Tietueiden poistaminen tietokannasta

Epätarkkojen tai vanhentuneiden tietojen poistaminen voi nopeuttaa ja helpottaa Access-tietokannan käyttämistä. Voit esimerkiksi pienentää käyttämääsi tietokantaa ja nopeuttaa sen käyttöä siirtämällä tietoja edellisestä kalenterista tai tilivuodesta toisessa tietokannassa olevaan arkistotaulukkojoukkoon. Poistamalla epätarkat tiedot tai tietojen kaksoiskappaleet voit pienentää liiketoiminnan kustannuksia.

Tässä artikkelissa on kerrottu, miten voit poistaa tietoja Access-tietokannasta. Siinä on kerrottu myös, miten voit poistaa tietoja yksittäisistä kentistä, mikä on melko helppoa, ja miten voit poistaa kokonaisia tietueita, mikä voi olla paljon monimutkaisempaa.

Huomautus: Tämän ja muiden tässä artikkelissa olevien tietojen käyttäminen edellyttää, että ymmärrät perus- ja viiteavaimen käsitteen. Perustiedot perus- ja viiteavaimista ovat artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Artikkelin sisältö

Tietoja tietojen poistamisesta

Kentän tietojen poistaminen

Luettelon tietojen poistaminen

Liittymättömien tietueiden poistaminen tietokannasta

Liittyvien tietojen poistaminen tietokannasta poistokyselyn avulla

Tietoja tietojen poistamisesta

Accessissa on useita tietojen poistamisen tyyppejä, eli tasoja. Voit poistaa tietoja tietueen yksittäisistä arvopisteistä, voit poistaa kokonaisia tietueita taulukosta ja voit myös poistaa kokonaisia taulukoita.

Voit poistaa yksittäisiä arvoja, kun haluat tyhjentää joitakin tietueen arvopisteitä tai kaikki arvopisteet, mutta pitää tietueen (rivin) itsensä paikallaan taulukossa. Arvon poistaminen on melko helppoa: valitset vain osan kentässä olevista tiedoista tai kaikki kentän tiedot ja painat DELETE-näppäintä.

Kun poistat koko tietueen, poistat kaikkien kenttien kaikki tiedot sekä myös avainarvon, joka tekee tietueesta yksilöivän. Tämä prosessi poistaa koko rivin taulukosta. Voit poistaa yksittäisiä tietueita manuaalisesti, tai voit luoda poistokyselyjä, jotka poistavat suuren määrän tietueita samalla kertaa.

Jos poistettaviksi haluamasi tietueet eivät liity mihinkään muihin tietokannan tietoihin, poistoprosessi on melko yksinkertainen. Voit valita koko rivin ja painaa DELETE-näppäintä, tai voit luoda ja suorittaa poistokyselyn. Jos poistettavat tietueet liittyvät muihin tietoihin ja sijaitsevat yksi-moneen-yhteyden ”yksi”-puolella, sinun on kuitenkin tehtävä muutamia lisätoimia, koska oletusarvoisesti Access ei salli liittyvien tietojen poistamista. Huomaa myös, että kun poistat koko tietueen, et voi kumota kyseistä poistoa. Tästä syystä tietokanta kannattaa aina varmuuskopioida ennen tietojen poistamista.

Kokonaisten taulukoiden poistaminen ei ole yhtä monimutkaista kuin tietojen poistaminen kentistä tai kokonaisten tietueiden poistaminen. Muista kuitenkin, että kun poistat koko taulukon, saatat poistaa tietokannan jonkin osan (tai ehkä kaikkien osien) toiminnot, jos poistat taulukon väärin. Menetät lisäksi kaikki poistetun taulukon tiedot pysyvästi. Näistä syistä tietokanta kannattaa aina varmuuskopioida ennen taulukon poistamista.

Voit myös poistaa tiedot nopeammin ja tarkemmin, jos ymmärrät relaatiotietokannan rakenteen. Jos Accessin tai relaatiotietokantojen käyttäminen yleensä on sinulle uutta, lue Tietokannan suunnittelun perusteet.

