Tietojen hallintakäytäntöjen luominen ja käyttäminen

Tietojen hallintakäytäntöjen ansiosta organisaatio voi hallita sisällön säilytysaikoja, valvoa sisällön käyttötapoja ja lisätä asiakirjoihin viivakoodeja tai selitteitä. Käytännön avulla voit varmistaa lakien ja säädösten tai sisäisten liiketoimintaprosessien noudattamisen. Järjestelmänvalvojana voit määrittää käytännön, jolla hallitaan sitä, miten tiedostoja seurataan ja kuinka kauan asiakirjoja säilytetään.

Voit luoda tietojenhallintakäytännön kolmeen eri sivustohierarkian sijaintiin, laajimmasta suppeimpaan:

  • Käytännön luominen sivustokokoelman usealle sisältötyypille.

  • Käytännön luominen sivuston sisältötyypille.

  • Käytännön luominen yhdelle luettelolle tai kirjastolle.

Katso lisätietoja kohdasta Johdanto tietojen hallintakäytäntöihin.

Käytännön luominen sivustokokoelman usealle sisältötyypille

Jos haluat varmistaa, että tietokäytäntöä käytetään sivustokokoelman kaikille tietyn tyyppisille asiakirjoille, käytäntö kannattaa luoda sivustokokoelman tasolla ja ottaa se myöhemmin käyttöön sisältötyypeille. Tällaisia kutsutaan sivustokokoelman käytännöiksi.

  1. Sivustokokoelman kotisivulla > Asetukset SharePoint 2016:n Asetukset-painike otsikkorivillä. > Sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun kohdasta Sivustokokoelman hallinta > Sisältötyypin käytäntömallit.
    Sivuston asetukset -sivun sisältötyyppikäytäntömalli-linkki

  3. Käytännöt-sivulla > Luo.

  4. Kirjoita käytännön nimi ja kuvaus. Kirjoita sitten lyhyt käytäntömääritelmä, jolla käytännön tarkoitus selitetään käyttäjille.

  5. Katso seuraavasta kohdasta Käytännön luominen sivuston sisältötyypille, miten voit määrittää käytäntöön liittyvät ominaisuudet.

  6. Valitse OK.

Käytännön luominen sivuston sisältötyypille

Kun luot tietojen hallintakäytännön sisältötyypille, voit helposti yhdistää käytännön ominaisuuksia useille luetteloille tai kirjastoille. Voit lisätä olemassa olevan tietojen hallintakäytännön sisältötyypille tai luoda yksittäiselle sisältölajille yksilöllisen käytännön.

Voit myös lisätä tietojen hallintakäytännön tietylle luetteloiden sisältötyypille. Tällöin käytäntöä käytetään vain luettelon niille kohteille, jotka ovat kyseisen sisältötyypin mukaisia.

  1. Sivustokokoelman kotisivulla > Asetukset SharePoint 2016:n Asetukset-painike otsikkorivillä. > Sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun kohdassa Verkkosuunnittelijan valikoimat > Sivuston sisältötyypit.
    Sivuston asetukset -sivun Sivuston sisältötyypit -linkki

  3. Valitse Sivuston sisältötyyppien asetukset -sivulla se sisältötyyppi, jolle haluat lisätä käytännön.

  4. Valitse Sivuston sisältötyyppi -sivulta Asetukset > Tietojen hallintakäytännön asetukset.

  5. Kirjoita Muokkaa käytäntöä -sivulle käytännön nimi ja kuvaus. Kirjoita sitten lyhyt kuvaus, jolla käytännön tarkoitus selitetään käyttäjille.

  6. Valitse seuraavista osioista yksittäiset käytäntöominaisuudet, jotka haluat lisätä tietojen hallintakäytännöllesi.
    Sisältökäytäntötyypit

  7. Jos haluat määrittää tämän käytännön mukaisille tiedostoille ja kohteille säilytysajan, napsauta Ota säilytys käyttöön ja määritä säilytysaika ja toimet, jotka suoritetaan kohteiden vanhenemisen yhteydessä

    Säilytysajan määrittäminen

1.

Napsauta Lisää säilytysvaihe tietueille...

2.

Valitse säilytysaikavaihtoehto, joka määrittää, milloin tiedostot tai kohteet vanhenevat. Tee jokin seuraavista:

  • Jos haluat määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Tapahtuma > Tämä vaihe perustuu kohteen päivämääräominaisuuteen ja valitse sitten asiakirjan tai kohteen toiminto (esimerkiksi Luotu tai Muokattu) ja tämän toiminnon jälkeinen aika (kuten päivien, kuukausien tai vuosien määrä), jonka jälkeen kohde vanhenee.

