Tietojen tuominen Business Contact Manageriin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Business Contact Manager for Outlookin avulla yritystietueita on helppoa tuoda muista ohjelmista, kuten Excelistä tai Outlookin yhteystietokansiosta.

Voit tuoda Business Contact Manager for Outlookiin Asiakas- ja Työyhteyshenkilö-yritystietueita sekä mukautuksia yritystietojen ohjatun tuontitoiminnon avulla.

Artikkelin sisältö

Tietojen tuomisessa huomioitavat asiat

Tuotavan tiedostotyypin valitseminen

Mukauttaminen

Business Contact Manager -tiedoston (.bcm) tuominen

Business Contact Manager -mukautusten (.bcmx) tuominen

Tuominen toisesta sovelluksesta .csv-tiedostotyypin avulla ja tuominen Microsoft Excelistä tai Microsoft Accessista

Tuominen Microsoft Outlookin yhteystietokansiosta

ACT!- tai QuickBooks-tiedoston tuominen

Joidenkin tiedostotyyppien kohdalla ohjattu toiminto kehottaa valitsemaan tuotavan tiedoston ja tuo sitten tiedoston. Toisten tiedostotyyppien kohdalla sinun on kirjoitettava tuotavan tiedoston nimi ja valittava, miten ohjattu toiminto käsittelee tiettyjä tietueita ja mukautuksia. Jos tuot Excel-tiedoston tai tuote- ja palveluluettelon CSV-tiedosto (.csv) -tiedostotyypin avulla, ohjattu toiminto kohdistaa myös tuodun luettelon sarakeotsikot Business Contact Managerin vastaavien kenttien kanssa (esimerkiksi Yksikköhinta, Yrityksen osoite). Tätä prosessia kutsutaan yhdistämiseksi.

Sivun alkuun

Tietojen tuomisessa huomioitavat asiat

Ennen kuin tuot yrityksen tietoja Business Contact Manager for Outlookiin, huomioi seuraavat:

  • Muista aina varmuuskopioida tietokanta ennen tiedoston tuontia, sillä prosessia ei voi perua.

  • Ennen tiedoston tuontia on suositeltavaa verrata sen kenttiä Tili- tai Business Contact- tietue-kenttiin ja tehdä sitten muutoksia tiedoston kenttiin, jotta ne vastaavat Business Contact Manager for Outlook -tietueen kenttiä. Voit esimerkiksi erottaa tuotavan tiedoston osoitetiedot, jotta ne vastaavat Business Contact Manager for Outlookin Katuosoite (työ)-, Postitoimipaikka (työ)- ja Osavaltio (työ) -kenttiä.

  • Kun Business Contact Manager for Outlook tuo suurta tietomäärää, tilaikkuna saattaa näyttää tuontiprosessin tilan väärin. Vaikka tilaikkuna olisi tyhjä tai siinä lukisi teksti Ei vastaa, Business Contact Manager for Outlook tuo edelleen tietoja.

  • Business Contact Manager for Outlook tukee vain Unicode-tiedostomuotoa. Muita tiedostomuotoja, kuten ANSI-muotoa, ei tueta.

Sivun alkuun

Tuotavan tiedostotyypin valitseminen

Business Contact Manager for Outlookiin voidaan tuoda useita erityyppisiä tiedostoja. Saat kunkin tiedostotyypin tuontiohjeet napsauttamalla sitä.

Tiedostotyyppi

Kuvaus

Business Contact Manager for Outlook -tiedot (.bcm)

Kaikki Business Contact Manager for Outlook -tiedot, myös kaikki asiakkaat, työyhteyshenkilöt, mahdollisuudet, projektit, projektitehtävät sekä niiden viestintähistoria. Tähän sisältyvät myös mukautukset, markkinointitoimet sekä tuote- ja palveluluettelot.

Business Contact Manager -mukautukset (.bcmx)

Sisältää mukautetut lomakeasettelut, sivut ja näkymät sekä mukautetut raportit ja projektimallit.

Huomautus: Vain tietokannan omistaja voi tuoda mukautuksia.

CSV-tiedosto (.csv)

Tuote- ja palveluluettelot ovat yleensä .csv-tiedostomuodossa.

