Tietojen kerääminen sähköpostiviestien avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Office Access 2007 -ohjelman avulla on helppo kerätä tietoja ympäri maailmaa olevilta henkilöiltä, kuten myyntitiimin jäseniltä, tutkimukseen osallistujilta tai yhteyshenkilöiltä. Office Access 2007 auttaa yhdessä Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelman kanssa luomaan ja lähettämään sähköpostiviestejä, jotka sisältävät tietojen syöttölomakkeen. Kun vastaanottajat täyttävät lomakkeet ja lähettävät ne takaisin, vastaukset käsitellään määritystesi mukaan. Jos haluat esimerkiksi, että vastaukset käsitellään automaattisesti, lomakkeen sisältö lisätään tietokannassa sopivaan taulukkoon heti, kun vastaus saapuu Saapuneet-kansioosi. Tämä uusi toiminto, ohjattu tietojen kerääminen sähköpostin avulla, voi säästää useita tunteja, jotka muutoin saattaisit käyttää tietojen syöttämiseen käyttäjien puolesta.

Artikkelin sisältö

Tietojen kerääminen käyttäminen

Ennen aloittamista

Ohjatun toiminnon suorittaminen askel

Kun olet lähettänyt sähköpostiviestin

Tietojen kerääminen sähköpostin avulla

Tietojen keräämisen käyttötarkoitus

Seuraavassa luettelossa tutkitaan joitakin skenaarioita, joissa voidaan hyödyntää tätä uutta ominaisuutta.

  • Tutkimukset    Haluat tehdä tutkimuksen ja tutkia tuloksia Accessissa. Sinun tulee luoda ensin Accessissa tietokanta, jossa on tarpeelliset taulukot tulosten tallentamista varten. Sen jälkeen voit käyttää ohjattua toimintoa luomaan lomakkeen, joka sisältää kysymyksiä (kenttinä esitettynä), ja joka lähettää sitten lomakkeen tutkimukseen osallistujille. Kun osallistujat vastaavat, heidän vastauksensa menevät suoraan taulukkoon, jonka määrität tietokannassa.

  • Tilaraportit    Olkoon kyse sitten uusimmista inventaariotasoista tai pian tapahtuvien asioiden päivitetyistä tiedoista, tiimisi voi lähettää sinulle säännöllisesti nykyisiä tietoja sisältäviä sähköpostiviestejä, jotta pysyt ajan tasalla.

  • Tapahtuman hallinta    Kun järjestät tapahtumaa, kuten konferenssia tai koulutusta, voit kerätä muun muassa yhteystietoja, matkustus- ja hotellimieltymyksiä lähettämällä yhden tai useamman lomakkeen sähköpostiviestinä. Jos haluat, että vastaukset käsitellään automaattisesti, osallistujat voivat muuttaa valintojaan milloin tahansa ilmoittamatta sinulle, ja sinulla on aina käytettävissä uusimmat tiedot, joita tarvitset päätöksentekoon.

Jotta tietojen syöttölomakkeen luominen ja lähettäminen sähköpostiviestinä olisi helpompaa, käyt prosessin kaikki päävaiheet läpi käyttämällä ohjattua tietojen keräämistä sähköpostin avulla. Määrität esimerkiksi, kuinka haluat vastaukset käsiteltävän, kun ne saapuvat Saapuneet-kansioosi.

Sivun alkuun

Ennen aloittamista

Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun keräät tietoja käyttämällä sähköpostiviestejä, varmista tietojen keräämisprosessin onnistuminen suorittamalla seuraavat vaiheet.

  1. Varmista, että tietokoneeseesi on asennettuna seuraavat sovellukset:

    • Office Access 2007    Ohjattu tietojen kerääminen sähköpostiviestien kautta on käytettävissä vain Office Access 2007 -sovelluksessa.

    • Office Outlook 2007    Tietokoneeseen, jota käytät sähköpostiviestien lähettämiseen, on oltava asennettuna ja määritettynä Office Outlook 2007. Jos asennettuna on Outlook, mutta sitä ei ole vielä määritetty, käynnistä Outlook ja noudata ohjatun Outlookin käynnistämistoiminnon ohjeita. Lisätietoja ohjatusta toiminnosta on Outlookin ohjeessa.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (valinnainen)    Kun muodostat tietojen syöttölomakkeen, voit valita yksinkertaisen lomakkeen, joka on HTML-muodossa, ja helpompikäyttöisen InfoPathin luoman lomakkeen väliltä. Jos tietokoneeseesi ei ole asennettu Office InfoPath 2007 -sovellusta tai sen uudempaa versiota tai jos et ole varma, että kaikilla viestiesi vastaanottajilla on asennettuna tietokoneeseen Office InfoPath 2007 tai sen uudempi versio, sinun tulee valita HTML-muoto.

      Huomautus: Muista, että tietojen keräämiseen sähköpostiviestien kautta käytettävä lomake ei ole Access-lomake. Ohjattu toiminto luo sinulle erikoislomakkeen sen perusteella, oletko valinnut HTML- vai InfoPath-muodon.

  2. Varmista, että viestejäsi vastaanottavien käyttäjien tietokoneeseen on asennettu seuraavat sovellukset. Käyttäjät eivät pysty tarkastelemaan tai muokkaamaan lomakkeita ilman edellytyksenä olevia ohjelmistoja.

    • Sähköpostiohjelma, joka tukee HTML-muotoa.    Jos lähetät HTML-lomakkeen, vastaanottajalla on oltava sähköpostiohjelma, joka tukee HTML:ää.

    • Office Outlook 2007 ja Office InfoPath 2007 (molemmat vapaavalintaisia)    Jos lähetät InfoPath-lomakkeen, vastaanottajalla on oltava asennettuna sekä Office Outlook 2007 että Office InfoPath 2007, jotta hän voisi tarkastella ja muokata InfoPath-lomaketta.

  3. Ilmoita kohdetietokanta. Tietokanta voi olla joko .mdb- tai .accdb-muodossa. Lisäksi tuettuja ovat .mde- ja .accde-tiedostot.

    Jos et halua käyttää vanhaa tietokantaa, sinun on luotava uusi.

  4. Määritä tai luo taulukot, joihin haluat tiedot, jotka saat käyttäjiltä, kun he vastaavat viestiisi. Jos keräät tietoja vanhoihin taulukoihin, varmista, etteivät taulukot ole vain luku -muodossa ja että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet lisätä niihin sisältöjä tai päivittää niiden sisältöjä.

    Lisätietoja taulukoiden luomisesta on artikkelissa tietokannan taulukoiden luominen.

    Huomautus: 

    • Seuraavien tietotyyppien kenttiä ei voi kerätä sähköpostiviestien avulla:

      • Liite

      • Laskuri

      • Moniarvoiset kentät

      • OLE

    • Jos tietojen kerääminen-toiminto täyttää vähintään kaksi taulukkoa, luo valintakysely ja käyttää lomakkeen tietuelähteenä. Varmista, että kysely sisältää kaikki pohjana olevat taulukot tarvittavat kentät. Jos käytössäsi on aiemmin luotu kysely, varmista, että kysely ei ole vain luku- ja että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit lisätä tai päivittää sen sisältöä. Lisätietoja kahden tai useamman taulukon perustuva kysely on artikkelissa useiden taulukoiden perusteella kyselyn luominen.

  5. Useimmissa tapauksissa voit päättää, haluatko tallentaa kerätyt tiedot uusina tietueina vai käyttää tietoja vanhojen tietojen päivittämiseen. Seuraavissa tapauksissa voit tallentaa tiedot uusina tietueina:

    • Keräät tietoja, jotka täyttävät useita taulukoita.