  • Jos haluat määrittää vanhenemisen mukautetun säilytyskaavan avulla, napsauta Määritä tähän palvelimeen asennetun mukautetun säilytyskaavan mukaan.

Huomautus:  Tämä asetus on käytettävissä vain, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt mukautetun kaavan.

3.

Aloita työnkulku -asetus on käytettävissä vain, jos olet määrittämässä käytäntöä luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, johon on jo liitetty työnkulku. Voit sitten valita haluamasi työnkulun.

4.

Valitse Toistuminen-osasta Toista tämän vaiheen toiminto...ja kirjoita, kuinka usein toiminto suoritetaan uudelleen.

Huomautus:  Tämä asetus on käytettävissä vain, jos valitsemasi toiminto voidaan toistaa. Esimerkiksi Poista pysyvästi -toimintoa ei voi määrittää toistuvaksi.

5.

Valitse OK.

  1. Jos haluat ottaa valvonnan käyttöön tämän käytännön mukaisille asiakirjoille ja kohteille, napsauta Ota valvonta käyttöön ja määritä sitten valvottavat tapahtumat.

    Valvonnan käyttöönotto

1.

Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun kohdassa Valvonta > Ota valvonta käyttöön ja valitse sitten niiden tapahtumien vieressä olevat valintaruudut, joista haluat tehdä valvontakirjauksia.

2.

Jos haluat, että käyttäjiä pyydetään lisäämään nämä viivakoodit asiakirjoihin, valitse Pyydä käyttäjiä lisäämään viivakoodi ennen tallentamista tai tulostamista .

3.

Ota valvontaominaisuus käyttöön käytännölle valitsemallaOK.

Valvontakäytäntö-ominaisuuden avulla organisaatiot voivat luoda ja analysoida kirjausketjuja asiakirjoille ja tehdä kohdeluetteloita, kuten tehtäväluetteloita, ongelmaluetteloita, keskusteluryhmiä ja kalentereita. Tämän ominaisuus sisältää valvontalokin, johon kirjataan tapahtumia, kuten sisällön tarkastelu-, muokkaus- tai poistoajankohtia.

Kun valvonta on käytössä tietojen hallintakäytännön osana, järjestelmänvalvojat voivat tarkastella valvontatietoja Microsoft Excel -valvontaraporteista, jotka sisältävät yhteenvedon nykyisestä käytöstä. Näiden raporttien avulla järjestelmänvalvojat voivat selvittää, miten tietoja käytetään organisaatiossa. Näiden raporttien avulla organisaatiot voivat myös tarkistaa ja dokumentoida lakisääteisten määräysten noudattamisen ja tutkia mahdollisia ongelmia.

Valvontalokin tietueet sisältävät seuraavat tiedot: tapahtuman nimi, päivämäärä ja kellonaika sekä toiminnon suorittaneen käyttäjän järjestelmänimi.

  1. Kun viivakoodit ovat käytössä osana käytäntöä, ne lisätään asiakirjan ominaisuuksiin ja näytetään sen asiakirjan ylätunnistealueella, johon viivakoodia käytetään. Kuten otsikot, myös viivakoodit voidaan poistaa manuaalisesti asiakirjasta. Voit määritellä, pitääkö käyttäjiä kehottaa sisällyttämään viivakoodi tallennettavaan tai tulostettavaan kohteeseen vai pitääkö viivakoodi lisätä manuaalisesti käyttämällä vuoden 2010 Office-julkaisun ohjelmien Lisää-välilehdessä.

    Viivakoodien ottaminen käyttöön

1.

Valitse Muokkaa käytäntöä -sivulla kohdassa Viivakoodit> Ota viivakoodit käyttöön.

2.

Jos haluat, että käyttäjiä pyydetään lisäämään nämä viivakoodit asiakirjoihin, valitse Pyydä käyttäjiä lisäämään viivakoodit ennen tallentamista tai tulostamista.

3.

Ota viivakoodiominaisuus käyttöön käytännölle napsauttamalla OK.

Viivakoodikäytäntö luo koodin 39:n mukaiset vakioviivakoodit. Kussakin viivakoodikuvassa on viivakoodisymbolin alla viivakoodin arvon mukainen teksti. Näin viivakoodin tietoja voidaan käyttää myös silloin, kun skannauslaitetta ei ole käytettävissä. Käyttäjät voivat hakea kohteen sivustolta kirjoittamalla numeron manuaalisesti hakukenttään.

  1. Jos haluat määrittää, että tämän käytännön mukaisilla on oltava selitteet, napsauta Ota selitteet käyttöön ja määritä sitten selitteiden asetukset.

