Tietojen tuominen, linkittäminen tai siirtäminen SharePointiin

Tietojen tuominen, linkittäminen tai siirtäminen SharePointiin

Haluatko yhdistää ja tehostaa sekä Accessia että SharePointia? Voit tehdä sen tuomalla, linkittämällä tai siirtämällä tietoja niiden välillä. Tuominen luo SharePoint-luettelon kopion Access-tieto kantaan. Linkittäminen muodostaa yhteyden toisessa ohjelmassa oleviin tietoihin, jotta voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SharePointissa että Access. Siirtäminen luo SharePoint-sivustoon luetteloita, jotka säilyvät linkitettyinä tieto kannan tauluihin ja säilyttävät niiden yhteydet.

Varoitus    Vaikka voit tallentaa tieto kanta tiedoston OneDriveen tai SharePoint-tiedosto kirjastoon, suosittelemme, että vältät tieto kannan avaamisen näistä sijainneista. Tiedosto voidaan ladata paikallisesti muokkaamista varten ja ladata uudelleen, kun tallennat muutokset SharePointiin. Jos useampi kuin yksi henkilö avaa tieto kannan SharePointista, tieto kannasta saatetaan luoda useita kopioita ja saattaa ilmetä odottamattomia ongelmia. Tämä suositus koskee kaikentyyppisiä käyttö oikeus tiedostoja, mukaan lukien yksi tieto kanta, Jaettu tieto kanta ja. accdb,. accdc,. accde ja. ACCDR-tiedosto muodot. Lisä tietoja käyttö oikeuksien ottamisesta käyttöön on Ohje aiheessa käyttö sovelluksen käyttöönotto.

Sisältö

SharePoint-luettelon tuominen

Linkittäminen SharePoint-luetteloon

Tietojen siirtäminen SharePointiin

Tietojen linkittämisen edut Accessissa ja SharePointissa

Tieto kannan julkaiseminen käyttö oikeus palveluiden avulla

SharePoint-luettelon tuominen

Tuontitoiminto luo taulukon Access-ohjelmassa ja kopioi sen jälkeen sarakkeet ja kohteet lähdeluettelosta (tai -näkymästä) kyseiseen taulukkoon kenttinä ja tietueina. Voit määrittää tuontitoiminnon aikana luettelot, jotka haluat kopioida, ja voit määrittää jokaisen valitun luettelon kohdalla, haluatko tuoda koko luettelon vai vain jonkin tietyn näkymän. Tuontitoiminnon lopussa voit valita, haluatko tallentaa tuontitoiminnon tiedot määritykseksi. Tuontimääritys auttaa sinua myöhemmin toistamaan tuontitoiminnon ilman, että sinun tarvitsee käydä joka kerta läpi Ohjattu tuominen -toiminnon vaiheita.

Seuraavassa on yleisimpiä syitä tuoda SharePoint-luettelo Access-tietokantaan:

  • Haluat siirtää tietoja, kuten yhteystietoluettelon, Access-tietokantaan, koska et enää tarvitse kyseisiä tietoja SharePoint-sivustossa. Voit tuoda luettelon Accessiin ja poistaa sitten luettelon SharePoint-sivustosta.

  • Osastosi tai ryhmäsi käyttää Access-ohjelmaa, mutta joskus sinun on haettava SharePoint-luettelosta lisätietoja, jotka haluat liittää yhteen tietokannoistasi.

Tee seuraavat vaiheet ennen luettelon tuomista

  1. Paikanna SharePoint-sivusto, joka sisältää luettelot, jotka haluat kopioida, ja paina sivuston osoite mieleen.

    Kelvollinen osoite alkaa tunnisteella http:// tai https://, jota seuraa palvelimen nimi. Osoite päättyy polkuun, joka määrittää palvelimen tiettyä sivustoa.

  2. Määritä luettelot, jotka haluat kopioida tietokantaan, ja päätä, tarvitsetko koko luetteloa vai vain jotakin sen näkymää. Voit tuoda useita luetteloita yhden tuontitoiminnon aikana, mutta voit tuoda vain yhden näkymän jokaisesta luettelosta. Luo tarvittaessa näkymä, joka sisältää vain ne sarakkeet ja kohteet, jotka tarvitset.

  3. Tarkista lähdeluettelon tai näkymän sarakkeet.

    Seuraavassa taulukossa mainitaan seikkoja, jotka on hyvä muistaa, kun tuot eri elementtejä.

    Elementti

    Huomioitavat asiat

    Sarakkeet

    Access tukee korkeintaan 256 kenttää taulukossa, joten se tuo vain ensimmäiset 256 saraketta. Jos haluat välttää tämän ongelman, luo luettelon näkymä SharePointissa ja lisää siihen vain haluamasi sarakkeet varmistamalla, että sarakkeiden kokonaismäärä ei ylitä 256. Määritä sitten aiotun näkymän tunniste käyttämällä Importasharepointlist-makro toimintoa .

