Tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit siirtää tietoja Excelistä Accessiin ja muuntaa tiedot suhteellisiksi taulukoiksi siten, että voit käyttää Microsoft Office Exceliä ja Accessia yhdessä. Access sopii parhaiten tietojen tallentamiseen, kyselemiseen ja jakamiseen, ja Excel soveltuu parhaiten tietojen laskemiseen, analysointiin ja visualisoimiseen.

Kaksi artikkelia Accessin tai Excelin käyttäminen tietojen hallintaan ja Tärkeimmät 10 syytä käyttää Accessia Excelin kanssa käsittelee sitä, mikä ohjelma sopii parhaiten tiettyyn tehtävään ja miten Exceliä ja Accessia käytetään yhdessä käytännöllisen ratkaisun luomiseksi.

Tämän artikkelin sisältö

Relaatiotietokantojen ja tietomallien perusteet

Relaatiotaulukon osat

Mitä on normalisointi?

Taulukot voivat olla useassa eri normaalimuodossa

Suhteet ja avaimet

Tietojen eheys ja kelpoisuus

Yhteenveto

Tietojen Excelistä Accessiin siirtämisen perusvaiheet

Vaihe 1: Tietojen tuominen Excelistä Accessiin

Tietojen liittäminen automaattisesti kätevästi

Vaihe 2: Tietojen normalisointi ohjatulla taulukon analysoimisella

Vaihe 3: Yhteyden muodostaminen Accessin tietoihin Excelistä

Tietojen hakeminen Accessiin

Relaatiotietokantojen ja tietomallien perusteet

Monia datatiedostoja, Excel-tiedostot mukaan lukien, kutsutaan tietuetiedostoiksi. Nämä tiedostot ovat usein suuria ja sisältävät tarpeettomia tietoja, harvoin käytettyjä sarakkeita ja useita tyhjiä arvoja. Voit periä nämä tiedostot toisesta järjestelmästä tai toiselta käyttäjältä, tai ne voivat olla kehittyneet tällä tavalla, kun sarakkeita lisättiin ajan kuluessa muuttuvien vaatimusten täyttämiseksi. Vaikka tietuetiedoston tietojen järjestys sopii tiettyyn tarkoitukseen, ne eivät ole joustavia, ja voi olla vaikeaa vastata odottamattomiin tietoja koskeviin kysymyksiin.

tietuetiedosto

Tietuetiedoston hyväksi koettu ratkaisu on relaatiotietokanta. Access on relaatiotietokantaohjelmaa, joka toimii parhaiten, kun taulukot on suunniteltu hyvin käyttäen suhteita, jotka noudattavat hyvin relaatiotietokannan mallia.

Sivun alkuun

Relaatiotaulukon osat

Hyvin suunnitellussa relaatiotietokannassa kukin taulukko on kokoelma nimettyjä sarakkeita ja useita rivejä, joihin tallennetaan tietoja yksittäisestä aiheesta, kuten työntekijöistä. Kukin taulukon sarake on nimetty yksilöllisesti ja sisältää tietoja aiheesta, kuten työntekijän etunimen ja osoitteen. Taulukon rivit sisältävät aiheen esiintymiä, kuten yrityksen kaikki nykyiset työntekijät. Yksittäinen arvo tallennetaan rivin ja sarakkeen leikkauskohtaan ja on yksittäinen fakta, kuten "Tampere". Lisäksi voit järjestää rivit ja sarakkeet uudelleen muuttamatta taulukon merkitystä.

relaatiotaulukko

1. Taulukon edustaa yhtä aihetta – henkilöä, sijaintia, asiaa, tapahtumaa tai käsitettä

2. Kukin rivi on yksilöllinen, ja sillä on perusavain, kuten merkin numero

3. Jokaisella sarakkeella on yksilöllinen lyhyt ja kuvaava nimi

4. Kaikilla sarakkeen arvoilla on samankaltainen merkitys ja muoto

5. Kukin taulukon arvo (vastaa Excel-solua) edustaa yhtä faktaa

Sivun alkuun

Mitä on normalisointi?