    Selitteiden käyttöönotto

1.

Jos haluat, että käyttäjien on lisättävä selite asiakirjaan, valitse Kehota käyttäjiä lisäämään selite ennen asiakirjojen tallentamista ja tulostamista.

Huomautus:  Jos haluat selitteistä valinnaiset, valitse tämä valintaruutu.

2.

Jos haluat lukita selitteen niin, ettei sitä voi lisäämisen jälkeen muuttaa, valitse Estä selitteiden muuttaminen niiden lisäämisen jälkeen.

Tämä asetus estää selitetekstin päivittämisen sen jälkeen, kun selite on lisätty kohteeseen asiakassovelluksessa, kuten Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa. Jos haluat, että selite päivitetään, kun tämän asiakirjan tai kohteen ominaisuuksia päivitetään, älä valitse tätä valintaruutua.

3.

Syötä Selitteen muoto -ruutuun otsikon teksti sellaisena kuin haluat sen näkyvän. Selitteet voivat sisältää enintään kymmenen sarakeviittausta, kukin pituudeltaan enintään 255 merkkiä. Voit luoda selitteen muodon seuraavasti:

Kirjoita selitteeseen sisällytettävien sarakkeiden nimet siinä järjestyksessä, jossa haluat niiden näkyvän. Kirjoita sarakkeiden nimet aaltosulkeisiin ({}), kuten näkyy Muokkaa käytäntöä -sivulla olevassa esimerkissä.

Kirjoita sanoja aaltosulkeiden ({}) ulkopuolisten sarakkeiden tunnistamiseen, kuten näkyy Muokkaa käytäntöä -sivulla olevassa esimerkissä.

4.

Jos haluat lisätä rivinvaihdon, lisää \n kohtaan, johon haluat lisätä rivinvaihdon.

5.

Valitse haluamasi fonttikoko ja tyyli ja määritä, haluatko selitteen olevan asiakirjassa vasemmalla, keskellä vai oikealla.

Valitse fontti ja tyyli, jotka ovat käytettävissä käyttäjien tietokoneissa. Fontin kokoa vaikuttaa siihen, kuinka paljon tekstiä voidaan näyttää selitteessä.

6.

Syötä selitteen korkeus ja leveys. Selitteen korkeus voi olla 0,25–20 tuumaa ja leveys 0,25–20 tuumaa. Seliteteksti on aina pystysuuntaisesti keskitettynä selitekuvassa.

7.

Voit esikatsella selitteen sisältöä napsauttamalla Päivitä.

  1. Valitse OK.

Käytännön luominen luettelolle, kirjastolle tai kansiolle (sijaintipohjainen säilytyskäytäntö)

Voit määrittää säilytyskäytännön, joka koskee vain tiettyä luetteloa, kirjastoa tai kansiota. Jos kuitenkin luot säilytyskäytännön tällä tavalla, et voi käyttää tätä käytäntöä uudelleen toisissa luetteloissa, kirjastoissa, kansioissa etkä sivustoissa etkä myöskään soveltaa sivustokokoelmakäytäntöä sijaintipohjaiseen käytäntöön.

Jos haluat käyttää samaa säilytyskäytäntöä tietyn sijainnin kaikkiin sisältötyyppeihin, on todennäköisesti järkevintä käyttää sijaintipohjaista säilytystä. Useimmissa muissa tapauksissa kannattaa varmistaa, että säilytyskäytäntö on määritetty kaikille sisältötyypeille.

Jokainen alikansio perii päätasonsa säilytyskäytännön, ellet keskeytä periytymistä ja määritä uutta säilytyskäytäntöä alitasolla.

Jos haluat määrittää luettelolle tai kirjastolle muuta kuin säilytystä koskevan tietojen hallintakäytännön, sinun on määritettävä tietojen hallintakäytäntö kullekin kyseiseen luetteloon tai kirjastoon liitetylle luettelon sisältötyypille.

Jos päätät jossain vaiheessa siirtyä tietyn luettelon tai kirjaston osalta sisältötyyppikohtaisista käytännöistä sijaintikohtaisiin käytäntöihin, niin vain säilytyskäytäntöä käytetään sijaintipohjaisena käytäntönä. Kaikki muut hallintakäytännöt (valvonnat, viivakoodit ja selitteet) periytyvät niihin liittyviltä sisältötyypeiltä.

Sijaintipohjaiset käytännöt voidaan poistaa käytöstä sivustokokoelmalta poistamalla Kirjasto- ja kansiopohjainen säilytys -ominaisuus käytöstä. Näin sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat varmistaa, että järjestelmänvalvojan sijaintipohjaiset käytännöt eivät ohita sisältötyyppikäytäntöjä.