Sisältää tiedot, jotka ovat pilkuilla erotettujen arvojen (.csv) tiedostomuodossa. Lähes kaikkien ohjelmien tietoja voidaan tallentaa .csv-tiedostomuodossa. Vaikka sovelluksen tiedostomuoto ei ole luettelossa, sovelluksen tiedot voidaan tallentaa .csv-tiedostomuodossa ja tuoda sitten Business Contact Manager for Outlookiin.

Excel-työkirja (.xls, .xlsx)

Sisältää Microsoft Excelin työkirjamuodossa olevat datatiedostot.

Access-tietokanta (.mdb, .accdb)

Sisältää Microsoft Access -tiedostomuodossa olevia tietoja.

Outlookin yhteystietokansio (.pst)

Sisältää Microsoft Outlook -tiedostomuodossa (.pst) olevia yhteystietoja. Jos Business Contact Manager -tietokanta on jaettu, käyttäjät haluavat ehkä tuoda omat Outlookin yhteystietonsa.

ACT! (.dbf, .pad)

Viittaa tietoihin, jotka on tallennettu ACT! -tiedostomuodossa. Business Contact Manager for Outlookissa on tietojen muuntotyökalu, jonka avulla ACT!-tiedot voidaan muuntaa .bcm-muotoon ennen niiden tuomista.

Huomautukset: Jos valitset ACT! (.dbf. .pad) - tai QuickBooks (.IIF) -tiedostomuodon, muunna tiedot Business Contact Manager -tiedostomuotoon (.bcm) valitsemalla Muunna tiedot. Tällä työkalulla voit tuoda näitä tiedostotyyppejä. Noudata työkalun ohjeita.

  • ACT!-sovelluksen on oltava asennettuna tietokoneeseen ennen kuin voit tuoda tietoja, jotka ovat ACT! -tiedostomuodossa.

QuickBooks (.IIF)

Kaikki QuickBooks-tiedoston .iif-muodossa olevat versiot voidaan tuoda. Business Contact Manager for Outlookissa on tietojen muuntotyökalu, jonka avulla QuickBooks-tiedot voidaan muuntaa .bcm-muotoon ennen niiden tuomista.

Vihje: Jos tiedot on tallennettu tiedostomuodossa, jota ei ole lueteltu ohjatussa yritystietojen tuontitoiminnossa, tallenna tiedot CSV-tiedostona ja tuo ne sitten Business Contact Manager -tietokantaan.

Sivun alkuun

Mukauttaminen

Mukautus on Business Contact Manager for Outlookin tehty muutos. Mukautukset voivat olla erilaisia. Mukautus on esimerkiksi uuden välilehden luominen työtilassa. Mukautuksia ovat myös uusien lomakkeiden luominen sekä kenttien ja osien lisääminen ja poistaminen aikaisemmin luoduista lomakkeista. Mukautuksia ovat lisäksi käyttäjän määrittämät kentät, mukautetut raportit ja projektimallit. Jos muutat Business Contact Manager for Outlookin oletuslomakkeita ja -kenttiä, kyseessä on luultavasti mukautus.

Sivun alkuun

Lisätietoja mukautusten tuomisesta

Mukautuksia voidaan tuoda Business Contact Manager for Outlookin kahdella tavalla. Yksi tapa on tuoda tiedot .bcm-tiedostotyypin avulla. Tämä tiedostotyyppi sisältää yrityksen datatietueet, mutta myös tietueisiin, lomakkeisiin ja raportteihin tehdyt mukautukset. Toinen tapa tuoda mukautuksia on käyttää .bcmx-tiedostotyyppiä. Tämä tiedostotyyppi ei sisällä yritystietoja, vaan ainoastaan Business Contact Manager for Outlookin tehdyt mukautukset. Tämä on hyödyllistä, jos haluat käyttää mukautuksia aikaisemmin luotuihin tietoihin ilman, että tietoja korvataan tai lisätään.

Kun tuot mukautuksia .bcm- tai .bcmx-tiedostosta, korvaat kohdetietokannan asetukset tiedostoon tallennetuilla mukautuksilla. Tähän on kuitenkin poikkeuksia:

  • Jos kohdetietokannassa on mukautuksia, joita ei ole .bcmx-tiedostossa (kuten asiakkaaseen perustuva uusi tietuetyyppi), mukautukset säilytetään.

