Tietokannan tietojen päivittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka aiemmin luotuja tietoja voidaan päivittää. Microsoft Office Access 2007 sisältää useita työkaluja, joiden avulla voit päivittää aiemmin luotuja tietueita, mukaan lukien taulukot, lomakkeet, etsi ja korvaa -toiminto sekä uusi Tietojen kerääminen -toiminto.

Kun jatkat lukemista, muista, että tietojen päivittäminen ei ole samalla tavalla kuin uusien tietojen syöttäminen. Lisätietoja uusien tietojen syöttäminen tietokannassa on artikkelissa Lisää yksi tai useita tietueita tietokantaan.

Tässä artikkelissa

Tietokannan rakenteen vaikutus päivittäminen

Tietotyyppien vaikutus päivittäminen

Taulukon kenttäominaisuuksien vaikutus päivittäminen

Tietojen päivittäminen lomakkeen avulla

Taulukkonäkymän avulla voit päivittää tiedot

Päivityskyselyn avulla voit muuttaa olemassa olevia tietoja

Tietueiden lisääminen taulukkoon liittämiskyselyn avulla

Tietueiden päivittäminen tietojen kerääminen avulla

Perus- ja viiteavaimet avainarvot muuttaa johdannaispäivityksiä avulla

Tietokannan rakenteen vaikutus päivittämiseen

Lue tämä osa, jos olet uusi Accessin käyttäjä tai et tunne relaatiotietokantojen käsitteitä. Suurten päivitysten tekeminen on paljon helpompaa, jos ymmärrät tietokannan rakenteen tietyt perusteet.

Access-tietokanta ei ole tiedosto samassa mielessä kuin Microsoft Office Word 2007 -asiakirja tai Microsoft Office PowerPoint 2007 -esitys. Sen sijaan tyypillinen Access-tietokanta on taulukoiden kokoelma, jolla on lisäksi joukko näiden taulukoiden ympärille muodostettuja objekteja – lomakkeita, raportteja, kyselyjä ja niin edelleen.

Tämän lisäksi näiden objektien on oltava tiettyjen rakenneperiaatteiden mukaisia tai tietokanta toimii huonosti tai ei toimi ollenkaan. Nämä rakenneperiaatteet taas vaikuttavat siihen, kuinka tiedot syötetään. Nämä tietokantaobjekteja ja rakennetta koskevat tiedot kannattaa pitää mielessä.

  • Muutamaa poikkeusta (kuten arvoluetteloa) lukuun ottamatta Access tallentaa kaikki tiedot yhteen tai useaan taulukkoon. Taulukoiden määrä määräytyy tietokannan rakenteen ja monimutkaisuuden perusteella. Vaikka voitkin tarkastella tai päivittää tietoja lomakkeessa, raportissa tai kyselyn palauttamissa tuloksissa, Access tallentaa tiedot ainoastaan taulukoihin.

  • Kuhunkin taulukkoon tallennetaan tietyn asian, luokan tai tarkoituksen tietoja. Esimerkiksi yrityksen yhteystietotaulukossa ei pitäisi olla myyntitietoja. Jos niitä on, oikeiden tietojen löytäminen voi olla vaikeaa, ellei jopa mahdotonta.

  • Kuhunkin taulukon kentistä pitäisi voida syöttää ainoastaan yhdentyyppisiä tietoja. Huomautuksia ei esimerkiksi pitäisi voida tallentaa numeroita hyväksymään määritettyyn kenttään. Jos yrität syöttää tekstiä tällaiseen kenttään, näyttöön tulee virhesanoma.

  • Tietueen kenttien pitäisi hyväksyä yhtä poikkeusta lukuun ottamatta ainoastaan yksi arvo. Esimerkiksi oikein suunnitellun tietokannan osoitekenttään ei voi syöttää enempää kuin yhden osoitteen. Tämä on toisin kuin Microsoft Office Excel 2007 -ohjelmassa, jossa voi oletusarvon mukaan syöttää useita nimiä, osoitteita tai kuvia yhteen soluun, ellei solua määritetä hyväksymään rajoitettuja tietotyyppejä.

    Office Access 2007 sisältää kuitenkin uuden ominaisuuden, moniarvoisen kentän. Voit käyttää moniarvoisia kenttiä, kun haluat liittää useita tietoja yhteen tietueeseen ja luoda useita arvoja hyväksyviä luetteloita. Voit esimerkiksi liittää tekstitiedoston, Office PowerPoint 2007 -esityksen ja haluamasi määrän kuvia tietokannassa olevaan tietueeseen. Voit myös luoda nimiluettelon ja valita näistä nimistä niin monta kuin tarvitset. Moniarvoisten kenttien käyttäminen saattaa vaikuttaa tietokannan suunnittelusääntöjen vastaiselta, sillä taulukon kenttään voidaan tallentaa useita tietoja, mutta se ei itse asiassa ole sitä, sillä Access noudattaa sääntöjä "kulissien takana" tallentamalla tiedot erityisiin piilotettuihin taulukoihin.

Seuraavien linkkien avulla voit siirtyä artikkeleihin, joissa on lisätietoja tässä osassa kuvatuista aiheista ja ominaisuuksista.

Sivun alkuun

Tietotyyppien vaikutus päivittämiseen

Lue tämä osa, jos olet uusi Accessin käyttäjä tai et tunne relaatiotietokantojen käsitteitä. Suurten päivitysten tekeminen on paljon helpompaa, jos ymmärrät tietokannan rakenteen tietyt perusteet.

Kun suunnittelet tietokannan taulukkoa, valitse tietotyyppi taulukon kullekin kentälle. Tämä auttaa varmistamaan tietojen syötön tarkkuuden. Voit esimerkiksi määrittää kentän tietotyypiksi Numero, sillä sinun on laskettava myyntilukuja. Jos joku yrittää syöttää tekstiä kyseiseen kenttään, Access tuo näkyviin virheilmoituksen eikä anna tämän käyttäjän tallentaa muutettua tietuetta, mikä suojaa numerotietoja.

Näytä, kuinka voit tarkastella tietotyypit

Accessissa on nyt kaksi tapaa tarkastella taulukon kentän tietotyyppejä. Voit käyttää Taulukkonäkymä-välilehden komentoja tai voit avata taulukon rakennenäkymään. Seuraavassa kerrotaan, kuinka näitä tapoja käytetään.

Tietotyyppien tarkasteleminen käyttämällä Taulukkonäkymä-välilehden komentoja

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat käyttää.

  2. Napsauta kenttää, jota haluat tutkia.

  3. Näet kentälle määritetyn tietotyypin napsauttamalla Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän Tietotyyppi-luettelon vieressä olevaa alanuolipainiketta.

Tietotyyppien tarkasteleminen rakennenäkymässä

  • Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Access avaa taulukon rakenneruudukossa, ja taulukon kunkin kentän nimi ja tietotyyppi näkyvät ruudukon yläosassa.

    Rakennenäkymän kentät

Kullekin taulukon kentälle määritetty tietotyyppi tuottaa ensimmäisen tarkistustason sille, mitä tietoja kenttään voi kirjoittaa. Joissakin tapauksissa tietotyypin asetus estää sinua syöttämästä mitään tietoja. Seuraavassa taulukossa luetellaan tietotyypit, joita Office Access 2007 käyttää, ja siinä myös kuvataan, kuinka ne vaikuttavat tietojen syöttämiseen.