    Kansiot

    Jokainen SharePoint-luettelon kansio näkyy tietueena Access-taulukossa. Kansion sisällä olevat kohteet näkyvät myös tietueina suoraan kyseistä kansiota vastaavan tietueen alapuolella.

    Hakusarakkeet

    Jos lähde sarake hakee arvoja toisesta luettelosta, Accessissa tuo näyttö arvot osaksi itse kenttää. Accessia ei tuoda odotettu taulukko-taulukkoa. Jos haluat luoda haun uudelleen toiseen taulukkoon, Katso lisä tietoja artikkelista linkittäminen SharePoint-luetteloon ja tietojen siirtäminen SharePointiin.

    Lasketut sarakkeet

    Lasketun sarakkeen tulokset kopioidaan kenttään, jonka tietotyyppi riippuu lasketun tuloksen tietotyypistä. Laskennan suorittavaa lauseketta ei kopioida.

    Liitetiedostot

    Luettelon liitteet-sarake kopioidaan kenttään nimeltä Liitteet.

    Moniarvoiset sarakkeet

    Valinta- tai Haku-tyypin sarake voi sisältää useita arvoja. Kun tuot useita arvoja tukevan sarakkeen, Access luo sarakkeen, joka tukee useita arvoja.

    RTF-muoto (Rich text formatting)

    RTF-muotoisia muotoiluja sisältävät sarakkeet tuodaan Access pitkiä teksti kenttiä. Pitkien teksti kenttien tekstin muotoilu -ominaisuuden arvo on Rich Textja muotoilu säilytetään.

    Yhteydet

    Access ei luo automaattisesti yhteyksiä liitettyjen taulukoiden välille tuontitoiminnon lopussa. Yhteydet uusien ja vanhojen taulukoiden välille on luotava manuaalisesti käyttämällä Yhteydet-välilehden asetuksia. Jos haluat näyttää Yhteydet-välilehden, valitse Tietokantatyökalut-välilehden Yhteydet- ryhmässä Yhteydet.

  4. Määritä tietokanta, johon haluat tuoda luettelot.

    Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja tietokantaan. Jos et haluat tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta.

  5. Tarkista tietokannan taulukot.

    Tuonti toiminto luo taulukon, jolla on sama nimi kuin SharePoint-luettelolla. Jos tämä nimi on jo käytössä, Access liittää uuden taulukon nimeen "1", esimerkiksi Contacts1, jos Contacts1 on jo käytössä, Access luo Contacts2 ja niin edelleen.

Luettelon tuominen

  1. Avaa Access-tietokanta, johon tuodut tiedot tallennetaan. Jos et halua tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta.

  2. Ohjatun tekstin tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytössäsi on Office 365 tai Accessia 2019, valitse ulkoiset tiedot -väli lehden tuo & linkki -ryhmästä Uusi tieto lähde > verkko palveluista > SharePoint-luettelosta.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta SharePoint-luettelo.

  3. Access avaa Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunan.

    Valitse tuominen tai linkittäminen SharePoint-sivustoon Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunassa.

  4. Määritä ohjatussa toiminnossa lähdesivuston osoite.

  5. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon -asetus ja valitse Seuraava.

  6. Valitse ohjatun toiminnon näyttämästä luettelosta luettelot, jotka haluat tuoda.

    Huomautus    Voit linkittää SharePoint-kirjastoihin, mutta voit lisätä tiedostoja vain SharePointissa.

  7. Valitse Tuotavat kohteet -sarakkeessa näkymä, jonka haluat jokaista valittua luetteloa varten.

  8. Tuo näytettävät arvot kenttien tunnuksien, jotka hakevat toiseen luetteloon tallennettuja arvoja, asemesta -valintaruutu valvoo, mitkä tiedot tuodaan hakusarakkeita varten valituissa luetteloissa. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat tuoda näytettävät arvot itse kentän osana, valitse valintaruutu. Tällöin kenttä ei hae arvoja toisesta taulukosta.

    • Jos haluat kohdekentän hakevan arvoja toisesta taulukosta, poista valintaruudun valinta. Tällöin näytettävän arvon rivien tunnukset kopioidaan kohdekenttään. Tunnuksia tarvitaan hakukentän määrittämiseen Accessissa.

    Kun tuot tunnuksia, sinun on tuotava luettelot, joissa hakusarakkeiden arvot ovat sillä hetkellä (ellei kohdetietokannassa ole jo taulukoita, jotka voivat toimia hakutaulukoina).

