Tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin ja tietojen muuntaminen relaatiotietoja taulukot niin, että Microsoft Excelin ja Accessin voit käyttää yhdessä. Yhteenveto Access kannattaa tallentaa, tallentamiseen, kyselyt ja tietojen jakaminen ja laskeminen ja analysoidaan tietoja kesäolympialaisten visualisointi parhaiten Excel.

Käyttäminen Accessissa tai Excelissä ja tietojen hallinta - ja Top 10 syitä Accessin Excelartikkeleita keskustelua, millä ohjelmalla sopii parhaiten tietyn tehtävän sekä käyttäminen Excelin ja Accessin yhdessä käytännön ratkaisun.

Kun siirrät tietoja Excelistä Accessiin, on kolme vaihetta prosessi.

kolme perusvaihetta

Huomautus: Saat lisätietoja tietomallien ja suhteitaan Access- tietokannan suunnittelun perusteet.

Vaihe 1: Tietojen tuominen Excelistä Accessiin

Tietojen tuominen on toiminto, voit siirtyä usein sujuvasti, jos olet kestää jonkin aikaa valmisteleminen ja korjata tiedot. Tietojen tuominen on eräänlainen siirtäminen uuteen sijaintiin. Jos järjestettävä ja järjestää muutettavan ennen kuin voit siirtää tai selvitetään uuteen sijaintiin on helpompaa.

Korjata tiedot, ennen kuin tuot

Ennen kuin voit tuoda tietoja Accessin, Excelin on hyvä:

  • Muunna-atomisia tietoja (eli useita arvoja yhden solun) sisältävien solujen useita sarakkeita. Esimerkiksi ”taidot”-sarake, joka sisältää useita osaamisalue-arvoja, kuten ”C# ohjelmoinnin” solussa ”VBA-ohjelmoinnin” ja ”Web rakenne” pitäisi voidaan jakaa eri sarakkeisiin, että jokainen sisältää vain yhden osaamisalueiden arvo.

  • Poista.välit-komennon avulla voit poistaa johtavien, perässä ja useita välilyöntejä.

  • Poistaa tulostumattomat merkit.

  • Etsi ja korjaa oikeinkirjoitus-ja välimerkit.

  • Poista toistuvia rivejä tai kenttien kaksoiskappaleita.

  • Varmista, että tietosaraketta eivät sisällä eri muodoissa, erityisesti tekstiksi muotoillut luvut tai päivämääriä muotoillut luvut.

Lisätietoja Excelin seuraavissa ohjeaiheissa:

Huomautus: Jos puhdistus tarpeiden tiedot ovat monimutkaisia tai ei ole aika- tai resurssien voit automatisoida Omat, harkitse käyttämällä kolmannen osapuolen fontteja. Saat lisätietoja Hae ”tietojen puhdistamiseksi ohjelmisto” tai ”tietojen laadun” tuttuja hakukone selaimessa.

Valitse parhaat tietotyyppi, kun tuot

Accessin tuontitoiminnon aikana haluat tehdä hyviä valintoja niin, että näyttöön tulee muutamia (jos saatavilla), jotka edellyttävät manuaalinen toimia muuntovirheitä. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, miten Excel lukumuodoista ja Access-tietotyypit muunnetaan kun tuot tietoja Excelistä Accessiin ja on joitakin vinkkejä ohjatun laskentataulukon tuomisen käytettävissä olevat parhaat tietotyypeistä.

Excelin muotoilu

Accessin tietotyyppi

Kommentit

Parhaat käytännöt

Teksti

Teksti, Memo

Access-teksti-tietotyyppi tallentaa aakkosnumeerinen tieto, enintään 255 merkkiä. Access-Memo-tietotyyppi tallentaa aakkosnumeerinen tieto, enintään 65 535 merkkiä.

Valitse muistion välttämiseksi katkaistaan mitään tietoja.

Luku, prosentti-murtoluku, tieteellinen

Numero

Accessin on luku-tietotyyppiä, joka vaihtelee perustuu kentän koko-ominaisuuden (tavuinen kokonaisluku, pitkä kokonaisluku, yksi, kaksi, desimaaleja).

Valitse Kaksinkertainen ei tapahdu muuntovirheitä minkä tahansa.

Päivämäärä

Päivämäärä

Accessin ja Excelin sekä käyttää samaa päivämäärän sarjanumero numeroa tallentaa päivämäärät. Accessin päivämääräalue on suurempi: 657 434-(tammikuu 1, 100 A.D.) 2,958,465 (31. joulukuuta 9999 A.D.).