Tietotyyppi:

Vaikutus tietojen syöttämiseen

Teksti

Tekstikentät hyväksyvät tekstiä tai numeroita, mukaan lukien erotinmerkeillä erotettujen kohteiden luetteloita. Tekstikenttään mahtuu vähemmän merkkejä kuin memo-kenttään eli 0–255 merkkiä. Joissakin tapauksissa tekstikentän tiedoilla voidaan tehdä laskutoimituksia käyttämällä muuntofunktioita.

Memo

Tämäntyyppiseen kenttään voidaan syöttää suuri määrä teksti- ja numerotietoja. Samoin, jos tietokannan suunnittelija määrittää kentän tukemaan RTF-muotoilua, voidaan käyttää muotoilulajeja, joita yleensä käytetään tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Office Word 2007 -ohjelmassa. Tekstissä voidaan käyttää esimerkiksi erilaisia fontteja ja fonttikokoja sekä tekstiä voidaan lihavoida tai kursivoida ja niin edelleen. Tiedoissa voidaan myös käyttää HTML (Hypertext Markup Language) -tunnisteita.

Lisätietoja rich-text muotoilun Memo-kentän avulla on artikkelissa tietojen muotoileminen rivejä ja sarakkeita.

Samoin kuin tekstikenttien, myös memo-kentän tietoja varten voidaan käyttää muuntofunktioita.

Luku

Lukukenttään voi syöttää ainoastaan numeroita, ja arvoilla voi suorittaa laskutoimituksia.

Pvm./klo

Tämäntyyppiseen kenttään voi syöttää ainoastaan päivämääriä ja aikoja. Saatat havaita seuraavat ehdot sen mukaan, kuinka tietokannan suunnittelija on määrittänyt kentän:

  • Jos tietokannan suunnittelija on määrittänyt kentälle syöttörajoitteen (sarjan literaali- ja paikkamerkkejä, jotka tulevat näkyviin, kun valitset kentän), tiedot täytyy syöttää tiedot rajoitteen sallimiin kohtiin ja rajoitteen sallimassa muodossa. Jos näet esimerkiksi rajoitteen KKK_PP_VVVV, kirjoita päivämäärä annettuun tilaan kyseisessä muodossa, esimerkiksi Lok 11 2006. Kuukauden koko nimeä (kuten heinäkuu) tai kaksinumeroista vuoden arvoa ei voi kirjoittaa.

  • Jos suunnittelija ei ole luonut syöttörajoitetta ohjaamaan päivämäärän tai ajan syöttämistä, voit syöttää arvon käyttämällä mitä tahansa kelvollista päivämäärän tai ajan muotoa. Voit esimerkiksi käyttää muotoa 11.10.2006, 11/10/06 tai 11. lokakuuta 2006.

  • Tietokannan suunnittelija on saattanut käyttää kentässä näyttömuotoa. Jos syöttörajoitetta ei ole, voit syöttää arvon lähes missä tahansa muodossa, mutta Access näyttää päivämäärät näyttömuodon mukaisesti. Voit kirjoitta päivämäärän esimerkiksi muodossa 11/10/2006, mutta näyttömuoto on saatettu määrittää niin, että arvo näkyy muodossa 11-Lok-2006.

    Lisätietoja syöttörajoitteista on artikkelissa tietojen muotoileminen rivejä ja sarakkeita.

Valuutta

Tämäntyyppiseen kenttään voi syöttää ainoastaan valuutta-arvoja. Sinun ei myöskään tarvitse antaa valuuttasymbolia manuaalisesti. Oletusarvon mukaan Access käyttää Windowsin aluekohtaisissa asetuksissa määritettyä valuuttasymbolia (esimerkiksi ¥, £ ja $).

Laskuri

Tämäntyyppisen kentän tietoja ei voi muuttaa eikä siihen voi syöttää tietoja. Access lisää Laskuri-kentän arvoa askeleittain aina, kun taulukkoon lisätään uusi tietue.

Kyllä/Ei

Kun napsautat kenttää, jolle on määritetty tämä tietotyyppi, näyttöön tulee joko valintaruutu tai avattava luettelo sen mukaan, kuinka muotoilet kentän. Jos muotoilet kentän näyttämään luettelon, voit valita luettelosta joko Kyllä tai Ei, Tosi tai Epätosi tai Käytössä tai Ei käytössä kentässä käytetyn muodon mukaan. Luetteloon ei voi syöttää arvoja eikä luettelon arvoja voi muuttaa suoraan lomakkeesta tai taulukosta.

OLE-objekti

Käytä tämäntyyppistä kenttää, kun haluat näyttää tietoja toisessa ohjelmassa luodusta tiedostosta. Voit esimerkiksi näyttää OLE-objektikentässä tekstitiedoston, Excel-kaavion tai PowerPoint-esityksen.

Liitteiden käyttäminen on nopeampi, helpompi ja joustavampi tapa tarkastella muista ohjelmista peräisin olevia tietoja. Lisätietoja on tämän taulukon jäljempänä olevassa Liite-kohdassa.

Hyperlinkki

Voit lisätä minkä tahansa tietoa-kenttään ja Access rivittää sen verkko-osoite. Esimerkiksi, jos kirjoitat kenttään arvon, Access ympäröi Uniform Resource Locator (URL) tekstillä tekstisi seuraavalla tavalla: http://www. your_text.com. Jos kirjoitat kelvollinen verkko-osoite, linkki toimii, muutoin linkin aiheuttavat virhesanoman. Olemassa olevien hyperlinkkien muokkaaminen voi olla vaikeaa, koska napsauttamalla hiirellä hyperlinkkikentän käynnistyy selaimessa ja siirryt linkin määritettyyn sivustoon. Muokkaa hyperlinkkikenttää, voit Valitse viereinen kenttä VÄLILEHTI tai nuolinäppäinten avulla voit siirtää kohdistuksen hyperlink-kenttä ja paina F2-näppäintä Ota muokkaus käyttöön.

Liite

Voit liittää tämäntyyppiseen kenttään tietoja muista ohjelmista, mutta et voi kirjoittaa tai muulla tavoin syöttää teksti- tai numerotietoja.

Lisätietoja liitekentän käyttämisestä on artikkelissa tiedostojen liittäminen ja kuvien tietokannan tietueisiin.

Haku

Ohjattu hakukentän luominen ei ole tietotyyppi. Ohjattua toimintoa käytetään sen sijaan kahdenlaisten avattavien luettelojen, arvoluetteloiden ja hakukenttien, luomiseen. Arvoluettelo käyttää erotinmerkeillä erotettujen kohtien luetteloa, joka syötetään manuaalisesti käytettäessä ohjattua hakukentän luomista. Arvot voivat olla riippumattomia tietokannan muista tiedoista tai objekteista.

Sitä vastoin hakukenttä noutaa kyselyn avulla tietoja yhdestä tai useasta muusta taulukosta, jotka ovat tietokannassa tai jossakin muualla, kuten palvelimessa, jossa on käytössä Windows SharePoint Services 3.0. Sen jälkeen hakukenttä näyttää tiedot avattavassa luettelossa. Oletusarvon mukaan ohjattu hakukentän luominen määrittää taulukon kentän tietotyypiksi Luku.

Voit käsitellä hakukenttiä suoraan taulukoissa ja myös lomakkeissa ja raporteissa. Oletusarvon mukaan hakukentän arvot näkyvät kutsutaan yhdistelmäruudun luettelo-ohjausobjektin – luettelo, jossa on avattavan luettelon nuolta: Tyhjä hakuluettelo . Sen mukaan, miten tietokannan suunnittelija on määrittänyt hakukentän ja yhdistelmäruudun luettelon kohteiden muokkaaminen ja kohteiden lisääminen luetteloon. Saadakseen ne tietokannan suunnittelija on määritettävä ominaisuus hakukentän (ominaisuutta kutsutaan Vain luettelonja suunnittelijan on poistettava se käytöstä).

