Tietueiden lisääminen tietokantaan

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit syöttää tietoja Access tietokantaan ja ymmärtää eri tietojen tapahtuma-prosessien tarvitaan taustatietoja. Artikkelissa kerrotaan myös käyttämisestä eri tietojen käytetään Accessissa.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Tietueiden lisäämisen perusteet

Tietueiden lisääminen suoraan taulukko taulukkonäkymässä

Tietueiden lisääminen lomakkeen avulla

Hakukentän kohteiden muokkaaminen

Kirjoita tyhjiä merkkijonoja

Tietueiden lisääminen tuomalla tai linkittämällä tietoihin

Tapoja säästää aikaa, kun tietojen lisääminen

Tietueiden lisäämisen perusteet

Jotta voisit syöttää tietoja Accessin tietokantaan tarkasti ja nopeasti, on hyvä ymmärtää tietokannan toiminnan perusteet. Seuraavissa jaksoissa kerrotaan joitakin rakenteiden ja suunnittelun periaatteita, jotka ohjaavat tietojen syöttötapaa.

Tietokannan rakenteen vaikutus tietojen syöttämiseen

Access-tietokanta ei ole tiedoston samalla tasolla kuin Microsoft Word-asiakirjan tai Microsoft PowerPoint-esityksen. Sen sijaan, Access-tietokanta on joukko objekteja, taulukot, lomakkeet, raportit, kyselyt ja niin edelleen – on toimittava yhdessä tietokantaan toimii oikein.

Tämän lisäksi näiden objektien on oltava tiettyjen rakenneperiaatteiden mukaisia, sillä muuten tietokanta toimii huonosti tai ei toimi ollenkaan. Nämä rakenneperiaatteet taas vaikuttavat siihen, kuinka tiedot syötetään. Muista nämä tietokantaobjekteja ja rakennetta koskevat tiedot jatkaessasi.

  • Access tallentaa kaikki tiedot taulukoihin. Käyttämiesi taulukkojen määrä riippuu tietokannan rakenteesta ja monimutkaisuudesta. Vaikka voitkin tarkastella lomakkeen, raportin tai kyselyn palauttamien tulosten tietoja, Access tallentaa tiedot ainoastaan taulukoihin, ja tietokannan muut objektit muodostetaan näiden taulukoiden perusteella.

  • Kuhunkin taulukkoon pitäisi hyväksyä vain yhdenlaisia tietoja. Esimerkiksi yrityksen yhteystietotaulukossa ei pitäisi olla myyntitietoja. Jos niitä on, oikeiden tietojen löytäminen voi olla vaikeaa, ellei jopa mahdotonta.

  • Yleensä kuhunkin taulukon kentistä voi syöttää ainoastaan yhdentyyppisiä tietoja. Et esimerkiksi voi tallentaa huomautuksia kenttään, joka on määritetty hyväksymään numeroita. Jos yrität syöttää tekstiä tällaiseen kenttään, näyttöön tulee virhesanoma. Sääntö ei kuitenkaan ole ehdoton. Esimerkiksi kenttään, jonka tietotyypiksi on määritetty Teksti, voidaan tallentaa numeroita (esimerkiksi postinumeroita), mutta tällaisia tietoja ei voi käyttää laskutoimituksissa.

  • Joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta tietueen kentät hyväksyy vain yhden arvon. Voit esimerkiksi ei anna asiakkaalle useita osoitteita osoite-kenttään. Tämä on toisin kuin Microsoft Excel, jonka oletusarvoisesti avulla voit syöttää useita nimiä, osoitteita tai kuvia yhteen soluun, ellei solua hyväksymään rajoitettuja tietotyyppejä Määritä.

    Voit kuitenkin kirjoittaa erotettu kohteiden luettelo määritetty teksti tai Memo-tietotyyppi-kenttiin. Lisäksi Access on moniarvoisen kentän ominaisuus. Moniarvoisten kenttien avulla voit liittää tiedot useita laitteita vastaavan tietueen ja luoda luetteloita, jotka hyväksyvät useita arvoja. Voit esimerkiksi liittäminen Microsoft PowerPoint-esityksen ja haluamasi määrän kuvia tietokannan tietueeseen. Voit myös luoda nimiluettelon ja valita niin monta nimet tarpeen mukaan. Moniarvoisten kenttien käyttäminen saattaa näyttää poistettava tietokannan rakenteen sääntöjen sillä voi tallentaa taulukkokenttään useita tietueita, sillä Access noudattaa sääntöä ”taustalla”, tallentamalla tiedot erityistä, piilotettuja taulukoita.

  • (Ennen 2007) Accessin aiemmissa versioissa on voit suunnitella ja luoda vähintään yhden taulukon ennen tietojen syöttämistä. Voit päättää, mitkä kentät lisääminen taulukkoon oli ja olet määrittänyt kunkin kentän tietotyyppi. Accessuudempi versio voit nyt avata tyhjän taulukon luominen ja aloittaa tietojen kirjoittamisen. Accessin johtaa perusteella voit kirjoittaa kentän tietotyyppi.

Lisätietoja

Tämän osan tietojen koskettaa tietokannan rakenteen, taulukon rakennenäkymä ja kentiksi ominaisuus.

Voit siirtyä seuraavien linkkien avulla artikkeleihin, joissa on lisätietoja näistä aiheista.

  • Tietokannan suunnittelun perusteet

    Tässä artikkelissa selitetään peruskäsitteitä, kuten tietokannan suunnitteleminen, tietojen suunnitteleminen ja normalisoiminen (tietojen jakaminen liitettyihin taulukoihin ja tarpeettomien tietojen poistaminen).

  • Taulukoiden luominen tietokantaan

    Tässä artikkelissa kuvataan, kuinka taulukoita luodaan, kuinka perusavaimia (taulukon kunkin rivin tai tietueen yksilöivästi tunnistavia kenttiä) lisätään ja kuinka tietotyypit ja taulukkojen ominaisuudet määritetään.

  • Tiedostojen liittäminen tietokannan tietueisiin

    Tässä artikkelissa kuvataan, kuinka liitekenttään liitetään tietoja.

  • Useita arvoja tallentavan luettelon käyttäminen

    Tässä artikkelissa kuvataan, kuinka valintaruutuluetteloja ja avattavia valintaruutuluetteloja käytetään useiden arvojen tallentamiseen.