Valitettavasti hyvin suunniteltu relaatiotaulukko ei vain automaattisesti tapahdu Access-tietokannassa. Sinun on käytettävä menetelmää tietuetiedoston tietojen analysointiin ja tietojen järjestelemiseen yhdestä taulukosta ainakin kahteen toisiinsa liittyvään taulukkoon. Tätä menetelmää kutsutaan normalisoinniksi. Vaiheittaisessa prosessissa jaat yhden taulukon ainakin kahteen pienempään taulukkoon poistamalla sarakkeen toistuvat arvot, poistamalla tarpeettomia tietoja riveiltä ja lisäämällä perusavaimia (kenttä, joka yksilöi kunkin taulukon tietueen) ja viiteavaimia (kenttä, joka sisältää liittyvän taulukon perusavainkentän arvoja) uusien taulukoiden välisten yhteyksien määrittämiseksi.

relaatiokaavio

1. Relaatiotaulukko

2. Sarakkeiden nimet

3. Perusavain

4. Viiteavain

5. Suhdeviivat ja -merkit

Sivun alkuun

Taulukot voivat olla useassa eri normaalimuodossa

Taulukko voi olla jossakin neljästä eri normaalimuodosta: nolla, ensimmäinen, toinen ja kolmas. Kukin lomake kuvaa määrää, johon taulukon tiedot järjestetään ja kuinka hyvin niitä voidaan käyttää relaatiotietokannassa. Nolla-normaalimuoto on vähiten järjestyksessä ja kolmas-normaalimuoto on tehokkaimmin järjestyksessä.

Nolla-normaalimuoto    Yksi merkki siitä, että taulukko on vähiten järjestyksessä olevassa tilassa eli "nolla-normaalimuodossa" on, kun ainakin yksi sarake sisältää "ei-atomisia" arvoja eli samassa solussa on useita arvoja. Asiakkaan osoitteessa voi esimerkiksi olla katuosoite (kuten Keskuskatu 12), kaupunki, osavaltio ja postinumero. Ihannetapauksessa osoitteen kukin osa on tallennettu eri sarakkeisiin. Toinen esimerkki on sarake, jossa on koko nimiä, kuten "Li, Yale" tai "Ellen Adams", tulisi jakaa eri etu- ja sukunimien sarakkeisiin. Etu- ja sukunimien tallentaminen eri sarakkeisiin on hyvä käytäntö, jonka avulla voit etsiä ja lajitella tietoja nopeasti.

Toinen merkki nolla-normaalimuodosta on se, kun se sisältää tietoja eri aiheista, kuten myyjistä, tuotteista, asiakkaista ja tilauksista. Aina kun se on mahdollista, tiedot on erotettava erillisiin taulukoihin kunkin aiheen mukaan.

Ensimmäinen-normaalimuoto    Taulukko on ensimmäinen-normaalimuodossa, kun jokaisessa sarakkeessa on atomisia arvoja, mutta vähintään ainakin yhdessä sarakkeessa on tarpeettomia tietoja, kuten tilauksen jokaisen osan myyjä- tai asiakastiedot. Esimerkiksi Adams, Ellen toistetaan viisi kertaa laskentataulukossa koska hänellä on kaksi eri tilausta (yksi, jossa on kolme tuotetta, ja toinen, jossa on kaksi tuotetta).

Toinen-normaalimuoto    Taulukko on toinen-normaalimuodossa, kun tarpeettomat tiedot on poistettu, mutta vähintään yksi sarake joko ei perustu perusavaimeen tai sisällä laskettuja arvoja (kuten Hinta * Alennus).

Kolmas-normaalimuoto    Taulukko on kolmas-normaalimuodossa, kun kaikki taulukon sarakkeet perustuvat ainoastaan perusavaimeen. Kuten seuraavassa kuvassa osoitetaan, tuote- ja toimittajatiedot tallennetaan eri taulukoihin ja yhdistetään Toimittajat-taulukon Toimittajatunnus-kentän haussa.

Taulukot, jotka ovat nolla-, ensimmäinen- ja toinen-normaalimuodossa, voivat aiheuttaa ongelmia, kun haluat muuttaa tietoja. Esimerkiksi usein toistuvien arvojen päivittäminen on erittäin aikaa vievä prosessi. Aina kun päivität arvoa, sinun on tarkistettava, sisältääkö jokin toinen rivi saman arvon. Tämä voi tuhlata aikaasi ja olla toiminto, jossa on helppo tehdä virheitä. Lisäksi on vaikeaa tehokkaasti lajitella ja suodattaa toistuvia arvoja sisältäviä sarakkeita. Ensimmäinen- ja toinen-normaalimuodossa olevat taulukot ovat merkittävästi parempia kuin nolla-normaalimuodossa olevat, mutta ne voivat edelleen olla ongelma tietoja lisättäessä, päivitettäessä tai poistettaessa.

