Tietueiden etsiminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kun tietokannan kasvaa, tiettyjen tietueiden etsiminen edellyttää enemmän kuin silmäyksellä taulukkonäkymään. Tässä artikkelissa kerrotaan viisi tapaa käyttötarkoitukseen tietueita voidaan etsiä.

Sisältö

Kaikkien tietueiden selaaminen

Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

Tietyn tietueen etsiminen

Suodattimen nähdäksesi tietueet rajoitettu määrä

Jos haluat etsiä tietueen kyselyn luominen

Kaikkien tietueiden selaaminen

Voit selata tietueita käyttämällä SARKAINTA, kun haluat siirtyä yhden tietueen kerrallaan, järjestyksessä, Etsi tiettyyn tietueeseen. Voit myös selata tietueita tietotaulukkonäkymä tietueiden siirtymispainikkeiden käyttäminen taulukon. Tietueiden siirtymispainikkeet eivät ole käytettävissä taulukon tai lomakkeen alareunassa.

Selauspainikkeet

1. Valitse ensimmäiseen tietueeseen

2. Valitse edellisessä tietueessa.

3. nykyisen tietueen ruutuun

4. Valitse seuraavaan tietueeseen

5. siirtyä viimeiseen tietueeseen

6. Avaa uusi (tyhjä) tietue

7. Suodattimen ilmaisin

8. Etsintä-ruutu

Huomautukset: 

  • Kun valitset Nykyisen tietueen -ruudussa, voit tietueen numeroon ja paina sitten ENTER siirtymällä tietueen. Tietuenumero lasketaan peräkkäin lomakkeen tai taulukon alkuun. Se ei vastaa mitään kentän arvoa.

  • Jos haluat Jos suodatin on otettu käyttöön, katso suodattimen ilmaisinpainike. Jos näkyvissä on suodattimia ei käytetä tai kaikki suodattimet on poistettu, se näyttää Ei suodatusta. Kun siinä näkyy suodatettu, voit napsauttamalla tätä painiketta, jos haluat poistaa suodattimen. Vastaavasti kun se näyttää Suodattamaton, voit valita tällä painikkeella voit lisätä viimeksi suodatinta, jota käytit, jos sellainen on.

  • Kun kirjoitat tekstiä Etsintä-ruutuun, ohjelma korostaa ensimmäisen vastaavan arvon reaaliaikaisesti kirjoittaessasi merkkejä. Tämän toiminnon avulla voit etsiä nopeasti tietueen, jossa on vastaava arvo.

Sivun alkuun

Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

Voit siirtyä tiettyyn tietueeseen Accessissa, kun tiedät, mitä haluat etsiä tietueen. Siirry -ruudun avulla voit valita tietyn tietueen avattavasta luettelosta ja lisätään yleensä lomakkeet.

Siirry-ruutu

  • Jos haluat siirtyä tiettyyn tietueeseen, valitse Siirry -ruudun oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse sitten tietueen avattavasta luettelosta.

    Huomautus: Jos tiedät muutaman ensimmäisen merkin tietueesta, johon haluat siirtyä, löydät tietueen nopeasti kirjoittamalla merkit Siirry-ruutuun.

Siirry-ruudussa näkyy tietoja vain sen verran, että jokainen tietue voidaan tunnistaa. Kun valitset luettelosta tietueen, Access näyttää tietueen loput tiedot lomakkeen pääalueessa.

Sivun alkuun

Tietyn tietueen etsiminen

Etsi ja korvaa -valintaikkunan Etsi -välilehden avulla voit etsiä taulukon tai lomakkeen tiettyyn tietueeseen. Tämä on tehokas valinta, etsimiseen tiettyyn tietueeseen, kun tietue, jonka haluat etsiä täyttävät tietyt ehdot, kuten hakusanojen ja vertailuoperaattorit, kuten ”on” tai ”sisältää”.