Tietotyyppien vaikutus tietojen syöttötapaan

Kun suunnittelet tietokannan taulukkoa, valitse tietotyyppi taulukon kullekin kentälle. Tämä varmistaa tietojen syötön tarkkuuden. Oletetaan, että avaat tyhjän taulukon ja syötät joukon myyntilukuja. Sen jälkeen Access päättelee kentän tietotyypiksi Luku. Jos joku yrittää syöttää tekstiä kyseiseen kenttään, näyttöön tulee virhesanoma eikä käyttäjä voi tallentaa muutettua tietuetta. Näin tiedot pysyvät suojattuina. 

Näytä, kuinka voit tarkastella tietotyypit

Tee siirtymisruudussa jompikumpi seuraavista toimista:

  • Kaksoisnapsauta taulukkoa, jonka haluat tutkia, Avaa taulukko taulukkonäkymässä. Valitse kentät -välilehden muotoilu -ryhmässä Tarkista arvon tietotyyppi-luettelo. Huomautus Jos käytät Access 2007: n löydät tämän luettelon Taulukkonäkymä -välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä. Arvo muuttuu, kun siirrät kohdistimen eri kentissä taulukossa. Seuraavassa kuvassa näkyy luettelossa:

    Tietotyyppi-luettelo

  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jota haluat tarkastella, ja valitse Rakennenäkymä.

    Access avaa taulukon rakenneruudukossa, ja taulukon kunkin kentän nimi ja tietotyyppi näkyy ruudukon yläosassa. Tämä kuva esittää tyypillistä rakenneruudukon taulukkoa.

    Rakennenäkymän kentät

Voit määrittää kullekin taulukon kentälle haluamasi tietotyyppi on ensimmäisen tason päättää, mitä voit ja mitä kenttään ei voi kirjoittaa. Joissakin tapauksissa kuten kun käsittelet Memo-kentän, voit kirjoittaa haluamasi tiedot. Muissa tapauksissa kuten käsittelyyn liittyvistä laskurikentän tietotyyppi-kentän estää syöttämästä mitään tietoja. Seuraavassa taulukossa luetellaan kyseisen Access ja kerrotaan, miten ne vaikuttavat tietojen syöttämiseen.

Tietotyyppi:

Vaikutus tietojen syöttämiseen

Teksti

Tekstikentät hyväksyvät tekstiä tai numeroita merkkejä, kuten erotinmerkkejä luettelon kohteita. Tekstikentän hyväksyy pienemmän määrän merkkejä kuin Memo-kenttään, 0 – 255 merkkiä. Joissakin tapauksissa voit suorittaa laskutoimituksia tekstikenttään tiedot Muuntofunktiot. Huomaa, että Access 2013-tekstitietoja tietotyypit on nimetty Lyhyt tekstialkaa.

Muistio

Voit syöttää suuren määrän teksti- ja numerotietoja tällaiseen kenttään. Samoin, jos tietokannan suunnittelija on määrittänyt kentän tukemaan Rich Text -muotoilua, voit käyttää sellaisia muotoiluja, joita käytetään yleensä tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Wordissa. Voit esimerkiksi käyttää tekstissä erilaisia fontteja ja fonttikokoja sekä lihavoida tai kursivoida tekstin. Voit myös lisätä tietoihin HTML (Hypertext Markup Language) -tunnisteita.

Lisäksi Memo-kentissä on vain Liittäminenominaisuus. Kun otat tämän ominaisuuden, voit lisätä uusia tietoja Memo-kentän, mutta et voi muuttaa olemassa olevia tietoja. Ominaisuus on tarkoitettu käytettäviksi sovelluksista, kuten seurantaa tietokantoja, joissa voit joutua pysyvä tallentaa, joka pysyy vaihtoehdoksi. Kun siirrät kohdistimen Memo-kentän oletusarvon mukaan käytössä Vain liittäminen -ominaisuus-kenttään teksti katoaa. Et voi käyttää tekstin muotoilun tai muita muutoksia.

Huomaa, että Access 2013-muistion tietojen tietotyypit on nimetty Pitkä tekstialkaa.

Samoin kuin tekstikenttien, myös memo-kentän tietoja varten voidaan käyttää muuntofunktioita.

Luku

Lukukenttään voi syöttää ainoastaan numeroita, ja arvoilla voi suorittaa laskutoimituksia.

Suuri luku

Voit kirjoittaa vain lukuja tällaista kenttää ja voi suorittaa laskutoimituksia useiden-kentässä olevat arvot. Huomaa, että suurta tietotyypit ovat käytettävissä vain Accessin Office 365: n tilaus-versiossa.

Pvm./klo

Tämäntyyppiseen kenttään voi syöttää ainoastaan päivämääriä ja aikoja. Saatat havaita seuraavat ehdot sen mukaan, kuinka tietokannan suunnittelija on määrittänyt kentän:

  • Jos tietokannan suunnittelija on määrittänyt syöttörajoitteen kentälle (literaalimerkit sekä paikkamerkkien merkit, jotka tulevat näkyviin, kun valitset kentän sarja), sinun on annettava tiedot välilyönnit ja rajoitteen sallimassa muodossa. Esimerkiksi jos näet rajoitteen KKK_PP_VVVV, kirjoita 11 loka 2017 sille varattuun. Et voi kirjoittaa kuukauden nimen kokonaan tai kaksinumeroisen arvo.

  • Jos suunnittelija ei ole luonut syöttörajoitetta ohjaamaan sitä, voit lisätä päivämäärän tai kellonajan, voit kirjoittaa arvon käyttämällä mitä tahansa kelvollinen päivämäärän tai kellonajan muoto. Kirjoita esimerkiksi 11 kolmannen 2017, 10 tai 11/17 11 lokakuussa 2017 ja niin edelleen.

  • Tietokannan suunnittelija voi käyttää näyttömuotoa kenttään. Siinä tapauksessa ei syöttörajoitteen ei sisällä tietoja, jos kirjoitat arvon lähes mitä tahansa muotoa, mutta Access näyttää päivämäärät näyttömuodon mukaisesti. Voit kirjoittaa 10/11/2017, mutta näyttömuoto on ehkä määritetty niin, että se näyttää arvon 11-Oct-2017.

Valuutta

Tämäntyyppiseen kenttään voi syöttää ainoastaan valuutta-arvoja. Sinun ei myöskään tarvitse antaa valuuttasymbolia manuaalisesti. Oletusarvon mukaan Access käyttää Windowsin aluekohtaisissa asetuksissa määritettyä valuuttasymbolia (esimerkiksi ¥, £ ja $).

