Tietokantaobjektien käyttäminen ja järjesteleminen siirtymisruudussa

Access 2010 -ohjelmassa tietokantaobjektit näkyvät Siirtymisruudussa, joka on tuttu Access 2007 -ohjelmasta. Edellisten versioiden Tietokanta-ikkuna ei ole enää käytettävissä.

Siirtymisruudussa voit mukauttaa objektien luokkia ja ryhmiä. Voit myös piilottaa objekteja ja ryhmiä tai vaikka koko Siirtymisruudun. Access 2010 -ohjelmassa on useita luokkia, joita voit käyttää heti. Voit myös luoda mukautettuja luokkia ja ryhmiä.

Huomautus: Siirtymisruutu ei ole käytettävissä, kun käytät WWW-tietokantaa selaimessa. Voit kuitenkin käyttää Siirtymisruutua, jos avaat WWW-tietokannan Accessissa.

Artikkelin sisältö

Yleistä

Luokan valitseminen

Objektien näyttäminen ja lajitteleminen

Objektien etsiminen tietokannasta

Mukautettujen luokkien ja ryhmien luominen ja muokkaaminen

Objektien lisääminen mukautettuun ryhmään

Mukautettujen ryhmien pikakuvakkeiden poistaminen ja palauttaminen

Objektien ja ryhmien piilottaminen

Piilotettujen objektien ja ryhmien näyttäminen

Yleistä

Siirtymisruutu on keskitetty sijainti, josta voit vaivattomasti tarkastella ja käyttää kaikkia tietokantaobjektit. Kun tietokanta avataan Access 2010-ohjelmassa, siirtymisruutu näkyy oletuksena työtilan vasemmalla puolella.

Koko siirtymisruudun säätäminen

Siirtymisruudun ulkoasua voi säätää seuraavilla tavoilla:

Tarkoitus:

Toimet:

Siirtymisruudun leveyden muuttaminen

Vie osoitin siirtymisruudun oikean reunan kohdalle. Kun osoitin muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi, voit leventää tai kaventaa siirtymisruutua reunaa vetämällä.

Siirtymisruudun avaaminen ja sulkeminen

Napsauta Avaa/sulje koonmuuttopalkki -painiketta Accessin siirtymisruudun Avaa/sulje koonmuuttopalkki -painike tai avaa ja sulje Siirtymisruutu F11-näppäimellä.

Siirtymisruutu suljettuna ja avattuna

Tietokantaobjektien käyttäminen

Voit käyttää mitä tahansa objektia Siirtymisruudussa kaksoisnapsauttamalla sitä. Jos napsautat objektia hiiren kakkospainikkeella, näet pikavalikon, jolla voit tehdä monenlaisia asioita, kuten avata objektin Rakennenäkymässä.

Luokat ja ryhmät

Voit järjestää tietokannassa olevat objektit luokkiin ja ryhmiin. Luokkien avulla voit järjestää objekteja Siirtymisruudussa, ja ryhmien avulla voit suodattaa luokiteltuja objekteja.

Esimerkiksi edellisessä kuvassa luokka on Kaikki Access-objektit ja ryhmiä ovat Taulukot, Kyselyt, Lomakkeet ja Raportit.

Kun valitset luokan, kohteet järjestyvät niihin ryhmiin, jotka luokka sisältää. Jos esimerkiksi valitset Taulukot ja niihin liittyvät näkymät -luokan, kohteet järjestyvät yhteen ryhmään taulukkoa kohti ja kukin ryhmä sisältää pikakuvakkeet kaikkiin taulukkoa käyttäviin objekteihin – kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja niin edelleen. Jos objekti käyttää useampaa kuin yhtä taulua, se näkyy kaikissa kyseisissä ryhmissä.

Sivun alkuun

Luokan valitseminen

Kun luot uuden tietokannan, oletusarvona näkyvä luokan nimi on Taulukot ja niihin liittyvät näkymät ja ryhmä on Kaikki taulukot. Kussakin tietokannassa on myös Mukautettu-niminen luokka, jonka avulla voit luoda objekteistasi mukautetun näkymän. Lisäksi Accessissa on kaksi muuta valmiiksi määritettyä luokkaa. Niiden joukosta voit valita objekteille haluamasi esitysmuodon:

Luokka

Kuvaus

Objektin laji

Näyttää tietokannan kaikki objektit tyypin mukaan lajiteltuina.

