Tietojen jäsentäminen (ryhmitteleminen) laskentataulukossa

Jos sinulla on tietoja sisältävä luettelo, jonka haluat ryhmitellä ja josta haluat yhteenvedon, voit jäsentää tiedot jopa kahdeksalle tasolle käyttäen yhtä tasoa kullekin ryhmälle. Kukin sisempi taso, jota edustaa suurempi numero jäsennyssymbolit, sisältää yksityiskohdat edellisestä, ulommasta tasosta, jota edustaa alempi numero jäsennyssymboleissa. Jäsennystä käyttämällä voit nopeasti esittää yhteenvetorivejä tai -sarakkeita tai näyttää kunkin ryhmän yksityiskohtaiset tiedot. Voit luoda jäsennyksen riveistä (kuten jäljempänä olevassa esimerkissä), sarakkeista tai sekä riveistä että sarakkeista.

Jäsennetty luettelo
Riveittäin jäsennetyt myyntitiedot, jotka on ryhmitelty maantieteellisten alueiden ja kuukausien mukaan. Jäsennyksessä näkyy useita yhteenvetorivejä ja arvorivejä.

1.  Voit näyttää haluamasi tason rivit napsauttamalla vastaavaa jäsennyssymbolia yksi kaksi kolme .

2.  Taso 1 sisältää kaikkien myyntirivien yhteissummat.

3.  Taso 2 sisältää kunkin alueen kuukausimyynnin.

4.  Taso 3 sisältää tietorivit, tässä tapauksessa rivit 11–13.

5.  Voit laajentaa ja kutistaa jäsennystä napsauttamalla jäsennyssymboleja plus ja miinus .

Toimintaohjeet

Rivijäsennyksen luominen

Sarakejäsennyksen luominen

Jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen

Tyylejä käyttävän jäsennyksen mukauttaminen

Jäsennettyjen tietojen kopioiminen

Jäsennyksen piilottaminen tai poistaminen

Kaavion sisältävän yhteenvetoraportin luominen

Rivijäsennyksen luominen

  1. Varmista, että kunkin jäsennettävän tietosarakkeen ensimmäisellä rivillä on otsikko, että kussakin sarakkeessa on samanlaisia tietoja ja että alue ei sisällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

  2. Varmista, että tietoriveillä on myös yhteenvetorivi eli välisumma. Tee jompikumpi seuraavista:

    Yhteenvetorivien lisääminen Välisumma-komennolla   

    • Käytä Välisumma-komentoa, joka lisää VÄLISUMMA-funktion välittömästi kunkin ryhmän tietorivien ylä- tai alapuolelle ja luo jäsennyksen automaattisesti. Lisätietoja Välisumma-funktion käyttämisestä on kohdassa VÄLISUMMA-FUNKTIO.

      Omien yhteenvetorivien lisääminen   

    • Lisää omat kaavoja sisältävät yhteenvetorivit välittömästi kunkin tietoriviryhmän ylä- tai alapuolelle. Käytä SUMMA-funktiota esimerkiksi myynnin välisumman laskemiseen maalis- ja huhtikuulle niiden myyntitietorivien ala- tai yläpuolella. Jäljempänä tässä aiheessa olevassa taulukossa on esimerkki tästä.

  3. Määrittele sijoitetaanko yhteenvetorivit tietorivien ala- vai yläpuolelle. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmässä Jäsennä-valintaikkunan avainta.
    Napsauta Jäsennä-ryhmän valintaikkunan avainta

  4. Jos yhteenvetorivit ovat tietorivien yläpuolella, tyhjennä Yhteenvetorivit alapuolelle -valintaruutu. Muussa tapauksessa älä tee mitään.

  5. Jäsennä tiedot. Tee jompikumpi seuraavista:

    Tietojen jäsentäminen automaattisesti

    1. Valitse tarvittaessa solu jäsennettävällä solualueella.

    2. Napsauta Tiedot-välilehdessä, Jäsennä-ryhmässä nuolta Ryhmän alapuolella ja valitse sitten Automaattinen jäsennys.

      Napsauta nuolta Ryhmän alapuolella ja valitse sitten Automaattinen jäsennys

    Tietojen jäsentäminen manuaalisesti

    Tärkeää: Kun ryhmittelet jäsennettyjä tasoja manuaalisesti, kannattaa pitää kaikki tiedot näkyvissä rivien virheellisen ryhmittelyn välttämiseksi.