Laskuri

Tämäntyyppisen kentän tietoja ei voi muuttaa eikä siihen voi syöttää tietoja. Access lisää Laskuri-kentän arvoa askeleittain aina, kun taulukkoon lisätään uusi tietue.

Laskettu

Voit kirjoittaa ei tai tätä tyyppiä olevan kentän tietojen muuttaminen milloin tahansa. Voit määrittää lausekkeen määritetään kentän tulokset. Access päivittää lasketun kentän arvot aina, kun lisäät tai Muokkaa uuden tietueen lisääminen taulukkoon. Huomaa, että laskenta-tietotyypit on lisätty Access alkuun Access 2010: ssä.

Kyllä/Ei

Kun napsautat kenttää, jolle on määritetty tämä tietotyyppi, näyttöön tulee joko valintaruutu tai avattava luettelo sen mukaan, kuinka muotoilet kentän. Jos muotoilet kentän näyttämään luettelon, voit valita luettelosta joko Kyllä tai Ei, Tosi tai Epätosi tai Käytössä tai Ei käytössä kentässä käytetyn muodon mukaan. Luetteloon ei voi syöttää arvoja eikä luettelon arvoja voi muuttaa suoraan lomakkeesta tai taulukosta.

OLE-objekti

Käytä tämäntyyppistä kenttää, kun haluat näyttää tietoja toisella ohjelmalla luodusta tiedostosta. Voit esimerkiksi näyttää OLE-objekti-kentässä tekstitiedoston, Excel-kaavion tai PowerPoint-esityksen.

Liitteiden avulla voit tarkastella nopeasti ja joustavasti toisista ohjelmista peräisin olevia tietoja. Lisätietoja on jäljempänä tämän taulukon Liite-kohdassa.

Hyperlinkki

Voit lisätä minkä tahansa tietoa-kenttään ja Access rivittää sen verkko-osoite. Esimerkiksi, jos kirjoitat kenttään arvon, Access ympäröi tekstin http://www. your_text.com. Jos kirjoitat kelvollinen verkko-osoite, linkki toimii. Muussa tapauksessa linkin aiheuttavat virhesanoman. Olemassa olevien hyperlinkkien muokkaaminen voi olla vaikeaa, koska hyperlinkkikentän hiirellä napsauttaminen käynnistää selaimen ja siirryt linkin määritettyyn sivustoon. Muokkaa hyperlinkkikenttää, voit Valitse viereinen kenttä VÄLILEHTI tai nuolinäppäinten avulla voit siirtää kohdistuksen hyperlink-kenttä ja paina F2-näppäintä Ota muokkaus käyttöön.

Liite

Voit liittää tämäntyyppiseen kenttään tietoja muista ohjelmista, mutta et voi kirjoittaa tai muulla tavoin syöttää teksti- tai numerotietoja.

Lisätietoja liitekentän käyttämisestä on artikkelissa tiedostojen liittäminen ja kuvien tietokannan tietueisiin.

Haku

Ohjattu hakukentän luominen ei ole tietotyyppi. Ohjattua toimintoa käytetään sen sijaan kahdenlaisten avattavien luettelojen, arvoluetteloiden ja hakukenttien, luomiseen. Arvoluettelo käyttää erotinmerkeillä erotettujen kohtien luetteloa, joka syötetään manuaalisesti käytettäessä ohjattua hakukentän luomista. Arvot voivat olla riippumattomia tietokannan muista tiedoista tai objekteista.

Sen sijaan hakukentän käytetään kyselyä, joka noutaa tietoja yhdestä tai useasta muiden taulukoiden tietokantaan tai johonkin muuhun sijaintiin, kuten SharePoint-palvelimeen. Hakukenttä näyttää tiedot sitten avattavasta luettelosta. Ohjattu hakukentän luominen määrittää taulukkokentän oletusarvon mukaan luku-tietotyyppiä.

Voit käsitellä hakukenttiä suoraan taulukoissa ja myös lomakkeissa ja raporteissa. Oletusarvon mukaan hakukentän arvot näkyvät kutsutaan yhdistelmäruudun luettelo-ohjausobjektin – luettelo, jossa on avattavan luettelon nuolta: Tyhjä hakuluettelo . Sen mukaan, miten tietokannan suunnittelija on määrittänyt hakukentän ja yhdistelmäruudun luettelon kohteiden muokkaaminen ja kohteiden lisääminen luetteloon. Saadakseen ne tietokannan suunnittelija on määritettävä ominaisuus hakukentän (ominaisuutta kutsutaan Vain luettelonja suunnittelijan on poistettava se käytöstä).

Jos et voi muokata suoraan hakuluettelon arvot, sinun on lisätä tai muuttaa valmiin arvoluettelon tai taulukko, joka lähteenä hakukenttää. Katso tietoja tällöin on tämän artikkelin hakukentän kohteiden muokkaaminen.

Kun lopuksi luot hakukentän, voit määrittää sen tukemaan myös useita arvoja. Kun teet tämän, luettelossa on kunkin kohteen vieressä valintaruutu, ja voit valita haluamasi määrän kohteita tai poistaa niiden valinnan. Tässä kuvassa näkyy tyypillinen moniarvoinen luettelo:

Valintaruutuluettelo

Lisätietoja hakukenttien luomisesta ja tuloksena olevien luetteloiden käyttämisestä on artikkeleissa Käytä luetteloa, joka sisältää useita arvoja ja Moniarvoisten kenttien ohje.

Huomautus: Liitteen, laskettu ja suurta tietotyypit eivät ole käytettävissä .mdb-tiedostomuoto.

Taulukon kentän ominaisuuksien vaikutus tietojen syöttötapaan

Tietokannan rakennetta ohjaavien rakenneperiaatteiden ja tiettyyn kenttään sallittavien arvojen lisäksi myös monet kentän ominaisuudet voivat vaikuttaa siihen, kuinka tietoja syötetään Access-tietokantaan.

Taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminen

Accessissa on kaksi tapaa tarkastella taulukon kenttien ominaisuuksia. Voit käyttää Taulukkonäkymä -välilehden ohjausobjektit- tai avaat taulukon rakennenäkymässä. Seuraavassa kerrotaan, miten näitä tapoja.

