Tietojen keräämisen sähköpostiasetukset

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen asetukset -valintaikkunassa voit tarkastella ja muuttaa asetuksia, jotka ohjaavat sitä, kuinka Microsoft Office Access 2007 käsittelee tietojen keräämisen viestien vastaukset. Asetukset koskevat valittuna olevan tai parhaillaan luotavan sähköpostiviestin kaikkia vastauksia.

Muistathan, että asetuksiin tekemäsi muutokset eivät vaikuta vastauksiin, jotka ovat valmiiksi Outlook-postilaatikossa.

Sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen asetukset -valintaikkuna

Näytä valintaikkuna

  1. Avaa sen viestin sisältävä tietokanta, jonka asetuksia on tarkoitus muuttaa.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmästä Vastausten hallinta. Painikkeen kuva

  3. Valitse Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkunassa viesti, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse Viestin asetukset.

Tuontiasetukset

Käsittele vastaukset automaattisesti ja lisää tiedot tietokantaan

Tämä asetus mahdollistaa sen, että Microsoft Office Access 2007 voi käsitellä vastaukset heti, kun ne saapuvat Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelman Saapuneet-kansioon. Office Outlook 2007 ja Office Access 2007 vievät kunkin vastauksen lomakesisällön Accessin kohdetaulukoihin. Jos tämä valintaruutu ei ole valittuna, vastaukset täytyy käsitellä manuaalisesti.

Lisätietoja vastausten Automaattiset ja manuaaliset käsittelemisestä

Vastaukset viedään automaattisesti Outlookista Accessiin, jos seuraavat ehdot täyttyvät vastausten saapuessa Outlookin postilaatikkoon:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 on oltava asennettuna tietokoneeseen. Jos ohjelma ei ole käynnissä, kun vastaus saapuu, käsittely alkaa, kun käynnistät Outlookin seuraavan kerran. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 on oltava asennettuna tietokoneeseen. 

  • Tietokanta     Tietokanta ei saa olla suojattu salasanalla, eikä se saa olla yksityiskäyttötilassa. Tietokannan nimeä ja sijaintia ei saa muuttaa sen jälkeen, kun sähköpostiviesti on lähetetty.

  • Taulukot ja kyselyt     Määrittämiäsi taulukoiden ja kyselyiden nimiä ja pohjana olevien kenttien ominaisuuksia ei saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen. Jos kentän tietotyyppi Luku esimerkiksi muutetaan tietotyypiksi Laskuri viestin lähettämisen jälkeen, vieminen ei onnistu.

  • Käyttöoikeudet     Käyttäjällä täytyy olla oikeudet lisätä tietoja pohjana oleviin taulukoihin ja kyselyihin sekä päivittää pohjana olevia taulukoita ja kyselyitä.

Jos yksikin ehto jää täyttymättä, automaattinen käsittely epäonnistuu. Korjaa ongelmat ja vie sellaiset vastaukset manuaalisesti, joiden käsittely epäonnistui. Vastaukset, jotka saapuvat postilaatikkoon ongelman ratkaisemisen jälkeen, käsitellään automaattisesti.

Manuaalinen käsittely     Jos haluat hallita sitä, mitkä vastaukset käsitellään ja milloin ne käsitellään, valitse manuaalinen käsittely. Vastaukset tulevat tällöin Outlookin Saapuneet-kansioon, mutta ne viedään tietokantaan vasta, kun valitset kunkin vastauksen manuaalisesti ja napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella Outlookissa sekä valitset Vie tiedot Microsoft Office Accessiin kutakin viestiä varten.

Vie tarvittaessa sellaiset vastaukset manuaalisesti, joiden automaattinen käsittely ei ole onnistunut. Vie kukin vastaus manuaalisesti, kun olet ratkaissut epäonnistumisen aiheuttaneen virheen.

Muista seuraavat asiat, ennen kuin aloitat viemisen:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 on oltava asennettuna tietokoneeseen. 

  • Tietokanta     Jos tietokanta on suojattu salasanalla, sinulta pyydetään salasanaa, kun aloitat tietojen viemisen. Tietokantaa ei myöskään saa avata yksityiskäyttötilassa, eikä tietokannan sijaintia ja nimeä saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Taulukot ja kyselyt     Määrittämiäsi taulukoiden ja kyselyiden nimiä ja niiden pohjana olevien kenttien ominaisuuksia ei saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Käyttöoikeudet     Käyttäjällä täytyy olla oikeudet lisätä tietoja pohjana oleviin taulukoihin ja kyselyihin sekä päivittää pohjana olevia taulukoita ja kyselyitä.

Hylkää sellaisten käyttäjien vastaukset, joille ei ole lähetetty tietojenkeräysviestiä

Kun tätä asetusta käytetään, vain viestin alkuperäisten vastaanottajien lähettämät vastaukset käsitellään automaattisesti. Muiden lähettäjien lähettämät vastaukset tallennetaan Outlookin kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. Jos haluat, voit käsitellä nämä vastaukset manuaalisesti.

Hyväksy kultakin vastaanottajalta useita vastauksia

Tämä asetus mahdollistaa useiden vastausten lähettämisen samaan sähköpostiviestiin. Jos tämä asetus valitaan, kaikki vastaanottajien lähettämät vastaukset käsitellään automaattisesti. Vastaanottajat voivat lähettää useita viestejä, vaikka tätä asetusta ei valita, mutta tällöin vain kunkin vastaanottajan ensimmäinen vastaus käsitellään automaattisesti. Kaikki muut saman vastaanottajan lähettämät vastaukset tallennetaan Outlookin kohdekansioon, jossa ne voi käsitellä manuaalisesti tai poistaa.

Huomautus: Tämä asetus määrittää vain vastausten määrän, ei yksittäisen vastauksen käsiteltävien tietueiden määrää. Jos lähetät Microsoft Office InfoPath 2007 -lomakkeen, vastaanottaja voi lähettää samassa vastauksessa useita tietueita. Access käsittelee kaikki vastauksen tietueet automaattisesti, koska kaikki tietueet ovat yksittäisen viestin samassa lomakkeessa.

Salli usean rivin käyttäminen vastauksessa

Kun tietoja lähetetään InfoPath-lomakkeessa, vastaanottaja voi lisätä tietueita sähköpostiviestin alaosan Lisää rivi -painikkeella. Jos haluat käsitellä kustakin vastauksesta vain yhden tietueen, poista tämän valintaruudun valinta.

Salli vain vanhojen tietojen päivittäminen

Kun tietoja päivitetään käyttämällä InfoPath-lomaketta, vastaanottaja voi lähettää aiemmin luotujen tietueiden päivitysten lisäksi uusia tietueita. Jos haluat estää vastaanottajaa lisäämästä uusia tietueita käyttämällä InfoPath-lomaketta, valitse tämä valintaruutu.

Automaattisen käsittelyn asetukset

Käsiteltävien vastausten määrä

Määritä, kuinka monta (kaikkien vastaanottajien yhteensä lähettämää) vastausta käsitellään automaattisesti. Jos haluat, että kaikki vastaukset käsitellään automaattisesti, kirjoita muokkausruutuun suuri arvo. Määritetyn arvon täytyttyä vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Lopetuspäivämäärä ja -kellonaika

Määritä päivämäärä ja kellonaika, jona tämän sähköpostiviestin vastausten automaattinen käsitteleminen lopetetaan. Määritetyn päivämäärän ja kellonajan jälkeen vastaanotetut vastaukset tallennetaan Outlookin kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×