Luomispäivä

ja

Muokkauspäivä

Etsii objektit, jotka on luotu tai joita on muokattu tiettynä päivänä tai tiettyyn päivämääräalueeseen kuuluvana päivänä. Käytettävissä olevia lajitteluperusteita ovat Tänään ja Kaikki päivämäärät. Nämä luokat esittävät objektit laskevassa järjestyksessä luomispäivämäärän tai muokkauspäivämäärän mukaan.

Jos esimerkiksi Kaikki taulukot -ryhmä tuodaan näkyviin Accessin mukana asennettavassa Northwind 2007 -mallitietokannassa, eri objektien ja kunkin taulukon välinen suhde tulee näkyviin. Taulukko näkyy aina ensimmäisenä, ja seuraavana näkyvät kaikki kyseisen taulukon tiedoista riippuvaiset objektit. Seuraavassa kuvassa Työntekijät-ryhmässä näkyy Työntekijät-taulukko, ja sen jälkeen näkyvät Työntekijät-taulukkoon liittyvät objektit. Sama koskee myös Toimittajat- ja Asiakkaat-taulukoita.

Siirtymisruutu, jossa näkyy ryhmien sisältämiä taulukoita ja kuhunkin taulukkoon liittyvät objektit

Kun valitset esimääritetyn luokan, Access lisää aina yleisen ryhmän, joka sisältää kaikki tietokannan objektit. Luokan yleinen ryhmä löytyy helposti, sillä sen nimen alussa on sana Kaikki. Jos valitset esimerkiksi Taulukot ja niihin liittyvät näkymät -luokan, yleisen ryhmän nimi on Kaikki taulukot.

Sivun alkuun

Objektien näyttäminen ja lajitteleminen

Voit valita, kuinka tietokannan objektit näkyvät siirtymisruudussa. Voit esimerkiksi sisällyttää niihin luomis- tai muokkaamispäivämäärät tai näyttää objektit kuvakkeina tai luetteloina. Oletusarvon mukaan Access lajittelee siirtymisruudun objektit nousevasti aakkosjärjestykseen objektityypin mukaan, mutta lajittelua voi myös muuttaa omien tarpeiden mukaan. Voit määrittää objektien näkymis- ja lajittelutavan tekemällä seuraavat toimet:

  • Tuo pikavalikko näkyviin napsauttamalla siirtymisruudun yläosaa hiiren kakkospainikkeella ja tee jokin seuraavista toimista:

    • Muuta objektien esitysmuotoa valitsemalla Näyttöperuste ja valitsemalla Tiedot, Kuvake tai Luettelo.

    • Tuo tietokannan kaikki ryhmät näkyviin valitsemalla Näytä kaikki ryhmät.

    • Muuta objektien lajittelujärjestystä valitsemalla Lajitteluperuste ja valitsemalla lajitteluvaihtoehto.

    • Lajittele manuaalisesti ja mukauta näyttökomento valitsemalla Lajitteluperuste ja valitsemalla Poista automaattiset lajittelut.

Sivun alkuun

Objektien etsiminen tietokannasta

Kun kirjoitat tekstiä hakuruutuun, Access kohdistaa haun luokkaan tai sellaiseen ryhmään, joka sisältää hakuehtoja vastaavan objektin tai objektin pikakuvakkeen. Kaikki sellaiset ryhmät tiivistetään, jotka eivät vastaa hakua.

Huomautus: Access etsii objekteja vain luokista ja ryhmistä, jotka ovat näkyvissä siirtymisruudussa.

Vihje: Jos haluat etsiä tiettyä objektia koko tietokannasta, valitse jokin esimääritetyistä luokista siirtymisruudussa. Voit valita esimerkiksi Taulukot ja niihin liittyvät näkymät tai Objektin laji. Tällä tavoin voit varmistaa, että kaikki ryhmät ovat näkyvissä siirtymisruudussa.