  • Jos .bcmx-tiedosto sisältää mukautetun Suhde-kenttätyypin, mutta vastaavaa tietotyyppiä, johon se viittaa, ei ole kohdetietokannassa, kenttää ei lisätä tietokantaan.

Sivun alkuun

Business Contact Manager -tiedoston (.bcm) tuominen

Tämä tiedostotyyppi sisältää yrityksen datatietueet sekä tietueisiin, lomakkeisiin ja raportteihin tehdyt mukautukset.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Tuo ja vie -painiketta.

  3. Valitse Tuo tiedostosta.

    Ohjattu Yritystietojen tuominen -toiminto avautuu.

  4. Kirjoita .bcm-tiedoston sijainti ja nimi tai etsi tiedosto valitsemalla Selaa.

  5. Valitse Seuraava.

    tuontiasetusten valitseminen -ikkuna

  6. Valitse, miten päällekkäisiä tietueita käsitellään. Vaihtoehdot:

    • Älä tuo päällekkäisiä tietueita. Tuodun tiedoston päällekkäisiä tietueita ei tuoda, joten aikaisemmin luotuja tietueita ei muuteta.

    • Import duplicate records as new records (Tuo päällekkäiset tietueet uusina tietueina). Tuodun tiedoston päällekkäiset tietueet tuodaan ja niille annetaan toinen liittyvä nimi, joten aikaisemmin luotuja tietueita ei muuteta.

    • Päivitä aiemmin luodut tietueet. Jos päällekkäisiä tietueita löytyy ja tuotava tietue sisältää erilaisia tai lisätietoja, vastaava tietue päivitetään.

      Tuo-valintaikkuna, kaksoiskappaleosa

      Tietue on päällekkäinen, kun tuotavan tietueen nimi on sama kuin aiemmin luodun tietueen nimi.

  7. Valitse, miten mukautuksia käsitellään. Vaihtoehdot:

    • Import custom layouts (forms, pages, and views) (Tuo mukautetut asettelut (lomakkeet, sivut ja näkymät). Aiemmin luotujen lomakkeiden, sivujen ja näkymien asettelu korvataan tuodun tiedoston lomakkeilla, sivuilla ja näkymillä.

    • Do not remove any field from existing form layout (Älä poista mitään kenttää aikaisemmin luodun lomakkeen asettelusta). Tuodun tiedoston lomakkeet, sivut ja näkymät eivät poista mitään aiemmin luodussa tietokannassa tällä hetkellä käytössä olevaa kenttää. Tuodun tiedoston kaikki uudet kentät lisätään lomakkeisiin, sivuihin ja näkymiin.

      Tuonti-ikkunan Tuote mukautukset -osio

  8. Valitse mahdolliset muut kohteet, jotka haluat tuoda. Vaihtoehdot:

    • Viestintähistoria

    • Tuotteet (ja palvelut)

    • Mukautetut raportit

    • Projektimallit

  9. Valitse Tuo.

Sivun alkuun

Business Contact Manager -mukautusten (.bcmx) tuominen

Mukautus on Business Contact Manager for Outlookissa tehty tarpeitasi vastaava muutos. Tiedosto, jossa on .bcmx-pääte, sisältää vain mukautukset. Se ei sisällä yritystietoja, kuten asiakkaita, työyhteyshenkilöjä ja liidejä.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Tuo ja vie -painiketta.

  3. Valitse Tuo tiedostosta.

    Ohjattu Yritystietojen tuominen -toiminto avautuu.

  4. Kirjoita .bcmx-tiedoston sijainti ja nimi tai etsi tiedosto valitsemalla Selaa.

    Tuotavan .bcmx-tiedoston nimi näkyy Tuotava tiedosto -ruudussa.

  5. Valitse Tuo.

    Business Contact Manager for Outlook tuo tiedot. Kun tuonti on suoritettu, voit tarkastella tuontisanomia ja mahdollisia lokitiedostoon tallennettuja virheitä. Voit tarkastella lokitiedostoa valitsemalla Näytä loki.

