Tietojen summan laskeminen käyttämällä kyselyä

Tietojen kirjoittaminen manuaalisesti

1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko.

   Access lisää tietokantaan uuden, tyhjän taulukon.

   Huomautus: Sinun ei tarvitse suorittaa tätä vaihetta, jos avaat uuden, tyhjän tietokannan. Vaihe täytyy kuitenkin suorittaa aina, kun tietokantaan täytyy lisätä taulukko.

2. Kaksoisnapsauta otsikkorivin ensimmäistä solua ja kirjoita esimerkkitaulukon kentän nimi.

   Oletusarvon mukaan Access merkitsee otsikkorivin tyhjät kentät tekstillä Lisää uusi kenttä, kuten kuvassa:

   

3. Siirry seuraavaan tyhjään otsikkosoluun nuolinäppäinten avulla ja kirjoita toisen kentän nimi (voit myös painaa sarkainnäppäintä tai kaksoisnapsauttaa uutta solua). Toista tämä vaihe, kunnes kaikkien kenttien nimet on kirjoitettu.

4. Kirjoita esimerkkitaulukon tiedot.

   Kun kirjoitat tietoja, Access päättelee kunkin kentän tietotyypin. Jos relaatiotietokantojen käyttö on sinulle uutta, jokaiselle taulukoiden kentälle on määritettävä tietty tietotyyppi, esimerkiksi Luku, Teksti tai Päivämäärä ja aika. Tietotyypin määrittäminen varmistaa tietojen oikean tallentamisen ja auttaa estämään virheitä, esimerkiksi puhelinnumeron käyttämistä osana laskutoimitusta. Anna Accessin päätellä tietotyyppi näiden esimerkkitaulukoiden tiedoille.

5. Kun olet antanut tiedot, valitse Tallenna.

   Pikanäppäin: paina näppäinyhdistelmää CTRL + S.

   Näkyviin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

6. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun esimerkkitaulukon nimi ja valitse sitten OK.

   Käytä jokaisen esimerkkitaulukon annettua nimeä, koska toimintaohjeosioiden kyselyt käyttävät samoja nimiä.

7. Toista nämä vaiheet, kunnes olet luonut jokaisen tämän osan alussa luetellun mallitaulukon.

Jos et halua syöttää tietoja manuaalisesti, voit kopioida tiedot laskentataulukkoon seuraavien ohjeiden mukaisesti ja tuoda sitten tiedot laskentataulukkotiedostosta Accessiin.

Esimerkkilaskentataulukoiden luominen

1. Käynnistä laskentataulukko-ohjelma ja luo uusi, tyhjä tiedosto. Jos käytät Exceliä, ohjelma luo uuden, tyhjän työkirjan oletusarvoisesti.

2. Kopioi ensimmäinen yllä oleva esimerkkitaulukko ja liitä se ensimmäiseen laskentataulukkoon sen ensimmäisestä solusta alkaen.

3. Nimeä laskentataulukko uudelleen käytössä olevan laskentataulukko-ohjelman mukaisella tavalla. Anna laskentataulukolle sama nimi kuin esimerkkitaulukolla. Jos esimerkkitaulukon nimi on esimerkiksi Luokat, anna laskentataulukolle sama nimi.

4. Toista vaiheet 2 ja 3: kopioi jokainen esimerkkitaulukko tyhjään laskentataulukkoon ja nimeä laskentataulukot uudelleen.

   Huomautus: Laskentataulukkotiedostoon täytyy ehkä lisätä laskentataulukoita. Katso laskentataulukko-ohjelman ohjeista, miten se tehdään.

5. Tallenna työkirja sopivaan sijaintiin tietokoneessa tai verkossa ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Tietokantataulukoiden luominen laskentataulukoista

1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo & linkki -ryhmässä Uusi tietolähde > Tiedostosta > Excel.

   Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Valitse Selaa, avaa edellisissä vaiheissa luotu laskentataulukkotiedosto ja valitse sitten OK.

   Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy.

3. Ohjattu toiminto valitsee oletusarvoisesti työkirjan ensimmäisen laskentataulukon (Asiakkaat-laskentataulukon, jos olet toiminut edellisen osan vaiheiden mukaisesti) ja laskentataulukon tiedot ilmestyvät ohjatun toiminnon sivun alaosaan. Valitse Seuraava.

4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot ja napsauta sitten Seuraava.

5. Vaihtoehtoisesti voit käyttää seuraavan sivun Kenttäasetukset-kohdan tekstiruutuja ja luetteloita kenttien nimien ja tietotyyppien vaihtamiseen tai tiettyjen kenttien jättämiseen tuontioperaation ulkopuolelle. Valitse muussa tapauksessa Seuraava.