Taulukon ominaisuuksien tarkasteleminen Taulukkonäkymä-välilehdessä

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat käyttää.

  2. Valitse kentät -välilehti ja kunkin taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminen muotoilu -ryhmän ohjausobjektien avulla. Huomautus Jos käytät Access 2007: n löydät tämän luettelon Taulukkonäkymä -välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä.

Taulukon ominaisuuksien tarkasteleminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä Painikkeen kuva taulukon.

    Access avaa taulukon rakenneruudukossa.

  2. Valitse ruudukon alaosassa Yleinen-välilehti, jos se ei ole jo valittuna.

    TAI

    Voit tarkastella hakukentän ominaisuuksia valitsemalla Haku-välilehden.

    Hakukenttä on taulukon kenttä, jossa käytetään kyselyä, joka hakee arvot tietokannan taulukoista. Oletusarvon mukaan hakukenttä esittää nämä arvot luettelona. Voit valita tästä luettelosta kohteita sen mukaan, kuinka tietokannan suunnittelija on määrittänyt hakukentän.

Seuraavassa taulukossa luetellaan ominaisuudet, jotka vaikuttavat eniten tietojen syöttämiseen, ja kerrotaan, kuinka ne vaikuttavat tietojen syöttämiseen.

Ominaisuus

Sijaintitaulukonrakenne-ruudu-kossa

Mahdollisetarvot

Toiminta tietoja syötettäessä

Kentän koko

Yleinen-välilehti

0 - 255

Merkkimäärän rajoitus koskee ainoastaan kenttiä, joiden tietotyyppi on Teksti. Jos yrität syöttää useampia merkkejä, kenttä leikkaa ne pois.

Pakollinen

Yleinen-välilehti

Kyllä/Ei

Kun tämä ominaisuus on valittu, se pakottaa syöttämään kenttään arvon eikä Access anna tallentaa uusia tietoja, ennen kuin täydennät pakollisen kentän. Jos tätä ominaisuutta ei ole valittu, kenttä hyväksyy myös Null-arvot, mikä tarkoittaa, että kenttä voi olla tyhjä.

Huomautus: Null-arvo ei ole sama kuin arvo "nolla". Nolla on luku ja "Null"-arvo on puuttuva, määrittämätön tai tuntematon arvo.

Salli tyhjät merkkijonot

Yleinen-välilehti

Kyllä/Ei

Kun tämä arvo on valittuna, voit syöttää tyhjiä merkkijononoja, siis merkkijonoja, jotka eivät sisällä merkkejä. Voit luoda tyhjän merkkijonon kirjoittamalla kenttään kahdet lainausmerkit ("").

Indeksoitu

Yleinen-välilehti

Kyllä/Ei

Kun indeksoit taulukon kentän, Access estää sinua lisäämästä kaksoisarvoja. Voit myös luoda indeksin useammasta kuin yhdestä kentästä. Tällöin voit monistaa arvot yhteen kenttään, mutta et molempiin kenttiin.

Syöttörajoitteen luominen

Yleinen-välilehti

Valmiiksimääritetyt tai mukautetut literaali- ja paikkamerk-kimerkit

Syöttörajoite pakottaa syöttämään tietoja esimääritetyn muodon. Rajoitteet tulevat näkyviin, kun valitset kentän taulukon tai lomakkeen ohjausobjektiin. Oletetaan esimerkiksi, valitse päivämääräkenttä ja näet merkkejä: kkk-DD-YYYY. Tämä on syöttörajoitteen. Se pakottaa sinun on annettava kolmen kirjain lyhenteet, kuten loka; kuukausiarvot ja arvon vuoden nelinumeroisena — esimerkiksi OCT-15-2017.

Huomautus: Muista, että syöttörajoitteet ohjaavat ainoastaan tietojensyötön tapaa, ei sitä, kuinka Access tallentaa tai esittää tiedot.

Lisätietoja luomisesta ja syöttörajoitteista on artikkelissa tietojen tekstin muotoilun syöttörajoitteilla. Lisätietoja siitä, miten Access tallentaa ja tuo päivämäärä ja kellonaika on artikkelissa päivämäärä tai kellonaika-arvo.

Vain luettelon käyttöön

Haku-välilehti

Kyllä/Ei

Ottaa käyttöön tai poistaa hakukentän kohteisiin tehdyt muutokset. Uudet käyttäjät yrittävät joskus muuttaa hakukentän kohteita manuaalisesti. Kun Access estää muuttamasta kentän kohteita, tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä. Jos tämä ominaisuus on käytössä, ja sinun on muutettava luettelon kohteita, sinun on avattava luettelo (Jos haluat muokata arvoluetteloa) tai taulukko, joka sisältää luettelon lähdetiedot (Jos haluat muokata hakukentän) ja muuta arvoja. Lisätietoja hakukenttien käyttämisestä on tämän artikkelin hakukentän kohteiden muokkaaminen.

Salli arvoluettelon muokkaaminen

Haku-välilehti

Kyllä/Ei

Ottaa arvoluetteloiden Luettelon kohteiden muokkaaminen -komennon käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Jos haluat ottaa komennon käyttöön hakukenttiä varten, kirjoita kelvollinen lomakkeen nimi Luettelon kohtien muokkauslomake -ominaisuuteen. Salli arvoluettelon muokkaukset -komento näkyy pikavalikossa, joka avataan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella luetteloruutu- tai yhdistelmäruutuohjausobjektia. Kun suoritat komennon, näyttöön tulee Luettelon kohteiden muokkaaminen -valintaikkuna. Voit vaihtoehtoisesti määrittää lomakkeen nimen Luettelon kohtien muokkauslomake -ominaisuuteen, jonka jälkeen Access avaa tämän lomakkeen valintaikkunan näyttämisen sijasta.

Huomautus: Voit suorittaa Luettelon kohteiden muokkaaminen -komennon lomakkeissa olevista luetteloruutu- ja yhdistelmäruutuohjausobjekteista sekä taulukoissa ja kyselyn tuloksissa olevista yhdistelmäruutuohjausobjekteista. Lomakkeet on avattava rakennenäkymässä tai selausnäkymässä ja taulukot ja kyselyjen tulosjoukot on määritettävä avautumaan taulukkonäkymässä.

