Tietolähdekyselyn luominen

Kyselyn avulla voi lisätä, poistaa tai järjestää tietolähteen kenttiä ja myös suodattaa tai lajitella sen tietoja. Kyselyt ovat käytettävissä vain SQL-pohjaisissa tietolähteissä, joita ovat esimerkiksi Microsoft SharePoint -luettelot ja -kirjastot, itsenäiset tietokannat (Tietolähdekirjasto-tehtäväruudun Tietokantayhteydet-osa) ja linkitetyt tietokannat (tietokantayhteydet, jotka ovat Tietolähdekirjasto-tehtäväruudun Linkitetyt lähteet -osassa).

XML-tiedostojen, palvelinpuolen komentosarjojen tai XML-pohjaisten Web-palvelujen kenttiä ei voi valita, suodattaa eikä lajitella, koska tällaiset tietolähteet eivät tue kyselykieltä, kuten SQL-kieltä. Tällaisten tietolähteiden kenttien valitseminen, suodattaminen ja lajitteleminen tapahtuu luomalla niiden tiedot näyttävä tietonäkymä.

Jos haluat muokata kenttiä, jotka sisältyvät tietolähdekirjaston oletusarvoisiin SharePoint-luetteloihin tai -kirjastoihin, tai jos haluat linkittää luetteloita tai kirjastoja toisiin tietolähteisiin, sinun on ensin luotava kyseisestä luettelosta tai kirjastosta tietolähdeyhteyden kopio ja muokattava sitten kopiota.

Tämän artikkelin sisältö

Erityyppisten tietolähteiden yksilölliset kyselyasetukset

Kenttien lisääminen, poistaminen tai järjestäminen

Suodattimen lisääminen, poistaminen tai muokkaaminen

Lajittelujärjestyksen lisääminen tai poistaminen

Erityyppisten tietolähteiden yksilölliset kyselyasetukset

Tietolähteen kenttien valitsemisen, suodattimien käyttämisen ja tietojen lajittelemisen lisäksi kussakin tietolähdetyypissä on lisäasetuksia kyselyn määrittämistä varten.

SharePoint-luettelot ja -kirjastot

Kun määrität kyselyn SharePoint-luetteloihin ja -kirjastoihin, voit myös määrittää kyselyn alueen valitsemalla haluamasi vaihtoehdon Kohteen ja kansion alue -luettelosta.

Kohteen ja kansion alue -vaihtoehdot

Kohteen ja kansion alue -asetukset määrittävät, koskeeko nykyinen kysely kansioita ja alikansioita. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun käsittelet SharePoint-kirjastoja. Jos esimerkiksi Jaetut tiedostot -kansio sisältää tiedostojen lisäksi alikansioita, joissa on lisää tiedostoja, voit määrittää, mitkä tiedostot ja kansiot sisältyvät kyselyyn. Käytettävissä ovat seuraavat vaihtoehdot:

  • Jos haluat kyselyn kohdistuvan kaikkiin nykyisen kansion tiedostoihin ja kaikkiin alikansioihin, valitse Default.

  • Jos haluat kyselyn kohdistuvan vain nykyisen kansion tiedostoihin, mutta et sen alikansioihin, valitse FilesOnly.

  • Jos haluat kohdistaa kyselyn koko sivuston kaikkiin tiedostoihin, mutta et sen alikansioihin, valitse Recursive.

  • Jos haluat kohdistaa kyselyn koko sivuston kaikkiin tiedostoihin ja kaikkiin alikansioihin, valitse RecursiveAll.

Tietokantayhteydet

Kun määrität tietokantayhteyksien SQL-kyselyn, voit myös määrittää, synkronoidaanko luku- ja kirjoituslauseet, kun kyselyä muokataan.

Muodosta kirjoituslauseet automaattisesti -valintaruutu

SQL-kielen kirjoituslauseiden muodostaminen on oletusarvon mukaan valittuna tietokantayhteyksissä. Tämä asetus synkronoi uudet kirjoitus- ja lukulauseet aina, kun tietokantayhteyden kyselyä muokataan.

SQL-kielen lukulausetta, joka noutaa ja tuo näkyviin tiedot, ei voi muokata. Kirjoituslause on SQL-lause, joka noutaa muokattavissa olevia tietoja ja tallentaa ne sitten alkuperäiseen tietolähteeseen. Jos kirjoituslauseet muodostetaan automaattisesti, ne on jo luotu valmiiksi, jos joskus haluat luoda tietolomakkeen. Lisätietoja tietolomakkeen luomisesta on ohjeaiheessa Tietonäkymän lisääminen lomakkeena.

