Tietueiden etsiminen

Tietokannan kasvaessa tietueiden etsiminen vaatii enemmän kuin pikaisen vilkaisun taulukkoon. Tässä artikkelissa kuvataan viisi eri tapaa, joilla voit etsiä tietueita.

Sisältö

Kaikkien tietueiden selaaminen

Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

Tietyn tietueen etsiminen

Rajoitetun tietuemäärän tuominen näkyviin suodattamalla

Tietyn tietueen etsiminen kyselyn avulla

Kaikkien tietueiden selaaminen

Jos haluat siirtyä haluamaasi tietueeseen niin, että selaat tietueita järjestyksessä etenemällä yksitellen tietueesta toiseen, käytä SARKAINTA. Voit selata taulukon tietueita myös tietotaulukkonäkymässä tietueen siirtymispainikkeilla. Tietueen siirtymispainikkeet ovat taulukon tai lomakkeen alalaidassa.

Selauspainikkeet

1. Siirry ensimmäiseen tietueeseen

2. Siirry edelliseen tietueeseen

3. Nykyinen tietue -ruutu

4. Siirry seuraavaan tietueeseen

5. Siirry viimeiseen tietueeseen

6. Avaa uusi (tyhjä) tietue

7. Suodattimen ilmaisin

8. Etsintä-ruutu

Huomautukset: 

  • Kun napsautat Nykyinen tietue -ruutua, voit siirtyä kyseiseen tietueeseen kirjoittamalla tietueen numeron ja painamalla ENTER-näppäintä. Ohjelma laskee tietueen numeron järjestyksessä lomakkeen tai taulukon alusta. Numero ei vastaa mitään kentän arvoa.

  • Suodattimen ilmaisinpainike näyttää, onko suodatinta käytetty. Jos suodatinta ei ole käytetty tai kaikki suodattimet on tyhjennetty, painikkeessa näkyy teksti Ei suodatusta. Jos painikkeessa näkyy teksti Suodatettu, voit poistaa suodatuksen napsauttamalla painiketta. Kun painikkeessa näkyy teksti Suodattamaton, voit painiketta napsauttamalla ottaa käyttöön viimeksi käyttämäsi suodattimen.

  • Kun kirjoitat tekstiä Etsintä-ruutuun, ohjelma korostaa ensimmäisen vastaavan arvon reaaliaikaisesti kirjoittaessasi merkkejä. Tämän toiminnon avulla voit etsiä nopeasti tietueen, jossa on vastaava arvo.

Sivun alkuun

Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

Kun tiedät, mitä tietuetta olet etsimässä, voit siirtyä kyseiseen tietueeseen Accessissa. Voit valita haluamasi tietueen Siirry-ruudun avattavasta luettelosta. Siirry-ruutua käytetään yleensä lomakkeissa.

Siirry-ruutu

  • Siirry tietueeseen napsauttamalla Siirry-ruudun oikealla puolella olevaa nuolta ja valitsemalla tietue avattavasta luettelosta.

    Huomautus: Jos tiedät muutaman ensimmäisen merkin tietueesta, johon haluat siirtyä, löydät tietueen nopeasti kirjoittamalla merkit Siirry-ruutuun.

Siirry-ruudussa näkyy tietoja vain sen verran, että jokainen tietue voidaan tunnistaa. Kun valitset luettelosta tietueen, Access näyttää tietueen loput tiedot lomakkeen pääalueessa.

Sivun alkuun

Tietyn tietueen etsiminen

Voit etsiä tietyn taulukossa tai lomakkeessa olevan tietueen käyttämällä Etsi ja korvaa -valintaikkunan Etsi-välilehteä. Tämä on tehokas tapa hakea tiettyä tietuetta, kun haettava tietue täyttää tietyt ehdot, kuten hakutermit, ja vertailuoperaattorit, kuten "yhtä kuin" tai "sisältää".

