Tietojen kokoaminen useisiin laskentataulukoihin

Jos haluat tehdä yhteenvetoja ja raportoida tuloksista erillisissä laskentataulukoissa, voit koota kunkin erillisen laskentataulukon tiedot päätaulukkoon. Laskentataulukot voivat olla samassa työkirjassa kuin päätaulukko tai muissa työkirjoissa. Kun kokoat tietoja, keräät tietoja, jotta voit päivittää ne helpommin ja koostaa niitä tarvittaessa.

Jos yrityksen kullakin aluetoimistolla on oma kululaskentataulukkonsa, voit koota kyseiset luvut yrityksen yhteiseen pääkulutaulukkoon. Tämä päätaulukko voi sisältää myös myynnin loppusummia ja keskiarvoja, varastosaldoja sekä tietoja koko yrityksen eniten myydyistä tuotteista.

Vihje: Jos kokoat tietoja usein, laskentataulukot kannattaa ehkä perustaa laskentataulukkomallille, jolla on yhtenäinen asettelu. Lisätietoja malleista on artikkelissa: Mallin luominen Voit myös kätevästi määrittää mallisi käytettäväksi Excel-taulukoiden kanssa.

Voit koota tiedot kahdella tavalla: luokan tai sijainnin mukaan.

Koonti sijainnin mukaan: Kun lähdealueiden tiedot ovat samassa järjestyksessä, ja otsikot ovat samat. Käytä tätä menetelmää tietojen koontiin laskentataulukkosarjasta, kuten osaston budjettitaulukoista, jotka on luotu samasta mallista.

Koonti luokan mukaan: Kun lähdealueiden tiedot eivät ole samassa järjestyksessä, mutta otsikot ovat samat. Käytä tätä menetelmää tietojen koontiin laskentataulukkosarjasta, joissa on käytetty eri asettelua taulukoissa, mutta otsikot ovat samat.

  • Tietojen koonti luokan mukaan muistuttaa Pivot-taulukon luontia. Pivot-taulukoissa on kuitenkin helppo järjestää luokat uudelleen. Jos tarvitset enemmän joustavuutta koonnissa luokan mukaan, kannattaa harkita Pivot-taulukon luontia.

Huomautus: Tämän artikkelin esimerkit on luotu Excel 2016:ssa, joten näkymä saattaa vaihdella sen mukaan, mikä versio sinulla on käytössäsi. Vaiheet ovat kuitenkin samat.

Tietojen kokoamisen vaiheet

  1. Määritä tiedot jokaisessa laskentataulukossa, joka sisältää koottavia tietoja, jos et ole vielä tehnyt sitä:

    • Varmista, että jokainen tietoalue on luettelomuodossa siten, että jokaisen sarakkeen ensimmäisellä rivillä on otsikko ja tiedot ovat samantyyppisiä. Luettelossa ei saa olla tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

    • Sijoita jokainen alue omaan laskentataulukkoonsa. Älä sijoita alueita siihen päätaulukkoon, johon aiot sijoittaa koonnin - Excel täyttää tämän automaattisesti.

    • Varmista, että kunkin alueen asettelu on samanlainen.

  2. Napsauta päätaulukossa sen alueen vasemman yläkulman solua, jossa haluat koottujen tietojen näkyvän.

    Huomautus: Muista jättää koottaville tiedoille riittävä määrä soluja tämän solun oikealle puolelle ja alle niin, että et korvaa kohdetaulukon aiemmin luotuja tietoja kokoamillasi tiedoilla.

  3. Valitse Tiedot-välilehden Datatyökalut-ryhmästä Kokoa.

    Tiedot-välilehden Tietotyökalut-ryhmä

  4. Valitse Funktio-ruudussa yhteenvetofunktio, jonka avulla haluat Excelin kokoavan tiedot. Oletusfunktio on SUMMA.

    Seuraavassa esimerkissä on valittu kolme laskentataulukon aluetta.

    Tietojen kokoaminen -valintaikkuna

  5. Valitse tiedot

    • Jos koottavat tiedot sisältävä laskentataulukko on toisessa työkirjassa, etsi työkirja valitsemalla Selaa ja sulje sitten Selaa-valintaikkuna valitsemalla OK. Excel lisää Viittaus-ruutuun tiedostopolun ja sen perään huutomerkin, ja voit jatkaa tietojen valintaa.

    Valitse seuraavaksi laskentataulukon tiedot napsauttamalla Viittaus-ruudussa Kutista valintaikkuna -painiketta.

