Tietueiden hakeminen Business Contact Managerissa

Yritystietueita hakemalla saat helposti näkyviin haluamasi tiedot sisältävät tietue. Haulla voit esimerkiksi löytää arvokkaimmat tai tärkeimmät projektit tai sinun vastuullesi määritetyt Tili, Business Contact, Projekti ja Mahdollisuus.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka Business Contact Manager for Outlook ‑tietueita etsitään hakutoiminnolla.

Sisältö

Yritystietueiden hakeminen

Aiemman haun toistaminen

Hakuehdotuksia

Haun lisäasetukset

Hakualueen laajentaminen

Hakutulosten tarkentaminen

Hakukansioiden käyttäminen

Hakukansion luominen

Yritystietueiden hakeminen

Voit hakea kaikkia Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelman tietuetyyppejä ja muita tietoja, esimerkiksi markkinointiaktiviteetti tuloksia.

Kun aloitat haun, ohjelma etsii haluamiasi tietoja valitun tietuetyypin kaikista avainkentistä, myös käyttäjän määrittämät kentät (mukautetuista) kentistä. Voit halutessasi hakea tietoja lähes mistä tahansa tietuetyypin kentästä.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager ‑osassa jokin seuraavista kansioista:

    Yhteystietojen hallinta

    Myynti

    Markkinointi

    Projektinhallinta.

  2. Valitse työtilassa välilehti, jossa haettava tietuetyyppi sijaitsee.

  3. Kirjoita välilehden Etsi kohteesta (luettelon nimi) ‑ruutuun sana, jonka epäilet löytyvän haluamistasi tietueista, esimerkiksi paikkakunta, suuntanumero tai jopa nimen osa. Jos etsit usealla sanalla, esimerkiksi Jasper 041, hakutuloksissa näkyvät vain tietueet, joissa on molemmat sanat.

Viestintähistorian kohteiden hakeminen

Voit hakea yksittäisen tietueen viestintätapahtuma tai koko Viestintähistoria-kansiosta.

Jos haluat hakea yksittäisen tietueen historiakohteista,    avaa tietue kaksoisnapsauttamalla sitä ja napsauta sitten valintanauhan Historia-painiketta.

Jos haluat hakea Viestintähistoria-kansiosta,    valitse siirtymisruudun Business Contact Manager ‑kohdasta Viestintähistoria.

Vihje: Hakuoperaattorit, esimerkiksi JA ja TAI, osoittavat haettavien sanojen välisen suhteen. Oletusoperaattori on JA. Jos et määritä haettavien sanojen väliin operaattoria, esimerkiksi Jasper TAI 041, haku palauttaa vain ne tietueet, jotka sisältävät kaikki haetut sanat.

  1. Napsauta hakupainiketta search button . Hakutulokset tulevat näkyviin välilehteen ja välilehden nimeen tulee näkyviin sana (Hakutulokset).

Huomautus:  Business Contact Manager for Outlookin hakutoiminnolla ei voi hakea hakutuloksista.

  1. Kun olet valmis, napsauta Sulje haku ‑painiketta close button on gadget .

    Vihje:  Voit myös suodatin välilehdessä näkyvää tietueluetteloa. Napsauta välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muokkaa. Napsauta Suodatin-painiketta ja anna haluamasi suodatusehdot. Lisätietoja suodattimista on artikkelissa Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

Sivun alkuunSivun alkuun

Aiemman haun toistaminen

Jos olet jo sulkenut hakutulokset ja haluat nähdä ne uudelleen, voit helposti uusia haun määrittämättä hakuperusteita uudelleen. Kuhunkin välilehteen tallentuu automaattisesti 10 edellistä hakua.

Huomautus:  Viimeisimpiä hakuja ei voi käyttää muissa välilehdissä.

  1. Napsauta työtilan jossakin välilehdessä Etsi-ruutua.

  2. Valitse tarvittaessa valintanauha Etsi-välilehti.

  3. Valitse Asetukset-ryhmästä Viimeisimmät haut recent search button . Ohjelma tunnistaa haut hakuehtojen mukaan. Uusin haku näkyy luettelossa ensimmäisenä.

  4. Napsauta uusittavaa hakua. Hakuehtoja vastaavat tietueet tulevan näkyviin hakutulosruutuun.

Jos haluat luoda uudelleenkäytettävän luettelon, on suositeltavaa luoda työtila uusi välilehti ja käyttää suodatinta. Napsauta työtilassa Luo uusi välilehti ‑painiketta ja anna tarvittavat tiedot. Lisätietoja uusien välilehtien luomisesta on artikkelissa Business Contact Manager ‑työtilojen käyttäminen.