6. Jätä Anna Accessin lisätä perusavain -asetus valituksi ja napsauta Seuraava.

7. Access käyttää oletusarvoisesti laskentataulukon nimeä uudessa taulukossa. Hyväksy nimi tai kirjoita jokin toinen nimi ja valitse sitten Valmis.

8. Toista vaiheet 1–7, kunnes olet luonut taulukon työkirjan jokaisesta laskentataulukosta.

Perusavainkenttien nimeäminen uudelleen

1. Napsauta siirtymisruudussa jokaista edellisissä vaiheissa luomaasi taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

2. Etsi kunkin taulukon perusavainkenttä. Access antaa jokaiselle kentälle oletusarvoisesti nimen Tunnus.

3. Lisää jokaisen perusavainkentän Kentän nimi -sarakkeeseen taulukon nimi.

   Anna esimerkiksi Luokat-taulukon Tunnus-kentälle nimi Luokan tunnus ja Tilaukset-taulukon kentälle nimi Tilauksen tunnus. Anna Tilaustiedot-taulukon kentälle nimi Tietojen tunnus. Anna Tuotteet-taulukon kentälle nimi Tuotetunnus.

4. Tallenna tekemäsi muutokset.

Aina, kun esimerkkitaulukoita käsitellään tässä artikkelissa, ne sisältävät perusavainkentän, joka on nimetty edeltävissä vaiheissa kuvatulla tavalla.

Sivun alkuun

Tavallisen valintakyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta taulukkoa tai taulukoita, joita haluat käyttää kyselyssä.

   Valittu taulukko tai valitut taulukot näkyvät ikkunoina kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.

3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä.

   Voit lisätä kuvailevaa tietoa (esimerkiksi nimiä ja kuvauksia) sisältäviä kenttiä, mutta sinun on sisällytettävä kyselyyn myös kenttä, joka sisältää numeerista tietoa tai valuuttatietoa.

   Jokainen kenttä näkyy rakenneruudukon solussa.

4. Suorita kysely valitsemalla Suorita .

   Kyselyn tulosjoukko tulee näkyviin taulukkonäkymään.

5. Voit vaihtoehtoisesti siirtyä rakennenäkymään ja mukauttaa kyselyä. Se tehdään kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Rakennenäkymä. Nyt voit mukauttaa kyselyä tarpeen mukaan lisäämällä tai poistamalla taulukon kenttiä. Jos haluat poistaa kentän, valitse sarake rakenneruudukosta ja paina Del-näppäintä.

6. Tallenna kysely.

Summarivin lisääminen

1. Varmista, että kysely on avoinna taulukkonäkymässä. Avaa kysely taulukkonäkymässä kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Taulukkonäkymä.

   Tai

   Kaksoisnapsauta kyselyä siirtymisruudussa. Tämä toiminto suorittaa kyselyn ja lataa tulokset taulukkoon.

2. Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Summat.

   Taulukkoon ilmestyy uusi Summarivi.

3. Valitse Summarivillä sen kentän solu, jonka summan haluat laskea, ja valitse sitten luettelosta Summa.

Summarivin piilottaminen

• Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Summat.

Lisätietoja summarivin käytöstä on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Sivun alkuun

Yksinkertaisen loppusumman laskeminen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä.

   Jos käytät esimerkkitietoja, kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukkoa.

   Taulukko näkyy kyselyjen suunnittelutyökalun yläosan ikkunassa.

3. Kaksoisnapsauta kenttää, jonka summan haluat laskea. Varmista, että kentän tietotyypiksi on määritetty Luku tai Valuutta. Jos yrität laskea ei-numeeristen kenttien (esimerkiksi tekstikentän) arvojen summia, Access näyttää Tyyppivirhe ehtomäärityksessä -virheilmoituksen, kun kysely yritetään suorittaa.

   Jos käytät mallitietoja, kaksoisnapsauta Toimitusmaksu-saraketta.

   Voit lisätä numeerisia kenttiä ruudukkoon, jos haluat laskea näiden kenttien loppusummat. Summakysely voit laskea useamman kuin yhden sarakkeen loppusummat.

4. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

   Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon ja Ryhmittelyperuste ilmestyy Toimitusmaksu-sarakkeen soluun.

5. Muuta Summarivin solun arvoksi Summa.

6. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

   Vihje: Huomaa, että Access liittää tekstin ”Summa_” sen kentän nimen alkuun, jonka summaa lasket. Voit muuttaa sarakkeen otsikon kuvaavammaksi (esimerkiksi Toimitus yhteensä) palaamalla rakennenäkymään ja napsauttamalla rakenneruudukon Toimitusmaksu-sarakkeen Kenttä-riviä. Aseta kohdistin Toimitusmaksu-kohdan viereen ja kirjoita sanat Toimitus yhteensä ja sen perään kaksoispiste seuraavasti: Toimitus yhteensä: Toimitusmaksu.

7. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa kyselyn ja sulkea sen.

Osan tietueista laskennan ulkopuolelle jättävän loppusumman laskeminen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Tilaus-taulukkoa ja Tilauksen tiedot -taulukkoa.

3. Lisää Tilaukset-taulukon Tilauspäivämäärä-kenttä kyselyn rakenneruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen.

4. Kirjoita ensimmäisen sarakkeen Ehdot-riville Päivämäärä() -1. Kyseinen lauseke jättää kuluvan päivän tietueet summan laskennan ulkopuolelle.

5. Luo seuraavaksi sarake, joka laskee jokaisen tapahtuman myyntisumman. Kirjoita seuraava lauseke ruudukon toisen sarakkeen Kenttä-riviin:

   Myynnin kokonaisarvo: (1-[Tilaustiedot].[Alennus]/100)*([Tilaustiedot].[ Yksikköhinta]*[Tilaustiedot].[Määrä])

   Varmista, että lauseke viittaa kenttiin, joiden tietotyypeiksi on määritetty Luku tai Valuutta. Jos lauseke viittaa muiksi tietotyypeiksi määritettyihin kenttiin, Access näyttää virhesanoman Tyyppivirhe ehtomäärityksessä, kun kyselyä yritetään suorittaa.

6. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

   Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon ja Ryhmittelyperuste ilmestyy ensimmäiseen ja toiseen sarakkeeseen.

7. Muuta toisessa sarakkeessa Summarivin solun arvoksi Summa. Summa-funktio laskee yksittäiset myyntiluvut yhteen.

8. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

9. Tallenna kysely nimellä Päivän myynti.

   Huomautus: Kun seuraavan kerran avaat kyselyn rakennenäkymässä, saatat huomata pieniä muutoksia Myynnin kokonaisarvo -sarakkeen Kenttä- ja Summarivien arvoissa. Lauseke näkyy Summa-funktion sisällä, ja Summarivillä näkyy Summan sijaan Lauseke.

   Jos esimerkiksi käytät esimerkkitietoja ja luot kyselyn (edellä kerrotulla tavalla), näet seuraavat kohteet:

   Myynnin kokonaisarvo: Summa((1-[Tilaustiedot].Alennus/100)*([Tilaustiedot].Yksikköhinta*[Tilaustiedot].Määrä))

Sivun alkuun

Summakyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Valitse taulukot, joita haluat käsitellä, ja valitse sitten Lisää.

   Kukin taulukko näkyy ikkunana kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.

   Jos käytät aiemmin lueteltuja esimerkkitaulukoita, lisäät Tuotteet- ja Tilaustiedot-taulukot.

3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä.

   Yleensä kyselyyn lisätään vain ryhmäkenttä ja arvokenttä. Voit kuitenkin käyttää laskutoimitusta arvokentän sijaan – seuraavissa vaiheissa kerrotaan, miten se tehdään.

   1. Lisää Tuotteet-taulukon Luokka-kenttä rakenneruudukkoon.

   2. Luo kunkin tapahtuman myyntisumman laskeva sarake kirjoittamalla seuraava lauseke ruudukon toiseen sarakkeeseen:

      Myynnin kokonaisarvo: (1-[Tilaustiedot].[Alennus]/100)*([Tilaustiedot].[ Yksikköhinta]*[Tilaustiedot].[Määrä])

      Varmista, että lausekkeen viittaamien kenttien tietotyypeiksi on määritetty Luku tai Valuutta. Jos viittaat muiksi tietotyypeiksi määritettyihin kenttiin, Access näyttää virhesanoman Tyyppivirhe ehtomäärityksessä, kun yrität vaihtaa taulukkonäkymään.

   3. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

      Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon ja Ryhmittelyperuste ilmestyy saman rivin ensimmäiseen ja toiseen sarakkeeseen.

   4. Muuta toisessa sarakkeessa Summarivin arvoksi Summa. Summa-funktio laskee yksittäiset myyntiluvut yhteen.

   5. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

   6. Jätä kysely auki seuraavaa osaa varten.

      Ehtojen käyttäminen summakyselyssä

      Edellisessä osassa luotu kysely sisältää kaikki taustalla olevien taulukoiden tietueet. Se ei jätä yhtään tilausta summan laskennan ulkopuolelle ja se näyttää kaikkien luokkien summat.