Luettelon kohtien muokkauslomake

Haku-välilehti

Tietojen syöttölomakkeen nimi

Jos syötät taulukon tähän ominaisuuteen arvoksi tietojen syöttölomakkeen nimen, lomake avautuu, kun käyttäjä suorittaa Muokkaa luettelon kohteita -komennon. Muussa tapauksessa Luettelon kohteiden muokkaaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun käyttäjät suorittavat komennon.

Sivun alkuun

Tietueiden lisääminen suoraan taulukkoon taulukkonäkymässä

Taulukkonäkymässä avoimena oleva taulukko muistuttaa Excel-työkirjaa, ja voit kirjoittaa tai liittää tietoja kenttiin. Kentät vastaavat laskentataulukon soluja.

Muista jatkossa seuraavat asiat:

  • Tietojen muutoksia ei tarvitse tallentaa erikseen. Access tallentaa muutokset taulukkoon, kun siirrät kohdistimen saman rivin toiseen kenttään tai kun siirrät kohdistimen toiselle riville.

  • Oletusarvon mukaan Accessin tietokannan kentät on määritetty hyväksymään tietyntyyppisiä tietoja, esimerkiksi tekstiä tai numeroita. Voit syöttää ainoastaan kentän hyväksymiä tietotyyppejä, muutoin Access näyttää virhesanoman:

    Virheellinen arvo -virhesanoma

  • Kentässä saattaa olla syöttörajoite. Syöttörajoite on literaali- ja paikkamerkkien yhdistelmä, joka pakottaa sinut syöttämään tiedot tietyssä muodossa.

    Lisätietoja syöttörajoitteista on artikkelissa tietojen tekstin muotoilun syöttörajoitteilla.

  • Lukuun ottamatta liitteitä ja moniarvoisia voit syöttää vain yhden tietueen useimmilla. Jos et tiedä, onko kenttä hyväksyy liitteitä, voit tarkistaa kentän ominaisuudet. Voit tehdä kohdassa taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminen, tämän artikkelin ohjeita. Moniarvoisen luettelon voi tunnistaa aina, sillä Access näyttää valintaruutu jokaisen luettelon kohdan.

Tietojen syöttäminen taulukkoon

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat käyttää.

    Oletusarvon mukaan Access avaa taulukon taulukkonäkymässä, Excelin laskentataulukkoa muistuttavassa ruudukossa.

  2. Napsauta ensimmäistä käytettävää kenttää tai sijoita kohdistus siihen muuten ja syötä tiedot.

  3. Voit siirtyä saman rivin seuraavaan kenttään painamalla SARKAINNÄPPÄINTÄ, käyttämällä oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä tai napsauttamalla seuraavassa kentässä olevaa solua.

    Kun painat SARKAINTA, oletusarvon mukaan Access määrittää Windowsin aluekohtaisten asetusten perusteella, siirretäänkö kohdistinta oikealle vai vasemmalle. Jos tietokone käyttää vasemmalta oikealle luettavaa kieltä, kohdistin siirtyy oikealle SARKAINTA painettaessa. Jos taas tietokone käyttää oikealta vasemmalle luettavaa kieltä, kohdistin liikkuu vasemmalle.

    Voit siirtyä seuraavaan soluun sarakkeessa painamalla ylä- tai alanuolinäppäintä tai napsauttamalla haluamaasi solua.

RTF-muotoilu käyttöön pitkä teksti (Memo)-kentän tiedoissa

  1. Taulukon avaaminen taulukkonäkymässä, valitse pitkä teksti-kenttään. Jos käytät Access 2007: n tai Access 2010: n, jotka on oltava Memo-kentän.

    Yleensä pitkä teksti-kentät sisältävät kommentteja tai muistiinpanoja, jotta voit etsiä kenttä nimeltä ”kommentteja” tai ”huomautuksia”. Jos et löydä pitkä teksti-kenttään, katso taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminen, tämän artikkelin ohjeita.

  2. Aloitus -välilehden Fontti -ryhmän painikkeet ja valikot Muotoile käyttämällä teksti.

    Accessin valintanauhan kuva

    Voit esimerkiksi käyttää eri fontteja ja fonttikokoja, lihavoida ja kursivoida tekstin ja muuttaa värejä.

Sivun alkuun

Tietueiden lisääminen lomakkeen avulla

Tietojen syöttölomakkeiden avulla tietoja voidaan syöttää helposti ja entistä tarkemmin. Lomake luodaan yleensä, kun tietoja täytyy syöttää useampaan kuin yhteen taulukkoon samalla kertaa. Lomake voidaan luoda myös silloin, kun jotkin taulukon kentät halutaan piilottaa, kun tietokannasta halutaan tehdä helppokäyttöisempi (tämä voi vähentää koulutuskustannuksia) ja kun halutaan varmistaa, että käyttäjät syöttävät tiedot oikein.

Miten käyttää lomakkeen tietojen muokkaaminen määräytyy lomakkeen rakennetta. Lomakkeissa voi olla useita ohjausobjekteja, kuten luetteloita, tekstiruudut, painikkeita ja taulukkonäkymissä, Excel-laskentataulukot näköisiä ruudukoita. Puolestaan eri lomakkeen ohjausobjektien lukee tietoja tai kirjoittaa tietoja pohjana olevan taulukon kentän. Tietyllä ohjausobjektilla toiminnot riippuu tietotyyppi, olet määrittänyt pohjana olevan taulukon kentän määritetyt kentän ominaisuudet- ja mahdollisesti useita ominaisuuksia, jotka tietokannan suunnittelija kunkin ohjausobjektin. Lisätietoja tietotyyppien ja kenttäominaisuuksien vaikutus tiedonsyötön kohdissa kuinka tietotyypit vaikuttavat siihen, miten tiedot ja miten taulukon kenttäominaisuuksien vaikuttavat siihen, miten tiedot, tämän artikkelin.

Seuraavissa osissa kuvataan, kuinka useimpia tietojen syöttöohjausobjekteja käytetään. Jos sinulla on tiettyä tietokantaa koskevia kysymyksiä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan tai tietokannan suunnittelijaan.

Tekstin lisääminen muokkausruutuun tai muokkausruudun tekstin muokkaaminen

Kun lisäät tai Muokkaa tekstikehyksen tekstiä, voit käsitellä tietoja teksti tai pitkä teksti (Memo)-kentässä. Kun jatkat lukemista, muista, että voit määrittää pitkä teksti-kenttä (tai pitkä teksti-kenttään sidottu ohjausobjekti) tukevat RTF-muotoilua ja haluat käyttää eri fontteja, kokoa, tyylit ja värit sitten teksti.