Jos et voi muokata suoraan hakuluettelon arvot, sinun on lisätä tai muuttaa valmiin arvoluettelon tai taulukko, joka lähteenä hakukenttää. Lisätietoja tällöin on kohdassa ”hakukentän kohteiden muokkaaminen” on artikkelissa, Lisää yksi tai useita tietueita tietokantaan.

Lopuksi, kun luot hakukentän, voit määrittää sen tukemaan useita arvoja. Kun teet tämän, luettelon jokaisen kohdan vieressä näkyy valintaruutu ja voit valita haluamasi määrän kohtia tai poistaa niiden valinnan. Seuraavassa kuvassa on tyypillinen moniarvoinen luettelo:

Valintaruutuluettelo

Lisätietoja hakukenttien luomisesta ja tuloksena olevien luetteloiden käyttämisestä on artikkeleissa Käytä luetteloa, joka sisältää useita arvoja ja Moniarvoisten kenttien ohje.

Sivun alkuun

Taulukon kenttien ominaisuuksien vaikutus päivittämiseen

Lue tämä osa, jos olet uusi Accessin käyttäjä tai et tunne relaatiotietokantojen käsitteitä. Suurten päivitysten tekeminen ei onnistu, ellet ymmärrä, kuinka taulukon kentille määritetyt ominaisuudet vaikuttavat päivitykseen.

Tietokannan suunnittelu aloitetaan tyypillisesti taulukoiden suunnittelemisella. Määrität, mitä tietoja kukin taulukko sisältää, määrität kunkin taulukon perusavaimet, kunkin tietueen (rivin) yksilöllisesti tunnistavan kentän ja luot taulukoiden väliset yhteydet.

Tähän prosessiin kuuluu ominaisuuksien määrittäminen kunkin taulukon kentille. Voit esimerkiksi määrittää Teksti-kentän hyväksymään enintään 50 merkkiä ja voit määrittää Numero-kentän hyväksymään ainoastaan valuutta-arvoja.

Voit määrittää useimmat ominaisuuksia rakennenäkymän avulla. Voit myös määrittää jotkin ominaisuudet valintanauhan Microsoft Officen sujuva käyttöliittymäosa-ryhmien komennoilla. Voit esimerkiksi määrittää teksti- ja Memo-kentille visuaalisia muotoja käyttämällä Aloitus -välilehden Fontti -ryhmän komentoja. Lisätietoja näiden komentojen käyttämisestä on artikkelissa tietojen muotoileminen rivejä ja sarakkeita.

Näytä taulukon kentän ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen.

Accessissa on nyt kaksi tapaa tarkastella taulukon kentän ominaisuuksia. Voit käyttää Taulukkonäkymä-välilehden komentoja tai voit avata taulukon rakennenäkymään. Seuraavassa kerrotaan, kuinka näitä tapoja käytetään.

Taulukon ominaisuuksien tarkasteleminen käyttämällä Taulukkonäkymä-välilehden komentoja

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat käyttää.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehti ja tarkastele kunkin taulukon kentän ominaisuuksia käyttämällä Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän komentoja.

Taulukon ominaisuuksien tarkasteleminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa ja valitse Rakennenäkymä.

    Access avaa taulukon rakenneruudukossa.

  2. Valitse ruudukon alaosassa Kentän ominaisuudet -kohdassa Yleinen-välilehti, jos se ei ole jo valittuna.

    TAI

    Voit tarkastella hakukentän ominaisuuksia valitsemalla Haku-välilehden.

    Hakukenttä on taulukon kenttä, jossa käytetään joko merkkijonona esiintyvää arvoluetteloa tai kyselyä, joka hakee arvot tietokannan taulukoista. Oletusarvon mukaan hakukenttä esittää nämä arvot luettelona. Voit valita tästä luettelosta kohteita sen mukaan, kuinka tietokannan suunnittelija on määrittänyt hakukentän.

    Hakukentät tuntuvat usein hämääviltä Accessin käyttäjille, sillä kohteiden luettelo näkyy jossakin sijainnissa (Accessin hakukentän tiedoista luoma luettelo), mutta tiedot voivat sijaita muualla (tiedot sisältävässä taulukossa). Muista, että kun päivität hakukentän tietoja, sinun on päivitettävä lähdetaulukko (toinen sijainti). Hakukenttää ei voi päivittää luettelosta.

Seuraavassa taulukossa luetellaan tietojen syöttämiseen eniten vaikuttavat kenttien ominaisuudet ja kuvataan niiden vaikutus.

Ominaisuus:

Sijainti
taulukon
rakenne-
ruudu-
kossa

Mahdolliset
arvot

Toiminta tietoja syötettäessä

Kentän koko

Yleinen-välilehti

0 - 255

Merkkimäärän rajoitus koskee ainoastaan kenttiä, joiden tietotyyppi on Teksti. Jos yrität syöttää useampia merkkejä, kenttä leikkaa ne pois.

Pakollinen

Yleinen-välilehti

Kyllä/Ei

Kun tämä ominaisuus on valittu, se pakottaa syöttämään kenttään arvon eikä Access anna tallentaa uusia tietoja, ennen kuin täydennät kentän. Jos tätä ominaisuutta ei ole valittu, kenttä hyväksyy myös Null-arvot, mikä tarkoittaa, että kenttä voi olla tyhjä.

Huomautus: Null-arvo ei ole sama kuin nolla. Nolla on luku, ja Access voi käyttää sitä laskutoimituksissa. Null-arvo on puuttuva, määrittämätön tai tuntematon arvo.

Salli tyhjät merkkijonot

Yleinen-välilehti

Kyllä/Ei

Kun tämä arvo on valittuna, voit syöttää tyhjiä merkkijononoja, siis merkkijonoja, jotka eivät sisällä merkkejä. Voit luoda tyhjän merkkijonon kirjoittamalla kahdet lainausmerkit ilman niiden välissä olevaa välilyöntiä ("") ja painamalla ENTER-näppäintä.

Indeksoitu

Yleinen-välilehti

Kyllä/Ei

Kun indeksoit kentän, Access estää sinua lisäämästä kaksoisarvoja.

Syöttörajoitteen luominen

Yleinen-välilehti

Valmiiksi
määritetyt tai mukautetut literaali- ja paikkamerk-
kimerkit

Syöttörajoite pakottaa syöttämään tiedot ennalta määritetyssä muodossa. Rajoitteet tulevat näkyviin, kun valitset taulukon kentän tai lomakkeen ohjausobjektin. Jos napsautat esimerkiksi päivämääräkenttää ja näet merkkijonon PP-KKK-VVVV, kyseessä on syöttörajoite. Se pakottaa syöttämään kuukausien arvot kolmikirjaimisina lyhenteinä, esimerkiksi LOK, ja vuoden arvon neljänä numerona kahden numeron sijasta. Jos siis näet tämän rajoitteen, kirjoita päivämäärä esimerkiksi muodossa 15-LOK-2006.

