Tietojen visualisointikaavioiden luominen

Haluatko luoda Excel-työkirjasta automaattisesti yksityiskohtaisen ja viimeistellyn Visio-vuokaavion? Se onnistuu tietojen visualisoinnin malleilla. Jokaiseen malliin on yhdistetty Excel-työkirja, jonka avulla prosessitiedot muunnetaan vuokaavioksi Visiossa. Voit myös saada oman mukautetun Excel-mallin, määrittää linkitykset seuraavassa vaiheissa ja luoda kaavion automaattisesti. Vuokaavion luomisen jälkeen rivejä voi lisätä, muokata tai poistaa Excelissä. Sen jälkeen kaavion voi päivittää Vision kautta. Excelissä voi jopa lisätä tietosarakkeita, jotka muunnetaan Visiossa muodon tiedoiksi. Tietojen visualisointia tuetaan Visio Pro for Office 365:ssä.

Tietojen visualisoinnin yleiskatsaus

Tietojen visualisoinnin mallit ovat käytettävissä vain Visio Pro for Office 365:n kanssa Nykyinen versio -kanavalla. Jos et ole varma, mikä Visio-versio sinulla on, valitse Tiedosto > Tili > Tietoja Visiosta. Katso Visio Pro for Office 365, jos haluat lisätietoja Vision tilausversiosta.

Jos et näe tietojen visualisoinnin malleja tai jos sinulla on muita aloittamista koskevia kysymyksiä, käy Tietojen visualisoinnin usein kysyttyjen kysymysten sivulla.

Huomautus: Sinulla on oltava Office 365 -tilaus, jotta voit käyttää tätä toimintoa. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio. Jos olet Office 365:n päivitysprosessin hallinnasta vastaava IT-ammattilainen, saat kanavajulkaisusivulta tietoja siitä, mitä päivityksiä eri kanavilta on saatavissa.

Tämän artikkelin sisältö

Tietojen visualisointikaavion luominen

Alkuvalmistelut

Kerää ideasi ja työstä niistä luonnos paperilla tai käsinkirjoituksella. Tämän raakaluonnoksen avulla pääsen nopeasti alkuun ja suoriudut seuraavista vaiheista jouhevasti.

Kun luot tietojen visualisointikaaviota, voit käyttää samanaikaisesti Exceliä ja Visiota. Voi olla helpointa käyttää kahta Windows-laitteen ikkunaa tai usean näytön ympäristöä. Vertailemalla työtäsi visuaalisesti Excelissä ja Visiossa saat varmuuden, että olet tekemässä juuri sitä, mitä haluat.

Vaihe 1: Tietojen visualisointimallin luominen

  1. Avaa Visio tai valitse Tiedosto > Uusi, jos muokkaat kaaviota.

  2. Valitse MALLIT.

    MALLIT-komento
  3. Valitse Vuokaavio.

    Vuokaavio-komento
  4. Valitse Perusvuokaavio – tietojen visualisointi tai Toimintojen välinen vuokaavio – tietojen visualisointi.

    Tietojen visualisointimallit

    Tietojen visualisointimallin vasemmassa yläkulmassa on Excel-kuvake.

Lisätietoja vuokaavioista ja niiden muodoista saat artikkeleista Perusvuokaavion luominen ja Toimintojen välisen vuokaavion luominen.

Vaihe 2: Excel-työkirjan luominen

  1. Valitse mallin esikatselussa Excel-tietomalli.

    Excel-tietomallin linkin valitseminen

    Huomautus: jos haluat käyttää tässä artikkelissa viitteenä käytettyjä samoja Excel-esimerkkimalleja, voit ladata ne seuraavien linkkien kautta:

  2. Valitse Tiedosto > Tallenna, määritä tietokone, verkkopalvelin tai SharePoint-tiedostokirjasto, kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten Tallenna.

