Tietueiden lajitteleminen tekstin, numeeristen arvojen tai päivämääräarvojen perusteella

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tietojen lajittelu on tärkeää, kun raportista tai lomakkeesta halutaan tehdä tehokas ja helposti luettava. Esimerkiksi tuoteluetteloa, jossa tuotteet ovat aakkosjärjestyksessä tai yksikköhintojen mukaisessa järjestyksessä, on paljon helpompi käyttää kuin luetteloa, jossa nimikkeet ovat satunnaisessa järjestyksessä.

Tässä aiheessa kerrotaan, kuinka tietueet lajitellaan tarkasteltaessa ja suunniteltaessa taulukkoa, kyselyä, lomaketta tai raporttia.

Artikkelin sisältö

Johdanto

Näkymän tietueiden lajitteleminen

Lajittelujärjestyksen poistaminen

Lajittelujärjestyksen tallentaminen objektin kanssa

Johdanto

Monet jokapäiväisessä elämässä tarvittavat luettelot on lajiteltu valmiiksi tai voit lajitella ne haluamallasi tavalla. Kalenteri ja päivyri on järjestetty päivämäärien mukaan. Toisaalta kun etsit lentolippuja tai selailet sähköpostin Saapuneet-kansion sisältöä, voit lajitella tiedot jonkin käytettävissä olevan kentän mukaan. Voit lajitella liput hinnan, lähtöajan tai lentoyhtiön mukaan ja voit lajitella Saapuneet-kansion sisällön lähettäjän, aiheen tai päivämäärän mukaan. Lajitellun luettelon avulla käyttäjät voivat tarkistaa ja etsiä haluamansa tiedon käymättä kaikkia tietoja läpi.

Voit lajitella taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin tietueet yhden tai usean kentän mukaan. Suunnittelu ei vaadi paljon aikaa, ja sinä sekä lomakkeen muut käyttäjät voivat valita, kuinka tietueet lajitellaan.

Kun esimerkiksi suunnittelet tuoteluetteloraporttia, voit valita, että tuotteet luetellaan aakkosjärjestyksessä. Järjestyksestä, jonka valitset suunnitellessasi objektia, tulee objektin oletuslajittelujärjestys. Kun käyttäjä tarkastelee kyselyä tai raporttia, hän voi lajitella tietueet haluamallaan tavalla, esimerkiksi hinnan tai toimittajan mukaan.

Huomautus: Näkymä voidaan lajitella minkä tahansa näkymässä näkyvän kentän mukaan lukuun ottamatta liitteitä tai OLE-objekteja sisältäviä kenttiä.

Voit tarkentaa tuloksia lajittelemalla tietueet useamman kuin yhden kentän mukaan. Kun lajittelet useiden kenttien mukaan, on tärkeää määrittää uloimmat ja sisimmät lajittelukentät, jotta tulokset vastaisivat toiveita. Oletetaan esimerkiksi, että haluat lajitella Yhteyshenkilöt-taulukon Etunimi- ja Sukunimi-kenttien mukaan. Jos haluat, että etunimet lajitellaan A:sta Ö:hön (tai Ö:stä A:han) jokaisen sukunimen kesken. Etunimi on sisin kenttä. Toisaalta jos haluat, että sukunimet lajitellaan jokaisen etunimen mukaan, Sukunimi on sisin kenttä. Toisin sanoen tietueet lajitellaan ensin (uloin) Sukunimi-kentän mukaan ja sitten (sisin) Etunimi-kentän mukaan.

Sisimmät ja uloimmat lajittelukentät

1. Sukunimi on uloin kenttä ja Etunimi on sisin kenttä

2. Etunimi on uloin kenttä ja Sukunimi on sisin kenttä

Lajittelujärjestyksiä käytettäessä on syytä muistaa, että luvut, teksti ja erikoismerkit lajitellaan tietokoneen kieli- ja aluekohtaisten asetusten mukaan. Jos Accessin asetukset-valintaikkunan kieli- ja aluekohtaiset asetukset eivät vastaa Ohjauspaneelissa määritettyjä asetuksia, tuloksena olevat lajittelujärjestykset eivät ehkä vastaa odotuksiasi.