Seuraavien osien ohjeissa kerrotaan, miten voit poistaa tietoja yksittäisistä kentistä sekä miten voit poistaa kokonaisia tietueita ja kokonaisia taulukoita. Jokainen osa sisältää taustatiedot, joiden avulla voit suorittaa tietyn tehtävän.

Kentän tietojen poistaminen

Voit poistaa yksittäisten kenttien tietoja, kun taulukko tai kysely on avoimena taulukkonäkymässä Painikkeen kuva , ja kun tietojensyöttölomakkeita on avoimina lomakenäkymässä Painikkeen kuva ja asettelunäkymässä Painikkeen kuva .

Tietojen poistaminen laskentataulukosta

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa tai kyselyä, jota haluat käyttää. Taulukko tai kysely avautuu taulukkonäkymään.

  2. Valitse tiedot, jotka haluat poistaa.

    Voit korostaa osan tiedoista tai kaikki tiedot tai vain sijoittaa kohdistimen kenttään.

  3. Jos valitset kentän kaikki tiedot, paina DELETE-näppäintä.

    – tai –

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista.

    – tai –

    Jos siirrät kohdistimen kenttään, paina DELETE-näppäintä tai ASKELPALAUTINTA tarpeen mukaan.

Tietojen poistaminen lomakkeesta

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa lomaketta, jota haluat käyttää. Tämä avaa lomakkeen lomakenäkymään.

    – tai –

    Valitse siirtymisruudussa lomake, jota haluat käyttää, valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näytä ja valitse sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse tiedot, jotka haluat poistaa.

    Voit korostaa osan tiedoista tai kaikki tiedot tai vain sijoittaa kohdistimen kenttään.

  3. Jos valitset kentän kaikki tiedot, paina DELETE-näppäintä.

    – tai –

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista.

    – tai –

    Jos siirrät kohdistimen kenttään, paina DELETE-näppäintä tai ASKELPALAUTINTA tarpeen mukaan.

    Huomautukset: Access saattaa näyttää virhesanoman ja estää sinua poistamasta tietoja. Useat tekijät voivat vaikuttaa poiston estymiseen.

    • On normaalia, ettet voi poistaa tietoja tietyn tyyppisistä kyselyistä    Et esimerkiksi voi muokata ristiintaulukointikyselyn palauttamia tietoja etkä muokata tai poistaa laskettuja kenttiä, eli arvoja, jotka kaava laskee tietokannan käytön aikana, mutta jotka eivät ole taulukossa. Jos lomake perustuu kyselyyn, joka ei voi poistaa tietoja, et voi poistaa tietoja lomakkeesta.

    • Sinulla ei ole tietojen poistamiseen tarvittavia oikeuksia    Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan tai tietokannan suunnittelijaan.

    • Kenttä ei voi olla tyhjä tai tyhjäarvoinen    Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, avaa taulukko rakennenäkymässä ja muuta sitten Pakollinen-taulukko-ominaisuuden asetus Kyllä-valinnasta Ei-valintaan.

    • Yrität poistaa tietoja luettelosta    Lomakkeen taulukossa luettelon tunnistaminen on helppoa, koska Access sijoittaa sen toiseen päähän alanuolen: Tyhjä hakuluettelo . Tietoja luettelon arvojen luettelon poistamisesta on tämän artikkelin seuraavassa osassa.

Sivun alkuun

Luettelon tietojen poistaminen

Voit poistaa tietoja kahdentyyppistä luetteloista: arvoluetteloista ja hakuluetteloista. Arvoluetteloissa näkyy luettelo esimääritetyistä arvoista, jotka sinä tai tietokannan suunnittelija voitte kirjoittaa manuaalisesti. Hakuluettelot sen sijaan hakevat kyselyjen avulla arvoja toisesta taulukosta tai toisesta kyselystä, ja palautetut arvot täytetään sitten luetteloon.

Arvoluettelon kohdat sijaitsevat samassa taulukossa kuin muut tietueen arvot. Hakuluettelon tiedot ovat sen sijaan vähintään yhdessä muussa taulukossa. Kun haluat poistaa tietoja arvoluettelosta, avaa taulukko ja muokkaa kohteita.