  3. Lisää uusi laskentataulukko valitsemalla työkirjan alareunassa Uusi taulukko Uusi taulukko -painike .

  4. Luo Excel-taulukko. Lisätietoja Excel-taulukoiden käyttämisestä on artikkeleissa Yleistä Excel-taulukoista, Excel-taulukon luominen tai poistaminen ja Taulukon koon muuttaminen lisäämällä tai poistamalla rivejä ja sarakkeita.

  5. Lisää taulukkoon sarakkeita ja rivejä, joita käytetään Visio-kaavion luomiseen. Excel-taulukon sarakeotsikoille ja arvoille on erityisvaatimuksia. Käytä Excelin sarakkeiden keskustelu Visio-vuokaavion osien kanssa -osaa visuaalisena oppaana.

Vaihe 3: Muiden muodon tietojen lisääminen Excel-taulukkoon (valinnainen)

  1. Tutustu Excel-mallin prosessikarttaan. Excel-taulukon sarakkeet ovat sinisiä ja vihreitä. Väri kertoo visuaalisesti sarakkeiden välisistä eroista.

    Sinisten sarakkeiden avulla luodaan vuokaavio Visio-kaavioon. Kaikki sarakkeet lisätään myös muodon tietoihin.

  2. Jos haluat lisätä muita muodon tietoja, lisää yksi tai useampi sarake Excel-taulukkoosi.

    Vihreät sarakkeet sisältävät muita muodon tietoja, joita voit lisätä kuhunkin muotoon. Voit lisätä taulukkoon haluamasi määrän lisäsarakkeita. Oletusarvon mukaan nämä tiedot eivät näy kaaviossa, ellet lisää tietokuvia. Voit katsella muodon tietoja Visio-kaaviossa valitsemalla Tiedot > Muodon tiedot -ikkuna. Lisätietoja muodon tiedoista ja tietokuvista saat artikkelista Tietojen lisääminen muotoihin ja Tietokuvien yleiskatsaus.

Vaihe 4: Ohjattu Visio-kaavion luominen

  1. Palaa Visioon, valitse mallin esikatselussa mittayksikkösi ja valitse sitten Luo.

  2. Toimi ohjatun Kaavion luominen tiedoista -toiminnon ensimmäisellä sivulla seuraavasti:

    1. Valitse kohdasta Minkä kaavion haluat luoda tiedoista? jokin malli: Perusvuokaavio, Toimintojen välinen vuokaavio (vaakasuuntainen) tai Toimintojen välinen vuokaavio (pystysuuntainen).

    2. Valitse Valitse Excel-työkirja -kohdan viimeksi käytettyjen työkirjojen luettelosta työkirja tai etsi vaiheessa 2 luomasi työkirja valitsemalla Selaa.

    3. Valitse Valitse taulukko tai mukautettu alue työkirjasta -kohdasta Excel-prosessitietosi sisältävä taulukko.

    4. Valitse Valmis. Kaikki oletusarvot hyväksytään, ja Visio täyttää ohjatun toiminnon muut sivut niiden mukaisesti.

Näin kaavio luodaan automaattisesti säilön sisällä. Muita Visio-sivuja lisätään vuokaavion koon mukaan.

Vaihe 5: Visio-kaavion tallentaminen

  • Valitse Tiedosto > Tallenna, etsi sijainti, kirjoita tiedostonimi ja valitse Tallenna.

Excel ja Visio-tiedostot kannattaa pitää samassa paikassa, koska ne käyttävät toistensa tietoja.

Vaihe 6: kaavion päivittäminen

Kun olet luonut kaavion tietojen visualisoinnin avulla, haluat ehkä tehdä siihen muutoksia. Koska tietojen visualisointiin sisältyy kaksi komponenttia – Excel-työkirja ja Visio-kaavio – kaavio on pidettävä ajan tasalla Excel-taulukkoon tehtyjen tietomuutosten kanssa päivittämällä kaavio Visiossa. On tärkeää ymmärtää, että synkronointiprosessi on yksisuuntainen toiminto. Ensin päivitetään tiedot Excelissä ja sen jälkeen päivitetään kaavio Visiossa. Jos tietojen välillä on päivityshetkellä eroja Excelissä ja Visiossa, Excelin tiedot saavat etusijan.