Oletuskielen tai -alueen tarkistaminen tai muuttaminen

Tarkista kieliasetukset Accessissa, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Accessin asetukset. Valitse Määritätarkastella tai muuttaa uuden tietokannan lajittelujärjestys -luetteloruudusta arvo. Määritä asetukseksi Yleinen , jos haluat käyttää jotakin näistä kielistä, Afrikaans, Albania, arabia, baski (baski), Bulgaria, valkovenäjä, katalaani, hollanti, englanti, fääri, Farsi, saksa standardi, kreikka, heprea, Hindi, Indonesia, italia, malaiji, portugali, venäjä, serbia, suahili ja Urdu. Huomaa, että tämä asetus koskee vain uusia tietokantoja. Jos haluat käyttää tätä asetusta aiemmin luotuun tietokantaan ensimmäisen Järjestä tietokanta.

Tietokannan järjestäminen uudelleen:

  • Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitsemalla Hallitseja valitse tietokannan hallinta-kohdassa Järjestä ja korjaa tietokanta.

Jos haluat tarkistaa tietokoneen aluekohtaiset asetukset, avaa Ohjauspaneelissa Aluekohtaiset ja kieliasetukset. Tarkista Aluekohtaiset asetukset -välilehden asetukset ja tee haluamasi muutokset. Lisätietoja on Microsoft Windowsin ohjeessa.

Sivun alkuun

Näkymän tietueiden lajitteleminen

Huomautus: Accessissa raportti lajitellaan hieman eri tavalla kuin taulukko, kysely tai lomake.

Raportin lajitteleminen

Taulukon, kyselyn tai lomakkeen lajitteleminen

Raportin lajitteleminen

  1. Avaa raportti asettelunäkymään tai rakennenäkymään.

  2. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu ei ole avoinna, valitse ( Muotoile -välilehden asettelu-näkymässä) tai rakennenäkymässä, rakenne -välilehden Ryhmittely ja summat -ryhmästä Ryhmittele ja Lajittele.

  3. Tee jompikumpi seuraavista toimista:

    • Jos raporttia ei ole ryhmitelty eikä lajiteltu, valitse Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudussa Lisää ryhmittely ja valitse sitten uloin lajittelukenttä. Napsauta toista avattavan luetteloruudun nuolta ja valitse arvojen lajittelutapa. Valitse Lisää ja napsauta sitten ylätunnisteosan kanssa -kohdan oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse ilman ylätunnisteosaa. Toista nämä vaiheet jokaisen lajittelukentän kohdalla sisimmän lajittelukentän näkyessä alimpana.

    • Jos raportti on jo ryhmitelty tai lajiteltu, tarkista olemassa olevat tasot ja tee muutokset huolella. Jos haluat muuttaa kenttää, käytä ensimmäisen avattavan luetteloruudun nuolta. Jos haluat muuttaa järjestystä, napsauta toisen avattavan luetteloruudun nuolta. Jos haluat muuttaa ryhmittelytason vain lajittelutasoksi, vaihda ylätunnisteosan kanssa -asetus ilman ylätunnisteosaa -asetukseksi.

Vihje: Jos haluat lajitella raportin yhden kentän mukaan, avaa raportti asettelunäkymään, napsauta kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi lajittelukomento. Jos valitset esimerkiksi Ikä-kentän, valitse joko Lajittele pienimmistä suurimpaan tai Lajittele suurimmasta pienimpään. Jos raportti on ryhmitelty tai jos haluat lajitella useiden kenttien mukaan, käytä Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutua.

Taulukon, kyselyn tai lomakkeen lajitteleminen

  1. Päätä kentät, joiden mukaan haluat lajitella. Jos haluat lajitella kahden tai useamman kentän mukaan, määritä sisimmät ja uloimmat lajittelukentät.

  2. Napsauta sisintä kenttää vastaavaa saraketta tai ohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse jokin lajittelukomennoista. Komennot vaihtelevat valitussa kentässä olevien tietojen tyypin mukaan.

