Tietojen lähettäminen Wordiin yhdistämistoiminnolla

Tietojen lähettäminen Wordiin yhdistämistoiminnolla

Yhdistäminen on hyvä tapa käyttää Access-aineistoa hyväksi. Tämä video näyttää tyypillisen joukkokirjeen luomisen Word 2013:ssa aloittamalla Word-yhdistämistoiminto -komennolla Access 2013:ssa. Voit myös tutkia perusvaiheet videon alapuolelta.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Videon sisältö

Alla on yleinen menettely Wordin yhdistämisen luomiseen Accessista:

  1. Avaa Wordiin yhdistettävät osoitteet sisältävä Access-tietokanta.

  2. Jos siirtymäruutu ei ole auki, avaa se painamalla F11.

  3. Avaa osoitteet sisältävä taulukko tai kysely. Jos osoitekentät sijaitsevat useassa taulukossa, luo kysely, joka sisältää tarpeelliset kentät, ja valitse kysely yhdistämistoimintaan.

  4. Valitse Ulkoiset tiedot > Word-yhdistämistoiminto.

  5. Voit valita, haluatko ohjatun toiminnon yhdistävän osoitteet olemassa olevaan Word-asiakirjaan vai aloittavan uudella tyhjällä asiakirjalla.

  6. Valitse OK.

Word käynnistyy ja näyttää Postitukset-välilehden ja Yhdistäminen-ruudun.

  1. Käy ohjattu toiminto läpi napsauttamalla Yhdistäminen-ruudun alareunassa olevia Seuraava- ja Edellinen-linkkejä.

  2. Ohjatun toiminnon vaiheessa 3 ei tarvitse valita vastaanottajaluetteloa. Se määräytyi, kun se valittiin Accessissa. Haluat ehkä kuitenkin hienosäätää luetteloa valitsemalla Muokkaa vastaanottajaluetteloa. Aukeavassa ruudussa voi yhdistämisestä poistaa yksittäisiä vastaanottajia, käyttää suodattimia, lajitella luetteloa jne.

  3. Kirjoita ohjatun toiminnon vaiheessa 4 kirje (ellet käsittele olemassa olevaa asiakirjaa).

  4. Aseta kohdistin asiakirjassa kohtaan, johon haluat sijoittaa osoitetiedot, ja lisää Access-tiedot asiakirjaan valitsemalla Yhdistäminen-ruudussa Osoitelohko, Tervehdysteksti tai muita kohteita. Valitse esiin tulevissa ruuduissa haluamasi muoto ja varmista, että kentät sopivat oikein yhteen valitsemalla Täsmää kentät.

  5. Esikatsele ohjatun toiminnon vaiheessa 5 miltä yhdistetyt tiedot näyttävät tulostetussa asiakirjassa napsauttamalla Seuraava- (>>) ja Edellinen (<<) -painikkeita.

  6. Valitse ohjatun toiminnon vaiheessa 6 Tulosta ja valitse haluamasi tulostusasetukset.

  7. Tallenna ja sulje Word-asiakirja .

    Huomautukset: 

    • Jos haluat palata ja säätää mitä tahansa yhdistämisasetuksia ohjatun toiminnon päättämisen jälkeen, kaikki toiminnot ovat käytettävissä Wordin Postitukset-välilehdellä.

    • Jos Access-tietokannassa tehdään rakennemuutoksia, pitää joitakin Wordin yhdistämisasetuksia ehkä muuttaa, jotta yhdistäminen toimii oikein.

    • Ohjattu yhdistäminen on suunniteltu postitusosoitetietojen käsittelemistä varten. Yhdistämisominaisuuden avulla voi kuitenkin yhdistää Wordissa kaikenlaisia tietoja, kuten tietueita, tehtäviä tai Accessiin tallennettua sisältöä.

Lisätietoja Wordin yhdistämisominaisuuksista on seuraavissa artikkeleissa:

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×