Huomautus: Muista, että syöttörajoitteet ohjaavat ainoastaan tietojen syöttötapaa, eivät sitä, kuinka Access näyttää tiedot. Saatat esimerkiksi kirjoittaa päivämäärän muodossa 15-LOK-2006, mutta Access saattaa silti tallentaa arvon muodossa 15102006 –siis ilman muotoilumerkkejä. Kun sitten myöhemmin tarkastelet päivämäärää taulukossa, lomakkeessa tai raportissa, Access on saatettu määrittää näyttämään päivämäärä muodossa 15/10/2006.

Lisätietoja luomisesta ja syöttörajoitteista on artikkelissa tietojen muotoileminen rivejä ja sarakkeita.

Näyttöohjaus-
objekti

Haku-välilehti

Arvot vaihtelevat kentälle määritetyn tietotyypin mukaan

Teksti- ja Numero-kenttien osalta voit valita muokkausruutu-, luetteloruutu- tai yhdistelmäruutu-ohjausobjektin. Kyllä/Ei-kenttiä varten voit valita valintaruudun, muokkausruudun tai yhdistelmäruudun.

Huomautus: Jos valitset jonkin muun kuin Luetteloruutu- tai Yhdistelmäruutu-vaihtoehdon, Access piilottaa muut Haku-välilehden arvot.

Rivilähteen laji

Haku-välilehti

Taulukko/Kysely
Arvoluettelo
Kenttäluettelo

Jos määrität Näyttöohjausobjekti-ominaisuuden ruudun asetukseksi joko Luetteloruutu tai Yhdistelmäruutu, voit määrittää tämän ominaisuuden asetukseksi Taulukko/kysely, Arvoluettelo tai Kenttäluettelo. Tämä ominaisuus vuorostaan ohjaa sitä, minkä tyyppistä arvoa Rivilähde-ominaisuudessa voidaan käyttää. Katso seuraava kohta.

Rivilähde

Haku-välilehti

Riippuu Rivilähteen tyyppi -ominaisuudesta.

Jos määrität Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvoksi Taulukko/Kysely, tämä ominaisuuskenttä voi sisältää taulukon tai kyselyn nimen. Jos määrität ominaisuuden arvoksi Arvoluettelo, ominaisuus sisältää puolipisteillä (;) erotettujen arvojen luettelon. Jos määrität Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvoksi Kenttäluettelo, ominaisuus sisältää taulukon, kyselyn tai SQL-lauseen nimen.

Vain luettelon käyttöön

Haku-välilehti

Kyllä/Ei

Kun asetus on Kyllä, Access etsii vastaavia arvoja, kun käyttäjät kirjoittavat tekstin yhdistelmäruutuohjausobjekti. Toisin sanoen Kyllä -asetus mahdollistaa täydentävä. Kyllä -asetus estää käyttäjiä myös suoraan luetteloon tai yhdistelmäruutuun valitsemalla ohjausobjektin luettelon kohteiden muokkaaminen. Sen sijaan käyttäjien on Muokkaa kohteita Rivilähde -ominaisuuden ruutuun tai, jos hakukenttiä, taulukon kohteiden, jotka sisältävät lähdetietojen hakukentän muokkaaminen. Lisätietoja hakukenttien käyttämisestä on kohdassa ”hakukentän kohteiden muokkaaminen” on artikkelissa, Lisää yksi tai useita tietueita tietokantaan.

Salli arvoluettelon muokkaaminen

Haku-välilehti

Kyllä/Ei

Ottaa Luettelon kohteiden muokkaaminen -komennon käyttöön tai poistaa sen käytöstä arvoluetteloja muttei hakukenttiä varten. Jotta voit ottaa tämän komennon käyttöön hakukentissä, kirjoita kelvollinen lomakkeen nimi Luettelon kohtien muokkauslomake -ominaisuuteen. Salli arvoluettelon muokkaaminen -komento tulee näkyviin pikavalikkoon, joka avataan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella luetteloruutu- tai yhdistelmäruutuohjausobjektia. Kun suoritat komennon, Luettelon kohteiden muokkaaminen -valintaikkuna tulee näkyviin. Voit vaihtoehtoisesti määrittää lomakkeen nimen Luettelon kohtien muokkauslomake -ominaisuusruudussa, minkä jälkeen Access avaa tämän lomakkeen valintaikkunan sijasta.

Voit suorittaa Luettelon kohteiden muokkaaminen -komennon lomakkeissa olevista luetteloruutu- ja yhdistelmäruutuohjausobjekteista sekä taulukoissa ja kyselyn tuloksissa olevista yhdistelmäruutuohjausobjekteista. Lomakkeet on avattava rakennenäkymässä tai selausnäkymässä, ja taulukot ja kyselyjen tulosjoukot on määritettävä avautumaan taulukkonäkymässä.

Luettelon kohtien muokkauslomake

Haku-välilehti

Tietojen syöttölo-
makkeen nimi

Jos määrität taulukon tähän ominaisuuteen tietojen syöttölomakkeen nimen, lomake avautuu, kun käyttäjä suorittaa Luettelon kohteiden muokkaaminen -komennon. Muussa tapauksessa Luettelon kohteiden muokkaaminen -valintaikkuna tulee näkyviin, kun käyttäjät suorittavat komennon.

Lisätietoja tietokannan taulukoiden suunnittelemisesta ja ominaisuuksien määrittämisestä on seuraavissa artikkeleissa.

  • Tietokannan suunnittelun perusteet kerrotaan peruskäsitteet, kuten tietokannan suunnitteleminen suunnittelet tiedot ja normalisointi – taulukoiden tietojen jakaminen ja poistamisesta tarpeettomat tiedot.

  • Tietokannan taulukoiden luominen kerrotaan, miten taulukoiden luominen, lisätä perusavaimia (kenttiä, jotka yksilöivät kunkin rivin tai taulukon tietueen) ja tietotyypit ja taulukon ominaisuuksien määrittäminen.

Sivun alkuun

Tietojen päivittäminen lomakkeen avulla

Voit päivittää pienen tietomäärän lomakkeen avulla. Tässä tapauksessa "pieni määrä" tarkoittaa mitä tahansa määrää tietueita, jotka haluat päivittää manuaalisesti. Lomakkeiden avulla voit muokata ja päivittää pieniä tietomääriä helposti, nopeasti ja tarkasti.

Miten käyttää lomakkeen tietojen muokkaaminen määräytyy lomakkeen rakennetta. Lomakkeissa voi olla useita ohjausobjekteja , kuten luetteloita, tekstiruudut, painikkeita ja taulukkonäkymissä , Excel-laskentataulukot näköisiä ruudukoita. Puolestaan eri lomakkeen ohjausobjektien lukee tietoja tai kirjoittaa tietoja pohjana olevan taulukon kentän. Mitä teet tietyllä ohjausobjektilla riippuu pohjana olevan taulukon kentän mitä tahansa kentän ominaisuuksien määrittäminen tietotyyppi ja mahdollisesti useita ominaisuuksia, jotka tietokannan suunnittelija kunkin ohjausobjektin. Lisätietoja tietotyyppien ja kenttäominaisuuksien vaikutus tieto on tämän artikkelin kohdassa miten tietotyypit vaikuttavat siihen, miten tiedot ja miten taulukon kenttäominaisuuksien vaikuttavat siihen, miten tiedot.

Seuraavissa osissa kuvataan, kuinka useimpia tietojen syöttöohjausobjekteja käytetään. Jos sinulla on tiettyä tietokantaa koskevia kysymyksiä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan tai tietokannan suunnittelijaan.