    Huomautus: Kun lajitellaan Kyllä/Ei-tietotyyppiä olevan kentän tietoja, arvoa "Kyllä", "Tosi" tai "Käytössä" pidetään valittuna ja arvoa "Ei", "Epätosi" tai "Ei käytössä" pidetään valitsemattomana. Tätä tyyppiä olevan kentän oletusnäyttötapa on valintaruutu, mutta voit määrittää sen näkymään muokkausruutuna tai yhdistelmäruutuna. Jos muutat tätä tyyppiä olevan kentän näyttötavan muokkausruuduksi tai yhdistelmäruuduksi, sitä käsitellään lajittelussa edelleen valittuna tai valitsemattomana.

    Lajitteluvaihtoehdot

    1. Luku, Valuutta, Laskuri

    2. Teksti, Memo, Hyperlinkki

    3. Kyllä/Ei

    4. Pvm./klo

  3. Toista edellinen vaihe jokaisen lajittelukentän kohdalla, uloin lajittelukenttä viimeiseksi.

    Tietueet järjestetään uudelleen lajittelujärjestyksen mukaan.

    Huomautus: Jos tekstikenttä sisältää Null-merkkijonoja tai tyhjiä merkkijonoja lajiteltaessa nousevaan järjestykseen, tietueet, joissa on Null-arvoja, luetellaan ensin, sitten tyhjät merkkijonot ja sitten tietueet, joissa on muita kuin tyhjiä arvoja.

    Tietoja erikoismerkkien, alussa olevien välilyöntien ja negatiivisten arvojen käsittelystä lajittelun aikana

    Jos kentän arvo alkaa erikoismerkillä, esimerkiksi yhdysmerkillä, sulkeella tai jollakin muulla merkillä, lajittelu nousevaan järjestykseen tapahtuu seuraavasti:

    • Välilyönnillä alkavat arvot näkyvät ennen aakkosnumeerisia arvoja.

    • Lainausmerkkien sisällä olevat arvot tulevat välilyönnillä alkavien arvojen jälkeen mutta ennen aakkosnumeerisia arvoja.

    • Miinusmerkillä (-) alkavat arvot tulevat ennen plusmerkillä (+) alkavia arvoja.

    • Kaikkien muiden merkkien osalta järjestys määräytyy merkkien ASCII-koodien perusteella. Esimerkiksi dollarin merkin ($) koodi on 36 ja yhtäläisyysmerkin (=) koodi on 61, joten $-merkillä alkavat arvot näkyvät ennen =-merkillä alkavia arvoja.

      Jos haluat korvata tämän järjestyksen muulla järjestyksellä, voit valita, että kentän kaikkien arvojen ensimmäinen merkki ohitetaan. Tämä tapa toimii, jos kentän arvot alkavat aina yhdellä erikoismerkillä, esimerkiksi miinusmerkillä, tai samalla erikoismerkkien määrällä – näin tiedät, kuinka monta merkkiä pitää ohittaa. Osittaisten arvojen lajittelusta on vaiheittaiset ohjeet artikkelissa Tietueiden lajitteleminen kentän osittaisten arvojen mukaan. Jos ohitettavien merkkien määrä vaihtelee, voit määrittää mukautetun lajittelujärjestyksen. Vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa Tietueiden lajitteleminen mukautettuun järjestykseen.

Muista, että lajittelujärjestystä ei voi poistaa vain yhdeltä kentältä. Jos haluat poistaa lajittelun kaikilta lajittelukentiltä, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Poista kaikki lajittelut ja käytä sitten haluamiasi lajittelujärjestyksiä.

Lisää lajitteluskenaarioita   

Kun käytät lajittelukomentoja, tietueiden järjestys määräytyy kentän tietotyypin ja kunkin kentän kokonaisten arvojen mukaan. Entä jos haluat lajitella tekstiarvoja, kuten maanantai, tiistai ja niin edelleen, mukautettuun järjestykseen aakkosjärjestyksen sijasta? Tai entä jos haluat lajitella IP-osoitteita sisältävän tekstikentän? Jos lajittelukomennot eivät täytä lajittelutarpeitasi, katso seuraavia aiheita:

  • Tietueiden lajitteleminen kentän osittaisten arvojen mukaan Haluatko lajitella tietueet kentän muutaman ensimmäisen tai viimeisen merkin mukaan? Jos olet tottunut kirjoittamaan yksinkertaisia lausekkeita, katso tätä aihetta, jossa kerrotaan, kuinka lausekkeiden avulla voidaan poimia osittaisia arvoja.