Sivun alkuun

Tuominen toisesta sovelluksesta .csv-tiedostotyypin avulla ja tuominen Microsoft Excelistä tai Microsoft Accessista

.csv-tiedostomuoto on yksinkertainen, mutta tehokas tapa siirtää tietoja ohjelmasta toiseen. Useat ohjelmat lukevat .csv-tiedostoja, myös Excel.

Voit .csv-tiedostomuodon avulla tuoda myös tuote- ja palveluluettelon. Kyseisen luettelon rakenteen on oltava tietynlainen, jotta se voidaan tuoda. Lisätietoja seikoista, jotka on huomioitava ennen tuote- ja palveluluettelon tuomista, on kohdassa Tuote- ja palveluluettelon tuominen.

Jos tiedot ovat Excel- tai Access-tiedostossa, voit tuoda tiedot myös seuraavasti.

Sisältö

Vaihe 1: tuotavan .csv-, Excel- tai Access-tiedoston valitseminen

Vaihe 2: kenttien yhdistäminen

Tuote- ja palveluluettelon tuominen

Luettelon tuominen

.csv-tuontivirheiden korjaaminen

Vaihe 1: tuotavan .csv-, Excel- tai Access-tiedoston valitseminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Tuo ja vie -painiketta.

  3. Valitse Tuo tiedostosta.

    Ohjattu Yritystietojen tuominen -toiminto avautuu.

  4. Kirjoita .csv-, Excel- tai Access-tiedoston sijainti ja nimi tai etsi tiedosto valitsemalla Selaa.

    Tiedosto näkyy Tuotava tiedosto -ruudussa.

  5. Valitse Seuraava.

  6. Valitse, miten päällekkäisiä tietueita käsitellään. Vaihtoehdot:

    • Älä tuo päällekkäisiä tietueita. Tuodun tiedoston päällekkäisiä tietueita ei tuoda, joten aikaisemmin luotuja tietueita ei muuteta.

    • Import duplicate records as new records (Tuo päällekkäiset tietueet uusina tietueina). Tuodun tiedoston päällekkäiset tietueet tuodaan ja niille annetaan toinen liittyvä nimi, joten aikaisemmin luotuja tietueita ei muuteta. Tietue on päällekkäinen, kun tuotavan tietueen nimi on sama kuin aiemmin luodun tietueen nimi.

  7. Valitse Seuraava.

Sivun alkuun

Vaihe 2: kenttien yhdistäminen

Yhdistä nyt tuotavan tiedoston sarakeotsikot (kentät) Business Contact Managerin vastaavien kenttien kanssa. Tätä prosessia kutsutaan yhdistämiseksi.

  1. Yhdistä .csv-, Excel- tai Access-tiedosto.

    • .csv-tiedosto    

      Valitse tarvittaessa tuotavan .csv-tiedoston valintaruutu.

    • Excel-tiedosto   

      Jokainen Excel-työkirjaan kuuluva Excel-laskentataulukko on lueteltu. Valitse kaikkien tuotavien laskentataulukoiden valintaruudut.

      Jos Excel-työkirjassa on tietoja vain yhdessä laskentataulukossa (riippumatta tiedoston laskentataulukoiden määrästä), valitse vain kyseisen laskentataulukon valintaruutu.

    • Access-tiedosto    

      Access-tietokannan muodostavat taulukot on lueteltu. Valitse kaikkien tuotavien taulukoiden valintaruudut.

      Jos Access-tietokannassa on tietoja vain yhdessä laskentataulukossa tai taulukossa (riippumatta tiedoston taulukoiden määrästä), valitse vain kyseisen taulukon valintaruutu.

  2. Valitse tuotava tietuetyyppi Import As (Tuontimuoto) -sarakkeessa, esimerkiksi Asiakas tai Työyhteyshenkilö.

  3. Valitse Yhdistä.

    Karttakenttien tuonti-ikkuna

  4. Yhdistä kentät seuraavasti:

    • Voit yhdistää kentät manuaalisesti Tuo kentät -luettelossa (1) vetämällä yhdistettävän kentän Käytettävissä olevat kentät -luettelon kenttään.