Tekstin lisääminen muokkausruutuun tai muokkausruudun tekstin muokkaaminen

Accessissa on yksi tekstiohjausobjekti, jota voi käyttää teksti- ja memo-kentissä. Yleensä ohjausobjektin koon avulla voi päätellä, onko pohjana oleva kenttä teksti- vai memo-kenttä, sillä ohjausobjektin koko vastaa pohjana olevan taulukon kentän kokoa. Jos esimerkiksi sidot ohjausobjektin tekstikenttään, joka hyväksyy enintään 50 merkkiä, ohjausobjektin koko määritetään vastaavasti. Jos taas liität ohjausobjektin memo-kenttään, voit muuttaa ohjausobjektin kokoa näyttämään yhden tekstikappaleen tai kaksi tekstikappaletta tekstiä vierittämättä.

Voit lisäksi määrittää memo-kentän tukemaan RTF-muotoilua. Tällöin voit käyttää tekstissä eri fontteja, kokoja, tyylejä ja värejä.

Muokkausruudun tekstin muokkaaminen

  • Sijoita kohdistin muokkausruutuun ja muuta tietoja. Muista, että teksti- ja memo-kenttien luvuilla ei voi suorittaa laskutoimituksia.

RTF-muotoilujen käyttäminen

Huomautus: Noudatat ohjeita vain, kun tekstikehys on sidottu Memo-kentän. Katso tämän artikkelin taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminenvaiheet.

  1. Valitse Memo-kenttä, kun taulukko on avoinna taulukkonäkymässä. Yleensä kannattaa etsiä esimerkiksi Huomautukset-, Muistiinpanot- tai Kuvaus-nimistä kenttää.

  2. Aloitus -välilehden Fontti -ryhmän painikkeet ja valikot Muotoile käyttämällä teksti.

    Voit esimerkiksi käyttää eri fontteja ja fonttikokoja, lihavoida ja kursivoida tekstin ja muuttaa värejä.

Sivun alkuun

Tietojen päivittäminen taulukon avulla

Voit muuttaa tietoja suoraan taulukkonäkymässä (Excelin laskentataulukkoa muistuttavassa rivien ja sarakkeiden ruudukossa). Voit muuttaa tietoja taulukkonäkymiä näyttävissä taulukoissa, kyselyjen tulosjoukoissa ja lomakkeissa.

Tyypillisesti taulukoita käytetään, kun muutettavien tietueiden määrä on pieni tai esimerkiksi ainoastaan yhden tietueen osa. Jos osaat käyttää Exceliä, taulukoiden käyttäminen on suhteellisen helppoa, ja voit tehdä muutoksia ilman yksityiskohtaisia tietoja Accessista eikä sinun esimerkiksi tarvitse osata luoda ja suorittaa kyselyjä.

Seuraavat asiat kannattaa pitää mielessä:

  • Muutoksia ei tarvitse tallentaa erikseen. Access tallentaa muutokset taulukkoon, kun siirrät kohdistimen saman rivin toiseen kenttään tai kun siirrät osoittimen toiselle riville.

  • Oletusarvon mukaan Accessin tietokannan kentät pitäisi määrittää hyväksymään tietyntyyppisiä tietoja, esimerkiksi tekstiä tai numeroita. Voit syöttää ainoastaan kentän hyväksymää tyyppiä olevia tietoja. Jos kirjoitat kenttään muunlaisia tietoja, näyttöön tulee virhesanoma.

  • Kentässä saattaa olla syöttörajoite. Syöttörajoite on literaali- ja paikkamerkkimerkkien yhdistelmä, joka pakottaa sinut syöttämään tiedot tietyssä muodossa. Esimerkiksi postinumeron syöttörajoite saattaa edellyttää ranskalaisen muodon mukaisia tietoja, kun taas puhelinnumeron syöttörajoite saattaa edellyttää tietojen syöttämistä saksalaisessa muodossa.

    Lisätietoja syöttörajoitteista on artikkelissa tietojen muotoileminen rivejä ja sarakkeita.

  • Useimpiin kenttiin, liitteitä ja moniarvoisia kenttiä lukuun ottamatta, voi syöttää ainoastaan yhden arvon. Jos et tiedä, hyväksyykö kenttä liitteet, ota yhteys tietokannan suunnittelijaan tai järjestelmävalvojaan. Moniarvoinen kenttä on helppo tunnistaa, sillä Access tuo näkyviin valintaruudun luettelon kunkin luettelon kohdan viereen.

Taulukon tietojen muuttaminen

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa muutettavat tiedot sisältävää taulukkoa tai kyselyä.

    Oletusarvon mukaan Access avaa taulukon tai kyselyn taulukkonäkymässä, Excelin laskentataulukkoa muistuttavassa ruudukossa.

  2. Napsauta ensimmäistä muutettavaa kenttää tai sijoita kohdistus siihen muuten ja muokkaa tietoja.

  3. Voit siirtyä seuraavaan kenttään painamalla SARKAINTA, käyttämällä nuolinäppäimiä tai napsauttamalla seuraavaa kenttää.

    Kun painat SARKAINNÄPPÄINTÄ, Access määrittää oletusarvon mukaan Windowsin aluekohtaisten asetusten perusteella, siirtyykö kohdistin vasemmalle vai oikealle. Jos tietokone on määritetty käyttämään vasemmalta oikealle luettavaa kieltä, kohdistin siirtyy oikealle, kun painat SARKAINNÄPPÄINTÄ. Jos tietokone on määritetty käyttämään oikealta vasemmalle luettavaa kieltä, kohdistin siirtyy vasemmalle.

RTF-muotoilun käyttäminen memo-kentän tietoihin

  1. Valitse memo-kenttä, kun taulukko tai kysely on avoinna taulukkonäkymässä.

    Yleensä voit etsiä kentän nimi ”kommentteja”, ”muistiinpanoja” tai ”kuvaus”. Jos et löydä Memo-kentän, kohdassa taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminen, tämän artikkelin ohjeita.

  2. Aloitus -välilehden Fontti -ryhmän painikkeet ja valikot Muotoile käyttämällä teksti.

    Voit esimerkiksi käyttää eri fontteja ja fonttikokoja, lihavoida ja kursivoida tekstin ja muuttaa värejä.

Sivun alkuun

Päivityskyselyn käyttäminen aiemmin luotujen tietojen muuttamiseen

Voit käyttää päivityskyselyjä tietueiden osien (ei kaikkien) lisäämiseen, muuttamiseen tai poistamiseen. Voit ajatella päivityskyselyjen olevan Etsi ja korvaa -valintaikkunan tehokas versio. Voit antaa ehdot (tämä vastaa etsittävää merkkijonoa) ja päivitysehdot (tämä vastaa korvaavaa merkkijonoa). Toisin kuin valintaikkunassa, päivityskyselyssä voi käyttää useita ehtoja, sen avulla voi päivittää suuren määrän tietueita yhdellä toiminnolla ja sen avulla voi muuttaa useissa taulukoissa olevia tietueita.

Muista, että päivityskyselyjen avulla ei voi lisätä kokonaisia tietueita. Voit tehdä sen liittämiskyselyn avulla.

Lisätietoja on artikkelissa tietueiden lisääminen taulukkoon liittämiskyselyn avulla.

