Tietojen syöttömuodon hallitseminen syöttörajoitteilla

Tietojen syöttömuodon hallitseminen syöttörajoitteilla

Voit auttaa käyttäjiä tallentamaan tietoja Accessin työpöytätietokantaan oikein luomalla syöttörajoitteita niihin kenttiin, joihin tuleva tieto on muotoiltu aina tietyllä tavalla. Voit esimerkiksi määrittää syöttörajoitteen, jos haluat varmistaa, että käyttäjät syöttävät puhelinnumeronsa puhelinnumerokenttään oikeassa muodossa.

Syöttörajoite vaikuttaa vain siihen, hyväksyykö Access tiedot vai ei – rajoite ei muuta tietojen tallennustapaa, joka riippuu kentän tietotyypistä ja muista ominaisuuksista. Lisätietoja tietojen tallennustavoista Accessissa löytyy artikkelista Johdanto tietotyyppeihin ja kenttien ominaisuuksiin.

Tärkeää:  Tämän artikkelin tiedot koskevat vain Access-työpöytätietokantoja. Access-verkkosovellukset ja -verkkotietokannat eivät tue syöttörajoitteita.

Tämän artikkelin sisältö

Tietoja syöttörajoitteista

Syöttörajoitteita määrittävät merkit

Syöttörajoitteiden käytön välttäminen Accessissa

Syöttörajoitteen lisääminen taulukon kenttään käyttämällä ohjattua syöttörajoitteen luomista

Mukautettujen syöttörajoitteiden luominen

Esimerkkejä syöttörajoitteista

Syöttörajoitteiden käyttäminen sähköpostiosoitteissa

Tietoja syöttörajoitteista

Syöttörajoite on merkkijono, joka ilmaisee kelvollisen syöttöarvon muodon. Voit käyttää syöttörajoitteita taulukkokenttiin, kyselykenttiin sekä lomakkeiden ja raporttien ohjausobjekteihin. Syöttörajoite tallennetaan objektin ominaisuutena.

Syöttörajoitetta kannattaa käyttää, kun syöttöarvojen muodon yhdenmukaisuus on tärkeää. Voit esimerkiksi käyttää syöttörajoitetta puhelinnumerokenttään niin, että Access edellyttää kymmenen numeron syöttämistä. Jos joku kirjoittaa puhelinnumeron ilman suuntanumeroa, Access ei tallenna tietoa ennen kuin suuntanumero on lisätty.

Syöttörajoite koostuu kolmesta osasta

Syöttörajoitteissa on yksi pakollinen osa ja kaksi valinnaista osaa. Osat erotetaan toisistaan puolipisteellä. Osien käyttötarkoitus:

  • Ensimmäisen osa on pakollinen. Se sisältään rajoitemerkkejä tai -merkkijonon sekä paikkamerkkejä ja literaalitietoja, kuten sulkumerkkejä, pisteitä ja väliviivoja.

  • Toinen osa on valinnainen. Se viittaa upotettuihin rajoitemerkkeihin ja tapaan, jolla ne on tallennettu kenttään. Jos toiseksi osaksi on määritetty 0, merkit tallennetaan tietojen kanssa. Jos arvo on 1, merkit näkyvät mutta niitä ei ole tallennettu. Tietokannan tallennustilaa voi säästyä, jos toisen osan arvoksi määritetään 1.

  • Syöttörajoitteen kolmas osa on myös valinnainen ja osoittaa yksittäisen paikkamerkkinä käytettävän merkin tai välilyönnin. Oletusarvon mukaan Accessissa käytetään alaviivaa (_). Jos haluat käyttää jotakin muuta merkkiä, kirjoita se rajoitteen kolmanteen osaan.

Seuraavassa esimerkissä on yhdysvaltalaisen puhelinnumeromuodon syöttörajoite: (999) 000-000;0;-:

  • Rajoitteessa on kaksi paikkamerkkiä: 9 ja 0. 9 osoittaa valinnainen numeron, jolloin suuntanumeron syöttäminen on valinnaista, ja kumpikin 0 osoittaa pakollisen numeron.

  • Syöttörajoitteen toisen osan 0 osoittaa, että rajoitemerkit tallennetaan tietojen mukana.

  • Syöttörajoitteen kolmas osa määrittää, että paikkamerkkinä käytetään yhdysviivaa (-) eikä alaviivaa (_).

Syöttörajoitteita määrittävät merkit

Seuraavassa taulukossa esitellään syöttörajoitteen paikka- ja literaalimerkit sekä selitetään, miten ne ohjaavat tietojen tallentamista.

Merkki

Kuvaus

0

Käyttäjän on syötettävä numero (0 - 9).

9

Käyttäjä voi syöttää numeron (0 - 9).

#

Käyttäjä voi syöttää numeron, välilyönnin tai plus- tai miinusmerkin. Jos ohitetaan, Access lisää tyhjän välin.

L

Käyttäjän on syötettävä kirjain.

?

Käyttäjä voi syöttää kirjaimen.