      Jos haluat jättää tietueita pois laskuista, voit lisätä kyselyyn ehtoja. Voit esimerkiksi ohittaa tapahtumat, joiden arvo on alle 100 €, tai laskea vain tiettyjen tuoteluokkien summat. Tässä osassa selitetään kolmentyyppisten ehtojen käyttäminen:

   7. Ehdot, jotka ohittavat tietyt ryhmät summia laskettaessa.    Jos haluat esimerkiksi laskea vain Videopelit-, Kuvat ja kehystys- ja Urheilu-luokkien summat.

   8. Ehdot, jotka piilottavat tietyt summat laskennan jälkeen.    Voit esimerkiksi näyttää vain yli 150 000 €:n suuruiset summat.

   9. Ehdot, jotka jättävät yksittäisiä tietueita summan laskennan ulkopuolelle.    Voit esimerkiksi jättää yksittäisiä myyntitapahtumia laskennan ulkopuolelle, jos tapahtuman arvo (yksikköhinta * määrä) on alle 100 €.

      Seuraavissa vaiheissa selitetään, kuinka ehdot lisätään yksi kerrallaan ja miten niiden vaikutus näkyy kyselyn tuloksessa.

      Ehtojen lisääminen kyselyyn

   10. Avaa edellisen osan kysely Rakennenäkymässä. Se tehdään kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Rakennenäkymä.

       Tai

       Napsauta kyselyä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä.

   11. Kirjoita Luokan tunnus -sarakkeen Ehdot-riville =Nuket tai Urheilu tai Kuvat ja kehystys.

   12. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

   13. Palaa takaisin Rakennenäkymään ja kirjoita Myynnin kokonaisarvo -sarakkeen Ehdot-riville >100.

   14. Katso tulokset suorittamalla kysely ja palaa sitten takaisin Rakennenäkymään.

   15. Lisätään nyt ehto, joka jättää huomiotta yksittäiset myyntitapahtumat, joiden arvo on alle 100 €. Tätä varten on lisättävä uusi sarake.

       Huomautus: Et voi määrittää kolmatta ehtoa Myynnin kokonaisarvo -sarakkeeseen. Tässä sarakkeessa määritettävät ehdot koskevat kokonaisarvoa, eivät yksittäisiä arvoja.

   16. Kopioi lauseke toisesta sarakkeesta kolmanteen sarakkeeseen.

   17. Valitse uuden sarakkeen Summarivillä Missä ja kirjoita Ehdot-riville >20.

   18. Katso tulokset suorittamalla kysely ja tallenna se sitten.

       Huomautus: Kun seuraavan kerran avaat kyselyn Rakennenäkymässä, huomaat ehkä pieniä muutoksia rakenneruudukossa. Toisessa sarakkeessa Kenttä-rivin lauseke näkyy Summa-funktion sisällä ja Summarivin arvona on Summan sijaan Lauseke.

       Myynnin kokonaisarvo: Summa((1-[Tilaustiedot].Alennus/100)*([Tilaustiedot].Yksikköhinta*[Tilaustiedo t].Määrä))

       Näet myös neljännen sarakkeen. Tämä sarake on toisen sarakkeen kopio, mutta toisessa sarakkeessa määritetyt ehdot näkyvät uuden sarakkeen osana.

Sivun alkuun

Ristiintaulukointikyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta taulukoita, joita haluat käyttää kyselyssä.

   Kukin taulukko näkyy ikkunana kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.

   Jos käytät esimerkkitaulukoita, kaksoisnapsauta Tilaukset- ja Tilaustiedot-taulukoita.

3. Kaksoisnapsauta kenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä.

   Kunkin kentän nimi näkyy rakenneruudukon Kenttä-rivin tyhjässä solussa.

   Jos käytät esimerkkitaulukoita, lisää Tilaukset-taulukon Toimituskaupunki- ja Lähetyspäivä-kentät.

4. Kopioi ja liitä tai kirjoita seuraava lauseke Kenttä-rivin seuraavaan tyhjään soluun: Myynnin kokonaisarvo: Summa(CCur([Tilaustiedot].[Yksikköhinta]*[Määrä]*(1-[Alennus])/100)*100)

5. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäRistiintaulukointi.

   Rakenneruudukkoon ilmestyy Summarivi ja Ristiintaulukointi-rivi.

6. Napsauta Summarivin Kaupunki-kentän solua ja valitse Ryhmittelyperuste. Tee sama Lähetyspäivä-kentässä. Vaihda Myynnin kokonaismäärä -kentän Summa-solun arvoksi Lauseke.

7. Määritä Ristiintaulukointi-rivin Kaupunki-kentän solu Riviotsikoksi, Lähetyspäivämäärä-kentän solu Sarakeotsikoksi ja Myynnin kokonaismäärä -kentän solu Arvoksi.

8. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

   Kyselyn tulokset tulevat näkyviin taulukkonäkymään.

Sivun alkuun