    On tärkeää muistaa, että tuontitoiminto sijoittaa tunnukset vastaavaan kenttään, mutta se ei määritä kaikkia niitä ominaisuuksia, joita tarvitaan, jotta kenttä toimii hakukenttänä. lisä tietoja kentän haku ominaisuuksien määrittämisestä on Ohje aiheessa haku kentän luominen tai poistaminen.

  9. Valitse OK.

Access tuo luettelot ja näyttää sitten toiminnon tilan ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla. Jos aiot toistaa tuontitoiminnon myöhemmin, voit tallentaa tiedot tuontimäärityksenä. Access ei korvaa taulukkoa tietokannassa osana tuontitoimintoa, eikä luettelon tai näkymän sisältöä voi liittää aiemmin luotuun taulukkoon.

Muuta huomioon otettavaa tietojen tuomisesta

Tuontiin liittyvät tehtävät

Kun olet suorittanut tuontitoiminnon, harkitse seuraavien lisätoimien suorittamista:

Tietotyyppien tarkistaminen    Access valitsee sopivan tietotyypin kullekin lähdesaraketta vastaavalle kentälle. Tarkista kukin kenttä ja kentän asetukset sen varmistamiseksi, että kaikki kentät on määritetty haluamallasi tavalla.

Lisäkenttien tutkiminen    Taulukon perustana olevan luettelon tyypin mukaan saatat myös huomata, että taulukossa on muutamia ylimääräisiä kenttiä (kuten otsikko, muokattu tai CreatedBy). Jos et tarvitse näitä kenttiä Access-tietokannassa, voit huoletta poistaa ne.

Sivun alkuun

Linkittäminen SharePoint-luetteloon

SharePoint-luetteloon linkittämisen yhteydessä Access luo uuden, lähdeluettelon rakennetta ja sisältöä vastaavan taulukon, jota kutsutaan myös linkitetyksi taulukoksi. Toisin kuin tuominen, linkittämistoiminto luo vain linkin luetteloon eikä mihinkään luettelon tiettyihin näkymiin.

Linkittäminen on kahdella tavalla tehokkaampaa kuin tuominen:

  • Tietojen lisääminen ja päivittäminen    Voit muuttaa tietoja joko siirtymällä SharePoint-sivustoon tai käsittelemällä tietoja Accessin taulukko- tai lomakenäkymässä. Tekemäsi muutokset näkyvät kaikkialla. Jos kuitenkin haluat tehdä rakenteellisia muutoksia, kuten poistaa tai muuttaa sarakkeita, avaa luettelo SharePoint-sivustossa. Et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyssä taulukossa olevia kenttiä, kun käytät Accessia.

  • Hakutaulukot    SharePoint-luetteloon linkittämisen yhteydessä Access luo automaattisesti linkitetyt taulukot kaikkia hakuluetteloita varten (ellei hakuluetteloita ole jo linkitetty tietokantaan). Jos hakuluettelot sisältävät sarakkeita, jotka hakevat muita luetteloita, nämä luettelot sisällytetään myös linkittämistoimintoon, jotta jokaisen linkitetyn taulukon hakuluettelolla on vastaava linkitetty taulukko tietokannassa. Access luo myös yhteyden näiden linkitettyjen taulukoiden välille.

Yleisiä tilanteita, joissa linkitetään SharePoint-luetteloon

Yleensä SharePoint-luetteloon linkitetään Access-tietokannasta seuraavien syiden takia:

  • Osastosi tai työryhmäsi käyttää Access monipuolisiin raportteihin ja kysely toimintoihin ja käyttää SharePointin tiimi yhteistyötä ja viestintää. Yksittäiset työryhmät voivat luoda luetteloita erilaisten asioiden (kuten yhteystietojen ja ongelmien) seurantaan, mutta usein nämä luettelotiedot on tuotava tietokantaan koostamista ja raportointia varten. Linkittäminen on tähän hyvä keino, sillä sen avulla sekä SharePoint Server- että Access-tietokannan käyttäjät voivat lisätä ja päivittää tietoja, ja heillä on aina käytössään uusimmat tiedot.

  • Olet Access käyttäjä, joka on hiljattain aloittanut SharePointin käytön. Olet siirtänyt useita tietokantojasi SharePoint-sivustoon tiimisi käytettäväksi, ja useimmat näistä tietokantojen taulukoista ovat linkitettyjä taulukoita. Tästä lähtien aiot luoda SharePoint-luetteloita paikallisten taulukoiden luomisen asemesta ja linkittää sitten näihin luetteloihin omista tietokannoistasi.

  • Haluat jatkaa luetteloiden tallentamista SharePoint-sivustoihin, mutta haluat myös käsitellä uusimpia tietoja Access-ohjelmassa, jotta voit suorittaa kyselyjä ja tulostaa raportteja.

