerkiksi jos olet tallentanut Työyhteyshenkilöt-raportin, valitse Työyhteyshenkilöt.

      3. Valitse Open Saved Reports (Avaa tallennettuja raportteja) -valintaikkunasta haluamasi raportin nimi ja valitse sitten Avaa. Tiedot päivittyvät raportin avautuessa.

      4. Valitse raportin valintanauhan Lajittele ja suodata -ryhmästä Suodata.

  3. Valitse Suodatin-valintaikkunasta Avaa suodatin. Kaikki tallentamasi suodattimet näkyvät luettelossa, mutta voit käyttää vain niitä suodattimia, jotka on luotu nyt käyttämääsi tietuetta vastaavalle tietuetyypille.

  4. Valitse avattava suodatin ja valitse sitten Avaa.

  5. Tarkista tulokset. Valitsemalla Tulosten tarkastelu -välilehden saat luettelon näkyviin valintaikkunaan. Valitsemalla OK saat näkyviin suodatetut tietueet.

  6. Voit halutessasi tehdä lisämuutoksia suodattimeen valintaikkunassa. Kun olet valmis, voit tallentaa asetukset valitsemalla Tallenna suodatin tai sulkea valintaikkunan tallentamatta muutoksia valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Suodattamisen kumoaminen

Luetteloon käytetyn suodattimen voi kumota helposti poistamalla valinnat suodattimesta.

Suodatetun luettelon voi tunnistaa monista asioista:

  • Välilehti työtilassa    Napsauta välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muokkaa. Jos luettelo on suodatettu, Suodatin-kentässä on merkintä Filter applied (Suodatin käytössä).

  • Viestintähistorialuettelo    Nämä luettelot ovat suodatettuja vain, jos historiakohteet sisältävä tietue on avoinna. Niissä ei ole ilmoitettu, että ne on suodatettu.

  • Markkinointiaktiviteetti    Sana (Muokattu) näkyy markkinointiaktiviteettitietueiden vastaanottajaluetteloiden nimen jäljessä.

  • Raportti    Vain tallennetut raportit suodatetaan. Vihreä suodattimen kuvake näkyy suodatettujen raporttien otsikon alla tekstin Käytetty suodatin: Ohje vieressä.

  • Valitse siirtymisruudussa Business Contact Manager.

  • Siirry luetteloon, jossa poistettava suodatin on, ja avaa Suodatin-valintaikkuna jollakin seuraavista tavoista:

    • Työtila-välilehdessä

    1. Valitse välilehti.

    2. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

    3. Valitse Suodatin-ryhmässä Suodatin.

    • Viestintähistorialuettelossa

    1. Avaa tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

    2. Valitse valintanauhanNäytä-ryhmässä Historia.

    3. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

    4. Valitse Suodatin-ryhmässä Suodatin.

    • Markkinointiaktiviteetin tietueessa

    Voit muuttaa suodatinasetuksia vain markkinointiaktiviteeteissa, joita ei ole aloitettu.

    1. Avaa markkinointiaktiviteetin tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

    2. Valitse Vastaanottajien luettelo -kohdasta Review and Filter (Tarkasta ja suodata).

    • Raportissa

    1. Valitse työtilan valintanauhasta tai Aloituskeskus-ikkunasta Raportit-välilehti.

    2. Valitse valintanauhan Avaa-ryhmästä Tallennetut raportit ja valitse sitten avattavan raportin tyyppi. Esimerkiksi jos olet tallentanut Työyhteyshenkilöt-raportin, valitse Työyhteyshenkilöt.

    3. Valitse Open Saved Reports (Avaa tallennettuja raportteja) -valintaikkunasta haluamasi raportin nimi ja valitse sitten Avaa. Tiedot päivittyvät raportin avautuessa.

    4. Valitse raportin valintanauhan Lajittele ja suodata -ryhmästä Suodata.

  • Voit palauttaa sivun oletusarvoiset, suodattamattomat asetukset valitsemalla Perussuodatin-välilehdessä jokaisen valintaruudun ja kunkin asetuksen.

    Huomautus   Viimeisin muokkauspäivämäärä -osan oletusasetuksena Perussuodatin-välilehdessä on Kaikki päivämäärät.

  • Valitse Suodattimen lisäasetukset -välilehti ja valitse sitten Tyhjennä kaikki.

  • Valitse Tulosten tarkastelu -välilehti ja sitten Valitse kaikki.