Koska Access ei tunnista 1904-päivämääräjärjestelmä (käytetään Excelin Macintosh), sinun täytyy joko Excelissä tai Accessissa, voit sekaannusten päivämäärien muuntaminen.

Lisätietoja on artikkeleissa päivämääräjärjestelmää, muoto tai kaksinumeroisen tulkinnassa ja tuominen ja linkittäminen Excel-työkirjan tiedot.

Valitse päivämäärä.

Aika

Aika

Accessin ja Excelin sekä tallentaa aika-arvot käyttämällä samaa tietotyyppiä.

Valitse aika, joka on yleensä oletusarvo.

Valuutta, laskenta

Valuutta

Accessin valuutta-tietotyyppi tallentaa tiedot 8-tavuinen lukuina neljän desimaalin tarkkuudella ja käytetään taloudellisten tietojen tallentaminen ja estää pyöristämisen arvoista.

Valitse Valuutta, joka on yleensä oletusarvo.

Totuusarvo

Kyllä/Ei

Käyttää kaikki Kyllä-arvot ja 0 ei ole arvoja, -1 käyttää taas kaikki EPÄTOSI-arvoja Excel käyttää ehdoista TÄYTTYY arvolla 1 ja 0.

Valitse Kyllä/ei, joka muuntaa automaattisesti pohjana olevat arvot.

Hyperlinkki

Hyperlinkki

Excelin ja Accessin hyperlinkin on URL-osoite tai osoite, voit napsauttaa ja seurata.

Valitse hyperlinkki, muutoin Access saattaa käyttää teksti-tietotyyppi oletusarvoisesti.

Kun tiedot on Accessissa, voit poistaa Excel-tiedot. Älä unohda Varmuuskopioi ensin ennen poistamista alkuperäisen Excel-työkirja.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Access tuominen ja linkittäminen Excel-työkirjan tiedot.

Tietojen liittäminen automaattisesti helposti

Yleisiä ongelma Excel-käyttäjillä on suuri laskentataulukkoon on liität tiedot ja samoja sarakkeita. Esimerkiksi voi olla kalustoluettelo-ratkaisun, joka on alkanut Excelissä, mutta nyt on kasvanut sisältävän monta työryhmät ja osastot tiedostot. Näitä tietoja voi olla eri laskentataulukoiden ja työkirjojen tai tiedostot, jotka ovat tietosyötteistä muista järjestelmistä. Ei ole käyttäjän käyttöliittymän komennon tai helposti liittäminen samanlaisia tietoja Excelissä.

Accessin, jossa voit helposti tuoda ja liitä tiedot yhdeksi taulukoksi käyttämällä ohjattua laskentataulukon tuominen on paras mahdollinen ratkaisu. Lisäksi voit lisätä paljon tietoja yhdeksi taulukoksi. Voit tallentaa tuontitoimenpiteitä, lisää ne Microsoft Outlook-tehtävien ja jopa automatisoida makrojen avulla.

Vaihe 2: Normalisointi tiedot käyttämällä Ohjattu taulukon analysoiminen

Ensimmäisellä silmäyksellä käymättä läpi tietojen normalisointi saattaa näyttää työlästä. Lähettäjä-normalisointi Accessissa on taulukoita, on prosessi, jossa on helpompaa, Ohjattu taulukon analysoiminen kiittää.

ohjattu taulukon analysoiminen

1. Vedä valitut sarakkeet uuteen taulukkoon ja yhteyksien luominen automaattisesti

2. Käytä painike komentoja taulukon nimeäminen uudelleen, lisätä perusavaimen, tee aiemmin luotuun sarakkeeseen perusavain ja Kumoaa viimeisimmän toiminnon.

Tämän ohjatun toiminnon avulla voit seuraavasti:

  • Taulukon muuntaminen joukon pienempi taulukkoja ja taulukoiden välille perus- ja viiteavaimet avaimen yhteyden luominen automaattisesti.

  • Perusavaimen lisääminen aiemmin luotuun kenttään, jossa on yksilölliset arvot tai Luo uusi tunnuskenttä, joka käyttää laskuri-tietotyypin.

  • Luo automaattisesti suhteita viite-eheyden johdannaispäivityksiä kanssa. Johdannaispoiston ei automaattisesti lisätä voit estää tietojen poistamisen vahingossa, mutta voit helposti lisätä johdannaispoiston myöhemmin.

  • Etsi uusi taulukoiden tarpeettomat tai samat tiedot (kuten kaksi eri puhelinnumeroa samaan asiakkaaseen) ja päivittää haluamallasi tavalla.