    • Pohjana olevassa taulukossa ei ole perusavainkenttää. Perusavaimen arvot ovat pakollisia, jotta voit kartoittaa jokaisen vastauksen vanhaan tietueeseen. Jos kohdetaulukossa ei ole perusavainkenttää, lisää se joko nyt tai määritä vanha kenttä, jolla on yksilöllisiä arvoja perusavaimena.

    • Pohjana olevassa taulukossa ei ole tietueita. Jos taulukko on tyhjä, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä tietueita.

    • Vastaanottajien sähköpostiosoitteita ei ole tallennettu kenttänä tietokantaan. Kun tietoja kerätään tietueiden päivittämistä varten, et voi kirjoittaa osoitteita manuaalisesti ohjatun toiminnon luomassa viestissä. Osoitekentän on oltava kohdetaulukossa tai taulukossa, jolla on yhteys kohdetaulukkoon. Jos esimerkiksi keräät tietoja Tilaukset-taulukon päivittämistä varten, osoitteiden on oltava tallennettuna kenttään joko Tilaukset-taulukossa tai siihen yhdistetyssä taulukossa (kuten Asiakkaat-taulukossa).

Sivun alkuun

Ohjatun toiminnon suorittaminen askel kerrallaan

Olet nyt valmis suorittamaan ohjatun toiminnon, joka auttaa sinua tietojen keräämisprosessin määrittämisessä.

Tässä osassa on tietoja Access-tietokannan seuraavista osista:

Käynnistä ohjattu toiminto

Valitse tietojen syöttölomakkeen laji

Määritä, mitä haluat tehdä tiedot

Lomakkeen kenttien valitseminen

Määritä, miten haluat käsitellä tietoja

Valitse miten haluat määrittää vastaanottajien sähköpostiosoitteet

Määritä sähköpostiosoite-kenttään

Sähköpostiviestin mukauttaminen

Luoda ja lähettää sähköpostiviestejä

Ohjatun toiminnon käynnistäminen

  1. Avaa kohdetietokanta.

  2. Voit täyttää yhden taulukon valitsemalla taulukon siirtymisruudussa. Voit täyttää usean yhdistetyn taulukon valitsemalla kyselyn, joka on sidottu kyseisiin taulukoihin.

  3. Käynnistä ohjattu toiminto tekemällä jokin seuraavista toimista:

    • Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmästä Luo sähköposti. Painikkeen kuva

    • Napsauta taulukkoa tai kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kerää ja päivitä tiedot sähköpostitse.

      Jos taulukossa ei ole kenttiä tai siinä on vain Laskuri-, OLE-objekti-, Liite-tyyppiä olevia kenttiä tai moniarvoisia hakukenttiä, näyttöön tulee sanoma Taulukossa tai kyselyssä ei ole yhtään kenttää, joka tukee tietojen keräämistä sähköpostin avulla.

      Jos taulukossa on tietojen keräämistä tukevia kenttiä, ohjattu toiminto käynnistyy. Prosessin päävaiheet näkyvät ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla. Jos kohdetaulukko tukee sekä tietojen lisäämistä että päivittämistä, suoritat ohjatussa toiminnossa kuusi päävaihetta:

      Kuusi päävaihetta, kun kohdetaulukko tukee tietojen lisäämistä ja päivittämistä

      Jos objekti tukee vain tietueiden lisäämistä, suoritat viisi päävaihetta:

      Viisi päävaihetta, kun kohdetaulukko tukee vain tietojen lisäämistä

  4. Valitse Seuraava.

    Ohjattu toiminto pyytää sinua valitsemaan lomakkeen muodon, jonka haluat luoda.

Tietojen syöttölomakkeen tyypin valitseminen

Tässä vaiheessa sinun on valittava, luotko HTML- vai InfoPath-lomakkeen. Kuten aiemmin tässä artikkelissa todettiin, Access-lomaketta ei voi käyttää tietojen keräämiseen sähköpostiviestien kautta – sinun on käytettävä joko HTML- tai InfoPath-lomaketta, jonka luot ohjatussa toiminnossa.

Valitse sen tietojen syöttölomakkeen laji, jonka haluat lähettää käyttäjille

Jos InfoPathia ei ole asennettu tietokoneeseesi, Microsoft Office InfoPath -lomake -vaihtoehtoa ei ole saatavana.

Lomakkeen, jonka luot, tyyppi riippuu kahdesta tekijästä – lomakkeen helppokäyttöisyydestä ja siitä, onko kaikkien vastaanottajien tietokoneeseen asennettu tarvittava ohjelmisto. InfoPath-lomaketta on paljon helpompi käyttää, mutta HTML-lomake asettaa vähemmän ohjelmistovaatimuksia.

InfoPath-lomakkeessa on parempi tietojen syöttö- ja muokkausympäristö. InfoPath-lomake voi lisäksi suorittaa alustavan tietojen kelvollisuuden tarkistamisen, kun käyttäjä napsauttaa Lähetä-painiketta. Käyttäjällä on näin mahdollisuus korjata virheelliset tiedot, ennen kuin hän lähettää vastauksensa sinulle.

Yhteenvetona InfoPath-lomakkeella on useita etuja verrattuna HTML-lomakkeeseen, mutta kuka tahansa käyttäjä, jonka sähköpostiasiakas tukee HTML:ää, voi tarkastella ja muokata HTML-lomaketta.

  1. Valitse ohjatun toiminnon Microsoft Office InfoPath -lomake -vaihtoehto vain, jos kaikilla vastaanottajilla on sekä Office InfoPath 2007 ja Office Outlook 2007 asennettuna. Muussa tapauksessa valitse HTML-lomake-vaihtoehto.

  2. Valitse Seuraava.

    Seuraava ohjatun toiminnon sivu tulee näyttöön sen mukaan, tukeeko kohdeobjekti tietojen päivittämistä. Jos objekti on kahteen tai useaan taulukkoon perustuva kysely tai jos se on taulukko, jolla ei ole perusavainkenttää tai joka ei sisällä tietueita, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä uusia tietueita, ja pyytää valitsemaan lomakkeen kentät. Muussa tapauksessa ohjattu toiminto pyytää määrittämään ennen lomakkeen kenttien valitsemista, haluatko lisätä vai päivittää tietoja.

    Jos ohjattu toiminto kehottaa sinua valitsemaan lomakkeen kentät, siirry suoraan tämän artikkelin lomakkeen kenttien valitseminen -osassa.

Tietojen käyttötarkoituksen määrittäminen

Tässä vaiheessa sinun tulee määrittää, haluatko lisätä uusia tietueita tietokantaan vai päivittää vanhoja tietueita.

Keräätkö uusia tietoja vai päivitätkö vanhoja tietoja?

Käyttämäsi lomakkeen tyyppi vaikuttaa niiden uusien tietueiden, jotka vastaanottaja voi lähettää sinulle yhdessä vastauksessa, määrään. Päivitettäessä tietoja, niiden tietueiden määrä, jotka vastaanottajan on päivitettävä, ilmoittaa viestiin sisällytettävien ennalta täytettyjen lomakkeiden määrän. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto eri tilanteista:

Lomakkeen tyyppi

Lisääminen tai päivittäminen

Tulos

HTML

Lisääminen

Vastaanottajat voivat lähettää sinulle vain yhden uuden tietueen jokaisessa vastauksessa.