Vihje:  Voit luoda markkinointiaktiviteetti hakutuloksista seuraavasti: valitse hakutulosten kaikki tietueet, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Luo. Kirjoita sitten luotava markkinoinnin aktiviteetti. Lisätietoja markkinoinnin aktiviteettien luomisesta on artikkelissa Tuotteiden ja palveluiden markkinointi Business Contact Managerin avulla.

Sivun alkuun

Hakuehdotuksia

  • Jos et ole varma haettavan sanan, esimerkiksi nimen, kirjoitusasusta, kirjoita vain muutama kirjain siitä.

  • Hakutoiminto etsii kaikkien haettavien tietueiden avainkentistä, joten hakutuloksia voi olla odotettua enemmän. Jos esimerkiksi hait sanaa Tampere, hakutuloksissa näkyvät sekä yhteyshenkilöt, joiden osoite on Tampereella, että yhteyshenkilöt, joiden yrityksen nimessä on sana Tampere.

  • Voit kirjoittaa Etsi-ruutuun useita haettavia sanoja, esimerkiksi nimiä tai paikkakuntia.

  • Oletushakuoperaattori on JA. Jos et käytä muita operaattoreita, hakutuloksissa näkyvät vain tietueet, jotka vastaavat kaikkia määrittämiäsi hakuehtoja.

  • Voit vähentää hakutulosten määrää käyttämällä haettavien sanojen välissä yksittäisiä operaattoreita (= < > TAI) tai niiden yhdistelminä.

Kirjoita operaattorit JA ja TAI isoin kirjaimin.

Sivun alkuun

Haun lisäasetukset

Voit laajentaa tai supistaa yritystietuehakuasi käyttämällä haun lisäasetuksia.

Vaikutusalue-asetuksilla voit laajentaa hakualuetta. Jos esimerkiksi haet työyhteyshenkilötietueita mutta haluat nähdä tuloksissa myös liidi, voit ottaa muut samantyyppiset tietueet mukaan hakuun.

Tarkenna-asetuksilla voit pienentää hakualuetta vain tiettyihin kenttiin, kuten johonkin käyttäjän määrittämään kenttään. Jos haluat lisätä ryhmän jonkin kentän tiedot hakuperusteisiin, napsauta haluamaasi kenttää.

Sivun alkuun

Hakualueen laajentaminen

Kun olet tehnyt haun, voit laajentaa sen hakualuetta muihin samantyyppisiin tietueisiin tai kaikkiin Business Contact Manager for Outlook tietueisiin ja kohde. Kokeile sitä, jos haku ei löydä haluamaasi tietuetta.

Jos esimerkiksi haet kaikkia tiettyyn Business Contact liittyviä tietueita (viestintähistorian kohteita, mahdollisuustietueita, linkitettyjä asiakkaita ja niin edelleen), voit laajentaa haun koskemaan kaikkia tietueita, myös kaikkia mukautettuja tietuetyyppejä.

Kun olet tehnyt haun, voit laajentaa sen aluetta seuraavasti.

  1. Valitse valintanauhan Etsi-välilehden Vaikutusalue-ryhmästä jompikumpi seuraavista:

    • Kaikki (tietueen nimi) tyypit Tämä vaihtoehto laajentaa hakua kaikkiin tietuetyyppeihin, jotka perustuvat valittuun tietuetyyppiin.

    • Kaikki Business Contact Manager ‑kohteet Tämä vaihtoehto ( search all bcm items button ) laajentaa haun kaikkiin Business Contact Manager for Outlook ‑tietueisiin ja ‑kohteisiin, myös viestintähistoriaan.

      Huomautus: Outlook-kohde, esimerkiksi tapaamiset ja sähköpostiviestit, eivät näy hakutuloksissa.

  2. Voit palata takaisin alkuperäisiin hakutuloksiin valitsemalla valintanauhasta Nykyinen välilehti.

Sivun alkuun

Hakutulosten tarkentaminen

Voit milloin tahansa haun aikana lisätä hakuehtoja, jotka vähentävät hakutulosten määrää. Voit lisätä hakuarvoja lähes kaikkiin valitun tietuetyypin kenttiin.

Kun olet tehnyt haun, voit pienentää sen aluetta seuraavasti.