Huomautus: Turvallisin tapa käyttää päivityskyselyä on ensin luoda valintakysely, joka kokeilee käyttämäsi valintaehdot. Oletetaan esimerkiksi, että haluat päivittää joukon Kyllä/Ei-kenttiä arvosta Ei arvoksi Kyllä tietyn asiakkaan osalta. Voit tehdä tämän lisäämällä ehtoja valintakyselyyn, kunnes se palauttaa kaikki kyseisen asiakkaan haluamasi Ei-tietueet. Kun olet varma, että sinulla on oikeat tietueet, voit muuntaa valintakyselyn päivityskyselyksi, syöttää päivitysehdot ja suorittaa sitten kyselyn valittujen arvojen päivittämiseksi. Tämän osan ohjeissa kuvataan, kuinka voit luoda valintakyselyn ja sitten muuntaa sen päivityskyselyksi.

Hakukyselyn luominen

  1. Avaa päivitettävät tietueet sisältävä tietokanta.

  2. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Kyselyn rakennenäkymä avautuu, Rakenne-välilehti tulee näkyviin ja Näytä taulukko -valintaikkuna tulee näkyviin.

  3. Valitse päivitettävät tietueet sisältävät taulukot, valitse Lisää ja valitse sitten Sulje.

    Taulukot tulevat näkyviin kyselyn rakenneruudukon yläosaan ikkunoina, joissa luetellaan kunkin taulukon kentät. Seuraavassa kuvassa on kyselyn suunnittelunäyttö ja tyypillinen taulukko.

    Taulukko käytettäessä kyselyn suunnittelutyökalua

  4. Kaksoisnapsauta kenttiä, jotka haluat päivittää. Valitut kentät tulevat näkyviin kyselyn rakennenäkymän alaosan Kenttä-riville.

    Voit lisätä alaosaan yhden taulukon kentän saraketta kohti tai voit lisätä taulukon kaikki kentät nopeasti kaksoisnapsauttamalla taulukon kenttäluettelon yläpuolella olevaa tähteä (*). Seuraavassa kuvassa on kyselyn suunnittelunäyttö, johon on lisätty kaikki kentät.

    Kysely, jossa kaikki taulukon kentät on lisätty

  5. Voit myös antaa ehtoja rakenneruudukon Ehto-riville. Seuraavassa taulukossa luetellaan joitakin ehtoja ja kuvataan niiden vaikutus kyselyyn.

Ehdot:

Vaikutus

> 234

Palauttaa kaikki luvut, jotka ovat suurempia kuin 234. Jos haluat esiin luvut, jotka ovat pienempiä kuin 234, kirjoita < 234.

>= "Nieminen"

Palauttaa kaikki tietueet nimestä Nieminen alkaen aakkosten loppuun.

Between #02.02.06# And #01.12.06#

Palauttaa päivämäärät ajalta 2.2. 06 - 1.12. 06 (ANSI-89). Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä yksittäisiä lainausmerkkejä (') ristikkomerkin sijasta. Esimerkki: Between '02.02.2006' And '12.1.2006'

Not "Saksa"

Etsii kaikki ne tietueet, joiden tarkka sisältö ei ole tarkalleen "Saksa". Ehto palauttaa kaikki ne tietueet, joissa on merkkejä sanan "Saksa" lisäksi, esimerkiksi "Saksa (euro)" tai "Eurooppa (Saksa)".

Not "T*"

Etsii kaikki tietueet paitsi T-kirjaimella alkavat. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkistöä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden sijasta.

Not "*t"

Etsii kaikki ne tietueet, jotka eivät pääty t-kirjaimeen. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden (*) sijasta.

In(Kanada,UK)

Etsii luettelosta kaikki tietueet, joissa on sana Kanada tai UK.

Like "[A-D]*"

Etsii tekstikentästä kaikki tietueet, jotka alkavat kirjaimilla A - D. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkistöä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden sijasta.

Like "*ar*"

Etsii kaikki tietueet paitsi ne, jotka sisältävät merkkijonon"ar". Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkistöä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden sijasta.

Like "Maison Dewe?"

Etsii kaikki tietueet, jotka alkavat sanalla "Maison" ja sisältävät viisikirjaimisen toisen merkkijonon, jonka neljä ensimmäistä kirjainta ovat "Dewe" ja viimeinen kirjain on tuntematon. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkistöä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden sijasta.

#02.02.06#

Etsii kaikki tietueet päivämäärälle 02.02.2006. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkistöä, kirjoita päivämäärän ympärille yksinkertaiset lainausmerkit ristikkomerkkien sijasta ('02.02.2006').

< Date( )- 30

Palauttaa kaikki yli 30 päivän ikäiset tietueet.

Date( )

Palauttaa kaikki nykyisen päivämäärän sisältävät tietueet.

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))

Palauttaa kaikki nykyisen päivämäärän ja kolmen kuukauden väliset tietueet.

Is Null

Palauttaa kaikki tietueet, jotka sisältävät Null-arvon (tyhjä tai määrittämätön arvo).

Ei ole Null

Palauttaa kaikki tietueet, jotka sisältävät arvon.

""

Palauttaa kaikki tietueet, jotka sisältävät nollan pituisen merkkijonon. Käytä nollan pituisia merkkijonoja, kun haluat lisätä arvon pakolliseen kenttään, mutta et vielä tiedä, mikä kyseinen arvo on. Kenttä saattaa esimerkiksi vaatia faksinumeron, mutta joillakin asiakkailla ei ole faksilaitetta. Kirjoita tässä tapauksessa kahdet lainausmerkit ilman välilyöntiä ("") numeron sijasta.

  1. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Varmista, että kysely palauttaa vain ne tietueet, jotka haluat päivittää. Voit poistaa kentät, joita et tarvitse, valitsemalla ne ja painamalla DEL-näppäintä, voit lisätä rakenneruudukkoon lisää kenttiä vetämällä ne ja voit muuttaa ehtoja, kunnes olet tyytyväinen kyselyn tuloksiin.

  2. Siirry seuraaviin vaiheisiin.

Tietueiden päivittäminen

  1. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Päivitä.

    Tämä muuttaa valintakyselyn päivityskyselyksi. Access lisää Päivitä-rivin kyselyn rakennenäkymän alaosaan.

    Päivityskysely, jossa on yksi päivitysehto

  2. Etsi muutettavat tiedot sisältävä kenttä ja kirjoita lauseke (joka muuttaa tiedot) kyseisen kentän Päivitä-riville.

    Seuraavassa taulukossa on joitakin lauseita sekä esimerkkejä siitä, kuinka ne muuttavat tietoja.

Lauseke

Tulos:

"Myyjä"

Muuttaa tekstikentän tekstiarvoksi Myyjä.

#10.08.06#

Muuttaa Pvm./klo-kentän päivämääräarvoksi 10.08.06.

Kyllä

Muuttaa Kyllä/Ei-kentässä Ei-arvon Kyllä-arvoksi.

"ON" & [OsaNumero]

Lisää kirjaimet "ON" kunkin määritetyn osanumeron eteen.

[Yksikköhinta] * [Määrä]

Kertoo Yksikköhinta- ja Määrä-kenttien arvot toisillaan.

[Rahti] * 1,5

Suurentaa Rahti-nimisen kentän arvoa 50 prosenttia.

DSum("[Määrä] * Yksikköhinta]",
"Tilaustiedot", "[Tuotetunnus]=" & [Tuotetunnus])

Jos nykyisen taulukon Tuotetunnus-arvot vastaavat Tilaustiedot-taulukon Tuotetunnus-arvoa, lause päivittää myynnin kokonaismäärät kertomalla Määrä-nimisen kentän arvot Yksikköhinta-kentän arvoilla.

Right([Postinumero], 5)

Poistaa teksti- tai numeromerkkijonon vasemmanpuoleiset merkit ja jättää viisi oikeanpuoleista merkkiä.