InfoPath

Lisääminen

Vastaanottajat voivat lähettää sinulle useita uusia tietueita jokaisessa vastauksessa. He voivat tehdä tämän napsauttamalla Lisää rivi sähköpostiviestin alareunassa.

Huomautus: Kun olet määrittänyt kentät, jotka haluat sisällyttää viestiin, näkyviin tulee ohjatun toiminnon sivu, jossa voit määrittää useita asetuksia. Tällä sivulla voit määrittää Outlookin kansion, jossa vastaukset käsitellään, ja ne asetukset, joiden mukaan vastaukset käsitellään.

HTML

Päivittäminen

Jokainen sähköpostiviesti sisältää yhden tai useamman esitäytetyn lomakkeen tietueiden, jotka vastaavat yhtä sähköpostiosoitetta, lukumäärän mukaan. Vastaanottaja voi tarkistaa ja päivittää jokaisen viestissä olevan lomakkeen.

InfoPath

Päivittäminen

Jokainen sähköpostiviesti sisältää yhden tai useamman esitäytetyn lomakkeen tietueiden, jotka vastaavat yhtä sähköpostiosoitetta, lukumäärän mukaan. Vastaanottaja voi tarkistaa ja päivittää jokaisen viestissä olevan lomakkeen.

Käyttäjä voi lähettää lisäksi lisää tietueita napsauttamalla Lisää rivi sähköpostiviestin alareunassa. Jäljempänä tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit estää käyttäjää lisäämästä uusia tietueita päivityspyyntöön.

  1. Valitse ohjatun toiminnon Kerää vain uusia tietoja tai Päivitä vanhoja tietoja.

    On tärkeää panna merkille, että jos tavoitteenasi on lisätä uusia tietueita, voit kirjoittaa sähköpostiosoitteet sähköpostiviestin osoiteruutuun luodessasi viestiä. Jos tavoitteenasi kuitenkin on olemassa olevien tietojen päivittäminen, vastaanottajien sähköpostiosoitteiden on oltava tallennettuna kenttänä pohjana olevaan taulukkoon, kyselyyn tai yhteydessä olevaan taulukkoon.

  2. Valitse Seuraava.

    Ohjattu toiminto pyytää sinua valitsemaan kentät, jotka haluat sisällyttää lomakkeeseen.

Lomakkeen kenttien valitseminen

Tässä vaiheessa sinun tulee valita kentät, jotka haluat sisällyttää lomakkeeseen.

Määritä tiedot, jotka haluat kerätä.

Yleensä ei ole välttämätöntä sisällyttää lomakkeeseen pohjana olevan taulukon tai kyselyn jokaista kenttää. On kuitenkin olemassa kaksi poikkeusta:

  • Pakolliset kentät    Jos keräät uusia tietueita, ohjattu toiminto sisällyttää automaattisesti kaikki kentät, joiden Pakollinen-ominaisuus on määritetty arvoon Kyllä. Jos jokin tietueen pakollisista kentistä on tyhjä, Access epäonnistuu tietueen lisäämisessä taulukkoon.

  • Kentän tyypit, joita ei tueta    Lomakkeeseen ei voi sisällyttää tiettyjä kenttiä. Ohjattu toiminto ei tue laskuri-, liite- ja OLE-objektikenttiä eikä moniarvoisia hakukenttiä. Näiden tietotyyppien kentät eivät näy ohjatun toiminnon Taulukon kentät- tai Kyselyn kentät -luettelossa. Ohjelma täyttää taulukon laskurikentät automaattisesti lisättäessä uusia tietueita. Sinun on täytettävä OLE-objekti- ja liitekentät sekä moniarvoiset hakukentät joko taulukkonäkymässä tai lomakenäkymässä, koska tietojenkeräämisprosessi ei voi lisätä kyseisiä arvoja.

  • Perusavainkenttä     Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, milloin voit sisällyttää perusavainkentän lomakkeeseen:

Tietojen keräämisen tarkoitus

Tietotyyppi:

Sisällytetäänkö lomakkeeseen?

Lisääminen

Laskuri

Ei. Perusavaimen arvo muodostetaan automaattisesti, kun tietue lisätään taulukkoon.

Lisääminen

Ei Laskuri

Kyllä. Käyttäjä voi kirjoittaa arvon kenttään samalla, kun hän lisää tietueita. Vastausta ei käsitellä, jos määritetty arvo on jo käytössä.

Päivittäminen

Joko Laskuri tai Ei Laskuri

Ei. Perusavaimen arvoa ei voi muokata lomakkeessa. Tätä kenttää käytetään jokaisen vastauksen kartoittamisessa vanhaan tietueeseen.

  1. Kaksoisnapsauta Taulukon kentät- tai Kyselyn kentät -luettelossa haluamiasi kenttiä. Jos haluat sisällyttää kaikki kentät, valitse >>.

  2. Voit järjestää Sähköpostiviestiin sisällytettävä kenttä -luettelon kentät uudelleen käyttämällä ylä- ja alanuolipainikkeita.

  3. Määritä jokaista sisällytettävää kenttää varten otsikko Kentän ominaisuudet -kohdassa. Valitse Vain luku, jos päivität tietoja ja haluat näyttää kentän käyttäjää varten, mutta et halua käyttäjän muuttavan tietoja. Kenttä näkyy sähköpostiviestissä varustettuna otsikolla tämä kenttä on vain luku -muotoinen. Tästä toiminnosta on eniten hyötyä, jos käyttäjä päivittää olemassa olevia tietoja.

  4. Valitse Seuraava.

    Ohjattu toiminto pyytää sinua määrittämään vastausten käsittelytavan.

Tietojen käsittelytavan määrittäminen

Tässä vaiheessa sinun tulee tehdä erittäin tärkeä päätös siitä, kuinka haluat, että vastaukset käsitellään – automaattisesti vai manuaalisesti. Huomaa, että manuaalinen käsitteleminen ei viittaa tässä yhteydessä tietojen vaikeaan kirjoittamiseen taulukko- tai lomakenäkymässä. Se tarkoittaa vain sitä, että käynnistät vientitoiminnon manuaalisesti, jotta voit siirtää kerätyt tiedot kohdetaulukkoon.

Määritä, kuinka haluat käsitellä vastaukset.

Automaattinen käsitteleminen

Jos valitset vastausten automaattisen käsittelemisen, kun vastaukset saapuvat Saapuneet-kansioon, Outlook ja Access vievät jokaisen vastauksen lomakkeen sisällöt yhdessä kohdetaulukkoon tietokannassa.

Automaattinen käsitteleminen säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa. Vastaukset viedään onnistuneesti, kunhan seuraavat ehdot täyttyvät silloin, kun vastaukset saapuvat Saapuneet-kansioon:

  • Outlookin on oltava käynnistettynä tietokoneessa. Jos Outlook ei ole käynnistettynä, käsitteleminen alkaa, kun seuraavan kerran käynnistät Outlookin.

  • Accessin on oltava asennettuna tietokoneeseen.

  • Tietokanta ei saa olla suojattuna salasanalla, eikä se saa olla avattuna yksityiskäyttötilassa. Tietokannan nimi tai sijainti ei saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Lomakkeeseen sisältyvien taulukoiden ja kyselyjen nimet sekä kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Sinulla on edelleen oltava tarvittavat käyttöoikeudet lisätä pohjana olevaan taulukkoon ja kyselyyn sisältöjä tai päivittää niiden sisältöjä.