Muokkausruudun tekstin muokkaaminen

  • Aseta kohdistin tekstiruutuun ja muuttaa tietoja. Muista, että et voi tehdä laskutoimituksia teksti tai pitkä teksti (Memo) numeroiden kenttä.

RTF-muotoilujen käyttäminen

Huomautus: Noudatat ohjeita vain, kun tekstikehys on sidottu pitkä teksti (Memo)-kenttään. Katso tämän artikkelin taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminenvaiheet.

  1. Valitse lomake avoimeksi lomake-tai asettelunäkymässä tai taulukko on avattuna taulukkonäkymässä, pitkä teksti (Memo)-kenttä.

  2. Aloitus -välilehden Fontti -ryhmän painikkeet ja valikot Muotoile käyttämällä teksti.

    Accessin valintanauhan kuva

    Voit esimerkiksi käyttää eri fontteja ja fonttikokoja, lihavoida ja kursivoida tekstin ja muuttaa värejä.

Tietojen syöttäminen luettelon avulla

Voit käyttää luetteloita lomakkeissa sekä taulukkonäkymässä avoimina olevissa taulukoissa ja kyselyjen tulosjoukoissa. Taulukkonäkymä on Excelin laskentataulukkoa muistuttava ruudukko.

Kun käytät luetteloa lomakkeessa, näkyviin saattaa tulla yhdistelmäruutuohjausobjekti tai luettelo-ohjausobjekti. Seuraavat kuvat esittävät vastaavasti yhdistelmäruutuohjausobjektia ja luettelo-ohjausobjektia.

Tyhjä hakuluettelo

Perusluetteloruutuohjausobjekti lomakkeessa

Kun käytät luetteloa taulukossa tai kyselyn tulosjoukossa, oletusarvo on, että Access käyttää yhdistelmäruutua.

Lisäksi luetteloiden tukee useita arvoja. Jos näet luettelosta, jossa on valintaruutu jokaisen luettelon kohdan, voit valita enintään 100 kohteita luettelossa. Moniarvoiset luettelot, voit luoda ilman ohjelmoinnin voit ratkaista yleisiä liiketoiminta-ongelma. Oletetaan, että Access-tietokannan avulla voit seurata asiakastukiasioita. Jos haluat määrittää useita henkilöitä ongelma, voit käyttää moniarvoisen luettelon. Seuraavissa kuvissa tyypillinen moniarvoisia.

Valintaruudulla varustettu pudotusluettelo avoimena.   Valintaruutuluettelo

Voit myös muokata luettelon kohteita. Jos sinä tai tietokannan suunnittelija on sallinut komennon käyttöön ottamisen, voit lisätä, muuttaa ja poistaa luettelon kohteita suoraan luettelossa. Tietokannan suunnittelijat voivat kuitenkin poistaa toiminnon käytöstä, joten se ei ehkä ole käytettävissä kaikissa tietokannoissa.

Seuraavien osien vaiheissa selitetään, kuinka voit käyttää ja muokata luetteloita.

Kohteiden valitseminen avattavasta luetteloruudusta

  1. Avaa luettelon sisältävä lomake, taulukko tai kyselyn tulosjoukko.

    Huomautus: Lomakkeet on avattava lomakenäkymässä tai asettelunäkymässä. Taulukot ja kyselyjen tulosjoukot on avattava taulukkonäkymässä.

  2. Napsauta luettelon vieressä olevaa alanuolta ja valitse haluamasi kohde.

  3. Voit tallentaa valintasi tietokantaan siirtämällä kohdistimen toiseen kenttään.

Kohteiden valitseminen luetteloruudusta

  1. Avaa luettelon sisältävä lomake.

  2. Vieritä luetteloruudun kohteiden luetteloa alaspäin ja valitse haluamasi kohde.

  3. Voit tallentaa valintasi tietokantaan siirtämällä kohdistimen toiseen kenttään.

Kohteiden valitseminen valintaruudulla varustetusta pudotusluettelosta

  1. Avaa luettelon sisältävä lomake, taulukko tai kyselyn tulosjoukko.

    Huomautus: Voit käyttää valintaruudulla varustettuja pudotusluetteloita lomakkeissa, taulukoissa ja kyselyn tulosjoukoissa. Voit tehdä tämän avaamalla lomakkeet lomakenäkymässä tai selausnäkymässä ja avaamalla kyselyjen tulosjoukot taulukkonäkymässä.

  2. Napsauta pudotusluettelon vieressä olevaa alanuolta.

  3. Valitse enintään sata valintaruutua ja valitse sitten OK.

Kohteiden valitseminen valintaruudulla varustetusta pudotusluettelosta

  1. Avaa luettelon sisältävä lomake.

    Huomautus: Lomakkeet on avattava lomakenäkymässä tai selausnäkymässä.

  2. Napsauta pudotusluettelon vieressä olevaa alanuolta.

  3. Valitse enintään sata valintaruutua ja valitse sitten OK.

Muokkaa luettelon kohteita

Huomautus: Voit muokata kaikentyyppisiä luetteloita lomakkeessa, taulukossa tai kyselyn tulosjoukossa. Voit tehdä tämän avaamalla lomakkeet lomakenäkymässä tai selausnäkymässä ja avaamalla kyselyjen tulosjoukot taulukkonäkymässä. Huomaa, että tietokannan suunnittelija tai IT-osasto voi poistaa tämän komennon käytöstä, joten se ei ehkä ole aina käytettävissä.

  1. Avaa luettelon sisältävä lomake, taulukko tai kyselyn tulosjoukko.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella luetteloa, jota haluat muokata, ja valitse sitten Luettelon kohteiden muokkaaminen.

    Valintaikkuna tai tietojen syöttölomake tulee näkyviin. Näkyviin tuleva näyttö vaihtelee muokattavan luettelon mukaan. Access käyttää kahta erilaista luetteloiden perustyyppiä, arvoluetteloita ja hakuluetteloita. Arvoluetteloissa on joukko manuaalisesti syötettäviä kohteita, ja hakuluetteloissa taas käytetään kyselyä tietojen hakemiseen taulukoista. Tee jompikumpi seuraavista.

    • Jos muokkaat arvoluetteloa, muokkaa luettelon tietoja Luettelon kohteiden muokkaaminen -valintaikkunan avulla ja valitse OK, kun olet valmis.