Kun normalisoit tietoja, muunnat taulukon alemmasta muodosta ylempään muotoon, kunnes kaikki taulukot ovat kolmas-normaalimuodossa. Useimmissa tapauksissa kolmas-normaalimuoto on ihanteellinen, koska:

  • muokkausongelmia voidaan poistaa tietoja lisättäessä, poistettaessa tai päivitettäessä

  • tietojen eheys voidaan säilyttää tietorajoitusten ja yrityssääntöjen avulla

  • voit kysellä tietoja useilla eri tavoilla, jotka voivat vastata kysymyksiisi.

Sivun alkuun

Suhteet ja avaimet

Hyvin määritetyssä relaatiotietokannassa on useita taulukoita, jotka kaikki ovat kolmas-normaalimuodossa, taulukoiden välillä on myös yhteyksiä, jotka auttavat saamaan tiedot yhteen. Esimerkiksi Työntekijät kuuluvat Osastoihin ja määritetään Projekteihin, Projekteilla on Alitehtäviä, Alitehtävät kuuluvat Työntekijöille ja Osastot hallitsevat Projekteja. Tässä tilanteessa relaatiotietokannassa on määritetty neljä taulukkoa: Työntekijät, Projektit, Alitehtävät ja Osastot, joihin kuhunkin on määritetty nämä avainsuhteet: kuuluu, määritetty, omistaa, omistettu ja hallitse.

Suhteita on kolmenlaisia:

  • Yksi-yhteen (1:1)    Esimerkiksi kullakin työntekijällä on yksilöllinen merkin tunnus ja kullakin merkillä, johon tunnus viittaa, on yksilöllinen työntekijä.

  • Yksi-moneen (1:M)    Esimerkiksi kukin työntekijä on määritetty yhteen osastoon, mutta osastolla on monta työntekijää. Tätä kutsutaan myös päätaso-alataso-suhteeksi.

  • Monta-moneen (M:M)    Työntekijä voidaan esimerkiksi liittää useaan projektiin, ja jokaisella projektilla voi olla useita työntekijöitä liitettynä. Huomaa, että erityistä taulukkoa, jota kutsutaan liitostaulukoksi, käytetään usein luomaan yksi-moneen-yhteys kolmas-normaalimuodossa olevien taulukoiden välille yhteensä kolmelle taulukolle, jotka yhdessä muodostavat monta-moneen-yhteyden.

Luo suhde vähintään kahden taulukon välille perus-ja viiteavainten perusteella. Perusavain on sellaisen taulukon sarake, jonka arvot yksilöivät taulukon kunkin rivin, kuten Merkin tunnus tai Osastokoodi. Viiteavain on sellaisen taulukon sarake, jonka arvot ovat samat kuin toisen taulukon perusavain. Voit pitää viiteavainta toisen relaatiotaulukon perusavaimen kopiona. Kahden taulukon välinen suhde tehdään vastaamalla yhden taulukon viiteavaimen arvot toisen taulukon perusavaimiin.

perusavaimen ja viiteavaimen suhteet

Sivun alkuun

Tietojen eheys ja kelpoisuus

Kun luot relaatiotietokannan, jonka kaikki taulukot ovat kolmas-normaalimuodossa ja oikeat suhteet on määritetty, haluat varmistaa tietojen eheyden. Tietojen eheys tarkoittaa, että voit oikein ja yhdenmukaisesti siirtyä suhteiden välillä ja käsitellä tietokannan taulukoita ajan kuluessa, kun tietokantaa päivitetään. Relaatiotietokannoissa on kaksi perussääntöä, jotka auttavat varmistamaan tietojen eheyden.

Kohteen sääntö    Taulukon kullakin rivillä on oltava perusavain ja kyseisellä perusavaimella on oltava arvo. Tämä sääntö varmistaa, että jokainen taulukon rivin on yksilöllisesti tunnistettavissa eikä sitä koskaan menetetä vahingossa. Lisäksi aina kun lisäät, päivität tai poistat tietoja, kaikkien perusavainten yksilöllisyys ja olemassaolo voidaan ylläpitää.

Viite-eheyden sääntö    Tämä sääntö hallitsee yksi-moneen-yhteyden lisäämis- ja poistamissääntöjä. Jos taulukossa on viiteavain, jokaisen viiteavaimen arvon on oltava joko tyhjäarvo (ei arvoa) tai vastattava sen relaatiotaulukon arvoja, jonka perusavain viiteavain on.

yhteyksien muokkaaminen

Voit myös varmistaa tietojen eheyden relaatiotietokannassa käyttämällä eri tietojen eheyden tarkistamissääntöjä, kuten tietotyyppi (kuten kokonaisluku), tietojen pituus (kuten 15 merkkiä tai vähemmän), datamuoto (kuten valuutta), oletusarvo (kuten 10) ja rajoitukset (kuten Inventaariomäärä > Uudelleentilausmäärä). Nämä tietojen eheyden tarkistamissäännöt varmistavat, että tietokannan tiedot ovat kunnossa ja noudattavat myös vakiintuneita yrityssääntöjä.

