Tietojen jakaminen yleisten kansioiden avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tämä toiminto edellyttää, että käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- tai Exchange Server 2007 -tili. Useimmat yksityiskäytössä olevat sähköpostitilit eivät käytä Microsoft Exchangea. Lisätietoa Microsoft Exchange -tileistä ja sen määrittämisestä, mihin Exchange-versioon tilisi on yhteydessä, on Katso myös -osion linkeissä.

Yleisten kansioiden toimintoa Microsoft Exchange, jonka avulla voit kerätä, järjestää ja jakaa tietoja organisaation muiden käyttäjien kanssa. Yleensä yleisten kansioiden käytetään Projektiryhmät tai käyttäjäryhmien halutut yleisiä kohtaa tietojen jakamista varten. Kun yhteys on muodostettu Exchange-palvelimeen, Exchangen "" näkyvät SiirtymisruutuMicrosoft Outlook-Kansioluettelo . Voit hallita nämä kansiot Outlookista. Yleisten kansioiden voi olla mikä tahansa Outlook-kansion kohteen, kuten viestejä, tapaamisia, yhteystiedot, tehtävät, päivyrimerkintöjä, muistiinpanojen, lomakkeiden, tiedostoja ja viestejä. Voit myös lisätä pikakuvakkeen minkä tahansa yleisen kansion Suosikit -kansion Yleiset kansiot-kohdassa.  

Yleisiä kansioita voi käyttää muun muassa seuraavasti:

Tietojen postittaminen sähköiselle ilmoitustaululle

  • Ilmoitustaulun avulla voit osallistua online-keskusteluihin. Keskustelujen aiheet voidaan tallentaa omiin kansioihinsa, joihin on omat käyttöoikeudet.

  • Ilmoitustaulu voidaan tehdä rajoittamattomaksi, jolloin se muistuttaa toiminnaltaan Internet-uutisryhmää, jota kaikilla on mahdollisuus käyttää.

  • Ilmoitustaulu voidaan myös osoittaa tietyn henkilön valvontaan, jolloin tämä henkilö vastaanottaa käyttäjien kohteet ja päättää, viedäänkö ne ilmoitustaululle.

  • Voit postittaa viestejä seuraavilla tavoilla:

    • Kun keskustelu on alkanut, voit postittaa vastauksen yleiseen kansioon muiden ryhmän jäsenten luettavaksi.

    • Jos et haluat kaikkien ryhmän jäsenten lukevan vastaustasi, voit vastata suoraan viestin postittaneelle henkilölle tai välittää viestin valitsemillesi vastaanottajille.

    • Jotta yleistä kansiota voisi käyttää ilmoitustauluna, kansioon on voitava tallentaa sähköpostiviestejä.

Outlook-kohteiden jakaminen kalenterissa, yhteystietoluettelossa tai tehtäväluettelossa

  • Kalenterin jakaminen mahdollistaa koko ryhmää koskevien kokousten, tapahtumien, vapaapäivien, lomien ja projektien määräpäivien seurannan.

  • Jaettaessa yhteystietoluettelo nimet, työtehtävät, osoitteet ja puhelinnumerot ovat kaikkien käytettävissä.

  • Kun tehtäväluettelo jaetaan, kaikki voivat seurata myös muiden vaiheita yhteisessä projektissa.

Tiedostojen jakaminen

  • Voit avata tiedoston yleisessä kansiossa, jos haluat lukea tai päivittää tiedostoa tai jos haluat käydä nopeasti läpi useita tiedostoja.

  • Voit kopioida Resurssienhallinnan avulla aiemmin luodun tiedoston toisesta ohjelmasta yleiseen kansioon kyseistä ohjelmaa käynnistämättä.

  • Voit postittaa tiedoston yleiseen kansioon poistumatta ohjelmasta, jonka avulla loit tiedoston. Voit esimerkiksi postittaa juuri päivitetyn neljännesvuosiraportin Microsoft Office Excel -työkirjasta, jotta ryhmä saa nopeasti nähtäväkseen uusimmat tiedot.

Jos haluat jakaa tiedostoja, joita muut lukevat tai päivittävät usein, sen ohjelman, jossa tiedosto tallennettiin, on oltava asennettuna tietokoneeseesi. Kun kopioit yleisen kansion käytössä olevan tiedoston Resurssienhallinnasta tai postitat tiedoston toisesta Microsoft Office -ohjelmasta, alkuperäinen tiedosto jää tallennuspaikkaansa. Kopioituun tai postitettuun tiedostoon tehdyt muutokset eivät vaikuta alkuperäiseen tiedostoon.

Kansion käytön määrittäminen käyttöoikeuksien avulla

  • Yleisten kansioiden käyttöoikeudet määrittää yleensä järjestelmänvalvoja tai organisaation jäsen, joka on tiettyyn projektiin tai aiheeseen liittyvän kansion omistaja.

  • Jos omistat kansion käyttöoikeudet, voit yleensä lukea kohteita ja lisätä niitä, mutta et voi poistaa muita kuin itse lisäämiäsi kohteita.

  • Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, voit määrittää omia yleisiä kansioita ja antaa muille oikeudet käyttää niitä.

  • Jos olet yleisen kansion omistaja, voit yleisissä kansioissasi käyttää omia mukautettuja näkymiä, lomakkeita, mukautettuja kenttiä ja sääntöjä. Haluat ehkä määrittää tietyn näkymän, joka tulee näyttöön, kun muut avaavat kansion.

  • Vaikka sinulla ei olisi oikeutta tehdä kansioon muutoksia, voit silti tallentaa henkilökohtaisen näkymän tai yleisen kansion, joka vastaa tarpeitasi. Kun tallennat henkilökohtaisen näkymän tai yleisen kansion, näkymä on aina käytössäsi.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×