  1. Tee muutoksia Excel-taulukon tietoihin. Voit lisätä, päivittää tai poistaa rivejä.

  2. Tallenna Excel-työkirja.

  3. Valitse Visiossa kaavion säilö ja valitse sitten Tiedot > Päivitä.

Excel-työkirjaan tekemäsi muutokset näkyvät Visio-kaaviossa. Päivittäminen tekee muutoksia muotoihin ja yhteyksiin vain säilön sisäisesti. Pidä kaikki muodot ja yhdysviivat säilön sisällä. Jos lisäät muodon manuaalisesti säilön sisällä ja päivität sitten kaavion, muoto poistetaan. Päivitys ei vaikuta sivun muihin kuin säilön sisällä oleviin objekteihin. Kaikki säilön sisäisiin muotoihin ja yhdistimiin tekemäsi muotoilumuutokset säilyvät ennallaan. Lisätietoja säilöistä saat artikkelista Kaavioiden rakenteen selkiyttäminen säilöillä ja luetteloilla.

Vaihe 7: Excel-taulukon ja Visio-kaavion välisen vuorovaikutuksen mukauttaminen (valinnainen)

Joskus voi tulla tarve mukauttaa tapaa, jolla kaavioita luodaan tietojen visualisoinnin avulla. Joskus voidaan haluta esimerkiksi käyttää organisaation standardien vuoksi muita muotoja tai yhdistää muihin Excel-taulukon sarakkeiden nimiin.

  1. Kun siirryt ohjattuun Kaavion luominen tiedoista -toimintoon valitsemalla Luo ja kun olet lisännyt tiedot ensimmäiselle sivulle (katso vaihe 4), valitse Seuraava tai Takaisin, niin näet ohjatun toiminnon kunkin sivun.

  2. Valitsemalla Ohje (?) saat lisätietoa sivun kunkin asetuksen mukauttamisesta. Lisätietoja on artikkelissa Kaavioiden luominen tiedoista ohjatulla toiminnolla.

Sivun alkuun

Excelin sarakkeiden keskustelu Visio-vuokaavion osien kanssa

Seuraavassa kuvasarjassa esitetään vaihe vaiheelta, miten kutakin Excel-saraketta käytetään Visio-vuokaavion luomiseen.

Prosessin vaiheen tunnus   Luku, joka yksilöi vuokaavion kunkin muodon. Tämä sarake on pakollinen, ja Excel-taulukon jokaisen arvon on oltava yksilöllinen, eikä tyhjiä arvoja sallita. Tämä arvo ei näy vuokaaviossa.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Prosessin vaiheen tunnus

Prosessin vaiheen kuvaus   Vuokaavion muotoihin lisättävät tekstit.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Prosessin vaiheen kuvaus

Seuraavan vaiheen tunnus   Prosessisarjan seuraavan muodon vaihetunnus. Haarautuvalla muodolla on kaksi vaihetta, jotka esitetään pilkuin erotetuilla numeroilla, kuten 4,5. Seuraavia vaiheita voi olla enemmän kuin kaksi.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Seuraavan vaiheen tunnus

Yhdistimen otsikko   Haarautuvien muotojen yhdistimen otsikot näytetään pilkuin eroteltuna tekstinä, kuten Kyllä,Ei. Esimerkissä Kyllä-vaihtoehtoa vastaa 4 ja Ei-vaihtoehtoa 5.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Yhdistimen otsikko

Muodon tyyppi   Se muodon tyyppi, jonka haluat esittää Visio-kaaviossa, kuten Prosessi tai Päätös. Suosittelemme käyttämään avattavia luetteloita vaihtoehtojen vahvistamiseen.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Muodon tyyppi

Toiminto ja vaihe    Toiminto (tai kaista) ja vaihe (tai aikajanan), johon kukin muoto kuuluu. Tämä sarake koskee vain toimintojen välistä vuokaavio -kaaviota. Perusvuokaavio ohittaa sarakkeen.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Toiminto ja vaihe