Linkitetyt tietolähteet

Kuten aiemmin mainittiin, voit muokata linkitetyn tietolähteen kyselyä vain, jos linkitetty tietolähde sisältää kaksi tietokantayhteyttä, jotka on yhdistämisen asemesta liitetty toisiinsa. Kun käsittelet linkitettyjä tietokantayhteyksiä, voit lisäksi tulostaa tiedot taulukkomuodossa tai hierarkkisessa muodossa.

Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Kysely-välilehti

Taulukko on paras vaihtoehto, kun käsittelet kahta linkitettyä tietokantaa, joilla on yksi-yhteen-yhteys (mikä tarkoittaa, että toisen tietokannan yksi tietue liittyy tasan yhteen toisen tietokannan tietueeseen).

Hierarkkinen saattaa olla parempi vaihtoehto, jos käytät linkitettyjä tietokantoja, joilla on yksi-moneen-yhteys (mikä tarkoittaa, että toisen tietokannan yksi tietue liittyy moneen toisen tietokannan tietueeseen).

Sivun alkuun

Kenttien lisääminen, poistaminen tai järjestäminen

Voit lisätä, poistaa tai järjestää tietolähteen kenttiä. Kun teet näin, muutat vain kenttiä, joita voi tarkastella Tietonäkymän tiedot -tehtäväruudussa. Et lisää, poista tai järjestä varsinaisia tietokenttiä.

  1. Valitse Tehtäväruudut-valikosta Tietolähdekirjasto.

  2. Valitse Tietolähdekirjasto-tehtäväruudusta haluamasi tietolähde ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Valitse Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Lähde-välilehden Kysely-kohdasta Kentät.

    Huomautus: Kysely-kohdan asetukset ovat käytettävissä vain seuraavissa SQL-tietolähteissä: SharePoint-luettelot ja -kirjastot, tietokannat ja linkitetyt tietolähteet, jotka sisältävät kaksi saman tietokannan taulukkoa. Jos tietolähteessä käytetään mukautettua kyselyä, näkyvissä on Kentät-, Suodata- ja Lajittele-painikkeiden sijaan Muokkaa mukautettua kyselyä -painike . Voit poistaa mukautetun kyselyn valitsemalla Määritä tietokantayhteys, valitsemalla Seuraava ja valitsemalla sitten Valmis. Valitse Muokkaa mukautettuja SQL-komentoja -valintaikkunan SQL-lauseet sisältävissä välilehdissä Muokkaa komentoa ja poista sitten SQL-lause.

    SharePoint-luettelon tai -kirjaston Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Kysely-osa

    Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Lähde-välilehden Kysely-osa.

  4. Tee Näytettävät kentät -valintaikkunassa jokin seuraavista toimista:

    • Jos haluat lisätä tietolähteeseen kentän, valitse Käytettävissä olevat kentät -kohdasta haluamasi kenttä ja valitse sitten Lisää.

    • Jos haluat poistaa kentän tietolähteestä, valitse Näytettävät kentät -kohdasta haluamasi kenttä ja valitse sitten Poista.

    • Jos haluat muuttaa tietolähteen kenttien järjestystä, valitse Näytettävät kentät -kohdasta siirrettävä kenttä ja valitse sitten joko Siirrä ylös tai Siirrä alas.

      Huomautus: Kentän siirtäminen luettelossa ylöspäin siirtää tietotaulukon saraketta vasemmalle. Kentän siirtäminen alaspäin siirtää saraketta oikealle.

      Vihje: Voit valita useita kenttiä yhdellä kertaa pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla kutakin kenttää.

Sivun alkuun

Suodattimen lisääminen, poistaminen tai muokkaaminen

Voit suodattaa tietoja luomalla suodatinkyselyn. Kun suodatat tietolähdettä, otat käyttöön suodattimen, jolloin tietolähteestä tulevat näkyviin vain ne tiedot, jotka täyttävät määrittämäsi ehdot. Oletetaan, että sinulla on tietolähde, joka sisältää satoja tai tuhansia tietueita. Haluat kuitenkin tarkastella vain tietueiden osajoukkoa. Voit luoda suodattimen, joka tuo näkyviin vain tietolähteen tietueiden osajoukon.