Valmistautuminen linkittämään SharePoint-luetteloon

  1. Paikanna SharePoint-sivusto, joka sisältää luettelot, joihin haluat linkittää, ja paina sivuston osoite mieleen.

    Kelvollinen osoite alkaa tunnisteella http:// tai https://, jota seuraa palvelimen nimi. Osoite päättyy polkuun, joka määrittää palvelimen tiettyä sivustoa.

  2. Määritä luettelot, joihin haluat linkittää. Voit linkittää useisiin luetteloihin yhdellä linkitys toiminnolla, mutta et voi linkittää kyselyihin, keskusteluihin tai minkään luettelon tiettyyn näkymään.

  3. Tarkista lähdeluettelon sarakkeet. Seuraavassa taulukossa mainitaan seikkoja, jotka sinun on hyvä muistaa, kun linkität eri elementteihin.

    Elementti

    Huomioitavat asiat

    Sarakkeet

    Accessissa linkit ovat vain ensimmäiset 256-sarakkeet, koska ne tukevat vain taulukon 256-kenttiä. Jos haluat välttää tämän ongelman, luo luettelon näkymä SharePointissa ja lisää siihen vain haluamasi sarakkeet varmistamalla, että sarakkeiden kokonaismäärä ei ylitä 256. Käytä sitten Imimporsharepointlist-makro toimintoa , kun haluat luoda linkitetyn taulukon, joka määrittää suunnitellun näkymän tunnuksen.

    Kansiot

    Jokainen SharePoint-luettelon kansio näkyy tietueena Access-taulukossa. Kansion sisällä olevat kohteet näkyvät myös tietueina suoraan kyseistä kansiota vastaavan tietueen alapuolella.

    Hakusarakkeet

    Jos lähdesarake hakee arvoja toisesta luettelosta, eikä aiheeseen liittyvää luetteloa ole olemassa tietokannassa, Access luo automaattisesti linkitettyjä taulukoita aiheeseen liittyviä taulukoita varten.

    Huomautus    Accessissa luodaan myös UserInfo -taulukko, joka vastaa SharePointin käyttäjä tieto luetteloa. SharePoint käyttää tätä luetteloa käyttäjä tili tietojen, kuten sähkö postin, kuvan, käyttäjä nimen, määrittämiseen SharePoint-sarakkeille, kuten CreatedBy, ModifiedBy ja henkilö tai ryhmä. Tämä SharePoint-käyttäjä tieto lista näkyy vain sivuston järjestelmänvalvojille.

    Lasketut sarakkeet

    Lasketussa sarakkeessa olevat tulokset näytetään vastaavassa kentässä, muttet pysty tarkastelemaan tai muuntamaan kaavaa Access-ohjelmassa.

    Liitetiedostot

    Luettelon liitteet-sarake näytetään Liitteet-nimisenä kenttänä.

    Vain luku ‑sarakkeet

    Sarakkeet, jotka ovat vain luku -tilassa SharePoint-luettelossa, ovat vain luku -tilassa myös Accessissa. Lisäksi et ehkä pysty lisäämään, poistamaan tai muuttamaan sarakkeita Accessissa.

    Moniarvoiset sarakkeet

    Valinta- tai Haku-tyypin sarake voi sisältää useita arvoja. Tällaisia sarakkeita varten linkittämistoiminto luo kenttiä, jotka tukevat useita arvoja. Moniarvoisia hakusarakkeita luodaan linkitettyyn taulukkoon, jos lähdesarake on Haku-tyyppinen.

  4. Määritä tietokanta, jossa haluat luoda linkitettyjä taulukoita. Varmista, että sinulla tarvittavat käyttöoikeudet lisätä tietoja tietokantaan. Jos et haluat tallentaa tietoja mihinkään vanhoista tietokannoistasi, luo uusi tyhjä tietokanta.

  5. Tarkista tietokannan taulukot. Kun linkität SharePoint-luetteloon, Access luo lähdetaulukon nimisen taulukon. Jos nimi on jo käytössä, Access liittää uuden taulukon nimeen numeron "1" – nimestä tulee esimerkiksi Yhteystiedot1. (Jos Yhteystiedot1 on jo käytössä, Access luo taulukon nimeltä Yhteystiedot2 ja niin edelleen.) Sama sääntö pätee liittyviin luetteloihin.

Linkittäminen tietoihin

  1. Avaa kohdetietokanta.

  2. Ohjatun tekstin tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytössäsi on Office 365 tai Accessia 2019, valitse ulkoiset tiedot -väli lehden tuo & linkki -ryhmästä Uusi tieto lähde > verkko palveluista > SharePoint-luettelosta.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta SharePoint-luettelo.

