Tietojen laskeminen käyttämällä kyselyä

Tietojen laskeminen käyttämällä kyselyä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit laskea palauttamia tietoja. Esimerkiksi lomakkeen tai raportin, voit laskea yhden tai useamman taulukkokenttien tai ohjausobjektien kohteiden määrä. Voit myös laskea keskiarvot ja pienin, suurin, aikaisin ja uusimman-arvojen etsiminen. Lisäksi Access sisältää toiminnon summarivi, joiden avulla voit laskea taulukon tietojen muuttamatta kyselyn rakenne.

Sisältö

Tietojen laskemisen perusteet

Tietojen laskeminen summarivin avulla

Tietojen laskeminen summakyselyn avulla

Koostefunktioiden viitemateriaali

Tietojen laskemisen perusteet

Voit laskea kentän (arvoja sisältävän sarakkeen) kohteiden määrän käyttämällä Määrä-funktiota. Määrä-funktio kuuluu koostefunktioiden joukkoon. Koostefunktiot suorittavat laskutoimituksen tietosarakkeessa ja palauttavat yhden arvon. Accessissa on Määrä-funktion lisäksi muitakin koostefunktioita, kuten seuraavat:

  • Summa, jolla lasketaan yhteen sarakkeessa olevia lukuja.

  • Keskiarvo, jolla lasketaan sarakkeessa olevien lukujen keskiarvo.

  • Suurin, joka löytää kentän suurimman arvon.

  • Pienin, joka löytää kentän pienimmän arvon.

  • Keskihajonta, joka mittaa, kuinka paljon arvot hajaantuvat keskimääräisestä arvosta (keskiarvo).

  • Varianssi, joka mittaa sarakkeen kaikkien arvojen tilastollisen varianssin.

Access on kaksi tapaa lisätä kyselyyn Laske - ja muita koostefunktioita. Voit:

  • Avaa kysely taulukkonäkymässä ja summarivi lisätään. Summa-rivin avulla voit käyttää koostefunktiota yhden tai useamman sarakkeen kyselyn tulosjoukon eikä sinun tarvitse muuttaa kyselyn rakennetta.

  • Luo summakysely. Summakysely laskee tietueryhmien välisiä välisummia. Jos esimerkiksi haluat laskea välisumman kaikesta myynnistä kaupungin tai vuosineljänneksen mukaan, voit summakyselyn avulla ryhmitellä tietueet haluamasi luokan mukaan ja laskea sitten myyntilukujen summan. Summarivi puolestaan laskee yhden tai useamman tietosarakkeen (-kentän) loppusumman.

Huomautus: Tämän artikkelin toimintaohjeissa keskitytään Määrä-funktion käyttöön. Voit kuitenkin käyttää summariveissä ja kyselyissä muitakin koostefunktioita. Lisätietoja muiden koostefunktioiden käytöstä on tämän artikkelin kohdassa Koostefunktioiden viitemateriaali.

Lisätietoja muiden koostefunktioiden käyttötavoista on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Seuraavissa osissa kerrotaan summarivin lisäämisestä ja tietojen laskemisesta summakyselyn avulla. Kun jatkat lukemista, muista, että Määrä-funktio toimii useampien tietotyyppien yhteydessä kuin muut koostefunktiot. Voit esimerkiksi käyttää Määrä-funktiota minkä tahansa tyyppisessä kentässä lukuun ottamatta kenttiä, jotka sisältävät monimutkaisia, toistuvia skalaarisia tietoja, kuten moniarvoisten luetteloiden kentät.

Monet koostefunktiot sen sijaan toimivat vain tietoihin, jotka sijaitsevat tietyn tietotyypin kentissä. Esimerkiksi Summa-funktio toimii kentissä, joiden tietotyypiksi on määritetty Luku, Desimaali tai Valuutta. Lisätietoja kunkin funktion edellyttämistä tietotyypeistä on edempänä tässä artikkelissa kohdassa Koostefunktioiden viitemateriaali.