On otettava huomioon, että tietojen syöttäminen on tärkeä ero Access-tietokannan ja Excel-työkirjan välillä. Tietojen syöttäminen Excel-laskentataulukkoon on "vapaamuotoista". Voit kirjoittaa tietoja lähes mihin tahansa ja voit helposti kumota muutoksen. Access-tietokanta on kuitenkin paljon rakenteellisempi ja rajoitetumpi. Lisäksi kun kirjoitat tietoja taulukkoon, muutos lähetetään tietokantaan. Et voi kumota tietojen syöttämistä samalla tavalla kuin Excelissä, mutta voit poistaa tai päivittää tietoja mahdollisten virheiden korjaamiseksi.

Sivun alkuun

Yhteenveto

Kun olet normalisoinut tiedot relaatiotaulukoihin ja hyvin määritetyillä suhteilla ja määrittänyt sen tietojen eheyden, on paljon helpompaa:

  • säästää tilaa ja parantaa suorituskykyä, koska toistuvat ja tarpeettomat tiedot poistetaan fyysisesti

  • päivittää tiedot tarkasti ja ylläpitää tietojen yhtenäisyyttä

  • lajitella tietoja, suodattaa niitä, luoda laskettuja sarakkeita, koostaa niitä ja tehdä tietojen yhteenveto

  • kysellä tietoja eri tavoilla odotettaviin ja odottamattomiin kysymyksiin vastaamiseksi.

Relaatiotietokannan rakenteessa on kehittyneitä osa-alueita, kuten yhdistelmäavaimet (avain, joka koostuu kahden tai useamman sarakkeen arvosta), kuten normaalimuodot (neljäs-normaalimuoto – moniarvoinen riippuvuus) ja normalisoinnin poisto. Mutta useimmille tietokantatarpeille yksinkertaisesta normaaliin, sinulla on tietokannan rakenteen tärkeimmät tiedot, jotka tarvitset ymmärtääksesi seuraavat tämän artikkelin tapauskertomukset.

Sivun alkuun

Tietojen Excelistä Accessiin siirtämisen perusvaiheet

Kun siirrät tietoja Excelistä Accessiin, prosessissa on kolme perusvaihetta.

kolme perusvaihetta

Sivun alkuun

Vaihe 1: Tietojen tuominen Excelistä Accessiin

Tietojen tuonti on toiminto, joka voi sujua paljon sujuvammin, jos käytät hetken aikaa tietojen valmistelemiseen ja siistimiseen. Tietojen tuonti on kuin muuttaminen uuteen asuntoon. Jos tyhjennät ja järjestät omaisuutesi ennen muuttoa, uuteen kotiin asettuminen on helpompaa.

Puhdista tiedot, ennen kuin tuot

Ennen kuin tuot tietoja Accessiin, on hyvä tehdä seuraavat asiat Excelissä:

  • Muunna ei-atomisia tietoja (eli useita arvoja yhdessä solussa) sisältävät solut useisiin sarakkeisiin. Esimerkiksi "Taidot"-sarakkeen solut, joissa on useita taitoarvoja, kuten "C#-ohjelmointi", "VBA-ohjelmointi" ja "WWW-suunnittelu" tulee jakaa eri sarakkeisiin, joista kussakin on vain yksi arvo.

  • POISTA.VÄLIT-komennon avulla voit poistaa alussa ja lopussa olevia sekä useita peräkkäisiä välilyöntejä.

  • Poista tulostumattomat merkit.

  • Etsi ja korjaa oikeinkirjoitus- ja välimerkkivirheet.

  • Poista rivien tai kenttien kaksoiskappaleet.

  • Varmista, että tietosarakkeet eivät sisällä eri tietomuotoja, erityisesti tekstiksi muotoiltuja lukuja tai luvuiksi muotoiltuja päivämääriä.

Lisätietoja on seuraavissa Excel-ohjeaiheissa:

Huomautus: Jos tietojen puhdistustarpeet ovat monimutkaisia tai sinulla ei ole aikaa tai resursseja automatisoida prosessia itse, kannattaa käyttää kolmannen osapuolen toimittajaa. Saat lisätietoja etsimällä haluamallasi selaimen hakukoneella "tietojenpuhdistusohjelmisto" tai "tietojen laatu".