Tietokantaobjektien ja pikakuvakkeiden etsiminen hakuruudun avulla

  1. Jos hakuruutu ei ole valmiiksi näkyvissä siirtymisruudun yläosassa, napsauta siirtymisruudun yläreunassa olevaa valikkoriviä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Etsintäpalkki.

  2. Kirjoita osa objektin tai pikakuvakkeen nimestä tai objektin tai pikakuvakkeen koko nimi Etsintäpalkki-ruutuun.

    Siirtymisruudun etsintäpalkki

    Kun kirjoitat merkkejä, Access etsii ja jättää pois kaikki ryhmien otsikot, jotka eivät vastaa hakua.

  3. Jos haluat tehdä toisen haun, valitse Tyhjennä etsintämerkkijono Tyhjennä etsintämerkkijono -painike tai poista merkkejä ASKELPALAUTTIMELLA ja kirjoita uusi etsittävä teksti.

    Huomautus: Kun poistat Etsintäpalkki-ruudun valinnan, siirtymisruutu tulee jälleen näkyviin. Kaikki käytettävissä olevat objektit näkyvät siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

Mukautettujen luokkien ja ryhmien luominen ja muokkaaminen

Kun luot uuden tietokannan ilman mallia, tietokanta sisältää oletuksena Mukautettu-luokan. Siinä näkyy yksi ryhmä, joka sisältää kaikki tietokannassa määritetyt objektit. Mukautetun luokan voi nimetä uudelleen ja siihen voi luoda lisää mukautettuja ryhmiä, joihin voi määrittää objekteja. Ryhmien oletuslajitteluvalinta on Kaikki taulukot.

Kun mukautettuja luokkia ja ryhmiä tarkastellaan siirtymisruudussa, näkyvissä ovat aina objektien pikakuvakkeet. Pikakuvakkeen tunnistaa pienestä nuolesta, joka on objektin kuvakkeen vasemman alakulman vieressä.

Mukautetun luokkanäkymän pikakuvakkeet

Pikakuvake avaa objektin, johon pikakuvake viittaa. Jos pikakuvake poistetaan, Office Access 2007 ei kuitenkaan poista tietokantaobjektia, johon pikakuvake osoittaa. Pikakuvakkeita voi myös piilottaa ja nimetä uudelleen muuttamatta tietokannan tietoja, joihin pikakuvakkeet osoittavat.

Tietokannan objekteja voi mukauttaa esimerkiksi luomalla mukautettuja luokkia. Voit esimerkiksi luoda mukautetun luokan, kun haluat luoda lomakkeen, jossa on tietyn tyyppisiä painikkeita tai linkkejä tietokannan siirtymistoimintoja varten. Kun luot mukautetun luokan, se koskee vain nykyistä tietokantaa. Mukautettuja luokkia ja ryhmiä ei voi siirtää muihin tietokantoihin. Voit luoda mukautetun luokan joko nimeämällä Accessin mukana tulevan Mukautettu-oletusluokan uudelleen tai luomalla kokonaan uuden mukautetun luokan. Tietojen etsimistä voi helpottaa vähentämällä tietokannan mukautettujen luokkien ja ryhmien määrää.

Huomautus:  Vaikka objekteja voikin poistaa mukautetusta luokasta tai ryhmästä, objekteja ei voi poistaa valmiiksi määritetystä luokasta tai ryhmästä.

Siirtymisasetukset-valintaikkunan avulla voit luoda ja hallita mukautettuja luokkia ja ryhmiä. Valintaikkunassa on luettelo kaikista luokista, jotka on määritetty tietokannassa. Myös valitun luokan ryhmät ovat näkyvissä.

Mukautetun luokan luominen

Kun luot uuden mukautetun luokan, luokkaa varten luodaan Määrittämättömät objektit- ja Mukautettu ryhmä 1 -nimiset ryhmät. Oletusarvon mukaan Office Access 2007 ei sijoita objekteja Määrittämättömät objektit -ryhmään. Sen sijaan kaikki luokan objektit, joita ei ole määritetty ryhmiin, näkyvät siirtymisruudun Määrittämättömät objektit -ryhmässä.