  • Takaisin alkuperäiseen taulukkoon ja anna uudeksi nimeksi liittämällä tekstin ”_vanha” nimessä. Luo sitten kysely, joka rakentaa alkuperäisestä taulukosta alkuperäinen taulukon nimi, niin, että uuden Taulukkorakenteen toimivat aiemmin lomakkeita tai raportteja alkuperäisen taulukon perusteella.

Lisätietoja on artikkelissa Normalisoi tietoja taulukon analysoimisen avulla.

Vaihe 3: Yhteyden muodostaminen Access-tietoihin Excelistä

Kun tiedot on ollut normalisoitujen Accessissa ja taulukko tai kysely on luotu, rakentaa alkuperäiset tiedot, on yksinkertainen ohjeisiin ja yhteyden muodostaminen Access-tietoihin Excelistä. Tiedot on nyt käyttöoikeudet kuin ulkoista tietolähdettä ja jotta voidaan yhdistää työkirjan tietoyhteyden tietojen, jota käytetään Etsi säilön eli kautta kirjautua ja ulkoisen tietolähteen käyttöoikeutta. Yhteystiedot on tallennettu työkirja, ja myös voidaan tallentaa yhteystiedoston, kuten Office Data Connection (ODC)-tiedosto (.odc tiedostonimen tunniste) tai tietolähteen nimi-tiedosto (.dsn-tunniste). Kun olet muodostanut yhteyden ulkoisiin tietoihin, voit myös automaattisesti päivität (tai) Excel-työkirjan Accessista aina, kun tiedot päivitetään Accessissa.

Lisätietoja on artikkelissa Yleistä yhdistäviä (tietojen) tiedot.

Valmistele Accessiin

Tässä osassa esitellään tietojen normalisointi seuraavat vaiheet: purkaa arvot myyjä ja osoite sarakkeet niiden eniten atomisia osiin erotat liittyvät aiheet omia taulukoiksi kopioimalla ja liittämällä kyseisten taulukoiden Excelistä Access-avaimen juuri luomasi Access-taulukot ja luomalla ja suorittamalla yksinkertaisen kyselyn palauttamaan tietoja Accessissa välisten suhteiden luomisesta.

Esimerkkitietoja-normalisoitujen lomakkeessa

Seuraava taulukko sisältää-atomisia Myyjä-sarakkeessa ja osoite-sarakkeen arvot. Molempien sarakkeiden jaetaan vähintään kaksi eri sarakkeeseen. Tässä työkirjassa on myös tietoja myyjien, tuotteista, asiakkaista ja tilauksista. Nämä tiedot myös jaetaan, aiheen mukaan, erillisiin taulukoihin.

Myyjä

Tilauksen tunnus

Tilauksen päivämäärä

Tuotetunnus

Määrä

Hinta

Asiakkaan nimi

Osoite

Puhelin

Grafiikan, Yalen

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Grafiikan, Yalen

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Lassila, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Lassila, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Lassila, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Tietoja sen pienimmän osaa: atomisia tiedot

Tässä esimerkissä tietojen käsitteleminen, voit käyttää Excelin sarakkeen teksti -komentoa ”atomisia” osat (kuten katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero) solun erillinen sarakkeisiin.

Seuraavassa taulukossa näkyvät uusille sarakkeille samaan laskentataulukkoon, kun ne on jaettu jotta kaikki arvot atomisia. Huomaa, että Myyjä-sarakkeessa tietoja jaetun Sukunimi ja etunimi-sarakkeisiin ja tiedot osoite-sarakkeeseen Jaa katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero-sarakkeisiin. Nämä tiedot ovat ”ensimmäisen normaalina lomakkeena”.

Sukunimi

Etunimi

 

Katuosoite

Kaupunki

Osavaltio

Postinumero

Li

Yalen

2302 Harvard Tallenna

Kotka

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Kolumbian ympyrä

Tampere

WA

98234

Enestam

Jukka-Pekka

2302 Harvard Tallenna

Kotka

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Turku

WA

98199

Purkaa tietojen järjestetty aiheisiin Excelissä

Esimerkkitietoja, jotka noudattavat useasta taulukosta Näytä samat tiedot Excel-laskentataulukosta, kun se on jaettu taulukoiden myyjien, tuotteista, asiakkaista ja tilauksista. Taulukon rakennenäkymä ei ole lopullinen, mutta se on oikea aikataulussa.

Myyjien seuraavassa taulukossa on tietoja vain myyjien. Huomaa, että kunkin tietueen on yksilöllinen tunnus (myyjä ID). Myyjä-tunnus-arvon käytetään Tilaukset-taulukon yhteyden myyjien tilaukset.