Jos jokin näistä ehdoista ei täyty, automaattinen käsittely epäonnistuu. Jos käsittely epäonnistuu, yritä korjata ongelmat ja vie sitten epäonnistuneet vastaukset manuaalisesti. Kaikkien niiden vastausten käsittely jatkuu automaattisesti, jotka saapuvat Saapuneet-kansioon ratkaistuasi ongelmat.

Vain tietojen päivitysten salliminen

Jos päivität tietoja ja valitset Käsittele vastaukset automaattisesti ja lisää tiedot tietokantaan -valintaruudun, Salli vain vanhojen tietojen päivittäminen -valintaruutu on käytettävissä. Valitse valintaruutu, jos et haluat käyttäjän voivan lähettää uusia tietueita. Jos vain lisäät uusia tietoja, Salli vain vanhojen tietojen päivittäminen -valintaruutu ei ole näkyvissä.

Manuaalinen käsitteleminen

Jos haluat hallita, milloin ja mitkä vastaukset käsitellään, poista valinta Käsittele vastaukset automaattisesti ja lisää tiedot tietokantaan -valintaruudusta. Tällöin vastaukset saapuvat Saapuneet-kansioon, mutta niitä ei siirretä tietokantaan. Sinun on manuaalisesti valittava ja napsautettava hiiren kakkospainikkeella jokaista vastausta Outlookissa ja valittava sitten pikavalikon kohta Vie tiedot Microsoft Accessiin, jotta voit täyttää tietokannan.

Sinun on ehkä myös käsiteltävä automaattisesti käsiteltäväksi tarkoitetut epäonnistuneet vastaukset manuaalisesti. Kun olet ratkaissut ongelmat, jotka aiheuttivat epäonnistumisen, sinun on vietävä jokainen vastaus manuaalisesti.

Muista seuraavat asiat, ennen kuin aloitat vientitoiminnon:

  • Office Access 2007 -ohjelman on oltava asennettuna tietokoneeseen.

  • Jos tietokanta on suojattu salasanalla, sinua pyydetään kirjoittamaan salasana, kun aloitat vientitoiminnon. Tietokanta ei saa olla avattuna yksityiskäyttötilassa, eikä tietokannan nimi tai sijainti saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Lomakkeeseen sisältyvien taulukoiden ja kyselyjen nimet sekä kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet lisätä pohjana olevaan taulukkoon ja kyselyyn sisältöjä tai päivittää niiden sisältöjä.

Lisäkäsittelyasetusten määrittäminen

  1. Tarkista ohjatun toiminnon Määritä, miten vastaukset käsitellään -sivulla sen Outlook-kansion, johon vastaukset on tallennetaan, nimi. Jos haluat määrittää ei kansion tämän tietojen keräämispyynnön vastauksille, napsauta kansion nimeä. Valitse Valitse kansio -valintaikkunassa joko eri kansio tai luo uusi kansio valitsemalla Uusi. Valitse OK ja siirry sitten takaisin Accessiin.

  2. Tuo Sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen asetukset -valintaikkuna näyttöön valitsemalla Määritä automaattisen vastaustenkäsittelyn ominaisuudet.

    Sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen asetukset -valintaikkuna

    Määritä tämän valintaikkunan avulla vastausten käsittelytapa. Jos haluat käsitellä vastaukset manuaalisesti, ohita seuraava vaihe.

  3. Tarkista asetukset Sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen asetukset -valintaikkunan asetukset ja muuta niitä tarvittaessa millä tahansa seuraavista tavoista ja valitse sitten OK:

    • Hylkää henkilöiden, joille et lähettänyt viestiä, vastaukset    Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vain sähköpostiviestin alkuperäisten vastaanottajien vastaukset käsitellään automaattisesti. Muiden henkilöiden vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

    • Hyväksy useita vastauksia jokaiselta vastaanottajalta     Vastaanottaja voi lähettää sinulle useita vastauksia. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vain vastaanottajan ensimmäinen vastaus käsitellään automaattisesti. Kaikki muut vastaanottajan vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

      Huomautus: Tämä asetus vaikuttaa vain käsiteltävien vastausten lukumäärään, eikä tietueiden määrään yhdessä vastauksessa. Jos siis lähetät InfoPath-lomakkeen, käyttäjä voi lähettää sinulle useita tietueita yhdessä vastauksessa, ja Access käsittelee automaattisesti kaikki tietueet vastauksessa, vaikkei tämä valintaruutu olisikaan valittuna.

    • Salli vain vanhojen tietojen päivitykset    Kun vastaanottajat käyttävät InfoPath-lomaketta tietojen päivittämiseen, he voivat lähettää sinulle uusia tietueita vanhojen tietueiden päivitysten lisäksi. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat käsitellä vain vanhojen tietueiden päivityksiä.

    • Käsiteltävien vastausten lukumäärä    Kirjoita automaattisesti käsiteltävien vastausten kokonaislukumäärä (kaikilta vastaanottajilta). Jos haluat, että kaikki vastaukset käsitellään automaattisesti, kirjoita suuri arvo, kuten 5000, muokkausruutuun. Vastaukset, jotka vastaanotetaan tietyn määritetyn arvon täyttymisen jälkeen, tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

    • Lopetuspäivämäärä- ja kellonaika    Määritä, milloin kyseisen sähköpostiviestin vastausten automaattisen käsittelemisen tulee päättyä. Tämän päivämäärän ja kellonajan jälkeen saapuvat vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

      Huomautus: Voit muuttaa näitä asetuksia myöhemmin valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmässä Hallitse vastauksia. Valitse Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkunassa viesti, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Viestin asetukset. Valintaikkunassa tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin kyseisen viestin seuraaviin vastauksiin.

  4. Valitse OK ja valitse sitten Sulje.

    Siirry seuraavaan vaiheeseen määräytyy tietojen lisäämistä vai päivittämistä. Jos haluat lisätä uusia tietueita, jatka seuraavaan osaan. Jos tietoja olemassa olevien tietueiden päivittämiseen kerätään, siirry kohtaan Määritä sähköpostiosoitteen.

Vastaanottajien sähköpostiosoitteiden määrittämistavan valitseminen

Jos keräät tietoja uusia tietoja, voit määrittää sähköpostiosoitteet seuraavilla kahdella tavalla:

Valitse sähköpostiviestin vastaanottajat.

  • Kirjoita sähköpostiosoitteet erikseen ohjatun toiminnon luomaan sähköpostiviestiin tai valitse osoitteet osoitekirjasta.

  • Käytä nykyisen tietokannan kenttää, joka sisältää sähköpostiosoitteet. Kentän on oltava pohjana olevassa taulukossa, kyselyssä tai yhdistetyssä taulukossa.

Kun keräät tietoja vanhojen tietueiden päivittämistä varten, tämä valintaikkuna ei tule näkyviin, koska silloin vastaanottajien sähköpostiosoitteiden on oltava saatavana kenttänä tietokannassa.

  1. Valitse ohjatussa toiminnossa haluamasi asetus.

  2. Valitse Seuraava.

    Jos valitset Anna niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, siirry kohtaan sähköpostiviestin mukauttaminen. Jos valitset Käytä tietokannan kenttä, jatka seuraavaan osaan.

Sähköpostiosoitekentän määrittäminen

Tässä vaiheessa määrität kentän, joka sisältää vastaanottajien sähköpostiosoitteet.

Määritä tietokannan kenttä, joka sisältää vastaanottajien sähköpostiosoitteet.

  • Jos kenttä on nykyisessä taulukossa tai kyselyssä, valitse Nykyinen taulukko tai kysely, valitse kenttä avattavasta luetteloruudusta ja valitse sitten Seuraava.