    Tietojen kokoamisen Kutista-valintaikkuna

    Napsauta koottavat tiedot sisältävää laskentataulukkoa, valitse tiedot ja palaa sitten Kokoa-valintaikkunaan napsauttamalla oikealla olevaa Laajenna valintaikkuna -painiketta.

  6. Valitse Kokoa-valintaikkunassa Lisää ja lisää sitten kaikki haluamasi alueet toistamalla edellä kuvatut vaiheet.

  7. Automaattiset tai manuaaliset päivitykset: Jos haluat Excelin päivittävän koontitaulukon automaattisesti, kun lähdetiedot muuttuvat, valitse Luo linkit lähdetietoihin -valintaruutu. Jos et valitse valintaruutua, voit päivittää koontitiedot manuaalisesti.

    Huomautukset: 

    • Et voi luoda linkkejä, kun lähde- ja kohdealueet ovat samassa laskentataulukossa.

    • Jos haluat muuttaa alueita, kun olet lisännyt ne, napsauta haluamiasi alueita Kokoa-valintaikkunassa ja päivitä alueet, kun ne näkyvät Viittaus-ruutuun, ja valitse sitten Lisää. Tämä luo uuden alueviittauksen, joten sinun on poistettava edellinen viittaus, ennen kuin kokoat tiedot uudelleen. Valitse vanha viittaus ja paina Delete-näppäintä.

  8. Valitse OK ja Excel luo koonnin automaattisesti. Koontia ei ole muotoiltu, joten joudut itse muotoilemaan tiedot, mutta joudut tekemään sen vain kerran, jollet tee koontia uudelleen.

    • Jos otsikot eivät vastaa muiden lähdealueiden otsikoita, niistä tulee erillisiä rivejä tai sarakkeita koontiin.

    • Varmista, että otsikot niissä luokissa, joita et halua mukaan koontiin, ovat yksilöiviä ja ovat käytössä vain yhdellä lähdealueella.

Tietojen koonti kaavan avulla

  • Jos koottavat tiedot ovat eri taulukoiden eri soluissa

    Kirjoita kaava, jossa on soluviittaukset muihin laskentataulukoihin, yksi jokaiselle laskentataulukolle. Jos esimerkiksi kokoat tiedot laskentataulukoista nimeltä Myynti (solussa B4), Hallinto (solussa F5) ja Markkinointi (solussa B9), sinun on kirjoitettava koontitaulukon soluun A2 seuraavat tiedot:

    Excelin monen taulukkolomakkeen viite

    Vihje: Jos haluat lisätä kaavaan soluviittauksen, esimerkiksi Myynti!B4, kirjoita kaava siihen kohtaan asti, jossa viittausta tarvitaan, napsauta laskentataulukon välilehteä ja napsauta sitten solua. - Excel täyttää kaavaan taulukon nimen ja solun osoitteen automaattisesti. Huomaa, että tällaisissa kaavoissa voi tapahtua virheitä, koska voit helposti valita vahingossa väärän solun. Voi myös olla vaikea havaita virhettä, kun kaava on kirjoitettu.

  • Jos koottavat tiedot ovat eri laskentataulukoiden samoissa soluissa

    Kirjoita kaava, jossa on kolmiulotteinen viittaus, joka käyttää viittausta laskentataulukoiden nimien alueeseen. Jos esimerkiksi kokoat tiedot laskentataulukoiden Myynti - Markkinointi soluista A2 koontitaulukon soluun E5, sinun on kirjoitettava seuraavat tiedot:

    Excelin 3D-taulukkoviitteen kaava

Tiesitkö?

Jos sinulla ei ole Office 365 -tilausta tai uusinta Office-versiota, voit kokeilla sitä nyt:

Kokeile Office 365:tä tai Excelin uusinta versiota

Onko sinulla jokin funktioihin liittyvä kysymys?

Lähetä kysymys Excel-yhteisön keskustelupalstalle

Auta meitä parantamaan Exceliä

Onko sinulla ehdotuksia siitä, miten voimme parantaa seuraavaa Excel-versiota? Jos on, lue aiheet Excel User Voice -palvelussa

Katso myös

Yleiskuva kaavoista Excelissä

Viallisten kaavojen ratkaiseminen

Kaavojen virheiden etsiminen ja korjaaminen

Excelin pika- ja toimintonäppäimet

Excelin funktiot (aakkosjärjestyksessä)

Excelin funktiot (luokittain)

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×