Tarvitset vähintään luetteloiden hallintaoikeudet, jotta voit muuttaa luettelo- tai kirjastokohtaisia tietojen hallintakäytäntöjen asetuksia.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön.

  2. Valitse valintanauhassa Kirjasto- tai Luettelo-välilehti > Kirjaston asetukset tai Luetteloasetukset.

    Napsauta SharePoint Onlinessa Asetukset ja valitse sitten Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta> Tietojen hallintakäytännön asetukset.
    Tietojen hallintakäytännöt -linkki tiedostokirjaston asetukset-sivulla

  4. Varmista Tietojen hallintakäytännön asetukset -sivulla, että luettelon tai kirjaston säilytyksen lähteeksi on asetettu Kirjasto ja kansiot.

    Jos lähteenä näkyy Sisältötyyppi, valitse Muuta lähde ja napsauta sitten Kirjasto ja kansiot. Saat ilmoituksen, että sisältötyypin säilytyskäytännöt ohitetaan. Valitse OK.

  5. Kirjoita Muokkaa käytäntöä -sivun kohtaan Kirjastopohjainen säilytysaikataulu lyhyt kuvaus luomastasi käytännöstä.

  6. Valitse Lisää säilytysvaihe...

    Huomaa, että Tietueet-kohdassa voit myös määrittää eri säilytyskäytännöt tietueille valitsemalla Määritä eri säilytysvaiheet tietueille -vaihtoehdon.

  7. Valitse Vaiheen ominaisuudet -valintaikkunassa säilytysaikavaihtoehto, joka määrittää, milloin tiedostot tai kohteet vanhenevat. Tee jokin seuraavista:

    • Jos haluat määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Tapahtuma > Tämä vaihe perustuu kohteen päivämääräominaisuuteen ja valitse sitten asiakirjan tai kohteen toiminto (esimerkiksi Luotu tai Muokattu) ja tämän toiminnon jälkeinen aika (kuten päivien, kuukausien tai vuosien määrä), jonka jälkeen kohde vanhenee.

    • Jos haluat määrittää vanhenemisen mukautetun säilytyskaavan avulla, valitse Määritä tähän palvelimeen asennetun mukautetun säilytyskaavan mukaan.

      Huomautus:  Tämä asetus on käytettävissä vain, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt mukautetun kaavan.

    • Määritä Toiminto-kohdassa, mitä haluat tapahtuvan, kun asiakirja tai kohde vanhenee. Jos haluat, että asiakirjalle tai kohteelle tehdään tietty toiminto (esimerkiksi poistaminen), valitse toiminto luettelosta.

  8. Aloita työnkulku -asetus on käytettävissä vain, jos olet määrittämässä käytäntöä luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, johon on jo liitetty työnkulku. Voit sitten valita haluamasi työnkulun.

  9. Valitse kohdassa Toistuminen vaihtoehto Toista tämän vaiheen toiminto...ja kirjoita, kuinka usein toiminto suoritetaan uudelleen.

    Huomautus:  Tämä asetus on käytettävissä vain, jos valitsemasi toiminto voidaan toistaa. Esimerkiksi Poista pysyvästi -toimintoa ei voi määrittää toistuvaksi.

  10. Valitse OK.

Sivustokokoelman käytännön käyttäminen sisältölajiin

Jos sivustollesi on jo luotu tietojen hallintakäytännöt sivustokokoelman käytännöiksi, voit käyttää jotakin näistä käytännöistä sisältötyypille. Näin voit käyttää samaa käytäntöä sivustokokoelman useille sisältötyypeille, joilla ei ole sama päätason sisältötyyppi.

Jos haluat käyttää käytäntöjä sivustokokoelman usealle sisältötyypille ja sinulla on Hallittujen metatietojen palvelu määritettynä, voit julkaista tietojen hallintakäytännöt useille sivustokokoelmille käyttämällä sisältötyypin julkaisua. Lisätietoja on osiossa Käytännön käyttäminen eri sivustokokoelmien sisältötyypeille.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, joka sisältää sisältötyypin, jolle haluat käyttää käytäntöä.

  2. Valitse valintanauhassa Kirjasto- tai Luettelo-välilehti > Kirjaston asetukset tai Luetteloasetukset.

    Napsauta SharePoint Onlinessa Asetukset ja valitse sitten Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Kohdasta Käyttöoikeudet ja hallinta> Tietojen hallintakäytännön asetukset.
    Tietojen hallintakäytännöt -linkki tiedostokirjaston asetukset-sivulla

  4. Tarkista, että käytännön lähteeksi on määritetty Sisältötyypit, ja valitse Sisältötyyppikäytännöt-kohdasta se sisältötyyppi, jolle haluat käytäntöä käyttää.