    • Jos haluat, että Business Contact Manager for Outlook yhdistää kentät, valitse Yhdistä automaattisesti (2). Tarkista sitten yhdistäminen selaamalla Käytettävissä olevat kentät -luetteloa.

    • Jos haluat yhdistää kentät samoin kuin aiemmassa yhdistämisessä, valitse Käytä edellistä määritystä (3).

    • Jos haluat luoda uuden kentän ja yhdistää siihen tuodun tiedoston kentän, valitse Map to New Field (Yhdistä uuteen kenttään) (4).

  5. Toista, kunnes Tuo kentät -luettelo on tyhjä.

  6. Jos haluat muuttaa jotakin yhdistämistä, toimi seuraavasti:

    • Jos haluat muuttaa yksittäisen kentän määritystä, vedä yhdistetty kenttä Käytettävissä olevat kentät -luettelosta takaisin Tuo kentät -luetteloon.

    • Jos haluat poistaa kaikki määritykset, valitse Poista määritykset. Yhdistä sitten kentät uudelleen.

  7. Kun olet tehnyt yhdistämisvalinnat, valitse OK ja sitten Tuo.

    Business Contact Manager for Outlook tuo tiedot. Kun tuonti on suoritettu, voit tarkastella tuontisanomia ja mahdollisia lokitiedostoon tallennettuja virheitä. Voit tarkastella lokitiedostoa valitsemalla Näytä loki.

Vihje:  Kun olet tuonut Excel-tiedoston, kaikki puhelinnumerot eivät välttämättä ole näkyvissä. Ongelma on tiedossa. Avaa tiedosto Excel 2010:ssä ja tallenna se sitten .csv-tiedostomuodossa Tallenna nimellä -komennolla. Tuo sitten .csv-tiedosto uudelleen Business Contact Manager for Outlookista.

Sivun alkuun

Tuote- ja palveluluettelon tuominen

Tuotavan tuote- ja palveluluettelon tulee täyttää seuraavat ehdot:

  • Tiedoston on oltava .csv-tiedostomuodossa. Jos voit avata tuote- ja palveluluettelon Excelissä, voit tallentaa sen .csv-tiedostona Tallenna nimellä -komennolla.

  • Tiedostossa on oltava vähintään kolme saraketta, jotka on järjestetty määritetyssä järjestyksessä.

Tuote- ja palveluluettelon järjestäminen oikeisiin sarakkeisiin

Jotta voit tuoda tuotteista ja palveluista koostuvan .csv-tiedoston, tiedostossa on oltava vähintään kolme ja enintään viisi saraketta, jotka ovat seuraavassa järjestyksessä:

Kolmisarakkeinen asettelu

Kohteen nimi

Kuvaus

Yksikköhinta

Nelisarakkeinen asettelu

Kohteen nimi

Kuvaus

Yksikköhinta

Määrä

Viisisarakkeinen asettelu

Kohteen nimi

Kuvaus

Yksikköhinta

Määrä

Yksikkökustannus

Valitusta asettelusta huolimatta .csv-tiedoston ensimmäisen rivin on oltava luettelon sarakeotsikko.

Excel-esimerkki

Tässä on esimerkki kaksi tuotetta tai palvelua sisältävästä Excel-luettelosta. Luettelossa on otsikkorivi, jonka jälkeen on rivi kumpaakin tuotetta tai palvelua varten.

Kohteen nimi

Kuvaus

Yksikköhinta

Polkupyörän kettingit

Titaani 48 tuumaa

56,50

Vesipullo

Läpinäkyvä

11,75

Muistio-esimerkki

Jos muokkaat tiedostoa tekstieditorissa, esimerkiksi Muistiossa (Microsoft Excelin sijaan), luo tiedostoon oma rivi kutakin tuotavaa tuotetta tai palvelua varten ja erota eri rivien nimikkeet toisistaan pilkulla lisäämättä välilyöntiä pilkun eteen tai jälkeen.

Kohteen nimi,Kuvaus,Yksikköhinta
Polkupyörän ketjut,Titaani 48 tuumaa,56,50
Vesipullo,läpinäkyvä,11,75

Vihje:  Jos näyttöön tulee viesti, jossa kerrotaan, että syötetiedostossa on virheellinen määrä sarakkeita, olet ehkä lisännyt liian monta pilkkua vähintään yhdelle riville. Voit välttää tämän virheen noudattamalla aiemmin tässä artikkelissa mainittuja sarakeasetteluja.