Huomautus: Etsi ja korvaa -valintaikkunaa voi käyttää vain, jos taulukossa tai lomakkeessa näkyy tietoja. Taulukossa tai lomakkeessa voi olla etsittäviä tietoja, vaikka tietueita ei olisi näkyvissä, jos tietoja on suodatettu pois näkyvistä.

  1. Avaa taulukko tai lomake ja napsauta haettavaa kenttää.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Etsi-ryhmässä Etsi tai paina näppäinyhdistelmää CTRL+F.

    Näyttöön tulee Etsi ja korvaa -valintaikkuna, jonka Etsi-välilehti on valittuna.

  3. Kirjoita Etsittävä-ruutuun arvo, jonka haluat löytää.

  4. Vaihda haettava kenttä tai hae koko taulukosta valitsemalla haluamasi asetus Kohde-luettelosta.

    Vihje: Ehto-luettelo ilmaisee vertailuoperaattorin (kuten "yhtä kuin" tai "sisältää"). Voit laajentaa hakua valitsemalla Ehto-luettelon Vastattava kentän jotakin osaa -vaihtoehdon.

  5. Valitse Haku-luettelosta Kaikki ja valitse sitten Etsi seuraava.

  6. Kun etsittävä kohde on korostettuna, sulje Etsi ja korvaa -valintaikkuna valitsemalla Peruuta. Ehtoja vastaavat tietueet on korostettu

Lisätietoja Etsi ja korvaa -valintaikkunan käyttämisestä on artikkelissa Tietojen muuttaminen Etsi ja korvaa -valintaikkunan avulla.

Sivun alkuun

Rajoitetun tietuemäärän tuominen näkyviin suodattamalla

Voit tuoda rajoitetun määrän tietueita näyttöön, kun haluat nähdä vain tietueet, jotka täyttävät tietyt ehdot ja vertailuoperaattorit. Voit esimerkiksi rajata nopeasti näyttöön tulevat tietueet napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kenttää, jonka arvon haluat vastaavan ehtoa, ja valitsemalla sitten pikavalikon alaosasta Yhtä kuin, Eri kuin, Sisältää tai Ei sisällä. Suodatin voidaan ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä, jolloin on helppo siirtyä samojen tietueiden suodatetun ja suodattamattoman näkymän välillä. Toisin kuin haku, suodatin rajoittaa vain sitä, mitkä tietueet näytetään.

  1. Käytä valintaan perustuvaa suodatinta avaamalla taulukko tai lomake.

  2. Varmista, että taulukkoa tai lomaketta ei ole jo suodatettu, valitsemalla Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Lisäasetukset ja valitsemalla sitten Poista kaikki suodattimet, jos tämä komento on käytettävissä.

  3. Siirry tietueeseen, joka sisältää arvon, jota haluat käyttää suodattimen osana, ja napsauta saraketta (taulukkonäkymässä) tai ohjausobjektia (lomake-, raportti- tai asettelunäkymässä). Jos haluat suodattaa osittaisen valinnan perusteella, valitse vain haluamasi merkit.

  4. Valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Valinta ja napsauta sitten suodatinta, jota haluat käyttää.

  5. Voit suodattaa muut kentät valinnan perusteella toistamalla vaiheet 3 ja 4.

Lisätietoja suodattimen käyttämisestä on artikkelissa Suodatin: Tietueiden määrän rajoittaminen näkymässä.

Sivun alkuun

Tietyn tietueen etsiminen kyselyn avulla

Tietueiden haku- ja suodatustekniikat ovat käteviä, kun etsit tiettyä tietuetta tietyssä tilanteessa. Joskus on kuitenkin tarpeen käyttää samaa haku- tai suodatustoimintoa säännöllisesti. Voit luoda kyselyn sen sijaan, että etsisit tiedon aina samat haku- ja suodatusvaiheet toistaen. Kysely on tehokas ja joustava tapa etsiä tietueita, koska sen avulla voit tehdä mukautettuja hakuja, käyttää mukautettuja suodattimia ja lajitella tietueita. Jos haluat keskittyä tiettyihin tietueisiin ja vastata tiettyihin kysymyksiin, voit muodostaa omia kyselyjä. Kun olet luonut kyselyn, voit tallentaa sen ja käyttää sitä uudelleen. Kyselyjen avulla voit myös luoda lomakkeita ja raportteja.