Myyjien

Myyjä-tunnus

Sukunimi

Etunimi

101

Li

Yalen

103

Adams

Ellen

105

Enestam

Jukka-Pekka

107

Koch

Reed

Tuotteet-taulukko sisältää vain tietoja tuotteista. Huomaa, että kunkin tietueen on yksilöllinen tunnus (Product ID). Tuotetunnus-arvoa käytetään yhteyden tuotetiedot Tilaustiedot-taulukko.

Tuotteet

Tuotetunnus

Hinta

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Asiakkaat-taulukko sisältää vain asiakkaiden tietoja. Huomaa, että kunkin tietueen on yksilöllinen tunnus (Asiakastunnus). Käytetään asiakastiedot muodostaa Tilaukset-taulukon Asiakastunnus-arvo.

Asiakkaat

Asiakastunnus

Nimi

Katuosoite

Kaupunki

Osavaltio

Postinumero

Puhelin

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna

Kotka

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä

Tampere

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Turku

WA

98199

425-555-0201

Tilaukset-taulukossa on tietoja tilauksista, myyjien, asiakkaat ja tuotteet. Huomaa, että kunkin tietueen on yksilöllinen tunnus (Tilaustunnus). Osa tämän taulukon tiedoista on jaettava Lisää taulukko, joka sisältää Tilaustiedot, niin, että Tilaukset-taulukko sisältää vain neljä saraketta, yksilöllinen Tilaustunnus, tilauspäivämäärä, Myyjä-tunnus ja customer ID-tunnuksellasi. Seuraavassa taulukossa on ei vielä ole jaettu Tilaustiedot-taulukkoon.

Tilaukset

Tilauksen tunnus

Tilauksen päivämäärä

Myyjä-tunnus

Asiakastunnus

Tuotetunnus

Määrä

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Tilaustiedot, kuten product ID-tunnus ja määrä on siirretty pois Tilaukset-taulukkoa ja tallennettu Tilaustiedot-taulukon. Ota huomioon, että on 9 tilauksia, jotta se on järkevää tässä taulukossa on 9 tietueita. Huomaa, että Tilaukset-taulukossa on yksilöllinen tunnus (Tilaustunnus), joka on tarkoitettu Tilaustiedot-taulukosta.

Lopullinen rakenteen Tilaukset-taulukon pitäisi näyttää seuraavalta:

Tilaukset

Tilauksen tunnus

Tilauksen päivämäärä

Myyjä-tunnus

Asiakastunnus

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tilaustiedot-taulukko sisältää ei ole sarakkeita, jotka edellyttävät yksilöllisen arvon (eli ei ole perusavain), jotta se sopii sinulle tai kaikkien sarakkeiden sisällä ”tarpeettomat” tiedot. Tässä taulukossa ei ole kahdella tietueella on oltava kokonaan samat (tämä sääntö koskee minkä tahansa tietokannan taulukkoon). Tässä taulukossa pitäisi olla 17 tietueiden – kunkin vastaavan tuotteen yksittäisiä järjestyksessä. Esimerkiksi järjestyksessä 2349 kolme C-789 tuotteet sisältyvät toisen kahdesta osasta koko tilauksen.

Tilaustiedot-taulukon vuoksi pitäisi näyttää seuraavalta:

Tilaustiedot

Tilauksen tunnus

Tuotetunnus

Määrä

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopioiminen ja liittäminen tietoja Excelistä Accessiin

Nyt kun myyjien, asiakkaat, tuotteiden, tilaukset ja Tilaustiedot tietoja on katkennut erillisessä aiheisiin, Excelin, voit kopioida tiedot suoraan Access, johon se muuttuu taulukot.

Access-taulukoiden välisten suhteiden luomisesta ja kyselyn suorittaminen

Kun olet siirtynyt tietojen käytön, voit taulukoiden väliset suhteet ja luo kyselyn palauttavan tietoja eri aiheista. Voit esimerkiksi luoda kysely, joka palauttaa 3/05/09 – 3/08/09 Tilaustunnus- ja tilaukset, jotka on lisätty myyjien nimet.

Lisäksi voit luoda lomakkeita ja raportteja helpottaa tietojen syöttämistä ja myynnin analyysi.

Tarvitsetko lisätietoja?

Voit aina kysyä neuvoa Excel Tech Community -yhteisön asiantuntijalta, saada tukea yhteisön vastauksista tai ehdottaa uutta ominaisuutta tai parannusta Excel User Voice -sivustolla.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×