    1. Jäsennä ulompi ryhmä.

      Ulomman ryhmän jäsentäminen

      1. Valitse kaikki alisteiset yhteenvetorivit ja niihin liittyvät tietorivit.

        Alla olevassa esimerkissä rivi 6 sisältää rivien 2 - 5 välisummat, rivi 10 sisältää rivien 7 - 9 välisummat ja rivi 11 sisältää kokonaissummat. Voit ryhmitellä kaikki tietorivit riville 11 valitsemalla rivit 2 - 10.

         

        A

        B

        C

        1

        Alue

        Kuukausi

        Myynti

        2

        Itä

        Maaliskuu

        9 647 $

        3

        Itä

        Maaliskuu

        4 101 $

        4

        Itä

        Maaliskuu

        7 115 $

        5

        Itä

        Maaliskuu

        2 957 $

        6

        Itä

        Maaliskuu yht.

        23 820 $

        7

        Itä

        Huhtikuu

        4 257 $

        8

        Itä

        Huhtikuu

        1 829 $

        9

        Itä

        Huhtikuu

        6 550 $

        10

        Itä

        Huhtikuu yht.

        12 636 $

        11

        Itä yht.

        36 456 $

        Tärkeää: Älä sisällytä yhteenvetoriviä 11 valintaan.

      2. Valitse Tiedot-välilehdessä Jäsennä-ryhmässä Ryhmä, Rivit ja valitse OK.

        Valitse Rivit ja valitse sitten OK.

        Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

    2. Voit myös jäsentää sisemmän ryhmän tietyn osan tietojen tietorivit.

      Sisempien ryhmien (tietorivien ryhmät) jäsentäminen

      1. Valitse kuhunkin sisempään ryhmään ne tietorivit, jotka ovat yhteydessä yhteenvetorivin sisältävään riviin.

        Jos haluat ryhmitellä alla olevan esimerkin rivit 2 - 5, joiden yhteenvetorivi on rivi 6, valitse rivit 2 - 5. Jos haluat ryhmitellä rivit 7 - 9, joiden yhteenvetorivi on rivi 10, valitse rivit 7 - 9.

         

        A

        B

        C

        1

        Alue

        Kuukausi

        Myynti

        2

        Itä

        Maaliskuu

        9 647 $

        3

        Itä

        Maaliskuu

        4 101 $

        4

        Itä

        Maaliskuu

        7 115 $

        5

        Itä

        Maaliskuu

        2 957 $

        6

        Itä

        Maaliskuu yht.

        23 820 $

        7

        Itä

        Huhtikuu

        4 257 $

        8

        Itä

        Huhtikuu

        1 829 $

        9

        Itä

        Huhtikuu

        6 550 $

        10

        Itä

        Huhtikuu yht.

        12 636 $

        11

        Itä yht.

        36 456 $

        Tärkeää: Älä sisällytä yhteenvetoriviä valintaan.

      2. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä.

        Valitse Tiedot-välilehdessä Ryhmä

        Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

      3. Jatka sisempien rivien valitsemista ja ryhmittelemistä, kunnes olet luonut kaikki jäsennykseen haluamasi tasot.

      4. Jos haluat poistaa rivien ryhmittelyn, valitse rivit ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Pura ryhmittely.

        Voit purkaa jäsennyksen ryhmittelyn poistamatta koko jäsennystä. Pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna, kun napsautat ryhmän Plusruutu - tai Miinusruutu -ruutua ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Pura ryhmittely.

        Tärkeää: Jos poistat ryhmittelyn, kun tiedot on piilotettu, tietorivit voivat jäädä piiloon. Voit näyttää tiedot vetämällä hiirellä piilotettuihin riveihin liittyvien, näkyvien rivinumeroiden yli. Valitse Aloitus-välilehden Solut-ryhmästä Muotoile, valitse Piilota ja näytä ja sitten Näytä rivit.

Sivun alkuun

Sarakejäsennyksen luominen

  1. Varmista, että kunkin jäsennettävän tietorivin ensimmäisessä sarakkeessa on otsikko, että kullakin rivillä on samanlaisia tietoja ja että alue ei sisällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

  2. Lisää omat kaavoja sisältävät yhteenvetosarakkeet tietosarakkeita sisältävien ryhmien oikealle tai vasemmalle puolelle. Vaiheen 4 taulukossa on esimerkki.