  1. Voit luoda uuden luokan napsauttamalla siirtymisruudun yläreunassa olevaa valikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Siirtymisasetukset.

  2. Valitse Luokat-kohdasta Lisää kohde.

    Uusi luokka tulee näkyviin Siirtymisasetukset-valintaikkunan Luokat-kohtaan.

  3. Kirjoita uuden luokan nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.

Mukautetun luokan nimeäminen uudelleen

Jos käyttämätön mukautettu luokka on käytettävissä, sen voi nimetä uudelleen. Tällöin uutta mukautettua luokkaa ei välttämättä tarvitse lisätä.

  1. Voit nimetä mukautetun luokan uudelleen napsauttamalla siirtymisruudun yläreunassa olevaa valikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Siirtymisasetukset.

  2. Valitse Luokat-kohdasta Mukautettu ja valitse Nimeä kohde uudelleen.

  3. Kirjoita luokan uusi nimi ja paina ENTER-näppäintä.

Kun olet luonut mukautetun luokan tai nimennyt sen uudelleen, kuhunkin mukautettuun luokkaan täytyy luoda mukautettuja ryhmiä.

Access luo kuhunkin uuteen luokkaan automaattisesti Mukautettu ryhmä 1- ja Määrittämättömät objektit -ryhmän. Objektit, joita ei ole määritetty luokkiin, sijoitetaan automaattisesti Määrittämättömät objektit -ryhmään. Voit joko luoda uuden mukautetun ryhmän tai nimetä Mukautettu ryhmä 1 -ryhmän uudelleen haluamallasi tavalla.

Mukautetun ryhmän luominen

  1. Voit luoda uuden mukautetun ryhmän napsauttamalla siirtymisruudun yläreunan valikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Siirtymisasetukset.

  2. Valitse Ryhmät: luokan nimi -kohdasta Lisää ryhmä.

  3. Kirjoita nimi uudelle ryhmälle ja paina ENTER-näppäintä.

Mukautetun ryhmän nimeäminen uudelleen

  1. Voit nimetä mukautetun ryhmän uudelleen napsauttamalla siirtymisruudun yläreunassa olevaa valikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Siirtymisasetukset.

  2. Valitse Ryhmät: luokan nimi, napsauta mukautettua ryhmää ja valitse Nimeä ryhmä uudelleen.

  3. Kirjoita ryhmän uusi nimi ja paina ENTER-näppäintä.

Kun olet luonut mukautettuun luokkaan mukautetun ryhmän, voit lisätä tai siirtää taulukoita ja muita objekteja mukautettuun ryhmään.

Sivun alkuun

Objektien lisääminen mukautettuun ryhmään

Objekteja voi lisätä mukautettuun ryhmään usealla tavalla. Näitä tapoja ovat esimerkiksi pikakuvakkeen luominen objektia vetämällä, kopioiminen ja liittäminen sekä objektien tuominen ulkoisista lähteistä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että objektin leikkaaminen ryhmästä voi aiheuttaa ongelmia. Objektin leikkaamista ei suositella, koska tietokannat ovat yhdessä toimivia komponenttien joukkoja, ja yhden objektin poistaminen joukosta voi rikkoa tietokannan toiminnot osittain tai jopa kokonaan.

  • Jos haluat lisätä tai siirtää tietokannan objekteja mukautettuun ryhmään, napsauta siirtymisruudun yläosan alanuolipainiketta ja napsauta sitten luomaasi mukautettua ryhmää.

  • Napsauta Määrittämättömät objektit -kohdassa hiiren kakkospainikkeella objektia, jonka haluat lisätä tai siirtää.

  • Valitse pikavalikosta Lisää ryhmään ja valitse mukautettu ryhmä, johon haluat lisätä objektin.

Objektien kopioiminen ja liittäminen

  • Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella objektia, jonka haluat kopioida, ja valitse sitten Kopioi.

  • Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ryhmää, johon haluat liittää objektin, ja valitse Liitä. Voit liittää objektin myös jonkin toisen sellaisen tietokannan siirtymisruutuun, joka on avoinna Access 2010 -ohjelmassa.