  • Jos vastaanottajien sähköpostiosoitteet sisältävä kenttä ei ole nykyisessä taulukossa tai kyselyssä, tee seuraavat toimet:

    1. Valitse Liitetty taulukko.

    2. Valitse avattavasta luetteloruudusta se nykyisen taulukon kenttä, joka liittää sen osoitteet sisältävään taulukkoon. Kyseessä on yleensä tunnuskenttä.

    3. Tee jompikumpi seuraavista toimista:

      • Jos valitsemasi kenttä liittyy vain yhteen taulukkoon, näyttöön tulee yksi avattava luettelo lisää. Valitse sähköpostiosoitteet sisältävä kenttä.

      • Jos valitsemasi kenttä liittyy useampaan kuin yhteen taulukkoon, näyttöön tulee kaksi avattavaa luetteloa lisää. Valitse ensimmäisestä luettelosta sähköpostiosoitteet sisältävä tauluko. Valitse toisesta luettelosta kenttä.

    4. Valitse Seuraava.

Liitetyt taulukot ovat taulukoita, joiden välille on määritetty yhteyksiä. Voit tarkastella tai muokata tietokannassa olevia yhteyksiä tekemällä seuraavat toimet:

  • Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä/Piilota -ryhmästä yhteydet. Painikkeen kuva

Lisätietoja yhteyksistä on artikkeleissa taulukoiden yhteyksien opas tai luominen, muokkaaminen tai poistaminen yhteyden.

Kun valitset, että haluat käyttää osoitekenttää, et voi esikatsella tai mukauttaa sähköpostiviestiä Outlookissa. Teet tämän sen sijaan ohjatussa toiminnossa. Seuraavassa vaiheessa ohjattu toiminto näyttää oletusaiheen ja viestin tekstiosan. Sinulla on mahdollisuus mukauttaa sähköpostiviestiä.

Sähköpostiviestin mukauttaminen

Tässä vaiheessa tarkistat viestin osat ja teet tarpeellisia muutoksia.

Sähköpostiviestin mukauttaminen

  1. Tee Aihe- ja Johdanto-kentissä haluamasi muutokset.

  2. Jos valitsit, että käytät tietokannan kenttään tallennettuja sähköpostiosoitteita, voit valita tällä sivulla lisää asetuksia. Valitse jokin Lisää vastaanottajien sähköpostiosoitteet ruutuun: -kohdan asetuksista. Riippumatta siitä, minkä asetuksen valitset, käyttäjät saavat sähköpostiviestin. Jos valitsit, että syötät sähköpostiosoitteet Microsoft Office Outlookissa, tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä.

  3. Valitse Seuraava.

Sähköpostiviestien luominen ja lähettäminen

Näyttöön tulee ohjatun toiminnon sivu, joka ilmoittaa, että voit luoda viestin, ja sivulla näytetään myös, kuinka voit tarkistaa sähköpostin tilan käyttämällä Hallitse vastauksia -komennon.

Sähköpostiviestin luominen

Tällä sivulla saattaa näkyä joitakin varoitussanomia. Seuraavassa taulukossa kuvataan jokainen varoitussanoma ja toimi, jolla ongelman voi ratkaista.

Varoitus:

Kuvaus

Ratkaisu:

Jotkut tietueet eivät sisällä kelvollista osoitetta määritetyssä sähköpostiosoitekentässä. Näitä rivejä varten ei palauteta tietoja.

Valitsemasi sähköpostiosoitekenttä sisältää nolla-arvoja.

Jos haluat kerätä tietoja jokaista tietuetta varten, lopeta ohjattu toiminto ja korvaa Null-arvot sähköpostiosoitteilla. Käynnistä sitten ohjattu toiminto uudelleen.

Tietokanta on lukittu yksityisesti, jolloin automaattinen käsitteleminen epäonnistuu, kunnes lukitus poistetaan.

Tietokanta on avattu yksityiskäyttötilassa.

Jos olet valinnut vaihtoehdon, jonka mukaan vastaukset käsitellään automaattisesti, prosessi epäonnistuu, koska Access ei voi lisätä tai päivittää tietokantaa, jossa on yksityinen lukitus. Sulje tietokanta ja avaa se sitten uudelleen ei-yksityiskäyttötilassa heti, kun olet lähettänyt viestin.

Kyseiset sähköpostiviestit saattavat sisältää luottamuksellisia tai arkaluontoisia tietoja.

Keräät tietoja vanhojen tietueiden päivittämistä varten, ja lomake, jonka olet aikeissa lähettää, esitäytetään vanhoilla tiedoilla.

Jos jotkin lomakkeen kentistä sisältävät arkaluontoisia tietoja, siirry takaisin ohjatun toiminnon vaiheeseen, jossa valitsit kentät, ja poista arkaluontoisia tietoja sisältävät kentät lomakkeesta.

Seuraavat vaiheet määräytyvät sen mukaan, määritätkö sähköpostiosoitteet itse vai käytätkö tietokannan taulukkoon tallennettuja osoitteita.

Osoitteiden määrittäminen Outlookin sähköpostiviestissä

Tässä skenaariossa kirjoitat sähköpostiosoitteet Outlookissa. Voit esikatsella ja mukauttaa viestiä ennen Lähetä-painikkeen napsauttamista.

  1. Jatka valitsemalla Luo.

    Näkyviin tulee Outlookin viesti, joka sisältää tietojen syöttölomakkeen. Viestin tekstiosa sisältää lyhyen johdannon ja ohjausobjekteja ja vihjeitä sisältävän lomakkeen. On suositeltavaa, ettet tee mitään muutoksia viestin tekstiosaan. Jos lomakkeen rakennetta muutetaan, vastauksen käsitteleminen saattaa epäonnistua.

  2. Kirjoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruutuihin. Valitsemalla Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-painikkeen voit myös valita osoitteet osoitteistosta.

  3. Valitse Lähetä.

Tietokantaan tallennetun osoitekentän käyttäminen

Tässä skenaariossa olet jo esikatsonut ja mukauttanut viestiä. Nyt suodatat sähköpostiosoitekentän, jotta voit valita käyttäjien, joille viesti lähetään, sähköpostiosoitteet.

  1. Tuo Lähetä sähköpostiviestisi vastaanottajille -sivu näyttöön valitsemalla Seuraava.

    Lähetä sähköpostiviestisi vastaanottajille

  2. Valitse sähköpostiosoitteet, joita haluat käyttää, valitsemalla niitä vastaavat valintaruudut.

  3. Valitse Lähetä.

    Jos jotkin osoite-kentässä olevat arvot eivät ole kelvollisia sähköpostiosoitteita, luettelo virheellisistä osoitteista-valintaikkuna on näkyvissä. Tässä tilanteessa muistiin osoitteet-luettelossa, valitsemalla Lopeta, Tarkista osoitteet ja yritä sitten viestin lähettäminen uudelleen. Lisätietoja viestien uudelleenlähettämisestä kohdassa tietojen kerääminen sähköpostiviestin lähettäminen uudelleen.

Olet nyt suorittanut loppuun suurimman osan toimista, jotka tarvitaan kerättäessä tietoja sähköpostitse. Jos valitsit, että vastaukset käsitellään automaattisesti, eikä virheitä tapahdu, ohjelma siirtää tiedot kohdetietokantaan ilman, että sinun tarvitsee tehdä enää muuta.