    Huomautus: Jos haluat jäsentää tiedot sarakkeittain, sinun on käytettävä yhteenvetosarakkeita, jotka sisältävät ryhmän kuhunkin tietosarakkeeseen viittaavia kaavoja.

  3. Määritä, sijaitseeko yhteenvetosarake tietosarakkeiden oikealla vai vasemmalla puolella. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmässä Jäsennä-valintaikkunan avainta.

    Yhteenvetosarakkeen paikan määrittäminen

    1. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmässä Jäsennä-valintaikkunan avainta.

      Napsauta Jäsennä-ryhmän valintaikkunan avainta

    2. Jos haluat sijoittaa yhteenvetosarakkeen tietosarakkeiden vasemmalle puolelle, poista Yhteenvetosarakkeet oikealle puolelle -valintaruudun valinta. Jos haluat sijoittaa yhteenvetosarakkeen tietosarakkeiden oikealle puolelle, valitse Yhteenvetosarakkeet oikealle puolelle -valintaruutu.

    3. Valitse OK.

  4. Jäsennä tiedot toimimalla jommallakummalla seuraavista tavoista:

    Tietojen jäsentäminen automaattisesti

    1. Valitse tarvittaessa jokin alueen solu.

    2. Napsauta Tiedot-välilehdessä, Jäsennä-ryhmässä nuolta Ryhmän alapuolella ja valitse sitten Automaattinen jäsennys.

    Tietojen jäsentäminen manuaalisesti

    Tärkeää: Kun ryhmittelet jäsennystasot manuaalisesti, on parasta pitää kaikki tiedot näkyvissä, jotta sarakkeet eivät ryhmity väärin.

    1. Jäsennä ulompi ryhmä.

      Ulomman ryhmän jäsentäminen (kaikki sarakkeet paitsi kokonaissumma)

      1. Valitse kaikki aliyhteenvetosarakkeet ja niihin liittyvät tiedot.

        Alla olevassa esimerkissä sarake E sisältää sarakkeiden B - D välisummat, sarake I sisältää sarakkeiden F - H välisummat ja sarake J sisältää kokonaissummat. Voit ryhmitellä kaikki sarakkeen J tiedot valitsemalla sarakkeet B - I.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Alue

        Tam

        Hel

        Maa

        VN1

        Huh

        Tou

        Kes

        VN2

        H1

        2

        Itä

        371

        504

        880

        1 755

        186

        653

        229

        1 068

        2 823

        3

        Länsi

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1 557

        2 077

        4

        Pohjoinen

        447

        469

        429

        1 345

        579

        180

        367

        1 126

        2 471

        5

        Etelä

        281

        511

        410

        1 202

        124

        750

        200

        1 074

        2 276

        Tärkeää: Älä sisällytä yhteenvetosaraketta J (kokonaissummat) valintaan.

      2. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä.

        Valitse Tiedot-välilehdessä Ryhmä

        Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

    2. Voit myös jäsentää sisemmän ryhmän (tietosarakkeiden yksittäiset ryhmät).

      Sisempien ryhmien (tietosarakkeiden ryhmät) jäsentäminen

      1. Valitse kuhunkin sisempään ryhmään ne tietosarakkeet, jotka ovat yhteydessä yhteenvetosarakkeen sisältävään sarakkeeseen.

        Jos haluat alla olevassa esimerkissä ryhmitellä sarakkeet B - D, joiden loppusummasarake on E, valitse sarakkeet B - D. Jos haluat ryhmitellä sarakkeet F - H, joiden loppusummasarake on I, valitse sarakkeet F - H.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        Alue

        Tam

        Hel

        Maa

        VN1

        Huh

        Tou

        Kes

        VN2

        H1

        2

        Itä

        371

        504

        880

        1 755

        186

        653

        229

        1 068

        2 823

        3

        Länsi

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1 557

        2 077

        4

        Pohjoinen

        447

        469

        429

        1 345

        579

        180

        367

        1 126

        2 471

        5

        Etelä

        281

        511

        410

        1 202

        124

        750

        200

        1 074

        2 276

        Tärkeää: Älä sisällytä yhteenvetosaraketta ryhmän valintaan.

      2. Valitse Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Ryhmä.

        Valitse Tiedot-välilehdessä Ryhmä

        Jäsennyssymbolit tulevat näkyviin ryhmän viereen.