Valitse paras tietotyyppi tuodessasi

Access-tuontitoiminnon aikana haluat tehdä hyviä valintoja, jotta saat mahdollisimman vähän (tai ei lainkaan) muunnosvirheitä, jotka edellyttävät manuaalisia toimia. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, miten Excelin lukumuoto ja Accessin tietotyypit muuntuvat tietoja tuotaessa Excelistä Accessiin, ja sisältää joitain vinkkejä parhaista tietotyypeistä, jotka voi valita ohjatussa laskentataulukon tuomisessa.

Excelin lukumuoto

Accessin tietotyyppi

Kommentit

Parhaat käytännöt

Teksti

Teksti, Muistio

Accessin Teksti-tietotyyppi tallentaa aakkosnumeerista tietoa enintään 255 merkkiä. Accessin Muistio-tietotyyppi tallentaa aakkosnumeerista tietoa enintään 65 535 merkkiä.

Valitse Muistio tietojen katkeamisen välttämiseksi.

Luku, Prosentti, Murtoluku, Tieteellinen

Luku

Accessissa on yksi Luku-tietotyyppi, joka vaihtelee Kentän koko -ominaisuuden mukaan (Tavu, Kokonaisluku, Pitkä kokonaisluku, Perustarkkuus, Kaksoistarkkuus, Desimaali).

Valitse Kaksoistarkkuus tietojen muuntamisvirheiden välttämiseksi.

Päivämäärä

Päivämäärä

Access ja Excel käyttävät kumpikin samaa sarjapäivämäärälukua päivämäärien tallentamiseen. Accessissa päivämääräalue on suurempi: -657 434 (1. tammikuuta 100 jKr.)–2 958 465 (31. joulukuuta 9999 jKr.).

Koska Access ei tunnista 1904-päivämääräjärjestelmää (jota käytetään Excel for Macintoshissa), sinun on muunnettava päivämäärät joko Excelissä tai Accessissa sekaannusten välttämiseksi.

Lisätietoja on artikkelissa päivämääräjärjestelmää, muoto tai kaksinumeroisen tulkinnassa ja tuominen ja linkittäminen Excel-työkirjan tiedot

.

Valitse Päivämäärä.

Aika

Aika

Access ja Excel kumpikin tallentavat aika-arvot käyttämällä samaa tietotyyppiä.

Valitse Aika, joka yleensä on oletusasetus.

Valuutta, Kirjanpito

Valuutta

Accessin Valuutta-tietotyyppi tallentaa tietoja 8-tavuisina lukuina neljän desimaalin tarkkuudella, ja sitä käytetään tallentamaan taloustietoja ja estämään arvojen pyöristäminen.

Valitse Valuutta, joka yleensä on oletusasetus.

Boolean

Kyllä/Ei

Käyttää arvoa -1 kaikkiin Kyllä-arvoihin ja 0 kaikkiin Ei-arvoihin, kun taas Excel käyttää arvoa 1 kaikille TOSI-arvoille ja arvoa 0 kaikille EPÄTOSI-arvoille.

Valitse Kyllä/ei, mikä muuntaa pohjana olevat arvot automaattisesti.

Hyperlinkki

Hyperlinkki

Excelin ja Accessin hyperlinkki sisältää URL- eli verkko-osoitteen, jota voit napsauttaa ja seurata.

Valitse Hyperlinkki. Muussa tapauksessa Access voi käyttää Teksti-tietotyyppiä oletusarvoisesti.

Kun tiedot ovat Accessissa, voit poistaa Excel-tiedot. Muista varmuuskopioida alkuperäinen Excel-työkirja ennen sen poistamisesta.

Lisätietoja on artikkelissa Access-ohjeaihe, tuominen ja linkittäminen Excel-työkirjan tietojen.

Sivun alkuun

Tietojen liittäminen automaattisesti kätevästi

Yleisiä ongelma Excel-käyttäjillä on suuri laskentataulukkoon on liität tiedot ja samoja sarakkeita. Esimerkiksi voi olla kalustoluettelo-ratkaisun, joka on alkanut Excelissä, mutta nyt on kasvanut sisältävän monta työryhmät ja osastot tiedostot. Näitä tietoja voi olla eri laskentataulukoiden ja työkirjojen tai tiedostot, jotka ovat tietosyötteistä muista järjestelmistä. Ei ole käyttäjän käyttöliittymän komennon tai helposti liittäminen samanlaisia tietoja Excelissä.