  3. Access avaa Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunan.

    Valitse tuominen tai linkittäminen SharePoint-sivustoon Hae ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunassa.

  4. Määritä ohjatussa toiminnossa lähdesivuston osoite.

  5. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten Seuraava.

    Ohjattu toiminto näyttää luettelot, jotka ovat käytettävissä linkittämistä varten.

  6. Valitse luettelot, joihin haluat linkittää, ja valitse sitten OK.

    Huomautus    Jos jotkin luettelot on jo linkitetty nykyiseen tietokantaan, näitä luetteloita vastaavat valintaruudut ovat valittuina. Jos haluat poistaa linkkejä, poista niiden linkkien valintaruutujen valinnat, jotka haluat poistaa.

    Access luo linkitetyt taulukot tämän toiminnon aikana valitsemiasi luetteloita ja jokaista aiheeseen liittyvää luetteloa varten. Access myös päivittää ohjatussa toiminnossa valittuja luetteloja vastaavat linkitetyt taulukot. Access luo lisäksi yhteydet taulukoiden välille. Toisin kuin tuontitoiminto, linkittämistoiminto säilyttää hakukentän ja liitetyn taulukon väliset hakuominaisuuden asetukset. Sinun ei tarvitse määrittää hakukentän ominaisuuksia manuaalisesti taulukon rakennenäkymässä.

  7. Tarkista uudet linkitetyt taulukot rakennenäkymässä. Varmista, että kaikki kentät ja tietueet näytetään oikein.

    Access valitsee oikean tietotyypin jokaiselle lähdesaraketta vastaavalle kentälle. On tärkeää huomata, että aina kun avaat joko linkitetyn taulukon tai lähdeluettelon, siinä näkyvät uusimmat tiedot. SharePoint-luetteloon tehdyt rakenteelliset muutokset eivät kuitenkaan näy automaattisesti linkitetyssä taulukossa. Jos haluat päivittää linkitetyn taulukon uusimmilla luettelorakenteen muutoksilla, napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa, osoita Lisää asetuksia -kohtaa ja valitse sitten Päivitä luettelo.

Huomautus   Access ei koskaan korvaa taulukkoa tieto kannassa osana linkki toimintoa. SharePoint-luettelon sisältöä ei myöskään voi liittää olemassa olevaan taulukkoon.

Sivun alkuun

Tietojen siirtäminen SharePointiin

Tietojen siirtäminen SharePointiin on keino luoda tausta tieto kanta tehokkaasti, mutta siinä tapa uksessa tiedot sisältyvät SharePoint-luetteloihin. Edusta tieto kanta on edelleen käytettävissä, ja voit ottaa sen käyttöön samalla tavalla kuin jaetussa tieto kannassa. Kun se on mahdollista, Ohjattu taulukon vieminen SharePointiin siirtää tiedot SharePoint-sivuston luettelo malleihin, kuten yhteys tieto luetteloon. Jos taulukkoa ei voida yhdistää luettelo malliin, taulukosta tulee SharePoint-sivuston mukautettu luettelo. Tietokannan koosta, sen objektien määrästä ja järjestelmän suorituskyvystä riippuen toiminto voi kestää jonkin aikaa. Jos muutat mielesi toiminnon aikana, voit peruuttaa sen valitsemalla Pysäytä.

Ohjattu toiminto luo tietokannasta varmuuskopion tietokoneeseesi. Se luo Accessissa linkit taulukoista luetteloihin, jotta tiedot on helppo löytää SharePoint-sivustosta Accessia käytettäessä. Jos ongelmia ilmenee, Ohjattu taulu koiden vieminen SharePoint-toimintoon raportoi ongelmat ja tallentaa ne tieto kantaan loki taulukoksi, jonka avulla voit tehdä vian määrityksen.

Vihje    Harkitse erillisen SharePoint-sivuston luomista, jotta luettelot säilytetään itsenäisenä sijaintina.

Huomautus    Accessissa 2007 Ohjattu taulukon vieminen SharePointiin on nimeltään Siirrä SharePoint-sivustoon , eikä se luo viite-eheyttä SharePoint-luetteloihin.

Ohjattu taulukon vieminen SharePointiin-toiminnon käyttäminen

  1. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Siirrä tiedot -ryhmästä SharePoint. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos tieto kanta on tallennettuna. accdb-tiedosto muodossa.

  2. Noudata ohjatun taulukon vieminen SharePointiin-toiminnonohjeita, kuten SharePoint-sivuston sijainnin määrittämistä.

    Voit peruuttaa prosessin valitsemalla Pysäytä.

  3. Valitse ohjatun toiminnon viimeisestä sivusta Näytä tiedot -valintaruutu, niin saat näkyviin tarkempia siirtämistä koskevia tietoja.