Jos taas valitsi, että käsittelet vastaukset manuaalisesti, tai jos tapahtuu virheitä, sinun on ryhdyttävä jatkotoimiin. Seuraavassa jaksossa on lisätietoja vastausten manuaalisesta käsittelemisestä, vianmäärityksestä ja tietojen keräämisen viestien ja vastausten yleisestä hallinnasta.

Sivun alkuun

Sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen

Jokainen vastaanottaja vastaa sähköpostiviestiin napsauttamalla Vastaa, täyttämällä tarvittavat tiedot lomakkeessa ja valitsemalla sitten Lähetä. Tässä osassa kerrotaan, kuinka vastauksia tarkastellaan ja mitä tehdä, jos kaikkia vastauksia ei ole käsitelty oikein.

Tässä osassa on tietoja Access-tietokannan seuraavista osista:

Vastausten tarkasteleminen

Tarkistaminen ja vianmääritys vastaukset automaattinen käsittely

Vastausten manuaalinen käsitteleminen ja vianmääritys

Tietojen kerääminen sähköpostiviestin lähettäminen uudelleen

Lisätietoja vastausten hallinnasta ja viestiasetusten muuttamisesta on myös Katso myös -osan linkeissä.

Vastausten tarkasteleminen

Huolimatta valitsemastasi vastausten käsittelytavasta saatat olla kiinnostunut tietämään, kuka on vastannut viestiisi, ja haluat ehkä myös avata vastaukset manuaalisesti. Voit tarkastella vastauksia seuraavalla tavalla:

  1. Vaihda Outlookiin ja siirry sitten kansioon, jonka olet määrittänyt tietojen keräämisen viestien tallentamista varten.

    Vihje: Jos et muista kansion nimeä, valitseUlkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmässä Hallitse vastauksia. Kansion nimi on Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkunan Outlook-kansio-sarakkeessa rivillä, joka vastaa viestiä, jonka vastauksia haluat tarkastella.

  2. Avaa viesti Outlookissa kaksoisnapsauttamalla sitä. Näkyviin tulee lomake sellaisena kuin lähettäjä on sen täyttänyt.

Access ei käsittele vastauksia alkuperäiseen vastausviestiin. Jos siis huomaat, että yksi tai useita vastaanottajien lomakkeita on tyhjiä, keskeneräisiä tai niitä ei ole täytetty oikein, sinun on lähetettävä alkuperäinen sähköpostiviesti uudelleen kyseisille käyttäjille sen sijaan, että käyttäisit Vastaa-komentoa.

Jos haluat lähettää pyynnön lisähenkilöiden, sinun on vastaavasti lähettää alkuperäisen viestin välittäminen sen sijaan. Lue lisätietoja tietojen kerääminen sähköpostiviestin lähettäminen uudelleen osa.

Vastausten automaattisen käsittelemisen tarkistaminen ja vianmääritys

Jos valitset vaihtoehdon, jonka mukaan vastaukset käsitellään automaattisesti, varmista vastausten oikea käsitteleminen seuraavalla tavalla:

  • Tarkista jokaisen vastauksen arvot Seurantamerkintä-, Tietojen keräämisen tila- ja Luokat-sarakkeessa.

    Vihje: Jos et löydä Seurantamerkintä-, Tietojen keräämisen tila- ja Luokat-sarakkeita näkymästä, lisää ne käyttämällä Kentän valitseminen -valintaikkunaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sarakkeen otsikkoa ja valitse sitten Kentän valitseminen. Vedä Kentän valitseminen -valintaikkunassa jokaista kenttää ja pudota ne vanhan sarakkeen otsikon oikealle tai vasemmalle puolelle.

    Jos Seurantamerkintä on määritetty Outlookin kansiossa kohtaan Tietojen kerääminen onnistui, Tietojen keräämisen tila -sarake on tyhjä ja Luokat-sarakkeessa on vihreä osoitin, vastaus on käsitelty onnistuneesti.

  • Haluat ehkä lisäksi tarkastella kohdetaulukoiden sisältöjä ja varmistaa, että kerätyt tiedot on tallennettu joko uusina tietueina tai vanhojen tietueiden päivityksinä.

Jos epäilet, että vastaus on ei käsitellä automaattisesti, varmista, että kaikki tarvittavat käsittelyyn ehdot täyttyvät. Katso tämän artikkelin Automaattinen käsittely-osio. Yritä seuraavassa taulukossa esitettyjä ehdotuksia. Useimmat ehdotukset edellyttävät ongelman korjaaminen ja viedä vastaus manuaalisesti. Saat apua manuaalinen vieminen seuraavan osion vastausten manuaalinen käsitteleminen ja vianmääritys.

Ongelma

Syy

Ratkaisu:

Vastaus on Outlookin kansiossa, mutta sitä ei ole käsitelty. Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy Viestiä ei ole käsitelty.

Tarkista viestin asetukset Sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen asetukset -valintaikkunassa. Asetukset valitaan joko vastausten manuaalista käsittelyä varten tai tiettyjen vastausten automaattisen käsittelyn estämiseksi.

Vihje: Näytä asetukset valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmässä Hallitse vastauksia. Valitse valintaikkunasta haluamasi viesti ja valitse sitten Viestin asetukset.

Vie vastaus manuaalisesti.

Muuttamalla asetusten valintaikkunassa asetuksia varmistat, että vastaukset, joita ei ole vielä vastaanotettu,käsitellään automaattisesti.

Ohjeita tarkistaminen ja asetusten muuttamisesta on artikkelissa Tietojen keräämisen sähköpostiasetukset .

Olen vastannut viestiin, mutta sitä ei käsitellä.

Omaan viestiin vastaaminen on hieman erilainen prosessi.

Sen sijaan, että täytät lomakkeen vastaanottamassasi viestissä, täytä lomake, joka on lähetetyssä viestissä Lähetetyt -kansiossa. Hae Lähetetyt-kansio ja avaa sitten viesti. Napsauta Vastaa, täytä lomake ja valitse sitten Lähetä.

Vastaus ei mene oikeaan kansioon.

Vain viestin alkuperäiset vastaukset menevät määritettyyn kansioon.

Vastaukset omiin viesteihisi (ellet muodostanut vastausta käyttämällä viestin kopiota Lähetetyt-kansiossa) ja vastaukset, jotka ovat osa keskustelussa käytettyä sähköpostiviestisäiettä, eivät välttämättä siirry määritettyyn kansioon.

Muita mahdollisia syitä ovat seuraavat: Office Access 2007 -ohjelmaa ei ole asennettu tai vastausten käsittelyssä tarvittava apuohjelma joko puuttuu tai on vioittunut.

Jos jotain vastaustasi ei käsitellä, täytä lomake, joka on lähetetyssä viestissä Lähetetyt-kansiossa.

Jos käyttäjä on täyttänyt lomakkeen vastauksen vastauksessa, pyydä käyttäjää vastaamaan alkuperäiseen viestiin.

Jos epäilet, että apuohjelma puuttuu tai on vioittunut, siirry Outlokiin, valitse Työkalut-valikosta Valvontakeskus ja valitse sitten Apuohjelmat. Varmista, että näkyvissä on Microsoft Access Outlook -apuohjelma tietojen keräystä ja julkaisua varten. Jos tätä merkintää ei näy, kokeile Accessin asentamista uudelleen.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tietokantaa ei löydy. Etsi tietokanta ja tuo tiedot manuaalisesti.

Tietokanta on joko siirretty toiseen sijaintiin, nimetty uudelleen, poistettu tai se on vioittunut.