A

Käyttäjän on syötettävä kirjain tai numero.

a

Käyttäjä voi syöttää kirjaimen tai numeron.

&

Käyttäjän on syötettävä joko merkki tai välilyönti.

C

Käyttäjä voi syöttää merkkejä tai välilyöntejä.

. , : ; - /

Desimaalien ja tuhansien paikkamerkit, päivämäärä- ja aikaerottimet. Valitsemasi merkki määräytyy Microsoft Windowsin aluekohtaisten asetusten mukaan.

>

Muuntaa kaikki seuraavat merkit isoiksi kirjaimiksi.

<

Muuntaa kaikki seuraavat merkit pieniksi kirjaimiksi.

!

Syöttörajoite täyttää tiedot vasemmalta oikealle sen sijaan, että se täyttäisi ne oikealta vasemmalle.

\

Merkkiä heti seuraavat merkit näkyvät literaaleina.

""

Lainausmerkkien sisällä olevat merkit näkyvät literaaleina.

Syöttörajoitteiden käytön välttäminen Accessissa

Vaikka hyödyllisiä ovatkin, syöttörajoitteet eivät käy joka tilanteeseen. Älä käytä syöttörajoitetta, jos jokin seuraavista tilanteista koskee sinua:

  • Käyttäjien on toisinaan syötettävä tietoja, jotka eivät sovi rajoitteeseen. Syöttörajoite ei salli poikkeuksia.

  • Aiot käyttää Päivämäärävalitsinta päivämäärä/aika- kentän kanssa. Syöttörajoitteet eivät ole yhteensopivia Päivämäärävalitsimen kanssa.

Syöttörajoitteen lisääminen taulukon kenttään käyttämällä ohjattua syöttörajoitteen luomista

Voit käyttää syöttörajoitteita kentissä, joiden tietotyyppi on teksti, numero (poikkeuksena replikointitunnus), valuutta sekä päivämäärä ja aika.

Huomautus: Jos käytät syöttörajoitetta päivämäärä- ja aikakentässä, Päivämäärävalitsin-ohjausobjekti ei ole käytettävissä kyseisessä kentässä.

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Valitse kenttä, johon haluat lisätä syöttörajoitteen.

  3. Valitse Yleiset-välilehden Kentän ominaisuudet-kohdassa Syöttörajoite-ominaisuusruutu.

  4. Käynnistä ohjattu syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodosta Muodostin-painike -painiketta.

  5. Valitse syöttörajoiteluettelosta lisättävä rajoitetyyppi.

    Accessin työpöytätietokannan ohjattu syöttörajoitteen luominen

  6. Valitse Kokeile ja kokeile tietoja syöttämällä, miten rajoite toimii.

  7. Jos olet tyytyväinen syöttörajoitteeseen etkä halua tehdä muutoksia, valitse Seuraava.

  8. Valitse tietojen tallennusvaihtoehto.

  9. Valitse Valmis ja tallenna muutokset.

Syöttörajoitteen lisääminen kyselyyn

  1. Napsauta muutettavaa kyselyä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Siirrä osoitin kyselyn rakenneruudukossa sen kentän sarakkeeseen, jota haluat muuttaa.

    Voit siirtää kohdistimen mille tahansa kentän riville.

  3. Avaa kentän ominaisuusikkuna painamalla F4-näppäintä.

  4. Valitse Yleiset-välilehden Kentän ominaisuudet-kohdassa Syöttörajoite-ominaisuusruutu.

  5. Käynnistä ohjattu syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodosta Muodostin-painike -painiketta ja noudata ohjatun toiminnon ohjeita.

Syöttörajoitteen lisääminen lomakkeen tai raportin ohjausobjektiin

  1. Napsauta muutettavaa lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ohjausobjektia, jota haluat muuttaa, ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet.

  3. Valitse Kaikki-välilehdessä Syöttörajoite-ominaisuusruutu.

  4. Käynnistä ohjattu syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodosta Muodostin-painike -painiketta ja noudata ohjatun toiminnon ohjeita.

Mukautettujen syöttörajoitteiden luominen

Vaikka ohjatulla syöttörajoitteen luomisella voidaan luoda tavallisten muotoilutarpeiden syöttörajoitteet, rajoitteiden mukauttaminen on joskus tarpeellista. Syöttörajoitteita voi mukauttaa joko muuttamalla ohjatun syöttörajoitteiden luomisella lisättyjä valmiita rajoitteita tai muuttamalla manuaalisesti sen kentän syöttörajoiteominaisuutta, jossa rajoitetta halutaan käyttää.

Ohjatun syöttörajoitteen luomisella lisättyjen rajoitteiden mukauttaminen

  1. Avaa objekti rakennenäkymässä ja napsauta kenttää, johon haluat lisätä mukautetun syöttörajoitteen.

  2. Käynnistä ohjattu syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodosta Muodostin-painike -painiketta.

  3. Valitse Muokkaa luetteloa.

    Ohjatun syöttörajoitteen luomisen mukauttaminen -valintaikkuna avautuu.