    • Jos muokkaat hakuluetteloa, näkyviin tulee tietojen syöttölomake. Muokkaa luettelon tietoja tämän lomakkeen avulla.

Sivun alkuun

Hakukentän kohteiden muokkaaminen

Hakukenttä sisältää tietoluettelon, josta käyttäjät voivat valita kohteita. Voit luoda kahdentyyppisiä hakuluetteloita.

  • Arvoluettelot    Arvoluettelot sisältävät merkkijonona esiintyvän arvojoukon, joka syötetään manuaalisesti. Arvot sijaitsevat hakukentän Rivilähde-ominaisuudessa.

  • Hakuluettelot    Hakuluettelossa käytetään kyselyä arvon hakemiseen toisesta taulukosta. Kentän Rivilähde-ominaisuus sisältää kyselyn merkkijonona esiintyvät arvoluettelon sijasta.

Oletusarvo on, että Access tuo hakutiedot näkyviin avattavassa luetteloruudussa, vaikka voit määrittää myös luetteloruutu-ohjausobjektin. Kun avattava luetteloruutu avautuu, luettelo tulee näkyviin, ja luetteloruutu sulkeutuu sitten, kun olet tehnyt valinnan. Luetteloruutu taas pysyy jatkuvasti avoimena.

Voit suorittaa Luettelokohteiden muokkaaminen -komennon tai muokata tietoja suoraan Rivilähde tai lähdetaulukkoon. Lisätietoja Luettelokohteiden muokkaaminen -komennon avulla on tämän artikkelin kohdassa tietojen syöttäminen käyttämällä. Tässä jaksossa kerrotaan, kuinka voit muokata kohteita suoraan Rivilähde tai lähdetaulukkoon. Prosessi kulkee useita vaiheita.

  • Etsi hakukenttä. Käyttäessäsi lomaketta toimit hieman eri tavalla kuin käyttäessäsi taulukkoa.

  • Tunnista hakukentän tyyppi, joko arvoluettelo tai hakuluettelo. Jos käytät hakuluetteloa, voit tunnistaa hakukentän tiedot tuottavan lähdetaulukon.

  • Muokkaa arvoluettelon kohteita.

    TAI

    Avaa hakuluettelon lähdetaulukko ja muokkaa tietoja taulukossa.

Hakukentän tunnistaminen lomakkeessa

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella lomaketta ja valitse Rakennenäkymä.

    TAI

    Jos lomake on jo avoinna, voit napsauttaa lomakkeen yläosaa hiiren kakkospainikkeella ja valita pikavalikosta Rakennenäkymä.

    TAI

    Valitse Aloitus -välilehden Näytä -ryhmästä näkymä -painiketta voit vaihtaa käytettävissä olevat näkymät. Voit vaihtoehtoisesti näkymä-kohdassa olevaa nuolta ja valitse sitten jokin käytettävissä olevat näkymät-valikosta...

    Accessin valintanauhan kuva

  2. Napsauta luetteloruutu- tai yhdistelmäruutuohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.

  3. Valitse ominaisuusikkunan Kaikki-välilehti ja etsi Rivilähteen tyyppi- ja Rivilähde-ominaisuudet. Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvon on oltava Arvoluettelo tai Taulukko/kysely, ja Rivilähde-ominaisuuden on sisällettävä joko puolipisteillä erotettujen kohteiden luettelo tai kysely. Voit tarvittaessa suurentaa ominaisuusikkunaa siten, että voit lukea luettelon kohteet tai kyselyn.

    Yleensä Arvoluetteloissa käytetään basic seuraavalla syntaksilla: ” kohde””; kohde””; kohteen

    Tässä tapauksessa arvoluettelo on lainausmerkkien ympäröimä ja puolipisteillä toisistaan erotettu kohdejoukkojen luettelo.

    Hakukyselyjen basic syntaksi: Valitse [taulukon_tai_kyselyn_nimi]. [ field_name] FROM [taulukon_tai_kyselyn_nimi].

    Tässä tapauksessa kyselyssä on kaksi lausetta (SELECT ja FROM). Ensimmäinen lause viittaa taulukkoon tai kyselyyn ja kyseisen taulukon tai kyselyn kenttään. Toinen lause viittaa ainoastaan taulukkoon tai kyselyyn. Tämä on tärkeä seikka, eikä sitä saa unohtaa: SELECT-lauseet eivät ehkä sisällä taulukon tai kyselyn nimeä, vaikka ne sisältävät vähintään yhden kentän nimen. Kaikkien FROM-lauseiden on kuitenkin viitattava taulukkoon tai kyselyyn. Voit siis helposti löytää lähdetaulukon tai -kyselyn lukemalla FROM-lauseen.

  4. Tee jompikumpi seuraavista.

    • Jos käytät arvoluetteloa, muokkaa luettelon kohteita. Varmista, että ympäröit kunkin kohteen lainausmerkeillä ja että erotat ne toisistaan puolipisteellä.

    • Jos hakuluettelon kysely viittaa toiseen kyselyyn, avaa toinen kysely rakennenäkymän siirtymisruudussa (napsauta kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä). Lue taulukon nimi kyselyn rakennenäkymän yläosasta ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

      TAI

      Jos hakukentän kysely viittaa taulukkoon, tarkasta taulukon nimi ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

  5. Avaa taulukko taulukkonäkymässä kaksoisnapsauttamalla sitä siirtymisruudussa ja muokkaa sitten luettelon kohteita haluamallasi tavalla.

Hakukentän tunnistaminen taulukossa

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa ja valitse Rakennenäkymä.

  2. Napsauta kyselyn rakenneruudukon yläosan Tietotyyppi-sarakkeessa tai siirrä kohdistus muuten johonkin Teksti-, Luku- tai Pvm./klo-kenttään.

  3. Napsauta taulukon rakenneruudukon alaosassa Haku-välilehteä ja lue sitten Rivilähteen tyyppi- ja Rivilähde-ominaisuudet.

    Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvon on oltava Arvoluettelo tai Taulukko/Kysely. Rivilähde-arvon on sisällettävä joko arvoluettelo tai kysely.

    Arvoluettelot basic syntaksi: ” kohde””; kohde””; kohteen

    Tässä tapauksessa arvoluettelo on lainausmerkkien ympäröimä ja puolipisteillä toisistaan erotettu kohdejoukkojen luettelo.

