Tietueiden lajitteleminen mukautettuun järjestykseen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Joissakin tilanteissa käyttäjä voi haluta järjestää tiedot aakkos- tai numerojärjestyksen asemesta itse määrittämäänsä järjestykseen (eli mukautettuun tai loogiseen järjestykseen). Esimerkiksi viikonpäiviä lajiteltaessa järjestys, jossa maanantai näkyy ensimmäisenä, on johdonmukaisempi kuin aakkosjärjestys, jossa keskiviikko näkyy ensimmäisenä. Tiedot voidaan lajitella taulukon tai kyselyn taulukkonäkymässä tai lomakkeen lomakenäkymässä.

Valitse haluamasi toimet

Lajittele yksilöllinen kenttäarvojen pieni, rajallinen määrä

Lajittele yksilöllinen kenttäarvojen suuri määrä

Yksilöllisten kenttäarvojen lajitteleminen pieninä, rajoitettuina määrinä

Tässä menetelmässä kirjoitetaan lauseke, joka määrittää työntekijöiden tehtävien sijoituksen IIf-funktiolla.

Luo ensin taulukko, joka sisältää kolme kenttää – Tehtävä, Etunimi ja Sukunimi. Kirjoita Tehtävä-kenttään seuraavat arvot neljää uutta tietuetta varten:

  • Sisäinen myyntikoordinaattori

  • Myyntipäällikkö

  • Myyntiedustaja

  • Varapääjohtaja, myynti

Kirjoita neljän tietueen Etunimi- ja Sukunimi-kenttiin haluamasi nimet.

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymään.

  2. Valitse Aloitus -välilehden Lajittele ja Suodata -ryhmästä valitsemalla Lisäasetukset ja valitse sitten pikavalikosta Erikoissuodatus ja lajittelu .

  3. Lisää ruudukkoon haluamasi kentät, joita voivat olla esimerkiksi Etunimi, Sukunimi ja Tehtävä.

  4. Napsauta ensimmäisen tyhjän sarakkeen Kenttä-riviä hiiren kakkospainikkeella, valitse Zoomaus ja kirjoita seuraava lauseke:

    IIf ([Otsikko] = "Johtaja, Myynti", 1, IIf ([otsikko] = "Myyntipäällikkö", 2, IIf ([otsikko] = "Myyntiedustaja", 3, IIf ([otsikko] = "sisällä myynnin koordinaattien", 4, 5)))

    Tehtävät on sijoitettavat arvot sisältävän kentän nimi. Lainausmerkeissä olevat arvot ovat yksittäisiä kenttään tallennettuja arvoja. Numeerinen arvo on edeltävälle arvolle määritetty sija. Edeltävä lauseke määrittää neljälle eri tehtävälle sijat 1–4 ja kaikille muille sijan 5. Kun suoritat lajittelun, kaikille lausekkeessa mainitsematta jääneille tehtäville määritetään sama sija (5).

  5. Valitse lausekkeen sisältävän sarakkeen Lajittelu-rivillä Nouseva.

  6. Valitse Aloitus -välilehden Lajittele ja Suodata -ryhmästä Näytä tai piilota suodatin.

    IIf-funktio palauttaa numeerisen arvon, joka vastaa Tehtävä-kentän arvoa. Jos Tehtävä-kentän arvo on esimerkiksi Myyntipäällikkö, sille määritetty luku on 2. Jos Tehtävä-kentässä on arvo, jota ei ole määritetty funktion argumentiksi, esimerkiksi Aluekoordinaattori, sille määritetään luku 5. Kysely järjestää tämän jälkeen nämä luvut nousevaan järjestykseen.

Sivun alkuun

Suurten yksilöllisten kenttäarvomäärien lajitteleminen

Jos sijoitettavia arvoja on paljon, tiedot kannattaa lajitella hakutaulukon avulla.

Oletetaanpa, että Työntekijät-taulukossa viitataan yli 50 tehtävään. Ensin täytyy luoda hakutaulukko ja määrittää aiemmin luotu taulukko hakemaan uusi taulukko. Tämän jälkeen taulukot yhdistetään ja kysely luodaan.

Hakutaulukon luominen ja aiemmin luodun taulukon muokkaaminen

  1. Luo uusi hakutaulukko tehtävien tallennuspaikaksi. Anna taulukolle nimi tlkTehtävät ja määritä kenttien tietotyypit oheisen taulukon sulkeissa olevien esimerkkien mukaisesti:

Tehtävätunnus
(laskurikentän)

Otsikon
(teksti)

1

Varapääjohtaja, myynti

2

Myyntipäällikkö

3

Myyntiedustaja

4

Sisäinen myyntikoordinaattori

  1. Määritä Tehtävätunnus-kenttä perusavaimeksi.

  2. Muokkaa Työntekijät-taulukkoa siten, että se hakee tlkTehtävät-taulukon.

    • Rakennenäkymässä Siirry tehtävätunnusotsikko -kenttään nimi.

    • Muuta Tietotyyppi-sarakkeessa Tietotyyppi-arvoksi Luku.

  3. Muuta Yleiset-välilehdessä Kentän ominaisuudet -kohdassa Kentän koko -asetukseksi Pitkä kokonaisluku.

  4. Tallenna taulukko ja jätä tietojen häviämisestä varoittava sanoma huomiotta.

  5. Siirry taulukkonäkymään.

  6. Täytä Tehtävä-sarake tehtävän arvoa vastaavalla Tehtävätunnus-arvolla.

    Kirjoita esimerkiksi tietueita, joiden otsikko-arvo on myyntipäällikkö, 2. Myyntiedustaja Kirjoita 3.

  7. Tallenna taulukko ja sulje se.

Taulukoiden yhdistäminen

  1. Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmässä Yhteydet.

  2. Valitse rakenne -välilehden Näytä/Piilota -ryhmästä Taulukoiden nimet.

  3. Valitse tlkTehtävät ja Työntekijät ja lisää ne Yhteydet-ikkunaan valitsemalla Lisää. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  4. Vedä tlkTehtävät-taulukon Tehtävätunnus-kenttä Työntekijät-taulukon Tehtävätunnus-kenttään.

    Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna tulee näyttöön.

  5. Varmista, että molemmissa sarakkeissa näkyvien kenttien nimi on Tehtävätunnus ja että Yhteyslaji-ruudun asetus on Yksi-moneen. Voit muuttaa kenttien nimiä tarvittaessa.

  6. Valitse Säilytä viite-eheys -valintaruutu.

  7. Luo yhteys valitsemalla Luo.

    Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna suljetaan ja muutokset tallennetaan.

  8. Sulje Yhteydet-välilehti.

Kyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunassa Taulukot-välilehti ja kaksoisnapsauta Työntekijät-taulukkoa ja kaksoisnapsauta sitten tlkTehtävät-taulukkoa.

  3. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  4. Lisää Työntekijät-taulukon TyöntekijänTunnus-, Sukunimi- ja Etunimi-kentät sekä tlkTehtävät-taulukon Tehtävä-kenttä kyselyn rakenneruudukkoon.

  5. Siirry taulukkonäkymään.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×