  • Sulje valintaikkuna ja poista suodatin valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Perus- ja erikoissuodattimien käyttö

Voit käyttää tietoihisi sekä perus- että lisäsuodattimia. Perussuodatin soveltaa valmiiksi määritettyjä ehtoja. Lisäsuodattimella voit luoda mukautetun kyselyn mistä tahansa tietokentästä suodatettavalle tietuetyypille. Näitä kahta suodatinta voi käyttää erikseen tai yhdessä.

Varmista suodattamisen jälkeen, että sait odottamasi tulokset, käyttämällä Suodatin-valintaikkunan Tulosten tarkastelu -välilehteä.

Perussuodatin-välilehden käyttö

Suodattimen lisäasetukset -välilehden käyttö

Tulosten tarkastelu -välilehden käyttö

Perussuodatin-välilehden käyttö

Perussuodatin-välilehden kaikki kenttien arvoasetukset on valittu oletusarvoisesti. Poistamalla valinnan asetusta napsauttamalla voit jättää pois kyseisiä tietoja sisältävät tietueet.

Jotkin luettelot sisältävät <Määrittämätön>-asetuksen. Tämä asetus palauttaa tietueet, jotka eivät sisällä arvon tietoja. Voit suodattaa vain näiden arvojen mukaan poistamalla muut asetukset luettelosta. Määrittämätön-asetus pysyy oletusarvoisesti valittuna.

yksinkertainen suodatus -ikkuna

Jos suodatat tietueen, joka on mukautettu käyttäjän määrittämillä kentillä, myös nämä arvot näkyvät Perussuodatin-välilehdessä.

Huomautus   Sekä suodattimen perus- että lisäasetuksia käytetään tuloksiisi, joten on mahdollista, että suodatat tahattomasti pois kaikki tietueet. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatin-välilehdessä vain Aktiiviset tietueet, mutta valitset Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä vain Passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei ole mitään tuloksia.

  • Asiakastietueiden suodattaminen

    Asiakkaiden suodattaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun suodatat Asiakas-luetteloita ja -raportteja. Valitse kustakin osasta arvo, jonka haluat sisällyttää tuloksiin.

    Arvo

    Toiminto

    Sisällytä

    Sisällytä Asiakas-tietuetyyppi valitsemalla valintaruutu. Jätä se pois poistamalla valintaruudun valinta.

    Asiakkaan tila

    Valitse niiden asiakkaiden tilan valintaruudut, jotka haluat nähdä. Poista pois jätettävän tilan valintaruutujen valinnat.

    Mahdollisuuden lähde

    Valitse arvo luettelosta.

    Alue

    Valitse arvo luettelosta.

    Edellinen muokkauspäivämäärä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain asiakkaat, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Maksutilanne

    Valitse arvo luettelosta.

    Asiakkaan luokitus

    Valitse arvo luettelosta.

    Liiketoiminnan laji

    Valitse arvo luettelosta.

    Vastuuhenkilö

    Jätä määritetyille käyttäjille osoitetut asiakkaat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Luettelossa olevilla käyttäjillä on jaetun tietokannan käyttöoikeus.

  • Työyhteyshenkilötietueiden suodattaminen

    Työyhteyshenkilöiden suodattaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun suodatat luetteloista ja raportteja, jotka sisältävät työyhteyshenkilöitä ja liidejä. Valitse kustakin osasta arvot, jotka haluat sisällyttää.

    Arvo

    Toiminto

    Sisällytä

    Sisällytä Työyhteyshenkilö-tietuetyyppi valitsemalla arvo. Jätä se pois poistamalla valintaruudun valinta.

    Maksutilanne

    Valitse arvo luettelosta.

    Mahdollisuuden lähde

    Valitse arvo luettelosta.

    Edellinen muokkauspäivämäärä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain tietueet, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Yhteyshenkilön tila

    Valitse niiden Työyhteyshenkilö-tietuetyyppien tilan valintaruudut, jotka haluat nähdä. Poista pois jätettävän tilan valintaruutujen valinnat.

    Luokitus

    Valitse arvo luettelosta.

    Vastuuhenkilö

    Jätä määritetyille käyttäjille osoitetut tietueet tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Luettelossa olevilla käyttäjillä on jaetun tietokannan käyttöoikeus.