  • Tietueiden lajitteleminen ottaen huomioon isot ja pienet kirjaimet Access ohittaa tekstiarvojen kirjainkoot. Esimerkiksi arvoja virtanen ja Virtanen käsitellään samalla tavalla, eikä ole mahdollista määrittää, kumpi näkyy ensin. Katso tätä aihetta, jos haluat, että isot ja pienet kirjaimet otetaan lajittelussa huomioon.

  • Tietueiden lajitteleminen tekstikenttään tallennettujen numeeristen arvojen mukaan Onko tietueet lajiteltu yksittäisten numeroiden mukaan numeeristen arvojen sijasta? Jos esimerkiksi tietueet, joissa on arvot 11 ja 121, näkyvät ennen tietueita, joissa on arvo 2 tai 25, lue tämä artikkeli.

  • Tietueiden lajitteleminen mukautettuun järjestykseen Jos haluat lajitella tietyt arvot, kuten päivien nimet (maanantai, tiistai ja niin edelleen) tai työntekijöiden tehtävänimikkeet (päällikkö, johtaja), haluamaasi järjestykseen, lue tämä artikkeli.

  • IP-osoitteiden lajitteleminen Kenttä, johon tallennetaan IP-osoitteita, sisältää useita numeroita ja pisteitä (.), joten yksinkertainen tekstin tai numeroiden lajittelu ei toimi IP-osoitteiden kohdalla. Katso tätä aihetta, jos haluat tietää, kuinka IP-osoitteet lajitellaan.

Sivun alkuun

Lajittelujärjestyksen poistaminen

  • Jos haluat poistaa lajittelujärjestyksen taulukosta, kyselystä tai lomakkeesta, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Poista kaikki lajittelut.

    Lajittelujärjestys poistuu kaikilta näkymän kentiltä.

  • Jos haluat poistaa lajittelujärjestyksen raportin, Avaa Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu valitsemalla ( Muotoile -välilehden asettelu-näkymässä, rakenne -välilehden rakennenäkymässä) Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja Lajittele . Valitse lajittelutasoa, jonka haluat poistaa ja valitse Poista. Vastaavat lajittelukenttä tapahtuma alkaa sanalla Lajitteluperuste. Vältä poistamasta tapahtumat, jotka alkavat Ryhmittelyperuste, koska, jotka muuttuvat raportin rakenne.

Sivun alkuun

Lajittelujärjestyksen tallentaminen objektin kanssa

Viimeksi käytetty lajittelujärjestys tallentuu automaattisesti taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin mukana. Jos haluat, että sitä käytetään automaattisesti, kun objekti avataan seuraavan kerran, varmista, että objektin LajittelunKäyttäminenLadattaessa-ominaisuuden arvoksi on asetettu Kyllä.

Koska viimeksi käytetty lajittelujärjestys muuttuu aika ajoin, haluat ehkä määrittää pysyvän lajittelujärjestyksen (oletuslajittelujärjestyksen). Voit määrittää kyselylle tai raportille oletuslajittelujärjestyksen. On tärkeää huomata, että vaikka nykyinen tai viimeksi tallennettu lajittelujärjestys ei korvaa oletuslajittelujärjestystä, se tulee voimaan vain, jos nykyinen tai viimeksi tallennettu lajittelujärjestys poistetaan näkymästä.

  • Jos haluat määrittää kyselylle oletuslajittelujärjestyksen, avaa kysely rakennenäkymään. Lisää lajittelukentät rakenneruudukkoon ja määritä sitten Lajittele-rivillä haluamasi järjestys.

  • Jos haluat määrittää raportille oletuslajittelujärjestyksen, käytä asettelu- tai rakennenäkymän Ryhmittely, lajittelu ja Summa -ruutua. Vaiheittaiset ohjeet ovat osassa Raportin lajitteleminen.

Jos haluat nähdä oletuslajittelujärjestykseen lajitellut tietueet, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Poista kaikki lajittelut. Käytössä oleva tai viimeksi tallennettu suodatin poistuu näkymästä, ja voit tarkastella oletusjärjestyksessä olevia tietueita.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×