    Yleensä Valintakyselyt käyttävät basic seuraavalla syntaksilla: Valitse [taulukon_tai_kyselyn_nimi]. [ field_name] FROM [taulukon_tai_kyselyn_nimi].

    Tässä tapauksessa kyselyssä on kaksi lausetta (SELECT ja FROM). Ensimmäinen lause viittaa taulukkoon tai kyselyyn ja kyseisen taulukon tai kyselyn kenttään. Toinen lause viittaa ainoastaan taulukkoon tai kyselyyn. Tämä on tärkeä seikka, eikä sitä saa unohtaa: SELECT-lauseet eivät ehkä sisällä taulukon tai kyselyn nimeä, vaikka ne sisältävät vähintään yhden kentän nimen. Kaikkien FROM-lauseiden on kuitenkin viitattava taulukkoon tai kyselyyn. Voit siis helposti löytää lähdetaulukon tai -kyselyn lukemalla FROM-lauseen.

  4. Tee jompikumpi seuraavista.

    • Jos käytät arvoluetteloa, muokkaa luettelon kohteita. Varmista, että ympäröit kunkin kohteen lainausmerkeillä ja että erotat ne toisistaan puolipisteellä.

    • Jos hakukentän kysely viittaa toiseen kyselyyn, avaa toinen kysely rakennenäkymän siirtymisruudussa (napsauta kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä). Lue taulukon nimi kyselyn rakennenäkymän yläosasta ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

      TAI

      Jos hakukentän kysely viittaa taulukkoon, tarkasta taulukon nimi ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

  5. Avaa taulukko taulukkonäkymässä kaksoisnapsauttamalla sitä siirtymisruudussa ja muokkaa sitten luettelon kohteita haluamallasi tavalla.

Sivun alkuun

Tyhjän merkkijonon syöttäminen

Accessissa voi käyttää kahdenlaisia tyhjiä arvoja: Null-arvoja ja tyhjiä merkkijonoja. Null-arvot tarkoittavat tuntematonta arvoa ja tyhjät merkkijonot tarkoittavat kenttiä, jotka sisältävät välilyönnin. Esimerkiksi asiakastietotaulukossa saattaa olla faksinumerokenttä. Voit jättää kentän tyhjäksi, jos et ole varma asiakkaan faksinumerosta. Jos jätät kentän tyhjäksi, siinä on arvo Null, joka tässä tapauksessa tarkoittaa, että et tiedä, mikä arvo on. Jos myöhemmin toteat, että asiakkaalla ei ole faksia, voit kirjoittaa kenttään tyhjän merkkijonon, joka merkitsee, että arvoa ei ole.

Huomautus: Muista, että voit määrittää ominaisuus, joka estää kenttien hyväksyy tyhjiä arvoja. Lisätietoja ominaisuuden määrittämisestä on tämän artikkelin kohdassa miten tietotyypit vaikuttavat siihen, miten tiedot.

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä tai lomake lomake- tai selausnäkymässä.

  2. Valitse haluamasi kenttä ja kirjoita kahdet lainausmerkit ilman välilyöntiä ("").

  3. Tallenna tietokantaan tekemäsi muutokset siirtämällä kohdistin toiseen tietueeseen. Oletusarvo on, että lainausmerkit katoavat näytöstä.

Sivun alkuun

Tietueiden lisääminen tuomalla tai tiedot linkittämällä

Voit tuoda tai linkittää eri lähteistä, mukaan lukien muiden Access-tietokantoja, Excel-työkirjoja, tekstitiedostoista ja Word-asiakirjoja ja palvelimessa on Microsoft SharePoint-palveluiden luetteloita sijaitsee.

Tietojen tuominen näistä tietolähteistä ja niihin linkittäminen ei kuulu tämän artikkelin piiriin. Seuraavien linkkien avulla saat lisätietoja tietojen tuomisesta ja niihin linkittämisestä.

Sivun alkuun

Tapoja säästää aikaa syötettäessä tietoja

Accessissa on useita tapoja, joiden avulla voit nopeuttaa tietojen syöttämistä. Seuraavien osien toimissa kuvataan, kuinka voit määrittää lomakkeiden kenttien ja luetteloiden oletusarvot ja kuinka voit käyttää pikanäppäimiä arvojen käyttämiseksi uudelleen tietoja lajitellessasi.

Kentän tai ohjausobjektin oletusarvon määrittäminen

Jos suuri määrä tietueita käyttää samaa tietyn kentän arvoa, esimerkiksi kaupunkia tai maata/aluetta, voit säästää aikaa määrittämällä kenttään sidotulle ohjausobjektille oletusarvon. Kun avaat lomakkeen tai luot uuden tietueen, oletusarvo näkyy kyseisessä ohjausobjektissa.

Ohjausobjektin oletusarvon määrittäminen

  1. Avaa lomake rakennenäkymässä.

  2. Valitse haluamasi ohjausobjekti napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.

  3. Määritä Tiedot-välilehdessä Oletusarvo-ominaisuudelle haluamasi arvo.

  4. Voit määrittää uuden oletusarvon toistamalla vaiheet 1 - 3.

Toisen arvon määrittäminen

  • Voit määrittää tekstiruudun tekstille uuden arvon kirjoittamalla uudet tiedot. Voit korvata oletusarvon milloin tahansa.

    TAI

  • Voit vaihtaa luettelon arvon valitsemalla luettelosta uuden arvon.

Arvojen käyttäminen uudelleen lajittelun yhteydessä

Kun siirryt tietueiden välillä, joudut ehkä lajitella kunkin tietueen käyttämällä saman arvon. Kun teet, voit säästää aikaa pikanäppäinten avulla voit nopeasti toistaa, Lajittele arvon. Jos esimerkiksi oletetaan, että voit lajitella luettelon tilauksista tuotetyypin mukaan. Kirjoita ensimmäisen tietueen Pehmeä juomien haluat lajitella tilaukset, jossa asiakkaiden ostanut Pehmeä juomien. Kun siirrät seuraavaan tietueeseen, voit kopioida ja käyttää Lajittele arvon.

Huomautus: Seuraavissa ohjeissa oletetaan, että lomake on avoinna lomakenäkymässä.

  1. Siirry kenttään, jossa käytetään edellisen tietueen vastaavan kentän arvoa.

  2. Paina CTRL+' (heittomerkki) -näppäintä.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×