IIf(IsNull([Yksikköhinta]), 0, [Yksikköhinta])

Muuttaa Null-arvon (tuntematon tai määrittämätön) nollaksi (0) Yksikköhinta-kentässä.

  1. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Näyttöön tulee ilmoitussanoma. Sanoma näkyy seuraavassa kuvassa:

    Päivityskyselyn ilmoitussanoma

  2. Suorita kysely valitsemalla Kyllä.

    Huomautus: Voit poistaa käytöstä viestejä. Kiellä, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , Access-asetukset, valitse Lisäasetuksetja Vahvista-kohdassa Poista Muutoskyselyt -valintaruudun valinta.

  3. Näet päivityskyselyn tulokset valitsemalla joko Aloitus-välilehden tai Rakenne-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitsemalla sitten Taulukkonäkymä. Voit myös napsauttaa Accessin tilarivillä olevaa Taulukkonäkymä-painiketta.

    Huomautus: Kun suoritat kyselyn, saatat havaita, että jotkin kentät puuttuvat tulosjoukosta. Jos kysely sisältää kenttiä, joita et päivitä, oletusarvo on, että Access poistaa nämä kentät. Voit esimerkiksi sisällyttää tunnuskentät kahdesta taulukosta, jotta voit varmistua, että kysely palauttaa oikeat tietueet ja käsittelee niitä. Jos et päivitä näitä tunnuskenttiä, Access poistaa ne.

Sivun alkuun

Tietueiden lisääminen taulukoihin liittämiskyselyn avulla

Yksi yleisimmistä tavoista käyttää liittämiskyselyä on lisätä tietueiden ryhmä yhdestä tai useasta lähdetietokannan taulukosta kohdetietokannan yhteen tai useaan taulukkoon. Yrityksesi voi esimerkiksi saada uusia asiakkaita ja uuden tietokannan, joka sisältää taulukon heidän tiedoistaan. Vältyt uusien tietojen manuaaliselta syöttämiseltä, kun liität sen tietokannassasi olevaan sopivaan taulukkoon tai taulukoihin. Liittämiskyselyn avulla voit myös

  • liittää tietueita ehtojen perusteella. Voit esimerkiksi liittää vain niiden asiakkaiden nimet ja osoitteet, joiden tilaukset ovat toimittamatta.

  • Liittää tietueet, kun joitakin taulukon kenttiä ei ole toisessa taulukossa. Oletetaan esimerkiksi, että Asiakkaat-taulukossa on 11 kenttää ja toisen tietokannan Asiakkaat-taulukko vastaa yhdeksää näistä yhdestätoista kentästä. Voit käyttää liittämiskyselyä pelkästään vastaavien kenttien tietojen lisäämiseen ja ohittaa muut kentät.

Liittämiskyselyn, jonka avulla tietoja liitetään tietokannasta toiseen, luonti tapahtuu pääpiirteissään seuraavasti:

  • Avaa lähdetietokanta (tietokanta, joka sisältää tietueet, jotka haluat liittää) ja luo hakukysely, joka palauttaa vain ne tietueet, jotka haluat liittää.

  • Muunna hakukysely liittämiskyselyksi.

  • Lisää kohdetaulukot ja -kentät liittämiskyselyyn. Jos liität tietueita toiseen tietokantaan, avaa ensin kyseinen tietokanta ja valitse sitten taulukot.

  • Liitä tietueet suorittamalla kysely.

Huomautus: Varmuuskopioi tiedot, ennen kuin aloitat. Jos teet virheen, voit poistaa liitetyt tietueet kohdetaulukosta, mutta suuren tietuemäärän poistaminen manuaalisesti saattaa kestää kauan. Virheiden korjaaminen voi kuitenkin olla nopeampaa, jos käytettävissä on varmuuskopio.

Valintakyselyn luominen

  1. Avaa lähdetietokanta, siis liitettävät tietueet sisältävä tietokanta.

  2. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Kyselyn rakenneruudukko avautuu, ja näyttöön tulee Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Valitse liitettävät tietueet sisältävä taulukko, valitse Lisää ja valitse sitten Sulje.

    Taulukko tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukon yläosassa näkyvänä ikkunana. Ikkunassa on lueteltu kaikki taulukon sisältämät kentät. Seuraavassa kuvassa on tyypillinen taulukko kyselyn suunnittelunäytössä.

    Taulukko käytettäessä kyselyn suunnittelutyökalua

  4. Vedä kentät, jotka haluat liittää taulukosta, kyselyn rakenneruudukon alaosassa olevalle Kenttä-riville.

    Voit lisätä kuhunkin alaosan sarakkeeseen yhden taulukon kentän. Voit lisätä taulukon kaikki kentät nopeasti napsauttamalla taulukon kenttäluettelon yläpuolella olevaa tähteä (*). Seuraavassa kuvassa on kyselyn suunnittelunäyttö, johon on lisätty useita taulukon kenttiä:

    Kolme kenttää sisältävä kysely rakenneruudukossa

    Seuraavassa kuvassa on suunnittelunäyttö, johon on lisätty kaikki kentät:

    Kysely, joka sisältää kaikki taulukon kentät.

  5. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Varmista, että kysely palauttaa tietueet, jotka haluat liittää. Voit poistaa tarpeettomat kentät poistamalla Näytä-valintaruudun valinnan tai painamalla DEL-näppäintä. Voit myös vetää rakenneruudukkoon lisää kenttiä, kunnes olet tyytyväinen kyselyn tuloksiin.

  6. Siirry seuraaviin vaiheisiin.

Kyselyn muuntaminen liittämiskyselyksi

  1. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

    Näyttöön tulee Liittämiskysely-valintaikkuna.

  2. Voit tässä vaiheessa liittää taulukosta tietueita toiseen saman tietokannan taulukkoon tai liittää tietueita toisen tietokannan taulukkoon.

    • Tietueiden liittäminen saman tietokannan taulukkoon

      1. Valitse Liittämiskysely-valintaikkunassa Avoinna oleva tietokanta (jos sitä ei vielä ole valittu) ja valitse sitten kohdetietokanta Taulukon nimi -luettelosta.

      2. Valitse OK.

        Edellisen osan vaiheessa 4 lisäsit osan lähdetaulukon kentistä tai kaikki lähdetaulukon kentät kyselyn rakenneruudukkoon. Jos lisäsit koko taulukon, Access lisää koko kohdetaulukon Liitä-riville seuraavasti:

        Kaikki kahden taulukon kentät sisältävä liittämiskysely

        TAI

        Jos lisäsit edellisen osan vaiheessa 4 yksittäisiä kenttiä ja lähde- ja kohdetaulukon kenttien nimet vastaavat toisiaan, Access lisää automaattisesti kohdekenttien nimet Liitä-riville seuraavasti:

        Liittämiskysely, joka sisältää vastaavat kentät

        TAI

        Jos lisäsit yksittäisiä kenttiä ja joidenkin tai minkään lähde- ja kohdetaulukon kenttien nimet eivät vastaa toisiaan, Access jättää Liitä-rivillä olevat kyseiset kentät tyhjiksi. Napsauta kutakin tyhjää kenttää ja valitse haluamasi lähdekenttä luettelosta seuraavasti:

        Kohdekenttien valitseminen liittämiskyselyä varten

      3. Voit esikatsella tekemiäsi muutoksia valitsemalla Näytä.

      4. Palaa rakennenäkymään ja liitä tietueet valitsemalla Suorita.

    • Tietueiden liittäminen toisen tietokannan taulukkoon

      1. Valitse Liittämiskysely-valintaikkunassa Muu tietokanta.

      2. Kirjoita Tiedostonimi-kenttään kohdetietokannan nimi ja sijainti.

      3. Kirjoita Taulukon nimi -kenttään kohdetaulukon nimi ja valitse sitten OK.

        TAI

        Valitse Selaa ja etsi kohdetietokanta toisen Liitä-valintaikkunan avulla. Valitse OK, kun olet löytänyt ja valinnut kohdetietokannan. Tämä sulkee toisen valintaikkunan. Kirjoita ensimmäisen valintaikkunan Taulukon nimi -kenttään kohdetaulukon nimi ja valitse sitten OK.