  5. Jatka sisempien sarakkeiden valitsemista ja ryhmittelemistä, kunnes olet luonut kaikki jäsennykseen haluamasi tasot.

  6. Jos haluat poistaa sarakkeiden ryhmittelyn, valitse sarakkeet ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Pura ryhmittely.

Valitse Tiedot-välilehdessä Pura ryhmittely

Voit purkaa jäsennyksen ryhmittelyn poistamatta koko jäsennystä. Pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna, kun napsautat ryhmän Plusruutu - tai Miinusruutu -ruutua ja valitse sitten Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmästä Pura ryhmittely.

Jos poistat ryhmittelyn, kun tiedot on piilotettu, tietosarakkeet voivat jäädä piiloon. Voit näyttää tiedot vetämällä hiirellä piilotettuihin sarakkeisiin liittyvien, näkyvien rivinumeroiden yli. Valitse Aloitus-välilehden Solut-ryhmästä Muotoile, valitse Piilota ja näytä ja sitten Näytä sarakkeet.

Sivun alkuun

Jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen

  1. Jos et näe jäsennyssymboleja yksi kaksi kolme , plus ja miinus , napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja napsauta sitten Excelin asetukset (Excel 2007) TAI napsauta Tiedosto-välilehteä (muut versiot) ja napsauta sitten Asetukset, valitse Lisäasetukset-luokka, ja valitse sitten laskentataulukko Tämän laskentataulukon näyttöasetukset -osassa ja lopuksi Näytä jäsennyssymbolit, jos jäsennystä käytetään -valintaruutu.

  2. Valitse OK.

  3. Toimi seuraavasti:

    Ryhmän tietojen näyttäminen tai piilottaminen   

    • Voit näyttää ryhmän yksityiskohtaiset tiedot napsauttamalla ryhmän plus -symbolia.

    • Voit piilottaa ryhmän tiedot napsauttamalla miinus -symbolia.

      Koko jäsennyksen laajentaminen tai tiivistäminen tietylle tasolle   

    • Napsauta yksi kaksi kolme -jäsennyssymboleissa haluamasi tason numeroa. Ohjelma piilottaa alemman tason tiedot.

      Jos jäsennyksessä on esimerkiksi neljä tasoa, voit piilottaa neljännen tason ja näyttää muut tasot napsauttamalla kolme -symbolia.

      Kaikkien jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen   

    • Voit näyttää kaikki tiedot napsauttamalla yksi kaksi kolme -jäsennyssymbolien alinta tasoa. Jos jäsennyksessä on esimerkiksi kolme tasoa, napsauta kolme -symbolia.

    • Voit piilottaa kaikki tiedot napsauttamalla yksi -symbolia.

Sivun alkuun

Tyylejä käyttävän jäsennyksen mukauttaminen

Microsoft Excel käyttää jäsennetyillä riveillä esimerkiksi tyylejä Rivitaso_1 ja Rivitaso_2. Jäsennettyjä sarakkeita varten Excel käyttää esimerkiksi tyylejä Saraketaso_1 ja Saraketaso_2. Tyyleissä käytetään lihavointia, kursivointia ja muita tekstin muotoilutapoja, jotta yhteenvetorivit tai -sarakkeet erottuisivat muista tiedoista. Kun muutat tyylin määritystapaa, voit mukauttaa jäsennyksen ulkoasua erilaisten teksti- ja solumuotoilujen avulla. Voit ottaa tyylin käyttöön jäsennyksessä joko silloin, kun luot jäsennyksen, tai jäsennyksen luomisen jälkeen.

Voit käyttää seuraavia toimintoja:

Tyylin ottaminen käyttöön automaattisesti yhteenvetorivillä tai -sarakkeessa   

  1. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmässä Jäsennä-valintaikkunan avainta.

    Napsauta Jäsennä-ryhmän valintaikkunan avainta

  2. Valitse Automaattiset tyylit -valintaruutu.

Tyylin ottaminen käyttöön aiemmin luodulla yhteenvetorivillä tai -sarakkeessa   

  1. Valitse solut, joissa haluat käyttää jäsennystyylejä.

  2. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennä-ryhmässä Jäsennä-valintaikkunan avainta.

    Napsauta Jäsennä-ryhmän valintaikkunan avainta

  3. Valitse Automaattiset tyylit -valintaruutu.

  4. Valitse Käytä tyylejä.

Voit muotoilla jäsennettyjä tietoja myös käyttämällä automaattista muotoilua.