Paras ratkaisu on käyttää Accessia, jossa voit helposti tuoda ja liittää tietoja yhteen taulukkoon käyttämällä ohjattua laskentataulukosta tuomista. Voit myös liittää paljon tietoja yhteen taulukkoon. Voit tallentaa tuontitoimintoja, lisätä niitä ajoitetuiksi Microsoft Office Outlook -tehtäviksi ja jopa automatisoida prosessin makrojen avulla.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Tietojen normalisointi ohjatulla taulukon analysoimisella

Ensimmäisellä silmäyksellä tietojen normalisointi saattaa vaikuttaa työläältä. Onneksi taulukkojen normalisointi Accessissa on helpompaa ohjatun taulukon analysoimisen ansiosta.

ohjattu taulukon analysoiminen

1. Vedä valitut sarakkeet uuteen taulukkoon ja luo suhteita automaattisesti

2. Nimeä taulukko uudelleen, lisää perusavain, tee aiemmin luodusta sarakkeesta perusavain ja kumoa edellinen toiminto painikekomentojen avulla

Voit käyttää tätä ohjattua toimintoa seuraaviin tarkoituksiin:

  • Voit muuntaa taulukon pienempien taulukoiden joukoksi ja luoda automaattisesti perus- ja viiteavainsuhteita taulukoiden välille.

  • Voit lisätä perusavaimen aiemmin luotuun kenttään, jossa on yksilöllisiä arvoja, tai luoda uuden tunnuskenttä, joka käyttää Laskuri-tietotyyppiä.

  • Luo automaattisesti suhteita viite-eheyden johdannaispäivityksiä kanssa. Johdannaispoiston ei automaattisesti lisätä voit estää tietojen poistamisen vahingossa, mutta voit helposti lisätä johdannaispoiston myöhemmin.

  • Voit hakea uusista taulukoista tarpeettomia tietoja tai tietojen kaksoiskappaleita (esimerkiksi sama asiakas, jolla on kaksi puhelinnumeroa) ja päivittää ne haluamallasi tavalla.

  • Voit varmuuskopioida alkuperäisen taulukon ja nimetä sen uudelleen liittämällä sen nimeen "_VANHA". Tämän jälkeen voit luoda kyselyn, joka rakentaa alkuperäisen taulukon uudelleen ja käyttää alkuperäisen taulukon nimeä, jolloin alkuperäiseen taulukkoon perustuvat lomakkeet ja raportit toimivat uudella taulukkorakenteella.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Yhteyden muodostaminen Accessin tietoihin Excelistä

Kun tiedot on normalisoitu Accessissa ja alkuperäiset tiedot uudelleen luova kysely tai taulukko on luotu, Access-tiedot on helppo liittää Excelistä. Tiedot ovat nyt ulkoisena tietolähteenä Accessissa ja siten ne voidaan yhdistää työkirjaan tietoyhteydellä, joka on ulkoisen tietolähteen paikantamiseen, siihen kirjautumiseen ja sen käyttämiseen käytettävä tietosäilö. Yhteystiedot tallennetaan työkirjaan ja voidaan tallentaa myös yhteystiedostoon, kuten ODC-tiedostoon (.odc-tiedostotunniste) tai tietolähteen nimi -tiedostoon (.dsn-tiedostotunniste). Kun olet muodostanut yhteyden ulkoisiin tietoihin, voit automaattisesti päivittää Excel-työkirjan Accessista, kun tietoja päivitetään Accessissa.

Lisätietoja on artikkeleissa Tietojen yhdistämisen (tuomisen) yleiskatsaus) ja Tietojen vaihtaminen (kopioiminen, tuominen, vieminen) Excelin ja Accessin välillä.

Sivun alkuun

Tietojen hakeminen Accessiin

Tässä osassa esitellään tietojen normalisoinnin seuraavat vaiheet: Myyjä- ja Osoite-sarakkeiden arvojen purkaminen atomisiin osiinsa, toisiinsa liittyvien aiheiden erottaminen omiin taulukoihinsa, näiden taulukoiden kopioiminen ja liittäminen Excelistä Accessiin, avainsuhteiden luominen juuri luotujen Access-taulukoiden välille ja yksinkertaisen kyselyn luominen ja suorittaminen palauttamaan tietoja Accessissa.