Yleistä tietoa tietotyypeistä on artikkelissa Kentän tietotyyppiasetuksen muokkaaminen tai muuttaminen.

Sivun alkuun

Tietojen laskeminen summarivin avulla

Voit lisätä kyselyyn summarivin avaamalla kyselyn taulukkonäkymässä, lisäämällä rivin ja valitsemalla sitten Määrä-funktion tai jonkin toisen koostefunktion, kuten Summa, Pienin, Suurin tai Keskiarvo. Tässä osassa kerrotaan tavallisen valintakyselyn luomisen ja summarivin lisäämisen vaiheet.

Tavallisen valintakyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa taulukkoa (tai taulukoita), jota haluat käyttää kyselyssä, ja valitse sitten Sulje.

    Valittu taulukko tai valitut taulukot näkyvät ikkunoina kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa. Seuraavassa kuvassa on kyselyn rakenteessa näkyvä tyypillinen taulukko:

    Kolmen kentän kysely rakenneruudukossa

  3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä.

    Voit lisätä kenttiä, jotka sisältävät nimien ja kuvausten tapaisia kuvailevia tietoja, mutta sinun on sisällytettävä kyselyyn myös kenttä, joka sisältää laskettavat arvot.

    Jokainen kenttä näkyy kyselyn rakenneruudukon sarakkeessa.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kyselyn tulokset näkyvät taulukkonäkymässä.

  5. Voit vaihtoehtoisesti palata rakennenäkymään ja mukauttaa kyselyä kaksoisnapsauttamalla kyselyn tiedostovälilehteä ja valitsemalla Rakennenäkymä. Nyt voit mukauttaa kyselyä tarpeen mukaan lisäämällä tai poistamalla taulukon kenttiä. Jos haluat poistaa kentän, valitse sarake rakenneruudukosta ja paina DELETE-näppäintä.

  6. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa kyselyn.

Summarivin lisääminen

  1. Avaa kysely taulukkonäkymässä. Tee .accdb-tiedostomuodossa tietokantaan kyselyn tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Taulukkonäkymä.

    -tai-

    Luotu vanhemman version Access, valitse Aloitus -välilehden näkymät -ryhmästä .mdb tiedoston muoto tietokantaan näkymän alapuolella olevaa nuolta ja valitsemalla Taulukkonäkymä.

    -tai-

    Kaksoisnapsauta kyselyä siirtymisruudussa. Tämä toiminto suorittaa kyselyn ja lataa tulokset taulukkoon.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Summat.

    Accessin valintanauhan kuva

    Uusi Yhteensä-rivi tulee näkyviin taulukon viimeisen rivin tietojen alapuolelle.

  3. Napsauta summarivillä kenttää, jonka summan haluat laskea, ja valitse sitten luettelosta Laske.

Summarivin piilottaminen

  • Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Summat.

Lisätietoja summarivin käytöstä on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Sivun alkuun

Tietojen laskeminen summakyselyn avulla

Tietojen laskemiseen käytetään summakyselyä summarivin sijaan, jos halutaan laskea kaikki tai osa kyselyn palauttamista tietueista. Voit esimerkiksi laskea myyntitapahtumien määrän tai yksittäisen kaupungin tapahtumien määrän.

Yleensä summakyselyä käytetään summarivin sijasta silloin, kun tulosta on käytettävä tietokannan toisessa osassa, kuten raportissa.

Kyselyn kaikkien tietueiden laskeminen

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä, ja valitse sitten Sulje.

    Taulukko näkyy kyselyjen suunnittelutyökalun yläosan ikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta kenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä, ja varmista, että sisällytät kaikki kentät, jotka haluat laskea. Voit laskea useimpien tietotyyppien kentät lukuun ottamatta kenttiä, joissa on monimutkaisia, toistuvia skalaarisia tietotyyppejä, kuten moniarvoisten luetteloiden kentät.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

    Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon, ja Ryhmittelyperuste ilmestyy kyselyn kunkin kentän ruutuun.