Muista, että .csv-tiedoston ensimmäisen rivin on oltava sarakeotsikko.

Sivun alkuun

Luettelon tuominen

Kun olet valmistellut .csv-tiedoston, voi tuoda sen lisäämällä nimikkeet aikaisemmin luotuun tuote- ja palveluluetteloon tai korvaamalla aikaisemmin luodun luettelon uusilla tuoduilla nimikkeillä.

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Myynti.

  2. Valitse valintanauhan Aloitus-välilehden Mukauta-ryhmästä Tuotteet ja palvelut.

  3. Valitse Tuotteet ja palvelut -valintaikkunassa Tuo.

  4. Kirjoita .csv-tiedoston sijainti ja nimi tai etsi tiedosto valitsemalla Selaa.

  5. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Korvaa olemassa oleva luettelo tämän tiedoston tiedoilla. Tämä valinta poistaa aikaisemmin luodun tuote- ja palveluluettelon ja korvaa sen tuodulla nimikeluettelolla.

    • Lisää tämän tiedoston tiedot olemassa olevaan luetteloon.

      Tärkeää: Tuonteja ei voi perua. Tiedot kannattaa varmuuskopioida ennen jatkamista.

  6. Valitse Tuo.

  7. Kun tiedosto on tuotu, valitse Sulje.

Sivun alkuun

.csv-tuontivirheiden korjaaminen

Jos olet tuomassa tuotteita ja palveluja (tuotteet ja palvelut) ja tuonti keskeytyy tai siinä ilmenee virheitä, syynä on todennäköisesti .csv-tiedoston virheellisesti muotoillut tiedot, valuuttatunnukset tai aikaisemmin luodun luettelon päällekkäiset kohteet.

.csv-tiedoston muotoilun tarkistaminen

Seuraavat muotoiluvirheet voivat aiheuttaa virheilmoituksia .csv-tiedoston tuonnin aikana.

Syy

Ratkaisu

Sarakkeissa ei ole otsikoita.

Lisää kuhunkin tietotyyppiin sarakeotsikko. Tietojen tuominen helpottuu, jos käytät Business Contact Manager -tietokannassa tällä hetkellä käytössä olevaa sarakeotsikkoa.

Sarakkeiden otsikot eivät ole yksilöiviä.

Tarkista päällekkäiset otsikot ja muuta niitä tarvittaessa. Jos tiedostossa on esimerkiksi kaksi Puhelinnumero-otsikkoa, muuta ne muotoon Puhelinnumero 1 ja Puhelinnumero 2.

.csv-tiedosto sisältää merkkejä, joita ei voida tulostaa.

Tällaisia merkkejä ovat esimerkiksi rivinvaihdot sekä sivun- ja osanvaihdot. Varmista, että poistat tällaiset merkit, ennen kuin tuot tiedoston uudelleen.

Tuotavassa tiedostossa on virheellinen määrä sarakkeita.

Tiedostossa on oltava vähintään kolme saraketta, jotka ovat seuraavassa järjestyksessä: Kohteen nimi, Kuvaus, Yksikköhinta.

Sivun alkuun

Välimerkkejä ja rahayksiköitä koskevat ohjeet

Tuotteiden hinnoissa ja määrissä ei saa olla valuuttatunnuksia tai välimerkkejä, kuten pisteitä tai pilkkuja. Valuutassa voidaan kuitenkin käyttää desimaalierotinta. Esimerkki:

  • Jos summa on kokonaisluku, mukaan lukien valuutta, kirjoita 10000, mutta ei pilkun tai desimaalipilkun sisältävää summaa.

  • Jos hinta ei ole tasaluku, lisää desimaalipilkku. Esimerkiksi 10,50, kun viittaat 10 dollarin ja 50 sentin suuruiseen hintaan.

Päällekkäisten tietueiden käsittelyn arvioiminen

Näyttöön voi tulla tuotteiden ja palvelujen tuontia koskeva virheilmoitus, jos yrität tuoda Business Contact Manager for Outlookissa olevia kohteita ja et ilmaise, että päällekkäisten tietueiden tulee korvata aikaisemmin luodut kohteet. Virheen lokitiedoston virhesanoma ilmoittaa, että kohde tai kohteet ovat jo Business Contact Manager for Outlookissa.