Sivun alkuun

Visualisointikaavion luominen muiden kaavainten avulla

Perusmallien ja toimintojen välisten vuokaaviomallien lisäksi voit käyttää muiden mallien kaavaimia, kun luot Tietojen visualisointikaaviota. Esimerkiksi käytettävissä on muita prosessisuuntautuneita kaavaimia kuten Tilintarkastuskaavio, BPMN Basic, tai Six Sigma-vuokaavio. Mutta voit lisätä muotoja kaikista kaavaimista, esimerkiksi Omat muodot.

  1. Avaa Tietojen visualisointikaavio, jonka olet jo luonut.

  2. Lisää ainakin yksi kaavain Muodot-ruutuun.

    Valitse esimerkiksi Lisää muotoja ja valitse sitten Liiketoiminta > Liiketoimintaprosessi > Tilintarkastuskaavion muodot.

    Muodot-ruudun lisämallit
  3. Valitse Tiedot-välilehdessä Luo, mikä käynnistää ohjatun Kaavion luominen tiedoista -toiminnon.

  4. Valitse Seuraava, kunnes näkyviin tulee Asianmukaisen muodon valitseminen kullekin Muodon tyyppi -kohdassa olevalle arvolle -sarakkeen sivu.

  5. Valitse sivun oikealta puolelta luettelosta haluamasi kaavain kuten Tilintarkastuskaavion muodot.

    Ohjatun toiminnon sivulle lisätään malleja

Tietokuvien käyttäminen kaaviossa

Voit parantaa kaaviotasi lisäämällä tietokuvia, joilla saat kaavion tiedot visuaaliseen muotoon. Voit tehdä kaaviosta prosessin raporttinäkymän, jonka tietokuvissa näkyy suorituskyvyn mittareiden (KPI) tietoja. Mittareiden tiedoissa käytetään muotojen tietoihin perustuvaa tietokuvan kuvaketta.

  1. Avaa tietojen visualisointikaavio.

    Valitse säilö, jossa haluat käyttää tietokuvia.

  2. Valitse Tiedot > Tietokuvien kentät.

  3. Valitse kaavioon sisällytettävä tietokuvakentät.

    Tietokuvia käytetään koko kaaviossa. Jos haluat piilottaa tiettyjen muotojen tietokuvat, jätä kyseisten rivien tietosarakearvot tyhjiksi Excel-työkirjassa.

  4. Voit halutessasi määrittää lisäasetuksia Tiedot-välilehdessä.

Tietokuvien käyttäminen Vision tietojen visualisointikaaviossa

Sivun alkuun

Seuraavat vaiheet

Seuraavassa on joitakin tehtäviä, joita voit suorittaa tietojen visualisointikaavion luomisen jälkeen.

  • Teemat    Visiossa teemalla tarkoitetaan joukkoa värejä ja tehosteita, jotka voit lisätä piirustukseesi yhdellä napsautuksella. Teemat on nopea tapa antaa piirustukselle ammattimaisesti suunniteltu ulkonäkö. Lisätietoja saat artikkelista Ammattimaisen ulkonäön lisääminen piirustukselle teeman avulla.

  • Asettelu    Vision manuaaliset oppaat ja automaattiset työkalut auttavat varmistamaan, että kaavion muodot ovat oikein tasattu ja välistetty. Tämä tekee piirustuksista mahdollisimman selkeitä ja ammattimaisia. Lisätietoja saat artikkelista Kaavion muotojen tasaaminen ja sijoittelu.

  • Vienti    Vie tietojen visualisointikaavio ja yhdistetty Excel-työkirja Visio-mallipakettiin (.vtpx). Visio-mallipaketti tallentaa kaavion asetukset, kaavaimet ja tiedot, jotta muut voivat luoda nopeasti omia tietojen visualisointikaavioita. Muut käyttäjät voivat asentaa mallipaketin tietokoneeseensa. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen visualisointimallipaketin vienti ja asennus.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×