  4. Siirry uuteen tietueeseen valintaikkunassa ja kirjoita Kuvaus-tekstiruutuun uusi kuvaus.

  5. Kirjoita Syöttörajoite-tekstiruutuun merkit ja paikkamerkit käyttäen taulukkoluettelon sallittuja merkkejä.

  6. Napsauta Rajoitteen laji -alanuolta ja valitse sopiva rajoitetyyppi.

  7. Valitse Sulje. Uusi syöttörajoite näkyy luettelossa.

Syöttörajoitteiden mukauttaminen kentän ominaisuusasetuksesta

  1. Napsauta objektia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta kenttää, johon haluat luoda mukautetun syöttörajoitteen.

  3. Napsauta kentän ominaisuuksissa Syöttörajoite-tekstiruutua ja kirjoita mukautettu rajoite.

  4. Tallenna tekemäsi muutokset painamalla CTRL+S.

Syöttörajoitteen määritelmä on kirjoitettava manuaalisesti Numero- ja Valuutta-kenttiin.

Esimerkkejä syöttörajoitteista

Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä syöttörajoitteiden käyttötavoista.

Syöttörajoite

Tuloksena oleva arvo

Huomautukset

(000) 000 0000

(206) 555 0199

Tässä tapauksessa on syötettävä suuntanumero, koska rajoitteen tässä osassa (000 sulkeissa) on paikkamerkki 0.

(999) 000 0000!

(206) 555 0199
( ) 555 0199

Tässä tapauksessa suuntanumero-osassa paikkamerkkinä on 9, joten suuntanumerot ovat vapaavalintaisia. Lisäksi huutomerkki (!) aiheuttaa sen, että kenttä täytetään vasemmalta oikealle.

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

Yhdysvaltalaista muotoa olevan puhelinnumeron neljän viimeistä numeroa voidaan korvata kirjaimilla. Huomaa, että suuntanumero-osassa on paikkamerkkinä 0, joten suuntanumero on pakollinen.

#999

-20
2000

Mikä tahansa positiivinen tai negatiivinen luku, enintään neljä merkkiä, ei tuhaterotinta eikä desimaaleja.

>L????L?000L0

GREENGR339M3
MAY R 452B7

Pakollisten (L) ja vapaavalintaisten (?) kirjaimien ja pakollisten numeroiden (0) yhdistelmä. Suurempi kuin -merkki pakottaa käyttäjät kirjoittamaan kaikki kirjaimet isoina. Jos haluat käyttää tällaista syöttörajoitetta, määritä taulukon kentän tietotyypiksi Teksti tai Memo.

00000-9999

98115-
98115-3007

Pakollinen postinumero ja vapaavalintainen neljän numeron osa.

>L<??????????????

Maria
Pierre

Etu- tai sukunimi, jonka ensimmäisestä kirjaimesta tulee automaattisesti iso.

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7

Kirjan numero ja literaaliteksti, pakollinen ensimmäinen ja viimeinen numero sekä mikä tahansa kirjainten ja merkkien yhdistelmä numeroiden välissä.

>LL00000-0000

DB51392-0493

Pakollisten kirjainten ja merkkien (kaikki isoja) yhdistelmä. Käytä tällaista rajoitetta, kun haluat esimerkiksi auttaa käyttäjiä kirjoittamaan osanumeroita tai muita varastotietoja oikein.

Syöttörajoitteiden käyttäminen sähköpostiosoitteissa

Koska sähköpostiosoitteiden merkkimäärä voi vaihdella huomattavasti, syöttörajoite ei sovellu kovin hyvin sen varmistamiseen, että sähköpostiosoitteet syötetään oikein. Syöttörajoitteiden sijaan kannattaa käyttää Kelpoisuussääntö- ja Kelpoisuusteksti-ominaisuuksia.

Seuraavan taulukon kelpoisuussääntö varmistaa, että syötettävässä sähköpostiosoitteessa on vähintään yksi merkki ennen @-merkkiä ja sen jälkeen ja että @-merkin jälkeen on piste ja jälleen vähintään yksi merkki. Esimerkiksi tom@example.com hyväksyttäisiin, mutta osoitteita tom@example,com ja tom@example ei. Jos syötät kelpoisuussääntöä rikkovan sähköpostiosoitteen, Access ei hyväksy syötettä ja näyttää viestin Kelpoisuusteksti-ominaisuudessa. Jos Kelpoisuusteksti-ominaisuusruutuun ei ole syötetty tekstiä, Access näyttää yleissanoman.

Ominaisuus

Asetus

Kelpoisuussääntö

Is Null Or ((Like "*?@?*.?*") And (Not Like "*[ ,;]*"))

Kelpoisuusteksti (valinnainen)

Syötä sähköpostiosoite, jossa on @-merkki ja toimialueen nimi (esimerkiksi frank@contoso.com).

Lisätietoja kelpoisuussääntöjen käyttämisestä sekä tarkat ohjeet on artikkelissa Kentän tiedot tarkistavan kelpoisuussäännön luominen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×