Kun käytät kyselyä hauissa tai suodatuksessa, käytät etsimiesi tietojen tyyppiin perustuvia ehtoja. Erilaiset tiedot tallennetaan erityyppisinä tietoina. Esimerkiksi syntymäpäivät tallennetaan aina päivämäärä- ja aikatietoina, kun taas nimet tallennetaan tekstitietoina.

Joskus et löydä tietuetta, jonka tiedät olevan olemassa. Näin voi tapahtua silloin, kun tarkastelet sellaisen lomakkeen tai kyselyn tietueita, joka ei tuo näkyviin kaikkia tietueita jossakin kentässä olevan arvon takia. Seuraavassa esimerkissä esitetään, kuinka voit käyttää kyselyä tietueiden etsimisessä.

Oletetaan, että käytät tietokantaa, joka on luotu seurantakohteiden seuraamista varten käyttämällä Microsoft Office Access 2007:n Seurantakohteet-mallia. Seurantakohteet-taulukossa on Tila-niminen kenttä, joka ilmaisee, onko tietty seurantakohde aktiivinen, ratkaistu vai suljettu. Voit luoda kyselyn, joka näyttää ne seurantakohteet, joiden tilana on Suljettu, toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa Seurantakohteet-kohtaa ja valitse sitten Sulje.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa Seurantakohteet-taulukossa olevaa tähteä (*). Näin varmistat, että kysely näyttää kaikki niiden tietueiden kentät, jotka se palauttaa.

    Rakenneruudukon ensimmäisessä sarakkeessa Kenttä-rivillä näkyy Seurantakohteet.*. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki Seurantakohteet-taulukon kentät on palautettava.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelunäkymässä Seurantakohteet-taulukon Tila-kohtaa.

    Rakenneruudukon toisessa sarakkeessa Kenttä-rivillä näkyy Tila.

  5. Poista rakenneruudukon toisessa sarakkeessa Näytä-rivillä olevan valintaruudun valinta. Näin varmistat, että kysely ei näytä Tila-kenttää.

    Jos Näytä-valintaruudun valintaa ei poisteta Tila-sarakkeessa, Tila-kenttä näkyy kyselyn tuloksissa kahdesti.

  6. Kirjoita rakenneruudukon toiseen sarakkeeseen Ehdot-riville ="Suljettu". Tämä on hakuehto. Näin varmistat, että kysely palauttaa vain ne tietueet, joiden Tila-kentän arvona on "Suljettu".

    Huomautus: Tässä esimerkissä käytettiin vain yhtä etsintäehtoa. Voit käyttää etsinnässä useita etsintäehtoja lisäämällä ehtoja useisiin kenttiin sekä käyttämällä tai-riviä ja tai-rivin alapuolella olevia lisärivejä.

    Kysely on valmis suoritettavaksi ja näyttää suunnilleen seuraavalta:

    Kyselyn rakenneruudukko

  7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Suorita.

    Huomautus: Jos olet jo aloittanut seurantakohteiden seurannan ja sinulla on jo tietoja Seurantakohteet-taulukossa ja olet asettanut vähintään yhden seurantakohteen tilaksi "Suljettu", kysely ei palauta tuloksia. Voit kuitenkin tallentaa kyselyn ja käyttää sitä milloin tahansa myöhemmin.

  8. Tallenna kysely painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S.

  9. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Kyselyn nimi -kenttään kyselyn nimi, kuten Suljetut seurantakohteet, ja valitse OK.

Nyt sinulla on kysely, joka näyttää ne seurantakohteet, joiden tilana on Suljettu.

Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka tietueita voidaan etsiä luomalla kyselyjä, tutustu artikkeliin Tietojen valitseminen käyttämällä kyselyä.

Lisätietoja haku- ja suodatusehdoista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×