Sivun alkuun

Jäsennettyjen tietojen kopioiminen

  1. Jos et näe jäsennyssymboleja yksi kaksi kolme , plus ja miinus , napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Excelin asetukset (Excel 2007) TAI Tiedosto-välilehti (muut versiot) ja napsauta Asetukset, valitse Lisäasetukset-luokka, ja valitse sitten laskentataulukko Tämän laskentataulukon näyttöasetukset -osassa ja lopuksi Näytä jäsennyssymbolit, jos jäsennystä käytetään -valintaruutu.

  2. Piilota yksi kaksi kolme -, miinus - ja plus -jäsennyssymbolien avulla ne yksityiskohdat, joiden et halua kopioituvan.

    Lisätietoja on osassa Jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen.

  3. Valitse yhteenvetorivien muodostama alue.

  4. Valitse Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmästä ensin Etsi ja valitse ja sitten Siirry.

    Valitse Etsi ja valitse ja sitten Siirry

  5. Valitse Siirry määräten.

  6. Valitse Vain näkyvät solut.

  7. Valitse OK ja kopioi tiedot.

Sivun alkuun

Jäsennyksen piilottaminen tai poistaminen

Huomautus: Tiedot eivät poistu taulukosta, vaikka jäsennys piilotettaisiin tai poistettaisiin.

Jäsennyksen piilottaminen

  • (Excel 2007) Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Excelin asetukset TAI Tiedosto-välilehti (muut versiot) ja napsauta Asetukset, valitse Lisäasetukset-luokka, valitse piilotettavan jäsennyksen sisältävä laskentataulukko Tämän laskentataulukon näyttöasetukset -osassa ja poista valinta Näytä jäsennyssymbolit, jos jäsennystä käytetään -valintaruudusta.

Jäsennyksen poistaminen

  1. Napsauta taulukkoa.

  2. Napsauta Tiedot-välilehden Jäsennys-ryhmässä Pura ryhmittely ja valitse Poista jäsennys.

    Valitse Pura ryhmittely ja sitten Poista jäsennys

    Tärkeää: Jos poistat jäsennyksen, kun tiedot on piilotettu, tietorivit tai -sarakkeet voivat jäädä piiloon. Jos haluat tiedot näkyviin, vedä osoitin piilotettujen rivien ja sarakkeiden vieressä olevien rivinumeroiden tai saraketunnusten yli. Valitse Aloitus-välilehden Solut-ryhmästä Muotoile, valitse Piilota ja näytä ja valitse sitten Näytä rivit tai Näytä sarakkeet.

Sivun alkuun

Kaavion sisältävän yhteenvetoraportin luominen

Oletetaan, että haluat luoda tiedoista yhteenvetoraportin, jossa näkyvät loppusummat ja loppusummista luotu kaavio. Voit tavallisesti toimia seuraavasti:

  1. Yhteenvetoraportin luominen

    1. Jäsennä tiedot.

      Lisätietoja on kohdassa Rivijäsennyksen luominen tai Sarakejäsennyksen luominen.

    2. Piilota tiedot napsauttamalla jäsennyssymboleja yksi kaksi kolme , plus ja miinus . Nyt näkyvissä ovat vain summat, kuten seuraavassa esimerkissä:

      Jäsennetty luettelo, jossa vain summarivit ovat näkyvissä

    3. Lisätietoja on osassa Jäsennettyjen tietojen näyttäminen tai piilottaminen.

  2. Tee kaavio yhteenvetoraportista.

    1. Valitse ne summat, jotka haluat kaavioon.

      Jos esimerkiksi haluat kaavioon vain Aallon ja Lahtisen summat, mutta et loppusummia, valitse solut A1 - C11, kuten edellä olevassa esimerkissä.

    2. Luo kaavio. Valitse esimerkiksi Lisää-välilehden Kaaviot-ryhmässä Suositellut kaaviot tai valitse jokin muu kaaviolaji.

      Jos esimerkiksi luot kaavion ohjatulla kaavion luomisella, se näyttäisi samanlaiselta kuin seuraavassa esimerkissä.

      Välisummatiedoista luotu kaavio

      Jos näytät tai piilotat jäsennetyn luettelon tiedot, myös kaavio päivittyy vastaavasti.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×