        Kirjoita kohdetaulukon nimi ja sulje sitten ensimmäinen Liittämiskysely-valintaikkuna valitsemalla OK.

        Edellisen osan vaiheessa 4 lisäsit osan lähdetaulukon kentistä tai kaikki lähdetaulukon kentät kyselyn rakenneruudukon Kenttä-riville. Jos lisäsit koko taulukon, Access lisää koko kohdetaulukon Liitä-riville seuraavasti:

        Kaikki kahden taulukon kentät sisältävä liittämiskysely

        TAI

        Jos lisäsit yksittäisiä kenttiä vaiheessa 4 ja lähde- ja kohdetaulukon kenttien nimet vastaavat toisiaan, Access lisää automaattisesti kohdekenttien nimet Liitä-riville seuraavasti:

        Liittämiskysely, joka sisältää vastaavat kentät

        TAI

        Jos lisäsit yksittäisiä kenttiä ja joidenkin tai minkään lähde- ja kohdetaulukon kenttien nimet eivät vastaa toisiaan, Access jättää Liitä-rivillä olevat kyseiset kentät tyhjiksi. Napsauta kutakin tyhjää kenttää ja valitse haluamasi kohdekenttä luettelosta seuraavasti:

        Kohdekenttien valitseminen liittämiskyselyä varten

      4. Voit esikatsella tekemiäsi muutoksia valitsemalla Näytä.

      5. Siirry rakennenäkymään ja liitä tietueet valitsemalla Suorita.

Sivun alkuun

Tietueiden päivittäminen Tietojen kerääminen -toiminnon avulla

Office Access 2007 sisältää uuden Tietojen kerääminen -toiminnon. Voit luoda tietojen syöttölomakkeen Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksessa, kerätä tietoja ja tallentaa nämä tiedot Access-tietokantaan. Tietojen kerääminen -toiminnon käyttämisen kuvaaminen ei kuulu tämän artikkelin piiriin.

Lisätietoja tietojen kerääminen on artikkelissa liittyvä tietojen kerääminen sähköpostiviestien avulla.

Sivun alkuun

Tietojen muuttaminen Etsi ja korvaa -valintaikkunan avulla

Myös Etsi ja korvaa -valintaikkunassa voit muuttaa kätevästi pieniä tietomääriä. Tämän valintaikkunan käyttämisen kuvaaminen ei kuulu tämän artikkelin piiriin.

Tietoja-valintaikkunassa on artikkelissa Etsi ja korvaa-valintaikkunan avulla voit muuttaa tietoja.

Sivun alkuun

Perusavainten ja viiteavainten arvojen muuttaminen johdannaispäivitysten avulla

Saatat joskus joutua päivittämään perusavaimen arvon. Jos käytät tätä perusavainta viiteavaimena, voit automaattisesti päivittää muutoksesi viiteavaimen kaikkien aliesiintyminen avulla.

Perusavain on arvo, joka osoittaa tietokannan taulukon kunkin rivin (tietueen) yksilöllisesti. Viiteavain on sarake, joka vastaa perusavainta. Tyypillisesti viiteavaimet sijaitsevat muissa taulukoissa, ja niiden avulla voidaan luoda yhteys (linkki) taulukoissa olevien tietojen välille.

Oletetaan, että käytät perusavaimena tuotteen tunnusnumeroa. Yksi tunnusnumero yksilöi yhden tuotteen. Tätä tunnusnumeroa käytetään myös tilaustietojen taulukon viiteavaimena. Tällä tavoin voit esittää kaikki tilaukset, joihin kukin tuote liittyy, sillä kun joku tekee tuotetta koskevan tilauksen, tunnuksesta tulee tilauksen osa.

Joskus nämä tunnusnumerot (tai muuntyyppiset perusavaimet) muuttuvat. Kun tämä tapahtuu, voit muuttaa perusavaimen arvoa ja saada sen muuttumaan automaattisesti kaikissa yhteydessä olevissa alitietueissa. Tämä toiminta otetaan käyttöön ottamalla kahden taulukon välille käyttöön viite-eheys ja johdannaispäivitykset.

Seuraavat asiat kannattaa pitää mielessä:

  • Voit ottaa johdannaispäivitykset käyttöön ainoastaan Teksti- tai Numero-tietotyypeiksi määritetyille perusavaimille. Johdannaispäivityksiä ei voi ottaa käyttöön kentille, joiden tietotyypiksi on määritetty Laskuri.

  • Voit ottaa johdannaispäivitykset käyttöön ainoastaan, jos taulukoiden välille on määritetty yksi-moneen-yhteys.

Seuraavassa kerrotaan, kuinka yhteys luodaan ja kuinka yhteydelle otetaan käyttöön johdannaispäivitykset.

Yhteyden luominen

  1. Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmässä Yhteydet.

  2. Valitse Rakenne-välilehden Yhteydet-ryhmässä Näytä taulukko.

    Näyttöön tulee Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Jos Taulukot-välilehti ei ole valittuna, valitse se, valitse taulukot, joita haluat muuttaa, valitse Lisää ja valitse sitten Sulje.

    Paina VAIHTONÄPPÄINTÄ, jos haluat valita useita taulukoita, tai lisää taulukot yksitellen. Valitse vain yhteyden "yksi"- ja "monta"-puolella olevat taulukot.

  4. Vedä Yhteydet-ikkunassa perusavain yhteyden "yksi"-puolella olevasta taulukosta ja pudota se yhteyden "monta"-puolella olevan taulukon Viiteavain-kenttään.

    Näyttöön tulee Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna. Valintaikkuna näkyy seuraavassa kuvassa:

    Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna

  5. Valitse Säilytä viite-eheys -valintaruutu ja valitse Luo.

  6. Siirry seuraaviin vaiheisiin.

Johdannaispäivitysten ottaminen käyttöön perusavaimissa

  1. Jos et noudattanut edellä olevia vaiheittaisia ohjeita, avaa muutettavan yhteyden sisältävä tietokanta.

  2. Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmässä Yhteydet.

    Näyttöön tulee Yhteydet-ikkuna, ja tietokannan taulukoiden väliset yhteydet näkyvät siinä yhdysviivoina. Seuraavassa kuvassa on tyypillinen yhteys:

    Kahden taulukon välinen yhteys

  3. Napsauta pää- ja alitaulukon välistä yhdistävää viivaa ja valitse Muokkaa yhteyksiä.

    Näyttöön tulee Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna. Valintaikkuna näkyy seuraavassa kuvassa:

    Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna, jossa näkyy olemassa oleva yhteys

  4. Valitse Kenttien johdannaispäivitys, varmista, että Säilytä viite-eheys -valintaruutu on valittuna, ja valitse sitten OK.

Seuraavissa artikkeleissa on lisätietoja yhteyksien luomisesta:

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×