  1. Valitse Tehtäväruudut-valikosta Tietolähdekirjasto.

  2. Valitse Tietolähdekirjasto-tehtäväruudusta haluamasi tietolähde ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Valitse Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Lähde-välilehden Kysely-kohdasta Suodata.

    Huomautus: Kysely-kohdan asetukset ovat käytettävissä vain seuraavissa SQL-tietolähteissä: SharePoint-luettelot ja -kirjastot, tietokannat ja linkitetyt tietolähteet, jotka sisältävät kaksi saman tietokannan taulukkoa. Jos tietolähteessä käytetään mukautettua kyselyä, näkyvissä on Kentät-, Suodata- ja Lajittele-painikkeiden sijaan Muokkaa mukautettua kyselyä -painike . Voit poistaa mukautetun kyselyn valitsemalla Määritä tietokantayhteys, valitsemalla Seuraava ja valitsemalla sitten Valmis. Valitse Muokkaa mukautettuja SQL-komentoja -valintaikkunan SQL-lauseet sisältävissä välilehdissä Muokkaa komentoa ja poista sitten SQL-lause.

    SharePoint-luettelon tai -kirjaston Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Kysely-osa

    Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Lähde-välilehden Kysely-osa.

  4. Valitse Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunasta Suodata. Näyttöön tulee Suodatusehdot-valintaikkuna.

Nyt voit lisätä tai poistaa suodattimen tai muokata sitä.

Suodattimen lisääminen

Suodattimen poistaminen

Suodattimen muokkaaminen

Ehdon lisääminen olemassa olevaan suodattimeen

Suodattimen ehtojen ryhmitteleminen

Ehdon muokkaaminen

Ehdon poistaminen

Suodattimen lisääminen

  1. Valitse Suodatusehdot-valintaikkunasta Napsauttamalla tätä voit lisätä uuden lauseen.

  2. Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot.

  3. Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori.

  4. Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto.

  5. Valitse OK.

Suodattimen poistaminen

  • Pidä Suodatusehdot-valintaikkunassa VAIHTONÄPPÄIN alhaalla ja napsauta jokaisen lauseen vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolta ja paina sitten DEL-näppäintä.

Suodattimen muokkaaminen

  1. Napsauta Suodatusehdot-valintaikkunassa käytössä olevaa lausetta ja tee sitten jokin seuraavista:

    • Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot.

    • Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori.

    • Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto.

  2. Valitse OK.

Ehdon lisääminen olemassa olevaan suodattimeen

Yhdessä suodattimessa voi käyttää useita lausekkeita. Tämä onnistuu lisäämällä uusia lauseita, jotka määrittävät lisää ehtoja, jotka tietojen on täytettävä.

  1. Napsauta Suodatusehdot-valintaikkunassa olemassa olevan lauseen lopussa olevaa Ja/tai-ruutua ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

    • Luo suodatin, joka edellyttää kummankin ehdon toteutumista valitsemalla Ja.

    • Luo suodatin, joka edellyttää vain yhden ehdon toteutumista valitsemalla Tai.

  2. Valitse seuraavalla rivillä Napsauttamalla tätä voit lisätä uuden lauseen.

  3. Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot.

  4. Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori.

  5. Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto.

  6. Valitse OK.

Suodattimen ehtojen ryhmitteleminen

Kun suodatin sisältää useita lauseita, niitä saattaa olla tarpeen ryhmitellä siten, että esimerkiksi jotkin lauseet suoritetaan ennen jotakin muuta lausetta.

  1. Napsauta Suodatusehdot-valintaikkunassa toisen lauseen lopussa olevaa Ja/tai-ruutua ja valitse sitten Tai.

  2. Valitse Suodatusehdot-valintaikkunasta Napsauttamalla tätä voit lisätä uuden lauseen.

  3. Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot.

  4. Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori.

  5. Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto.

  6. Pidä VAIHTONÄPPÄIN alhaalla ja ryhmittele lauseet napsauttamalla vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolia ja valitse sitten Ryhmittele. (Voit poistaa ryhmittelyn valitsemalla Pura ryhmittely.)

    Suodatusehdot-valintaikkunan esimerkkilauseke

    Lauseet yhdistävät hakasulkeet tarkoittavat, että lauseet on ryhmitelty.

  7. Valitse OK.

Ehdon muokkaaminen

  • Napsauta Suodatusehdot-valintaikkunassa käytössä olevaa lausetta ja tee sitten jokin seuraavista:

    • Valitse Kentän nimi -ruudusta kenttä, joka sisältää haluamasi arvot.

    • Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori.

    • Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto.

    • Valitse OK.

Ehdon poistaminen

  • Napsauta Suodatusehdot-valintaikkunassa poistettavan lauseen vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolta ja paina DEL-näppäintä.

Sivun alkuun

Lajittelujärjestyksen lisääminen tai poistaminen

Tietolähteen tietojen lajitteleminen tarkoittaa sen muuttamista, missä järjestyksessä tiedot tulevat näkyviin. Lajitteleminen mahdollistaa tietojen järjestämisen siten, että niitä on helpompi tulkita. Yleisiä lajittelujärjestyksiä ovat aakkos- ja numerojärjestys.

Lajitteluperusteena voi käyttää myös useita kenttiä lisäämällä kenttiä lajittelujärjestysluetteloon. Kun lajittelet useita kenttiä, lajittelujärjestys määrittää, missä järjestyksessä lajittelu tapahtuu, ja saattaa vaikuttaa tuloksena saataviin tietoihin.

  1. Valitse Tehtäväruudut-valikosta Tietolähdekirjasto.

  2. Valitse Tietolähdekirjasto-tehtäväruudusta haluamasi tietolähde ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Valitse Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Lähde-välilehden Kysely-kohdasta Lajittele.

    Huomautus: Kysely-kohdan asetukset ovat käytettävissä vain seuraavissa SQL-tietolähteissä: SharePoint-luettelot ja -kirjastot, tietokannat ja linkitetyt tietolähteet, jotka sisältävät kaksi saman tietokannan taulukkoa. Jos tietolähteessä käytetään mukautettua kyselyä, näkyvissä on Kentät-, Suodata- ja Lajittele-painikkeiden sijaan Muokkaa mukautettua kyselyä -painike . Voit poistaa mukautetun kyselyn valitsemalla Määritä tietokantayhteys, valitsemalla Seuraava ja valitsemalla sitten Valmis. Valitse Muokkaa mukautettuja SQL-komentoja -valintaikkunan SQL-lauseet sisältävissä välilehdissä Muokkaa komentoa ja poista sitten SQL-lause.

    SharePoint-luettelon tai -kirjaston Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Kysely-osa

    Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunan Lähde-välilehden Kysely-osa.

  4. Valitse Tietolähteen ominaisuudet -valintaikkunasta Lajittele. Näyttöön tulee Lajittelu-valintaikkuna.

Nyt voit lisätä tai poistaa lajittelujärjestyksen.

Lajittelujärjestyksen lisääminen

  1. Valitse Lajittelu-valintaikkunan Käytettävissä olevat kentät -kohdasta kenttä, jonka haluat lajitella, ja valitse sitten Lisää.

  2. Jos Käytettävissä olevat kentät -kohdassa ei ole näkyvissä kenttiä, kaksoisnapsauta vaihtoehtoa Lisää kenttiä, valitse lajiteltava kenttä ja valitse sitten OK.

  3. Tee Lajittelun asetukset -kohdassa jompikumpi seuraavista:

    • Lajittele kenttä pienimmästä suurimpaan (esimerkiksi A, B, C tai 1, 2, 3) valitsemalla Nouseva.

    • Lajittele kenttä suurimmasta pienimpään (esimerkiksi C, B, A tai 3, 2, 1) valitsemalla Laskeva.

      Vihje: Voit muuttaa kentän lajittelujärjestyksen nousevasta laskevaksi tai toisinpäin kaksoisnapsauttamalla Lajittelujärjestys-luettelon kenttää. Kentän nimen vieressä oleva kolmio ilmaisee, lajitellaanko kenttä nousevasti vai laskevasti.

  4. Lajittelussa voi käyttää useita kenttiä lisäämällä kenttiä Lajittelujärjestys-luetteloon.

  5. Valitse OK.

  6. Kenttien lajittelujärjestystä voi muuttaa. Voit muuttaa kenttien järjestystä valitsemalla kentän Lajittelujärjestys-luettelosta ja valitsemalla sitten Siirrä ylös tai Siirrä alas.

Lajittelujärjestyksen poistaminen

  • Valitse Lajittelu-valintaikkunan Lajittelujärjestys-kohdasta kenttä, josta haluat poistaa lajittelujärjestyksen, ja valitse sitten Poista. Voit poistaa tietokannan kaikki lajittelut poistamalla lajittelujärjestyksestä kaikki kentät.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×