Korjaa virhe tuomalla uudet tuotteet ja palvelut uudelleen. Valitse Tuotteiden ja palvelujen tuonti -valintaikkunassa Korvaa olemassa oleva luettelo tämän tiedoston tiedoilla. Nykyisen tuote- ja palveluluettelon kohteet korvataan tuodun tiedoston kohteilla.

tuontiasetukset-osa

Kun tuot luettelon uudelleen, et saa enää päällekkäisistä kohteista ilmoittavaa virhettä.

Sivun alkuun

Tuominen Microsoft Outlookin yhteystietokansiosta

Voit vain muutamalla napsautuksella lisätä Business Contact Manager for Outlookin useita työyhteyshenkilöitä tuomalla Outlookin yhteystietokansion.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Tuo ja vie -painiketta.

  3. Valitse Import Outlook Contacts (Tuo Outlookin yhteystiedot).

    Ohjattu Yritystietojen tuominen -toiminto avautuu.

  4. Ohjattu toiminto tuo oletusarvoisen yhteystietokansion. Jos haluat tuoda toisen yhteystietokansion, valitse Selaa. Valitse tuotava yhteystietokansio ja valitse sitten OK.

  5. Valitse, miten päällekkäisiä tietueita käsitellään.

    Vaihtoehdot:

    • Älä tuo päällekkäisiä tietueita. Tuodun tiedoston päällekkäisiä tietueita ei tuoda, joten aikaisemmin luotuja tietueita ei muuteta.

    • Import duplicate records as new records (Tuo päällekkäiset tietueet uusina tietueina). Tuodun tiedoston päällekkäiset tietueet tuodaan ja niille annetaan toinen liittyvä nimi, joten aikaisemmin luotuja tietueita ei muuteta.

      Tietue on päällekkäinen, kun tuotavan tietueen nimi on sama kuin aiemmin luodun tietueen nimi.

  6. Valitse Tuo.

Vihje: Jotta voit tuoda Windows Live Mail -tiedot Business Contact Manager for Outlookin, lisää Windows Live Mail -tili ensin Outlookiin.

Sivun alkuun

ACT!- tai QuickBooks-tiedoston tuominen

Jos yritystietoja on ACT!- tai QuickBooks-tiedostossa, voit tuoda ne Business Contact Manager for Outlookin tietojen muuntotyökalun ja ohjatun yritystietojen tuontitoiminnon avulla. Tietojen muuntotyökalu muuntaa ACT!- ja QuickBooks-tiedot muotoon, jota Business Contact Manager for Outlook osaa lukea.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Tuo ja vie -painiketta.

  3. Valitse Tuo muista sovelluksista.

  4. Valitse ohjatussa Yritystietojen tuominen -toiminnossa Muunna tiedot. Tietojen muuntotyökalu avautuu. Valitse Seuraava.

  5. Valitse ACT!- tai QuickBooks-versio ja valitse sitten Seuraava.

  6. Kirjoita tiedoston sijainti ja nimi tai etsi tiedosto valitsemalla Selaa. Valitse sitten Seuraava.

  7. Valitse muunnettavien tietoluokkien valintaruudut. Valitse Kohde-luettelossa Business Contact Manager for Outlook -tietuetyyppi, joksi haluat muuntaa tiedot. Valitse sitten Seuraava

  8. Valitse tietojen muuntamiseen sisällytettävät käyttäjän määrittämät kentät ja valitse sitten Seuraava.

  9. Valitse muunnetun tiedoston sijainti valitsemalla Selaa. Valitse sitten Tallenna. Valitse Seuraava.

  10. Valitse Seuraava. Kun tiedot on muunnettu, sulje tietojen muuntotyökalu.

  11. Voit nyt tuoda muunnetut tiedot kohdan Business Contact Manager -tiedoston (.bcm) tuominen ohjeiden mukaisesti.

    Vihje: Voit ohittaa mukautusten valinnat, sillä niitä ei käytetä muunnetuissa tiedoissa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×