  • Viestintähistoriatietueiden suodattaminen

    Viestinnän historiakohteiden suodattaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun suodatat jonkin tietueen viestintähistoriaa, tai kun suodatat raportteja Aktiviteetit työyhteyshenkilön mukaan, Aktiviteetit asiakkaan mukaan ja Aktiviteetit mahdollisuuden mukaan. Valitse kussakin osassa arvo, jonka haluat sisällyttää tuloksiin.

    Arvo

    Toiminto

    Luontipäivä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain viestintätapahtumat, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Edellinen muokkauspäivämäärä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain viestintätapahtumat, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Sisällytettävät viestinnän historiakohteet

    Jätä tietyntyyppiset historiakohteet tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruudun valinta.

    Sisällytä viestintähistoria kohteesta

    Etsi tietue kirjoittamalla sen nimi Kirjoita nimi -ruutuun tai valitsemalla se luettelosta.

    Voit sisällyttää kaikki viestintätapahtumat tietueista, jotka on linkitetty valitsemiisi tietueisiin, valitsemalla Sisällytä koko viestintähistoria linkitetyistä tietueista.

  • Mahdollisuustietueiden suodattaminen

    Mahdollisuuksien suodattaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun suodatat luetteloista ja raportteja, jotka sisältävät mahdollisuuksia. Valitse kustakin osasta arvo, jonka haluat sisällyttää.

    Arvo

    Toiminto

    Myyntivaihe

    Valitse arvo luettelosta.

    Sisällytettävä päättämispäivä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain mahdollisuudet, jotka suljettiin valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Sisällytettävät mahdollisuuslajit

    Valitse arvo luettelosta.

    Viimeisin muutosaika

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain mahdollisuudet, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Mahdollisuuden lähde

    Valitse arvo luettelosta.

    Todennäköisyys

    Valintaruudun valitsemalla voit sisällyttää vain mahdollisuudet, joilla on tietty todennäköisyys johtaa myyntiin. Valitse ehto ja määritä todennäköisyyden arvoksi 0 - 100.

    Tuotteet ja palvelut

    Valintaruudun valinnan poistamalla voit jättää tuloksista pois mahdollisuudet, jotka sisältävät tai eivät sisällä tuotteita ja palveluja.

    Vastuuhenkilö

    Jätä määritetyille käyttäjille osoitetut tietueet tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Luettelossa olevilla käyttäjillä on jaetun tietokannan käyttöoikeus.

  • Projektitietueiden suodattaminen

    Projektien suodattaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun suodatat luetteloista ja raportteja, jotka sisältävät projekteja. Valitse kustakin osasta arvo, jonka haluat sisällyttää.

    Arvo

    Toiminto

    alkamispäivä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai valitse tietty alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, jotka aloitettiin valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Tila

    Valitse arvo luettelosta.

    Projektin laji

    Valitse arvo luettelosta.

    Edellinen muokkauspäivämäärä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Määräpäivä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, joiden määräpäivä on valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Priority (Prioriteetti)

    Valitse arvo luettelosta.

    prosenttia valmiina

    Valintaruudun valitsemalla voit sisällyttää vain projektit, joilla on tietty valmistumisprosentti. Valitse ehto ja määritä prosenttiarvoksi 0 - 100.

  • Projektitehtävätietueiden suodattaminen

    Projektitehtävien suodattaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun suodatat projektitehtäväluetteloita ja -raportteja. Valitse kustakin osasta arvo, jonka haluat sisällyttää.

    Arvo

    Toiminto

    alkamispäivä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai valitse tietty alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektitehtävät, jotka aloitettiin valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Tila

    Valitse arvo luettelosta.

    Vastuuhenkilö

    Jätä määritetyille käyttäjille osoitetut asiakkaat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruudun valinta. Luettelossa olevilla käyttäjillä on jaetun tietokannan käyttöoikeus.

    Edellinen muokkauspäivämäärä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektitehtävät, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Määräpäivä

    Valitse ennalta määritetty kausi tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektitehtävät, joiden määräpäivä on valittuna kautena tai valittuina päivinä.

    Priority (Prioriteetti)

    Valitse arvo luettelosta.

    Vaatii huomiota

    Valitse, tarvitseeko kohde huomiota.

    Prosenttia valmiina

    Valintaruudun valitsemalla voit sisällyttää vain tehtävät, joilla on tietty valmistumisprosentti. Valitse ehto ja määritä prosenttiarvoksi 0 - 100.