    Tässä ohjatun toiminnon sivussa on kuvaus taulukoista, jotka on linkitetty luetteloihin, ja tietoja varmuuskopion sijainnista ja tietokannan URL-osoitteesta. Sivussa on myös varoitus, jos siirtämisen aikana on ilmennyt ongelmia, sekä sijainti, johon tallennetussa lokitaulukossa on tarkempia tietoja ongelmista.

  4. Kun ohjattu toiminto on tehnyt kaikki toimet, valitse Valmis.

    Jos ohjattu toiminto näyttää varoituksen, tarkista lokitaulukko ja tee tarvittavat toimet sen varmistamiseksi, että tietojen siirtäminen onnistui. Osa kentistä voi esimerkiksi jäädä tuomatta, tai ohjelma voi muuntaa ne joksikin muuksi, SharePoint-luettelon kanssa yhteensopivaksi tietotyypiksi.

Huomautus    Accessissa luodaan myös UserInfo -taulukko, joka vastaa SharePointin käyttäjä tieto luetteloa. SharePoint käyttää tätä luetteloa käyttäjä tili tietojen, kuten sähkö postin, kuvan, käyttäjä nimen, määrittämiseen SharePoint-sarakkeille, kuten CreatedBy, ModifiedBy ja henkilö tai ryhmä. Tämä SharePoint-käyttäjä tieto lista näkyy vain sivuston järjestelmänvalvojille.

Saatat kohdata rajoituksia

Kun Ohjattu taulukon vieminen ohjattuun toimintoon on valmis, näyttöön tulee sanoma, jos Accessissa ilmeni ongelmia tietojen kanssa. Access luo lokitaulukon nimeltä Siirrä SharePoint-sivuston seurantakohteisiin ja lisää taulukon tietokantaan. Siirrä SharePoint-sivuston seurantakohteisiin -taulukko tallennetaan tietokantaan, mutta sitä ei julkaista luettelona SharePoint-sivustossa.

Seuraavassa taulukossa luetellaan tietojen siirtämisen rajoitukset, joita ilmenee yleensä silloin, kun Accessilla ja SharePointilla ei ole samaa ominaisuutta tai joissakin tapauksissa samaa tietotyyppiä. Jos esimerkiksi tuki-taulukko tukee viite-eheys, se on pakotettu SharePoint-sivuston luettelossa. Seuraavan taulukon tiedot voivat auttaa sinua päättämään, siirrätkö tiedot, ja niistä voi olla apua, kun tutkit Siirrä SharePoint-sivuston seurantakohteisiin -taulukossa ilmoitettuja ongelmia.

Tieto- tai ongelmatyyppi

Ongelma

Tulos

COM-objekti-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue COM-objekti-tietotyyppiä.

Kenttää ei siirretä.

Binaarinen-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue Binaarinen-tietotyyppiä.

Kenttää ei siirretä.

Päivämäärä

SharePoint-sivustot eivät tue päivämääriä ajalta ennen vuotta 1900.

Tietoja, joiden päivämäärä on ennen vuotta 1900, ei siirretä.

Rivinvaihtomerkit tekstikentissä

SharePoint-sivustot eivät tue rivinvaihtomerkkejä Yksi tekstirivi -kentässä.

Kenttä muunnetaan Useita tekstirivejä -kentäksi tai Muistio-kentäksi.

Desimaali-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue Desimaali-tietotyyppiä.

Sen sijaan käytetään Luku-kenttää tai Pitkä kokonaisluku -kenttää.

Replikointitunnus-tietotyyppi

SharePoint-sivustot eivät tue Replikointitunnus-tietotyyppiä.

Sen sijaan käytetään Yksi tekstirivi -tietotyyppiä tietojen tyypistä riippuen.

Oletusarvot, joita ei tueta SharePoint-luettelossa

SharePoint-sivustot hyväksyvät oletusarvot, jotka ovat staattisia, esimerkiksi tekstin tai luvun, sekä vakiopäivämäärät. Accessista peräisin olevia oletusarvoja, jotka ovat dynaamisia, ei siirretä.

Tiettyjä oletusarvojen ominaisuuksia ei siirretä.

Yksilöivät indeksikentät

SharePoint-sivustot käyttävät yhtä yksilöivää indeksikenttää luettelon tunnussarakkeelle.

Muita yksilöiviä indeksikenttiä tai kenttien joukkoja ei siirretä.

Kentät, jotka luetteloidaan automaattisesti (muut kuin tunnuskenttä)

SharePoint-sivustot tukevat vain automaattista numerointia luettelossa tunnussarakkeelle käytettävälle kentälle.

Automaattista numerointia ei käytetä muissa sarakkeissa kuin tunnussarakkeessa.

