Tietojen suodattaminen tietonäkymässä

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmassa tietoja on helppo suodattaa tietonäkymässä.

Kun luot tietonäkymän, voit ottaa käyttöön suodattimen, jolloin näkymään tulevat näkyviin vain tiedot, jotka täyttävät määrittämäsi ehdot. Jos tietolähteessä on esimerkiksi satoja tai tuhansia tietueita, on hyödyllistä tarkastella vain osaa tietueista. Voit luoda suodattimen, joka näyttää tietonäkymässä tietueiden osajoukon.

Kun suodatat tietonäkymän tietoja Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmassa, rajoitat tietonäkymän käytettävissä olevien tietueiden määrää. Voit myös lisätä tietonäkymään työkalurivin, jotta kävijät voivat suodattaa tietoja selaimen kautta. Työkalurivi vaikuttaa vain tietojen esitystapaan; se ei rajoita tietonäkymän käytettävissä olevien tietojen määrää. Lisätietoja tällaisen työkalurivin lisäämisestä on Katso myös -osan linkissä.

Voit luoda esimerkkitiedot ja -tietonäkymän tai etsiä lisätietoja tietonäkymistä ohjeaiheessa Tietonäkymän luominen.

Valitse haluamasi toimet

Suodattimen lisääminen

Ehdon lisääminen olemassa olevaan suodattimeen

Suodattimen ehtojen ryhmitteleminen

Ehdon muokkaaminen

Ehdon poistaminen

Suodattimen poistaminen

Erikoissuodattimen luominen

Suodattimen lisääminen

Northwind Traders -tukkuvarasto säilyttää tuoteluettelonsa XML-muodossa. Tuoteluettelo sisältää myös myynnistä poistetut tuotteet. Ryhmäsi haluaa luoda tietonäkymän, johon tulevat näkyviin vain nykyiset tuotteet, jotta ryhmän käyttämällä sivulla ei turhaan ole tuotteita, joita Northwind Traders ei enää toimita. Tämä onnistuu lisäämällä suodatin.

Suodatin luodaan määrittämällä yksi tai useita lausekkeita, joilla käsitellään tietoja. Tiedot, jotka täyttävät ehdot, lisätään tietonäkymään. Lausekkeessa on kolme pääosaa: kentän nimi (suodatettavan kentän nimi), operaattori (arvoon käytettävä sääntö, kuten yhtä suuri kuin, suurempi kuin tai pienempi kuin) ja arvo (etsittävä tieto).

Lausekkeen luomisessa on kolme vaihetta. Ensiksi etsitään kenttä, jonka perusteella osa tietueista jätetään näyttämättä. Tässä esimerkissä suodatuksessa käytetään Poistettu-kenttää, koska tämän kentän arvo ratkaisee sen, tuleeko tietue näkyviin. Toinen vaihe on operaattorin määrittäminen. Haluat näkyviin vain ne tietueet, joiden Poistettu-kentän arvo on yhtä suuri kuin 0, joten operaattoriksi määritetään Yhtä suuri kuin. Kentästä etsittävä tieto on 0 (Northwind Traders käyttää lukua 0 totuusarvona epätosi), joten arvoksi määritetään 0.

  1. Avaa sivu, joka sisältää suodatettavan tietonäkymän.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

  4. Valitse Suodatusehdot-valintaikkunasta Napsauttamalla tätä voit lisätä uuden lauseen.

  5. Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot. Northwind Traders -esimerkissä valitaan Poistettu (luku).

  6. Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori. Northwind Traders -esimerkissä valitaan Yhtä suuri kuin.

  7. Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto. Koska Northwind Traders käyttää lukua 1 myynnistä poistetuissa tuotteissa ja lukua 0 nykyisissä tuotteissa, kirjoita arvoksi 0.

    Suodatusehdot-valintaikkunan esimerkkilauseke

    Suodatusehdot-valintaikkunan esimerkkilauseke

  8. Jos haluat tarkastella ja muokata lausekkeen XPath-koodia, valitse Lisäasetukset.

    Huomautus: Kaikki Suodatusehdot-valintaikkunassa luomasi suodatusehdot ovat XPath-lausekkeita. Lisätietoja erikoissuodattimista on kohdassa Erikoissuodattimen luominen.