  5. Kohdasta Määritä käytäntö > Käytä sivustokokoelman käytäntöä ja valitse sitten haluamasi käytäntö luettelosta.

    Huomautus:  Jos Käytä sivustokokoelman käytäntöä -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sivustokokoelmalle ei ole määritetty sivustokokoelman käytäntöjä.

  6. Valitse OK.

    Jos käsittelemäsi luettelo tai kirjasto tukee useiden sisältötyyppien hallintaa, voit valita kohdasta Sisältötyypit sen sisältötyypin, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön. Näin pääset suoraan edellä olevaan vaiheeseen 5.

Käytännön käyttäminen eri sivustokokoelmissa

Voit jakaa sisältötyypit sivustokokoelmien kesken määrittämällä sisältötyypin julkaisemisen Hallittujen metatietojen palvelu -sovelluksessa. Sisältötyypin julkaisemisen avulla voit hallita sisältöä ja metatietoja yhtenäisesti eri sivustoillasi, sillä sisältötyyppejä voi luoda ja päivittää keskitetysti ja päivitykset voidaan julkaista useille tilaaville sivustokokoelmille tai verkkosovelluksille.

Mallien luominen useille sivustokokoelmille aiemmin luodun käytännön pohjalta

Voit määrittää tietojen hallintakäytännön ja luoda siitä sitten mallin, jota voit käyttää tarvittaessa useille sivustokokoelmille. Voit tehdä näin, jos haluat tehdä tietokäytännöistäsi varmuuskopiot. Voit käyttää menetelmää myös sisältötyypin julkaisemisen sijaan, kun haluat käyttää samaa käytäntöä useille sivustokokoelmille. Voit luoda käytännön mallin tai varmuuskopion viemällä käytännön yhdestä sivustokokoelmasta ja tuomalla sen sitten tallennettuun sijaintiin tai toiseen sivustokokoelmaan.

Tärkeää:  Jos käytät vienti- ja tuontitoimintoa käytäntömallien luomiseen, muista, että käytännön .xml-tiedosto sisältää yksilöllisen tunnisteen. Tämän vuoksi voit tuoda tämän käytännön sivustolle vain kerran muuttamatta tätä yksilöllistä tunnistetta.

Käytännön vieminen

  1. Valitse sivustokokoelman kotisivulta Asetukset Pieni Asetukset-kuvake, joka korvaa Sivuston asetukset. > Sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun kohdasta Sivustokokoelman hallinta > Sisältötyypin käytäntömallit.
    Sivuston asetukset -sivun sisältötyyppikäytäntömalli-linkki

  3. Valitse vietävä käytäntö > vieritä alas asti > Vie.

  4. Napsauta tallennus- ja avauskehotteesta Tallenna ja valitse sitten tiedoston tallennussijainti. Varmista, että valitsemasi sijainti on käytettävissä sivustokokoelmille, jotka vievät kyseisen käytännön.

  5. Kun Lataus valmis -valintaikkuna tulee näkyviin, napsauta Sulje.

Käytännön tuominen toiseen sivustokokoelmaan

Kun tuot tietojen hallintakäytännön, voit käyttää sitä usealle sisältötyypille sivuston tai luettelon tasolla missä tahansa sivustokokoelmassa. Tästä on kahdenlaista etua: sinun ei tarvitse määrittää käytäntöä uudelleen ja ottaa sitä käyttöön kullekin sisältötyypille erikseen, ja voit helpommin hallita käytännön muutoksia tekemällä käytäntöön muutoksia keskitetysti.

  1. Valitse Asetukset Pieni Asetukset-kuvake, joka korvaa Sivuston asetukset. > Sivuston asetukset sen sivustokokoelman kotisivulla, johon haluat soveltaa käytäntöä.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Sivuston asetusten sivulla kohdassa Sivustokokoelman hallinta > Sisältötyypin käytäntömallit.

  3. Käytäntöjen sivulla > Tuo > Selaa ja hae käytännön XML-tiedosto.

  4. Valitse XML-tiedosto, johon käytäntö on tallennettu > Avaa.

  5. Sivustokokoelman käytäntö -sivu > Tuo ja lisää käytäntö sivustokokoelmaan.

Voit nyt käyttää tuomaasi käytäntöä yhdelle tai usealle sisältötyypille sivuston tai luettelon tasolla.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×