  5. Napsauta summarivillä kenttää, jonka haluat laskea, ja valitse sitten luettelosta Laske.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kyselyn tulokset näkyvät taulukkonäkymässä.

  7. Voit myös tallentaa kyselyn.

Ryhmän tai luokan tietueiden laskeminen

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa taulukkoa (tai taulukoita), jota haluat käyttää kyselyssä, ja valitse sitten Sulje.

    Taulukko näkyy (tai taulukot näkyvät) kyselyjen suunnittelutyökalun yläosan ikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta luokkatiedot sisältävää kenttää sekä kenttää, jonka sisältämät arvot haluat laskea. Kysely ei voi sisältää muita kuvaavia kenttiä.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

    Summarivi ilmestyy rakenneruudukkoon, ja Ryhmittelyperuste ilmestyy kyselyn kunkin kentän ruutuun.

  5. Napsauta summarivillä kenttää, jonka haluat laskea, ja valitse sitten luettelosta Laske.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kyselyn tulokset näkyvät taulukkonäkymässä.

  7. Voit myös tallentaa kyselyn.

Sivun alkuun

Koostefunktioiden viitemateriaali

Seuraavassa taulukossa luetellaan ja kuvaillaan Accessin summarivissä ja kyselyissä käytettävät koostefunktiot. Muista, että Accessissa on enemmän koostefunktioita kyselyitä varten kuin summariviä varten. Lisäksi jos työskentelet Access-projektin parissa (Microsoft SQL Server -tietokantaan yhdistetty Access-edusta), voit käyttää SQL Serverin tarjoamaa laajempaa koostefunktiojoukkoa. Saat lisätietoja tästä funktiojoukosta Microsoft SQL Server Books Online -sivustosta.

Funktio

Kuvaus

Käytä näiden tietotyyppien kanssa

Summa

Laskee sarakkeen kohteet yhteen. Toimii vain luku- ja valuuttamuotoisten tietojen kohdalla.

Luku, desimaali, valuutta

Keskiarvo

Laskee sarakkeen keskiarvon. Sarakkeen tietojen on oltava luku-, valuutta- tai päivämäärä tai aika -muodossa. Funktio ohittaa tyhjät arvot.

Luku, Desimaali, Valuutta, Päivämäärä tai aika

Määrä

Laskee sarakkeen kohteiden lukumäärän.

Kaikki tietotyypit paitsi monimutkaisia ja toistuvia skalaarisia tietoja sisältävät, kuten moniarvoisten luetteloiden sarakkeet.

Lisätietoja moniarvoisista luetteloista saat artikkeleista Moniarvoisten kenttien ohje ja Useiden arvojen tallentamisen sallivan hakusarakkeen lisääminen tai muuttaminen.

Suurin

Palauttaa kohteen, jolla on suurin arvo. Tekstimuotoisissa tiedoissa suurin arvo on viimeinen aakkosellinen arvo. Access ei huomioi kirjainkokoa. Funktio ohittaa tyhjät arvot.

Luku, Desimaali, Valuutta, Päivämäärä tai aika

Pienin

Palauttaa kohteen, jolla on pienin arvo. Tekstimuotoisissa tiedoissa pienin arvo on ensimmäinen aakkosellinen arvo. Access ei huomioi kirjainkokoa. Funktio ohittaa tyhjät arvot.

Luku, Desimaali, Valuutta, Päivämäärä tai aika

Keskihajonta

Mittaa, kuinka paljon arvot hajaantuvat keskimääräisestä arvosta (keskiarvo).

Lisätietoja tämän funktion käytöstä on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Luku, desimaali, valuutta

Varianssi

Mittaa sarakkeen kaikkien arvojen tilastollisen varianssin. Tätä funktiota voi käyttää vain luku- ja valuuttamuotoisten tietojen kohdalla. Jos taulukossa on alle kaksi riviä, Access palauttaa tyhjäarvon.

Lisätietoja varianssifunktioista on artikkelissa Sarakkeen summien näyttäminen taulukossa.

Luku, desimaali, valuutta

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×