Palauta tietokanta alkuperäiseen sijaintiinsa ja vie vastaus manuaalisesti.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tietokantaa ei voi avata tietojen tuomista varten, koska tietokanta on jo käytössä. Käsittele vastaukset manuaalisesti, kun tietokanta on taas käytettävissäsi.

Tietokanta on avattu yksityiskäyttötilassa, eikä tietokantaan voi tehdä muutoksia, ennen kuin yksityinen lukitus avataan.

Pyydä käyttäjää, joka on avannut tietokannan yksityiskäyttötilassa, sulkemaan tietokanta ja avaamaan se uudelleen normaalitilassa. Yritä viedä vastaus sitten manuaalisesti.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tämä Access-tietokanta on suojattu salasanalla. Vie nämä tiedot manuaalisesti Accessiin.

Kohdetietokanta on suojattu salasanalla. Automaattinen käsitteleminen epäonnistuu, jos tietokanta edellyttää salasanaa.

Vie vastaus manuaalisesti. Jos haluat, että tulevat vastaukset käsitellään automaattisesti, poista tietokannan salasanasuojaus.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy sanoma, joka ilmoittaa, että taulukko, kysely tai kenttä puuttuu.

Joko kohdetaulukko tai -kysely on poistettu tai nimetty uudelleen tai sen rakennetta on muutettu niin, ettei lomakkeen sisältöjä voida lisätä taulukoihin.

Luo kohdetaulukot tai -kyselyt uudelleen tai luo ja lähetä uusi tietojen keräämisen viesti.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tätä sähköpostiviestiä ei voi käsitellä. Tämän sähköpostiviestin lomake on vioittunut tai sitä on muokattu.

Joko vastauksen lomake on vioittunut tai joku (vastaanottaja tai lähettäjä) on muuttanut lomaketta.

Jos vastaanottaja on muuttanut lomaketta, pyydä häntä lähettämään lomake uudelleen ja vie vastaus sitten manuaalisesti.

Jos alkuperäisen viestin lomake on vioittunut tai virheellinen, sinun on luotava ja lähetettävä uusi viesti.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tarvittavia tietoja ei löytynyt määritetyn tietokannan käsittelyn loppuun suorittamiseksi.

Tiedot, joita tarvitaan vastauksen kartoittamiseen vanhaan, päivitettävään tietueeseen, puuttuvat.

Viestin asetukset on synkronoitava Outlookin kanssa. Valitse Accessin Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmässä Hallitse vastauksia. Valitse viesti Hallitse vastauksia -valintaikkunassa. Viestin tiedot -kohdassa näkyy varoitusruutu. Synkronoi asetukset napsauttamalla varoitusta ja sulje sitten valintaikkuna. Siirry takaisin Outlookiin ja kokeile vastauksen manuaalista viemistä.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tietoja ei voi lisätä eikä päivittää, koska sellaiseen kenttään tulisi kaksoisarvo, jossa saa olla vain yksilöllisiä arvoja.

Kenttä, jonka Indeksoitu-ominaisuus on määritetty arvoon Kyllä (ei kaksoisarvoja), ei voi sisältää kaksoisarvoja. Jos arvo, joka on määritetty lomakkeen kenttään, on jo olemassa vastaavassa taulukon kentässä, toiminto epäonnistuu.

Pyydä vastaanottajaa lähettämään toinen vastaus, jossa on eri arvo lomakkeen kentässä.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Antamaasi arvoa ei ole arvoluettelossa...

Joko lomake sisältää vaaditun kentän, joka hakee arvoja, mutta käyttäjä ei ole määrittänyt kentän arvoa, tai kentän VainLuettelonKäyttö-ominaisuus on määritetty arvoon Kyllä, mutta käyttäjä on määrittänyt arvon, joka ei ole luettelossa.

Pyydä joko vastaanottajaa lähettämään vastaus uudelleen, kun hän on täyttänyt kaikki kentät, tai täytä ja tallenna lomake itse ja yritä viedä sitten uudelleen.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy sanoma, joka ilmoittaa, ettei lomakkeen kentässä määritetty arvo ole kelvollinen.

Vastaanottaja on kirjoittanut virheellisiä tietoja yhteen tai useampaan kenttään.

Pyydä joko vastaanottajaa lähettämään vastaus uudelleen, kun hän on täyttänyt kaikki kentät, tai täytä ja tallenna lomake itse ja yritä viedä sitten uudelleen.

Tietojen keräämisen tila -sarakkeessa näkyy seuraava merkkijono:

Tässä viestissä oleva lomake täytyy täyttää. Kun olet täyttänyt lomakkeen, lähetä se tämän sähköpostiviestin lähettäjälle.

Vastaanottaja ei ole täyttänyt lomaketta.

Pyydä vastaanottajaa lähettämään toinen vastaus, kun hän on täyttänyt lomakkeen.

Vastausten manuaalinen käsitteleminen ja virheiden vianmääritys

Vastausten manuaalisessa käsittelemisessä vientitoiminto aloitetaan Outlookista.

Voit viedä vain yhden vastauksen kerrallaan. Vältä vastaukset, jonka Tietojen keräämisen tila -sarake on määritetty tietojen kerääminen sähköpostin onnistui. Tämä tila tarkoittaa, että vastaus on jo suoritettu onnistuneesti. Vastaukset, jonka Tietojen keräämisen tila -sarake on määritetty viestiä ei ole käsitelty on käsiteltävä manuaalisesti. Vastauksen, jossa on virhesanoma tässä sarakkeessa on epäonnistunut käsitellään automaattisesti, ja edellyttävät vianmääritys, ennen kuin se voidaan viedä manuaalisesti. Katso edellisen osion tarkistaminen ja vianmääritys vastaukset automaattinen käsittely, vianmääritysohjeita.

  1. Kaksoisnapsauta Outlookissa hiiren kakkospainikkeella vastausta, jonka haluat käsitellä manuaalisesti.

  2. Valitse Vie tiedot Microsoft Office Accessiin.

  3. Tarkista vastauksen tiedot Vie tiedot Microsoft Accessiin -valintaikkunassa ja vie sitten valitsemalla OK.

    Jos vientitoiminto onnistuu, näkyviin tulee sanoma Tietojen vienti tietokantaan onnistui. Jos toiminto epäonnistuu, näkyviin tulee sanoma Tietoja ei voi tuoda virheiden vuoksi, jota seuraa kuvaus asioista, jotka ovat aiheuttaneet virheen. Seuraavassa taulukossa on luettelo asioista, jotka ovat saattaneet aiheuttaa vientitoiminnon epäonnistumisen:

Ongelma

Syy

Ratkaisu:

Kun napsautan vastausta hiiren kakkospainikkeella, en löydä Vie tiedot Microsoft Accessiin -komentoa.

Valittu viesti ei ole kelvollinen tietojen keräämisen vastaus.

Poista määritetystä kansiosta viestit, jotka eivät ole tietojen keräämisen vastauksia.

Vastaus ei mene oikeaan kansioon.

Vain viestin alkuperäiset vastaukset menevät määritettyyn kansioon.

Vastaukset omiin viesteihisi (ellet muodostanut vastausta käyttämällä viestin kopiota Lähetetyt-kansiossa) ja vastaukset, jotka ovat osa keskustelussa käytettyä sähköpostiviestisäiettä, eivät välttämättä siirry määritettyyn kansioon.

Muu mahdollinen syy voi olla, ettei Accessia ole asennettu tietokoneeseen tai että vastausten käsittelemiseen vaadittu apuohjelma puuttuu tai on viallinen.