Huomautus: Etsi ja korvaa -valintaikkunaa voi käyttää vain, jos taulukossa tai lomakkeessa näkyy tietoja. Tämä pitää paikkansa, vaikka tietueita ei näkyisi, kun on käytetty suodatinta.

  1. Avaa taulukko tai lomake ja napsauta haettavaa kenttää.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Etsi-ryhmästä Etsi tai paina CTRL+F.

    Näyttöön tulee Etsi ja korvaa -valintaikkuna, jonka Etsintä-välilehti on valittuna.

  3. Kirjoita Etsittävä-ruutuun arvo, jonka haluat löytää.

  4. Vaihda haettava kenttä tai hae koko taulukosta valitsemalla haluamasi asetus Kohde-luettelosta.

    Vihje: Ehto-luettelo ilmaisee vertailuoperaattorin (kuten "yhtä kuin" tai "sisältää"). Voit laajentaa hakua valitsemalla Ehto-luettelon Vastattava kentän jotakin osaa -vaihtoehdon.

  5. Valitse Haku-luettelosta Kaikki ja valitse sitten Etsi seuraava.

  6. Kun etsittävä kohde on korostettuna, sulje Etsi ja korvaa -valintaikkuna valitsemalla Peruuta. Ehtoja vastaavat tietueet on korostettu

Lisätietoja Etsi ja korvaa -valintaikkunan käyttämisestä on artikkelissa Etsi ja korvaa-valintaikkunan avulla voit muuttaa tietoja.

Sivun alkuun

Suodattimen nähdäksesi tietueet rajoitettu määrä

Voit tuoda rajoitetun määrän tietueita näyttöön, kun haluat nähdä vain tietueet, jotka täyttävät tietyt ehdot ja vertailuoperaattorit. Voit esimerkiksi rajata nopeasti näyttöön tulevat tietueet napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kenttää, jonka arvon haluat vastaavan ehtoa, ja valitsemalla sitten pikavalikon alaosasta Yhtä kuin, Eri kuin, Sisältää tai Ei sisällä. Suodatin voidaan ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä, jolloin on helppo siirtyä samojen tietueiden suodatetun ja suodattamattoman näkymän välillä. Toisin kuin haku, suodatin rajoittaa vain sitä, mitkä tietueet näytetään.

  1. Käytä valintaan perustuvaa suodatinta avaamalla taulukko tai lomake.

  2. Varmista, että taulukkoa tai lomaketta ei ole jo suodatettu, valitsemalla Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Lisäasetukset ja valitsemalla sitten Poista kaikki suodattimet, jos tämä komento on käytettävissä.

  3. Siirry tietueeseen, joka sisältää arvon, jota haluat käyttää suodattimen osana, ja napsauta saraketta (taulukkonäkymässä) tai ohjausobjektia (lomake-, raportti- tai asettelunäkymässä). Jos haluat suodattaa osittaisen valinnan perusteella, valitse vain haluamasi merkit.

  4. Valitse Aloitus -välilehden Lajittele ja Suodata -ryhmässä valintaja valitse sitten suodatin, jota haluat käyttää.

  5. Voit suodattaa muut kentät valinnan perusteella toistamalla vaiheet 3 ja 4.

Lisätietoja suodattimen käyttämisestä on artikkelissa Suodatin: tietueiden näkymässä määrän rajoittaminen.

Sivun alkuun

Jos haluat etsiä tietueen kyselyn luominen

Avulla, että voit etsiä ja suodattaa tietueita on hyötyä tietueiden etsiminen tapauksen mukaan. Voit kuitenkin sama haku- tai toiminnon tekeminen säännöllisesti. Sen sijaan, että toistava hakemisesta ja suodattamisesta vaiheita joka kerta, voit luoda kysely. Kysely on tehokas ja joustava tapa etsiä tietyt tietueet, koska sen avulla voit tehdä mukautettuja etsintöjä, käyttää mukautettuja suodattimia ja lajitella tietueita. Voit luoda omia kyselyjä, jos haluat keskittää lisättävät tietueet ja tiettyihin kysymyksiin. Luomiasi kyselyn tallentaminen ja uudelleen, ja myös voi käyttää lomakkeiden ja raporttien luomiseen.