Taulukoiden tuominen muista tietokannoista tai tietojen (kuten tekstitiedostojen ja Microsoft Office Excel -työkirjojen) tuominen muista ohjelmista on toinen tapa lisätä objekteja tietokantaan. Lisätietoja ulkoisten tietojen tuomisesta on tämän artikkelin Katso myös -kohdan linkeissä.

Sivun alkuun

Mukautettujen ryhmien pikakuvakkeiden poistaminen ja palauttaminen

Kun mukautettuja objekteja tarkastellaan siirtymisruudussa, tarkasteltavat kohteet ovat todellisuudessa kyseisten objektien pikakuvakkeita. Objektin kuvake, jonka vasemman alakulman vieressä on pieni nuoli, merkitsee, että kyseessä on varsinaisen objektin pikakuvake tai osoitin.

Mukautetun luokkanäkymän pikakuvakkeet

Jos pikakuvake poistetaan siirtymisruudusta, vain kyseisen objektin osoitin poistetaan; varsinaista objektia ei poisteta tietokannasta. Kun objektin pikakuvake poistetaan siirtymisruudun mukautetusta ryhmästä, objektin viittaus poistetaan mukautetusta ryhmästä ja objekti näkyy siirtymisruudun Määrittämättömät objektit -ryhmästä.

  • Poista pikakuvake napsauttamalla objektia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista.

  • Palauta objektin pikakuvake vetämällä objekti siirtymisruudun Määrittämättömät objektit -ryhmästä mukautettuun ryhmään.

Tärkeää: Vaikka valmiiksi määritettyjä ja mukautettuja ryhmiä voikin poistaa (pysyvästi), se ei kannata, koska se voi aiheuttaa tietokantaongelmia. Tietokannat ovat yhdessä toimivia komponenttien joukkoja, ja yhden objektin poistaminen joukosta voi rikkoa tietokannan toiminnot osittain tai jopa kokonaan.

Sivun alkuun

Objektien ja ryhmien piilottaminen

Objektin tai ryhmän piilottaminen voi olla poistamista parempi vaihtoehto, kun objektia tai ryhmää ei käytetä tai niiden käyttämistä halutaan rajoittaa. Kun objekti piilotetaan, tietokantaan ei tule muutoksia. Jos objekti tai ryhmä poistetaan (vaikka se vaikuttaisi kaksoiskappaleelta), osa tietokannan toiminnoista tai koko tietokanta voi lakata toimimasta.

Kun haluat piilottaa siirtymisruudun objektin tai ryhmän, tee jompikumpi seuraavista toimista:

  • Piilota objekti napsauttamalla objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Piilota tässä ryhmässä.

  • Piilota kokonainen ryhmä napsauttamalla ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Piilota.

Voit piilottaa siirtymisruudussa himmennettynä näkyvän objektin tai ryhmän tekemällä seuraavat toimet:

  1. Napsauta siirtymisruudun yläreunassa olevaa valikkopalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirtymisasetukset.

  2. Poista Siirtymisasetukset-valintaikkunan Näytä piilotetut objektit -valintaruudun valinta ja valitse OK.

Sivun alkuun

Piilotettujen objektien ja ryhmien näyttäminen

Jos haluat tuoda näkyviin piilotettuja objekteja tai ryhmiä mutta estää niiden käyttämisen, tee seuraavat toimet:

  • Napsauta siirtymisruudun yläreunassa olevaa valikkopalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirtymisasetukset.

  • Valitse Siirtymisasetukset-valintaikkunan Näytä piilotetut objektit -valintaruutu ja valitse OK.

Siirtymisruudussa himmennettyinä näkyvät piilotetut objektit ja ryhmät eivät ole käytettävissä. Jos haluat määrittää, että himmennetyt objektit tai ryhmät ovat käytettävissä siirtymisruudussa, tee seuraavat toimet:

  • Ota objekti käyttöön napsauttamalla objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista piilotus tässä ryhmässä.

  • Määritä ryhmä näkyviin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Näytä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×