Jos jotain vastaustasi ei käsitellä, täytä lomake, joka on lähetetyssä viestissä Lähetetyt-kansiossa.

Jos käyttäjä on täyttänyt lomakkeen vastauksen vastauksessa, pyydä käyttäjää vastaamaan alkuperäiseen viestiin.

Jos epäilet, että apuohjelma puuttuu tai on vioittunut, siirry Outlokiin. Valitse Outlookin Työkalut-valikosta Valvontakeskus ja valitse sitten Apuohjelmat. Varmista, että näkyvissä on Microsoft Access Outlook -apuohjelma tietojen keräystä ja julkaisua varten. Jos tätä merkintää ei näy, kokeile Accessin asentamista uudelleen.

Sanoma:

Tietokantaa ei löydy. Etsi tietokanta ja tuo tiedot manuaalisesti.

Tietokanta on joko siirretty toiseen sijaintiin, nimetty uudelleen, poistettu tai se on vioittunut.

Palauta tietokanta alkuperäiseen sijaintiinsa ja yritä uudelleen.

Sanoma:

Tietokanta on jo käytössä.

Tietokanta on avattu yksityiskäyttötilassa, eikä tietokantaan voi tehdä muutoksia, ennen kuin yksityinen lukitus avataan.

Pyydä käyttäjää, joka on avannut tietokannan yksityiskäyttötilassa, sulkemaan tietokanta ja avaamaan se uudelleen normaalitilassa. Yritä viedä vastaus sitten manuaalisesti.

Sanoma:

Taulukko, kysely tai kenttä puuttuu.

Kohdetaulukko tai -kysely on joko poistettu tai nimetty uudelleen tai sen rakennetta on muutettu niin, ettei lomakkeen sisältöjä voida lisätä taulukoihin.

Luo puuttuvat kohdetaulukot tai -kyselyt tai luo ja lähetä uusi tietojen keräämisen viesti.

Sanoma:

Lomake on joko vioittunut tai sitä on muokattu.

Joko vastauksen lomake on vioittunut tai joku (vastaanottaja tai lähettäjä) on muuttanut lomaketta.

Jos vastaanottaja on muuttanut lomaketta, pyydä häntä lähettämään lomake uudelleen ja vie vastaus sitten manuaalisesti.

Jos alkuperäisen viestin lomake on vioittunut tai virheellinen, sinun on luotava ja lähetettävä uusi viesti.

Sanoma:

Käsittelemiseen tarvittavat tiedot puuttuvat.

Tiedot, joita tarvitaan vastauksen kartoittamiseen vanhaan, päivitettävään tietueeseen, puuttuvat.

Viestin asetukset on synkronoitava Outlookin kanssa. Valitse Accessin Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmässä Hallitse vastauksia. Valitse viesti Hallitse vastauksia -valintaikkunassa. Viestin tiedot -kohdassa näkyy varoitusruutu. Synkronoi asetukset napsauttamalla varoitusta ja sulje sitten valintaikkuna. Siirry takaisin Outlookiin ja kokeile vastauksen manuaalista viemistä.

Sanoma:

Tietoja ei voi lisätä tai päivittää, koska tietojen tuloksena syntyy kaksoisarvo kenttään, jossa hyväksytään vain yksilölliset arvot.

Kenttä, jonka Indeksoitu-ominaisuus on määritetty arvoon Kyllä (ei kaksoisarvoja), ei voi sisältää kaksoisarvoja. Jos arvo, joka on määritetty lomakkeen kenttään, on jo olemassa vastaavassa taulukon kentässä, toiminto epäonnistuu.

Pyydä vastaanottajaa lähettämään toinen vastaus, jossa on eri arvo lomakkeen kentässä.

Sanoma:

Antamaasi arvoa ei ole arvoluettelossa.

Joko lomake sisältää vaaditun kentän, joka hakee arvoja, mutta käyttäjä ei ole määrittänyt kentän arvoa, tai kentän Vainluettelonkäyttö-ominaisuus on määritetty arvoon Kyllä, ja käyttäjä on määrittänyt arvon, joka ei ole luettelossa.

Pyydä joko vastaanottajaa lähettämään vastaus uudelleen, kun hän on täyttänyt kaikki kentät, tai täytä ja tallenna lomake itse ja yritä viedä sitten uudelleen.

Sanoma:

Virheellinen arvo lomakkeen kentässä.

Vastaanottaja on kirjoittanut virheellisiä tietoja yhteen tai useampaan kenttään.

Pyydä joko vastaanottajaa lähettämään vastaus uudelleen, kun hän on täyttänyt kaikki kentät, tai täytä ja tallenna lomake itse ja yritä viedä sitten uudelleen.

Sanoma:

Vastaus sisältää täytettävän lomakkeen. Kun olet täyttänyt lomakkeen, lähetä se tämän sähköpostiviestin lähettäjälle.

Vastaanottaja ei ole täyttänyt lomaketta.

Pyydä vastaanottajaa lähettämään toinen vastaus, kun hän on täyttänyt lomakkeen.

Yritä viedä vastausta, kunnes Luokat-sarakkeessa näkyy vihreä neliö.

Tietojen keräämisen sähköpostiviestin lähettäminen uudelleen

Jos haluat lähettää viestin ylimääräisille käyttäjille tai jos kaikki käyttäjät eivät saaneet alkuperäistä viestiä virheiden vuoksi, yritä lähettää viesti uudelleen sen eteenpäinlähettämisen asemesta.

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmästä Vastausten hallinta. Painikkeen kuva

    Näyttöön tulee Hallitse tietojen keräämisen viestejä ´-valintaikkuna.

    Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkuna

  2. Napsauta Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkunassa viestiä, jonka haluat lähettää uudelleen.

  3. Valitse Lähetä tämä sähköpostiviesti uudelleen.

    Jos Lähetä Tämä viesti on poistettu käytöstä

    Tämä painike näkyy himmennettynä (ei käytössä), jos viestiasetukset on synkronoitava Outlookin kanssa.

    Synkronoi asetukset napsauttamalla Viestin tiedot -kohdan varoitusruutua. Jos prosessi onnistui, näkyviin tulee sanoma Synkronointi onnistui. Jos näkyviin tulee virhesanoma, sulje ja avaa valintaikkuna uudelleen.

  4. Access suorittaa tiettyjä tarkistuksia – se tarkistaa esimerkiksi kohdetaulukoiden ja -kyselyjen olemassaolon, sisältävätkö ne vielä lomakkeen kaikki kentät ja että niiden tietotyypit eivät ole muuttuneet. Jos tarkistukset onnistuvat, ohjattu toiminto pyytää sinua määrittämään vastausten käsittelytavan. Muutoin näkyviin tulee sanoma, jossa sinua neuvotaan luomaan sähköpostiviesti uudelleen.

  5. Jatka ohjatun toiminnon kanssa samalla tavalla, kun teit lähettäessäsi ensimmäistä viestiä. Asetukset voivat olla erilaiset kuin edellisellä kerralla.

    Voit lähettää sähköpostiviestin eri käyttäjille jollakin seuraavista tavoista:

    • Määritä sähköpostiosoitteet manuaalisesti. (Huomaa, että tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos keräät tietoja uusien tietueiden lisäämistä varten.)

    • Valitse toinen sähköpostiosoitekenttä.

    • Käytä samaa sähköpostiosoitekenttää, mutta valitse viimeisessä vaiheessa vain haluamasi osoitteet.

      Ohjeita ohjatun toiminnon ohjeita on kohdassa Määritä, miten haluat käsitellä tietojatämän artikkelin.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×