Esimerkkitiedot ei-normalisoidussa muodossa

Seuraavassa laskentataulukossa on ei-atomisia arvoja Myyjä-sarakkeessa ja Osoite-sarakkeessa. Kumpikin sarake tulee jakaa vähintään kahteen eri sarakkeeseen. Tässä työkirjassa on myös tietoja myyjistä, tuotteista, asiakkaista ja tilauksista. Myös nämä tiedot tulee jakaa enemmän aiheen mukaan erillisiin taulukoihin.

Myyntiedustaja

Tilaustunnus

Tilauspäivä

Tuotteen tunnus

Määrä

Hinta

Asiakkaan nimi

Osoite

Puhelin

Li, Yale

2348

2.3.09

J-558

4

8,50 €

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425 555 0222

Li, Yale

2348

2.3.09

B-205

2

4,50 €

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425 555 0222

Li, Yale

2348

2.3.09

D-4420

5

7,25 €

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425 555 0222

Li, Yale

2349

4.3.09

C-789

3

7,00 €

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425 555 0201

Li, Yale

2349

4.3.09

C-795

6

9,75 €

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425 555 0201

Adams, Ellen

2350

4.3.09

A-2275

2

16,75 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Adams, Ellen

2350

4.3.09

F-198

6

5,25 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Adams, Ellen

2350

4.3.09

B-205

1

4,50 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Hance, Jim

2351

4.3.09

C-795

6

9,75 €

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425 555 0222

Hance, Jim

2352

5.3.09

A-2275

2

16,75 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Hance, Jim

2352

5.3.09

D-4420

3

7,25 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Koch, Reed

2353

7.3.09

A-2275

6

16,75 €

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425 555 0201

Koch, Reed

2353

7.3.09

C-789

5

7,00 €

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425 555 0201

Varvikko, Tanja

2354

7.3.09

A-2275

3

16,75 €

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425 555 0222

Adams, Ellen

2355

8.3.09

D-4420

4

7,25 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Adams, Ellen

2355

8.3.09

C-795

3

9,75 €

Adventure Works

1025 Kolumbian ympyrä Kirkland, WA 98234

425 555 0185

Li, Yale

2356

10.3.09

C-789

6

7,00 €

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Tallenna Bellevue, WA 98227

425 555 0222

Tiedot pienimmissä osissaan: atomiset tiedot

Käyttäen tässä esimerkissä olevia tietoja voit käyttää Teksti sarakkeeseen -komentoa Excelissä jakamaan solun "atomiset" osta (kuten katuosoite, kaupunki, alue ja postinumero) erillisiin sarakkeisiin.

Seuraava taulukko näyttää saman laskentataulukon uudet sarakkeet, kun ne on jaettu, jotta kaikki arvot olisivat atomisia. Huomaa, että Myyjä-sarakkeen tiedot on jaettu Sukunimi- ja Etunimi-sarakkeisiin ja että Osoite-sarakkeen tiedot on jaettu Katuosoite-, Kaupunki, Alue- ja Postinumero-sarakkeisiin. Nämä tiedot ovat "ensimmäinen-normaalimuodossa".

Sukunimi

Etunimi

 

Osoite

Paikkakunta

Valtio

Postinumero

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Varvikko

Tanja

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Tietojen purkaminen järjesteltyihin aiheisiin Excelissä

Seuraavassa olevat useat esimerkkitietoja sisältävät taulukot näyttävät saman Excel-laskentataulukon tiedot, kun ne on jaettu myyjien, tuotteiden, asiakkaiden ja tilausten taulukoiksi. Taulukon rakennenäkymä ei ole lopullinen, mutta se on menossa oikeaan suuntaan.

Myyjät-taulukossa on tietoja vain myyjistä. Huomaa, että kullakin tietueella on yksilöllinen tunniste (Myyjätunnus). Myyjätunnus-arvoa käytetään Tilaukset-taulukossa liittämään tilaukset myyjiin.

Myyjät

Myyjätunnus

Sukunimi

Etunimi

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

109

Varvikko

Tanja

Tuotteet-taulukko sisältää tietoja vain tuotteista. Huomaa, että kullakin tietueella on yksilöllinen tunnus (Tuotteen tunnus). Tuotteen tunnus-arvoa käytetään yhdistämään tuotetiedot Tilaustiedot-taulukkoon.

Tuotteet

Tuotteen tunnus

Hinta

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Asiakkaat-taulukko sisältää tietoja vain asiakkaista. Huomaa, että kullakin tietueella on yksilöllinen tunnus (Asiakastunnus). Asiakastunnus-arvoa käytetään yhdistämään asiakkaan tiedot Tilaukset-taulukkoon.