  9. Valitse OK.

Nyt olet luonut tietonäkymän, johon tulevat näkyviin vain nykyiset tuotteet, eivät myynnistä poistetut tuotteet.

Viidestä tietueesta tulee näkyviin neljä käytettäessä lauseketta Poistettu Yhtä suuri kuin 0

Sivun alkuun

Ehdon lisääminen olemassa olevaan suodattimeen

Yhdessä suodattimessa voi käyttää useita lausekkeita. Tämä onnistuu lisäämällä uusia lauseita, jotka määrittävät lisää ehtoja, jotka tietojen on täytettävä.

Esimerkiksi edellisessä osiossa suodatettiin tietonäkymää siten, että näkyviin tulivat vain Northwind Tradersin nykyiset tuotteet. Oletetaan, että haluat tietonäkymän sisältävän vain sellaiset nykyiset tuotteet, joita on tilauksessa nolla kappaletta, jolloin on helppo päättää, tarvitseeko tuotetta tilata lisää.

  1. Avaa sivu, joka sisältää muokattavan tietonäkymän.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

    Suodatusehdot-valintaikkunassa ovat näkyvissä kaikki suodatusehdot, jotka ovat käytössä tietonäkymässä.

  4. Napsauta käytössä olevan ehdon lopussa olevaa Ja/tai-ruutua ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

    • Luo suodatin, joka edellyttää kummankin ehdon toteutumista valitsemalla Ja.

    • Luo suodatin, joka edellyttää vain yhden ehdon toteutumista valitsemalla Tai.

      Northwind Traders -esimerkissä valitaan Ja, koska tietonäkymään halutaan tulevan vain sellaiset tuotteet, jotka ovat edelleen myynnissä ja joita on tilauksessa nolla kappaletta.

  5. Valitse seuraavalla rivillä Napsauttamalla tätä voit lisätä uuden lauseen.

  6. Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot. Northwind Traders -esimerkissä valitaan YksiköitäTilauksessa (luku).

  7. Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori. Northwind Traders -esimerkissä valitaan Yhtä suuri kuin.

  8. Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto. Koska haluat nähdä vain tuotteet, joita ei ole tilauksessa, kirjoita arvoksi 0.

    Suodatusehdot-ruudussa on kahdesta lausekkeesta koostuva suodatin

  9. Valitse OK.

Nyt olet luonut tietonäkymän, jossa ovat näkyvissä vain nykyiset tuotteet, joita ei ole tilattu lisää.

Viidestä esimerkkitietueesta on näkyvissä kaksi

Sivun alkuun

Suodattimen ehtojen ryhmitteleminen

Kun suodatin sisältää useita lauseita, niitä saattaa olla tarpeen ryhmitellä siten, että esimerkiksi jotkin lauseet suoritetaan ennen jotakin muuta lausetta. Lauseiden järjestys voi vaikuttaa siihen, mitä tietoja tulee näkyviin tietonäkymään.

Esimerkiksi edellisessä osiossa luotiin kahdesta lauseesta koostuva suodatin, jolla selvitettiin, mitä tuotteita ei ole tilattu lisää. Tämä tietonäkymä helpottaa uusien tilausten tekemistä. Jotta tietonäkymä olisi mahdollisimman hyödyllinen, haluat tarkistaa, onko nykyisiä tuotteita tilauksessa nolla kappaletta tai onko niitä varastossa alle 20 kappaletta. Tämä onnistuu lisäämällä kolmas lause ja määrittelemällä se samaan ryhmään toisen lauseen kanssa.

  1. Avaa sivu, joka sisältää suodatettavan tietonäkymän.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

    Suodatusehdot-valintaikkunassa on näkyvissä kaikki suodatusehdot, jotka ovat käytössä tietonäkymässä.

