Tietojen löytäminen Access-sovelluksesta

Tiedoista ei ole hyötyä, jos niitä ei löydä silloin, kun niitä tarvitaan. Access-sovelluksissa voit tuoda näkyviin tietoja useilla eri tavoilla, jotta saat käyttöösi kulloinkin tarvitsemasi tiedot. Nämä haku- ja suodatustyökalut tulevat automaattisesti käyttöön, kun luot Access-sovelluksen.

Huomautus: Tämän artikkelin tiedot eivät koske Accessin työpöytäversion tietokantoja. Jos haluat lisätietoja lomakkeiden luomisesta työpöytäversion tietokannoissa, lue ohjeet Access-lomakkeen luomiseen.

Tietojen etsiminen luettelonäkymässä

Luettelonäkymä luodaan automaattisesti aina, kun lisäät minkä tahansa taulukon sovellukseen. Voit avata tämän näkymän siirtymällä sovellukseen selaimella ja valitsemalla sitten näkymävalitsimesta Luettelo (ellet ole antanut näkymälle jotain muuta nimeä). Lisätietoja taulukoiden lisäämisestä sovelluksiin on artikkelissa Access-sovelluksen luominen. Jos haluat lisätietoja luettelonäkymien käytöstä, lue ohjeet luettelonäkymän käyttöön Access-sovelluksessa.

Jos luettelonäkymässä on paljon tietueita, tietyn tietueen löytäminen voi olla vaikeaa. Onneksi hakuruutu kuitenkin helpottaa tätä. Kussakin luettelonäkymässä on oletusarvoisesti hakuruutu, jonka näet myös tässä:

Luettelotietolomakkeen oletusarvoinen hakukenttä

Kun kirjoitat ruutuun muutaman kirjaimen ja painat Enter-näppäintä, sovellus suodattaa näkyviin kohteet, jotka sisältävät kyseiset kirjaimet.

Esimerkkihaku merkeillä "ad"

Tässä esimerkkihaussa merkeillä ad saadaan seuraavat tulokset: Adina, Traders ja Mahadevan. Access käyttää samaa suodatinta eri kentissä. Tässä esimerkissä Access on suodattanut hakuarvon esiin kolmen eri kohteen Etunimi-, Yritys- ja Sukunimi-kentistä.

Voit palata suodattamattomaan näkymään napsauttamalla hakuruudun x-kuvaketta. Kun tarkastelet luettelonäkymän tietueita, voit siirtyä hakuruutuun pikanäppäimellä /.

Huomautus: Jos luettelonäkymässä on hakukenttiä, jotka hakevat arvonsa muista taulukoista, Access hakee hakuruutua käytettäessä hakukenttien näyttöarvoista eikä niihin liittyvistä tallennetuista tunnusarvoista.

Vihje: Jos luettelonäkymän kenttiin on sidottu ohjausobjekteja, joiden ohjaimet on piilotettu näkyvistä, Access ei käytä näiden ohjausobjektien arvoja haussa. Access hakee ainoastaan arvoja, jotka näkyvät luettelo-ohjausobjektissa ja näkymän näkyvissä ohjausobjekteissa. Jos haluat jättää kenttiä haun ulkopuolella, piilota haluamasi ohjausobjektit Näkyvissä-ominaisuuden avulla.

Kun kirjoitat hakuehtoja hakuruutuun, Access hakee tietoja oletusarvoisesti kaikista kentistä, jotka ovat näkyvissä luettelonäkymässä. Voit tarkentaa hakuruudun hakua kaikista näkyvissä olevista kentistä yhteen kenttään antamalla kentän nimen, kaksoispisteen ja sitten haluamasi hakuehdot. Jos vaikka haluaisitkin hakea edellisen esimerkin merkkejä ad vain Yritys-kentästä, voisit tehdä niin kirjoittamalla hakuruutuun Yritys:ad ja painamalla sitten Enteriä. Tässä tapauksessa Access hakee tietoja vain Yritys-kentästä ja palauttaa yhden tietueen, jossa yrityksen nimi täsmää haun kanssa. Tässä tapauksessa tämä tarkoittaa Northwind Traders -tietuetta.

Vihje: Jos kentän nimessä on välilyöntejä, kirjoita kentän hakuruutuun lainausmerkeissä. Jos kentän nimi on esimerkiksi Yrityksen nimi, kirjoita hakuruutuun "Yrityksen nimi":northwind. Näin voit hakea tästä yhdestä kentästä.

Access ei näytä hakuruutua rakenneruudukossa, kun suunnittelet luettelonäkymää. Näet sen vain käytön aikana selaimessa. Et voi poistaa tai piilottaa hakuruutua. Se on osa Luettelo-ohjausobjektia luettelo- ja yhteenvetonäkymissä. Hakuruutu pysyy samanlevyisenä kuin luettelo-ohjausobjekti. Jos siis kavennat tai levennät luettelo-ohjausobjektia näkymässä, Access kaventaa tai leventää vastaavasti hakuruutua.

Tietojen näyttäminen yhteenvetonäkymässä

Yhteenvetonäkymässä kohteet näkyvät arvojen (esimerkiksi tehtävän tilan) mukaan ryhmiteltyinä:

Yhteenvetonäkymän hakukenttä.

Yhteenvetonäkymässä on samankaltainen hakukenttä kuin luettelonäkymässä, mutta sen suodatustoiminnot rajoittuvat vain hakuruudun alla olevaan luetteloon, eivät tarkempiin tietoihin oikealle. Hakuruutu tarjoaa silti erinomaisen tavan etsiä haluamasi ryhmä, jos yhteenvetonäkymässä on paljon ryhmiä.

Tietojen näyttäminen taulukkonäkymässä

Aivan kuin luettelonäkymä, myös taulukkonäkymä luodaan kaikille sovellukseen lisäämillesi taulukoille automaattisesti. Voit avata sen valitsemalla selaimen näkymävalitsimesta Taulukko (ellet ole antanut näkymälle uutta nimeä). Taulukkonäkymässä ei ole samanlaista hakukenttää kuin edellä mainituissa näkymissä, mutta voit silti käyttää niissä samankaltaisia suodatustoimintoja kuin taulukkolaskentaohjelmissa ja Accessin työpöytäversion tietokantalomakkeissa. Jos haluat lisätietoja Access-sovellusten taulukkonäkymästä, lue ohjeet Access-sovelluksen verkkotaulukkonäkymän käyttämiseen.

Vie osoitin sarakeotsikon päälle, napsauta avattavan luettelon nuolta ja valitse haluamasi lajittelu- tai suodatusvaihtoehto.

Suodattimen käyttäminen taulukon Määräpäivä-kentässä

Voit lisätä sarakkeen suodattimeen muita arvoja valitsemalla vaihtoehtoja luettelosta. Valitsemiesi arvojen vieressä näkyy valintamerkki.

Taulukon suodattimen avattava luettelo, jossa on useita arvoja valittuna

Jos haluat poistaa suodattimen sarakkeesta, valitse luettelosta Tyhjennä suodatin.

Vihje: Voit etsiä taulukkonäkymässä olevaa tietoa nopeasti käyttämällä selaimen sivulta etsimistoimintoa. Jos esimerkiksi käytät Internet Exploreria, paina Ctrl+F-näppäinyhdistelmää ja kirjoita etsimäsi teksti tai luku. Valitsemalla Edellinen tai Seuraava voit siirtyä hakutuloksesta toiseen.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×