Perussuodatin-välilehdessä näkyvät suodatettavasta tietuetyypistä riippumatta seuraavat painikkeet:

  • Tallenna suodatin     Tallenna suodatin ja sille määritetyt arvot myöhempää käyttöä varten napsauttamalla Tallenna suodatin -painiketta.

  • Avaa suodatin     Käytä tallennettua suodatinta napsauttamalla Avaa suodatin -painiketta.

  • Suodattimen lisäasetukset -välilehti    Käytä tätä välilehteä, kun haluat luoda juuri tarpeitasi vastaavan kyselyn.

  • Tulosten tarkastelu -välilehti    Tässä välilehdessä voit tarkastella suodattimen tuloksia sekä poistaa tarvittaessa tietueita.

Sivun alkuun

Suodattimen lisäasetukset -välilehden käyttö

Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä voit määrittää näytettävät tiedot luomalla kyselyn. Voit luoda yhden tai useampia ehtoja, jotka tuloksiin sisällytettävien tietueiden tulee täyttää.

Jos esimerkiksi haluat lähettää onnitteluviestin kaikille aktiivisille työyhteyshenkilöille, joiden syntymäpäivä on seuraavien 60 päivän aikana, voit luoda seuraavan kyselyn, jossa arvot ryhmitellään sulkeiden avulla: Aktiivinen = On valittu Ja (Vuosipäivä = Seuraavat 60 päivää Tai Syntymäpäivä = Seuraavat 60 päivää).

Jos suodatat tietueen, joka on mukautettu käyttäjän määrittämillä kentillä, voit tehdä kyselyn näistä arvoista Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä.

erikoissuodatus-ikkuna

Huomautus   Sekä suodattimen perus- että lisäasetuksia käytetään tuloksiisi, joten on mahdollista, että suodatat tahattomasti pois kaikki tietueet. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatin-välilehdessä vain Aktiiviset tietueet, mutta valitset Suodattimen lisäasetukset -välilehdessä vain Passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei ole mitään tuloksia.

Käytä

Toiminto

KENTÄN NIMI

Valitse suodatettava kenttä.

Vertailu

Valitse operaattori, johon haluat kenttää verrata.

Vertailukohde

Kirjoita tai valitse arvo, jota haluat vertailla valitun kentän sisältöön.

Ryhmittely

Voit järjestää ja ryhmitellä kyselyn rivejä käyttämällä sulkeita, jos kyselyssä on vähintään kaksi ehtoriviä.

Ja tai Tai

Yhdistä yksittäiset ehdot Ja- tai Tai-operaattorilla. Nämä operaattorit ovat käytettävissä vain, kun olet määrittänyt vähintään kaksi ehtoriviä.

Poista kaikki

Poista kaikki ehdot lomakkeesta ja aloita uudelleen.

Poista

Poista tämä rivi kyselystä napsauttamalla.

Huomautus   Ehtojen enimmäismäärä on 20.

Tallenna suodatin     Tallenna suodatin ja sille määritetyt arvot myöhempää käyttöä varten napsauttamalla Tallenna suodatin -painiketta.

Avaa suodatin     Avaa tallennettu suodatin napsauttamalla Avaa suodatin -painiketta.

Sivun alkuun

Tulosten tarkastelu -välilehden käyttö

Tulosten tarkastelu -välilehdessä voit tarkastella ja muokata suodattimen tuloksia ennen sen käyttöä luettelossa. Tulosluettelossa voi näyttää enintään 2 000 kohdetta.

suodatustulosten tarkasteluikkuna

Tässä välilehdessä näkyvät tietueet on saatu käyttämällä perus- ja lisäsuodattimia.

  • Voit poistaa jonkin kohteen tulosten luettelosta poistamalla sen valintaruudun valinnan.

  • Voit etsiä kohteen vierittämättä tulosluetteloa, kun kirjoitat nimen Kirjoita tai valitse luettelosta -ruutuun.

Tallenna suodatin     Tallenna suodatin ja sille määritetyt arvot myöhempää käyttöä varten napsauttamalla Tallenna suodatin -painiketta.

Huomautus   Jos tulosluettelossa on yli 300 kohdetta, raporttikyselyä ei voi tallentaa.

Avaa suodatin     Avaa tallennettu suodatin napsauttamalla Avaa suodatin -painiketta.

Sivun alkuun

Käyttö: Outlook 2013, Outlook 2010



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Tukiresurssit

Vaihda kieli