Asiakkaat

Asiakastunnus

Nimi

Osoite

Paikkakunta

Valtio

Postinumero

Puhelin

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425 555 0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

425 555 0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425 555 0201

Tilaukset-taulukossa on tietoja tilauksista, myyjistä, asiakkaista ja tuotteista. Huomaa, että kullakin tietueella on yksilöllinen tunnus (Tilaustunnus). Jotkin tämän taulukon tiedot on jaettava lisätaulukkoon, joka sisältää tilaustiedot, jotta Tilaukset-taulukossa on vain neljä saraketta – yksilöllinen tilaustunnus, tilauspäivämäärä, myyjätunnus ja asiakastunnus. Tässä esitettyä taulukkoa ei ole vielä jaettu Tilaustiedot-taulukkoon.

Tilaukset

Tilaustunnus

Tilauspäivä

Myyjätunnus

Asiakastunnus

Tuotteen tunnus

Määrä

2348

2.3.09

101

1001

J-558

4

2348

2.3.09

101

1001

B-205

2

2348

2.3.09

101

1001

D-4420

5

2349

4.3.09

101

1005

C-789

3

2349

4.3.09

101

1005

C-795

6

2350

4.3.09

103

1003

A-2275

2

2350

4.3.09

103

1003

F-198

6

2350

4.3.09

103

1003

B-205

1

2351

4.3.09

105

1001

C-795

6

2352

5.3.09

105

1003

A-2275

2

2352

5.3.09

105

1003

D-4420

3

2353

7.3.09

107

1005

A-2275

6

2353

7.3.09

107

1005

C-789

5

2354

7.3.09

109

1001

A-2275

3

2355

8.3.09

103

1003

D-4420

4

2355

8.3.09

103

1003

C-795

3

2356

10.3.09

101

1001

C-789

5

Tilauksen tiedot, kuten tuotteen tunnus ja määrä, on siirretty Tilaukset-taulukosta ja tallennettu Tilaustiedot-taulukkoon. Muista, että tilauksia on yhdeksän, joten tässä taulukossa on luonnollisesti yhdeksän tietuetta. Huomaa, että Tilaukset-taulukolla on yksilöllinen tunnus (Tilaustunnus), johon viitataan Tilaustiedot-taulukosta.

Tilaukset-taulukon lopullisen muodon tulisi olla seuraavan kaltainen:

Tilaukset

Tilaustunnus

Tilauspäivä

Myyjätunnus

Asiakastunnus

2348

2.3.09

101

1001

2349

4.3.09

101

1005

2350

4.3.09

103

1003

2351

4.3.09

105

1001

2352

5.3.09

105

1003

2353

7.3.09

107

1005

2354

7.3.09

109

1001

2355

8.3.09

103

1003

2356

10.3.09

101

1001

Tilaustiedot-taulukossa ei ole sarakkeita, jotka edellyttäisivät yksilöllisiä arvoja (eli perusavainta ei ole), joten missä tahansa tai kaikissa sarakkeissa voi olla toistuvia tietoja. Minkään kahden tämän taulukon tietueen ei kuitenkaan tule olla täysin identtisiä (tämä sääntö koskee tietokannan mitä tahansa taulukkoa). Tässä taulukossa tulisi olla 17 tietuetta – joista kukin vastaa yksittäisen tilauksen tuotetta. Esimerkiksi tilauksessa 2349, kolme tuotetta C-789 muodostavat toisen koko tilauksen osista.

Tilaustiedot-taulukon tulisi täten olla seuraavanlainen:

Tilaustiedot

Tilaustunnus

Tuotteen tunnus

Määrä

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Tietojen kopioiminen ja liittäminen Excelistä Accessiin

Nyt kun myyjien, asiakkaiden, tuotteiden, tilausten ja tilaustietojen tiedot on purettu erillisiksi aiheiksi Excelissä, voit kopioida tiedot suoraan Accessiin, jossa ne muuttuvat taulukoiksi.

Suhteiden luominen Access-taulukoiden välille ja kyselyn suorittaminen

Kun olet siirtänyt tiedot Accessiin, voit luoda suhteita taulukoiden välille ja luoda kyselyitä, jotka palauttavat tietoja eri aiheista. Voit esimerkiksi luoda kyselyn, joka palauttaa Tilaustunnuksen ja myyjien nimet tilauksille, jotka on syötetty 5.3.09–8.3.09 välillä.

Voit lisäksi luoda lomakkeita ja raportteja helpottamaan tietojen syöttämistä ja myynnin analyysia.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×