Yhteydet, joissa ei voi luoda hakuja

Joitakin yhteyksiä ei tueta SharePoint-sivustoissa, esimerkiksi silloin, kun perusavain ei liity tunnussarakkeeseen tai se ei ole kokonaisluku.

Yhteyttä ei siirretä.

Sivun alkuun

Tietojen linkittämisen edut Accessissa ja SharePointissa

Kun linkitetyt SharePoint-luettelot on laadittu, käyttäjät voivat käsitellä luetteloita joko SharePoint-sivustossa tai Accessissa linkitetyissä taulukoissa. Voit syöttää tiedot käyttämällä taulukkoa tai lomaketta Accessissa tai muokkaamalla luetteloa SharePoint-sivustossa. Seuraavien ohjeiden ja vihjeiden avulla voit hyödyntää Accessia ja SharePointia koskevia linkitettyjä luetteloita ja hyödyntää molempien yhdistelmiä.

Seuranta    Accessissa on seuranta malli, joka toimii suoraan SharePoint-sivuston seuranta-luettelon kanssa. Rakenteet ovat samat, ja käyttö oikeus ratkaisua voidaan käyttää edusta Jana – esimerkiksi lomakkeissa ja kyselyissä – SharePoint-sivuston tietoja vastaan.

Tietojen noutaminen roska korista    SharePoint-sivuston roska korin avulla voit helposti tarkastella Poistettuja tietueita ja palauttaa vahingossa poistettuja tietoja.

Pikakäynnistys    Jos haluat tarkastella SharePoint-sivuston luetteloita, valitse pikakäynnistyspalkissa Näytä sivuston kaikki sisältö . Päivitä selaimen sivu tarvittaessa. Jos haluat luetteloiden näkyvän SharePoint-sivuston pikakäynnistyksessä, voit muuttaa SharePoint-sivuston luettelon asetuksia. Lisä tietoja on Ohje aiheessa SharePoint-sivuston siirtymis toimintojen mukauttaminen.

Muutos lokin seuraaminen    Accessissa voit asettaa pitkän teksti kentän Liitä -ominaisuuden arvoksi Kyllä, jolloin Accessissa on muutos historia kyseiseen kenttään. Vastaavasti SharePointissa voit tarkastella sarakkeen versio historiaa. Voit esimerkiksi palauttaa sarakkeen tai jäljen aiemman version, kun muutos ilmeni. Jos linkität SharePoint-luetteloon, jossa versio historia on otettu käyttöön, Accessissa luodaan pitkä teksti kenttä, jossa liittämis ominaisuuden arvo on kyllä. Jos siirrät sellaisen yhteys taulukon, jossa on pitkä teksti kenttä ja sen liittämis ominaisuuden arvo on kyllä, luodaan SharePoint-luettelo, jossa on versio historia.

Jos haluat yhteenvedon, Accessissa voi tarkastella SharePointin aiempia muutoksia ja SharePoint voi tarkastella Accessissa tehtyjä historiallisia muutoksia. Lisä tietoja on Ohje aiheissa pitkän teksti kentän luominen tai poistaminen ja luettelon tai kirjaston kohteen tai tiedoston versio historian tarkasteleminen.

Offline-tilassa työskenteleminen    Accessissa voit käyttää offline-tilassa SharePoint-luetteloihin linkitettyjä tietoja. Tästä voi olla apua, jos sinun on jatkettava työskentelyä, kun SharePointia ei ole käytettävissä. Kun SharePoint on käytettävissä, voit synkronoida muutokset ja ratkaista mahdolliset risti riidat helposti. Lisä tietoja on Ohje aiheessa SharePoint-luetteloihin linkitettyjen taulukkojen käyttäminen offline-tilassa.

Ilmoitusten tilaaminen    Voit tilata ilmoitukset niin, että tiedät, milloin luettelon kohteisiin tehdään muutoksia. Voit lähettää ilmoituksia sähkö postista tai teksti viesteistä (tekstari). Lisä tietoja on Ohje aiheessa ilmoituksen luominen, jotta saat ilmoituksen, kun tiedosto tai kansio muuttuu SharePointissa.

SharePoint-luettelon käyttö oikeuksien hallinta    On hyvä tarkistaa SharePointin käyttö oikeudet linkitetyille luetteloille varmistaaksesi, ettet vahingossa Anna käyttö oikeutta luottamuksellisiin tai yksityisiin tietoihin. SharePointissa voit määrittää eritasoisia käyttö oikeus tasoja, ja voit sallia tai estää tiettyjen käyttäjien käytön valikoivasti. Jos haluat rajoittaa vain joidenkin luottamuksellisten tieto kannan kohteiden käyttöä, voit jopa asettaa käyttö oikeudet tietyille SharePoint-sivuston luettelon kohteille. Lisä tietoja on kohdassa SharePoint-luettelon tai-kirjaston käyttö oikeuksien mukauttaminen.