Tietojen poistamisessa hakuluettelosta tarvitaan lisävaiheita, ja nämä vaiheet määräytyvät sen mukaan, hakeeko hakuluettelon kysely tiedot taulukosta vai toisesta kyselystä. Jos hakuluettelon kysely perustuu taulukkoon, voit tunnistaa kyseisen taulukon ja kentän, joka sisältää luettelossa näkyvät tiedot. Voit sitten avata lähdetaulukon ja muokata kentän tietoja.

Jos hakuluettelon kysely perustuu toiseen kyselyyn, avaa kyseinen toinen kysely, etsi lähdetaulukko ja kenttä, joista toinen kysely hakee tiedot, ja muuta arvoja kyseisessä taulukossa.

Seuraavissa ohjeissa kerrotaan, miten voit poistaa tietoja sekä arvoluettelossa että hakuluettelossa.

Tietojen poistaminen arvoluettelosta

  1. Napsauta muutettavaa taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Valitse rakenneruudukon yläosassa taulukon kenttä, joka sisältää arvoluettelon.

  3. Valitse ruudukon alaosassa Haku-välilehti ja etsi sitten Rivilähde-ominaisuus.

    Arvoluettelon kohdat ovat oletusarvoisesti lainausmerkeissä, ja kohdat on erotettu toisistaan puolipisteillä:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Poista luettelosta kohtia tarpeen mukaan. Muista poistaa poistettavia kohtia ympäröivät lainausmerkit. Älä myöskään säilytä etupuolipistettä äläkä jätä puolipistepareja (;;) yhteen, ja jos poistat luettelon viimeisen kohdan, poista viimeinen puolipiste.

    Huomautus: Jos poistat kohdan arvoluettelosta ja taulukon tietueet käyttävät poistettua kohtaa, poistettu kohta pysyy tietueen osana, kunnes muutat sitä. Oletetaan esimerkiksi, että yritykselläsi on varasto paikkakunnalla A, mutta yritys myy kyseisen rakennuksen. Jos poistat Paikkakunta A -kohdan varastoluettelosta, Paikkakunta A -kohta näkyy taulukossa, kunnes muutat kyseisiä arvoja.

Tietojen poistaminen hakuluettelosta

  1. Napsauta muutettavaa taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Valitse hakukenttä rakenneruudukon yläosassa.

  3. Valitse ruudukon alaosassa Haku-välilehti ja etsi sitten Rivilähteen tyyppi- ja Rivilähde-ominaisuudet.

    Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvon pitäisi olla Taulukko/kysely, ja Rivilähde-ominaisuudessa on oltava kysely, joka viittaa taulukkoon tai toiseen kyselyyn.

    Huomautus: Hakukenttien kyselyjen alussa on aina sana SELECT.

    Yleensä (mutta ei aina) valintakyselyssä käytetään seuraavaa perussyntaksia: Valitse [taulukon_tai_kyselyn_nimi]. [ kentän_nimi] FROM [taulukon_tai_kyselyn_nimi].

    Tässä tapauksessa kysely sisältää kaksi lauseketta (SELECT ja FROM). Ensimmäinen lauseke viittaa taulukkoon ja taulukossa olevaan kenttään. Toinen lauseke taas viittaa vain taulukkoon. Muistettava asia: FROM-lauseke sisältä aina lähdetaulukon tai -kyselyn nimen. SELECT-lausekkeissa ei välttämättä aina ole taulukon tai kyselyn nimeä, vaikka niissä on aina vähintään yhden kentän nimi. FROM-lausekkeiden on kuitenkin viitattava taulukkoon tai kyselyyn.

  4. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos hakukentän kysely viittaa toiseen kyselyyn, valitse Muodosta-painike (valitse ominaisuustaulukon Tiedot-välilehdessä Muodostin-painike seuraava), jolloin kysely avautuu rakennenäkymään. Kirjoita muistiin taulukon nimi, joka näkyy kyselyjen suunnittelutyökalun yläosassa, ja jatka sitten vaiheeseen 5.

    • Jos hakukentässä oleva kysely viittaa taulukkoon, kirjoita muistiin taulukon nimi ja jatka sitten vaiheeseen 5.