  4. Napsauta toisen lauseen lopussa olevaa Ja/tai-ruutua ja valitse sitten Tai.

  5. Valitse Suodatusehdot-valintaikkunasta Napsauttamalla tätä voit lisätä uuden lauseen.

  6. Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot. Northwind Traders -esimerkissä lisätään suodattimeen kolmas lause valitsemalla YksiköitäVarastossa (luku).

  7. Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori. Northwind Traders -esimerkissä valitaan Pienempi kuin.

  8. Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto. Koska näkyviin halutaan tuotteet, joita on varastossa alle 20 kappaletta, ruutuun kirjoitetaan 20.

  9. Pidä VAIHTONÄPPÄIN alhaalla ja ryhmittele lauseet napsauttamalla vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolia ja valitse sitten Ryhmittele. Voit poistaa ryhmittelyn valitsemalla Pura ryhmittely.

    Northwind Traders -esimerkissä pidetään VAIHTONÄPPÄIN alhaalla ja napsautetaan toisen ja kolmannen lauseen vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolia.

    Suodatusehdot-valintaikkunan esimerkkilauseke

    Lauseet yhdistävä hakasulje tarkoittaa, että lauseet on ryhmitelty.

  10. Valitse OK.

Jotta tilausta edellyttävät tuotteet on helppo havaita, olet nyt luonut tietonäkymän, jossa on näkyvissä vain nykyiset tuotteet, joita on tilauksessa nolla kappaletta tai joita on varastossa alle 20 kappaletta. Tässä tietonäkymässä on näkyvissä neljä tietuetta. Huomaa, että ilman toisen ja kolmannen lauseen ryhmittelyä tietonäkymässä olisi näkyvissä vain kaksi tietuetta, koska silloin lauseet olisi arvioitu peräkkäin. Ryhmittämällä lauseet voit määrittää, niiden arviointijärjestyksen.

Viidestä esimerkkitietueesta on näkyvissä vain neljä

Sivun alkuun

Ehdon muokkaaminen

Voit tarkastella ja muokata mitä tahansa suodatinta, joka on otettu käyttöön tietonäkymässä, avaamalla Suodatusehdot-valintaikkuna ja tekemällä siihen muutoksia.

  1. Avaa sivu, joka sisältää suodatettavan tietonäkymän.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

    Suodatusehdot-valintaikkunassa ovat näkyvissä kaikki suodatusehdot, jotka ovat käytössä tietonäkymässä.

  4. Napsauta Suodatusehdot-valintaikkunassa käytössä olevaa lausetta ja tee sitten jokin seuraavista:

    • Napsauta Kentän nimi -ruutua ja valitse sitten kenttä, joka sisältää haluamasi arvot.

    • Valitse Vertailulauseke-ruutu ja valitse sitten haluamasi operaattori.

    • Valitse Arvo-ruutu ja kirjoita tai valitse haluamasi ehto.

Sivun alkuun

Ehdon poistaminen

  1. Avaa sivu, joka sisältää sen tietonäkymän, jonka suodatinta haluat muokata.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

  4. Napsauta poistettavan lauseen vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolta ja paina DEL-näppäintä.

Sivun alkuun

Suodattimen poistaminen

  1. Avaa sivu, joka sisältää sen tietonäkymän, jonka suodattimen haluat poistaa.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

  4. Pidä VAIHTONÄPPÄIN alhaalla ja napsauta jokaisen lauseen vasemmanpuoleisen sarakkeen nuolta ja paina sitten DEL-näppäintä.

    Huomautus: Jos käytät erikoissuodatinta, Suodatusehdot-valintaikkunassa lukee Lisälausekkeen käyttäminen. Voit poistaa erikoissuodattimen valitsemalla Lisäasetukset ja poistamalla sitten kaiken tekstin muokkausruudusta.

Sivun alkuun

Erikoissuodattimen luominen

Joskus voi olla tarpeen luoda suodatin, jossa on monimutkaisempia ehtoja kuin mitä voi määrittää Suodatusehdot-valintaikkunassa. Oletetaan esimerkiksi, että Northwind Traders haluaa suodattaa tietonäkymää siten, että näkyviin tulevat vain tuotteet, joiden varastossa oleva arvo on yli tuhat dollaria. Tällöin XPath-lauseke on luotava Lisäehto-valintaikkunassa.

Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmassa voi XPath-kielen avulla luoda erikoissuodattimia. XPath on kieli, jolla etsitään ja käsitellään XML-asiakirjan tietoja. XPath Expression Builder sisältää XPath IntelliSense -toiminnon, jonka avulla sekä aloittelijat että kokeneet käyttäjät voivat luoda XPath-lausekkeita, jotka sisältävät monimutkaisia suodattimia.

Huomautus: XPath-suodatus käsittelee tietonäkymän XML-lähdekoodia. Jos monimutkaisella XPath-kyselyllä käsitellään SQL-tietolähdettä, kuten Microsoft SharePoint -luetteloa tai -kirjastoa tai SQL-tietokantaa, tiedot muunnetaan XML-muotoon, ennen kuin XPath-suodatus otetaan käyttöön. Tällöin suodatus saattaa kestää tavallista kauemmin.

  1. Avaa sivu, joka sisältää suodatettavan tietonäkymän.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietonäkymää ja valitse sitten pikavalikosta Näytä yleisimmät ohjaustehtävät.

    Vihje: Voit myös valita tietonäkymän ja tuoda sitten näkyviin Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelon napsauttamalla oikeassa ylänurkassa olevaa nuolta Painikkeen kuva . Piilota luettelo napsauttamalla nuolta uudelleen.

  3. Valitse Yleiset tietonäkymän tehtävät -luettelosta Suodata.

  4. Valitse Suodatusehdot-ruudusta Lisäasetukset.

  5. Kaksoisnapsauta Lisäehto-valintaikkunan Valitse kenttä, jonka haluat lisätä -kohdassa lausekkeeseen lisättävää kenttää. Voit lisätä kentän koko polun pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla samalla kun kaksoisnapsautat kenttää.

    Tässä esimerkissä luodaan tietonäkymä, jossa on näkyvissä vain tuotteet, joiden varastossa olevien kappaleiden arvo on suurempi kuin 1 000 dollaria kaksoisnapsauttamalla YksiköitäVarastossa-kenttää. YksiköitäVarastossa tulee näkyviin Muokkaa XPath-lauseketta -ruutuun.

  6. Aseta kohdistin Muokkaa XPath-lauseketta -ruudussa aivan kentän nimen perään ja paina sitten VÄLINÄPPÄINTÄ.

    XPath-operaattorien IntelliSense-luettelo tulee näkyviin. XPath IntelliSense -toiminto tuo näkyviin luettelon lausekkeen kyseiseen kohtaan sopivista kentistä tai toiminnoista.

  7. Kaksoisnapsauta operaattorien IntelliSense-luettelossa haluamaasi operaattoria.

    Esimerkissä kaksoisnapsautetaan tähteä (*). Näkyviin tulee käytettävissä olevien kenttien IntelliSense-luettelo.

  8. Kaksoisnapsauta käytettävissä olevien kenttien luettelossa haluamaasi kenttää.

    Luo Northwind Traders -esimerkissä käytettävä erikoissuodatin kaksoisnapsauttamalla YksiköitäVarastossa-kenttää ja paina sitten VÄLINÄPPÄINTÄ.

  9. Kaksoisnapsauta operaattorien IntelliSense-luettelossa haluamaasi operaattoria.

    Kaksoisnapsauta esimerkkitapauksessa operaattoria > (suurempi kuin) ja kirjoita sitten arvoksi 1000.

    Lopullinen lauseke näyttää seuraavalta.

    XPath-lauseke tuo näkyviin tuotteet, joiden varastossa olevien kappaleiden arvo on suurempi kuin 1 000 dollaria

    XPath Expression Builderin alaosassa on näkyvissä suodattimen tulosten esikatselu, kun muodostat lauseketta Muokkaa XPath-lauseketta -ruudussa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×