Joukkomuokkaus    Joskus on tehtävä paljon muutoksia luettelo tietoihin, kuten tila-kenttien päälle, kommenttien lisäämiseen ja tietojen tuomiseen ajan tasalle. Tätä kutsutaan joukko muokkaamiseksi, ja on yleensä tehokkaampaa käyttää Accessia, jotta voit tehdä nämä muutokset.

Raportin jakaminen    Jos haluat käyttää Accessia raporttien luomiseen linkitetyistä luettelo tiedoista, voit jakaa nämä raportit yleisesti PDF-tiedostoina viemällä ne SharePoint-kirjastoon. Tämä kirjasto voi toimia raportti keskuksena, koska Adobe Acrobat Reader-ohjelmassa on helppo lukea, hakea ja hakea PDF-tiedostoja. On aina hyvä ajatus, että aika leimaa raportin, jotta käyttäjät ymmärtävät, milloin tiedot on tallennettu.

Käytä SharePointia käyttö oikeus taulukon luomiseen    Voit luoda SharePoint-luetteloon perustuvan Accessia koskevan taulukon. Tämä voi olla kätevä ja nopea tapa luoda taulukko, jossa on samanlaiset tarkoitus-ja kenttä kentät, yhteys tiedot-, tehtävät-, seuranta kohteet-ja tapahtumat-luetteloihin. Accessissa luodaan myös vastaava UserInfo -taulukko. Lisä tietoja on kohdassa "SharePoint-sivuston luominen taulukon luomi seksi" kohdassa taulukon luominen ja kenttien lisääminen.

Microsoft Power Platform   Voit hyödyntää Microsoft Power Platformin toimintoa useilla eri tavoilla, kun käytät Accessissa SharePoint-luetteloa, joka esittää tietoja useista laitteista:

Mobiilisovellukset    Voit käyttää SharePoint-luetteloihin linkitettyjä tietoja mobiililaitteella. Voit tarkastella luettelon kohteita ja tehdä kevyitä muokkauksia. Lisä tietoja on Ohje aiheessa SharePoint -mobiilisovellus Androidille ja SharePoint-mobiilisovellus iOS:lle.

Sivun alkuun

Tieto kannan julkaiseminen käyttö oikeus palveluiden avulla

Tärkeää    Microsoft ei enää suosittele Access-WWW-sovellusten luomista ja käyttöä SharePointissa. Voit sen sijaan luoda koodittomia yritysratkaisuja verkkoon ja mobiililaitteisiin Microsoft PowerAppsin avulla.

Kun julkaiset verkkotietokannan, Access Services luo tietokannan sisältävän SharePoint-sivuston. Kaikki tietokannan objektit ja tiedot siirretään kyseisen sivuston SharePoint-luetteloihin.

Kun julkaiset tietokannan, se siirretään Internetiin. Voit luoda selainikkunassa toimivia verkkolomakkeita ja -raportteja sekä tavallisia Access-objekteja (joita kutsutaan myös asiakasobjekteiksi erotuksena verkko-objekteista). Access on asennettava tietokoneeseen, jotta voit käyttää asiakasobjekteja, mutta kaikki tietokannan objektit on jaettu SharePointissa.

Huomautus: Kun Access on asennettu tietokoneeseen, voit käyttää asiakasobjekteja verkkotietokannasta. Muussa tapauksessa voit käyttää vain verkkotietokantaobjekteja.

Access Services -ympäristöön voi luoda Internetin kautta käytettäviä tietokantoja. Nämä verkkotietokannat luodaan Access 2010:llä ja SharePointilla, ja niitä voi käyttää selaimella.

Huomautus: Tarvitset suunnittelijan oikeudet SharePoint-sivustoon, johon haluat julkaista tietokannan.

Lomakkeet, raportit ja käyttöliittymän makrot suoritetaan selaimessa.

Tiedot tallennetaan SharePoint-luetteloihin, jos käytät verkkotietokantaa: Kaikista taulukoista tulee SharePoint-luetteloita ja tietueista luettelokohteita. Näin verkkotietokannan käyttöä voi hallita SharePoint-käyttöoikeuksilla.

Kyselyt ja tietomakrot suoritetaan palvelimessa: Kaikki SQL-käsittely suoritetaan palvelimessa. Tämä parantaa verkon tehokkuutta, sillä liikennettä tulosjoukkoihin rajoitetaan.

Sivun alkuun

Katso myös

Taulukon tai kyselyn vieminen SharePoint-sivustoon

Access-työpöytätietokannan jakamistapoja

Access-sovelluksen ottaminen käyttöön

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×