  5. Avaa lähdetaulukko taulukkonäkymään kaksoisnapsauttamalla lähdetaulukkoa.

  6. Etsi kenttä, joka sisältää hakuluettelossa käytetyt tiedot, ja muokkaa sitten tietoja tarpeen mukaan.

Sivun alkuun

Liittymättömien tietueiden poistaminen tietokannasta

Kun poistat tietokannasta kokonaisia tietueita, jokaisen kentän tiedot poistetaan. Tällöin poistetaan myös avainarvo, joka tekee tietueesta yksilöivän. Jos tietue ei liity mihinkään muihin tietueisiin (eli avainarvoa ei ole missään muussa tietokannan tietueessa eikä taulukossa), voit poistaa tietueen valitsemalla sen ja painamalla DELETE-näppäintä. Jos haluat poistaa suuren määrän liittymättömiä tietueita – enemmän kuin haluaisit poistaa manuaalisesti – voit poistaa ne poistokyselyn avulla. Seuraavissa osissa olevissa ohjeissa kerrotaan, miten voit suorittaa molemmat toimet.

Liittymättömän tietueen poistaminen manuaalisesti

  1. Avaa taulukkonäkymässä taulukko tai kysely, joka sisältää poistettavat tiedot.

  2. Etsi tietue (rivi), jonka haluat poistaa, ja valitse sitten Valitse kaikki -painike, eli tietueen vasemmassa tai oikeassa päässä oleva neliö. Voit valita yksittäisiä rivejä, valita useita peräkkäisiä rivejä napsauttamalla ja vetämällä tai valita useita erillään olevia rivejä pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla.

    Access sijoittaa reunan koko tietueen (koko rivin) tai valitun tietuealueen ympärille.

  3. Paina DEL-näppäintä.

    – tai –

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista.

    – tai –

    Napsauta hiiren kakkospainikkeella Valitse kaikki -painiketta ja valitse Poista tietue.

    Jos et voi valita Valitse kaikki -painiketta, siirrä kohdistin johonkin tietueessa olevaan kenttään. Napsauta sitten Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista-kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitse Poista tietue.

    Huomautus: Tässä vaiheessa Access voi tuoda näyttöön virhesanoman siitä, että et voi poistaa tietuetta, koska se liittyy muihin tietoihin. Jos näyttöön tulee tällainen viesti, valitse OK ja siirry tämän artikkelin kohtaan Liittyvien tietojen poistaminen tietokannasta poistokyselyn avulla jäljempänä.

  4. Kun Access pyytää vahvistamaan poiston, valitse Kyllä.

Liittymättömien tietueiden poistaminen poistokyselyn avulla

Kun poistat tietoja poistokyselyn avulla, prosessi on sama sekä liittymättömiä että liittyviä tietoja poistettaessa: ensin luot valintakyselyn, sitten varmistat, että se palauttaa vain poistettaviksi haluttuja tietoja, ja lopuksi muunnat valintakyselyn poistokyselyksi. Seuraavassa osassa olevissa taustatiedoissa ja vaiheissa kerrotaan, miten voit poistaa liittymättömiä tietueita.

Liittyvien tietojen poistaminen tietokannasta poistokyselyn avulla

Liittyvien tietueiden poistaminen tehdään seuraavien yleisten ohjeiden mukaan.

  • Suunnittele poisto. Varmista, että oikeutesi riittävät tietojen poistamiseen ja että kaikki käyttäjät ovat sulkeneet kaikki objektit, joihin poisto vaikuttaa, ja varmuuskopioi sitten tietokanta.

  • Muuta poistoon liittyvien taulukoiden yhteyttä. Ota erityisesti Viite-eheys- ja Tietueiden johdannaispoisto -asetukset käyttöön. Näin poisto voi suorittaa johdannaispoiston kaikissa asianmukaisissa taulukoissa ja poistaa kaikki liittyvät tiedot.

  • Luo valintakysely ja lisää sitten ehtoja tarpeen mukaan, kunnes kysely palauttaa oikean tietuejoukon.

  • Muunna valintakysely poistokyselyksi ja poista tiedot sen avulla.

Tämä prosessi on selostettu kokonaan artikkelissa Poistokyselyn luominen ja suorittaminen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×