Kun haku- tai kyselyn, voit käyttää tietotyypin näyttöä, jonka perusteella. Erilaisia tietoja tallennetaan erilaisia tietoja. Esimerkiksi syntymäpäivät tallennetaan päivämäärä-ja aikatietoja, taas nimet tallennetaan tekstin.

Toisinaan et löydä tietyn tietueen, joka tiedät olemassa. Näin voi käydä, jos olet tarkastelemassa tietueiden lomakkeen tai kysely, joka ei näy tiettyjen tietueiden tiettyyn kenttään vuoksi. Seuraavassa esimerkissä kerrotaan, miten tietueiden etsiminen kyselyn avulla.

Oletetaan, että käytössäsi on Microsoft Office Access 2007: n ongelmista-mallin avulla voit seurata kohteita luodun tietokannan. Seurantakohteet-taulukossa on kenttä, jonka nimi on tila, joka ilmaisee, onko tietty seurantakohde aktiivinen, ratkaistu vai suljettu. Voit luoda kyselyn, joka näyttää seurantakohteet, jonka tila on suljettu toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa Seurantakohteet-kohtaa ja valitse sitten Sulje.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa, tähti (*) Seurantakohteet -taulukosta. Näin voit varmistaa, että kysely näyttää kaikki tietueet, se palauttaa kentät.

    Seurantakohteet.* näkyy rakenneruudukon kenttä -rivin ensimmäisessä sarakkeessa. Tämä ilmaisee, että kaikki seurantakohteet-taulukon kentät palautetaan.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelunäkymässä Seurantakohteet-taulukon Tila-kohtaa.

    Rakenneruudukon toisessa sarakkeessa Kenttä-rivillä näkyy Tila.

  5. Rakenneruudukon toisen sarakkeen Poista Näytä -rivin valintaruudun valinta. Näin voit varmistaa, että kysely ei näytetä tilakenttä.

    Jos poistat ei Näytä -valintaruutu, jos tila-sarakkeessa, tila-kentässä näkyvät kaksi kertaa kyselyn tuloksissa.

  6. Kirjoita rakenneruudukon ehdot -riville toisen sarakkeen = ”Suljettu”. Tämä on haku-ehtoa. Tämä on, miten voit varmistaa, että kysely palauttaa vain ne tietueet, joissa tila arvo on ”suljettu”.

    Huomautus: Tässä esimerkissä käytettiin vain yhtä etsintäehtoa. Voit käyttää etsinnässä useita etsintäehtoja lisäämällä ehtoja useisiin kenttiin sekä käyttämällä tai-riviä ja tai-rivin alapuolella olevia lisärivejä.

    Kysely on valmis suoritettavaksi ja näyttää suunnilleen seuraavalta:

    Kyselyn rakenneruudukko

  7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Huomautus: Paitsi, jos olet jo aloittanut seuraamista ja on siksi seurantakohteet-taulukossa tiedot, ja olet määrittänyt vähintään yksi ongelma ”suljettu” tila, kysely ei palauta tuloksia. Voit kuitenkin tallentaa kyselyn ja käyttää sitä milloin tahansa myöhemmin.

  8. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  9. Tallenna nimellä -valintaikkunassa Kirjoita Kyselyn nimi -kenttään Suljettu ongelmat, kuten kyselyn nimi ja valitse sitten OK.

Nyt sinulla on kysely, joka näyttää ne seurantakohteet, joiden tilana on Suljettu.

Lisätietoja kyselyjen avulla voit etsiä tietueiden luomisesta on artikkelissa yksinkertaisen kyselyn luominen.

Lisätietoja etsintä- ja suodatusehdoista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×