  1. Valitse valintanauhan Etsi-välilehden Tarkenna-ryhmästä seuraavista vaihtoehdoista se, jonka haluat ottaa mukaan hakuehtoihin:

Valittava kohde

Hakutuloksissa näkyvät tiedot

Nimi-vaihtoehto (nimi vaihtelee haettavien tietueiden mukaan)

Kaikki tietueet, joiden nimessä on Etsi-ruutuun kirjoittamasi nimi tai nimen osa

Vastuuhenkilö ja luettelosta valittu nimi

Kaikki valitsemallesi käyttäjälle määritetyt tietueet

Kampanja (vain markkinoinnin aktiviteetti ‑tietueet)

Markkinoinnin aktiviteetti ‑tietueet, jotka kuuluvat Kampanja-ruutuun kirjoittamiisi kampanjoihin

Merkitty

Merkityt tietueet

Myyntivaiheet (vain mahdollisuustietueet)

Mahdollisuustietueet, jotka ovat luettelosta valitsemassasi myyntivaiheessa (esimerkiksi asiakashankinta- tai arviointivaiheessa)

Tila (vain markkinoinnin aktiviteetti-, projekti- ja projektitehtävätietueet)

Tietueet, joiden tila on sama kuin Tila-luettelosta valitsemasi tila

Luokat

Tietueet, jotka on määritetty Luokat-luettelosta valitsemaasi luokkaan

Pääkohde-vaihtoehto (nimi vaihtelee haettavien tietueiden mukaan)

Tietueet, jotka on linkitetty Etsi-ruutuun kirjoittamaasi asiakkaaseen tai projektiin.

Lomakekentät form fields button

Kaikki tietueet, joissa on Etsi-ruutuun kirjoittamiasi arvoja vastaavat arvot Lomakekentät-ruudusta valitsemissasi kentissä.

  1. Saat hakutulokset näkyviin napsauttamalla Etsi-painiketta.

Vihje:  Kukin Tarkenna-ryhmästä tekemäsi valinta lisätään kentäksi Etsi-ruudun alapuolelle. Voit tarkastella ja muuttaa näitä hakuehtokenttiä sekä tehdä muita hakuja niin kauan kuin Etsi-ruutu on korostettuna.

Sivun alkuun

Hakukansioiden käyttäminen

Hakukansiot toimivat kuten työtilan välilehdet eli auttavat löytämään juuri haluamasi tiedot.

Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelman hakukansio tulevat näkyviin siirtymisruutuun, kun valitset Sähköposti. Saat näkyviin kansion sisältämät tietueet napsauttamalla kansiota.

Voit luoda ja käyttää hakukansioita tarpeen mukaan. Ne toimivat vastaavalla tavalla kuin välilehdessä oleva suodatettu luettelo. Hakukansioiden pitäminen ajan tasalla vaatii kuitenkin paljon enemmän tietokoneen suoritintehoa kuin välilehtien. Välilehdet päivittyvät vain ollessaan näkyvissä, mutta hakukansioita päivitetään jatkuvasti riippumatta siitä, ovatko ne näkyvissä vai eivät.

On suositeltavaa pitää hakukansioiden määrä pienenä ja käyttää sen sijaan välilehtiä, jos haluat luoda uudelleenkäytettävän luettelon. Voit luoda kuhunkin työtilaan enintään 20 välilehteä. Lisätietoja välilehtien luomisesta suodatetuista luetteloista on artikkelin Business Contact Manager ‑työtilojen käyttäminen välilehtiä käsittelevässä osassa.

Hakukansion luominen

  1. Valitse siirtymisruudusta Sähköposti.

  2. Napsauta Business Contact Manager ‑kohdan Hakukansiot-vaihtoehtoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Uusi hakukansio.

  3. Kirjoita Uusi hakukansio ‑valintaikkunaan kansion nimi.

  4. Valitse tietuetyyppi, jota vastaavia tietoja haluat hakukansion sisältävän.

Voit valita tietuetyyppejä, kuten Business Contact, Tili, Mahdollisuus, Projekti ja projektitehtävä tai viestintähistoriatietueita, kuten työyhteyshenkilö-, asiakas-, mahdollisuus- ja projektihistoriatietueita. Historiakansiot sisältävät valittujen tietuetyyppien viestintähistorian kohteet.

Vihje:  Jos luot kansion, joka sisältää Asiakas- tai Työyhteyshenkilö-tyyppiin perustuvia tietueita, voit käyttää hakukansiota markkinoinnin aktiviteetin vastaanottajaluettelona. Valitse haluamasi tietueet, valitse valintanauhan Ole yhteydessä ‑ryhmästä Markkinointi ja valitse aloitettava aktiviteetti.

  1. Avaa suodatinvalintaikkuna napsauttamalla Suodatin-painiketta. Tee sitten jokin seuraavista:

    • Valitse Perussuodatin-välilehdestä haluamasi suodatusvaihtoehdot.

    • Valitse Erikoissuodatus-välilehti ja luo suodatustuloksia rajoittavia kyselyitä.

    • Valitse Tulosten tarkastelu ‑välilehti, jossa näkyy tietueiden luettelo. Poista niiden tietueiden valintaruudut, jotka haluat poistaa hakutuloksista.

      Lisätietoja suodattimien käyttämisestä on artikkelissa Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  2. Tallenna tulokset hakukansiona valitsemalla OK.

    Kansio tulee näkyviin siirtymisruutuun Business Contact Manager ‑kansioon.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×